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Dienstplan-Software | Software Dienstplanung | Programm zur Arbeitszeiterfassung | Büro | Office | Test | Vergleich

Dienstplan-Software - Die Top 10-Anbieter im Test & Vergleich

20.062 Erfolgreiche Empfehlungen seit 2016
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Anbieter

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Individuelles Dashboard

Dashboard (Datenübersicht) individuell gestalten

Drag&Drop-Bearbeitung

Einfach & schnell Einsatzzeiten festlegen & verändern

Online-Portal

Online in Dienstpläne einsehen, Verhinderungen wie Krankheit melden & Urlaub beantragen

Unterstützte Betriebsysteme
Kosten
Features
Vertragslaufzeit
Design
Gesamt
4.4/5

Individuelles Dashboard

Dashboard (Datenübersicht) individuell gestalten

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Einfach & schnell Einsatzzeiten festlegen & verändern

Smartphone-App

Mobil auf Dienstpläne zugreifen, Verhinderungen (krankheit) melden & Urlaub beantragen

Unterstützte Betriebsysteme
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Gesamt
4/5

Individuelles Dashboard

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Online-Portal

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Gesamt
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Individuelles Dashboard

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Unterstützte Betriebsysteme
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Vertragslaufzeit
Design
Gesamt
3.8/5

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Dienstplanänderung

Mitarbeiter über Änderungen des Dienstplan umgehend benachrichtigen.

Unterstützte Betriebsysteme
Kosten
Features
Vertragslaufzeit
Design
Gesamt
2.8/5
Unterstützte Betriebsysteme
Kosten
Features
Vertragslaufzeit
Design
Gesamt
3.2/5

E2N

Unterstützte Betriebsysteme
Kosten
Features
Vertragslaufzeit
Design
Gesamt
3/5
Unterstützte Betriebsysteme
Kosten
Features
Vertragslaufzeit
Design
Gesamt
4.2/5

Terminverwaltung

Die Software Meisterwerk verfügt über einen eigenen Kalender zur Verwaltung von Terminen und Fristen.

Zeiterfassung

Erfassen Sie alle Arbeitszeiten über das integrierte Zeiterfassungstool schnell und einfach in der Software.

Wartungsmodul

Wartungsmodul

Unterstützte Betriebsysteme
Kosten
Features
Vertragslaufzeit
Design
Gesamt
4.4/5

FAQ - Das sind 3 Fragen, die Sie wissen sollten, bevor Sie sich entscheiden!

Was kostet eine Dienstplan-Software?

Eine Kosten einer Software zur Dienstplanung beginnen bei 0,50 € - 1,50€ im Monat pro Mitarbeiter. Dies ist bspw. bei der Core-Version von aPlano sowie der Light-Version von Planovo der Fall.

Andere Anbieter bieten bspw. ein Paket an, welches für 1 - 15 Mitarbeiter zwischen 19,- € und 24,- € im Monat kostet. Weitere Varianten beginnen bei 20 Mitarbeitern pro Monat. Bei Komplettsystemen für HR ist die Dienstplanung häufig ein Zusatztool, welches zum Grundmodul zusätzlich erworben werden muss.

Wer einen Schichtplaner kostenlos nutzen möchte, wird bei MEIN SCHICHTPLAN fündig. Allerdings sind hier Funktionen und Leistungen auf das Wesentliche fokussiert und bieten keine Zusatzfunktionen an.

Was sollten Sie bei der Anschaffung der Software beachten?

Wichtig ist, dass die Software zur Dienstplanung, für die Sie sich entscheiden, passend dazu ist, wofür Sie diese im Tagesgeschäft einsetzen möchten. Sprich, wenn Sie bspw. im Mehrschichtbetrieb arbeiten und häufig Wiederholungen haben, dass diese Automatismen in der Software entsprechend hinterlegen werden können.

