Lead-Erfassung & Verwaltung: Web-Formulare mit automatischer DSGVO-Einwilligung und Captcha-Schutz für rechtskonforme Lead-Generierung. E-Mail-Parsing erstellt automatisch Leads aus eingehenden E-Mails und ordnet diese bestehenden Kontakten zu. Die integrierte Dublettenprüfung verhindert Datendoppelungen durch intelligente Zusammenführung.
Prozessautomatisierung: No-Code-Workflow-Designer auf BPMN-Basis ermöglicht die Erstellung komplexer Lead-Routing-Prozesse ohne IT-Kenntnisse. Automatische Lead-Zuweisung erfolgt nach konfigurierbaren Regeln wie Region, Produktinteresse oder Lead-Score. Workflows für Eskalations-Management sorgen für rechtzeitige Nachfassungen bei verpassten Follow-Up-Terminen.
Pipeline-Management: Kanban-Pipeline-Ansicht visualisiert Lead-Stadien und Verkaufsphasen übersichtlich. Angebots- und Vertragsvorlagen mit mehrstufigen Freigabe-Workflows beschleunigen den Abschlussprozess. Forecasting und Conversion-Tracking liefern datenbasierte Prognosen nach Lead-Quellen.
Kommunikation & Integration: CTI-Integration ermöglicht direkte Anrufe aus dem CRM heraus mit automatischer Gesprächsprotokollierung. Die integrierte Groupware umfasst E-Mail-Client, Kalender und Kontakte ohne Drittanbieter-Abhängigkeit. Mobile Apps für iOS und Android unterstützen Außendienst-Mitarbeiter bei der Lead-Bearbeitung unterwegs.
Marketing-Automatisierung: Drip-Kampagnen-Modul mit E-Mail-Tracking für automatische Lead-Nurturing-Sequenzen. Newsletter-Integration mit Segmentierungsfunktionen für zielgruppenspezifische Kommunikation. Lead-Scoring mit individuell anpassbaren Bewertungskriterien für bessere Priorisierung.
Reporting & Analytics: Standard- und Ad-hoc-Reporting für Conversion-Raten, Lead-Quellen-Analyse und Verkaufs-KPIs. REST-API für Anbindung eigener Tools und fortgeschrittene Datenauswertungen. Benutzer- und Rechteverwaltung pro Abteilung für rollenbasierte Zugriffskontrolle.
Echter Hybrid-Betrieb aus einer Hand unterscheidet TecArt von vielen Wettbewerbern. Cloud- und On-Premise-Varianten sind technisch identisch entwickelt, wodurch Unternehmen flexibel zwischen beiden Modellen wechseln oder hybride Szenarien umsetzen können. Sensible Kundendaten können On-Premise verbleiben, während Standard-Funktionen über die Cloud bereitgestellt werden.
DSGVO-Konformität als Kernelement geht weit über nachträgliche Compliance-Maßnahmen hinaus. Das CRM-System wurde mit deutschem Rechenzentrum nach ISO-27001-Standard entwickelt und trägt das "Software Made in Germany"-Siegel. Datenschutzfunktionen sind tief in die Software integriert, nicht nur als oberflächliche Erweiterung.
Business Process Engine auf BPMN 2.0-Basis ermöglicht die Abbildung komplexer, abteilungsübergreifender Lead-Prozesse ohne Programmieraufwand. Unternehmen können mehrstufige Workflows mit technischer Prüfung, Bonitätschecks oder juristischen Freigaben realisieren, die über Standard-CRM-Automatisierung hinausgehen.
Integrierte Groupware ohne Fremdsystem-Abhängigkeit reduziert Medienbrüche in der Lead-Kommunikation erheblich. E-Mail-Client, Kalender und Kontakte sind nahtlos integriert, wodurch keine separaten Lizenzen für Outlook oder Exchange erforderlich sind und alle Lead-bezogenen Kommunikation zentral verfügbar bleibt.
Einschränkungen bei der BPMN-Engine: Die volle Ausschöpfung komplexer Workflow-Funktionen erfordert Prozess-Know-how oder externe Beratung, was Initial- und laufende Kosten erhöhen kann.
Vertriebsteams in KMU (50-500 Mitarbeiter) profitieren besonders von der flexiblen Prozessgestaltung und dem direkten deutschen Support. Diese Unternehmensgröße benötigt professionelle Lead-Management-Funktionen ohne Enterprise-Komplexität und kann die Vorteile der modularen Architektur voll ausschöpfen.
