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Qualitätsmanagement-Software - Die Top 10-Anbieter im Test & Vergleich

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Fehlermanagement

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Verbesserungsmanagement

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FAQ - Das sind 3 Fragen, die Sie wissen sollten, bevor Sie sich entscheiden!

Welche Funktionen sollten Qualitätsmanagementsysteme haben?

Folgende Funktionen sollte eine Qualitätsmanagement-Software haben:

  • Bündelung aller Standardabläufe, Dokumente und Nachweise

  • Bereitstellung aller arbeits- und unternehmensrelevanten Dokumente, Arbeitsbeschreibungen, Regelungen, Normen, etc.

  • visuelle Ablaufbeschreibungen

  • Dokumentation von Schulungen

  • Fehlermanagement und -analyse

  • Verbesserungsmanagement

  • Rechte- und Rollenkonzept

  • Automatisierung von Workflows

  • Aufbau einer Wissensdatenbank

  • u.v.m.

Was sollten Sie bei der Einführung der QM-Software beachten?

Führen Sie eine QM-Software ein, sollten Sie darauf achten, dass diese einfach zu bedienen ist. Gleichzeitig sollten Ihre Mitarbeiter einbezogen werden, da diese das System bedienen und vor allem für Ihre tägliche Arbeit nutzen werden. Qualitätsmanagement ist nichts kompliziertes, was niemand versteht. Doch leider wird es von viele so erlebt. Vielmehr geht es beim Qualitätsmanagement darum, dass die Qualität, die man geprüft hat, auch beibehalten wird und gemessen werden kann, damit der Kunde sich bei jedem Produkt oder jeder Dienstleistung über die gleiche Qualität freuen kann. Investieren Sie daher in eine benutzerfreundliche Software, damit die hohe Qualität Ihres Unternehmens und der Menschen darin transparent und nachvollziehbar wird.

Worin liegt der Vorteil eines Online-Qualitätsmanagementsystems?

Die Vorteile liegen in der Schnelligkeit und der Transparenz. Wenn einen fataler Fehler in einem Dokument gefunden wurde, war der bisherige Weg häufig, dass das Dokument ggfs. vom Laufwerk genommen und eine manuelle Mitarbeiterinformation versandt wurde, damit das Dokument bis zur Überprüfung nicht mehr verwendet wird. Ggfs. musste eine monatliche oder wöchentliche Sitzung abgewartet werden, um das Thema zu kommunizieren und dann bearbeiten und freigeben zu lassen.

Mit einem modernen QM-System kann der Fehler digital gemeldet und an den Verantwortlichen weitergeleitet werden. Es kann eine priorisierte Aufgabe erstellt werden, die sofort nach der Änderung an die erforderlichen Stellen gesandt wird. Dies ermöglicht es, dass das Dokument binnen kürzerer Zeit freigegeben werden kann. Das spart Zeit und Personalkosten, da ggfs. bisher Wiedervorlage von Vorgänge bis zur Freigabe erstellt und zu seinem späteren Zeitpunkt verschickt werden mussten. Gleichzeitig reduziert es Bearbeitungszeiten für den Kunden.

Empfehlungen

Nach umfangreicher Recherche auf dem Markt für Qualitätsmanagement-Software und tiefgehenden Test haben wir die 10 beste QM-Software-Produkte für Sie zusammengestellt. Besonders überzeugt hat uns eQMS, ConSense QMS, CAQ.Net® und CWA SmartProcess.

Wenn Sie Unterstützung bei der Auswahl der für Ihre Unternehmensgröße und Anforderungen passende QM-Software-Lösung zu finden, geben wir Ihnen gerne innerhalb von 24 Stunden eine Sofort-Empfehlung. Hinterlassen Sie uns dafür einfach Ihre Software-Anforderungen in unserem Download-Formular.

Ratgeber

Was eine QM-Software ist!

Eine Qualitätsmanagement-Software ist eine Software, die dabei unterstützt Anforderungen an die Qualität innerhalb von Unternehmen, Teams oder Organisationen umsetzen.

Welche Vorteile eine QM-Software hat!

Prozesse und Dokumente zu digitalisieren, bringt eine Menge an Vorteilen, da diese damit transparenter und nachvollziehbarer werden. Darüber hinaus gibt es noch eine Menge weiterer Vorteile, die ein System für Qualitätsmanagement für Unternehmen bringt, wie:

  • Verringerung von Durchlaufzeiten von Dokumenten

  • Verringerung des Papierverbrauchs

  • lückenlose Dokumentation (nicht nur QM-Dokumentation)

  • Einhaltung der Anforderungen aus Normen und Richtlinien (bspw. DIN ISO 9001)

  • Suchfunktion innerhalb der Dokumente des gesamten Qualitätsmanagementsystems

  • zentrale Datensammlung und -verwaltung

  • Reduzierung der Vorbereitungszeit für Audits

  • u.v.m.

Welche Trends es im Bereich Qualitätsmanagement-Software gibt !

Es gibt Trends, dass alles multimedialer und persönlicher wird. Das macht auch vor Unternehmen und dem Qualitätsmanagement keinen Halt. In der QM-Praxis bedeutet das, dass Prozesse nicht einfach auf Papier definiert und an Mitarbeiter kommuniziert werden. Vielmehr ist immer häufiger Software ein Werkzeug, dass sich zu Nutze gemacht wird, um das gewünschte Ziel zu erreichen. Gleichzeitig werden die Inhalte animiert - bspw. durch ein Video - um den Menschen, der das umsetzen soll, zu motivieren und abzuholen.