Des Weiteren sollten Sie darauf achten, dass die Software Folgendes ermöglicht:schnelle und effektive Personalplanung

  • bequemer Zugriff für Mitarbeiter (bspw. Online-Dienstplanung)

  • Möglichkeit durch Mitarbeiter Verfügbarkeiten, Urlaube, etc. zu hinterlegen

  • ausreichendes Rechte- und Rollenkonzept

  • einfache Bedienung und übersichtliche Bedienoberfläche

  • passendes Schichtmodell abbbildbar

Worin liegt der Vorteil einer Online-Softwarelösung für die Dienstplanung?

Eine Online-Software bringt mehr Komfort und Schnelligkeit in Ihre Planung. Dienstpläne können nach Fertigstellung per Knopfdruck an die Mitarbeiter versendet werden, Änderungen werden automatisch kommuniziert und ein Schichttausch ist ggfs. zwischen den Mitarbeitern selbst möglich (je nach Anbieter und Funktionen des Tools).

Ebenfalls können Sie bei vielen Modulen mit einer Online-Dienstplanung freie Schichten ausschreiben und der schnellste Mitarbeiter kann sich eintragen. Vorbei ist es mit den einzelnen Emails der Mitarbeiter, die sich für die freie Schicht "bewerben" und den einzelnen Rückmeldungen bzgl. Vergabe bzw., dass die Schicht schon anderweitig vergeben ist.

Auch erübrigt sich der aufgrund der zeitverzögert eingehenden Antworten die damit verbundenen Situationen, dass sich zwischenzeitlich etwas im Plan des Mitarbeiters geändert hat und dieser dann doch nicht mehr zur Verfügung steht, wie ursprünglich geplant.

Empfehlungen

Mit unseren detaillierten und umfangreichen Tests und Vergleichen haben wir uns einen Überblick verschafft über die Software-Produkte, die es am Markt fürs Dienstplan-Erstellen gibt. Dabei haben uns die Produkte Planovo, Planday, Papershift, ShiftJuggler sowie Smartplan und andere überzeugt.

Sollten Sie Unterstützung bei der Auswahl der für Sie geeigneten Software benötigen, geben wir Ihnen gerne binnen 24 Stunden eine Sofort-Empfehlung. Hinterlassen Sie uns dafür einfach Ihre Software-Anforderungen in unserem Download-Formular.

Ratgeber

Welche Funktionen die Dienstplan-Software haben sollte!

Ihr neue Dienstplaner sollte über verschiedene Funktionen verfügen, damit Sie Ihre Personaleinsatzplanung optimal und effektiv durchführen können. Dazu gehört die:

  • Erstellung von Dienstplänen (Tages-, Wochen- und Monatspläne)

  • Berücksichtigung von festgelegten Arbeitsstunden und ggfs. Arbeitstagen

  • Verwaltung von Urlaubszeiten

  • Hinterlegung von festen Arbeitsregeln (bestenfalls je Arbeitsplatz, Team und Abteilung)

  • Möglichkeit Wiederholungen zu hinterlegen

  • Erstellung von Auswertungen

  • Warnung bei Nichteinhaltung der Ruhezeiten

  • Berücksichtigung von Pauseregeln

  • Hinterlegung von Feiertagen für Deutschland (ggfs. A, CH oder andere Länder)

  • Versand an alle Mitarbeiter innerhalb des Dienstplans

Bestenfalls sollte das Tool auch die Möglichkeit zur Erfassung der Arbeitszeiten ermöglichen, so dass alles in einer Software ist und Sie die Stunden zur Abrechnung der Arbeitszeiten per Knopfdruck exportieren und/oder übermitteln können.

Welche Zusatzfunktionen hilfreich sind bei der Dienstplanung!

Über die essentiellen Funktionen zum Dienstplan-Erstellen hinaus, ist es hilfreich, wenn Ihre Software auch weitere Funktionen bietet. So sollte bspw. die Möglichkeit bestehen, einen Schichttausch zwischen Mitarbeiter untereinander zu ermöglichen. Ggfs. ist es auch hilfreich, wenn die Zeiterfassung angekoppelt ist und via GPS-Signal registriert wird.

