Smartplan | Dienstplan-Software | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann Smartplan?

Kernplanung

Drag-&-Drop-Schichtplanung – Verschieben Sie Schichten per Mausklick in Wochen- oder Monatsansicht ohne komplizierte Menüs.

Wiederkehrende Schichtvorlagen – Definieren Sie einmalig Schichtmuster, die System übernimmt automatische Wiederholungen für Wochenpläne.

Schichttausch & Übernahme – Mitarbeiter tauschen Schichten eigenständig in der App, System prüft automatisch auf Konflikte.

Verfügbarkeit & Abwesenheit

Mitarbeiter-Verfügbarkeitsverwaltung – Team trägt verfügbare Zeiten selbst ein, Planer sieht sofort wer einsetzbar ist.

Urlaubs- & Abwesenheitsworkflow – Digitaler Genehmigungsprozess ersetzt Papierformulare, zentrale Übersicht aller Anträge in Echtzeit.

Automatische Konflikterkennung – System warnt vor Doppelbuchungen, Überstundengrenzen und Verstößen gegen Ruhezeiten sofort.

Zeiterfassung & Compliance

In-/Out-Stempelung (App & Kiosk) – Mitarbeiter erfassen Arbeitszeiten mobil oder am stationären Terminal mit GPS-Verifizierung.

Echtzeit-Überstundenwarnungen – Rote Flaggen erscheinen automatisch bei drohenden Verstößen gegen gesetzliche Arbeitszeitgrenzen.

Vorinstallierte EU-Regelwerke – Arbeitszeitgesetze aller EU-Länder sind bereits konfiguriert, keine manuelle Programmierung nötig.

Kommunikation & Monitoring

SMS/E-Mail-Schichterinnerungen – Automatische Benachrichtigungen vor Schichtbeginn reduzieren No-Shows, Freikontingent inklusive.

In-App-Team-Chat – Direkte Nachrichtenübermittlung für spontane Absprachen ohne private Handynummern austauschen zu müssen.

Live-Personalkostentracking – Dashboard zeigt in Echtzeit Lohnkosten je Schicht und Auslastungsgrade für bessere Budgetkontrolle.

Reporting & Integration

Arbeitsstunden-/Kostenberichte – Exportieren Sie Daten als PDF oder CSV, Berichte weniger flexibel als Enterprise-Systeme.

Payroll-Integrationen – Direkte Anbindung an Xero und QuickBooks, REST-API für individuelle Schnittstellen verfügbar.

Multi-Standort-Management – Verwalten Sie mehrere Filialen zentral mit standortübergreifenden Auswertungen und einheitlichen Regeln.

🟨 Besonderheiten – Was macht Smartplan einzigartig?

Flatrate je Standort (unbegrenzte Mitarbeiter)

Smartplan berechnet eine monatliche Pauschalgebühr pro Standort, unabhängig von der Mitarbeiteranzahl. Dies bietet absolute Kostensicherheit bei Personalwachstum oder saisonalen Schwankungen. Gastronomiebetriebe mit 15 Festangestellten und 40 Aushilfen zahlen denselben Preis wie Filialen mit nur 20 Mitarbeitern. Diese Transparenz hebt Smartplan deutlich von Pro-User-Modellen der Konkurrenz ab, wo jeder zusätzliche Mitarbeiter die Rechnung erhöht.

Vorkonfigurierte EU-Arbeitszeitregelwerke mit Warnmeldungen

Das System enthält vorinstallierte Regelwerke für Arbeitszeitgesetze aller EU-Länder inklusive automatischer Plausibilitätsprüfungen. Planen Sie eine Schicht ohne ausreichende Ruhezeit, erscheint sofort eine Warnmeldung mit Gesetzesreferenz. Dies reduziert rechtliche Risiken und Compliance-Aufwand erheblich. Allerdings bildet Smartplan branchenspezifische Sonderregelungen wie Bereitschaftsdienste im Gesundheitswesen oder Nachtschichtzulagen in der Industrie nicht ab – hier bleibt manuelle Nacharbeit erforderlich.

