Auftragsabwicklung & Kalkulation: Die Software verfügt über fertige Kalkulationsvorlagen für typische SHK-Leistungen wie Heizungsinstallationen, Sanitärarbeiten und Wartungen mit hinterlegten Zeitwerten und Materialansätzen. Anwender greifen direkt auf aktuelle Artikeldaten und Preise von Herstellern wie Geberit und Vaillant zu, was Recherchezeit reduziert und Fehler minimiert. Eine KI-gestützte Nachkalkulation erkennt Abweichungen zwischen Angebot und tatsächlichem Aufwand und gibt Warnhinweise bei drohenden Kostenüberschreitungen.
Mobile Baustellen-Arbeit: Die offline-fähige Mobile App ermöglicht vollständige Auftragsbearbeitung ohne Netzempfang in Kellern oder Rohbauten. Techniker können Skizzen und Fotos direkt am Tablet mit Beschriftungsfunktion erstellen und Arbeitszeiten sowie Materialverbrauch vor Ort erfassen. Nach Wiederherstellung der Verbindung erfolgt automatische bidirektionale Synchronisation.
Disposition & Planung: Ein visueller Einsatzkalender mit Drag-&-Drop-Funktion zeigt Echtzeit-Verfügbarkeiten und liefert automatische Konflikthinweise. Das System erstellt automatische Materialbestellvorschläge basierend auf geplanten Aufträgen und erkennbaren Bedarfen.
Service & Wartung: Das Wartungsvertragsmanagement verwaltet alle Verträge mit automatischen Terminerinnerungen und SLA-Überwachung. Eine vollständige Objekt- und Anlagenhistorie dokumentiert alle durchgeführten Arbeiten, verbauten Ersatzteile und Prüfprotokolle pro Kundenobjekt.
Lagerverwaltung & Beschaffung: Die Lagerbestandsführung umfasst Inventur, Reservierungen und Mindestbestandswarnungen mit Artikelverfolgung. Direkte Schnittstellen zu SHK-Großhändlern ermöglichen automatisierte Bestellprozesse.
Abrechnung & Buchhaltung: Die integrierte Rechnungsstellung übernimmt automatisch alle erfassten Leistungen und Materialien aus dem Auftrag. Ein DATEV/Lexware-Export ermöglicht direkte Übergabe der Buchungsdaten an gängige Finanzbuchhaltungs-Systeme.
Reporting & Controlling: Standard-Dashboards liefern Übersichten zu Auftragslage, Umsätzen, Mitarbeiterauslastung und Projektrentabilität.
Integration & Erweiterbarkeit: Eine offene REST-API ermöglicht die Anbindung weiterer Systeme wie Telematik-Lösungen, CRM-Anwendungen oder spezialisierte Branchenlösungen.
Echte Offline-Fähigkeit der mobilen App unterscheidet HERO von vielen Wettbewerbern. Techniker können in Kellern, Rohbauten oder auf entlegenen Baustellen ohne jede Internetverbindung vollständig arbeiten – Aufträge abrufen, Zeiten erfassen, Materialien buchen, Fotos dokumentieren und Leistungen digital abzeichnen lassen. Im Gegensatz zu eingeschränkten Anzeige-Funktionen anderer Lösungen ermöglicht dies echte Arbeitsfähigkeit. Bei Wiederherstellung der Verbindung erfolgt automatisch die bidirektionale Synchronisation aller erfassten Daten.
Integrierte SHK-Materialdatenbank mit Hersteller-Anbindung erspart das manuelle Nachschlagen von Artikelnummern und Preisen. Anwender greifen direkt auf tagesaktuelle Kataloge von Geberit, Vaillant und anderen führenden Herstellern zu. Das System übernimmt automatisch technische Daten, Einbauhinweise und aktuelle Preise in die Angebotskalkulation. Dies reduziert Fehler bei der Artikelauswahl und spart erheblich Zeit bei der Erstellung von Kundenangeboten.