Eine andere hilfreiche Funktion ist die Möglichkeit mehrere Sprachen abzubilden. Ebenso kann das Verwalten mehrerer Filialen oder Niederlassungen innerhalb einer Dienstplan-Software für Sie von Vorteil sein.

Was Ihr Tool können sollte, wenn Sie die Daten aus dem Tool direkt zur Lohnabrechnung verwenden möchten!

Möchten Sie noch effizienter arbeiten, können Sie bei vielen Modulen gleich den Export für die Lohnabrechnung vornehmen oder die Daten via Schnittstelle direkt übertragen. Dafür sollte das Programm für die Erstellung zur Dienstplanerstellung u.a. folgendes können:

  • Erfassung der Arbeitszeit oder automatische Zugrundelegung der Sollstunden

  • automatische Berechnung der geleisteten Stunden

  • automatischer Abzug von Pausenregeln oder durchgeführten Pausen

  • separate Erfassung von Überstunden und ggfs. Berücksichtigung von Lebensarbeitszeitkonten, falls Überstunden gesammelt und nicht ausbezahlt werden sollen

  • Ausweisung von Sonn- und Feiertagseinsätzen

Zeit ist Geld: Das Fazit

Zeit ist Geld. So auch bei der Auswahl einer geeigneten Software. Der Markt bietet eine Vielzahl an Produkten an, die umfangreich auf der Website der Anbieter, in Blogs, Videos, in Textberichten vorgestellt werden. Um Ihnen diese Vorarbeit zu ersparen, haben wir diesen Vergleich der 10 besten Software-Produkte zusammengestellt.

Sollten Sie sich noch nicht für eine Dienstplan-Software-Lösung entscheiden können, helfen wir Ihnen gerne. Wir beantworten Ihre Fragen umfassend und unterstützen Sie dabei, die für Ihr Unternehmen geeignete Software zu finden.

Neugründer, Startups, Kleinbetriebe, Handwerker & Co

Als Neugründer oder Kleinbetrieb/Handwerker haben Sie viel zu tun. So ist das Unternehmen aufzubauen, Marketing zu betreiben, Kunden zu finden und/oder vor Ort beim Kunden zu sein sowie ggfs. Mitarbeiter zu überwachen, einzuarbeiten oder anzuweisen. Daher bleibt für die Organisation häufig wenig Zeit. Hier ist es hilfreich, wenn man bereits zu Beginn ein System hat, das die Schicht- oder Dienstplanung übernimmt. Damit können Schichten/Dienste automatisch vergeben und Pläne erstellt werden. Auch bei einem Ausfall ist schnell ein Ersatz gefunden, da viele Systeme häufig passende Ersatzmitarbeiter automatisch finden und vorschlagen. Einige Unternehmen berichten hier von einer Zeitersparnis von bis zu 80%. Diese Zeit können Sie sehr gut für andere Aufgaben nutzen.

Kostenfrei oder kostenpflichtige Software - Was die bessere Entscheidung für Sie ist!

MEIN SCHICHTPLAN ist eine Software zur Dienstplanerstellung in unserem Vergleich, die es kostenfrei gibt. Das Tool ist einfach gehalten und umfasst alle wichtigen Basisfunktionen. Wer mehr Flexibilität, Automatismen, Online-Abrufbarkeit, etc. benötigt, der ist besser mit einer kostenpflichtigen Variante beraten. Diese beginnen ab einem Preis von 0,50 € pro Monat und Mitarbeiter und bringen die Ersparnis häufig bereits im Rahmen der Zeit, die Sie damit gewinnen.

Mit unserem Preiskalkulator können Sie ganz einfach einen Vergleich machen, um herauszufinden, welches Preismodell am interessantesten für Sie und Ihr Unternehmen ist.

Für wen eine Software für Dienstplanung in Ihrem Unternehmen geeignet ist!