"Scandinavian Design" – minimales Onboarding

Die skandinavische Designphilosophie zeigt sich in einer aufgeräumten Oberfläche mit intuitiver Menüführung. Laut Herstellerangaben benötigen neue Nutzer weniger als eine Stunde Einarbeitung. Diese Einfachheit beschleunigt die Mitarbeiterakzeptanz erheblich, besonders in Branchen mit hoher Fluktuation. Der Preis für diese Simplizität: Fortgeschrittene Anpassungsmöglichkeiten fehlen. Wer komplexe Schichtzyklen mit 20 verschiedenen Parametern abbilden möchte, stößt an Grenzen.

Kostenlose SMS-Schichtreminder im Kontingent

Jedes Abo enthält ein monatliches SMS-Freikontingent für automatische Schichterinnerungen. Dies senkt No-Show-Raten ohne zusätzliche Budgetposten. Bei Überschreitung des Kontingents fallen jedoch Nachzahlungen an – ein Aspekt, den Betriebe mit über 200 Mitarbeitern frühzeitig kalkulieren sollten. Alternative Push-Benachrichtigungen in der App sind unbegrenzt kostenlos, erreichen aber nur Mitarbeiter mit installierter Anwendung.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Smartplan besonders?

Restaurantinhaber und Gastgewerbe-Betreiber mit 10–50 Mitarbeitern pro Standort profitieren besonders vom Flatrate-Modell. Hohe Personalfluktuation durch Aushilfen, Saisonkräfte und Teilzeitkräfte führt bei Pro-User-Modellen zu schwankenden Kosten. Smartplan bietet hier absolute Planbarkeit. Die Schichttauschfunktion reduziert Verwaltungsaufwand bei häufigen kurzfristigen Änderungen erheblich.

Einzelhandelsketten mit 5–100 Mitarbeitern über mehrere Filialen hinweg finden in der Multi-Standort-Verwaltung ein zentrales Werkzeug. Filialleiter planen eigenständig, während die Geschäftsführung standortübergreifende Auswertungen erhält. Die niedrige IT-Komplexität ermöglicht schnelle Implementierung ohne aufwändige Schulungen – ideal für Betriebe ohne dedizierte IT-Abteilung.

Reinigungsdienste und Pflegedienste mit 15–150 mobil eingesetzten Mitarbeitern nutzen die GPS-basierte Zeiterfassung und Echtzeit-Verfügbarkeitsabfragen. Disponenten sehen sofort, welche Mitarbeiter in welcher Region verfügbar sind. Die mobile App funktioniert als zentrale Kommunikationsplattform für Teams, die selten im Büro sind.

Call-Center und Service-Teams mit 20–200 Mitarbeitern an einem Standort schätzen das präzise Überstundenmanagement und die automatischen Compliance-Warnungen. Bei hoher Schichtdichte und strengen gesetzlichen Vorgaben verhindert das System kostspielige Fehler. Die Live-Kostenübersicht hilft, Budgets in Echtzeit zu steuern.

Auswahlkriterien für die Entscheidung

Schnelle Einsteigerfreundlichkeit und User-Adoption sollte höchste Priorität haben, wenn Ihr Team wenig IT-Erfahrung mitbringt oder hohe Fluktuation herrscht. Smartplan erzielt hier Bestnoten mit unter einer Stunde Einarbeitungszeit und 4,6 von 5 Sternen in Usability-Bewertungen.

Kostenplanbarkeit aus Unternehmerperspektive ist entscheidend für Budget-bewusste Entscheider. Das Flatrate-Modell eliminiert Überraschungen durch Personalwachstum – ein klarer Vorteil gegenüber variablen Pro-User-Preisen der Konkurrenz.

Compliance und Gesetzeseinhaltung wiegen schwer in regulierten Branchen oder bei internationaler Präsenz. Die vorinstallierten EU-Regelwerke mit automatischen Warnmeldungen bieten erhebliche Sicherheit und reduzieren Administrationsaufwand um 60–80 Prozent.

