Pflegedokumentation & Patientenmanagement:
Touren & Einsatzplanung:
Abrechnung & Leistungserfassung:
Mobile Arbeit:
Kommunikation & Koordination:
Steuerung & Controlling:
Integration & Schnittstellen:
Nahtlose NOVENTI-Abrechnungsintegration
Die operative Verzahnung mit den NOVENTI-Abrechnungszentren stellt ein zentrales Unterscheidungsmerkmal dar. Leistungsdaten fließen vollautomatisiert und medienbruchfrei direkt ins Abrechnungssystem, ohne dass Daten doppelt eingegeben werden müssen. Diese tiefe Integration geht deutlich über Standard-Schnittstellen hinaus und umfasst automatische Validierungsprozesse sowie optimierte Workflows. Die Fehlerquoten bei der Abrechnung sinken dadurch messbar, während sich die Kostenerstattung beschleunigt. Für Pflegedienste, die bereits NOVENTI-Abrechnungsdienste nutzen oder dies planen, ergibt sich ein erheblicher Effizienzgewinn im administrativen Bereich.
Cloud-Native Microservices-Architektur
Die Software wurde von Grund auf als moderne Cloud-Lösung entwickelt, nicht nachträglich migriert. Die Microservices-Architektur auf Microsoft Azure mit Kubernetes-Orchestrierung ermöglicht höchste Ausfallsicherheit und automatische Skalierung bei wachsender Mitarbeiterzahl. Monatliche Feature-Updates erfolgen automatisch ohne IT-Aufwand in der Praxis. Die API-First-Strategie mit REST-APIs und HL7-FHIR-Standard erlaubt flexible Integrationen in bestehende IT-Landschaften. Dieser technologische Ansatz unterscheidet sich fundamental von historisch gewachsenen Systemen vieler Wettbewerber und bietet einen messbaren Vorsprung bei Zukunftsfähigkeit und Entwicklungsgeschwindigkeit.
ISO 27001-Zertifizierung und höchste Compliance-Standards
Die offizielle ISO 27001-Zertifizierung für Informationssicherheit stellt ein objektiv nachweisbares Gütesiegel dar, das über grundlegende DSGVO-Konformität hinausgeht. Das umfassende Informationssicherheits-Managementsystem wurde extern geprüft und dokumentiert. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Hosting ausschließlich in deutschen EU-Rechenzentren und MDK-konforme Dokumentation mit Audit-Trails und Versionierung schaffen eine solide Basis für Prüfungen. Die beweissichere Dokumentation mit Zeitstempeln erfüllt alle regulatorischen Anforderungen im Gesundheitswesen und gibt Praxen Rechtssicherheit.
Live-Qualitätsdashboard mit standardisierten Kennzahlen
Das automatische Qualitätsdashboard wertet Pflegequalität kontinuierlich auf Basis standardisierter NBA/BESA-Assessment-Instrumente aus. Pflegedienstleitungen und QM-Beauftragte erhalten auf einen Blick Übersicht darüber, wo Qualitätssicherungsmaßnahmen erforderlich sind. Diese systematische Qualitätsauswertung unterstützt die kontinuierliche Verbesserung der Pflegequalität und erleichtert die Vorbereitung auf MDK-Prüfungen erheblich.
Einschränkungen
Die Offline-Funktionalität der Mobile-App beschränkt sich auf Basisfunktionen. In Gebieten mit schwacher Mobilfunkabdeckung kann dies die Echtzeit-Dokumentation einschränken, auch wenn eine spätere Synchronisation möglich ist. Pflegedienste in ländlichen Regionen sollten die Offline-Nutzung vorab in ihren typischen Einsatzgebieten testen. Zudem bietet die Software keine KI-gestützte Wunddokumentation mit Bildanalyse, was für spezialisierte Wundversorger relevant sein kann.
Ambulante Pflegedienste mit 5–200 Mitarbeitenden
Die Software eignet sich besonders für mittelgroße Teams, die Dokumentationsaufwand reduzieren und gleichzeitig die Abrechnungseffizienz steigern möchten. Die nahtlose NOVENTI-Integration zahlt sich in dieser Größenordnung direkt aus, da weniger administrativer Aufwand mehr Zeit für die eigentliche Pflege bedeutet. Die Cloud-basierte Lösung skaliert problemlos mit wachsender Mitarbeiterzahl, ohne dass zusätzliche IT-Infrastruktur erforderlich wird. Die Kombination aus digitaler Dokumentation, mobiler Leistungserfassung und automatisierter Abrechnung schafft messbare Effizienzgewinne im operativen Tagesgeschäft.
