Kanban + Dashboard für Rechtsabteilungen
Montagmorgen 8:00 Uhr in der Rechtsabteilung eines mittelständischen Unternehmens. Auf Ihrem Schreibtisch liegen drei dicke Akten vom Freitag, im E-Mail-Posteingang warten 20 neue Anfragen, im internen Jira-System gibt es 5 neue Tickets mit 'urgent'-Status, und aus dem Teams-Chat kommen schon erste Direktnachrichten. Sie wissen: Heute ist auch die Deadline für die Stellungnahme im Fall 'Projekt X'. Welcher Fall muss zuerst bearbeitet werden? Hat Kollegin Meier schon den Entwurf für Y fertig? Wo war noch mal die rechtliche Einschätzung zu Z abgelegt?
Sie öffnen Outlook, Jira, Teams, das interne SharePoint-Laufwerk und Ihre persönliche Excel-To-Do-Liste. Die Angst, etwas zu übersehen, ist latent, denn verpasste Fristen haben unmittelbare rechtliche und finanzielle Konsequenzen.
Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein System-Problem. Ihre Aufgaben leben in fünf verschiedenen Welten, und jede hat ihre eigene Logik. Sie sind der Übersetzer dazwischen – und das kostet nicht nur Zeit, sondern mentale Energie, die Sie für die eigentliche Rechtsberatung brauchen.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools in einem Unternehmen – egal ob Sie allein arbeiten oder Teammitglieder haben – ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle, auch wenn die Informationsflut steigt.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben – persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung – Verknüpfung zwischen Anfragen, Projekten, Dokumenten
- Geräte-unabhängig – identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick – Sie sehen sofort, was heute wichtig ist und welche Fristen kritisch werden
B. Direkter Zugriff – Von dort aus arbeiten, nicht nur planen
C. Zentrale Verlinkung – Alle Programme und Tools dort eingebunden, ohne ständigen Wechsel zwischen Systemen
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen – egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern. Das ist gerade in Rechtsabteilungen wichtig, wo historisch gewachsene Tool-Landschaften oft zu fragmentierten Workflows führen.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung – dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für Rechtsabteilungen:
- Offene Fristen prüfen und priorisieren (täglich 8:30 Uhr)
- Eingehende Anfragen sichten und kategorisieren (täglich 9:00 Uhr)
- Status laufender Projekte und Fälle checken (täglich 14:00 und 16:30 Uhr)
- News zu Gesetzesänderungen und Rechtsprechung scannen (täglich 17:00 Uhr)
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab – nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich verhindern, dass wichtige Fristen untergehen, wenn sie nur im Kopf bleiben.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung, besonders wenn der Arbeitsalltag von reaktiven Anfragen dominiert wird.
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen, wenn Sie sie im Kopf haben, aber den Überblick bewahren über laufende Projekte und kritische Anfragen.
Beispiele für Rechtsabteilungen:
- Neue Anfrage: Rechtliche Prüfung Marketingkampagne 'Sommersale'
- In Bearbeitung: Entwurf AGB-Überarbeitung für Online-Shop
- Warten auf: Feedback des Fachbereichs zu Vertragsentwurf A
- Review/Freigabe: Stellungnahme Fall 'Projekt Beta' (interne Freigabe)
💡 Tipp für Entscheider:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen, denn in Rechtsabteilungen ändert sich die Dringlichkeit oft kurzfristig.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status, ohne jedes Mal nachfragen zu müssen.
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für Rechtsabteilungen:
- E-Mail-Postfach (Microsoft Outlook) im Dashboard-Frame – priorisierte E-Mails sehen, ohne Outlook öffnen zu müssen
- Jira/ServiceNow (Ticketing-System) – offene Rechts-Tickets mit Status und Fristen auf einen Blick
- Internes Fristenmanagement – alle kritischen Fristen systemübergreifend visualisiert mit Erinnerungsfunktionen
- SharePoint/DMS – direkte Verlinkung zu projektrelevanten Dokumenten, ohne lange Suchvorgänge
Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines – etwa bei Gesetzesänderungen, die Anpassungen in mehreren Verträgen erfordern.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Vorlagen erstellen – Direkt im System, für häufige Anfragen oder Standardantworten
- E-Mail-Postfach einbinden – Im Dashboard-Frame sichtbar, ohne Tool-Wechsel
- Seiten teilen – Mit Fachabteilungen oder externen Rechtsanwälten live zusammenarbeiten
- Aufgabenverwaltung – Inkl. Zuweisung, Fristen, Status, um Engpässe frühzeitig zu erkennen
- Übersichten & Reports – Automatisch generiert aus Datenbanken, etwa zur Auswertung von Anfragetypen
- Tabellen einbinden – Auch als eingebetteter Frame (z.B. Excel, Google Sheets)
- Dokumente einbinden – PDFs, Verträge, Urteile direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren – Automatisierte Daten-Synchronisation aus Ihren Fachsystemen
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.
Für Rechtsabteilungen:
Notion ersetzt nicht Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS), Ihre spezialisierte Legal-Tech-Software (etwa Legartis, Legal OS) oder Ihr revisionssicheres Archiv. Es ist keine vollwertige Case- bzw. Matter Management Software.
Aber: Es dient als zentrale Kommandozentrale für das Aufgaben- und Fristenmanagement, die Kommunikation und den Überblick über den Status offener Anfragen und Projekte. Es kann über Links und eingebettete Ansichten auf Ihre Fachsysteme verweisen und fragmentierte Informationen zusammenführen.
Die Frage ist: Wie hoch ist der aktuelle manuelle Aufwand für die Informationsbeschaffung und Koordination zwischen verschiedenen Tools? Wenn dieser Aufwand täglich beträchtlich ist und zu Unsicherheiten führt, kann ein Dashboard diese Lücke schließen.
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt und zeigt, welche Integrationen für Ihre Tool-Landschaft sinnvoll sind.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Rechtsabteilungen
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard (Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit)
- Setup-Anleitung (5-Minuten-Video)
- Profession-spezifische Anpassungen für Rechtsabteilungen
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen oder Integrationen in Ihre bestehende Tool-Landschaft?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen sinnvoll sind (Jira, SharePoint, DMS)
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort (nach Verfügbarkeit)