Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann shyftplan?

Planung & Scheduling

Drag-&-Drop-Dienstplaner – Schichten per Maus verschieben, kopieren und verwalten in visueller Oberfläche.

Schichttausch & Self-Service – Mitarbeitende tauschen eigenständig, Anfragen werden automatisch geprüft und genehmigt.

Mobile App mit Offline-Modus – Vollständige Verwaltung ohne Internetverbindung, native Apps für iOS und Android.

Regelwerk & Compliance

Arbeitszeit- und Pausenregelprüfung – Automatische Prüfung von Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten und Tarifverträgen in Echtzeit.

Regelbasierte Automatisierung – Benutzerdefinierte If-This-Then-That-Regeln für spezifische Tariflandschaften und Unternehmensrichtlinien.

Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung – Automatische Berücksichtigung von Feiertagen, Betriebsruhe und genehmigten Abwesenheiten.

Daten & Integration

Echtzeit-Reporting und Exporte – Tages-, Wochen- und Monatsberichte als CSV oder Excel für Lohnabrechnung.

Schnittstellen zu Payroll-Systemen – Direkter Abgleich mit DATEV, Sage, Personio und SAP via REST-API.

Multi-Standort und -Firmen-Support – Zentrale Übersicht aller Filialen, Abteilungen und Gesellschaften mit hierarchischer Verwaltung.

Communication & Insights

Integrierter Chat und Team-News – Schichthinweise und kurzfristige Updates ohne externe Kommunikationstools.

Echtzeit-Push-Benachrichtigungen – Änderungen, Urlaubsgenehmigungen und Schichtwechsel direkt aufs Smartphone.

Forecasting und Bedarfsprognose – KI-gestützte Personalbedarfsprognose auf Basis historischer Daten, derzeit in Beta-Phase.

Administration

Rollen- und Rechte-Management – Granulare Berechtigungen für Planer, Führungskräfte und Mitarbeitende mit sicherer Zugriffskontrolle.

🟨 Besonderheiten – Was macht shyftplan einzigartig?

Deutsches Datenschutz-Zertifikat: ISO 27001 und Frankfurt-Hosting

shyftplan hostet ausschließlich in deutschen Rechenzentren und verfügt über die ISO 27001-Zertifizierung. Für Unternehmen mit Compliance-Anforderungen bedeutet dies DSGVO-konforme Verarbeitung sensibler Arbeitnehmerdaten ohne rechtliche Risiken. Betriebsräte akzeptieren die Lösung aufgrund der transparenten Datenschutz-Standards deutlich einfacher. Während internationale Konkurrenten wie Planday oder Staffomatic oft keine explizite ISO 27001-Zertifizierung oder Hosting-Transparenz bieten, positioniert sich shyftplan hier klar für den deutschen Markt.

Die praktische Konsequenz: Bei Datenschutz-Audits entstehen keine Diskussionen über Datenstandorte oder Zertifizierungslücken.

Native Offline-App mit vollständiger Funktionalität

Die mobilen Apps für iOS und Android ermöglichen vollständige Dienstplan-Verwaltung auch ohne Internetverbindung. Planer können Schichten verschieben, Mitarbeitende können Verfügbarkeiten ändern – alles wird beim nächsten Connect automatisch synchronisiert. Für Restaurants, Einzelhandel oder mobile Teams mit häufigen Netzwerkausfällen ist dies ein entscheidender Vorteil. Die native Entwicklung sorgt für schnelle Performance und eine App-Store-Bewertung von 4,7 Sternen.

Einschränkung: Die App erfordert iOS 13 oder Android 9 als Mindestversion. Ältere Geräte müssen vor der Einführung geprüft werden.

Regelbasierte Automatisierung für komplexe Tarifverträge

Die integrierte Regel-Engine ermöglicht die Abbildung komplexer deutscher, österreichischer und schweizer Tariflandschaften ohne Programmierkenntnisse. Schichtzuschläge, Sonntagsarbeit, Mindestruhezeiten und branchenspezifische Regelungen werden automatisch geprüft. HR-Manager arbeiten dadurch rechtssicher, vermeiden tägliche Fehler und reduzieren Compliance-Risiken erheblich. In Ländern mit vielen Tarifverträgen ist dies ein deutlicher Wettbewerbsvorteil gegenüber internationalen Standard-Lösungen.