Pflegedienste mit NOVENTI-Abrechnung oder entsprechenden Plänen
Für Einrichtungen, die bereits NOVENTI-Abrechnungsdienste nutzen oder dies planen, stellt nCara die logische Systemwahl dar. Die vollständige Integration erspart Medienbrüche und eliminiert typische Fehlerquellen bei der Datenübertragung. Der automatisierte Workflow von der Leistungserfassung bis zur Abrechnung minimiert den administrativen Aufwand erheblich. Diese Zielgruppe profitiert am stärksten von den Alleinstellungsmerkmalen der Software und kann das volle Potenzial der Abrechnungsintegration ausschöpfen.
Praxen mit Digitalisierungsambitionen und Cloud-Affinität
Teams, die auf moderne, zukunftssichere Technologie setzen und von monatlichen Updates profitieren möchten, ohne eigene IT-Infrastruktur betreiben zu müssen, finden in nCara eine passende Lösung. Die Cloud-Architektur wächst flexibel mit steigenden Anforderungen und ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten. Die API-First-Strategie erlaubt Integrationen in bestehende Systeme wie Lohnbuchhaltung oder Warenwirtschaft. Praxen, die Wert auf kontinuierliche technologische Weiterentwicklung legen, profitieren von der agilen Entwicklungsmethodik mit regelmäßigen Feature-Releases.
Qualitätsorientierte Einrichtungen mit Fokus auf strukturierte Qualitätssicherung
Pflegedienste, die Wert auf systematische Qualitätssicherung legen und MDK-Prüfungen souverän meistern möchten, erhalten mit nCara optimale Unterstützung. Die NBA/BESA-Integration, das Live-Dashboard mit Qualitätskennzahlen und die beweissichere Dokumentation mit Audit-Trails schaffen eine solide Basis für Qualitätsmanagement. Die automatische Auswertung standardisierter Assessment-Instrumente ermöglicht kontinuierliche Qualitätsverbesserung und erleichtert die Vorbereitung auf Prüfungen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
nCara positioniert sich als spezialisierte Cloud-Lösung für ambulante Pflegedienste mit klarem Fokus auf Dokumentationseffizienz und Abrechnungsoptimierung. Die Software wurde von Grund auf als moderne SaaS-Anwendung entwickelt und deckt den gesamten Workflow von der Tourenplanung über die mobile Pflegedokumentation bis zur automatisierten Abrechnung ab. Die browserbasierte Plattform ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten, während native Mobile-Apps für iOS und Android die Pflegekräfte im Außendienst unterstützen. Der modulare Aufbau erlaubt es Praxen, die Software schrittweise einzuführen und bei Bedarf Funktionen zu ergänzen.
Die technologische Basis bildet eine Microservices-Architektur auf Microsoft Azure mit Kubernetes-Orchestrierung, die für hohe Verfügbarkeit und automatische Skalierung sorgt. Die API-First-Strategie mit REST-APIs und HL7-FHIR-Standard ermöglicht flexible Integrationen in bestehende IT-Landschaften. Monatliche Feature-Releases nach agiler Entwicklungsmethodik gewährleisten kontinuierliche Weiterentwicklung ohne lokalen IT-Wartungsaufwand. Diese moderne Architektur unterscheidet nCara fundamental von historisch gewachsenen Systemen vieler etablierter Anbieter.
Besondere Funktionalität zeigt sich im Formulargenerator für individuelle Vorlagen und Pflegepläne, der die Anpassung an spezifische Anforderungen ermöglicht. Die integrierte Video-Konsultation unterstützt telemedizinische Beratung von Patienten und Angehörigen, während die automatische Qualitätsauswertung auf Basis von NBA/BESA-Parametern die Pflegedienstleitung bei der kontinuierlichen Qualitätsverbesserung unterstützt. Die direkte Integration von Foto- und Sprachmemos in Patientenakten beschleunigt die Dokumentation vor Ort erheblich.