KI-gestützte Nachkalkulation mit Abweichungs-Prognose geht über einfache Soll-Ist-Vergleiche hinaus. Das System lernt aus historischen Auftragsdaten und erkennt charakteristische Muster. Bei laufenden Projekten warnt es proaktiv, wenn sich Abweichungen zwischen Kalkulation und Ist-Aufwand anbahnen. Nach Anbieterangaben liegt die Prognosegenauigkeit bei etwa 90 Prozent. Betriebe können so gegensteuern, bevor ein Auftrag unrentabel wird.
Deutsches Hosting mit ISO 27001-Zertifizierung bedeutet, dass alle Daten ausschließlich in deutschen Rechenzentren liegen, die nach ISO 27001 zertifiziert sind. Das System ist GoBD-konform für Betriebsprüfungen und DSGVO-konform. Für Betriebe mit sensiblen Kundendaten wie Zugangscodes oder Gebäudeplänen stellt dies ein wichtiges Sicherheitsargument dar.
Einschränkungen: HERO verfügt über keine direkte CAD- oder BIM-Integration. Für planungsintensive Großprojekte mit komplexen technischen Zeichnungen ist das System daher nur bedingt geeignet. Die Stärke liegt in der Auftragsabwicklung und Dokumentation, nicht in der technischen Planung.
Serviceorientierte SHK-Betriebe mit 5-30 Mitarbeitern profitieren besonders vom Wartungsvertragsmodul und der mobilen App. Betriebe mit starkem Fokus auf Wartung, Reparatur und Notdienst nutzen die automatischen Terminerinnerungen und die lückenlose Objekthistorie zur Sicherung von Folgeaufträgen und Kundenbindung. Die mobile Verfügbarkeit aller relevanten Informationen direkt beim Kunden erhöht die Servicequalität spürbar.
Wachsende Montagebetriebe mit aktivem Außendienst (10-50 Mitarbeiter) finden in HERO eine Lösung für typische Koordinationsprobleme. Betriebe mit mehreren parallel eingesetzten Teams, die mit Medienbrüchen zwischen Büro und Baustelle kämpfen, eliminieren diese durch Echtzeit-Synchronisation. Der visuelle Einsatzkalender und die mobile Zeiterfassung verschaffen Disponenten den Überblick und steigern die Effizienz der Techniker.
SHK-Betriebe in der Digitalisierungsphase erhalten mit HERO einen strukturierten Einstieg. Betriebe, die aktuell noch viel mit Papier, Excel oder veralteten Insellösungen arbeiten, finden einen durchdachten Migrationspfad. Der modulare Aufbau ermöglicht sukzessive Erweiterung ohne komplette Umstellung auf einmal. Die intuitive Bedienung erleichtert die Akzeptanz im Team und reduziert Schulungsaufwand.
Mittelständische Betriebe mit Fokus auf Controlling (20-150 Mitarbeiter) nutzen die aussagekräftigen Dashboards zur Auftragslage, Mitarbeiterauslastung und Projektrentabilität. Geschäftsführer und Betriebsleiter identifizieren mit der KI-gestützten Nachkalkulation unprofitable Aufträge frühzeitig. Die DATEV-Schnittstelle beschleunigt die Buchhaltung und reduziert manuelle Nacharbeit.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Mobile Arbeitsfähigkeit ist geschäftskritisch: Techniker arbeiten regelmäßig in Bereichen ohne zuverlässiges Netz (Keller, Rohbauten, ländliche Regionen), sodass Offline-Fähigkeit ein K.O.-Kriterium darstellt.
Branchenspezifische Effizienz vor generischer Funktionsvielfalt: Der Betrieb benötigt eine Lösung, die SHK-spezifische Arbeitsweisen versteht – von der Heizkörper-Kalkulation bis zum Wartungsintervall.
Skalierbare Lösung ohne Systemwechsel: Der Betrieb sucht eine Software, die mitwachsen kann – vom Start mit Basis-Funktionen bis zur späteren Erweiterung um Lager, Service oder CRM-Module.