Mobile-First für Außendienst und Aushilfen wird relevant, wenn Ihr Team selten am Desktop arbeitet. Die vollwertigen iOS- und Android-Apps mit Zeiterfassung, Chat und Schichttausch ermöglichen vollständiges Self-Service-Management unterwegs.

Wann Smartplan nicht geeignet ist

Großkonzerne mit über 1.000 Mitarbeitern stoßen an Skalierungsgrenzen. Komplexe Tarifstrukturen, Betriebsvereinbarungen und verschachtelte Schichtzyklen überfordern die bewusst einfach gehaltene Systemarchitektur. Branchen mit Bedarf an AI-gestützter Bedarfsprognose finden in Smartplan keine Lösung – Demand-Forecasting fehlt vollständig, Planung bleibt manuelle Aufgabe. Unternehmen mit hohen Reporting-Anforderungen benötigen oft Export und Weiterverarbeitung, da die integrierten Berichte weniger flexibel sind als bei SAP oder Oracle. Spezialisierte Branchen wie Krankenhäuser oder Produktionsbetriebe vermissen Module für Qualifikations-Management oder Maschinen-Rostering.

Details zur Dienstplansoftware

Smartplan ist eine Cloud-native Dienstplanungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen mit 5 bis 200 Mitarbeitern pro Standort. Der Fokus liegt auf Gastgewerbe, Einzelhandel, Reinigungsdiensten und serviceorientierten Branchen im nordeuropäischen und DACH-Raum. Das Kernelement bildet eine intuitive Drag-&-Drop-Oberfläche, die Schichtplanung in Wochen- oder Monatsansicht ermöglicht. Mitarbeiter erhalten vollständigen Self-Service-Zugang über mobile Apps – von Verfügbarkeitsmeldungen über Urlaubsanträge bis hin zu eigenständigem Schichttausch.

Die Software unterscheidet sich bewusst durch ihre "Keep it simple"-Philosophie von Feature-überladenen Konkurrenzprodukten. Statt hunderte Konfigurationsoptionen anzubieten, konzentriert sich Smartplan auf die häufigsten 20 Prozent der Anwendungsfälle, die 80 Prozent des Planungsalltags abdecken. Diese Fokussierung ermöglicht minimale Einarbeitungszeit unter einer Stunde. Das erklärte Ziel lautet nicht maximale Funktionstiefe, sondern Eliminierung von Planungsfehlern und automatisierte Sicherstellung rechtlicher Compliance.

Typische Problemstellungen, die Smartplan löst: Ersatz fehleranfälliger Excel-Tabellen durch automatische Plausibilitätschecks. Einhaltung gesetzlicher Ruhezeiten ohne manuelle Nachrechnung. Digitale Genehmigungsworkflows statt Papierlaufzettel. Transparente Schichtzuteilung, die Fairness-Diskussionen reduziert. Laut Herstellerangaben berichten Kunden von 30 bis 70 Prozent Zeitersparnis bei der Planung – realistische Erwartungen liegen bei 40 bis 50 Prozent, abhängig von der Ausgangssituation.

Das System eignet sich besonders für Betriebe mit hoher Personalfluktuation, wechselnden Schichtmodellen und Teilzeitkräften. Die automatische Konflikterkennung warnt sofort bei Doppelbuchungen, drohenden Überstundengrenzen oder Verstößen gegen Arbeitszeitgesetze. Dies verhindert kostspielige Fehler und rechtliche Risiken proaktiv. Für Manager bedeutet dies: Weniger Zeit mit Verwaltung, mehr Kapazität für strategische Personalführung.

Wissenswertes zum Anbieter

Smartplan ApS wurde 2015 in Kopenhagen gegründet und beschäftigt rund 50 Mitarbeiter. Die Rechtsform ApS entspricht der deutschen GmbH. Mit neun Jahren Markterfahrung zählt der Anbieter zu den etablierten Playern im skandinavischen Markt und expandiert zunehmend in den DACH-Raum. Die Entwicklung folgt einem agilen Modell mit Software-Releases alle zwei bis vier Wochen. Ein Kundenbeirat steuert die Roadmap aktiv mit – Nutzerfeedback fließt direkt in Produktentscheidungen ein.

