tomedo | Software für Psychotherapeuten | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Terminplanung & Praxisorganisation: Die Software ermöglicht eine automatische Terminplanung im therapeutischen Standard-Rhythmus mit 50-Minuten-Taktung und integrierten Pufferzonen, was die tägliche Kalender-Anpassung erheblich reduziert. Für Gruppentherapien stehen separate Terminschemata mit Teilnehmerverwaltung bereit. Automatisierte Erinnerungen per SMS oder E-Mail helfen, die No-Show-Rate um bis zu 30% zu senken. Bei mehreren Behandlern bietet die Raumplanung eine Echtzeit-Übersicht über alle Therapeuten und verfügbare Räume.

Psychotherapeutische Falldokumentation: Die ICD-10-gestützte Struktur umfasst spezifische Felder für Anamnese, Diagnose und Therapieplanung. Sitzungsprotokolle lassen sich über frei anpassbare Templates für Verlaufsdokumentation, Prozessnotizen und Kriseninterventionen erstellen. Digitalisierte Testverfahren wie PHQ-9 oder BDI sind mit automatischer Auswertung integriert. Ein Formulargenerator erlaubt die Erstellung eigener Dokumentationsbögen ohne Programmierkenntnisse.

Abrechnung & Genehmigungsverfahren: Die automatisierte Psychotherapie-Abrechnung deckt GOÄ-, gGOP- und PKV-Module mit integrierter Prüflogik ab, wodurch Rückfragen der Kassen deutlich reduziert werden. Ein spezielles Tracking überwacht Antrags- und Bewilligungsstatus bei Langzeittherapien. Statistische Auswertungen zu Auslastung, Diagnoseverteilung und Abrechnungsergebnissen stehen jederzeit zur Verfügung.

Telematikinfrastruktur-Integration: Die vollständige TI-Anbindung umfasst eRezept, eAU, ePA und KIM – alle gematik-zertifizierten Dienste aus einer Anwendung heraus. Eine TI-konforme Videosprechstunde ermöglicht sichere Online-Therapie ohne externe Tools. Die elektronische Befundübermittlung erfolgt KIM-basiert für den sicheren Austausch mit Ärzten und Kliniken.

Individuelle Anpassungsmöglichkeiten: Skriptfähige Automatisierung via AppleScript oder JavaScript unterstützt wiederkehrende Workflows wie automatische Berichte oder Serienbriefe. Ein integriertes Makro-System erlaubt die Programmierung individueller Textbausteine und Abläufe.

🟨 Besonderheiten – Was macht tomedo einzigartig?

Mac-Native High-Performance-Architektur unterscheidet tomedo fundamental von der Konkurrenz. Als echte Cocoa-Anwendung statt Browser- oder Emulations-Lösung arbeitet die Software bis zu 40% schneller als VM-basierte Windows-Portierungen. Die tiefe macOS-Integration mit Spotlight, Diensten und nativen Systemfunktionen zeigt sich besonders bei komplexen Suchvorgängen in großen Patientenbeständen. Diese technische Grundlage sorgt für flüssigeres Arbeiten und eine deutlich höhere Systemstabilität.

Offline-fähiges Client-Server-Konzept garantiert unterbrechungsfreies Arbeiten auch bei Internetausfall. Im Gegensatz zu reinen Cloud-Lösungen synchronisiert das System Daten automatisch, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Diese Architektur erweist sich als kritischer Vorteil in ländlichen Regionen oder bei instabiler Internetverbindung, wo reine Web-Anwendungen regelmäßig Arbeitsprozesse unterbrechen würden.

Monatliche Updates mit TI-Vorreiterrolle kennzeichnen die Innovationsdynamik des Anbieters. Zollsoft implementiert neue gematik-Anforderungen häufig Wochen vor der Konkurrenz, was Anwendern Rechtssicherheit verschafft und Last-Minute-Stress bei gesetzlichen Änderungen vermeidet. Der direkte Draht zum Entwicklerteam ermöglicht Bugfixes oft innerhalb von 24 Stunden. Diese Reaktionsfähigkeit ist bei inhabergeführten Unternehmen dieser Größe ungewöhnlich ausgeprägt.