Einschränkung: Sehr komplexe Tariflogiken erfordern initiale Einarbeitungszeit. Die Konfiguration kann 4 bis 8 Stunden dauern und sollte von erfahrenen HR-Managern durchgeführt werden.

Ehrliche Einschränkungen

Keine Custom-Reports: Spezielle Auswertungen erfordern CSV-Export und nachgelagerte Verarbeitung in Excel oder BI-Tools. Für Unternehmen mit umfangreichen Reporting-Anforderungen kann dies zusätzlichen Aufwand bedeuten.

Cloud-only, kein On-Premise: Konzerne mit strikten On-Premise-Anforderungen können shyftplan nicht nutzen. Die Software ist ausschließlich als SaaS-Lösung verfügbar.

Support außerhalb Geschäftszeiten limitiert: Standard-Support ist Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr verfügbar. Für 24/7-Betriebe ist ein Enterprise-SLA erforderlich.

API-Kosten nicht transparent: Höhere API-Volumen oder Custom-Integrationen können zusätzliche Gebühren verursachen, die vor Vertragsabschluss geklärt werden sollten.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich shyftplan besonders?

Zielgruppen mit konkreten Anwendungsfällen

HR-Manager in Gastronomie und Hotellerie mit 10 bis 100 Mitarbeitenden profitieren von der starken Branchen-Expertise und mobilen Zugänglichkeit. Die Automatisierung von Schichtwechseln, Urlaubsplanung und Tarifzuschlägen spart durchschnittlich 20 Stunden Planungsaufwand pro Monat. Kellner und Köche akzeptieren die intuitive Mobile-App schnell. Deutsche Tarifverträge und Mindestlohn-Regelungen sind zentral hinterlegt. Praxisbeispiele zeigen, dass in der zweiten Nutzungswoche bereits 80 Prozent der Belegschaft die App aktiv nutzen.

Filialleiter im Einzelhandel mit 20 bis 200 Mitarbeitenden benötigen zentrale Multi-Standort-Verwaltung bei unterschiedlichen Tariflandschaften pro Bundesland. Die Regel-Engine bildet regionale Besonderheiten präzise ab. Der ROI wird durch Überstundenreduktion schnell sichtbar – typische Anwender berichten von einer Reduzierung der Planungszeit von 6 auf 3 Stunden pro Woche. Die mobile Verfügbarkeit ermöglicht Filialleitern Planung direkt vor Ort, ohne Büro-PC.

Pflege und Gesundheitswesen mit Schichtbetrieb und 30 bis 300 Mitarbeitenden stehen vor strengen rechtlichen Anforderungen durch Arbeitsschutz und Betriebsrat. Die ISO 27001-Zertifizierung und deutsches Hosting sind für die Sensibilität von Patientendaten essentiell. Komplexe Schichttarife wie Nacht-, Wochenend- und Bereitschaftszuschläge werden automatisch berechnet. Anwender berichten von null Compliance-Verstößen nach der Einführung und hoher Betriebsrats-Zufriedenheit.

Sicherheitsdienste und Event-Agenturen mit wechselnden Einsatzorten nutzen die Offline-Funktionalität und flexible Standort-Verwaltung. Die schnelle Umplanung bei kurzfristigen Auftragsänderungen und die Push-Benachrichtigungen an Mitarbeitende reduzieren Koordinationsaufwand erheblich.

Auswahlkriterien für die Kaufentscheidung

Mobile Zugriff und intuitive Bedienung sind der zentrale KO-Faktor für Mitarbeiter-Akzeptanz. Die App-Store-Bewertung von 4,7 Sternen und die vollständige Offline-Funktionalität machen shyftplan hier zu einer Top-Wahl. Ohne direkte Akzeptanz der Belegschaft scheitern Dienstplan-Projekte regelmäßig.