Zur Unternehmensstabilität: Smartplan finanziert sich nach eigenen Angaben aus operativem Cashflow ohne öffentlich bekannte Finanzierungsrunden oder Übernahmen. Dies deutet auf profitable Nischenpositioning statt aggressive Skalierung hin. Die Support-Struktur umfasst E-Mail- und Chat-Support an fünf Tagen pro Woche rund um die Uhr. Enterprise-Kunden können optional eine Telefon-Hotline buchen. Die Reaktionszeiten liegen laut Nutzerfeedback bei durchschnittlich zwei bis vier Stunden für Standard-Anfragen.

Die Marktposition spiegelt sich in überdurchschnittlichen Kundenzufriedenheitswerten wider: 4,2 bis 4,6 Sterne auf Plattformen wie Capterra, G2 und Trustpilot bei kumuliert 245 Bewertungen. Nutzer loben besonders die Benutzerfreundlichkeit und schnelle Einarbeitung. Kritik bezieht sich hauptsächlich auf fehlende Advanced-Features wie Forecasting oder limitierte Reporting-Tiefe. Der Wettbewerbsvorteil liegt in der konsequenten Fokussierung auf KMU-Bedürfnisse – diese Spezialisierung könnte langfristig aber auch Wachstumslimitierungen bedeuten.

Die Unternehmenskultur scheint skandinavischen Werten zu folgen: Transparenz, flache Hierarchien, nutzerzentriertes Design. Dies zeigt sich in der öffentlich zugänglichen Produktroadmap und aktiven Community-Foren. Für potenzielle Kunden bedeutet dies: direkter Draht zu Produktverantwortlichen, aber möglicherweise begrenzte Ressourcen für individuelle Sonderwünsche großer Enterprise-Kunden.

Technische Details & Integration

Smartplan basiert auf einer 100-prozentigen Cloud-SaaS-Architektur auf Amazon Web Services in EU-Regionen. Die Cloud-native Microservices-Architektur ermöglicht hohe Skalierbarkeit und häufige Updates ohne Downtime. Alle Datenübertragungen erfolgen SSL/TLS-verschlüsselt. Der Anbieter gibt GDPR-Konformität an, Datenhaltung erfolgt ausschließlich in EU-Rechenzentren. Allerdings fehlen öffentliche Nachweise für ISO 27001 oder SOC 2-Audits – für regulierte Branchen oder Großkonzerne kann dies ein Ausschlusskriterium darstellen.

Die Integrationslandschaft umfasst eine öffentlich dokumentierte REST-API für Custom-Entwicklungen. Standard-Anbindungen bestehen zu Xero und QuickBooks für Lohnbuchhaltung, iCal und Outlook für Kalendersynchronisation sowie Zapier für Workflow-Automatisierungen. Eine wichtige Lücke: DACH-spezifische Lohnbuchhaltungssysteme wie DATEV, Lexware oder Sage sind nicht explizit als Direktintegration aufgeführt. Hier bleibt meist nur CSV-Export mit manueller Weiterverarbeitung – ein Aspekt, den Interessenten vor Vertragsabschluss unbedingt klären sollten.

Die Systemvoraussetzungen sind minimal: Moderne Webbrowser wie Chrome, Edge oder Safari reichen aus. Native iOS- und Android-Apps bieten vollständige Funktionalität für Zeiterfassung, Schichttausch und Team-Chat. Das responsive Design passt sich automatisch an Bildschirmgrößen an. Die Benutzeroberfläche folgt modernen UX-Prinzipien mit klaren Kontrasten und großen Touch-Targets. Eine 30-minütige App-Schulung genügt für die meisten Mitarbeiter.

Wichtige Einschränkung: Das System benötigt permanente Internetverbindung, eine Offline-Funktion existiert nicht. In Regionen mit schlechter Netzabdeckung oder für Teams in Kellern, Lagerhallen oder ländlichen Gebieten kann dies problematisch werden. Workaround: Vorab-Synchronisation von Schichtzuweisungen, aber Echtzeit-Features wie Schichttausch funktionieren dann nicht. Die fehlenden Sicherheitszertifizierungen ISO 27001 oder SOC 2 sollten Entscheider bei hohen Compliance-Anforderungen direkt beim Anbieter erfragen – möglicherweise existieren interne Audits ohne öffentliche Veröffentlichung.

