Patientenverwaltung & Dokumentation:
Terminmanagement & Patientenkommunikation:
Abrechnung & Finanzen:
Telemedizin & Mobile Nutzung:
Sicherheit & Compliance:
Auswertung & Controlling:
Native TI-Integration ohne zusätzliche Hardware stellt einen wesentlichen Unterschied zu vielen etablierten Lösungen dar. Paul integriert die Telematikinfrastruktur direkt in die Cloud-Lösung, sodass kein separater Konnektor in der Praxis erforderlich ist. Praxen sparen dadurch nicht nur Hardware-Kosten von mehreren tausend Euro, sondern reduzieren auch die IT-Komplexität und eliminieren typische Ausfallrisiken durch Konnektor-Probleme. Die Wartung erfolgt vollständig remote durch den Anbieter.
Echte Mobile-First-Architektur unterscheidet Paul von Wettbewerbern mit nachträglich entwickelten App-Lösungen. Die mobile Anwendung ist keine abgespeckte Version, sondern bietet praktisch den vollständigen Funktionsumfang der Desktop-Variante. Ärzte können Patientenakten bearbeiten, Befunde dokumentieren, Termine verwalten und Abrechnungen prüfen – ideal für Hausbesuche oder die Arbeit an mehreren Standorten. Die nahtlose Synchronisation zwischen allen Geräten erfolgt in Echtzeit.
Agile Weiterentwicklung durch systematische Nutzerbeteiligung prägt die Produktentwicklung. Ein regelmäßiges Beta-Programm mit Praxen aus dem realen Arbeitsalltag stellt sicher, dass neue Funktionen tatsächlich praxistauglich sind. Updates und Anpassungen an gesetzliche Vorgaben werden im 4-Wochen-Rhythmus ausgerollt, ohne dass Systemunterbrechungen oder manuelle Installationen erforderlich sind. Dieser Entwicklungsansatz ermöglicht eine deutlich schnellere Reaktion auf regulatorische Änderungen als bei klassischen On-Premise-Systemen.
Flexible Lizenzierung ohne langfristige Bindung erleichtert die Entscheidung erheblich. Die monatlich kündbaren Lizenzen erlauben es Praxen, bei Personalwechseln flexibel zu skalieren. Anders als bei vielen Wettbewerbern mit 2-3-Jahres-Verträgen entstehen keine langfristigen Verpflichtungen, die bei Praxisveränderungen problematisch werden können.
Einschränkungen sollten in die Bewertung einfließen: Das E-Rezept funktioniert nur über eine zusätzliche Drittanbieter-Anbindung, was zusätzlichen administrativen Aufwand und Kosten verursacht. Bei komplexen Sonderabrechnungen, etwa für spezielle Selektivverträge, stoßen die Standard-Reports an ihre Grenzen. Die Offline-Funktionalität ist eingeschränkt, sodass eine stabile Internetverbindung Grundvoraussetzung für den produktiven Betrieb bleibt.
Psychotherapeutische Praxen mit 1-3 Behandlern profitieren besonders von standardisierten Dokumentationsvorlagen, die den spezifischen Anforderungen der psychotherapeutischen Dokumentation entsprechen. Die Videosprechstunden-Funktion ist in diesem Fachbereich besonders wertvoll, da sie niederschwellige Fortsetzungstermine ermöglicht. Die übersichtliche Terminverwaltung mit automatischen Erinnerungen reduziert nachweislich No-Shows, was bei typischerweise längeren Sitzungszeiten besonders relevant ist.
Allgemeinmedizinische Einzelpraxen finden in Paul eine zeitgemäße Lösung, die sowohl klassische Praxisarbeit als auch Hausbesuche optimal unterstützt. Die native TI-Anbindung eliminiert eine häufige IT-Problemquelle, während die vollwertige Mobile App Dokumentation bei Hausbesuchen direkt vor Ort ermöglicht. Die Online-Terminbuchung und automatischen Erinnerungen entlasten die MFA spürbar von Routinetelefonaten, sodass mehr Zeit für persönliche Patientenbetreuung bleibt.