Deutsche Datenschutz-Standards und Compliance werden durch ISO 27001 und Frankfurt-Hosting erfüllt. Für Unternehmen mit Betriebsrat, Audit-Anforderungen oder sensiblen Daten ist dies unverzichtbar. shyftplan positioniert sich hier deutlich stärker als internationale Wettbewerber.

Tarifvertrags-Integration und Regelflexibilität verhindern tägliche Fehler und vereinfachen HR-Prozesse erheblich. Die regelbasierte Automatisierung ist besonders relevant für Branchen mit komplexen deutschen Tariflandschaften. Unternehmen sollten prüfen, ob ihre spezifischen Tarifverträge bereits als Templates hinterlegt sind.

Schnittstellen zu bestehenden HR- und Lohn-Systemen vermeiden redundante Dateneingaben und sparen Admin-Aufwand. Die Standard-Konnektoren zu DATEV, Sage, Personio und SAP decken die meisten mittelständischen Anforderungen ab. Bei besonderen Schnittstellen-Anforderungen sollten API-Umfang und mögliche Zusatzkosten vorab geklärt werden.

Details zur Dienstplansoftware

shyftplan ist eine Cloud-SaaS-Lösung für Schicht- und Dienstplan-Management, entwickelt für Unternehmen mit 20 bis 500 Mitarbeitenden. Der Fokus liegt auf intuitiver Bedienung, rechtssicherer Automatisierung und mobiler Erreichbarkeit. Im Gegensatz zu komplexen Enterprise-Lösungen wie ATOSS setzt shyftplan auf Einfachheit und schnelle Implementierung. Die Software richtet sich primär an den deutschen Mittelstand in dienstleistungsintensiven Branchen.

Das Kern-Feature ist der visuelle Drag-&-Drop-Dienstplaner, der Planungsaufwand um 30 bis 50 Prozent reduziert. Planer verschieben Schichten per Maus, das System prüft automatisch Arbeitszeit-Regelungen und warnt bei Verstößen gegen Arbeitszeitgesetz oder Tarifverträge in Echtzeit. Mitarbeitende greifen via Mobile-App auf ihre Dienstpläne zu, beantragen Urlaube und tauschen Schichten eigenständig. Die App funktioniert vollständig offline und synchronisiert Änderungen automatisch bei erneuter Verbindung.

Die Software ist spezialisiert auf deutsche, österreichische und schweizer Dienstleistungsbranchen wie Gastronomie, Einzelhandel, Pflege und Security. In diesen Sektoren sind Tarifverträge, Ruhezeiten-Gesetze und flexible Schichtmodelle zentral. Die Regel-Engine ermöglicht die individuelle Abbildung von Tarifen ohne Programmierkenntnisse. HR-Manager konfigurieren Schichtzuschläge, Sonntagsarbeit und Mindestruhezeiten über eine grafische Oberfläche.

Ein weiteres Differenzierungsmerkmal ist die Multi-Standort-Verwaltung. Filialleiter planen lokal, Geschäftsführung erhält zentrale Übersicht über alle Standorte. Hierarchische Berechtigungen ermöglichen dezentrale Verantwortung bei zentraler Kontrolle. Die integrierte Kommunikationsfunktion mit Chat und Push-Benachrichtigungen reduziert E-Mail- und Telefon-Aufwand für kurzfristige Änderungen.

Laut Herstellerangaben und Nutzerfeedback liegt die durchschnittliche Einarbeitungszeit bei unter einem Tag pro Nutzer. Die Standardimplementierung dauert 2 bis 6 Wochen, abhängig von Unternehmensgröße und Tarifkomplexität. Der Hersteller bietet persönliche Onboarding-Manager, die während der Einführungsphase begleiten und Regel-Konfigurationen unterstützen.

Wissenswertes zum Anbieter

Die shyftplan GmbH wurde 2017 in Berlin gegründet und beschäftigt circa 60 Mitarbeitende. Das Unternehmen konzentriert sich auf den DACH-Raum und hat sich auf Workforce-Management für Dienstleistungssektoren spezialisiert. Die Unternehmensphilosophie lautet „Einfachheit vor Komplexität, Mobile First" – ein direkter Gegenentwurf zu traditionellen, feature-überladenen HR-Systemen.

