Terminmanagement & Praxisorganisation: Digitaler Terminkalender mit automatischer Synchronisation zu iCal und Outlook, Verwaltung wiederkehrender Termine sowie spezieller Gruppentherapie-Sitzungen. Automatische Erinnerungen per SMS und E-Mail an Patienten reduzieren No-Shows, während die automatische Lückenmeldung freie Terminslots identifiziert und eine optimale Auslastung unterstützt.
Patientenverwaltung & Dokumentation: DSGVO-konforme digitale Patientenakten mit Feldverschlüsselung zum Schutz sensibler Gesundheitsdaten. Standardisierte Protokollvorlagen für verschiedene Therapieverfahren wie CBT, EMDR und Krisenintervention beschleunigen die Dokumentation. KI-gestützte Textvorschläge analysieren bisherige Behandlungsverläufe und bieten kontextbezogene Formulierungshilfen. Rollen- und Rechteverwaltung mit Zwei-Faktor-Authentifizierung sichert den Zugriff auf sensible Informationen ab.
Abrechnung & Finanzen: KV-zertifiziertes Abrechnungsmodul für EBM und GOÄ mit automatischen Vorschlägen für Leistungsziffern basierend auf dokumentierten Behandlungen. Direkter elektronischer Rechnungsversand an Patienten und Kostenträger sowie Honorarverwaltung mit Zahlungsüberwachung zur Liquiditätskontrolle.
Telemedizin & digitale Kommunikation: Integrierte Videotherapie mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nach TLS 1.3-Standard, automatische Generierung von Einwahllinks für Patienten ohne zusätzliche Registrierung. Sicheres Patientenportal für verschlüsselten Nachrichtenaustausch zwischen Terminen. Online-Fragebögen wie PHQ-9 oder GAD-7 mit direkter automatischer Auswertung und Verlaufsdokumentation.
Analyse & Praxiscontrolling: Behandlungsstatistiken zur Auslastungsanalyse und Auswertung von Therapieverläufen. Export-Funktionen in CSV- und PDF-Format ermöglichen weiterführende Analysen mit externen Tools. Nachverfolgung therapeutischer Fortschritte anhand standardisierter Assessments.
Mobile Nutzung & Flexibilität: Native Apps für iOS und Android mit Zugriff auf Terminkalender, Kurznachrichten und Patientenstammdaten. Browser-basierte Nutzung ohne lokale Installation auf allen gängigen Betriebssystemen.
Einzige KV-zertifizierte Komplettlösung mit integrierter Telemedizin im deutschen Psychotherapie-Markt kombiniert ein von Landes-KVen abgenommenes Abrechnungsmodul mit nativ integrierter, verschlüsselter Videotherapie. Diese Kombination eliminiert die Notwendigkeit, separate Telemedizin-Plattformen zu abonnieren und deren Schnittstellen zu anderen Praxissystemen zu managen. Praxen sparen sich damit nicht nur zusätzliche Lizenzkosten, sondern reduzieren auch den Aufwand für Datenpflege in mehreren Systemen erheblich. Die nahtlose Integration ermöglicht es, Videotherapie-Termine direkt aus dem Kalender heraus zu starten und die Sitzung automatisch im Behandlungsverlauf zu dokumentieren.
KI-gestützte Dokumentationsassistenz wurde spezifisch für psychotherapeutische Prozesse entwickelt und bietet kontextbezogene Textvorschläge basierend auf dem gewählten Therapieverfahren und bisherigen Behandlungsdaten. Im Gegensatz zu allgemeinen Textbaustein-Systemen analysiert die KI den bisherigen Therapieverlauf und schlägt fachlich passende Formulierungen vor, die sich an etablierten Dokumentationsstandards orientieren. Dies beschleunigt die Protokollerstellung nach Sitzungen deutlich und verbessert gleichzeitig die Qualität der Dokumentation durch konsistente, fachlich korrekte Formulierungen. Die Technologie lernt dabei aus den Bearbeitungen des Therapeuten und passt ihre Vorschläge kontinuierlich an individuelle Dokumentationsstile an.
