appointmed | Software für Psychotherapeuten | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Terminverwaltung & Patientenkontakt: Intelligentes Terminmanagement mit zentralem Kalender, automatischer Ressourcensteuerung für Behandlungsräume und Therapeuten, speziell konfiguriert für psychotherapeutische Sitzungsformate. 24/7 Online-Terminbuchung über Website-Widget ermöglicht selbstständige Patientenbuchungen und reduziert den Telefonaufwand nachweislich um bis zu 40 Prozent. Automatisierte Erinnerungen per E-Mail und SMS senken No-Show-Raten um bis zu 30 Prozent. Wartelisten- und Recall-Management mit automatischen Benachrichtigungen bei freien Terminen strukturiert die Vergabe knapper Therapieplätze.

Kommunikation & Videotherapie: DSGVO-konformer Messenger für sichere Kurznachrichten, Befundübermittlung und Dokumentenaustausch zwischen Therapeut und Patient. Integrierte Videosprechstunde als browser-basierte, verschlüsselte Videotherapie ohne Drittsoftware, direkt nach EBM und GOÄ abrechenbar. Mobile Apps für iOS und Android bieten vollwertigen Zugriff für ortsunabhängiges Arbeiten.

Abrechnung & Dokumentation: GOÄ/EBM-Abrechnungsmodul speziell auf Psychotherapie-Ziffern abgestimmt mit integrierter Fall- und Leistungsübersicht. Digitale Patientenakte mit Basis-Dokumentation, Verlaufsnotizen und PDF-Export-Funktion. Online-Zahlungsoptionen über Kreditkarten- und SEPA-Integration für private Abrechnungen.

Praxisorganisation: Mehrpraxis- und Team-Funktionen durch Mandantenfähigkeit mit gemeinsamen Ressourcenpools für Praxisverbünde. Rollenbasierte Rechteverwaltung mit granularer Zugriffssteuerung nach Funktion (Administrator, Therapeut, Sekretariat). Praxis-Controlling mit Auslastungsstatistiken, Umsatzberichten und Kennzahlen zur Praxissteuerung. PVS-Schnittstellen über REST-API für Anbindung an Praxisverwaltungssysteme wie MediStar oder TurboMed.

Besonderheiten für Psychotherapeuten: Gruppensitzungs-Management mit vorkonfigurierten Vorlagen für Gruppentherapie und Mehrfach-Teilnehmerverwaltung. Sitzungsdauer-Presets mit fertigen Zeitformaten (25/50/100 Minuten) gemäß psychotherapeutischen Standards.

🟨 Besonderheiten – Was macht appointmed einzigartig?

100 Prozent Cloud-First ohne lokale Installation charakterisiert die technische Grundkonzeption von appointmed. Die Software ist von Grund auf als Cloud-Lösung entwickelt worden, nicht nachträglich portiert. Diese Architektur eliminiert Serverwartung, lokale Backups und manuelle Updates vollständig. Die Microservices-Architektur auf Kubernetes-Basis garantiert hohe Skalierbarkeit und Ausfallsicherheit. Therapeuten können von zu Hause, aus der Praxis oder unterwegs nahtlos arbeiten – besonders vorteilhaft für Hybrid-Arbeitsmodelle und mehrere Praxisstandorte.

Integrierte, KV-abrechenbare Videotherapie unterscheidet appointmed von vielen Wettbewerbern, die auf externe Videoplattformen setzen. Die native, zertifizierte Videosprechstunde erfordert keine zusätzlichen Abonnements oder Drittanbieter-Accounts. Der Workflow von Terminbuchung über Videositzung bis zur Abrechnung bleibt innerhalb eines Systems. Patienten erhalten Video-Links automatisch, Sitzungen werden direkt dokumentiert und nach EBM oder GOÄ abgerechnet. Dies spart Zeit und vermeidet Medienbrüche zwischen verschiedenen Plattformen.

Spezialisierung auf Psychotherapie-Workflows zeigt sich in der konsequenten Ausrichtung auf therapeutische Arbeitsprozesse. Während klassische Praxissoftware für alle Facharztgruppen konzipiert ist, berücksichtigt appointmed spezifische Anforderungen der Psychotherapie: vorkonfigurierte Sitzungsformate für Erstgespräche, probatorische Sitzungen sowie Einzel- und Gruppensitzungen, spezialisierte Abrechnungsziffern und therapiespezifische Dokumentationsfelder. Die Software erfordert keine langwierige Anpassung an den Fachbereich.