Integrationsfähigkeit in bestehende Systeme: Die Anbindung an Finanzbuchhaltung (DATEV/Lexware), Großhändler und weitere Systeme muss reibungslos funktionieren – die REST-API bietet hier Flexibilität.
HERO ist als skalierbares Cloud-System konzipiert, das sich an wachsende Anforderungen anpassen lässt. Betriebe starten mit den Basis-Modulen für Angebot, Auftrag, Rechnung und mobile App und erweitern bei Bedarf um Lager, Wartungsmanagement, erweiterte APIs oder KI-Module. Jedes Modul ist nahtlos integriert – Insellösungen mit Datenbrüchen entstehen nicht. Diese Architektur ermöglicht eine gestaffelte Implementierung ohne kompletten Big-Bang-Ansatz.
Das System liefert vordefinierte Vorlagen für typische SHK-Arbeiten, sodass Betriebe nicht bei Null anfangen müssen. Diese Vorlagen basieren auf Branchenwissen und lassen sich an spezifische Prozesse anpassen. Von der Heizungswartung über Sanitärinstallationen bis zu Notdiensteinsätzen finden Anwender vorkonfigurierte Leistungsbausteine, die den Kalkulationsaufwand erheblich reduzieren.
Als echte Cloud-Lösung mit Microservices-Architektur profitieren Anwender von automatischen Updates (viermal jährlich), hoher Verfügbarkeit und skalierbarer Performance. Betriebe müssen keine eigene IT-Infrastruktur betreiben oder manuelle Updates einspielen. Die Wartung erfolgt transparent im Hintergrund, während die Systemverfügbarkeit laut Anbieter bei über 99,5 Prozent liegt.
Die HERO Software GmbH mit Sitz in Münster wurde 2015 mit explizitem Fokus auf das Handwerk gegründet und beschäftigt mittlerweile über 50 Mitarbeiter. Ein eigener SHK-Fachbeirat und Kooperationen mit Industriepartnern wie Vaillant zeigen die tiefe Verwurzelung in der Branche. Diese Branchennähe spiegelt sich in der Produktentwicklung wider, die sich stark an praktischen Anforderungen aus dem SHK-Alltag orientiert.
Das Unternehmen hat mehrere Millionen-Investments von renommierten Venture-Capital-Gebern wie UVC Partners erhalten. Diese finanzielle Absicherung gewährleistet langfristige Produktentwicklung und ist ein starkes Stabilitätssignal – insbesondere im Vergleich zu kleinen, selbstfinanzierten Anbietern. Die kontinuierliche Weiterentwicklung und der regelmäßige Release-Zyklus sind durch diese Finanzierung gesichert. HERO arbeitet nach agilen Entwicklungsmethoden mit DevOps und CI/CD-Pipeline und bindet aktiv Anwenderfeedback in die Produktentwicklung ein, was zu schnellen Release-Zyklen führt.
Die umfangreiche REST-API ermöglicht die Anbindung von CRM-Systemen, Telematik-Lösungen, Großhändler-Plattformen oder individuellen Tools. Zugriff auf Kernobjekte wie Kunden, Aufträge, Artikel und Zeiten ist gegeben. Betriebe mit spezifischen Anforderungen können so zusätzliche Systeme nahtlos integrieren. Die Flexibilität der API-Architektur erlaubt auch komplexere Integrationsszenarien für größere Betriebe.
Standard-Schnittstellen zu DATEV und Lexware sind integriert. Buchungsrelevante Daten werden strukturiert übergeben, sodass manuelle Nacharbeit in der Buchhaltung weitgehend entfällt. Die Übergabe erfolgt automatisiert nach definierten Regeln, die sich an die jeweiligen Buchungskreise anpassen lassen. Dies beschleunigt den Monatsabschluss erheblich.