Physiotherapie-Praxen mit 2-5 Behandlern schätzen die Ressourcenplanung für mehrere Behandlungsräume und Therapeuten, die sich an die typischen Arbeitsabläufe in diesem Bereich anpasst. Die einfache Abrechnung sowohl mit Kassen als auch Privatpatienten vereinfacht das Forderungsmanagement. Das integrierte Mahnwesen hilft bei der Liquiditätssicherung, was bei den häufig längeren Zahlungszielen in der Physiotherapie ein wichtiger Aspekt ist.
Neu gegründete oder bewusst modernisierende Praxen, die auf zukunftsfähige Cloud-Technologie setzen möchten, finden eine Lösung ohne Legacy-Ballast. Der Verzicht auf eigene Server und lokale IT-Infrastruktur reduziert die initialen Investitionskosten erheblich. Die moderne Architektur stellt sicher, dass neue TI-Dienste und gesetzliche Anforderungen zeitnah integriert werden können.
Entscheidende Auswahlkriterien:
TI-Integration: Wie wichtig ist eine unkomplizierte Anbindung ohne zusätzliche Hardware-Komponenten und deren Wartungsaufwand?
Mobilität und Standortflexibilität: Wird regelmäßig an mehreren Standorten gearbeitet oder werden Hausbesuche durchgeführt, bei denen vollwertiger Datenzugriff erforderlich ist?
Praxisgröße und Wachstumsperspektive: Bei 1-5 Behandlern entfaltet Paul seine volle Stärke; größere Strukturen oder MVZ sollten den Funktionsumfang für komplexere Anforderungen genau prüfen.
Internet-Infrastruktur: Ist eine zuverlässige und schnelle Internetverbindung durchgehend gewährleistet, da die Cloud-Lösung darauf zwingend angewiesen ist?
Paul positioniert sich als moderne Cloud-Praxissoftware der neuen Generation, die konsequent für kleinere und mittlere ambulante Einrichtungen entwickelt wurde. Die Lösung basiert auf einer Microservices-Architektur, die Updates ohne Systemunterbrechungen ermöglicht und sich schnell an neue gesetzliche Anforderungen anpassen lässt. Anders als klassische On-Premise-Systeme, die oft über Jahrzehnte gewachsen sind, wurde Paul von Grund auf für die Cloud konzipiert.
Zentrale Ausrichtung liegt auf der Vereinfachung administrativer Prozesse bei gleichzeitiger Erfüllung aller regulatorischen Anforderungen. Die Software deckt die Kernbereiche Patientenverwaltung, Terminplanung, Dokumentation und Abrechnung ab, ohne durch übermäßige Funktionsvielfalt zu überfordern. Die Benutzeroberfläche orientiert sich an modernen Web-Anwendungen und setzt auf intuitive Bedienbarkeit, was die Einarbeitungszeit deutlich verkürzt.
Die primären Einsatzgebiete umfassen Allgemeinmedizin, Psychotherapie, Physiotherapie und verwandte Fachrichtungen mit überschaubarer Praxisgröße. Besonders gut eignet sich Paul für Praxen, die digitale Arbeitsweisen bevorzugen und den Wartungsaufwand für lokale IT-Infrastruktur minimieren möchten. Die vollständige Integration der Telematikinfrastruktur macht die Lösung zukunftssicher für weitere digitale Gesundheitsdienste.
Die Paul Solutions GmbH wurde 2018 in Berlin gegründet und beschäftigt mittlerweile etwa 50 Mitarbeiter. Das Unternehmen positioniert sich als Innovationsführer im Bereich Cloud-basierter Praxissoftware und hat mehrere erfolgreiche Finanzierungsrunden absolviert, die die langfristige Weiterentwicklung und den Support sicherstellen.