Zeit ist Geld: Das Fazit

Damit Sie nicht viel Zeit mit der Recherche und Durchsicht von Webseiten verbringen müssen, haben wir Ihnen in unserem Vergleich 10 Produkte zusammengestellt, die uns am meisten überzeugt haben.

Gerne können Sie Kontakt zu uns aufnehmen, wenn Sie noch Unterstützung bei der Auswahl benötigen oder Fragen haben. Wir beantworten diese gerne umfassend und kostenfrei.

Neugründer, Startups, Kleinbetriebe, Handwerker & Co

Qualität muss nicht teuer sein. So gibt es bspw. von Lumiform das Starterpaket für fünf Benutzer und bis zu 8 Prüfungen kostenfrei. Für kleinere, mittlere und größere Unternehmen gibt es je nach Anbieter verschiedene Lösungen und Preismodelle. Kalkulieren Sie - auch wenn Sie gerade am Beginn Ihrer Tätigkeit stehen oder Kleinbetrieb oder Handwerker sind - die Personalkosten ein, die Sie haben werden, wenn Sie alles manuell machen und ggfs. Fehler aufgrund mangelnder Dokumentation während des Alltagbetriebes beheben müssen und ggfs. ein Nachaudit benötigen. Für viele Unternehmen rechnet sich QM-System daher bereits von Beginn an, da Zeit sowieso Mangelware ist.

Finden Sie die Software für Qualitätsmanagement, die die ISO 9001 am besten umsetzt!

Alle der vorgestellten Softwareprodukte für das Qualitätsmanagement sind in der Regel bestens geeignet, die Anforderungen der DIN ISO 9001 umzusetzen. Viele dieser QM-Systeme bieten hierfür Musterprozesse und -vorlagen an, die Sie verwenden und an Ihre Bedürfnisse und Anforderungen anpassen können. Nutzen Sie unsere Produktkalkulator, um alle Funktionen und Leistungen vergleichen zu können.

Warum ein QM-System wertvolle Zeit bei Audits spart!

Häufige Fragen eines Auditors sind: "Wo ist das geregelt?", "Wie gewährleisten Sie, dass Mitarbeiter auf das Dokument zugreifen können?" und "Wie stellen Sie sicher, dass Änderungen, bspw. in einem Dokument, umgesetzt werden?".

Die Antwort ist hier ziemlich einfach: "In und mit unserem neuen QM-System." Dort sind alle Dokumente gespeichert, durch Zugriffs- und Rollenkonzepte ist der Zugriff sichergestellt und durch Updates oder einem Online-QM-System haben die Mitarbeiter oder Verantwortlichen sofort Zugriff und das alte Dokument oder Verfahren ist vom Netz genommen. Dies spart sehr viel Zeit bei Audits und in der Vorbereitung.

Was Sie beachten sollten, wenn Sie sich zertifizieren lassen möchten!

Wenn Sie planen sich zertifizieren zu lassen und eine QM-Software anzuschaffen, schaffen Sie eine gute und wichtige Basis für den Erfolg Ihrer Zertifizierung und sparen gleichzeitig viel Zeit. Prozesse sind in vielen Unternehmen häufig gleich und unterscheiden sich nur in wenigen Punkten, wenn es um Standardaufgaben geht. Warum daher nicht einfach mit Vorlagen und Musterlösungen/-prozesse arbeiten, die Ihnen viel Arbeit abnehmen?! Diese brauchen Sie nur an Ihre Abteilungen und Vorgehensweise/n anzupassen und ersparen es sich die gesamte Struktur zu erstellen. Gleichzeitig schaffen Sie mit der QM-Software einen zentralen Ort für Dokument, Ablaufpläne, Richtlinien, etc. Dies bringt viele Vorteile, da - mit der Vorgabe, dass nur Dokumente aus dem System heraus und nicht lokal gespeichert werden dürfen - keine Altversionen im Umlauf sind, die ein Auditor bemängeln kann. Um herauszufinden, was die in Frage kommenden Softwareprodukte kosten, können Sie ganz einfach unseren Preiskalkulator nutzen.

Warum Mitarbeiterschulungen in der QM-Software enthalten sein sollten!

Ein wesentlicher Bestandteil von Audits ist häufig die Qualifikation von Mitarbeitern und deren Weiterentwicklung. Dabei ist es wichtig Zertifizierungen oder Bescheinigungen nachzuweisen, wie dies sichergestellt und geprüft wurde. Dies gilt auch für Unterweisungen bspw. der Arbeitssicherheit.

Wann Sie ein integriertes Managementsystem brauchen!

Haben Sie mehrere Managementsystemschwerpunkte abzudecken, dann ist es hilfreich, wenn Ihr System ein integriertes Managementsystem (IMS) hat. Schwerpunkte können dabei auf der Energie (ISO 50001), der Qualität (ISO 9001), der Umwelt (ISO 14001) und anderen zertifizierbaren Managementsysteme liegen, die in einem System zusammengefasst werden.

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