Aplano | Dienstplan-Software | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann Aplano?

Planung & Schichtverwaltung

Drag-&-Drop-Schichtplanung – Schnelle, intuitive Anpassung von Diensten ohne Tabellenarbeit.

Wiederkehrende Dienstvorlagen – Automatische Übernahme von Standard-Schichtmustern und Rota-Zyklen.

Automatische Konflikterkennung – Prüfung von Überschneidungen und AZG-Verstößen in Echtzeit.

Verfügbarkeits- und Wunschmanagement – Berücksichtigung von Mitarbeiterpräferenzen bei der Planung.

Mitarbeiter-Engagement & Flexibilität

Interne Schichtbörse – Marktplatz für spontane Vertretungen mit 90% Besetzungsquote für offene Dienste.

Mobile App für Mitarbeitende – Schichtübersicht, Tausch- und Vertretungsanfragen, Push-Benachrichtigungen.

Echtzeit-Benachrichtigungen – Automatische Alerts bei Planänderungen und Freigabeprozessen.

Compliance & Arbeitszeiten

Integration von Abwesenheiten – Urlaub und Krankheit direkt im Dienstplan-Kalender berücksichtigt.

Automatische Überstundenberechnung – Korrekte Erfassung und Kompensation von Mehrarbeit.

Regelbasierte AZG-Prüfung – Arbeitszeitgesetz-Konformität automatisiert, flexible Tarifvorgaben abbildbar.

Zeiterfassung & Anwesenheit – Per App oder Terminal mit dokumentierter Arbeitszeitaufzeichnung.

Controlling & Analyse

Personalkosten-Simulation & Budget-Kontrolle – Echtzeit-Auswirkungen von Planänderungen auf Kosten.

Standardisierte Reports & Analysen – Auslastung, Kostenverteilung und Überstunden-Reports.

Multifilial-Steuerung – Zentrale Übersicht und Kontrolle über mehrere Standorte.

Integration & System

API-Schnittstelle & Integrationen – REST-API, Zapier, DATEV, Personio, SAP-Pilotphase mit Datenfluss in Payroll.

🟨 Besonderheiten – Was macht Aplano einzigartig?

Interne Schichtbörse als Vertretungs-Marktplatz

Offene Dienste werden automatisch qualifizierten Mitarbeitern angeboten. Die Besetzungsquote liegt bei 90%, ohne dass Vorgesetzte manuell zehn Personen telefonisch kontaktieren müssen. Last-Minute-Ausfälle und spontane Vertretungen funktionieren quasi selbstorganisiert. Statt zeitraubendem Telefonieren oder WhatsApp-Nachrichten zeigt das System den verfügbaren Dienst an und interessierte Mitarbeiter reagieren direkt per App.

Vollständige Datensouveränität: 100% Datenresidenz in Deutschland + ISO 27001

Alle Daten werden ausschließlich in Deutschland gespeichert, konkret auf AWS-Servern in Frankfurt. Die ISO 27001-Zertifizierung garantiert höchste Datensicherheitsstandards ohne Abhängigkeit von US-Servern. Dies erfüllt die Anforderungen von Datenschutzbeauftragten und Betriebsräten vollständig. Aplano stellt ein detailliertes Security Whitepaper mit vollständiger Infrastruktur-Dokumentation bereit.

Regelbasierte Arbeitszeit-Compliance-Engine

Arbeitszeitgesetz, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen werden automatisiert abgebildet. Rechtswidrige Dienste werden bereits bei der Planung blockiert, sodass keine manuellen Compliance-Checks mehr nötig sind. Diese Tiefe für deutsches Arbeitsrecht bieten nicht alle KMU-Tools. Das System verhindert aktiv Verstöße gegen Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und tarifliche Vorgaben.

"Keep it simple"-Philosophie: Benutzerfreundlichkeit statt Feature-Überfluss

HR-Laien und operative Führungskräfte arbeiten intuitiv mit dem System. Die Schulungszeit beträgt nur 30 Minuten für Mitarbeiter. Es sind keine IT-Kenntnisse erforderlich. Der Mobile-First-Ansatz ist Standard. Auf Capterra erreicht Aplano 4,7 von 5 Sternen (n=120), wobei besonders die Usability gelobt wird.