Konsequent psychotherapie-spezifische Ausrichtung prägt jede Funktion der Software – von den Protokollvorlagen über die Abrechnungslogik bis zur Patientenkommunikation. Im Unterschied zu Allround-Praxisverwaltungssystemen, die für verschiedene medizinische Fachrichtungen konzipiert wurden, eliminiert VIA unnötige Komplexität durch Fokussierung auf therapeutische Workflows. Das zeigt sich beispielsweise in der Terminverwaltung, die Besonderheiten wie Probatorik, Gruppentherapie und die spezifischen Frequenzen psychotherapeutischer Behandlung abbildet, oder in den Abrechnungsmodulen, die ausschließlich für psychotherapeutische Leistungsziffern optimiert wurden.
Modulare Kostenstruktur ermöglicht die individuelle Lizenzierung einzelner Bausteine wie Telemedizin, erweitertes Reporting oder spezialisierte Abrechnungsfunktionen. Praxen zahlen nur für tatsächlich genutzte Funktionen und können die Software mit wachsenden Anforderungen schrittweise erweitern, ohne von Beginn an in Komplett-Pakete investieren zu müssen.
Einschränkungen betreffen insbesondere die Skalierbarkeit: Die Software ist derzeit auf maximal 20 gleichzeitige Nutzer pro Mandant begrenzt, was sie für sehr große Therapiezentren oder Institutseinrichtungen mit mehr als 20 Therapeuten ungeeignet macht. Zudem befinden sich die Reporting-Funktionen noch im Ausbau und bieten derzeit weniger analytische Tiefe als spezialisierte Controlling-Tools. Die vergleichsweise junge Unternehmensgeschichte seit 2021 sollte bei der Bewertung der Langfrist-Planungssicherheit berücksichtigt werden.
Einzelpraxen und kleine Praxisgemeinschaften mit 1-3 Therapeuten profitieren maximal von der intuitiven Bedienung und der deutlichen Zeitersparnis bei administrativen Aufgaben. Die überschaubare Komplexität ermöglicht einen schnellen Einstieg ohne umfangreichen Schulungsaufwand, während die modulare Preisgestaltung die Kosten im Rahmen hält. Gerade Praxen, die bisher mit heterogenen Lösungen oder teilweise analogen Prozessen arbeiten, gewinnen durch die integrierte Plattform erheblich an Effizienz. Die KI-gestützte Dokumentation reduziert den Nach-Sitzungs-Aufwand spürbar, sodass mehr Zeit für die eigentliche therapeutische Arbeit verbleibt.
Gruppenpraxen mit 4-10 Therapeuten nutzen die zentrale Patientenverwaltung, das differenzierte Rollen-Rechtesystem und die gemeinsame Kalenderverwaltung optimal aus. Die KV-zertifizierte Abrechnung mit automatischen Leistungsvorschlägen und die integrierten Workflow-Automatisierungen reduzieren den Verwaltungsaufwand spürbar, während mehrere Therapeuten gleichzeitig auf verschiedene Patientenakten zugreifen können. Die gemeinsame Plattform vereinfacht die Urlaubsvertretung und den Austausch bei gemeinsam betreuten Patienten erheblich.
Praxen mit Telemedizin-Schwerpunkt oder digitalem Beratungsangebot finden in der nativen Integration ohne Drittanbieter-Abhängigkeit eine ideale Lösung. Die verschlüsselte Videofunktion mit automatischer Link-Generierung und das Patientenportal mit Online-Fragebögen ermöglichen einen professionellen digitalen Praxisbetrieb ohne Medienbrüche. Therapeuten können direkt aus dem Kalender heraus Videositzungen starten und diese automatisch in der Behandlungsdokumentation erfassen lassen, während Patienten ohne zusätzliche Registrierungen oder Software-Installationen teilnehmen können.
Psychotherapeutische Institutsambulanzen mit bis zu 20 Mitarbeitern benötigen die Compliance-Sicherheit der KV-Zertifizierung und profitieren vom strukturierten Dokumentationssystem mit standardisierten Vorlagen für verschiedene Therapieverfahren. Das Reporting unterstützt die interne Qualitätssicherung und die Dokumentation gegenüber Kostenträgern, während die Rollen- und Rechteverwaltung die komplexeren Zugriffsstrukturen größerer Einrichtungen abbildet.