Die NOVENTI Care GmbH mit Sitz in München beschäftigt rund 150 Mitarbeiter und gehört zur NOVENTI Group, einem der führenden Abrechnungsdienstleister im deutschen Gesundheitsmarkt. Die Muttergesellschaft erwirtschaftet einen Jahresumsatz von etwa 2 Milliarden Euro mit über 2.500 Mitarbeitern und betreut bundesweit Tausende Apotheken, Ärzte und Pflegedienste. Die Digitalisierung ambulanter Pflegedienste stellt ein Kernsegment der Konzernstrategie dar, wodurch nCara von erheblichen Ressourcen und langfristiger strategischer Ausrichtung profitiert.
Die Innovationskultur zeigt sich in einem internen KI-Lab für prädiktive Tourenplanung und Prozessautomatisierung sowie in der agilen Entwicklung mit regelmäßigen Kunden-Roadmap-Foren und Kundenbeiräten. Die Entwicklung erfolgt ausschließlich an deutschen Standorten mit Fokus auf höchste Datenschutz- und Sicherheitsstandards. Der Support folgt einem 3-Level-Modell mit SLA-Garantie für Erstreaktionszeiten unter vier Stunden, während größere Kunden dedicated Account Manager erhalten. Ein umfangreiches Online-Helpcenter mit Video-Tutorials, FAQ-Bereichen und Webinaren ergänzt die persönliche Betreuung.
Die Schnittstellen-Architektur basiert auf modernen Standards wie HL7-FHIR für interoperable Kommunikation im Gesundheitswesen und KIM (Kommunikation im Medizinwesen) für sicheren Austausch von Arztbriefen und Verordnungen. Die BDT-Schnittstelle ermöglicht Anbindungen an gängige Praxisverwaltungssysteme wie CGM oder Turbomed. Die OpenAPI-Dokumentation (Swagger UI) erleichtert Entwicklern die Integration eigener Systeme oder Drittsoftware. Diese API-First-Philosophie unterscheidet nCara von vielen Wettbewerbern mit geschlossenen Systemen.
Die Sicherheitsarchitektur umfasst Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit TLS 1.2+, verschlüsselte Datenspeicherung at rest und 2-Faktor-Authentifizierung. Das granulare Rollen- und Rechtemanagement ermöglicht präzise Zugriffskontrolle nach Funktionen und Verantwortungsbereichen. Jährliche Penetrationstests und regelmäßige interne sowie externe Audits gewährleisten kontinuierliche Sicherheitsoptimierung. Der Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO mit umfassenden technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOMs) erfüllt alle datenschutzrechtlichen Anforderungen.
Die Systemvoraussetzungen bleiben bewusst niedrig: Ein aktueller Webbrowser mit TLS 1.2+ (Chrome, Firefox, Edge, Safari) genügt für die webbasierte Nutzung. Mobile Apps erfordern iOS 13+ oder Android 8+. Eine stabile Internetverbindung wird empfohlen, wobei die App grundlegende Offline-Funktionalität für Dokumentation bietet. Die Cloud-Architektur eliminiert lokale Serveranforderungen und ermöglicht Zugriff von jedem Endgerät mit Internetverbindung.
Die Preisstruktur von nCara folgt einem monatlichen Lizenzmodell ohne öffentliche Preisliste, was individuelle Angebote je nach Praxisgröße und gewünschtem Funktionsumfang erforderlich macht. Typischerweise setzt sich die Investition aus einer monatlichen Grundgebühr plus nutzungs- und modulbasierten Lizenzgebühren zusammen. Für einen Pflegedienst mit 20 Mitarbeitenden liegt die geschätzte monatliche Gebühr bei 300–800 Euro, abhängig von gewählten Modulen und Funktionen. Zusätzlich fällt eine einmalige Onboarding-Pauschale von etwa 2.000–10.000 Euro für Setup, Datenmigration und Basisschulungen an.