Datenschutz-sensible Unternehmen wie öffentliche Einrichtungen, Beratungsunternehmen oder Gesundheitsdienstleister finden in TecArt CRM eine Lösung, die strengste Compliance-Anforderungen erfüllt. Das deutsche Rechenzentrum und die tief integrierte DSGVO-Konformität bieten hier entscheidende Vorteile gegenüber US-amerikanischen Anbietern.
Unternehmen mit komplexen Vertriebsprozessen aus Branchen wie Maschinenbau, B2B-Services oder Projektgeschäft können durch die BPMN-Engine individuelle Workflows mit mehrstufigen Freigaben und Prüfungen abbilden. Die Standard-Automatisierung anderer CRM-Systeme würde hier nicht ausreichen.
IT-affine Mittelständler mit Integrationsbedarf schätzen die offene REST-API und die Möglichkeit, TecArt mit bestehenden ERP-Systemen, DATEV oder Branchensoftware zu verknüpfen. Die technische Flexibilität ermöglicht maßgeschneiderte Lösungen ohne Vendor-Lock-in.
Entscheidende Auswahlkriterien:
TecArt CRM basiert auf einer Java-Enterprise-Architektur, die sowohl für Cloud- als auch On-Premise-Deployment optimiert wurde. Die CRM-Software verfolgt einen modularen Ansatz, bei dem das Lead Management nahtlos mit CRM, ERP und Projektmanagement-Funktionen integriert ist. Diese Architektur ermöglicht es Unternehmen, mit grundlegenden Lead-Management-Funktionen zu beginnen und das System schrittweise zu erweitern.
Die BPMN 2.0-Engine bildet das technische Herzstück für die Automatisierung von Lead-Prozessen. Sie ermöglicht es, selbst komplexe mehrstufige Qualifizierungsverfahren ohne Programmieraufwand zu realisieren. Typische Anwendungsszenarien umfassen effiziente Lead-Verteilung nach Regionen, Eskalationsprozesse bei überfälligen Follow-Ups oder mehrstufige Freigabeverfahren für potenzielle Kunden.
Die Software richtet sich primär an den deutschen Mittelstand und öffentliche Einrichtungen, die professionelle Lead-Management-Funktionen mit höchsten Datenschutzstandards benötigen. Über 3.500 Unternehmen nutzen TecArt-Lösungen, hauptsächlich aus Branchen wie Maschinenbau, IT-Dienstleistungen und Beratung, wo komplexe B2B-Vertriebsprozesse Standard sind.
Die TecArt GmbH wurde im Jahr 2000 als inhabergeführtes Unternehmen mit Hauptsitz in Dresden gegründet und beschäftigt rund 60 Mitarbeiter. Das Unternehmen fokussiert sich bewusst auf den deutschen Markt und positioniert sich als Alternative zu internationalen CRM-Anbietern durch lokale Entwicklung und Support.
Entwicklung und Support erfolgen vollständig in Deutschland, was kurze Kommunikationswege und kulturell angepasste Lösungen ermöglicht. Die Firma verfolgt eine Strategie des organischen Wachstums und baut dabei auf langfristige Kundenbeziehungen statt schneller Expansion. Besonders hervorzuheben ist das zertifizierte Partnernetzwerk, das lokale Implementierung und Support in der DACH-Region gewährleistet.
Die technische Basis von TecArt CRM umfasst Java Enterprise Edition mit Tomcat als Applikationsserver und Unterstützung für PostgreSQL, MS SQL Server sowie MariaDB als Datenbanksystem. Die Vaadin-Framework-basierte Benutzeroberfläche gewährleistet responsive Darstellung auf verschiedenen Endgeräten ohne separate App-Entwicklung.
REST-API und Integrationen ermöglichen die Anbindung an bestehende Systemlandschaften. Standardkonnektoren existieren für DATEV, SAP Business One, verschiedene CTI-Systeme und E-Mail-Marketing-Tools. Die offene Architektur unterstützt auch individuelle Integrationen durch eigene Entwicklungsteams oder Systemintegratoren.
Sicherheitsfeatures umfassen OAuth2-basierte API-Authentifizierung, granulare Rechteverwaltung und vollständige Audit-Protokollierung aller Systemzugriffe. Bei Cloud-Hosting erfolgt die Bereitstellung über ISO-27001-zertifizierte Rechenzentren in Deutschland mit regelmäßigen externen Penetrationstests.
TecArt CRM verwendet ein nutzerbasiertes Lizenzierungsmodell mit unterschiedlichen Ansätzen für Cloud und On-Premise. Die Cloud-Version wird monatlich pro Nutzer abgerechnet, während On-Premise-Lizenzen einmalig erworben und durch jährliche Wartungsverträge ergänzt werden. Genaue Preise werden individuell kalkuliert und sind nicht öffentlich verfügbar.