Ehrliche Einschränkungen

Die Software verfügt über keine integrierte Nachfrageprognose (Forecasting). Planer müssen Personalbedarfe daher manuell hochrechnen. Bei mehr als 500 Mitarbeitern stößt das System an Grenzen – große Konzerne sind mit ATOSS oder Workday besser bedient. Laut G2-Feedback sind die Standard-Reports oberflächlich, Ad-hoc-Analysen erfordern oft CSV-Export und Excel-Nachbearbeitung. Bei extrem komplexen Schichtrotationen wie 6-on/3-off mit Montageschichten kann eine aufwendige Custom-Konfiguration notwendig werden.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Aplano besonders?

HR-Manager in Gastronomie und Einzelhandel mit 20 bis 200 Mitarbeitern, flexiblen Schichten und hoher Fluktuation profitieren besonders von Aplano. Die Schichtbörse eliminiert Last-Minute-Ausfälle nahezu vollständig. Das System ist benutzerfreundlich genug für weniger IT-affine HR-Teams, die dennoch professionelle Dienstplanung benötigen.

Stationsleitungen in Pflege und Healthcare mit 5 bis 100 Mitarbeitern pro Standort und hohen Rechtsanforderungen finden in Aplano einen verlässlichen Partner. Die automatisierte Arbeitszeit-Compliance reduziert rechtliche Risiken erheblich. Die mobile App ermöglicht Pflegekräften direkten Zugriff auf ihre Dienstpläne und vereinfacht Schichttausch-Prozesse erheblich.

Filialleiter im Einzelhandel und in Ladenketten mit 10 bis 100 Filialen benötigen zentrale Koordination bei dezentraler Planung. Die Multi-Filial-Steuerung kombiniert mit zentraler Budgetkontrolle bietet genau diese Funktionalität. Das System ist dabei einfach genug, dass auch dezentrale Planer ohne Spezialkenntnisse damit arbeiten können.

Event- und Dienstleistungsbetriebe mit projektbasierter, stark variabler Besetzung und häufigen Planänderungen schätzen die Drag-&-Drop-Flexibilität. Die Schichtbörse ermöglicht kurzfristige Personalflexibilität, die in dieser Branche geschäftskritisch ist. Spontane Planänderungen werden systemseitig unterstützt statt behindert.

Zentrale Auswahlkriterien

Komplexität der Schichtmodelle: Aplano eignet sich für ein bis drei Schichten pro Tag, Standard-Tarifverträge und normale Ruhezeiten. Bei extremen Rotationen, hochspezifischen Betriebsvereinbarungen oder 24/7-Betrieben mit Besonderheiten sollten Alternativen geprüft werden.

Unternehmensgrößenklasse: Ideal für 5 bis 300 Mitarbeiter, besonders KMU mit geplanten Standorterweiterungen. Ab 500 Mitarbeitern sollten Enterprise-Lösungen in Betracht gezogen werden.

Datenschutz-Anforderungen: Die deutsche Datenresidenz, ISO 27001-Zertifizierung und vollständige DSGVO-Konformität machen Aplano besonders für Branchen mit sensitiven Daten wie Healthcare oder öffentlichen Dienst relevant.

Mobilitäts-Priorität: Die umfangreiche mobile App und Mitarbeiter-Eigenverantwortung für Schichttausch sind für Branchen mit jungen, tech-affinen Mitarbeitern wie Gastronomie oder Einzelhandel oft das entscheidende Kriterium.

Details zur Dienstplansoftware

Aplano ist eine Cloud-basierte Dienstplanungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen mit 5 bis 500 Mitarbeitern. Der Fokus liegt auf drei Kernbereichen: benutzerfreundliche Planung, rechtssichere Arbeitszeitgestaltung und aktives Mitarbeiter-Engagement. Die Software richtet sich primär an Branchen mit Schichtbetrieb wie Gastronomie, Einzelhandel, Pflege und Dienstleistungen.

