Rechtsabteilung-Software | Unternehmen | Verband | elektronische Akte | eAkte | beA | Überblick | Vergleich

Lesen Sie hier, warum eine beA-Schnittstelle eine hervorragende Ergänzung zur Rechtsabteilung-Software darstellt.

BeA steht für „besonderes elektronisches Anwaltspostfach“. Das beA ist ein Online-Kommunikationsmittel und soll die sichere elektronische Kommunikation zwischen allen Tätigen der Justiz ermöglichen. So in etwa zwischen Rechtsanwälten, Unternehmensanwälten, Gerichten oder Behörden. Es basiert auf den Funktionen des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfaches. Neben den klassischen E-Mail-Funktionen, lassen sich empfangene Nachrichten sortieren, filtern und sichern. Außerdem arbeitet das Online-Netzwerk mit strengen Zugriffsrechten und Sicherheitsstandards durch eine umfangreiche Verschlüsselung der Kommunikationswege. Datenspeicherungen erfolgen nicht bei Dritten. Dank des EGVP-Standards läuft die Kommunikation über das beA Postfaches nach den Richtlinien der rechtsverbindlichen Übermittlung von Nachrichten von Gerichten und Behörden. Nur zugelassene Rechtsanwälte erhalten ein beA – Postfach. Manche Software-Anbieter haben das Postfach bereits in ihre Lösung integriert oder bieten die Verbindung dazu voll automatisiert, wie 42DBS oder NoRA Adwanced. So kann Ihre Rechtsabteilung mit externen Kanzleien und anderen juristischen Instanzen schnell, sicher und auf höchstem Niveau zusammenarbeiten.

Erfahren Sie hier, weshalb Sie die Vorteile einer cloudbasierten Software-Losung kennen und nutzen sollten.

Die Vorteile einer Cloud-Lösung liegen auf der Hand. Insbesondere in Puncto Flexibilität und Schnelligkeit stechen die Merkmale einer cloudbasierten Software hervor. Denn Cloud Computing stellt Ihnen sämtliche Daten und Anwendungen Ihres Systems entweder oder ein eigenes Intranet zur Verfügung. Eine Cloud bietet Ihnen Speicherplatz, Rechnerleistung und flexiblen Zugriff von sämtlichen Endgeräten auf alles ohne eine lokale Installation. So fallen beim Cloud Compuing keinerlei zusätzliche Investitionskosten für Hardware oder Software, die Einrichtung oder den Betrieb lokaler Rechenzentren an. Auch der Administrationsaufwand ist quasi nicht existent, denn alles läuft über eine zentrale Stelle sowie externen Servern. Das Thema Sicherheit sollte heutzutage ebenfalls nur noch geringe Bedenken hervorrufen, denn die meisten Cloudanbieter stellen eine Vielzahl an Richtlinien, Technologien und Steuerelementen bereit, welche eine starke Sicherheit Ihrer Cloudumgebung realisieren und Daten, Apps sowie die Infrastruktur vor möglichen Bedrohungen schützen.

Was ist die eAkte und worin bestehen ihre Vorteile?

Von der Struktur her, wie physische Akten aufgebaut, platzsparend, komplett digitalisiert und sicher – das ist die eAkte. Die elektronische Akte ermöglicht es, alle E-Mails, Dokumente, Verträge und Kosten an einem zentralen Ort abzulegen und jeder Zeit abzurufen. Mit der entsprechenden Berechtigung erhalten Sie Zugriff auf alle Daten, die, anders als bei den auf Papier festgehaltenen Daten und Informationen, in einem zentralen Netzwerk zusammengeführt werden. Dies erlöst Ihre Abteilung von Unordnung, Wartezeiten und Ineffizienz. Zudem verspricht auch die eAkte erheblich größere Sicherheit im Vergleich zur Papierakte. Denn die eAkte ist schwer zu manipulieren und vor unbefugten externen Eingriffen geschützt.

Daher sollten Sie darauf achten, dass Ihre Software-Losung im Dokumentmanagement eine revisionssichere Speicherung Ihrer Daten ermöglicht.

Revisionssicherheit steht im direkten Zusammenhang mit der eAkte. Die revisionssichere Archivierung von Akten, Dokumenten, Aufzeichnungen etc. richtet sich nach den geltenden Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§§ 239, 257 HGB), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO) wie auch nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie dem Datenzugriff (GoBD). Elektronische Archivsysteme müssen aufbewahrungspflichtige Informationen über einen gesetzlich bestimmten Zeitraum aufbewahren bevor eine rückstandslose Vernichtung erfolgt. Der Umgang mit Papierarchiven ist auch in dieser Hinsicht, was Löschfristen oder Zugangsberechtigungen betrifft, sehr arbeitsaufwendig und unsicher was die Datensicherheit betrifft. Doch die Software realisiert diesen Gebrauch bei der eAkte.