Das modulare Pricing ermöglicht kostengünstigen Einstieg mit dem Basis-CRM-Modul und schrittweise Erweiterung um Lead Management, Marketing-Automatisierung oder ERP-Funktionen. Zusätzliche Kosten entstehen für Implementierungsberatung, Customizing und Schulungen. Bei komplexeren BPMN-Workflows können externe Beratungskosten hinzukommen.
On-Premise-Installationen erfordern zusätzlich interne IT-Ressourcen für Server-Administration, Backup und Updates, was die Total Cost of Ownership (TCO) gegenüber der Cloud-Version erhöhen kann. Das Preis-Leistungs-Verhältnis wird von bestehenden Kunden überwiegend als fair bewertet, insbesondere angesichts der hohen Anpassungsmöglichkeiten und des deutschen Supports.
Der Migrationsprozess beginnt typischerweise mit einem Daten-Assessment zur Bewertung der Altdatenqualität und Definition der Übernahmestrategie. TecArt bietet Standard-Importwerkzeuge für CSV/Excel sowie spezialisierte Konnektoren für gängige CRM-Systeme wie Salesforce oder HubSpot. Die durchschnittliche Projektdauer liegt bei 3-6 Monaten, abhängig vom Individualisierungsgrad.
Kritische Erfolgsfaktoren umfassen realistisches Erwartungsmanagement bezüglich der BPMN-Komplexität und frühzeitige Einbindung der Endnutzer in Design-Entscheidungen. Unternehmen sollten mit einem MVP (Minimal Viable Product) starten und Prozesse iterativ ausbauen, anstatt sofort komplexeste Workflows zu implementieren.
TecArt Academy bietet strukturierte Schulungsprogramme für Administratoren und Endnutzer, einschließlich Zertifizierungsmöglichkeiten. Der Herstellersupport umfasst mehrstufige SLAs (24h Standard, 4h Premium) und steht während der gesamten Implementierungsphase zur Verfügung. Change-Management-Unterstützung erfolgt primär über das Partnernetzwerk.
Vorteile:
Herausforderungen:
TecArt CRM hebt sich durch drei zentrale Differenzierungsmerkmale von der Konkurrenz ab. Erstens bietet die CRM-Software echte Hybrid-Flexibilität zwischen Cloud- und On-Premise-Hosting, wobei beide Varianten technisch identisch sind. Dies ermöglicht Unternehmen situative Entscheidungen ohne funktionale Einbußen. Zweitens integriert die BPMN 2.0-basierte Prozess-Engine Automatisierungsmöglichkeiten, die weit über Standard-Workflow-Editoren hinausgehen und komplexe, abteilungsübergreifende Lead-Prozesse ohne Programmieraufwand ermöglichen.
Der dritte wesentliche Unterschied liegt in der konsequenten DSGVO-Ausrichtung mit deutschem Rechenzentrum und "Software Made in Germany"-Zertifizierung. Während internationale Anbieter DSGVO-Konformität oft nachträglich implementieren, wurde TecArt von Grund auf für deutsche Datenschutzanforderungen entwickelt. Die integrierte Groupware eliminiert zusätzlich Medienbrüche zwischen CRM und E-Mail-Kommunikation, die bei anderen Lösungen durch separate Software entstehen.
Die Implementierungskosten von TecArt CRM setzen sich aus mehreren Komponenten zusammen, wobei die Gesamtkosten stark vom gewünschten Individualisierungsgrad abhängen. Basis-Implementierungen mit Standard-Konfiguration sind meist innerhalb weniger Wochen umsetzbar und erfordern primär Datenmigration sowie Anwender-Schulungen. Komplexere Projekte mit individuellen BPMN-Workflows, API-Integrationen oder umfangreichen Customizing-Anforderungen können mehrere Monate dauern und entsprechend höhere Beratungskosten verursachen.
Versteckte Kostenfaktoren umfassen oft die Datenbereinigung vor der Migration, da schlechte Altdatenqualität den Aufwand erheblich steigert. Bei On-Premise-Installationen entstehen zusätzlich Kosten für Server-Hardware, Backup-Infrastruktur und interne IT-Administration. Unternehmen sollten auch Schulungs- und Change-Management-Aufwände einplanen, da die Prozessflexibilität von TecArt bei unsachgemäßer Einführung zu Nutzer-Verwirrung führen kann. Die TCO über drei bis fünf Jahre sollte alle diese Faktoren berücksichtigen.