Die Lösung basiert auf drei zentralen Säulen. Erstens ermöglicht die intuitive Planungsoberfläche mit Drag-&-Drop-Funktionalität und wiederverwendbaren Vorlagen eine schnelle Dienstplanerstellung. Zweitens garantiert die regelbasierte Compliance-Engine die automatische Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes und tariflicher Vorgaben. Drittens sorgt die interne Schichtbörse dafür, dass offene Dienste automatisch unter geeigneten Mitarbeitern ausgeschrieben werden.

Die Praxisergebnisse sind messbar. Laut Herstellerangaben reduziert sich die Planungszeit durchschnittlich um 50%. Ungeplante Überstunden sinken um bis zu 70%. Der Return on Investment wird typischerweise bereits nach 3 bis 6 Monaten erreicht. Diese Zahlen basieren auf Kundenfeedback und internen Auswertungen des Anbieters.

Kernfunktionalitäten im Überblick

Die Planungsfunktionen umfassen eine visuelle Kalenderansicht mit Farbcodierung nach Schichttypen. Konflikte wie Doppelbuchungen oder Verstöße gegen Ruhezeiten werden in Echtzeit angezeigt. Wiederkehrende Schichtmuster lassen sich als Vorlagen speichern und automatisch auf Folgewochen übertragen. Die Berücksichtigung von Mitarbeiterwünschen und Verfügbarkeiten erfolgt direkt im Planungsprozess.

Die Mitarbeiter-App ermöglicht Push-Benachrichtigungen bei Planänderungen, die Ansicht persönlicher Dienstpläne und die eigenständige Beantragung von Schichttauschen. Die Schichtbörse zeigt offene Dienste automatisch qualifizierten Kollegen an. Laut Anbieter werden 90% der offenen Schichten ohne Eingriff der Planungsverantwortlichen besetzt.

Die Compliance-Funktionen prüfen automatisch Arbeitszeitgesetz-Vorgaben wie maximale Tagesarbeitszeit, Mindestruhezeiten und Pausenregelungen. Tarifvertragliche Besonderheiten können als Regelwerke hinterlegt werden. Die Zeiterfassung dokumentiert Arbeitsbeginn, -ende und Pausen rechtskonform für Behördenprüfungen.

Wissenswertes zum Anbieter

Die Aplano GmbH wurde 2017 in Hamburg gegründet und beschäftigt circa 50 Mitarbeiter. Das Unternehmen konzentriert sich auf den KMU-Mittelstand im DACH-Raum mit Schwerpunkt auf Gastronomie, Handel und Pflege. Die Unternehmensphilosophie betont Benutzerfreundlichkeit vor Feature-Überfrachtung.

Die Produktentwicklung erfolgt kundenorientiert. Die Verlängerungsrate liegt bei über 90%, was auf hohe Kundenzufriedenheit hindeutet. Der Anbieter führt regelmäßig Feature-Umfragen durch und bindet Kunden aktiv in die Roadmap-Planung ein. Dieses Vorgehen ermöglicht praxisnahe Weiterentwicklungen statt theoretischer Feature-Listen.

Auf Review-Plattformen erreicht Aplano überdurchschnittliche Bewertungen. Auf Capterra liegt die Bewertung bei 4,7 von 5 Sternen, auf G2 bei 4,6 von 5 Sternen. Besonders gelobt werden Usability und Support-Qualität. Kritisiert wird gelegentlich die begrenzte Tiefe der Standard-Reports, die für komplexe Ad-hoc-Analysen nicht ausreichen.

Marktpositionierung und Fokus

Aplano positioniert sich bewusst im KMU-Segment zwischen einfachen Excel-Lösungen und komplexen Enterprise-Systemen. Die Software verzichtet auf hochkomplexe Funktionen zugunsten intuitiver Bedienbarkeit. Dieser Ansatz spricht besonders Unternehmen an, die professionelle Dienstplanung ohne dediziertes IT-Team benötigen.