Für die Kaufentscheidung relevant ist die ISO 27001-Zertifizierung, die für Q4/2024 oder Q1/2025 geplant ist und das professionelle Sicherheitsmanagement des Unternehmens bestätigt. Die Finanzierung durch etablierte Investoren und das kontinuierliche Wachstum signalisieren Stabilität, was bei der Wahl eines langfristigen Software-Partners eine wichtige Rolle spielt. Das Unternehmen verfolgt einen partnerschaftlichen Ansatz mit seinen Kunden und bindet diese aktiv in die Produktentwicklung ein.
Paul basiert auf einer modernen Microservices-Architektur, die eine hohe Flexibilität bei Updates und Erweiterungen ermöglicht. Die Software wird ausschließlich in ISO-zertifizierten deutschen Rechenzentren gehostet, was vollständige DSGVO-Konformität gewährleistet. Der API-First-Ansatz ermöglicht die Anbindung weiterer Systeme über standardisierte Schnittstellen wie HL7 und FHIR.
Die KV-Connect-Zertifizierung erlaubt die direkte elektronische Abrechnung mit den Kassenärztlichen Vereinigungen, sowohl für GKV- als auch für Privatpatienten. Alle TI-Komponenten sind gematik-zertifiziert und entsprechen den aktuellen Spezifikationen für elektronische Patientenakte (ePA), elektronisches Medikationsprofil (eMP) und weitere Dienste. Für ältere Praxisgeräte stehen GDT-Schnittstellen zur Verfügung, während moderne Systeme über FHIR angebunden werden.
Laboranbindungen sind standardmäßig verfügbar und ermöglichen den automatischen Import von Laborbefunden direkt in die Patientenakte. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller Datenübertragungen und die Zwei-Faktor-Authentifizierung für Benutzerlogins entsprechen höchsten Sicherheitsstandards. Tägliche automatische Backups schützen vor Datenverlust, wobei die Wiederherstellung bei Bedarf schnell erfolgen kann.
Die Systemanforderungen beschränken sich auf einen aktuellen Webbrowser und eine stabile Internetverbindung mit mindestens 10 Mbit/s Download-Geschwindigkeit. Spezielle Client-Software ist nicht erforderlich, was die IT-Wartung erheblich vereinfacht und Kompatibilitätsprobleme weitgehend ausschließt.
Paul verfolgt ein transparentes monatliches Lizenzmodell ohne versteckte Kosten. Die Lizenzgebühr liegt bei etwa 49-59 € pro Nutzer und Monat, abhängig von der Anzahl der Lizenzen und dem gewählten Funktionsumfang. Ab 10 Lizenzen bietet der Anbieter gestaffelte Preise an, die im individuellen Angebot konkretisiert werden.
Zusätzlich zur monatlichen Gebühr fällt eine einmalige Onboarding-Gebühr zwischen 1.000 und 2.500 € an. Diese umfasst die initiale Einrichtung, Datenmigration aus Altsystemen und Basis-Schulungen für das Praxisteam. Der genaue Betrag hängt vom Umfang der zu migrierenden Daten und dem Schulungsbedarf ab.
Ein Berechnungsbeispiel für eine Praxis mit 2 Ärzten und 3 MFA über einen Zeitraum von 3 Jahren verdeutlicht das Preis-Leistungs-Verhältnis: Bei monatlich 5 Lizenzen à 55 € ergeben sich 3.300 € pro Jahr, über 3 Jahre also 9.900 €. Mit der einmaligen Onboarding-Gebühr von durchschnittlich 1.500 € und geschätzten 1.540 € für E-Rezept-Drittanbieter über 3 Jahre beträgt die Gesamtkostenrechnung etwa 12.940 €. Dies liegt deutlich unter vergleichbaren On-Premise-Lösungen, die zusätzlich Server-Hardware (ca. 3.000-5.000 €), jährliche Wartungsverträge (2.000-3.000 € p.a.) und IT-Support erfordern.
Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist für die Zielgruppe kleinerer Praxen als fair einzustufen. Die monatliche Kündigungsmöglichkeit reduziert das finanzielle Risiko erheblich im Vergleich zu mehrjährigen Verträgen. Allerdings sollten die Kosten für die E-Rezept-Anbindung über Drittanbieter (ca. 40-50 € monatlich) in die Kalkulation einbezogen werden, da diese Funktion nicht im Basispaket enthalten ist.
Der realistische Zeitrahmen für den Umstieg liegt bei 4-6 Wochen von der initialen Ist-Analyse bis zum produktiven Go-Live, basierend auf Erfahrungswerten bei Einzel- und Kleinpraxen. Größere Praxen oder solche mit umfangreichen Altdaten sollten 8-10 Wochen einplanen.
Die Datenmigration erfolgt standardisiert aus gängigen Altsystemen über CSV- oder XML-Exporte. Ein dedizierter Onboarding-Manager begleitet den gesamten Prozess und koordiniert die einzelnen Schritte. Kritische Stammdaten wie Patienteninformationen, Abrechnungsdaten und aktuelle Behandlungsverläufe werden prioritär übernommen. Historische Daten können optional importiert oder im Altsystem archiviert werden, wobei der Zugriff über Lesezugriff möglich bleibt.
Ein kritischer Erfolgsfaktor ist die Benennung eines engagierten Key-Users im Praxisteam, der während der Umstellungsphase etwa einen Tag pro Woche für Abstimmungen, Tests und Schulungsvorbereitung aufwenden kann. Diese Person sollte die Praxisabläufe gut kennen und als Multiplikator für das restliche Team fungieren. Ohne diesen internen Verantwortlichen verlängert sich die Einführungszeit erfahrungsgemäß deutlich.
Die Schulungsstrategie kombiniert verschiedene Formate: Online-Webinare vermitteln die Grundfunktionen, Video-Tutorials stehen für die spätere Vertiefung zur Verfügung, und optionale Präsenz-Workshops können für das gesamte Team gebucht werden. Die meisten Praxen berichten, dass die Produktivität nach 2-3 Wochen im neuen System wieder das gewohnte Niveau erreicht.
Parallelbetrieb während einer Übergangsphase ist technisch möglich, erhöht aber den Dokumentationsaufwand erheblich. Die meisten Praxen entscheiden sich für einen Stichtags-Wechsel an einem Freitagnachmittag oder zu Beginn einer praxisfreien Zeit, um Störungen im laufenden Betrieb zu minimieren.
Vorteile aus Anwendersicht:
Reduzierter Dokumentationsaufwand: Standardisierte Vorlagen und digitale Workflows senken den Zeitaufwand für Dokumentation um bis zu 40% gegenüber papierbasierten Prozessen
Keine lokale IT-Infrastruktur: Verzicht auf eigene Server, Wartungsverträge und lokale Backups spart Hardware-Investitionen und laufende IT-Kosten
Native TI-Integration: Anbindung an die Telematikinfrastruktur ohne separaten Konnektor eliminiert eine häufige Fehlerquelle und reduziert Komplexität
Vollwertige Mobile-Lösung: Echte Mobilität für Hausbesuche und Arbeit an mehreren Standorten ohne funktionale Einschränkungen
Schnelle Anpassung an Regulierung: Neue TI-Dienste und gesetzliche Anforderungen werden zeitnah integriert ohne manuelle Updates
Flexible Skalierung: Monatliche Kündigungsfrist und einfache Lizenzanpassung bei Personalwechseln ohne langfristige Bindung
Herausforderungen aus Anwendersicht:
Abhängigkeit von Internetverbindung: Bei Ausfall der Internetleitung ist die Arbeitsfähigkeit stark eingeschränkt, da nur minimale Offline-Funktionen verfügbar sind
E-Rezept-Drittanbieter erforderlich: Zusätzliche Anbindung notwendig, was weitere Kosten und administrativen Aufwand verursacht
Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten: Für sehr spezifische Abrechnungsszenarien oder individuelle Workflow-Anforderungen fehlt die Flexibilität größerer Systeme
Change-Management notwendig: Umstellung erfordert Bereitschaft des gesamten Teams, gewohnte Prozesse zu überdenken und neue Arbeitsweisen zu akzeptieren
Begrenzte Eignung für große Strukturen: MVZ und Praxen mit mehr als 7 Behandlern sollten Funktionsumfang für ihre Komplexität genau prüfen
Noch junge Plattform: Als relativ neuer Anbieter fehlen langjährige Erfahrungswerte im Vergleich zu etablierten Systemen mit Jahrzehnten am Markt
Paul bietet einen eingeschränkten Offline-Cache für kritische Funktionen wie den Zugriff auf bereits geladene Patientenakten und die Möglichkeit, Notizen zu erfassen. Diese Daten werden automatisch synchronisiert, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Ein vollwertiger Offline-Modus mit allen Funktionen steht jedoch nicht zur Verfügung. Praxen sollten daher über eine zuverlässige Internetverbindung verfügen, idealerweise mit einer Backup-Lösung über mobile Daten.