API-First-Philosophie mit offener Schnittstelle bildet das architektonische Fundament. Die moderne REST-API ist nicht nachträglich aufgesetzt, sondern von Anfang an für Integrationen konzipiert. Die Dokumentation ermöglicht flexible Anbindungen an bestehende Praxisverwaltungssysteme, zukünftige Erweiterungen wie den geplanten Zapier-Connector 2025 und individuelle Anpassungen ohne Vendor-Lock-in.

Einschränkungen: Die Cloud-Abhängigkeit bedeutet, dass bei Internetausfall kein Zugriff auf das System möglich ist – eine stabile Verbindung ist zwingend erforderlich. Intensive Nutzung der SMS-Erinnerungsfunktion kann spürbare monatliche Zusatzkosten verursachen. Die TI-Anbindung (ePA, KIM) ist aktuell nicht nativ integriert, was bei zunehmendem regulatorischem Druck auf TI-Nutzung potenziell einschränkend wirken könnte.

🟩 Empfehlung – Wer sollte appointmed wählen?

Solo- und Kleinpraxen mit ein bis fünf Therapeuten bilden die Kernzielgruppe von appointmed. Niedergelassene Psychotherapeuten in Einzelpraxen oder kleinen Gemeinschaftspraxen profitieren von der schnellen Implementierung innerhalb von ein bis drei Tagen, dem geringen Schulungsaufwand und der intuitiven Bedienung. Die monatliche Lizenzstruktur zwischen 39 und 49 Euro pro Therapeut bleibt überschaubar, während die Zeitersparnis durch Automatisierung sofort spürbar wird. Besonders geeignet ist die Software für Praxen, die schlanke Prozesse etablieren möchten ohne übermäßige Komplexität.

Digital-affine Praxen mit Videotherapie-Bedarf finden in appointmed eine integrierte Komplettlösung für moderne Arbeitsmodelle. Therapeuten, die Hybrid-Sprechstunden anbieten, flexible Arbeitszeiten praktizieren und Videotherapie fest etabliert haben, profitieren von der nahtlosen Integration von Präsenz- und Online-Terminen in einem System. Die native Videosprechstunde ohne Drittsoftware macht appointmed zur ersten Wahl für Praxen, die digitale Behandlungsformate ausbauen möchten.

Neu-Niedergelassene und Praxisgründer erhalten mit appointmed ein modernes System ohne Legacy-Ballast. Wer eine Praxis aufbaut und von Anfang an digitale, schlanke Prozesse etablieren möchte, profitiert von der geringen Anfangsinvestition, dem Verzicht auf Server-Hardware und der vollen Flexibilität beim Wachstum. Die Cloud-Struktur ermöglicht es, klein zu starten und bei Bedarf zu skalieren.

Praxisverbünde und kleine MVZ bis zehn Standorte können die Mandantenfähigkeit und zentrale Verwaltung bei dezentraler Nutzung nutzen. Psychotherapeutische Versorgungszentren mit mehreren Standorten profitieren von der gemeinsamen Ressourcenverwaltung, sofern keine hochkomplexen Klinik-Prozesse abgebildet werden müssen. Die rollenbasierte Rechteverwaltung ermöglicht klare Strukturen auch in größeren Teams.

Weniger geeignet ist appointmed für Großkliniken mit über 100 Behandlern und komplexen Hierarchien, Praxen in Regionen mit instabiler Internetverbindung, Therapeuten mit Bedarf an hochspezialisierter, strukturierter Therapie-Dokumentation mit validierten psychometrischen Tests und automatischer Auswertung sowie Praxen, die zwingend eine native TI-Anbindung (ePA, KIM) benötigen.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Cloud-First-Bereitschaft und stabile Internetverbindung als technische Voraussetzung
• Bedeutung einer nahtlosen, zertifizierten Videosprechstunde ohne Drittsysteme
• Abwägung zwischen schlanken Kernprozessen und umfassenden Dokumentations- und Controlling-Systemen
• Budget für monatliche Lizenzgebühren plus variable SMS-Kosten im Vergleich zu hohen Einmalinvestitionen bei On-Premise-Lösungen

Details zur Software für Psychotherapeuten: appointmed

Praxisorientierte Spezialisierung kennzeichnet die Ausrichtung von appointmed. Die Software bildet den kompletten Arbeitsalltag von Psychotherapeuten ab – von der ersten Terminanfrage über die Durchführung von Videotherapie bis zur Abrechnung. appointmed versteht therapeutische Besonderheiten wie probatorische Sitzungen, Sitzungsformate nach Richtlinienpsychotherapie und gruppentherapeutische Settings. Diese fachspezifische Ausrichtung unterscheidet appointmed von allgemeinen Praxisverwaltungssystemen, die für alle Facharztgruppen konzipiert sind.

