Kanban + Dashboard für SHK-Handwerker
Das Problem: Zu viele Baustellen, zu viele Systeme
Montagmorgen 6:45 Uhr in der Werkstatt. Das Team steht bereit. Sie haben 8 Monteure und 2 Azubis. Heute sind 12 Termine auf der Liste: 3x Heizungswartung, 2x Notdienst wegen Heizungsausfall über Nacht, 4x Badinstallation, 1x Wärmepumpen-Inbetriebnahme, 2x Angebotstermine. Die WhatsApp-Gruppe piept bereits: Monteure melden fehlendes Material für Baustelle Y, ein LKW ist defekt. Im E-Mail-Postfach finden Sie eine dringende Kundennachricht. Im Kalender steht noch ein offener Punkt vom Freitag: Angebot Müller nachfassen.
Welcher Monteur hat die richtige Qualifikation für den Notdienst? Welches Material ist auf welchem LKW? Können Sie den Notdienst heute noch bedienen, oder müssen Sie Kunden vertrösten und riskieren einen schlechten Ruf?
Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein System-Problem. Ihre Aufgaben, Teamstandorte, Materiallisten und Kundenkommunikation leben in verschiedenen Welten: Telefon, WhatsApp, E-Mail, Excel, handschriftliche Notizen und Ihr eigenes Gedächtnis. Jeden Morgen 30 Minuten nur fürs Sortieren und Priorisieren, oft unter enormem Zeitdruck.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools in einem Unternehmen ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle, egal ob Sie allein arbeiten oder mehrere Teams koordinieren.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben – persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung – Verknüpfung zwischen Aufgaben, Projekten, Dokumenten
- Geräte-unabhängig – identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick – Sie sehen sofort, was heute wichtig ist B. Direkter Zugriff – Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung – Alle Programme und Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen, egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt bestehen, auch wenn sich Tools ändern.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung, dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für SHK-Handwerker:
- Team-Einsatzplanung prüfen und anpassen (täglich 7:00 Uhr, zur Arbeitsvorbereitung)
- Materialverfügbarkeit checken (täglich 7:30 Uhr, vor Abfahrt der Teams)
- Offene Kundenanfragen bearbeiten (täglich 9:00 Uhr und 14:00 Uhr)
- Rechnungsstatus und Zahlungseingänge überwachen (täglich 15:00 Uhr)
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab – nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich Leben retten, wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung.
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen, wenn Sie sie im Kopf haben, aber den Überblick bewahren über laufende Projekte.
Beispiele für SHK-Handwerker:
- Neue Anfrage: Angebotserstellung Heizungstausch EFH Familie Schmidt
- In Bearbeitung: Badinstallation Musterstraße 12 (Team A)
- Warten auf: Materiallieferung Fußbodenheizung für Projekt Bürogebäude XXL
- Erledigt: Heizungswartung EFH Herr Müller
💡 Tipp für Entscheider:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status.
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für SHK-Handwerker:
- Handwerkersoftware wie craftnote oder Streit V.1 im Dashboard-Frame – Projektstatus auf einen Blick
- E-Mail-Postfach eingebunden – dringende Kundenanfragen sofort erkennen
- Google Calendar oder Terminplaner verlinkt – Tages- und Wochenplanung für das Team
- Buchhaltungssoftware wie Lexoffice oder sevDesk zentral erreichbar
Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Angebote erstellen – Direkt im System, mit Vorlagen
- E-Mail-Postfach einbinden – Im Dashboard-Frame sichtbar
- Seiten teilen – Mit Kunden oder Mitarbeitern live zusammenarbeiten
- Aufgabenverwaltung – Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
- Übersichten & Reports – Automatisch generiert aus Datenbanken
- Tabellen einbinden – Auch als eingebetteter Frame wie Excel oder Google Sheets
- Dokumente einbinden – PDFs, Verträge, Pläne direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren – Automatisierte Daten-Synchronisation
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.
Für SHK-Handwerker:
Notion ersetzt nicht Ihre Kern-Handwerkersoftware wie craftnote, Streit V.1 oder pds Software für die detaillierte Projektverwaltung, Zeiterfassung oder Fakturierung. Es ist kein vollumfängliches ERP-System.
Aber: Notion kann als zentrale Kommandozentrale dienen. Sie bekommen den Überblick über alle wichtigen Informationen: Baustellen-Status, Material-Bedürfnisse, offene Anfragen, Team-Auslastung. Es aggregiert Informationen und verlinkt zu den Fachsystemen. Es hilft, den Kopf frei zu bekommen und den Fokus auf die wichtigen Aufgaben zu legen.
Die Frage ist: Wie viele Programme müssen Sie täglich für den vollen Überblick öffnen? Wenn es mehr als 2-3 sind und Sie wichtige Informationen übersehen, ist ein Dashboard sinnvoll.
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für SHK-Handwerker
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard mit Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit
- Setup-Anleitung als 5-Minuten-Video
- Anpassungen speziell für SHK-Handwerker
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen sinnvoll sind
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort nach Verfügbarkeit