Der geografische Fokus liegt auf Deutschland, Österreich und der Schweiz. Dies zeigt sich in der konsequenten Ausrichtung auf deutsches Arbeitsrecht und lokale Datenschutzanforderungen. Mehrsprachigkeit und internationale Expansion sind laut verfügbaren Informationen geplant, aber noch ohne konkreten Zeitrahmen.

Die Branchenspezialisierung auf Schichtbetriebe ermöglicht tiefe Funktionalität in diesem Bereich. Aplano entwickelt keine Universallösung für alle Branchen, sondern konzentriert sich auf die spezifischen Anforderungen von Gastronomie, Einzelhandel, Pflege und vergleichbaren Dienstleistungsbranchen.

Technische Details & Integration

Aplano ist vollständig Cloud-basiert und wird als Software-as-a-Service (SaaS) bereitgestellt. Die technische Infrastruktur basiert auf Amazon Web Services (AWS) mit Serverstandort Frankfurt. Die Microservices-Architektur ermöglicht kontinuierliche Updates ohne Wartungsfenster. Nutzer arbeiten immer mit der aktuellsten Version ohne manuelle Update-Prozesse.

Die REST-API ermöglicht Integration in führende HR- und Payroll-Systeme. Native Anbindungen existieren für DATEV, Lexware und Personio. Eine SAP-Integration befindet sich in der Pilotphase. Der Zapier-Connector erlaubt No-Code-Integrationen mit über 5.000 weiteren Anwendungen. Zeiterfassungs-Module können direkt angebunden werden.

Die Datensicherheit entspricht höchsten Standards. Das System ist ISO 27001-zertifiziert und vollständig DSGVO-konform. Tägliche Backups sichern alle Daten. Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) ist optional verfügbar. Die 100-prozentige Datenresidenz in Deutschland erfüllt auch strengste Datenschutzanforderungen öffentlicher Auftraggeber.

Systemarchitektur und Verfügbarkeit

Die Microservices-Architektur trennt verschiedene Funktionsbereiche technisch voneinander. Dies erhöht die Ausfallsicherheit und ermöglicht gezielte Updates einzelner Module. Wenn beispielsweise die Reporting-Komponente erweitert wird, laufen Planungs- und Zeiterfassungsfunktionen ungestört weiter.

Die mobile App ist für iOS und Android verfügbar. Grundfunktionen wie Dienstplan-Ansicht und Schichttausch-Anfragen funktionieren auch offline. Änderungen werden synchronisiert, sobald wieder Internetverbindung besteht. Das Web-Interface ist rein Cloud-basiert und erfordert Internetverbindung. Eine Desktop-App existiert nicht, ist aber auch nicht notwendig.

Die API-Dokumentation ist für Entwickler frei zugänglich. Technische Teams können so eigene Integrationen aufbauen. Standardmäßige Schnittstellen decken die häufigsten Anwendungsfälle ab: Stammdatenübertragung aus HR-Systemen, Export von Arbeitszeitdaten in Payroll-Systeme und Anbindung von Zeiterfassungs-Hardware.

Sicherheitskonzept und Compliance

Das Security Whitepaper beschreibt detailliert die technischen und organisatorischen Maßnahmen. Die Datenübertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt über TLS 1.3. Gespeicherte Daten sind AES-256-verschlüsselt. Zugriffe werden protokolliert und können für Audit-Zwecke ausgewertet werden.

Die Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) ist im Standard-Vertrag enthalten. Für Betriebsräte und Datenschutzbeauftragte sind alle notwendigen Unterlagen verfügbar. Regelmäßige externe Security-Audits prüfen die Einhaltung der Sicherheitsstandards. Schwachstellen werden nach Branchenstandard behandelt und zeitnah behoben.

Disaster Recovery und Business Continuity sind durch tägliche Backups und redundante Infrastruktur gewährleistet. Die konkreten Werte für Recovery Time Objective (RTO) und Recovery Point Objective (RPO) sind in den verfügbaren Unterlagen nicht spezifiziert. Interessierte sollten dies im Security Whitepaper oder direkt beim Anbieter erfragen.