Die Marktposition ist im mittleren Preissegment angesiedelt, mit durchschnittlichen Kosten von 3 bis 5 Euro pro Nutzer und Monat. Damit ist shyftplan deutlich günstiger als High-End-Lösungen wie ATOSS oder SAP SuccessFactors, aber robuster und compliance-fokussierter als internationale Budget-Player wie Planday oder Deputy. Die Zielgruppe sind mittelständische Unternehmen, die professionelle Planung ohne Enterprise-Komplexität benötigen.

Die Kundenzufriedenheit liegt laut verfügbaren Daten bei über 90 Prozent Renewal-Rate. Auf Capterra erreicht die Software 4,5 Sterne, im App Store 4,7 Sterne. Diese Bewertungen sind starke Indikatoren für ein stabiles, vertrauenswürdiges Produkt mit hoher Nutzerakzeptanz. Besonders die mobile App wird in Bewertungen für ihre Stabilität und Offline-Funktionalität gelobt.

Das Unternehmen entwickelt Software und KI-Komponenten inhouse. Die nativen iOS- und Android-Apps werden nicht durch externe Agenturen erstellt, sondern von eigenen Entwicklungsteams gepflegt. Dies ermöglicht schnelle Reaktion auf Nutzerfeedback und regelmäßige monatliche Feature-Releases. Die KI-gestützte Bedarfsprognose befindet sich derzeit in der Beta-Phase und wird sukzessive ausgerollt.

Der Support ist deutsch- und englischsprachig verfügbar, mit persönlichen Onboarding-Managern für neue Kunden. Standard-Support deckt Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr ab. Für Unternehmen mit 24/7-Betrieb gibt es Enterprise-SLA-Optionen, die erweiterte Support-Zeiten und schnellere Response-Zeiten garantieren. Ein Kritikpunkt ist die eingeschränkte Verfügbarkeit außerhalb der Geschäftszeiten im Standard-Paket – für Nacht- und Wochenend-Notfälle sollten Unternehmen dies vorab klären.

Die Finanzierungsstruktur und Investor-Situation ist öffentlich nicht im Detail dokumentiert. Für langfristige Partnerschaften sollten Unternehmen die Stabilität des Anbieters prüfen, beispielsweise über LinkedIn oder Crunchbase. Die kontinuierliche Produktentwicklung und wachsende Kundenbasis deuten auf solide Geschäftsentwicklung hin.

Technische Details und Integration

shyftplan basiert auf einer Cloud-SaaS-Architektur mit Microservices. Die Software wird ausschließlich als Cloud-Lösung angeboten, eine On-Premise-Installation ist nicht verfügbar. Das Hosting erfolgt in deutschen Rechenzentren, beispielsweise bei AWS Frankfurt. Das Unternehmen ist ISO 27001-zertifiziert und erfüllt DSGVO-Anforderungen sowie Teilaspekte der BSI-Standards. Für Unternehmen mit strengen Datenschutz-Vorgaben ist dies ein entscheidender Vorteil gegenüber internationalen Anbietern.

Die Architektur ermöglicht regelmäßige monatliche Feature-Releases ohne Downtime. Updates werden automatisch eingespielt, Kunden müssen keine manuellen Installations-Prozesse durchführen. Die native Mobile-App für iOS und Android wird parallel weiterentwickelt und bietet vollständige Offline-Funktionalität. Änderungen werden lokal verschlüsselt gespeichert und bei erneuter Verbindung automatisch synchronisiert.

Die Integrationsfähigkeit erfolgt über REST-API und Webhooks. Standard-Integrationen existieren für DATEV, Sage, Personio und SAP. Diese Konnektoren übertragen Arbeitszeit-Daten automatisch an die Lohnbuchhaltungs-Systeme und vermeiden redundante Dateneingaben. Die API-Dokumentation ist für Entwickler verfügbar, allerdings sind Umfang und Kosten für API-Nutzung nicht vollständig transparent. Unternehmen mit Custom-Integrationen sollten API-Limits und mögliche Zusatzgebühren vor Implementierung klären.