Einzigartiges Automatisierungs-Potenzial entfaltet sich durch die Skripting-Schnittstelle, die tiefgreifende Workflow-Optimierungen erlaubt. Von automatischen Verlaufsberichten bis zur Integration externer Datenquellen reicht das Spektrum. Keine andere Psychotherapie-Software bietet diesen Individualisierungsgrad, was besonders für Praxen mit spezifischen Arbeitsabläufen oder Forschungsanforderungen relevant wird.

Einschränkungen betreffen primär die Mac-Exklusivität: Bestehende Windows-Infrastrukturen erfordern einen vollständigen Hardware-Wechsel mit entsprechendem Investment. Die Skripting-Funktionen entfalten ihren vollen Nutzen zudem erst bei entsprechender Einarbeitung oder IT-Unterstützung. Für Praxen ohne technische Affinität bleibt ein Teil des Potenzials ungenutzt.

🟩 Empfehlung – Wer sollte tomedo wählen?

Digital-affine Einzelpraxen und Gemeinschaftspraxen mit 1-8 Behandlern finden in tomedo eine intuitive Lösung, die psychotherapeutische Workflows durchdacht abbildet. Besonders geeignet ist die Software für Praxen, die bereits im Apple-Ökosystem arbeiten oder bereit sind, auf Mac umzusteigen. Die Möglichkeit, ohne eigene IT-Abteilung professionell zu arbeiten, kombiniert mit den durchdachten Dokumentations-Templates, macht die tägliche Arbeit spürbar effizienter. Die monatliche Update-Frequenz sorgt dafür, dass gesetzliche Anforderungen stets erfüllt sind.

Psychotherapeutische MVZ mit gemischter Abrechnung bis zu 20 Behandlern profitieren von der eleganten Verwaltung verschiedener Abrechnungswege. Die parallele Abwicklung von PKV-, Beihilfe- und Kassenpatienten mit unterschiedlichen Genehmigungsverfahren wird durch integrierte Module nahtlos gelöst. Die Mandantenfähigkeit ermöglicht eine saubere Trennung bei mehreren Kostenträgern, während die zentrale Datenhaltung übergreifende Auswertungen erleichtert.

Therapeuten mit hohem Dokumentationsaufwand – insbesondere Tiefenpsychologen, Verhaltenstherapeuten oder Traumatherapeuten mit ausführlichen Verlaufsprotokollen – sparen durch Templates und Makros täglich 20-30 Minuten reine Schreibzeit. Die digitale Testverwaltung mit automatischer Auswertung erspart manuelle Berechnungen bei Routinediagnostik. Die strukturierte Falldokumentation unterstützt gleichzeitig die Qualitätssicherung und erleichtert Supervisionen oder Gutachten-Erstellung erheblich.

Praxen mit umfassenden TI-Anforderungen und Telemedizin-Angebot erhalten eine zertifizierte Komplett-Lösung statt eines Flickenteppichs verschiedener Tools. Wer rechtssicher eRezepte ausstellen, eAU übermitteln und Videosprechstunden anbieten muss, vermeidet durch die integrierte Lösung Schnittstellenprobleme und Mehrfacherfassungen. Die frühe Implementierung neuer gematik-Dienste verschafft einen Wettbewerbsvorteil bei der Patientenversorgung.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Apple-Infrastruktur vorhanden oder geplant: Ohne Mac-Hardware ist tomedo keine Option
• Wert auf Datenschutz durch lokale Kontrolle: On-Premise-Option ermöglicht vollständige Datenhoheit auf eigenen Servern
• Bereitschaft zur aktiven Systemanpassung: Der Mehrwert steigt signifikant mit der Nutzung der Individualisierungsmöglichkeiten
• Langfristige Planungssicherheit: Etablierter Anbieter mit über 20 Jahren Erfahrung und stabiler, inhabergeführter Produktstrategie

Details zur Psychotherapie-Software: tomedo

Spezialisierung auf therapeutische Arbeitsabläufe unterscheidet tomedo von umgebauten Hausarzt-Systemen. Die Software bildet psychotherapeutische Besonderheiten nativ ab: Der 50-Minuten-Takt, Genehmigungsverfahren nach Psychotherapie-Richtlinien, spezifische Abrechnungsziffern im GOP 35100er-Bereich und Testdokumentation sind von Grund auf integriert, nicht nachträglich hinzugefügt. Diese originäre Ausrichtung zeigt sich im gesamten Workflow – von der Terminplanung über die Falldokumentation bis zur Abrechnung.