Kosten & Preismodell

Aplano verwendet ein gestaffeltes SaaS-Abo-Modell. Der Basic-Tarif beginnt bei 2,95 Euro pro Nutzer und Monat. Mittlere Tarife (Pro) bieten erweiterte Funktionen zu höheren Preisen. Der Business-Tarif mit Vollumfang wird individuell kalkuliert. Alle Preise verstehen sich in der Regel als Jahresabonnement, Monatstarife sind gegen Aufpreis verfügbar.

Es gibt keine versteckten Gebühren. Setup-Kosten fallen nicht an. Ein 30-tägiger Testzugang ermöglicht risikofreies Ausprobieren mit vollem Funktionsumfang. Die Skalierung erfolgt nach Nutzerzahl und gewählten Modulen. Optional buchbare Module umfassen erweiterte Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung. Vertragsminimum und Kündigungsfristen sollten im konkreten Angebot geprüft werden.

Die Gesamtwirtschaftlichkeit überzeugt in vielen Fällen bereits nach kurzer Zeit. Einsparungen durch reduzierte Planungszeit, weniger ungeplante Überstunden und höhere Schichtbesetzungsquote übersteigen die Lizenzkosten laut Herstellerangaben typischerweise nach 3 bis 6 Monaten. Bei 50 Mitarbeitern im Basic-Tarif betragen die Jahreskosten etwa 1.770 Euro.

Kostenbeispiele und ROI-Betrachtung

Ein Einzelhandelsunternehmen mit 100 Mitarbeitern zahlte zuvor für externe Planungsdienstleistungen und Excel-Pflege etwa 8 Stunden Arbeitszeit pro Woche. Bei einem angenommenen Stundensatz von 35 Euro entspricht dies jährlich etwa 14.560 Euro. Die Aplano-Lizenz im Pro-Tarif kostet für diese Größe ungefähr 4.000 bis 6.000 Euro jährlich. Die Zeitersparnis allein amortisiert die Investition.

Ein Pflegedienst mit 50 Mitarbeitern reduzierte ungeplante Überstunden um 70%. Bei vorher durchschnittlich 80 Überstunden monatlich (960 im Jahr) mit 50% Überstundenzuschlag ergeben sich bei 25 Euro Stundenlohn Einsparungen von etwa 12.600 Euro jährlich. Die Lizenzkosten sind auch hier deutlich niedriger als der Nutzen.

Mengenrabatte sind bei größeren Nutzergruppen üblich, konkrete Staffelungen variieren. Für Multi-Filial-Szenarien oder Unternehmensgruppen existieren Sonderkonditionen. Wachsende Unternehmen sollten bei Vertragsabschluss Skalierungsoptionen berücksichtigen, um spätere Neuverhandlungen zu vermeiden.

Preistransparenz und Vergleichbarkeit

Die Grundpreise sind öffentlich kommuniziert, was Vergleichbarkeit ermöglicht. Im Vergleich zu Enterprise-Lösungen wie ATOSS oder Workday liegt Aplano deutlich günstiger, bietet dafür aber auch weniger Funktionstiefe für Großunternehmen. Gegenüber reinen Excel-Lösungen entstehen Mehrkosten, die jedoch durch Automatisierung und Rechtssicherheit gerechtfertigt sind.

Versteckte Kosten wie Setup-Gebühren, Schulungskosten oder Customizing-Aufwände entfallen weitgehend. Die Implementierung erfolgt mit Standard-Workshops, die im Preis enthalten sind. Bei sehr spezifischen Anpassungen können Beratungsleistungen notwendig werden, dies ist jedoch die Ausnahme. Die 30-Tage-Testphase ermöglicht realistische Einschätzung vor Vertragsabschluss.

Die Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership) sind überschaubar. Neben den Lizenzkosten fallen lediglich interne Zeitaufwände für Administration und Datenpflege an. Diese sind deutlich geringer als bei Excel-basierten Prozessen. Wartung und Updates erfolgen durch den Anbieter ohne zusätzliche Kosten.