Kosten & Preismodell

Smartplan verwendet eine transparente Flatrate-Preisstruktur pro Standort. Die monatlichen Kosten liegen zwischen 49 und 79 Euro, abhängig von Region und gewähltem Paket. Eine unbegrenzte Anzahl von Mitarbeitern pro Standort ist inbegriffen – ein Alleinstellungsmerkmal gegenüber Pro-User-Konkurrenten. Das Pricing-Modell umfasst drei Varianten: Starter für Einzelstandorte, Pro mit erweiterten Reporting-Funktionen und Enterprise mit Premium-Support. Eine 14-tägige kostenlose Testversion ermöglicht risikofreies Ausprobieren ohne Kreditkartenpflicht.

Die Total Cost of Ownership über drei bis fünf Jahre lässt sich einfach kalkulieren: Die monatliche Abo-Gebühr bildet den Hauptkostentreiber. Einmalige Setup- und Migrationskosten beschränken sich auf ein bis zwei Tage Eigenleistung für Datenmigration und Konfiguration. Optional bietet Smartplan kostenpflichtige Onboarding-Pakete mit persönlichem Coach – Preise variieren je nach Unternehmensgröße. Zusätzliche laufende Kosten entstehen durch SMS-Versand über das Freikontingent hinaus und optional buchbaren Premium-Support.

Zum Return on Investment: Der Hersteller gibt eine Amortisationszeit von zwei bis drei Monaten an, basierend auf Planungszeitersparnissen und Überstundenreduktion um etwa 10 Prozent. Unabhängige Studien fehlen hierzu. Die reale Amortisation hängt stark von der Ausgangssituation ab – Betriebe, die von chaotischen Excel-Listen umsteigen, sehen schnelleren ROI als solche mit bereits digitalisierter Vorplanung. Der Hauptvorteil des Flatrate-Modells liegt in der Kostenplanbarkeit: KMU zahlen bei 20 Mitarbeitern denselben Preis wie bei 80, während Pro-User-Konkurrenten die Rechnung vervierfachen würden.

Jahreszahlungen werden üblicherweise mit 10 bis 15 Prozent Rabatt incentiviert. Versteckte Kosten gibt es laut Anbieter nicht – das Transparenz-Versprechen wird in Nutzerbewertungen bestätigt. Kritische Kostenfallen: SMS-Overages bei großen Teams und unterschätzte Volumina. Entscheider sollten frühzeitig kalkulieren, wie viele SMS-Reminder monatlich versendet werden – ab 200 Mitarbeitern kann das Freikontingent schnell erschöpft sein. Alternative: Umstellung auf kostenlose Push-Benachrichtigungen in der App.

Migration & Umstieg

Der Implementierungsaufwand für Smartplan gilt als gering. Typische Umstellungen dauern zwei bis fünf Tage Realzeit vom Vertragsabschluss bis zum Live-Betrieb. Ein Setup-Wizard führt durch die Initialkonfiguration: Standortdefinition, Schichtvorlagen, Arbeitszeitregeln und Mitarbeiterstammdaten. CSV- oder Excel-Import ermöglicht schnelle Übernahme bestehender Daten ohne manuelle Neueingabe. Der Prozess folgt eher einem "Setup & Go"-Ansatz als einem aufwändigen Big-Bang-Projekt.

Der Ressourcenbedarf konzentriert sich hauptsächlich auf Manager-Ebene: Vier bis acht Stunden Setup-Training sind erforderlich, um Systemlogik und Best Practices zu verstehen. Mitarbeiter benötigen lediglich 30 Minuten App-Einweisung für Self-Service-Funktionen. Spezielle IT-Kenntnisse sind nicht erforderlich – die hohe Usability reduziert Schulungsaufwand dramatisch. Wer dennoch Unterstützung wünscht, kann kostenpflichtige Onboarding-Pakete buchen: Ein Coach begleitet Setup, Datenmigration und erste Planungszyklen.