TecArt CRM eignet sich grundsätzlich für Unternehmen ab etwa zehn Mitarbeitern, jedoch sollten kleine Unternehmen ihre tatsächlichen Anforderungen kritisch bewerten. Die Stärken der CRM-Software – flexible Prozessautomatisierung und umfassende Anpassungsmöglichkeiten – kommen erst bei entsprechender Komplexität der Vertriebsprozesse zur Geltung. Für einfache Lead-Verwaltung ohne spezielle Workflow-Anforderungen können kostengünstigere Alternativen ausreichend sein.
Kleine Unternehmen profitieren besonders vom modularen Aufbau, der einen kostengünstigen Einstieg ermöglicht und schrittweise Erweiterung unterstützt. Die integrierte Groupware kann für kleinere Teams wertvoll sein, da separate E-Mail- und Kalender-Lizenzen entfallen. Jedoch sollten kleine Unternehmen berücksichtigen, dass die volle Ausschöpfung der BPMN-Engine oft externe Beratung erfordert, was die Gesamtkosten erhöht. Das deutsche Rechenzentrum und der direkte Support sind für datenschutzbewusste kleine Unternehmen klare Vorteile gegenüber internationalen Cloud-Lösungen.
Die Lead-Automatisierung in TecArt CRM basiert auf der integrierten BPMN 2.0-Prozess-Engine, die komplexe Geschäftsprozesse visuell modellieren und automatisch ausführen kann. Leads können automatisch nach konfigurierbaren Regeln wie geografischer Lage, Produktinteresse oder Lead-Score an zuständige Vertriebsmitarbeiter weitergeleitet werden. Eskalationsmechanismen greifen bei überfälligen Follow-Ups und leiten Leads an Vorgesetzte oder andere Teammitglieder weiter.
Die Automatisierung umfasst auch E-Mail-basierte Nurturing-Kampagnen mit zeitgesteuerten Drip-Sequenzen und verhaltensbasierten Triggern. Web-Formulare erstellen automatisch Leads mit DSGVO-konformer Einwilligung und führen Dublettenprüfungen durch. Lead-Scoring erfolgt basierend auf individuell definierten Kriterien und kann Trigger für weitere Automatisierungsschritte setzen. Die No-Code-Oberfläche ermöglicht es Fachanwendern, solche Prozesse ohne IT-Kenntnisse zu erstellen und anzupassen, wobei komplexere Szenarien durchaus BPMN-Grundkenntnisse erfordern können.
TecArt CRM bietet umfassende Integrationsmöglichkeiten über verschiedene Ansätze. Standard-Schnittstellen existieren für gängige deutsche Unternehmenssoftware wie DATEV für die Finanzbuchhaltung und verschiedene ERP-Systeme einschließlich SAP Business One. CTI-Integrationen ermöglichen die Anbindung an Telefonanlagen verschiedener Hersteller für automatische Anruf-Protokollierung und Click-to-Call-Funktionalität.
Die dokumentierte REST-API ermöglicht individuelle Integrationen mit praktisch allen modernen Geschäftsanwendungen. Typische Anwendungsfälle umfassen E-Commerce-Plattformen für automatischen Lead-Import, Marketing-Automation-Tools für Kampagnen-Synchronisation oder Projekt-Management-Software für nahtlose Übergaben vom Vertrieb zur Umsetzung. Die API unterstützt sowohl Echtzeit-Synchronisation als auch Batch-Import für größere Datenmengen. Bei komplexeren Integrationsanforderungen steht ein zertifiziertes Partnernetzwerk zur Verfügung, das spezialisierte Konnektoren entwickeln kann.
Bei TecArt CRM werden alle Daten standardmäßig in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland verarbeitet und gespeichert, was vollständige DSGVO-Konformität ohne zusätzliche Compliance-Maßnahmen gewährleistet. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich nach deutschem und europäischem Recht, ohne Übertragung in Drittstaaten. TecArt stellt umfassende Auftragsverarbeitungsverträge bereit und unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung von Betroffenenrechten wie Datenauskunft oder -löschung.
Unternehmen haben zusätzlich die Option des On-Premise-Hostings, wodurch alle Kundendaten vollständig unter eigener Kontrolle bleiben. Bei Cloud-Hosting implementiert TecArt mehrstufige Sicherheitsmaßnahmen einschließlich Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und vollständiger Audit-Protokollierung. Regelmäßige externe Penetrationstests und Sicherheits-Updates gewährleisten hohe Schutzstandards. Die integrierte Backup-Strategie und Notfallpläne sorgen für Datenverfügbarkeit auch bei technischen Störungen, wobei Kunden bei kritischen Anforderungen eigene Backup-Zyklen definieren können.