Vordefinierte Templates für typische Dokumentationsanforderungen wie Erstgespräch, Probatorik und Verlauf treffen auf völlige Gestaltungsfreiheit bei eigenen Formularen. Diese Balance zwischen Struktur und Flexibilität ermöglicht es, auch individuelle therapeutische Ansätze sauber abzubilden. Verhaltenstherapeuten finden ebenso vorkonfigurierte Lösungen wie tiefenpsychologisch oder systemisch arbeitende Therapeuten, ohne auf ein starres Schema festgelegt zu sein.

Praxisrelevante Einschränkungen betreffen vor allem die Patienten-App für Selbstmonitoring. Funktionen wie Stimmungstagebücher oder Hausaufgaben-Tracking sind noch rudimentär entwickelt. Praxen, die umfassende Patient-Reported-Outcome-Systeme oder interaktive Therapie-Apps nutzen möchten, müssen auf Drittlösungen zurückgreifen. Hier zeigt sich, dass der Entwicklungsfokus klar auf der Praxisseite liegt.

Wissenswertes zum Anbieter: Zollsoft GmbH

Inhabergeführte Stabilität prägt die Unternehmensstruktur seit der Gründung 2002. Mit Sitz in Heidelberg arbeitet Zollsoft ohne Risikokapitalgeber oder Exit-Strategie, was eine langfristige Produktstrategie statt kurzfristiger Gewinnmaximierung ermöglicht. Die überschaubare Teamgröße von etwa 20-25 Mitarbeitern garantiert direkte Kommunikationswege zwischen Anwendern und Entwicklern. Diese Struktur erklärt die ungewöhnlich hohe Vertragsverlängerungsrate von über 85%.

Die Pionierrolle bei TI-Integration zeigt sich darin, dass Zollsoft regelmäßig zu den ersten Anbietern mit gematik-Zertifizierung für neue Telematik-Dienste gehört. Diese Vorreiterrolle sichert Anwendern einen zeitlichen Vorsprung bei der Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Feature-Requests aus der Anwenderbasis fließen direkt in die monatliche Roadmap ein. Das aktive Nutzerforum und die Transparenz bei Updates schaffen eine enge Kundenbindung, die im Softwaremarkt für Gesundheitswesen ungewöhnlich ist.

Technische Details & Integration

Hybride Architektur mit Wahlfreiheit kennzeichnet das technische Konzept. Das Client-Server-System basiert auf PostgreSQL-Datenbank und lässt sich wahlweise On-Premise mit voller Datenkontrolle oder in der Zollsoft-Cloud ohne eigene Server-Administration betreiben. Die Offline-Fähigkeit der Clients sichert Arbeitsfähigkeit auch bei Netzwerkproblemen – ein kritischer Vorteil gegenüber reinen Web-Lösungen, die bei Internetausfall vollständig unbrauchbar werden.

Vollständige TI-Zertifizierung umfasst alle aktuellen gematik-Module: eHBA, eRezept, eAU, ePA und KIM sind integriert und zertifiziert. Die Verschlüsselung erfolgt durchgängig mit TLS 1.3 für die Übertragung und AES-256 für ruhende Daten. DSGVO-Konformität mit standardisierten AVV-Verträgen ist selbstverständlich. Die regelmäßigen Sicherheits-Updates folgen dem monatlichen Release-Zyklus und werden automatisch ausgerollt.

Begrenzte externe API-Unterstützung stellt eine technische Einschränkung dar. Drittanbieter-Integrationen laufen primär über Datei-Export und -Import in Formaten wie CSV oder HL7 sowie über die interne Skript-Schnittstelle. Eine offene REST- oder SOAP-API für moderne Drittanbieter-Tools wie KI-Assistenten oder spezialisierte Outcome-Plattformen fehlt weitgehend. Für Praxen mit komplexen Integrationswünschen kann dies ein limitierender Faktor sein.

Kosten & Preismodell

Transparente Lizenzstruktur bildet die Grundlage: Etwa 35 Euro monatlich netto pro Behandler-Arbeitsplatz, rund 20 Euro monatlich für Assistenz-Plätze. Keine versteckten Modulkosten für Psychotherapie-Funktionen – diese sind im Grundpreis enthalten. Die einmalige Einrichtung schlägt mit 2.000 bis 3.500 Euro zu Buche, abhängig von Praxisgröße und Komplexität der Datenübernahme.