Informieren Sie sich hier über die Grundanforderungen an eine Software-Lösung für Ihre Rechtsabteilung.

Lösungen für die Rechtsabteilung fokussieren sich auf die Digitalisierung und Automatisierung Ihres unternehmensinternen juristischen Bereiches. Die Rechtsabteilung übernimmt eine Vielzahl an Aufgaben, primär um ein Unternehmen, Verband oder eine Organisation juristisch abzusichern, zu beraten und weiterzubilden. Des weiteren unterstützt sie die Geschäftsleitung bei der Lösung verschiedenster Rechtsfrage, im Detail beispielsweise bei Firmenübernahmen, Vertragsprüfungen oder markenrechtlichen Fragestellungen. Und hinter allem steht ein großer Aktenaufwand. Dokumente müssen verwaltet, Verträge überprüft oder Fälle bearbeitet werden, sodass das Risiko durchaus besteht im Papierwahn schnell den Überblick zu verlieren. Daher ist das digitale Dokumentmanagement, inklusive eAkte, Suchfunktionen oder Vorlagenverwaltung, eine primäre Anforderung, die an Rechtsabteilung-Software gestellt wird. Auch die Email-Verwaltung und ein beA-Modul sind wertvolle und hilfreiche Bestandteile.

Neugründer, Startups, Kleinbetriebe

Bauen Sie gerade Ihr Business auf oder sind Sie ein Kleinbetrieb, stellt sich die Frage, ob sich die Anschaffung eines Systems rentiert. Wenn Sie viele Vertrags- oder rechtliche Schriftstücke erstellen oder zur Prüfung erhalten, kann dies der Fall sein. Auch wenn Sie größere Summen durch externe oder interne Anwälte im Rahmen von Vertragswerken zu verwalten haben, kann sich ein System rentieren. Mit diesem können Sie Inhalte leichter erstellen und haben jederzeit die Kontrolle über den Bearbeitungsstand. Haben Sie weniger Aufträge zu Beginn, können Sie das System anschaffen, wenn sich Ihre Geschäftstätigkeit erweitert oder mit einer kleineren Softwarelösung starten und später erweitern.Um eine Übersicht über die Preise von den Software-Produkten zu erhalten, können Sie gerne unseren kostenfreien Preiskalkulator nutzen. Dieser ermittelt die besten Produkte auf Basis Ihrer Bedürfnisse und macht Ihnen die Auswahl einfacher.

Für wen die Software für Rechtsabteilungen geeignet ist!

Die Rechtsabteilungsoftware ist geeignet für die Abteilungen für Rechtsfragen in kleinen bis großen Unternehmen, Kanzleien, Verbänden und Gewerkschaften. Ebenso sind Sie für die Abteilungen in Behörden und Ministerien geeignet, die bspw. für die Zusammenarbeit mit Juristen zuständig sind.

Welche Funktionen Ihr neues System haben sollte!

Damit Ihre Abteilung für Rechtsfragen optimal arbeiten können und Unterstützung durch das neue System erhalten, sollte Folgendes möglich sein:Anlegen von KontaktenAnlegen von digitalen AktenErstellung von Dokumenten und SchriftsätzenDokumentenmanagementFallmanagementErstellen und Verwalten von VerträgenÜberwachung von FristenErstellung von AbrechnungenErstellung von statistischen AuswertungenZusammenarbeit mit externen JuristenDigitalisierung Ihrer ArbeitsprozesseLegal Services zur Zusammenarbeit mit anderen BereichenNutzung von Textbausteinen zur Vertragserstellungu.v.m.

Welche Schnittstellen Ihnen die tägliche Büroarbeit einfacher achten!

Ihr System sollte in Ihre IT-Landschaft eingebetet sein, damit diese die Produktivität in Ihrem Unternehmen erhöht und Doppelarbeiten vermieden werden. Dazu gehört eine Schnittstelle zu Ihrem Buchhaltungssystem, um Abrechnungen zu erstellen und zu Ihrem Postfach, um E-Mails verschicken zu können. Ebenfalls wichtig sind Verbindungen zu Ihrem Dokumentenmanagement-System (DMS) und zu Ihren Textverarbeitungsprogrammen. Ggfs. haben Sie auch ein CRM-System im Einsatz zu welchem eine Schnittstelle eingerichtet werden muss. Prüfen Sie alle Softwareprodukte in Ihrem Unternehmen, ob diese Einfluss oder Auswirkungen auf Ihre Softwarelösung haben und verbinden Sie diese.