Migration & Umstieg

Das Onboarding bei Aplano ist standardisiert und schnell. Ein typischer Implementierungsprozess umfasst einen 2- bis 4-stündigen Web-Workshop zur Systemkonfiguration. Stammdaten wie Mitarbeiterliste, Abteilungen und Qualifikationen werden per CSV-Import übernommen. Optional können bestehende Systeme per API angebunden werden. Ein Live-Go-Live ist nach 1 bis 2 Wochen realistisch.

Der Schulungsaufwand ist gering. Administratoren benötigen etwa 8 Stunden Training für die vollständige Systemkonfiguration und -verwaltung. Mitarbeiter benötigen lediglich circa 30 Minuten Einweisung in die mobile App. Ein dokumentierter Erfolgs-Case zeigt, dass 70 Mitarbeiter innerhalb von 3 Tagen vollständig migriert werden konnten.

Der kritische Erfolgsfaktor ist die Qualität der Altdaten. Unstrukturierte oder inkonsistente Daten aus Excel-Tabellen erfordern manuelle Korrekturen vor dem Import. Unternehmen sollten diese Datenbereinigung einplanen. Eine typische Faustregel: Je besser die Ausgangsdatenqualität, desto schneller und reibungsloser die Migration.

Typischer Migrationsprozess

Die erste Phase ist die Bestandsaufnahme. Welche Daten existieren? In welchem Format? Welche Schichtmodelle und Regelwerke gelten aktuell? Diese Informationen werden im Kick-off-Workshop erfasst. Der Anbieter erstellt darauf basierend einen Implementierungsplan mit konkreten Meilensteinen.

Die zweite Phase umfasst die technische Einrichtung. Unternehmensstruktur, Standorte, Abteilungen und Kostenstellen werden im System abgebildet. Mitarbeiterstammdaten werden importiert. Qualifikationen, Schichtmodelle und Arbeitszeitregeln werden konfiguriert. Diese Phase dauert je nach Komplexität 2 bis 5 Tage.

Die dritte Phase ist die Testphase mit Pilotgruppe. Eine kleine Mitarbeitergruppe testet das System im Parallelbetrieb. Feedback wird gesammelt und letzte Anpassungen vorgenommen. Erst nach erfolgreicher Testphase erfolgt der Roll-out für alle Mitarbeiter. Dieser gestaffelte Ansatz minimiert Risiken.

Change Management und Mitarbeiterakzeptanz

Die technische Migration ist oft einfacher als die organisatorische. Mitarbeiter, die jahrelang mit Excel oder Papier-Dienstplänen gearbeitet haben, benötigen Überzeugungsarbeit. Die Kommunikation sollte konkrete Vorteile betonen: schnellerer Zugriff auf Dienstpläne, einfacher Schichttausch, mehr Transparenz.

Champions oder Super-User in einzelnen Abteilungen können als Multiplikatoren wirken. Diese Personen werden intensiver geschult und unterstützen dann ihre Kollegen. Positive Erfahrungen verbreiten sich so schneller als durch reine Top-down-Kommunikation.

Häufige Widerstände betreffen Datenschutzbedenken oder Angst vor Überwachung. Hier helfen transparente Information über Datenschutzkonzepte und klare Regelungen, wer welche Daten einsehen darf. Die Einbindung des Betriebsrats von Beginn an ist essenziell und gesetzlich oft vorgeschrieben.

Vorteile und Herausforderungen

Die konkreten Vorteile von Aplano sind messbar und praxiserprobt. Die Zeitersparnis durch automatisierte Planung beträgt bis zu 50% weniger Planungszeit im Vergleich zu Excel-basierten Prozessen. Planer investieren diese gewonnene Zeit in strategischere Aufgaben oder Mitarbeiterführung. Die Drag-&-Drop-Oberfläche macht Änderungen in Sekunden statt Minuten möglich.

Die Kostenreduktion erfolgt primär durch weniger ungeplante Überstunden. Laut Herstellerangaben sinken Überstunden um durchschnittlich 70%. Dies resultiert aus besserer Planung, Echtzeitübersicht über Arbeitszeiten und automatischen Warnungen bei Überschreitungen. Die verbesserte Verfügbarkeit durch die Schichtbörse führt zu 90% Besetzungsquote bei offenen Diensten.