Die Sicherheitsarchitektur umfasst Verschlüsselung für Transaktionen und ruhende Daten. Die Mobile-App nutzt lokale Verschlüsselung auch im Offline-Modus. Ein Audit-Trail dokumentiert alle Änderungen am Dienstplan für Compliance-Nachweise. Bei Geräteverlust kann der Zugriff remote deaktiviert werden. Für die Nutzer-Authentifizierung unterstützt shyftplan Single Sign-On und Multi-Faktor-Authentifizierung.

Die Systemverfügbarkeit liegt typischerweise über 99,5 Prozent für SaaS-Lösungen im DACH-Raum. Eine explizite Uptime-Garantie sollte vertraglich vereinbart werden, insbesondere für Enterprise-Kunden. Standard-SLAs decken meist 99,5 Prozent Verfügbarkeit ab, höhere Garantien erfordern Enterprise-Verträge. Wartungsfenster werden im Voraus kommuniziert und finden üblicherweise nachts statt.

Die technischen Systemanforderungen sind minimal. Im Web-Zugriff werden aktuelle Versionen von Chrome, Firefox und Edge unterstützt. Die Mobile-Apps erfordern iOS 13 oder höher beziehungsweise Android 9 oder höher. Dies deckt über 95 Prozent der aktuell genutzten Geräte ab. Ältere Smartphones müssen vor Roll-out geprüft und gegebenenfalls ersetzt werden.

Kosten und Preismodell

Das Lizenzierungsmodell basiert auf einer Pro-Nutzer-Gebühr pro Monat, differenziert nach Nutzer-Typen. „Planer" mit vollen Funktionen und „Staff-User" mit Self-Service-Zugriff werden unterschiedlich bepreist. Die durchschnittliche Marktpreisspanne liegt bei 3 bis 5 Euro pro Nutzer und Monat, abhängig von Vertragslaufzeit und Nutzeranzahl. Volumen-Rabatte sind ab 200 Mitarbeitenden üblich, konkrete Staffelpreise sollten direkt beim Anbieter angefragt werden.

Für ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitenden ergibt sich bei einem Durchschnittspreis von 4 Euro pro Nutzer und Monat eine jährliche Lizenzgebühr von 4.800 Euro. Über drei Jahre summiert sich dies auf 14.400 Euro reine Lizenzkosten. Der Anbieter betont, dass keine versteckten Pro-Nutzer-Gebühren anfallen, allerdings sollten API-Nutzung und mögliche Zusatzkosten für Custom-Integrationen vorab geklärt werden.

Die Gesamt-Betriebskosten (Total Cost of Ownership) über drei Jahre für 100 Mitarbeitende umfassen mehrere Komponenten. Lizenzkosten belaufen sich auf 14.400 Euro. Die initiale Implementierung dauert 2 bis 4 Wochen und verursacht interne Personalkosten von 2.000 bis 5.000 Euro, abhängig von der Komplexität der Regelwerke. Schulung und Onboarding kosten einmalig 1.000 bis 2.000 Euro. Custom-API-Integrationen können zusätzlich 0 bis 5.000 Euro verursachen. Die laufende Administration erfordert circa 500 Euro pro Jahr. Im worst case summiert sich die TCO damit auf etwa 27.000 Euro über drei Jahre.

Die Return-on-Investment-Faktoren sind vielfältig. Die durchschnittliche Zeitersparnis in der Planung beträgt 30 Prozent, was für einen Planer 1 bis 2 Tage pro Monat entspricht. Bei einem durchschnittlichen Stundensatz von 40 Euro und 10 Stunden Ersparnis pro Monat ergeben sich 400 Euro monatliche Einsparung allein durch effizientere Planung. Reduktion von Überstunden, weniger Compliance-Fehler und höhere Mitarbeiterzufriedenheit mit niedrigerer Fluktuation sind weitere ROI-Faktoren. Die typische Amortisationszeit liegt bei 6 bis 12 Monaten, vorausgesetzt vollständige Nutzung und erfolgreiche Schulung.