Die moderne Architektur für moderne Arbeitsweise ermöglicht flexibles, ortsunabhängiges Arbeiten ohne IT-Infrastruktur vor Ort. Die Cloud-native Microservices-Architektur bringt automatische Updates, nahtlose Skalierung und hohe Verfügbarkeit mit sich – eine eigene IT-Abteilung ist nicht erforderlich. Therapeuten können von verschiedenen Geräten und Standorten auf dasselbe System zugreifen, was besonders für Praxen mit mehreren Standorten oder Home-Office-Anteilen relevant ist.

Automatisierung senkt Verwaltungslast messbar zeigen Studien und Kundenberichte. Die dokumentierten Effekte umfassen 40 Prozent weniger Telefonaufwand durch Online-Buchung, 30 Prozent weniger No-Shows durch automatische Erinnerungen und 25 Prozent Zeitersparnis in der Verwaltung. Diese Stunden können Therapeuten mit Patienten statt mit administrativem Papierkram verbringen. Die Automatisierung erstreckt sich über Terminbestätigungen, Erinnerungen, Abrechnungsvorbereitung und Patientenkommunikation.

Wissenswertes zum Anbieter: appointmed GmbH

Die appointmed GmbH aus Berlin entwickelt seit 2015 Software ausschließlich für den Gesundheitsbereich mit Fokus auf Psychotherapie. Mit über 25 Mitarbeitern und mehr als 500 aktiven Praxen ist das Unternehmen kein Startup mehr, aber auch kein schwerfälliger Konzern. Diese Balance zwischen Stabilität und Agilität zeigt sich in der Entwicklungsgeschwindigkeit und der Nähe zu den Anwendern.

Branchennähe und Fachkenntnis dokumentieren sich in engen Kooperationen mit Fachverbänden wie der DGPPN und BPtK. Ein agiles Entwicklerteam rollt monatlich neue Features aus und kommuniziert transparent über eine öffentliche Roadmap. Early-Adopter-Programme zeigen die enge Anbindung an die Anwender-Community. Die Investition in Sicherheit und Compliance manifestiert sich in der DSGVO-Zertifizierung, deutschen Rechenzentren und dem für 2025 geplanten ISO 27001-Audit.

Technische Details & Integration

Die API-First-Architektur bildet das technologische Fundament von appointmed. Die dokumentierte REST-API ist keine nachträgliche Schnittstelle, sondern architektonisches Kernstück. Sie ermöglicht die Anbindung beliebiger Praxisverwaltungssysteme und zukünftige Integrationen wie den für 2025 geplanten Zapier-Connector. Diese Offenheit verhindert Vendor-Lock-in und ermöglicht individuelle Erweiterungen nach Bedarf.

Enterprise-Grade Cloud-Technologie mit Kubernetes-Containern, Microservices und automatisierten CI/CD-Pipelines zeigt die technologische Aktualität. TLS-Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und rollenbasierte Rechte gehören zum Standard. Die verteilte Architektur in deutschen Rechenzentren gewährleistet Datensouveränität und DSGVO-Konformität. Automatische Backups und Redundanzen sind in die Infrastruktur eingebaut.

Eingeschränkte Legacy-Schnittstellen charakterisieren die bewusste Fokussierung auf moderne Standards. appointmed setzt auf REST-API statt auf veraltete Formate wie GDT oder BDT. Für die Anbindung an sehr alte Altsysteme könnte Konverter-Software erforderlich sein. Die native TI-Anbindung (ePA, KIM) ist derzeit nicht explizit Teil des Angebots, könnte aber durch die offene Architektur nachgerüstet werden. Diese Ausrichtung auf moderne Technologien bietet Zukunftssicherheit, kann aber bei speziellen Legacy-Anforderungen Hürden schaffen.