Die Rechtssicherheit ist ein weiterer zentraler Vorteil. Automatisierte AZG-Compliance und vollständige Aufzeichnungspflicht eliminieren Bußgelder durch Arbeitszeitverstöße. Bei Betriebsprüfungen können alle relevanten Daten strukturiert exportiert werden. Die Dokumentation ist lückenlos und rechtssicher.

Weiche Faktoren und Organisationsentwicklung

Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt messbar durch mobile Transparenz und Self-Service für Tauschanfragen. Mitarbeiter schätzen den jederzeitigen Zugriff auf ihre Dienstpläne und die Möglichkeit, Wünsche eigenständig zu kommunizieren. Die Response-Zeit auf Anfragen verkürzt sich deutlich, da keine persönlichen Gespräche mehr nötig sind.

Die Echtzeit-Kontrolle ermöglicht agile Steuerung. Führungskräfte sehen sofort die Kostenauswirkungen von Planänderungen. Personalbesetzung kann flexibel an Auftragslage angepasst werden. Entscheidungen basieren auf aktuellen Daten statt auf Bauchgefühl oder veralteten Excel-Listen.

Die Professionalisierung der HR-Prozesse signalisiert nach außen und innen Modernität. Im Recruiting-Prozess kann das digitale Dienstplan-System als Arbeitgeberargument eingesetzt werden. Bewerber erwarten zunehmend digitale Tools statt analoger Prozesse.

Typische Herausforderungen und Lösungsansätze

Die Regelwerk-Komplexität kann bei sehr spezifischen Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen zur Herausforderung werden. Nicht jede denkbare Sonderregelung lässt sich ohne Weiteres abbilden. Der Lösungsansatz: Frühzeitige Abstimmung mit dem Anbieter, ob die eigenen Regeln darstellbar sind. Gegebenenfalls ist externe Beratung sinnvoll.

Change Resistance ist real. Mitarbeiter, die jahrzehntelang mit Excel-Dienstplänen gearbeitet haben, sehen keinen Grund zur Veränderung. Der Lösungsansatz: Fokus auf die konkreten Vorteile der mobilen App – Transparenz, weniger Rückfragen, einfacherer Tausch. Champions als Vorbilder etablieren, die den Kollegen helfen.

Die Datenmigration ist schwierig, wenn Altdaten unstrukturiert oder inkonsistent sind. Verschiedene Schreibweisen von Namen, fehlende Stammdaten oder historisch gewachsene Excel-Strukturen erschweren automatischen Import. Der Lösungsansatz: Datenqualität vor Migration prüfen und bereinigen. Zeit für Aufräumen einplanen. Gegebenenfalls externe Unterstützung hinzuziehen.

Das Reporting ist für manche Anwender zu oberflächlich. Standard-Reports decken die häufigsten Fragen ab, komplexe Ad-hoc-Analysen sind schwierig. Der Lösungsansatz: CSV-Export und Excel-Nachbearbeitung für spezielle Auswertungen. Die Roadmap des Anbieters berücksichtigt erweiterte Reporting-Funktionen für zukünftige Versionen.

Performance-Probleme bei Fehlkonfiguration sind möglich, wenn Regelwerke nicht optimal eingestellt sind. Zu komplexe oder widersprüchliche Regeln können das System verlangsamen. Der Lösungsansatz: Ausreichend Zeit für Setup und Testphase einplanen. Den Success Manager aktiv nutzen für Optimierungsempfehlungen.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Für wie viele Mitarbeiter ist Aplano geeignet?

Aplano ist ideal für 5 bis 300 Mitarbeiter im KMU-Bereich. Bis 500 Mitarbeiter ist das System noch gut skalierbar. Darüber hinaus empfehlen sich eher Enterprise-Lösungen wie ATOSS oder Workday, die für sehr große Organisationen konzipiert sind.

Ist Aplano DSGVO-konform?