Die Systemanforderungen sind niedrig: Für die Desktop-Nutzung genügt ein aktueller Webbrowser wie Chrome oder Edge. Die mobile App läuft ab iOS 12 beziehungsweise Android 8 – die meisten handelsüblichen Tablets und Smartphones erfüllen diese Anforderungen. Eine aufwendige Hardware-Beschaffung ist nicht erforderlich. Die browserbasierte Cloud-Lösung benötigt keine lokale Installation und funktioniert auf Windows, macOS und Linux gleichermaßen.
Das Preismodell staffelt sich transparent nach Funktionsumfang. Das Basis-Paket beginnt bei 79 Euro pro Monat und Lizenz und umfasst Angebot, Auftrag, Rechnung und mobile App. Das Pro-Paket kostet 129 Euro pro Monat und Lizenz und ergänzt Lager und API-Zugriff. Das Enterprise-Paket startet ab 249 Euro pro Monat und Lizenz und beinhaltet Service-Module sowie KI-Funktionen. Ab zehn Lizenzen gewährt der Anbieter Volumenrabatte, deren Höhe individuell verhandelt wird.
Neben den laufenden Lizenzen fallen Einmalkosten für Einrichtung an. Je nach Umfang liegen diese für Workshops, Datenmigration und Schulungen zwischen 5.000 und 15.000 Euro. Eine gründliche Datenbereinigung vorab ist entscheidend für den Projekterfolg – hier sollte nicht gespart werden. Die Investition in Datenqualität zahlt sich im laufenden Betrieb durch fehlerfreie Prozesse aus.
Das Preis-Leistungs-Verhältnis zeigt sich bei konsequenter Nutzung als attraktiv. Durch Zeitersparnis bei der Angebotserstellung (bis 30 Prozent), schnellere Rechnungslegung (circa 20 Prozent) und reduzierte Nachtragskosten amortisiert sich die Investition realistisch nach 6 bis 12 Monaten. Voraussetzung ist eine sorgfältige Implementierung mit vollständiger Nutzung der Kernfunktionen.
Datenqualität ist der kritische Erfolgsfaktor bei der Migration. Die häufigste Ursache für Projektverzögerungen sind unvollständige oder fehlerhafte Stammdaten aus dem Altsystem. Investitionen in die Bereinigung von Kunden-, Artikel- und Objektdaten vor der Migration zahlen sich durch einen reibungslosen Umstieg aus. Betriebe sollten diese Phase nicht unterschätzen und ausreichend Ressourcen einplanen.
Der realistische Projektzeitraum beträgt bei gut vorbereiteten Betrieben mit sauberen Stammdaten 4 bis 8 Wochen. Die Implementierung umfasst Initial-Workshop (ein Tag), Datenimport via CSV/Excel oder API, Systemkonfiguration und Schulungen. Bei komplexeren Anforderungen mit vielen Modulen oder individuellen Schnittstellen kann die Einführung 3 bis 6 Monate dauern. Ein Parallelbetrieb mit dem Altsystem für 2 bis 4 Wochen wird empfohlen, um einen sicheren Übergang zu gewährleisten.
Change-Management darf nicht unterschätzt werden. Die beste Software scheitert ohne Akzeptanz im Team. Betriebe sollten frühzeitig die konkreten Vorteile für jeden Mitarbeiter kommunizieren, Key-User einbinden und ausreichend Schulungsressourcen bereitstellen. Die intuitive Oberfläche erleichtert die Einarbeitung, ersetzt aber keine strukturierte Einführung mit begleitenden Workshops und Ansprechpartnern.