Vertragskonditionen sollten vorab geprüft werden. Übliche Kündigungsfristen liegen bei 3 bis 6 Monaten bei Jahresverträgen. Mehrjährige Verträge bieten oft Preisnachlässe. Wichtig ist die Klärung von Ausstiegsbedingungen, Datenportabilität und Kosten für Datenextraktion bei Vertragsende. Standard-CSV-Export ist üblicherweise kostenlos, komplexere Datenmigrationen können Aufwand verursachen.

Migration und Umstieg

Der Migrationsprozess von Alt-Systemen oder Papier-Planung zu shyftplan dauert typischerweise 2 bis 6 Wochen. Kleine Unternehmen mit 20 Mitarbeitenden können bereits nach 2 Wochen produktiv arbeiten, größere Organisationen mit 200 Mitarbeitenden und mehreren Standorten benötigen 4 bis 6 Wochen. Der Prozess gliedert sich in mehrere Phasen.

In der ersten Woche findet ein initialer Workshop statt. Hier werden Anforderungen analysiert, Stammdaten gesichtet und das bestehende Regelwerk dokumentiert. Kritisch ist die Klärung, welche Tarifverträge, Zuschläge und Ruhezeiten-Regelungen im neuen System abgebildet werden müssen. Unternehmen sollten ihre Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen griffbereit haben.

Woche 2 bis 4 umfassen die technische Implementierung. Mitarbeiterdaten, bestehende Schichtpläne und Urlaubskontingente werden per CSV- oder Excel-Import übertragen. Die Qualität der Eingangsdaten ist hier entscheidend – fehlerhafte oder unstrukturierte Daten führen zu Nacharbeit. Parallel werden Arbeitszeitregeln in der Regel-Engine konfiguriert. HR-Manager modellieren Schichtzuschläge, Ruhezeiten und Sonderregelungen über die grafische Oberfläche. Bei komplexen Tarifverträgen unterstützen die Onboarding-Manager. Schnittstellen zu HR- und Payroll-Systemen werden in dieser Phase aufgesetzt und getestet.

Woche 5 bis 6 konzentrieren sich auf Schulung und Pilotierung. Planer und Key-User werden in mehrstündigen Sessions trainiert. Die breite Mitarbeiterschaft erhält Kurzschulungen zur App-Nutzung, oft in Form von Video-Tutorials oder kurzen Präsenz-Sessions. Eine Pilotphase mit einer Abteilung oder Filiale testet das System unter Realbedingungen. Feedback wird eingearbeitet, dann erfolgt der Rollout auf die gesamte Organisation.

Der Ressourcenbedarf ist überschaubar, aber sollte nicht unterschätzt werden. Ein IT-Administrator investiert circa 20 Stunden für Konfiguration und Schnittstellen-Setup. Der HR-Manager benötigt 10 bis 20 Stunden für Regelwerk-Dokumentation und Daten-Validierung. Key-User-Schulungen erfordern 4 bis 8 Stunden. Externe Consultants sind nur bei sehr komplexen Regelwerken oder umfangreichen API-Integrationen notwendig.

Typische Herausforderungen beim Umstieg betreffen mehrere Bereiche. Die Datenmigration erfordert saubere, strukturierte Eingangsdaten. Fehlende oder inkonsistente Mitarbeiterstammdaten, unklare Schichttypen oder fehlerhafte Urlaubskontingente führen zu Verzögerungen. Die Regel-Konfiguration setzt voraus, dass Tarifverträge intern klar dokumentiert sind. Unternehmen, die ihre Regelwerke bisher nur implizit angewendet haben, müssen diese erst explizit formulieren.

Das Change-Management ist oft unterschätzt. Mitarbeitende müssen von vertrauten Alt-Systemen wie Excel oder Papier auf eine Mobile-App umsteigen. Ältere Mitarbeitende oder technikferne Kollegen benötigen besondere Unterstützung. Erfolgreiche Implementierungen starten mit einem Piloten in einer aufgeschlossenen Abteilung, kommunizieren schnelle Erfolgsgeschichten und rollen dann breit aus. Die Einbindung von Betriebsrat und Key-Usern als Multiplikatoren ist entscheidend.