Die Software zur Dienstplanung ist für jeden geeignet, der die Dienst- und/oder Schichtplanung seines Teams, seiner Abteilung, seines Bereiches oder seines Unternehmens vornehmen muss. Dies können - je nach Größe des Unternehmens - folgende Rollen sein:

  • Abteilungsleiter

  • Bereichsleiter

  • Inhaber

  • Schichtplaner

  • Schichtleiter

Ebenso können auch Mitarbeiter oder andere Personen Ihres Unternehmens den Schicht- oder Dienstplan erstellen. Gegebenenfalls geben Sie auch nur den Rahmen vor und Ihre Mitarbeiter tragen sich selbst in den Plan ein. Dies hängt ganz von der Firmenkultur, den Anforderungen - bspw. Servicebereitschaften, der Organisationsstruktur oder anderen Faktoren ab.

Warum Ihre Dienstplan-Software unbedingt eine Arbeitszeiterfassung haben sollte!

Wenn Sie die Dienstplanung vornehmen, haben Sie bereits alle Ist-Werte für die Stundenabrechnung hinterlegt. Von hier aus ist es einfach, die getätigten Stunden mit den Ist-Werten abzugleichen und eine Abrechnung vorzunehmen. Das einzige, was dafür erforderlich ist, ist das Erfassen der Arbeitszeiten durch die Mitarbeiter selbst.

Häufig bieten die Anbieter der Software Apps an, mit denen die Mitarbeiter Ihre Dienstpläne abrufen oder Dienstzeiten eingeben können. Diese kann meist auch genutzt werden, um auch die Arbeitszeiten digital zu erfassen.

Das Abgleichen zwischen Soll- und Ist-Zustand übernimmt die Software automatisch und kann die hinterlegten Regeln nutzen, um bspw. - sofern zutreffend - Urlaubsgeld entsprechend auszuzahlen. Dies erspart viel Zeit und den Export in ein weiteres System, falls die Erfassung anderweitig erfasst werden würde.

Wie Ihnen eine intelligente Software zur Dienstplanung viel Arbeit sparen kann!

Um noch mehr Zeit bei der Schicht- und Dienstplanung zu sparen, ist es sinnvoll, wenn Ihre Software Automatismen umsetzen und die Dienstplanung nach vorgegebenen Regeln selbst vornehmen kann. Dabei ist es hilfreich, wenn Sie feste Arbeitsregeln je Arbeitsplatz, Team und Abteilung hinterlegen können. So ist es möglich, Führungskräfte separat zu betrachten und die Schichten entsprechend den unterschiedlichen Servicezeiten zu hinterlegen.

Was Ihre Dienstplan-Software unbedingt in Bezug auf Urlaubsplanung können sollte!

Auch die Urlaubsplanung ist fester Bestandteil der Dienstplanung. Sie ist in der Software Basis dafür, dass es keine Überschneidung mit eingetragenen Urlaubstagen und der Schichtplanung gibt und nachträglich keine Änderungen notwenig sind. Bei der Verwaltung ist es sinnvoll, dass Ihr Programm zum einen die vorhandenen Urlaubstage pro Jahr und Mitarbeiter hinterlegen kann. Gleiches gilt für Zeiten, wie bspw. Probezeit oder Weihnachtszeit, wenn in dieser Zeit betriebsbedingt Sonderregelungen gelten, falls dies die Hauptgeschäftszeit ist. Scheidet ein Mitarbeiter aus, sollte die Software die Urlaubsansprüche anteilig berechnen und ausweisen können.

Um den Verwaltungsaufwand für das HR oder Sie als Unternehmer zu reduzieren, ist ein Zugriff für Mitarbeiter hilfreich, damit diese Urlaube selbst eintragen und Ihre Urlaubstage einsehen können. Dies erspart Nachfragen der Mitarbeiter und reduziert Unklarkeiten, da alles transparent für den Mitarbeiter nachvollziehbar ist und mit seinen Aufzeichnungen abgeglichen werden kann. Auch sollte das Programm im Falle einer Erkrankung des Mitarbeiters die Urlaubstage aus der Berechnung herausnehmen und diese rein als " Kranktage" zählen.

Nutzen Sie unseren Produktkalkulator, um herauszufinden, welche Software die passenden Funktionen für Sie und Ihr Team bietet.

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