Kosten & Preismodell

Das Preismodell basiert auf transparenter monatlicher Lizenzierung zwischen 39 und 49 Euro pro Therapeut und Monat (zuzüglich Mehrwertsteuer). Hinzu kommt eine einmalige Einrichtungspauschale im Bereich von 100 bis 300 Euro. Versteckte Hardwarekosten oder teure Wartungsverträge entfallen. Das Modell lässt sich flexibel nach oben und unten skalieren, wenn die Praxis wächst oder schrumpft.

Usage-basierte Zusatzkosten erfordern Aufmerksamkeit in der Kalkulation. SMS-Erinnerungen, Video-Minuten und API-Calls werden separat abgerechnet. Bei intensiver SMS-Nutzung können zusätzlich 10 bis 50 Euro pro Monat anfallen. Die Software bietet klare Monitoring-Tools, um diese Kosten im Blick zu behalten. Diese variable Kostenkomponente macht das Preismodell flexibel, erfordert aber eine Beobachtung des tatsächlichen Verbrauchs.

Ein ROI innerhalb von drei bis sechs Monaten ist nach Praxiserfahrungen realistisch. Die TCO-Berechnung über fünf Jahre ergibt für eine Praxis mit drei Therapeuten Gesamtkosten von etwa 10.000 bis 12.000 Euro. Dem stehen Einsparungen durch weniger No-Shows, reduzierte Sekretariatszeit und schnellere Abrechnung gegenüber. Praxen berichten von einer Amortisation innerhalb eines halben Jahres, wenn die Automatisierungseffekte voll greifen.

Migration & Umstieg auf appointmed

Die Implementierung erfolgt schnell innerhalb von ein bis 14 Tagen, abhängig von der Praxisgröße. Solo-Praxen sind in ein bis drei Tagen startklar, Gruppenpraxen benötigen ein bis zwei Wochen. Der CSV- oder Excel-Import aus Altsystemen wird durch optionale PVS-Schnittstellenanbindung ergänzt. Ein bis zwei Personen mit IT-Grundkenntnissen genügen für die technische Umsetzung. Die Einrichtung umfasst Stammdatenpflege, Kalender-Konfiguration, Rollen-Zuweisung und Systemtests.

Realistische Datenübernahme erfordert manuelle Nacharbeit wie Kundenerfahrungen zeigen. Ein bis zwei Tage für Datenbereinigung und -validierung sind realistisch einzuplanen. Historische Therapiedokumente müssen oft als PDF importiert werden, da kein strukturierter Standard-Import für Freitexte existiert. Stammdaten (Patienten, Therapeuten, Leistungskataloge) lassen sich meist gut automatisiert übernehmen, während komplexe Verlaufsdokumentationen manuellen Aufwand erfordern.

Der Schulungsaufwand bleibt durch hohe Usability gering. Ein bis zwei Tage formales Training reichen aus, während Grundfunktionen bereits nach wenigen Stunden beherrschbar sind. Webinare, Video-Tutorials und ein umfangreiches FAQ-Portal unterstützen selbstständiges Lernen. Der Change-Management-Aufwand ist gering, da die intuitive Benutzeroberfläche schnelle Akzeptanz fördert. Therapeuten ohne IT-Affinität finden sich erfahrungsgemäß nach kurzer Eingewöhnungsphase zurecht.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

• Intuitive Bedienung ermöglicht sofortige Produktivität ohne IT-Vorkenntnisse durch moderne, selbsterklärende Benutzeroberfläche
• Messbare Zeitersparnis durch Automatisierung reduziert Verwaltungsaufwand nachweislich um 25 bis 40 Prozent
• Integrierte Komplettlösung vereint Terminmanagement, Videotherapie und Abrechnung nahtlos in einem System
• Zukunftssichere Architektur durch Cloud-native Technologie, monatliche Updates und offene API
• Schnelle Implementierung innerhalb von ein bis drei Tagen für Solo-Praxen ohne umfangreiche IT-Projekte
• Flexible Skalierung ermöglicht Start im kleinen Rahmen mit Wachstumsoption ohne Systemwechsel

Herausforderungen:

• Absolute Internetabhängigkeit ohne Offline-Modus macht Arbeit bei Verbindungsproblemen unmöglich
• Variable SMS-Kosten können bei intensiver Nutzung unerwartet hohe monatliche Zusatzkosten verursachen
• Begrenzte Dokumentationstiefe für hochspezialisierte Therapie-Dokumentation mit validierten Tests und strukturierten Befunden
• Fehlende native TI-Anbindung für ePA und KIM könnte bei zunehmendem regulatorischem Druck nachteilig werden
• Cloud-Abhängigkeit erfordert Vertrauen in externe Rechenzentren statt eigener Datenhaltung
• Eingeschränkte Legacy-Unterstützung bei sehr alten Altsystemen ohne moderne Schnittstellen

Häufig gestellte Fragen zu appointmed

Wie sicher sind Patientendaten in der Cloud-Lösung von appointmed?

appointmed ist DSGVO-zertifiziert und nutzt ausschließlich deutsche Rechenzentren mit TLS-Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung. Ein ISO 27001-Audit ist für 2025 geplant. Technisch sind Cloud-Daten mindestens so sicher wie lokale Server – oft sicherer, da professionelle Rechenzentren 24/7-Monitoring, physische Sicherheitsmaßnahmen und redundante Backup-Systeme bieten, die Einzelpraxen kaum realisieren können. Die Verschlüsselung erfolgt sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung.

Was passiert bei einem Internetausfall in der Praxis?

appointmed bietet aktuell keinen Offline-Modus – bei Internetausfall ist kein Zugriff auf das System möglich. Für Praxen in Regionen mit instabiler Verbindung stellt dies ein erhebliches Risiko dar. Empfohlen werden redundante Internetleitungen oder mobile Hotspots als Backup-Lösung. Die Entscheidung für eine reine Cloud-Lösung erfordert eine stabile, zuverlässige Internetverbindung als grundlegende Infrastrukturvoraussetzung.

Lässt sich appointmed mit bestehenden Praxisverwaltungssystemen verbinden?

Die offene REST-API ermöglicht prinzipiell die Anbindung an jedes Praxisverwaltungssystem, das Daten exportieren oder importieren kann. Es gibt keine statische Liste „unterstützter" Systeme – die Implementierung erfolgt oft projektspezifisch. Für die Umsetzung können Integrations-Dienstleister hinzugezogen werden. Die API-Dokumentation steht Entwicklern zur Verfügung, sodass individuelle Schnittstellen realisierbar sind.

Mit welchen Gesamtkosten ist realistisch zu rechnen?

Neben der Basislizenz von 39 bis 49 Euro pro Therapeut und Monat sowie der einmaligen Einrichtungspauschale von 100 bis 300 Euro fallen variable Kosten für SMS-Erinnerungen an. Bei durchschnittlicher Nutzung ergeben sich Zusatzkosten von 10 bis 50 Euro monatlich. Für eine Drei-Therapeuten-Praxis sind über fünf Jahre Gesamtkosten von 10.000 bis 12.000 Euro realistisch. Die tatsächlichen Kosten hängen stark vom individuellen Nutzungsverhalten ab, insbesondere bei der SMS-Funktion.

Wie lange dauert die Umstellung von einem anderen System auf appointmed?

Solo-Praxen benötigen ein bis drei Tage, Gruppenpraxen ein bis zwei Wochen für die vollständige Implementierung. Der technische Import von Stammdaten erfolgt über CSV- oder Excel-Dateien. Zusätzlich sollten ein bis zwei Tage für manuelle Datenbereinigung eingeplant werden. Historische Therapiedokumente müssen oft als PDF importiert werden. Die Schulung nimmt ein bis zwei Tage in Anspruch, wobei Grundfunktionen bereits nach wenigen Stunden beherrschbar sind.

Eignet sich appointmed auch für größere Praxisverbünde oder MVZ?

appointmed ist primär für Solo- bis Kleingruppen-Praxen mit bis zu zehn Therapeuten konzipiert. Die Mandantenfähigkeit ermöglicht auch den Einsatz in kleinen MVZ mit mehreren Standorten, sofern keine hochkomplexen Klinik-Prozesse erforderlich sind. Für Großkliniken mit über 100 Behandlern und komplexen Hierarchien stößt die Software an ihre Grenzen. Die rollenbasierte Rechteverwaltung und gemeinsame Ressourcenpools funktionieren gut in überschaubaren Strukturen, weniger bei umfangreichen Organisationen mit differenzierten Abrechnungswegen und Berichtspflichten.