Die Datenportabilität bei einem späteren Ausstieg ist über CSV-Export möglich. Standard-Datenstrukturen wie Mitarbeiterstammdaten, Schichtpläne und Arbeitszeiten lassen sich exportieren. Regel-Konfigurationen sind jedoch systemspezifisch und nicht einfach auf andere Systeme übertragbar. Das Lock-in-Risiko ist mittel – Unternehmen, die stark customisiert haben, sollten Exportformate und Migrationsoptionen vor Vertragsabschluss klären.

Vorteile und Herausforderungen

Die Vorteile von shyftplan liegen in mehreren konkreten Bereichen. Die hohe Usability und Intuition reduziert Schulungsaufwand erheblich. Neue Nutzer benötigen weniger als einen Tag Training, um produktiv zu arbeiten. Dies senkt die Einstiegshürde und beschleunigt die Nutzer-Adoption. Praxisberichte zeigen, dass bereits in Woche 2 der Einführung über 80 Prozent der Belegschaft die App aktiv nutzen.

Die vollständige Mobile-App mit Offline-Funktionalität ermöglicht Planung und Zugriff überall, auch bei Netzwerkausfällen. Filialleiter können direkt vor Ort planen, Servicekräfte im Restaurant prüfen Schichten ohne WLAN. Dies erhöht die Flexibilität und das Vertrauen der Nutzer in das System. Die App-Store-Bewertung von 4,7 Sternen unterstreicht die technische Qualität und Stabilität.

Das deutsche Datenschutz-Versprechen mit ISO 27001-Zertifizierung und Frankfurt-Hosting beseitigt rechtliche Bedenken bei Audits. Betriebsräte akzeptieren die Lösung ohne langwierige Diskussionen über Datenstandorte. Für Unternehmen im regulierten Umfeld oder mit sensiblen Daten ist dies ein entscheidender Vorteil gegenüber internationalen Cloud-Lösungen mit unklaren Hosting-Strukturen.

Die automatische Regelprüfung für Arbeitszeitgesetz und Tarifverträge verhindert Compliance-Fehler. HR-Manager sparen Zeit bei der manuellen Kontrolle, rechtliche Risiken durch versehentliche Verstöße werden minimiert. In Branchen mit komplexen Regelwerken wie Pflege oder Gastronomie ist dies ein messbarer Mehrwert.

Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist für mittelständische Unternehmen attraktiv. Mit 3 bis 5 Euro pro Nutzer und Monat ist shyftplan deutlich günstiger als Enterprise-Lösungen, bietet aber mehr Compliance-Features als Budget-Alternativen. Die transparente Preisstruktur ohne versteckte Kosten wird von Kunden positiv bewertet.

Die Herausforderungen sollten realistisch betrachtet werden. Das Fehlen von Custom-Reports erfordert CSV-Export und nachgelagerte Verarbeitung in Excel oder BI-Tools. Unternehmen mit umfangreichen, spezifischen Reporting-Anforderungen müssen diese Lösung einplanen oder externe Tools anbinden. Standard-Reports decken die meisten Anwendungsfälle ab, aber Sonderauswertungen benötigen manuellen Aufwand.

Die ausschließliche Cloud-Verfügbarkeit ohne On-Premise-Option schließt Konzerne mit strikten Data-Governance-Vorgaben aus. Unternehmen, die aus regulatorischen oder strategischen Gründen On-Premise benötigen, müssen auf andere Anbieter wie ATOSS oder SAP ausweichen.

Der Support außerhalb der Geschäftszeiten von 9 bis 17 Uhr ist im Standard-Paket limitiert. Für Unternehmen mit 24/7-Betrieb wie Pflege, Security oder Produktion ist ein Enterprise-SLA erforderlich. Die zusätzlichen Kosten hierfür sollten vorab einkalkuliert werden. Nachts oder am Wochenende auftretende kritische Probleme können im Standard-Paket erst am nächsten Werktag bearbeitet werden.