Eine 3-Jahres-TCO-Betrachtung für 20 Mitarbeitende ergibt folgendes Bild: Einmalige Onboarding-Kosten von circa 5.000 Euro, laufende Lizenzen über 36 Monate von etwa 21.600 Euro und geschätzte interne Projektressourcen von 5.000 Euro summieren sich auf eine Gesamtinvestition von circa 31.600 Euro. Herstellerangaben zufolge ermöglicht die Software bis zu 30 Prozent Dokumentationszeitersparnis. Bei 20 Mitarbeitenden, die täglich 30 Minuten für Dokumentation benötigen und einem Stundensatz von 25 Euro, entspricht dies einer monatlichen Einsparung von etwa 1.500 Euro, was eine Amortisation nach circa 20 Monaten ermöglichen könnte.
Versteckte Kostenfaktoren sollten bei der Budgetplanung berücksichtigt werden: Datenbereinigung und -migration aus Altsystemen werden häufig unterschätzt und können erhebliche Ressourcen binden. Nachträglich gewünschte Zusatzmodule erhöhen die monatlichen Gebühren. Die Sicherstellung stabiler Internetverbindung kann Upgrades bei Mobilfunkverträgen erforderlich machen. Schulungsaufwand und interne Projektzeit für Change Management erfordern personelle Kapazitäten, die im operativen Betrieb fehlen. Eine realistische Gesamtkalkulation sollte diese Faktoren einbeziehen.
Die typische Projektlaufzeit variiert erheblich nach Praxisgröße und Komplexität: Kleine Pflegedienste bis 20 Mitarbeitende benötigen etwa 4–6 Wochen, während mittlere Dienste mit 20–100 Mitarbeitenden 8–12 Wochen einplanen sollten. Die tatsächliche Dauer hängt stark von der Datenqualität in Altsystemen, dem gewählten Modulumfang und verfügbaren internen Ressourcen ab. Pufferzeiten für unvorhergesehene Herausforderungen sollten großzügig eingeplant werden.
Der Migrationsprozess folgt einem strukturierten 4-Phasen-Modell: Nach der Analysephase mit Erfassung von Anforderungen und Altsystem-Bewertung erfolgt Setup und Konfiguration der Software. Die eigentliche Datenmigration per Excel-Import oder API-Schnittstelle wird intensiv getestet, bevor der Go-Live mit begleitenden Schulungen erfolgt. NOVENTI Care bietet Starter-Workshops und Premium-Support mit dediziertem Projektmanager, wobei die Datenübernahme aus gängigen Altsystemen weitgehend automatisiert ablaufen kann. Die Datenqualität der zu migrierenden Informationen entscheidet maßgeblich über Aufwand und Erfolg des Umstiegs.
Der interne Ressourcenbedarf umfasst einen Projektleiter mit 0,2–0,5 Personentagen pro Woche, in Hochphasen deutlich mehr. Für jeden Funktionsbereich sollten 1–2 Key User als Ansprechpartner und Multiplikatoren etabliert werden, insbesondere für Dokumentation, Tourenplanung und Abrechnung. Der IT-Aufwand bleibt dank Cloud-Lösung minimal und beschränkt sich primär auf Endgeräte-Setup. Erfolgskritische Faktoren sind die frühzeitige Einbindung und intensive Schulung der Mitarbeitenden, realistische Zeitplanung mit Puffern für Tests und Nachschulungen sowie die Koordination von Schnittstellen zu Lohnbuchhaltung oder Warenwirtschaft.
Hauptvorteile:
Herausforderungen:
Die Mobile-App bietet grundlegende Offline-Funktionalität für die Pflegedokumentation, Leistungserfassung und Tourenübersicht. Ohne Internetverbindung können Pflegekräfte wesentliche Informationen einsehen und Dokumentationen erfassen, die automatisch synchronisiert werden, sobald wieder eine Verbindung besteht. Erweiterte Funktionen wie Echtzeit-Tracking, Kommunikation oder Zugriff auf zentral aktualisierte Daten erfordern jedoch eine aktive Internetverbindung. Die Synchronisation erfolgt im Hintergrund und gleicht lokal gespeicherte Änderungen mit dem zentralen System ab. Pflegedienste in Regionen mit schwacher Mobilfunkabdeckung sollten die Offline-Fähigkeit vor Vertragsabschluss ausführlich in ihren typischen Einsatzgebieten testen.
