Qualitätsmanagement-Software: qmBase

🟦 Funktionen – Was kann qmBase?

Dokumentenmanagement & Wissensmanagement

• Dokumentenlenkung: Zentrale Verwaltung aller QM-Dokumente mit Versionierung und Freigabeprozessen
• Wiki-Funktion: Strukturierte Wissensdatenbank für Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen
• Schulungsmanagement: Planung und Dokumentation von Mitarbeiterschulungen mit Teilnehmerverwaltung

Risiko- & Prozessmanagement

• Risikomanagement: Systematische Erfassung und Bewertung von Risiken mit Maßnahmenverfolgung
• Prozessmanagement: Visualisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen mit Verantwortlichkeiten
• Auditmanagement: Planung, Durchführung und Nachverfolgung interner und externer Audits

Aufgaben & Maßnahmen

• Maßnahmenverwaltung: Strukturierte Erfassung und Verfolgung von Aufgaben mit Zuständigkeiten und Fristen
• Dashboard & Reporting: Übersichtliche Darstellung offener Aufgaben und KPIs für alle Nutzer
• Benachrichtigungssystem: Automatische E-Mail-Erinnerungen bei fälligen Aufgaben und Terminen

Reklamations- & Abweichungsmanagement

• Reklamationsmanagement: Systematische Erfassung von Kunden- und Lieferantenreklamationen mit 8D-Report
• Abweichungsmanagement: Dokumentation von Prozessabweichungen und Sofortmaßnahmen

Wartung & Instandhaltung

• Inventarverwaltung: Verwaltung von Geräten, Werkzeugen und Betriebsmitteln mit Stammdaten
• Wartungsplanung: Terminierung wiederkehrender Prüfungen und Wartungen mit automatischen Erinnerungen
• Prüfmittelverwaltung: Kalibrierungsmanagement für Mess- und Prüfmittel nach ISO 9001

Mitarbeiter & Qualifikation

• Mitarbeiterverwaltung: Zentrale Stammdatenpflege mit Qualifikationsprofilen und Berechtigungen
• Qualifikationsmatrix: Übersicht über erforderliche und vorhandene Qualifikationen im Team

🟨 Besonderheiten – Was macht qmBase einzigartig?

Modularer Aufbau mit transparenter Preisgestaltung

qmBase verfolgt einen konsequent modularen Ansatz, bei dem Unternehmen nur die benötigten Module lizenzieren. Die Software bietet über 20 einzelne Module, die frei kombinierbar sind. Im Gegensatz zu vielen Wettbewerbern veröffentlicht qmBase die Preise transparent auf der Website. Dies ermöglicht eine präzise Budgetplanung ohne langwierige Angebotsprozesse. Einschränkung: Für komplexe Anforderungen mit vielen Modulen können die Kosten durch die Einzellizenzierung höher ausfallen als bei Komplett-Paketen anderer Anbieter.

Deutsche Cloud-Lösung mit DSGVO-Compliance

Als deutscher Anbieter hostet qmBase alle Daten ausschließlich in deutschen Rechenzentren nach ISO 27001. Die Software erfüllt vollständig die DSGVO-Anforderungen und bietet standardmäßig eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Für regulierte Branchen wie Medizintechnik oder Automotive ist die Datenhoheit in Deutschland oft ein entscheidendes Auswahlkriterium. Einschränkung: Eine On-Premise-Installation wird nicht angeboten – Unternehmen mit strengen Anforderungen an lokale Datenhaltung müssen auf die Cloud-Lösung setzen.

Schnelle Implementierung ohne externe Berater

qmBase ist bewusst auf Selbstimplementierung ausgelegt. Die Software bietet umfangreiche Vorlagen, Video-Tutorials und eine strukturierte Wissensdatenbank für den Einstieg. Die meisten Kunden können innerhalb von 2-4 Wochen produktiv arbeiten, ohne kostenpflichtige Beratungsleistungen in Anspruch zu nehmen. Dies reduziert die Gesamtkosten deutlich gegenüber komplexen Enterprise-Lösungen. Einschränkung: Für hochindividuelle Prozesse oder komplexe Schnittstellen fehlt teilweise die Tiefe von spezialisierten Branchenlösungen.

Community-getriebene Weiterentwicklung

Der Anbieter pflegt einen engen Austausch mit der Anwendergemeinschaft über ein öffentliches Feature-Board. Kunden können Verbesserungsvorschläge einreichen und bewerten – die meistgewünschten Funktionen werden priorisiert entwickelt. Neue Features erscheinen im monatlichen Rhythmus, wodurch die Software kontinuierlich aktuell bleibt. Dies unterscheidet qmBase von starren Enterprise-Systemen mit jährlichen Release-Zyklen.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich qmBase besonders?

Kleine und mittlere Unternehmen mit 10-250 Mitarbeitern profitieren von der übersichtlichen Bedienoberfläche und dem fairen Preismodell. Die Software bietet alle Kernfunktionen für ISO 9001-Zertifizierungen, ohne mit übermäßiger Komplexität zu überfordern. Besonders Firmen, die erstmals ein strukturiertes QM-System einführen, finden hier einen praktikablen Einstieg mit schnellem Time-to-Value.

Wachsende Unternehmen mit steigenden QM-Anforderungen schätzen die Skalierbarkeit durch zusätzliche Module. Ein Betrieb kann mit Basisfunktionen starten und bei Bedarf Risikomanagement, Auditmanagement oder branchenspezifische Module ergänzen. Die flexible Lizenzierung vermeidet Überinvestitionen in ungenutzten Funktionsumfang und ermöglicht eine bedarfsgerechte Erweiterung.

Dienstleister und produzierende Betriebe ohne hochspezialisierte Branchenanforderungen erhalten ein solides Allround-System für Qualitätsmanagement. Die Software deckt gängige Normen wie ISO 9001, ISO 14001 und ISO 45001 ab, bietet jedoch keine tiefgehenden Spezialfunktionen für hochregulierte Bereiche wie Pharma oder Luftfahrt.

Unternehmen mit begrenzten IT-Ressourcen benötigen keine dedizierte IT-Abteilung für Betrieb und Wartung. Die Cloud-Lösung erfordert keine lokale Infrastruktur, Updates erfolgen automatisch und der Support beantwortet technische Fragen praxisnah. Dies macht qmBase attraktiv für Organisationen, die sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren möchten statt auf Software-Administration.

Wichtige Auswahlkriterien

Prozesstiefe vs. Einfachheit: Prüfen Sie, ob die standardisierten Workflows Ihre spezifischen Prozesse abbilden können oder ob individuelle Anpassungen erforderlich sind.

Integrationsbedarf: Klären Sie im Vorfeld, welche Schnittstellen zu ERP, CRM oder Produktionssystemen notwendig sind – die API-Funktional