Entscheidende Auswahlkriterien:
KV-Zertifizierung und Datenschutz-Nachweise: Die konkrete KV-Abnahme und der Status der ISO-27001-Zertifizierung sollten vorab verifiziert werden, da diese Ihr Haftungsrisiko bei Abrechnung und Datenschutz erheblich minimieren. Fragen Sie nach konkreten Zertifikatsnummern und Audit-Daten.
Integrationsfähigkeit in bestehende IT-Landschaft: Klären Sie vorab, ob bereits genutzte Systeme wie Kalendersoftware oder bestehende Verwaltungslösungen über die REST- und HL7-FHIR-Schnittstellen angebunden werden können. Der Status der Telematikinfrastruktur-Anbindung für elektronische Patientenakte und E-Rezept sollte konkret beim Anbieter erfragt werden, da hierzu noch Informationslücken bestehen.
Skalierbarkeit und Wachstumsperspektive: Wenn mittelfristig mehr als 20 Mitarbeiter in Ihrer Einrichtung tätig sein könnten, sollten Sie die Roadmap zur Aufhebung dieser Grenze beim Anbieter erfragen oder alternative Lösungen für größere Strukturen in Betracht ziehen.
Unternehmensstabilität und Support-Qualität: Als junges Unternehmen seit 2021 mit etwa 15 Mitarbeitern sollten Support-SLAs vertraglich fixiert und Referenzen zur tatsächlichen Support-Qualität eingeholt werden. Informationen zu Finanzierungsrunden oder Investoren geben Aufschluss über die Langfrist-Stabilität.
Technologisch moderne Cloud-Plattform bildet die Basis von VIA und ermöglicht den Zugriff über aktuelle Webbrowser ohne lokale Software-Installation. Die cloud-native Microservice-Architektur auf AWS-Basis gewährleistet hohe Verfügbarkeit und ermöglicht schnelle Feature-Updates im Quartalsrhythmus. Therapeuten können von jedem Gerät mit Internetzugang auf die Software zugreifen – sei es vom Praxis-PC, dem Laptop im Homeoffice oder über mobile Apps während der Fahrt zum Hausbesuch. Diese Flexibilität entspricht den modernen Arbeitsweisen in der ambulanten Psychotherapie, wo hybride Behandlungsformate zunehmend wichtiger werden.
Sicherheitsarchitektur auf Banken-Niveau schützt die besonders sensiblen psychotherapeutischen Behandlungsdaten durch mehrschichtige Verschlüsselung. AES-256-Verschlüsselung bei der Speicherung und TLS 1.3-Standard bei der Datenübertragung entsprechen höchsten Sicherheitsanforderungen. Das Hosting erfolgt ausschließlich in deutschen AWS-Rechenzentren in Frankfurt, was vollständige DSGVO-Konformität gewährleistet. Die ISO-27001-Vorbereitung mit regelmäßigen externen Audits zeigt die Ernsthaftigkeit des Sicherheitskonzepts, wobei der genaue Zertifizierungsstatus beim Anbieter erfragt werden sollte.
Die Software wurde von Anfang an ausschließlich für psychotherapeutische Versorgung konzipiert und nicht aus allgemeiner Praxissoftware adaptiert. Dies zeigt sich in Details wie der Terminverwaltung, die probatorische Sitzungen, Anträge und Bewilligungen strukturiert abbildet, oder in den Dokumentationsvorlagen, die sich an den Anforderungen verschiedener Psychotherapie-Richtlinien orientieren. Offene Integrationsmöglichkeiten über REST-API und HL7-FHIR-Schnittstellen ermöglichen die Anbindung an andere Systeme, wobei die Liste konkreter Integrationspartner beim Anbieter erfragt werden sollte.
Junges spezialisiertes Technologieunternehmen mit Sitz in Berlin wurde 2021 gegründet und beschäftigt etwa 15 Fachleute aus Softwareentwicklung, Support und Qualitätsmanagement. Der ausschließliche Fokus auf psychotherapeutische Versorgung unterscheidet VIA von Anbietern, die verschiedene medizinische Fachrichtungen bedienen. Die Entwicklungsphilosophie setzt auf agile Methoden mit quartalsweisen Updates, transparenten Release-Notes und enge Zusammenarbeit mit Early Adopters in regelmäßigen Anwenderforen. Eine Kooperation mit der Fachhochschule Gesundheit Berlin unterstützt die praxisnahe Innovation.
