Kanban + Dashboard für Psychotherapeuten
Sie haben heute sechs Klienten-Termine. Um 7:30 Uhr: Eine E-Mail vom Hausarzt eines Klienten mit einer Rückfrage zur Medikation, eine WhatsApp vom letzten Klienten mit einem Durchbruch-Update, eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter von einem unbekannten neuen Klienten, eine ausstehende Rechnung der KV und die dringende Notwendigkeit, für einen Klienten bei der Kasse nachzuhaken. Keine Ahnung, bei welchem Klienten welche Dokumentation ansteht. Wann Sie überhaupt Zeit finden, all diese Rückmeldungen zu verarbeiten, ist völlig unklar. Ihre Notizen sind über drei Orte verteilt.
Das Problem: Ihre Aufgaben, Klienteninformationen und administrativen To-Dos leben in fünf verschiedenen Welten. E-Mail, WhatsApp, Anrufbeantworter, Praxissoftware, Notizbuch. Jeden Morgen 15 bis 20 Minuten nur fürs Sortieren und die Angst, etwas zu vergessen oder zu übersehen.
Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein System-Problem. Jede Informationsquelle hat ihre eigene Logik – und Sie sind der Übersetzer dazwischen. Das kostet Sie nicht nur Zeit, sondern mentale Energie. Die hohe Verantwortung in der therapeutischen Arbeit macht diese Zersplitterung besonders belastend, denn präzise Kommunikation und lückenlose Dokumentation sind existenziell.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools in einem Unternehmen – egal ob Sie allein arbeiten oder Teammitglieder haben – ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben – persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung – Verknüpfung zwischen Aufgaben, Projekten, Dokumenten
- Geräte-unabhängig – identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick – Sie sehen sofort, was heute wichtig ist B. Direkter Zugriff – Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung – Alle Programme und Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen – egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung – dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für Psychotherapeuten:
- Terminvorbereitungen prüfen – täglich 8:30 Uhr, damit alle Klientendaten und relevanten Notizen für die anstehenden Sitzungen parat sind
- Offene Kommunikation klären – täglich 10:00 Uhr zwischen den Sitzungen, um E-Mails, Anrufbeantworter-Nachrichten und WhatsApps proaktiv zu bearbeiten
- Dokumentation und Nachbereitung – täglich 17:00 Uhr, damit Sitzungsdokumentation zeitnah abgeschlossen wird und wichtige Details nicht verloren gehen
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab – nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich "Leben retten", wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung.
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen, wenn Sie sie im Kopf haben. Aber den Überblick bewahren über laufende Projekte und administrative Vorgänge, die nicht vergessen werden dürfen.
Beispiele für Psychotherapeuten:
- Neue Anfragen: Klientin Musterfrau – Erstkontakt E-Mail beantworten
- In Bearbeitung: Herr Schmidt – Bericht an Hausarzt erstellen, anonymisiert
- Warten auf: Rezeptanfrage an Dr. Mustermann für Klient Meier
💡 Tipp für Entscheider:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status.
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für Psychotherapeuten:
- Praxissoftware wie Medistar – Verlinkt aus Notion, sodass ein Klick auf den Klienten-Datensatz im Dashboard die Praxissoftware direkt beim richtigen Klienten öffnet
- E-Mail-Postfach eingebunden – Aktuelle ungelesene E-Mails und dringende Anfragen direkt im Dashboard sehen, ohne Programmwechsel
- Online-Terminkalender – Tages- und Wochenübersicht der Termine auf einen Blick, damit Sie Ihren Blockplan immer im Blick haben
Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Angebote erstellen – Direkt im System, mit Vorlagen
- E-Mail-Postfach einbinden – Im Dashboard-Frame sichtbar
- Seiten teilen – Mit Kunden oder Mitarbeitern live zusammenarbeiten
- Aufgabenverwaltung – Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
- Übersichten & Reports – Automatisch generiert aus Datenbanken
- Tabellen einbinden – Auch als eingebetteter Frame wie Excel oder Google Sheets
- Dokumente einbinden – PDFs, Verträge, Pläne direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren – Automatisierte Daten-Synchronisation
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.
Für Psychotherapeuten:
Notion ersetzt nicht Ihre zertifizierte Praxissoftware wie PVS, Medistar oder CGM. Es ist auch kein digitales Patientenaktensystem, das den strengen Datenschutzanforderungen an die Klientenakte gerecht wird.
Aber: Sie können klienten-bezogene administrative Aufgaben abbilden. Sie können interne Notizen ohne direkten Klienten-Bezug organisieren. Sie können einen To-Do-Manager für die Praxisverwaltung aufbauen und eine Kommunikationszentrale schaffen. Notion kann als Cockpit dienen, das auf Ihre spezialisierte Fachsoftware verlinkt.
Die Frage ist: Wieviel administrative manuelle Koordination gibt es zwischen Ihren Systemen, die Sie über eine zentrale Oberfläche zusammenführen könnten? Wenn Ihre mentale Last durch das Jonglieren von Tools hoch ist, lohnt sich der Aufbau.
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Psychotherapeuten
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard mit Mein Fokus, Hauptziele und Klarheit
- Setup-Anleitung als 5-Minuten-Video
- Profession-spezifische Anpassungen für Psychotherapeuten
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen sinnvoll sind
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort nach Verfügbarkeit