Realistische TCO-Betrachtung für eine typische 3-Behandler-Praxis über 5 Jahre: 15.000 bis 25.000 Euro Gesamtkosten inklusive Hardware (Mac-Computer, Server), TI-Ausstattung (Konnektor, eHBA, Kartenleser), Schulung und IT-Support. Der initiale Mac-Hardwaretausch bei bisherigen Windows-Praxen ist ein oft unterschätzter Posten mit 1.000 bis 2.000 Euro pro Arbeitsplatz. Bei On-Premise-Installation kommen regelmäßige Wartungskosten für Server und Backup-Infrastruktur hinzu.

Die Amortisation erfolgt weniger durch direkte Kosteneinsparungen als durch Effizienzgewinne: 15 bis 30 Prozent kürzere Dokumentationszeit, weniger Abrechnungsfehler mit schnellerer Liquidität und reduzierte No-Show-Raten durch automatische Erinnerungen. Qualitative Verbesserungen wie weniger Frust durch intuitive Bedienung und mehr Zeit für Patientenkontakt sind oft wichtiger als rein rechnerischer Return on Investment. Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist für Mac-Praxen mit hohen Anforderungen an Individualisierung und TI-Integration überzeugend.

Migration & Umstieg auf tomedo

Strukturierter Migrationsprozess mit realistischen Zeitrahmen ist entscheidend für erfolgreiche Implementierungen. Einzelpraxen benötigen typischerweise 2 bis 4 Wochen, Gruppenpraxen 4 bis 8 Wochen, größere MVZ 8 bis 12 Wochen. Die Dauer hängt stark von der Qualität der Altdaten ab – chaotische Excel-Listen oder Papierdokumente verlängern den Prozess erheblich. Die Datenübernahme via CSV oder HL7 aus Systemen wie Duria oder Medistar ist technisch machbar, erfordert aber saubere Vorbereitung und häufig manuelle Nachbearbeitung.

Kritische Erfolgsfaktoren werden in der Planungsphase oft unterschätzt. Die Datenmigration selbst ist weniger problematisch als die Qualitätssicherung der übernommenen Informationen. Die Akzeptanz bei Mac-unerfahrenen Mitarbeitern erfordert mehr als nur technische Schulung – Change-Management mit ausreichend Eingewöhnungszeit ist essenziell. Die TI-Konnektor-Komplexität stellt für viele Praxen eine unerwartete Hürde dar, besonders wenn IT-Know-how fehlt. Entscheidend sind frühzeitige Planung, qualifizierte Schulung aller Rollen (nicht nur der Hauptanwender), proaktives Change-Management und verfügbare IT-Unterstützung.

Die Support-Struktur umfasst Basis-Support via Telefon und E-Mail werktags mit Response-Zeiten unter 4 Stunden direkt vom Entwicklerteam. Ein umfangreiches Wiki unterstützt Self-Service für häufige Fragen. Optionale Vor-Ort-Schulungen erleichtern die Einführung in größeren Praxen. Bei On-Premise-Installation ist ein lokaler IT-Partner für Server-Wartung und Backup-Strategien empfehlenswert – diese Folgekosten sollten frühzeitig budgetiert werden.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

• Therapeuten-zentriertes Design: Die Workflow-Logik folgt echten psychotherapeutischen Praxisabläufen statt generischen EHR-Strukturen
• Zukunftssicherheit durch TI-Leadership: Frühzeitige Umsetzung neuer gematik-Anforderungen vermeidet Compliance-Stress bei Gesetzesänderungen
• Performance und Stabilität: Native macOS-Architektur und PostgreSQL-Backend garantieren hohe Zuverlässigkeit auch bei großen Datenmengen
• Individualisierungs-Potenzial: Skripting-Möglichkeiten ermöglichen einzigartige Automatisierungsgrade für wiederkehrende Aufgaben
• Offline-Robustheit: Client-Server-Konzept sichert Arbeitsfähigkeit bei Netzwerkproblemen oder Internetausfällen
• Direkter Support: Kurze Kommunikationswege zum Entwicklerteam mit schnellen Bugfixes

Herausforderungen:

• Mac-Exklusivität: Erhebliches Hardware-Investment bei Windows-Praxen, keine Flexibilität für gemischte IT-Landschaften
• Lernkurve bei Skripting: Volles Automatisierungs-Potenzial erfordert Einarbeitung oder IT-Know-how
• On-Premise-Komplexität: Eigene Serverinstallation erfordert IT-Kompetenz oder externen Dienstleister mit laufenden Kosten
• Eingeschränkte BI-Analytik: Für tiefgehende Datenanalysen oder Forschungsprojekte fehlen dedizierte Dashboards
• Rudimentäre Patienten-App: Selbstmonitoring und Patient-Engagement-Tools noch ausbaufähig
• Begrenzte Drittanbieter-Integration: Fehlende REST-API erschwert moderne Anbindungen an spezialisierte Zusatztools

Häufig gestellte Fragen zu tomedo

Funktioniert tomedo auch ohne Internetverbindung?

Die Software arbeitet dank Client-Server-Architektur vollständig im Offline-Modus weiter. Alle Kern-Funktionen wie Terminplanung, Dokumentation und lokale Patientenverwaltung bleiben verfügbar. Daten werden automatisch synchronisiert, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Lediglich TI-Dienste wie eRezept, eAU und KIM benötigen Internet – eine Einschränkung, die technisch bedingt ist, da diese Dienste auf externe Server zugreifen müssen.

Wie aufwändig ist der Umstieg von Windows auf Mac?

Hardware-seitig bedeutet der Wechsel eine Investition von etwa 1.000 bis 2.000 Euro pro Arbeitsplatz für Mac-Computer. Die meiste Peripherie wie Drucker und Scanner ist kompatibel. Software-seitig sind 2 bis 4 Stunden Schulung für macOS-Grundbedienung erforderlich, gefolgt von 2 bis 4 Stunden tomedo-spezifischem Training. Die größte Hürde ist psychologisch – Gewohnheiten müssen durchbrochen werden. Nach einer Eingewöhnungswoche von etwa 5 Arbeitstagen berichten die meisten Anwender jedoch von höherer Zufriedenheit und intuitiverer Bedienung.

Kann ich meine alten Patientendaten übernehmen?

Die Datenübernahme erfolgt via CSV- oder HL7-Import aus gängigen Systemen wie Duria, Medistar oder TurboMed. Entscheidend ist die Qualität der Quelldaten: Strukturierte Datenbanken lassen sich in 1 bis 2 Tagen migrieren. Chaotische Excel-Sammlungen oder inkonsistente Datenstrukturen können Wochen Aufbereitungsarbeit bedeuten. Zollsoft und spezialisierte Partner bieten Migrationsunterstützung an, die besonders bei komplexen Altdatenbeständen empfehlenswert ist.

Was passiert bei einem Server-Ausfall?

Bei On-Premise-Installation muss der eigene IT-Partner den Server wiederherstellen – eine durchdachte Backup-Strategie ist essenziell. In der Cloud-Variante übernimmt Zollsoft die Wiederherstellung mit definierten Service-Level-Agreements. In beiden Szenarien arbeiten die Clients im Offline-Modus weiter, bis die Verbindung zum Server wiederhergestellt ist. Dabei entstehende lokale Daten werden automatisch synchronisiert, sobald die Verbindung steht.

Wie schnell bekomme ich Support bei Problemen?

Anwender haben einen direkten Draht zum Entwicklerteam mit durchschnittlicher Reaktionszeit unter 4 Stunden an Werktagen. Kritische Bugs werden häufig binnen 24 Stunden behoben und über das monatliche Update-System ausgerollt. Das umfangreiche Wiki ermöglicht schnelle Selbsthilfe bei Standardfragen. Für Vor-Ort-Support bei Hardware- oder Netzwerkproblemen ist ein lokaler IT-Partner zuständig – diese Trennung der Verantwortlichkeiten sollte bei der Supportplanung berücksichtigt werden.

Lohnt sich tomedo auch für kleine Einzelpraxen?

Die Investition lohnt sich besonders für Einzelpraxen mit hohem Dokumentationsaufwand oder komplexer Abrechnung. Die Zeitersparnis durch Templates und automatisierte Prozesse amortisiert die Kosten innerhalb von 1 bis 2 Jahren. Für sehr kleine Praxen mit wenigen Patienten und einfacher Kassenabrechnung könnte die Kombination aus Mac-Hardware-Kosten und Lizenzgebühren überproportional sein. Die Entscheidung sollte auf Basis der individuellen Arbeitsweise und Zukunftspläne getroffen werden.