Als Start-up mit 15 Mitarbeitern fehlt VIA die finanzielle Absicherung und Marktpräsenz etablierter Anbieter. Für langfristige Planungssicherheit sollten Interessenten nach Informationen zu Finanzierungsrunden, Investoren und aktueller Kundenzahl fragen. Die konkrete Anzahl der Praxen, die VIA tatsächlich nutzen, sowie öffentlich zugängliche Case Studies oder unabhängige Bewertungen auf Plattformen wie Capterra würden zusätzliche Orientierung bieten.
Minimale Systemanforderungen ermöglichen den Einsatz auf nahezu jeder modernen Hardware. Benötigt wird lediglich ein aktueller Webbrowser wie Chrome, Firefox, Edge oder Safari sowie eine stabile Internetverbindung mit mindestens 6 Mbit/s für Videotherapie-Sitzungen. Die browserbasierte Cloud-Lösung erfordert keine lokale Software-Installation oder spezielle IT-Infrastruktur, was die Einrichtung erheblich vereinfacht und Wartungsaufwände minimiert. Updates werden automatisch eingespielt, ohne dass Praxen aktiv werden müssen.
HL7-FHIR-Standard für den Gesundheitsdatenaustausch ermöglicht die Interoperabilität mit anderen Einrichtungen und Systemen im Gesundheitswesen. Die REST-API erlaubt individuelle Integrationen und Anbindungen an bestehende Praxisverwaltungssysteme, wobei die Qualität der API-Dokumentation und konkrete Integrationspartner beim Anbieter erfragt werden sollten. OAuth2-Authentifizierung sichert API-Zugriffe zusätzlich ab.
Die Telematikinfrastruktur-Anbindung für elektronische Patientenakte und E-Rezept stellt eine kritische Informationslücke dar. Ein geplanter On-Premise-Connector für Q3/2025 deutet auf TI-Anbindungspläne hin, doch konkrete Zeitpläne für ePA und eRezept-Integration sollten direkt beim Anbieter erfragt werden, da diese für die Zukunftssicherheit der Investition entscheidend sind. Die Microservice-Architektur ermöglicht grundsätzlich schnelle Anpassungen an regulatorische Anforderungen.
Transparente SaaS-Preisgestaltung beginnt beim Grundpaket ab etwa 49 € pro Monat und Nutzer und umfasst die Kernfunktionen für Terminverwaltung, Patientenakten, Dokumentation und Basisabrechnung. Diese monatliche Gebühr enthält Updates, Wartung und Standard-Support, sodass keine versteckten Kosten für Software-Pflege entstehen. Add-ons wie die Telemedizin-Funktionalität, erweitertes Reporting oder Premium-Support können als Aufpreis hinzugebucht werden, wobei die genauen Staffelpreise und Kosten für einzelne Module beim Anbieter erfragt werden sollten.
Einmalige Implementierungskosten variieren je nach Praxisgröße und Komplexität der Altdaten. Für Einzelpraxen liegen typische Kosten für Datenmigration und Ersteinrichtung zwischen 500 und 2.000 €. Im Grundpaket sind drei zweistündige Schulungs-Webinare sowie Video-Tutorials enthalten. Der Projektleiter-Aufwand in der Praxis beträgt etwa 20% eines Vollzeitäquivalents über 2-4 Wochen für Koordination, Datenvorbereitung und Team-Einführung.
ROI-Betrachtung über drei Jahre zeigt bei geschätzter Zeitersparnis von 30% im Administrationsbereich eine Amortisierung innerhalb von 3-6 Monaten für Einzelpraxen. Bei durchschnittlich 10 Stunden Verwaltungsaufwand pro Woche entspricht dies etwa 3 Stunden eingesparter Zeit wöchentlich, die für therapeutische Tätigkeit oder Lebensqualität genutzt werden kann. Die Total Cost of Ownership über drei Jahre liegt für eine Einzelpraxis bei etwa 2.800 bis 3.500 € inklusive Migration und laufender Lizenzkosten. Für Gruppenpraxen mit mehreren Therapeuten fällt die Amortisierung noch günstiger aus, da Synergieeffekte bei gemeinsamen Prozessen wie Abrechnung und Patientenverwaltung stärker zum Tragen kommen.