Change-Management-Erfolgsfaktoren: Smartplan punktet durch hohe User-Adoption dank Self-Service-Features. Mitarbeiter schätzen die Möglichkeit, Verfügbarkeiten selbst einzutragen und Schichten eigenständig zu tauschen – dies erhöht Akzeptanz und gefühlte Fairness. Wichtig bleibt dennoch klare Kommunikation der Vorteile: weniger Planungsfehler, transparente Schichtzuteilung, einfachere Urlaubsanträge. Erfolgreich laufende Migrationen starten oft mit einer Pilotgruppe von 10 bis 15 Mitarbeitern, bevor der Rollout auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet wird.

Typische Stolpersteine: Unvollständige oder fehlerhafte Stammdaten bei der Migration. Fehlende Abstimmung zwischen altem und neuem System während der Übergangsphase. Unklare Verantwortlichkeiten bei Schichtgenehmigungen im digitalen Workflow. Diese Risiken lassen sich durch saubere Datenbereinigung vor Import, parallelen Betrieb alter und neuer Planung für zwei bis drei Wochen und klare Prozessdokumentation minimieren. Die geringe technische Komplexität von Smartplan macht es jedoch zu einer der am schnellsten implementierbaren Lösungen im Marktvergleich.

Vorteile und Herausforderungen

Zu den echten Vorteilen zählt primär das Flatrate-Preismodell mit unbegrenzter Mitarbeiteranzahl pro Standort. Dies bietet absolute Kostensicherheit unabhängig von Personalwachstum oder saisonalen Schwankungen. KMU mit Personalfluktuation sparen gegenüber Pro-User-Konkurrenten bis zu 40 Prozent. Die automatisierte EU-Compliance durch vorinstallierte Regelwerke und Warnmeldungen reduziert rechtliche Risiken und Administrationsaufwand um 60 bis 80 Prozent – ein messbarer Vorteil in Branchen mit strengen Arbeitszeitgesetzen.

Das minimale Onboarding unter einer Stunde Schulungszeit und 4,6 von 5 Sternen Usability-Bewertung beschleunigt Mitarbeiterakzeptanz signifikant. In Branchen mit hoher Fluktuation amortisiert sich dieser Vorteil durch geringeren Wiederholungsschulungsaufwand. Die Planungszeitreduktion liegt real bei 40 bis 50 Prozent (Herstellerangabe bis 70 Prozent erscheint optimistisch). Manager gewinnen Zeit für strategische Aufgaben statt Verwaltungsarbeit. Das Mobile-First-Design mit vollwertigen iOS- und Android-Apps ermöglicht vollständiges Self-Service-Management für Außendienste und Aushilfen in Echtzeit.

Die ehrlichen Herausforderungen sollten nicht verschwiegen werden: Das fehlende AI-Demand-Forecasting bedeutet, dass Planung manuelle Arbeit bleibt. Bei großer Volatilität oder komplexen Bedarfsschwankungen fehlt der Optimierungsalgorithmus – Restaurantinhaber müssen Hochsaison-Personalbedarfe weiterhin selbst prognostizieren. Die limitierte Reporting-Tiefe erfordert oft Export und Weiterverarbeitung in Excel oder BI-Tools. Für KMU akzeptabel, für Konzerne mit Advanced-Analytics-Anforderungen unzureichend.

SMS-Kosten können bei über 200 Mitarbeitern zu Überraschungen führen, wenn das Freikontingent erschöpft ist. Frühzeitige Volumenkalkulationen und Umstellung auf kostenlose Push-Benachrichtigungen schaffen Abhilfe. Branchenspezialmodule für Qualifikations-Matrizen in der Pflege, Maschinen-Rostering in Fabriken oder komplexe Tarifstrukturen in der Metallindustrie fehlen komplett. Die fehlende Offline-Funktion macht Smartplan ungeeignet für Teams in Regionen mit schlechter Netzabdeckung. Fehlende Sicherheitszertifizierungen wie ISO 27001 oder SOC 2 sollten Entscheider regulierter Branchen direkt beim Anbieter erfragen.