Vorteile:
Echte Mobile-First-Lösung: Die Offline-Fähigkeit eliminiert Medienbrüche zwischen Baustelle und Büro und ermöglicht durchgängige Arbeitsfähigkeit auch ohne Netzempfang
Branchenspezialisierung: SHK-spezifische Vorlagen und Herstellerkataloge sparen konkret Zeit und reduzieren Fehler bei der Angebotserstellung und Abrechnung
Skalierbares Wachstum: Modularer Aufbau ermöglicht Start mit Basisfunktionen und sukzessive Erweiterung ohne Systemwechsel
KI-gestützte Nachkalkulation: Proaktive Warnung bei drohenden Kostenüberschreitungen ermöglicht rechtzeitiges Gegensteuern
Hohe Datensicherheit: ISO 27001-zertifizierte deutsche Rechenzentren mit GoBD- und DSGVO-Konformität
Integrierte Finanzbuchhaltung: Nahtlose DATEV/Lexware-Anbindung reduziert manuelle Nacharbeit erheblich
Herausforderungen:
Keine CAD/BIM-Integration: Für planungsintensive Großprojekte mit komplexen technischen Zeichnungen sind Workarounds oder Parallelsysteme erforderlich
Starres Standard-Reporting: Vorkonfigurierte Dashboards decken Standard-KPIs ab, individuelle Ad-hoc-Analysen oder freie Pivot-Funktionen fehlen
Abhängigkeit von Datenqualität: Bei unstrukturierten Altdaten wird die Migration aufwendig und teuer – eine unterschätzte Kostenfalle
Eingeschränkte Anpassbarkeit: Sehr spezifische Branchenanforderungen oder individuelle Workflows lassen sich nur begrenzt abbilden
Investitionskosten für Einrichtung: Neben den Lizenzkosten müssen Initial-Aufwendungen für Migration und Schulung einkalkuliert werden
Lernkurve trotz Intuitivität: Vollständige Ausschöpfung aller Funktionen erfordert strukturierte Einarbeitung über mehrere Wochen
Die mobile App funktioniert vollständig offline. Techniker können Aufträge abrufen, Zeiten erfassen, Material buchen und Dokumente erstellen. Sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, synchronisiert das System automatisch alle Daten bidirektional. Diese Funktionalität unterscheidet sich von reinen Anzeige-Modi anderer Lösungen durch echte Bearbeitungsfähigkeit.
Bei einem gut vorbereiteten Betrieb mit sauberen Stammdaten dauert die Einführung 4 bis 8 Wochen von Kick-off bis Go-Live. Kritischer Faktor ist die Qualität der bestehenden Daten. Betriebe sollten 2 bis 4 Wochen Parallelbetrieb einplanen, um Mitarbeiter schrittweise umzustellen. Bei komplexeren Anforderungen oder umfangreichen Datenbereinigungen kann sich die Dauer auf 3 bis 6 Monate verlängern.
Ja, die Integration ist standardisiert. Buchungsrelevante Daten werden strukturiert exportiert und können direkt in DATEV oder Lexware übernommen werden. Manuelle Nacharbeit entfällt weitgehend. Die Übergabe erfolgt automatisiert nach definierten Regeln, die sich an die jeweiligen Buchungskreise anpassen lassen.
Neben den monatlichen Lizenzkosten (79 bis 249 Euro pro Nutzer je nach Paket) fallen Einmalkosten für Einrichtung an. Diese umfassen Workshops, Datenmigration und Schulungen und liegen je nach Umfang zwischen 5.000 und 15.000 Euro. Die genaue Höhe hängt von der Komplexität der Datenmigration und dem Schulungsbedarf ab.
HERO ist grundsätzlich auch für kleinere Betriebe nutzbar, das Preis-Leistungs-Verhältnis zeigt sich aber insbesondere ab 5 Mitarbeitern als optimal. Sehr kleine Betriebe sollten prüfen, ob der Funktionsumfang ihre tatsächlichen Anforderungen rechtfertigt oder ob eine schlankere Lösung ausreichend ist. Die Einrichtungskosten müssen dabei in Relation zum Betriebsvolumen gesehen werden.
Betriebe können HERO in der Regel vor der Kaufentscheidung testen. Die genauen Konditionen der Testphase sollten direkt mit dem Anbieter geklärt werden. Eine Teststellung ermöglicht es, die Eignung für die eigenen Prozesse zu prüfen und das Team frühzeitig einzubinden. Dies reduziert das Investitionsrisiko erheblich.