Realistischer Zeitplan für Einzelpraxen umfasst 2-4 Wochen Einrichtung und 1-2 Wochen Einarbeitungsphase, in der sich Therapeuten mit den neuen Workflows vertraut machen. Gruppenpraxen mit 5-10 Therapeuten sollten 4-8 Wochen für das Setup und 2-4 Wochen für Team-Schulungen einplanen. Die Datenmigration erfordert bei größeren Altdatenbeständen zusätzlich 1-2 Wochen, abhängig von der Qualität und Struktur der Ausgangsdaten.
Qualität der Altdaten entscheidet maßgeblich über den Automatisierungsgrad der Migration. Etwa 50% der Datenübertragung aus CSV- oder Excel-Formaten lässt sich automatisieren, während der Rest manueller Nachbearbeitung bedarf – insbesondere bei heterogen strukturierten oder unvollständigen Datensätzen. Eine Pilotphase mit Testmandant über 2-4 Wochen Parallelbetrieb wird dringend empfohlen, um Workflows zu testen und das Team schrittweise umzustellen, ohne den laufenden Praxisbetrieb zu gefährden.
Kritische Erfolgsfaktoren für einen reibungslosen Umstieg sind feste Ansprechpartner auf beiden Seiten für professionelles Projektmanagement und realistische Erwartungen an den Change-Management-Prozess. Typische Stolpersteine umfassen Widerstand gegen Prozessänderungen im Team, der durch frühzeitige Einbindung und transparente Kommunikation der Vorteile adressiert werden sollte. Unterschätzte Anforderungen an stabile Internet-Infrastruktur können den Betrieb beeinträchtigen, weshalb die Bandbreite vorab geprüft werden sollte – insbesondere wenn mehrere Therapeuten gleichzeitig Videotherapie durchführen möchten.
Vorteile:
Deutliche Zeitersparnis bei Administration: Die Kombination aus Automatisierungen, KI-gestützter Dokumentation und integrierten Workflows reduziert den Verwaltungsaufwand um geschätzte 30%, was bei 10 Stunden Administration pro Woche etwa 3 Stunden wöchentlich entspricht.
Rechtssicherheit ohne eigenen Aufwand: KV-Zertifizierung und DSGVO-Konformität sind systemseitig etabliert und werden durch regelmäßige Audits aufrechterhalten, sodass Praxen diese nicht selbst aufwendig implementieren und überwachen müssen.
All-in-One-Plattform ohne Drittanbieter-Abhängigkeiten: Von Abrechnung über Videotherapie bis zum Patientenportal stammt alles aus einer Hand mit einheitlicher Benutzeroberfläche, was Medienbrüche eliminiert und Schulungsaufwände reduziert.
Psychotherapie-spezifische Optimierung: Jede Funktion wurde ausschließlich für therapeutische Workflows konzipiert, was unnötige Komplexität vermeidet und die Bedienung intuitiver macht als bei Allround-Praxissoftware.
Ortsunabhängiger Zugriff: Die Cloud-Architekur ermöglicht Arbeit von zu Hause, in Zweigpraxen oder unterwegs mit mobilen Apps, was hybride Arbeitsmodelle und flexible Praxisorganisation unterstützt.
Transparente modulare Preisgestaltung: Individuelle Lizenzierung einzelner Funktionen ermöglicht kostenoptimierte Einstiegsinvestitionen und schrittweise Erweiterung nach tatsächlichem Bedarf.
Herausforderungen:
Skalierungsgrenze bei 20 Nutzern: Für größere Therapiezentren oder Institutseinrichtungen mit mehr als 20 Therapeuten ist die Software derzeit nicht geeignet, wobei die Roadmap zur Aufhebung dieser Grenze beim Anbieter erfragt werden sollte.
Junges Unternehmen mit begrenzter Marktpräsenz: Die Gründung 2021 mit 15 Mitarbeitern bietet weniger Langfrist-Sicherheit als etablierte Anbieter, weshalb Finanzstabilität und Kundenzahl geprüft werden sollten.