Ja, Aplano ist vollständig DSGVO-konform. Die Datenresidenz liegt zu 100% in Deutschland auf AWS-Servern in Frankfurt. Das System ist ISO 27001-zertifiziert. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist im Standard-Vertrag enthalten. Alle Anforderungen von Datenschutzbeauftragten werden erfüllt.

Kann ich meine bestehenden Daten aus Excel oder anderer Software migrieren?

Ja, die Migration ist per CSV-Import oder API-Anbindung möglich. Typischerweise dauern Datenvorbereitung und Validierung 1 bis 2 Wochen. Bei schlechter Qualität der Altdaten sind manuelle Korrekturen notwendig. Der Anbieter unterstützt im Migrationsprozess.

Was kostet Aplano konkret?

Der Basic-Tarif beginnt bei 2,95 Euro pro User und Monat. Bei 50 Mitarbeitern betragen die Kosten im Basic-Tarif etwa 1.770 Euro jährlich. Pro- und Business-Tarife mit erweiterten Funktionen werden individuell kalkuliert. Ein 30-tägiger Testzugang ist kostenlos verfügbar.

Unterstützt Aplano sehr komplexe Schichtmodelle?

Ja, mit Einschränkungen. Standard-Rotationen und gängige Tarifregeln funktionieren sehr gut. Extrem spezifische Schichtmodelle wie 6-on/3-off mit Montageschichten können aufwendig zu konfigurieren sein. Eine Klärung der eigenen Anforderungen mit dem Anbieter vor Vertragsabschluss ist empfehlenswert.

Kann ich Aplano ohne IT-Kenntnisse nutzen?

Ja, absolut. Die Bedienoberfläche ist für HR-Laien und operative Führungskräfte konzipiert. Administratoren benötigen etwa 8 Stunden Schulung für die vollständige Systemverwaltung. Die Mitarbeiter-App erfordert nur circa 30 Minuten Einweisung. IT-Kenntnisse sind nicht erforderlich.

Welche Integrationen sind möglich?

Native Integrationen existieren für DATEV, Lexware und Personio. Eine SAP-Integration befindet sich in der Pilotphase. Die REST-API ermöglicht Custom-Integrationen. Der Zapier-Connector verbindet Aplano No-Code mit über 5.000 weiteren Anwendungen.

Wie lange dauert die Implementierung?

Ein Schnell-Start ist in 1 bis 2 Wochen möglich. Standard-Implementierungen mit Regelkonfiguration, Migration und Schulung dauern 4 bis 8 Wochen. Komplexe Szenarien mit mehreren Standorten und speziellen Regelwerken können 8 bis 16 Wochen in Anspruch nehmen.

Bietet Aplano Offline-Funktionalität?

Die mobile App für iOS und Android ist eingeschränkt offline nutzbar. Dienstplan-Ansicht und Schichttausch-Anfragen funktionieren ohne Internetverbindung. Das Web-Interface ist rein Cloud-basiert und erfordert Internetverbindung. Eine Desktop-App existiert nicht.

Wie sieht der Support aus?

Der Basic-Tarif beinhaltet E-Mail-Support mit angemessenen Reaktionszeiten. Der Business-Tarif garantiert Reaktionszeiten unter 4 Stunden und stellt einen dedizierter Success Manager bereit. Zusätzlich stehen für alle Tarife Online-Dokumentation, Video-Tutorials und regelmäßige Live-Webinare zur Verfügung.

Gibt es eine Mindestvertragslaufzeit?

Die Standard-Vertragslaufzeit beträgt in der Regel 12 Monate. Monatskündbare Verträge sind gegen Aufpreis verfügbar. Die konkreten Konditionen sollten im individuellen Angebot geprüft werden. Die 30-Tage-Testphase ist unverbindlich und risikofrei.

Wie funktioniert die Schichtbörse konkret?

Offene Dienste werden automatisch qualifizierten Mitarbeitern angezeigt, die die erforderlichen Qualifikationen besitzen und noch nicht eingeplant sind. Interessierte Mitarbeiter können sich per App bewerben. Der Vorgesetzte genehmigt mit einem Klick. Laut Herstellerangaben werden 90% der offenen Schichten ohne manuelle Intervention besetzt.