Die Software bietet einen Formulargenerator, der die Erstellung individueller Dokumentationsvorlagen und Pflegepläne ermöglicht. Praxen können standardisierte Vorlagen an ihre spezifischen Anforderungen anpassen und für wiederkehrende Dokumentationsaufgaben nutzen. Die Flexibilität bewegt sich innerhalb eines vordefinierten Rahmens, der Grundstruktur und Datenfelder der Software respektiert. Für sehr spezifische Anpassungen außerhalb der Standard-Konfiguration sollten die konkreten Anforderungen vorab mit dem Anbieter besprochen werden. Die Balance zwischen Standardisierung und Individualisierung zielt darauf ab, effiziente Workflows zu ermöglichen, ohne die Benutzerfreundlichkeit durch Komplexität zu gefährden.
nCara unterstützt Anbindungen an gängige Lohnbuchhaltungssysteme, Warenwirtschaftslösungen und Praxisverwaltungssysteme über REST-APIs und Standardschnittstellen wie HL7-FHIR. Die BDT-Schnittstelle ermöglicht Kommunikation mit Systemen wie CGM oder Turbomed. Die KIM-Anbindung erlaubt sicheren Austausch von Arztbriefen und Verordnungen im Gesundheitswesen. Die konkreten Integrationsmöglichkeiten hängen von den Schnittstellen der Drittsysteme ab. Für komplexe Integrationen bietet der Anbieter Unterstützung durch dedizierte Projektmanager. Die API-Dokumentation steht Entwicklern für eigene Integrationen zur Verfügung. Vor der Implementierung empfiehlt sich eine detaillierte Schnittstellenabstimmung zwischen allen beteiligten Systemen.
Die Kosten richten sich nach Mitarbeiterzahl, gewählten Modulen und Funktionsumfang. Öffentliche Preislisten existieren nicht, weshalb ein individuelles Angebot beim Anbieter angefordert werden muss. Als Orientierung kann für einen Pflegedienst mit 20 Mitarbeitenden eine monatliche Gebühr von 300–800 Euro plus einmalige Onboarding-Kosten von 2.000–10.000 Euro angesetzt werden. Die Gesamtinvestition über drei Jahre liegt damit im Bereich von 15.000–40.000 Euro, abhängig von Konfiguration und Schulungsbedarf. Versteckte Kosten für Datenmigration, Schulungen und interne Projektressourcen sollten zusätzlich eingeplant werden. Eine detaillierte Kostenaufstellung mit allen Komponenten erhält man nach Anforderung eines spezifischen Angebots.
Die Implementierungsdauer variiert nach Praxisgröße und Komplexität. Kleine Pflegedienste bis 20 Mitarbeitende benötigen typischerweise 4–6 Wochen, mittlere Dienste mit 20–100 Mitarbeitenden sollten 8–12 Wochen einplanen. Wesentliche Einflussfaktoren sind die Datenqualität in Altsystemen, gewählter Modulumfang und verfügbare interne Ressourcen. Die Phase umfasst Analyse, System-Setup, Datenmigration, Tests und Go-Live mit Schulungen. Realistische Planung sollte großzügige Puffer für unvorhergesehene Herausforderungen und Nachschulungen einbeziehen. Typische Stolpersteine sind unzureichend bereinigte Altdaten, unterschätzte Schulungsbedarfe und verzögerte Schnittstellenabstimmungen mit Drittsystemen. Eine enge Begleitung durch den Anbieter und dedizierte interne Projektressourcen beschleunigen den Prozess erheblich.
Alle Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren von Microsoft Azure innerhalb der EU gespeichert. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit TLS 1.2+ und verschlüsselte Datenspeicherung at rest gewährleisten höchste Sicherheitsstandards. Die offizielle ISO 27001-Zertifizierung für Informationssicherheit und umfassende DSGVO-Compliance mit Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO erfüllen alle datenschutzrechtlichen Anforderungen. Die Pflegedokumentation ist vollständig MDK-konform mit Audit-Trails, Versionierung und Zeitstempeln für beweissichere Nachweise. Die Integration standardisierter Assessment-Instrumente wie NBA und BESA erfüllt alle Prüfanforderungen. Die Systemverfügbarkeit wird durch redundante Infrastruktur und automatisches Failover gewährleistet, wobei bei Systemausfällen Offline-Basisfunktionen weiterhin verfügbar bleiben.
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