Reporting-Funktionen noch ausbaufähig: Für anspruchsvolles Praxis-Controlling fehlen derzeit analytische Tiefe und Individualisierungsmöglichkeiten gegenüber spezialisierten Controlling-Tools.
TI-Anbindung noch unklar: Der konkrete Status und Zeitplan für elektronische Patientenakte und E-Rezept-Integration sollte vor Vertragsabschluss geklärt werden, da dies die Zukunftssicherheit der Investition betrifft.
Internetabhängigkeit: Als reine Cloud-Lösung ist VIA vollständig auf stabile Internetverbindung angewiesen, was bei Verbindungsproblemen den Praxisbetrieb beeinträchtigen kann.
Datenmigration teilweise manuell: Nur etwa 50% der Altdaten lassen sich automatisiert übertragen, der Rest erfordert manuelle Nachbearbeitung, was zusätzlichen Aufwand bedeutet.
Die moderne Microservice-Architektur ermöglicht grundsätzlich schnelle Anpassungen an regulatorische Anforderungen. Der geplante On-Premise-Connector für Q3/2025 deutet auf TI-Anbindungspläne hin. Konkrete Zeitpläne für die Integration von elektronischer Patientenakte und E-Rezept sollten jedoch direkt beim Anbieter erfragt werden, da hierzu noch Informationslücken bestehen. Eine vertragliche Zusicherung von TI-Roadmap-Meilensteinen kann zusätzliche Sicherheit schaffen.
Datenexport ist grundsätzlich möglich, jedoch sollten Qualität, Vollständigkeit und Formate vorab vertraglich geklärt werden. Der Import von CSV- oder Excel-Dateien in andere Systeme ist zu etwa 50% automatisiert, rechnen Sie mit manuellem Nachbearbeitungsaufwand für den Rest. Besonders wichtig sind Vereinbarungen zur Aufbewahrungsfrist Ihrer Daten nach Vertragsende, da Sie als Praxisinhaber zur zehnjährigen Archivierung therapeutischer Dokumentation verpflichtet sind.
Die Reaktionszeit unter 24 Stunden bei Support-Anfragen ist zugesagt, aber konkrete Service Level Agreements für verschiedene Prioritätsstufen sollten im Vertrag festgehalten werden. Für geschäftskritische Ausfälle könnte ein Premium-Support mit Reaktionszeiten unter 4 Stunden sinnvoll sein. Fragen Sie nach Referenzen zur tatsächlichen Support-Qualität von Bestandskunden und prüfen Sie, ob telefonischer Support oder nur E-Mail-/Ticket-System verfügbar ist.
Das Rollen- und Rechtesystem ermöglicht differenzierten Zugriff auf Patientenakten, wobei Schreibzugriffe üblicherweise gesperrt sind, wenn ein anderer Nutzer die Akte geöffnet hat, um Datenkonflikte zu vermeiden. Für Urlaubsvertretungen und Co-Therapeuten-Modelle sind entsprechende Freigaben konfigurierbar. Die genauen Mechanismen zur Konfliktlösung bei gleichzeitigen Zugriffen sollten beim Anbieter erfragt werden.
Das Hosting in deutschen AWS-Rechenzentren und die DSGVO-konforme Architektur erfüllen reguläre Anforderungen ambulanter Psychotherapie. Für Einrichtungen mit besonders sensiblen Klientengruppen oder speziellen Auflagen könnte der für Q3/2025 geplante On-Premise-Connector relevant sein, der lokale Datenhaltung ermöglichen soll. Die ISO-27001-Vorbereitung mit externen Audits sollte durch Einsicht in aktuelle Audit-Berichte verifiziert werden.
Die REST-API und HL7-FHIR-Schnittstellen ermöglichen grundsätzlich Integrationen, jedoch sollte vorab geklärt werden, welche konkreten Abrechnungsstellen oder Labore bereits angebunden sind. Eine Liste verifizierter Integrationspartner und deren Implementierungsaufwand sollten beim Anbieter erfragt werden. Für individuelle Integrationen ist die Qualität und Vollständigkeit der API-Dokumentation entscheidend.
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