Die Schulung kombiniert mehrere Formate für optimale Flexibilität: Initiale Online-Webinare vermitteln die Grundlagen in etwa 2-3 Stunden pro Rolle (Arzt, MFA, Abrechnung). Umfangreiche Video-Tutorials stehen für das Selbststudium zur Verfügung und decken spezifische Funktionen detailliert ab. Optional können Präsenz-Workshops vor Ort gebucht werden, die sich besonders für Teams eignen, die gemeinsam lernen möchten. Ein Support-Team beantwortet Fragen während der Einführungsphase prioritär.
Paul erfüllt höchste Sicherheitsstandards: Hosting erfolgt ausschließlich in ISO-zertifizierten deutschen Rechenzentren, was DSGVO-Konformität gewährleistet. Tägliche automatische Backups schützen vor Datenverlust, wobei Daten verschlüsselt gespeichert werden. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sichert alle Datenübertragungen ab. Zwei-Faktor-Authentifizierung schützt vor unbefugtem Zugriff. Die geplante ISO 27001-Zertifizierung für Ende 2024 bestätigt zusätzlich das professionelle Sicherheitsmanagement des Anbieters.
Die Datenmigration ist für gängige Praxissoftware-Systeme standardisiert möglich. Paul unterstützt den Import von Patientenstammdaten, Abrechnungsinformationen und Behandlungsverläufen über CSV- oder XML-Formate. Ein Onboarding-Manager analysiert die Altdaten, erstellt einen Migrationsplan und begleitet den Import. Historische Dokumente können als PDF-Archive übernommen werden. Bei speziellen Altsystemen sollte die Machbarkeit vorab geprüft werden.
Paul ist primär für Praxen mit 1-5 Behandlern optimiert, wo das System seine Stärken voll ausspielt. Größere Strukturen mit 6-10 Behandlern können das System nutzen, sollten jedoch prüfen, ob die Verwaltungsfunktionen für ihre Komplexität ausreichen. MVZ mit mehr als 10 Behandlern oder hochspezialisierten Abrechnungsanforderungen stoßen möglicherweise an Grenzen bei individuellen Anpassungen und erweiterten Controlling-Funktionen. Eine Testphase wird in solchen Fällen dringend empfohlen.
Der Support ist während der Geschäftszeiten (Mo-Fr, 8-18 Uhr) per Telefon, E-Mail und Chat erreichbar. Kritische Probleme, die den Praxisbetrieb beeinträchtigen, werden priorisiert behandelt mit einer angestrebten Reaktionszeit von unter 2 Stunden. Weniger dringende Anfragen werden typischerweise innerhalb eines Arbeitstags beantwortet. Ein umfangreiches Online-Hilfecenter mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen ermöglicht Selbsthilfe bei Standardfragen außerhalb der Support-Zeiten.