Häufig gestellte Fragen

Für welche Unternehmensgröße ist Smartplan ideal? Smartplan eignet sich für 5 bis 200 Mitarbeiter pro Standort mit bis zu 10 Filialen ohne Leistungsverlust. Ideal sind KMU mit ein bis drei Standorten. Über 200 Mitarbeiter funktioniert technisch, aber Komplexität und Admin-Overhead steigen. Unter 5 Mitarbeitern bleibt Preis-Leistung weniger deutlich.

Wie lange dauert die Einführung? Die vollständige Umstellung dauert zwei bis fünf Tage inklusive Stammdaten, Konfiguration und Schulung. Manager benötigen vier bis acht Stunden Training. Die Dauer hängt von der Datenqualität ab – saubere Excel-Listen beschleunigen den Prozess. Mit Onboarding-Paket verkürzt sich die Zeit weiter.

Was kostet Smartplan im Detail? Die monatlichen Kosten liegen bei 49 bis 79 Euro pro Standort je nach Paket und Region. Unbegrenzte Mitarbeiter sind inbegriffen. Hinzu kommen gegebenenfalls SMS-Overages und optionaler Support. Eine 14-tägige Testphase ist kostenlos. Jahreszahlung bringt meist 10 bis 15 Prozent Rabatt. Versteckte Kosten existieren laut Transparenz-Versprechen nicht.

Kann ich Smartplan mit meiner Lohnbuchhaltung verbinden? Direktintegrationen bestehen zu Xero und QuickBooks. Weitere Anbindungen sind über die REST-API möglich. DACH-Systeme wie DATEV oder Lexware erfordern meist CSV-Export. Klären Sie vor Vertragsabschluss, ob Ihre spezifische Software direkt angebunden werden kann.

Wie sicher sind meine Daten bei Smartplan? Die Cloud-Infrastruktur läuft auf AWS EU-Rechenzentren mit SSL/TLS-Verschlüsselung. GDPR-Konformität wird angegeben. ISO 27001 oder SOC 2-Zertifizierungen sind nicht öffentlich bestätigt. Bei hohen Sicherheitsanforderungen sollten Sie einen Audit-Report anfordern.

Was ist der Hauptunterschied zu Konkurrenten wie Deputy oder Planday? Smartplan bietet Flatrate pro Standort statt Pro-User-Pricing, vorinstallierte EU-Compliance und besonders einfache Usability. Deputy und Planday haben Pro-User-Preise, mehr Features wie Forecasting und umfangreichere Reports, erfordern aber höheren Onboarding-Aufwand. Smartplan für KMU mit Keep-It-Simple-Priorität, Deputy/Planday für größere Organisationen mit Feature-Intensität.

Kann ich Smartplan jederzeit kündigen? Ja, die Kündigung ist monatlich möglich ohne Lock-in. Die Kündigungsfrist beträgt meist 30 Tage. Diese Flexibilität bedeutet geringes Risiko für Neukunden.

Funktioniert die App auch offline? Nein, Internetverbindung ist erforderlich. Ein Offline-Modus existiert nicht. Problematisch für Teams ohne zuverlässige Netzabdeckung. Workaround: Vorab-Synchronisation von Schichtzuweisungen, aber Echtzeit-Features wie Schichttausch funktionieren dann nicht.

Wie häufig erscheinen neue Features? Software-Releases erfolgen alle zwei bis vier Wochen mit aktiver Kundenbeteiligung durch Advisory Board. Cloud-SaaS-Vorteil: Automatische Updates ohne manuelle Patches oder Downtime.

Passt Smartplan zu Großkonzernen? Eher nein. Ab 1.000 Mitarbeitern oder komplexen Tarifstrukturen empfehlen sich SAP SuccessFactors, Oracle oder ähnliche Enterprise-Lösungen. Smartplan ist bewusst nicht für Enterprise-Komplexität ausgelegt – die KMU-Fokussierung ist Stärke, nicht Schwäche.