Wie eine OCR-Funktion Ihnen wertvolle Zeit spart!

OCR steht für Optical Character Recognition, was übersetzt optische Zeichenerkennung bedeutet. Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit Papierdokumente, Dateien, die im PDF-Format vorliegen oder als Bild, umzuwandeln und Texte daraus zu verwenden. Der manuelle Aufwand das Abschreibens durch Personen entfällt. Ebenso können Sie mit OCR auch nach Inhalten innerhalb dieser Schriftstücke suchen.

Welche Geräte Sie für Ihr neues System einsetzen können!

Die Systeme laufen i.d.R. auf Ihren Computern, Notebooks, Tablets und Smartphones. Prüfen Sie vor dem Kauf, ob die ausgesuchten Systeme auf all Ihren Geräten laufen, so dass Sie keine neue Technik kaufen müssen, was die Anschaffungskosten der Softwarelösung erhöhen würde. Achten Sie auch darauf, dass all Ihre Betriebssysteme auf den jeweiligen Geräten kompatibel sind und denken Sie auch an Kunden oder Externe, welchen Sie ggfs. Zugriffe auf die Softwarelösung gewähren.Nutzen Sie unseren kostenfreien Produktkalkulator, um das System zu finden, dass alle Ihre Anforderungen erfüllt.

Welche Vorteile bietet kostenpflichtige Rechtsabteilung-Software im Vergleich zu kostenloser Freeware?

Unternehmen, welche sich dazu entschließen, ihre IT aufzurüsten, greifen oft ein wenig tiefer in die Tasche, um wirklich das perfekte Lösungspaket zu bekommen. Doch nicht alle haben diese finanziellen Möglichkeiten, schon gar nicht ein Start-Up-Unternehmen oder manche KMUs. Da erscheint kostenlose Freeware sehr verlockend. Doch hier gilt es, Vorsicht walten zu lassen. Denn Freeware fällt branchenübergreifend immer mit den selben Makeln auf, welche sich bei kostenpflichtigen Angeboten umgangen werden können. Kostenlose Softwarelösungen sind durch mangelhaftem Support, fehlenden Garantien und einer unsicheren kostenfreien Uptdate-Wahrscheinlichkeit ein unsicheres Gewässer, zumal renommierte Softwareanbieter auch sehr gute Angebote für Kunden anbieten, die nicht das Investitionsvermögen eines Großkonzerns aufbieten können und trotzdem eine ordentliche Software erhalten möchten. Die Anschaffung einer guten Software.Lösung ist mit einem hohen Rechercheaufwand verbunden. Wir von Systemhaus.com haben Ihnen diesen Aufwand abgenommen und Ihnen eine Auswahl an TOP-Softwareangeboten im Bereich Rechtsabteilungen ermittelt. Sie haben die Möglichkeit die TOP 10 Anbieter zu vergleichen, zu kontaktieren und sich von uns beraten zu lassen. Sprechen Sie uns gerne an und Sie erhalten binnen kürzester Zeit eine Antwort.

Legal Tech im Wandel – die Unterscheidung zwischen Legal Tech 1.0, 2.0 und 3.0

Software für Rechtsabteilung fällt ebenfalls unter die Kategorie Legal Tech, also Informationstechnik, die sich mit der Automatisierung von juristischen Tätigkeiten befasst. Unternehmen und Konzerne, die mit Unternehmensjuristen zusammenarbeiten und eine eigene Rechtsabteilung haben, werden durch Software-Losungen maßgeblich bei den anfallenden Aufgaben, wie Dokumentmanagement, Verwaltung uvm unterstützt. Legal Technologie 1.0 beschreibt vor allem IT-Systeme, wie zur digitalen Dokumentverwaltung, Büroorganisation und juristische Fachdatenbanken. Also ein klassisches Repertoire zur Unterstützung von Juristen und anderen Rechtstätigen. Legal Technologie 2.0 geht schon einen Schritt weiter. Sie übernimmt mittlerweile einige Einzelschritte der juristischen Tätigkeit, wie die Sachverhaltsermittlung oder die automatische Erstellung juristischer Dokumente wie Verträge und Klageschriften und selbst die abschließende Klärung eines Rechtsstreits. Legal Technologie 3.0 ist noch nicht häufig auf dem Markt anzutreffen, soll aber in der Lage sein, sogar noch mehr als nur einzelne Arbeitsschritte in einer juristischen Abteilung zu übernehmen. Von Legal Tech 3.0 wird erwartet, das Berufsbild des menschlichen Anwaltes umfänglich zu verändern, so Christian Veith und Co. in ihrem Werk How Legal Technology Will Change the Business of Law.