Kanban + Dashboard für Dienstplaner
Warum Dienstplanung mental erschöpft
Montagmorgen, 7:30 Uhr: Sie öffnen Ihr Dienstplan-Tool und sehen die erste Meldung. Kollege Müller ist unerwartet im Urlaub. War das nicht genehmigt? In WhatsApp lesen Sie, dass Frau Meier krank ist. Ihre E-Mail zeigt eine Nachricht von einem Kollegen, der die Schicht tauschen will. Ihr Kalender erinnert Sie an eine wichtige Besprechung in 30 Minuten, bei der jemand für die Besetzung fehlt. Wo fangen Sie an?
Das Problem: Ihre Informationen leben in fünf verschiedenen Welten. Dienstplan-Software, E-Mail, WhatsApp, Kalender, Kopf. Jeden Morgen 20 Minuten nur fürs Sortieren. Jede Änderung verursacht eine Kettenreaktion in mindestens drei Systemen.
Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein System-Problem. Jede Informationsquelle hat ihre eigene Logik, und Sie sind der Übersetzer dazwischen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern mentale Energie, die Sie für die eigentliche Planung brauchen.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools in einem Unternehmen - egal ob Sie allein arbeiten oder Teammitglieder haben - is
t ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben - persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung - Verknüpfung zwischen Aufgaben, Projekten, Dokumenten
- Geräte-unabhängig - identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick - Sie sehen sofort, was heute wichtig ist B. Direkter Zugriff - Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung - Alle Programme und Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen - egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung - dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für Dienstplaner:
- Aktuelle Besetzung prüfen (täglich 8:00 Uhr und 12:00 Uhr)
- Anwesenheits- und Abwesenheitsmanagement (täglich 9:00 Uhr)
- Dienstplan-Anfragen bearbeiten (täglich 14:00 Uhr)
- Ressourcen- und Qualifikations-Check (täglich 16:00 Uhr)
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab - nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich "Leben retten", wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung.
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen (wenn Sie sie im Kopf haben), aber den Überblick bewahren über laufende Projekte.
Beispiele für Dienstplaner:
- To Do: Dienstplan für nächste Woche erstellen
- In Arbeit: Krankmeldung von Herrn Mustermann bearbeiten
- Warten auf: Genehmigung für Überstunden von Geschäftsführung
💡 Tipp für Entscheider:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status.
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für Dienstplaner:
- Shyftplan oder Staffbase im Dashboard-Frame
- Outlook-Kalender eingebunden
- Excel-Qualifikationsmatrix verlinkt
- HR-Software (Personio) für Urlaubsanträge direkt erreichbar
Wo verlieren Sie aktuell die meiste Zeit beim Wechseln zwischen Programmen? Genau diese Stellen können Sie in Ihr Dashboard integrieren.
Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Angebote erstellen - Direkt im System, mit Vorlagen
- E-Mail-Postfach einbinden - Im Dashboard-Frame sichtbar
- Seiten teilen - Mit Kunden oder Mitarbeitern live zusammenarbeiten
- Aufgabenverwaltung - Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
- Übersichten & Reports - Automatisch generiert aus Datenbanken
- Tabellen einbinden - Auch als eingebetteter Frame (z.B. Excel, Google Sheets)
- Dokumente einbinden - PDFs, Verträge, Pläne direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren - Automatisierte Daten-Synchronisation
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.
Für Dienstplaner:
Notion ersetzt nicht Ihre Dienstplanungssoftware wie Shyftplan, Staffbase, Papershift oder ATOSS Workforce Management. Es ist auch keine Lohnabrechnungssoftware.
Aber: Sie können Urlaubsanträge zentral sammeln. Sie können Schichttausch-Anfragen strukturiert bearbeiten. Sie können Qualifikationsübersichten pflegen. Sie können Notion als Kommandozentrale nutzen, die auf Ihre Fachsoftware verlinkt.
Die Frage ist: Wie viele verschiedene Informationsquellen nutzen Sie aktuell für die Dienstplanung? Wenn es mehr als drei sind und Sie täglich manuell abgleichen, ist ein Dashboard sinnvoll.
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Dienstplaner
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard (Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit)
- Setup-Anleitung (5-Minuten-Video)
- Profession-spezifische Anpassungen für Dienstplanung
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen sinnvoll sind
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort (nach Verfügbarkeit)