Die API-Kosten und -Limits sind nicht vollständig transparent. Unternehmen mit vielen Custom-Integrationen oder hohem API-Volumen sollten dies vor Vertragsabschluss detailliert klären. Standard-Integrationen sind üblicherweise im Preis enthalten, aber zusätzliche API-Calls können Gebühren verursachen.

Die Konfiguration komplexer Regelwerke erfordert initiale Fachkenntnis. HR-Manager müssen sich Zeit nehmen, ihre Tarifverträge zu verstehen und in die Regel-Engine zu übersetzen. Bei sehr komplexen Tarifen mit vielen Ausnahmen kann externe Beratung sinnvoll sein. Die Investition lohnt sich, ist aber nicht trivial.

Häufig gestellte Fragen

Benötige ich einen IT-Administrator zur Installation?
Nein, shyftplan ist eine Cloud-SaaS-Lösung ohne lokale Installation. Ein Administrator wird für Benutzerverwaltung und gegebenenfalls API-Integrationen benötigt. Das Standard-Setup kann von HR-Managern ohne IT-Abteilung durchgeführt werden.

Kann shyftplan mit unserem DATEV-Lohnabrechnungssystem verbunden werden?
Ja, es existiert ein Standard-Konnektor zu DATEV. Arbeitszeitdaten werden automatisch übertragen und vermeiden redundante Eingaben. Details zu unterstützten DATEV-Modulen und synchronisierten Feldern sollten vorab mit dem Support geklärt werden, insbesondere bei besonderen Tarifmodellen.

Wie lange dauert die Implementierung?
Die Implementierung dauert 2 bis 6 Wochen, abhängig von Unternehmensgröße und Komplexität. Kleine Unternehmen mit 20 Mitarbeitenden können nach circa 2 Wochen produktiv arbeiten. Größere Organisationen mit 200 Mitarbeitenden und mehreren Standorten benötigen 4 bis 6 Wochen für vollständigen Rollout.

Ist shyftplan auch für Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitern geeignet?
Technisch ja, aber das Preismodell ist auf 20 bis 100 Mitarbeitende optimiert. Bei weniger als 20 Mitarbeitenden können Konkurrenten wie Staffomatic oder Papershift günstiger sein. Der Funktionsumfang von shyftplan ist für sehr kleine Teams möglicherweise überdimensioniert.

Kann ich Schichtregeln selbst konfigurieren oder brauche ich einen Entwickler?
Die Regel-Engine wurde für HR-Manager ohne Programmierkenntnisse entwickelt. Standard-Regeln wie Mindestruhezeiten sind vorkonfiguriert. Komplexe Tariflogiken können von den meisten HR-Profis mit Einarbeitungszeit selbst modelliert werden. Der Onboarding-Manager unterstützt bei der initialen Konfiguration.

Was passiert mit meinen Daten wenn shyftplan die Geschäftstätigkeit einstellt?
Vertraglich sollte eine Bestimmung zur Datenextraktion enthalten sein. Standard-SaaS-Verträge sehen eine Frist zur CSV-Export-Möglichkeit vor. Dies sollte vor Vertragsabschluss explizit geklärt und schriftlich vereinbart werden. Ein Notfall-Export-Plan ist für langfristige Planungssicherheit empfehlenswert.

Wie ist die Datensicherheit bei mobiler Offline-Nutzung?
Die App verschlüsselt Daten lokal und synchronisiert verschlüsselt mit dem Server bei erneuter Verbindung. Auch offline gespeicherte Daten sind durch Verschlüsselung geschützt. Bei Geräteverlust kann der Zugriff remote deaktiviert werden, dies sollte im Support-Prozess als Standard-Verfahren etabliert sein.

Kann ich Urlaubs- und Abwesenheitsanträge direkt in der App genehmigen?
Ja, Führungskräfte und HR-Manager erhalten Push-Benachrichtigungen bei neuen Anträgen. Die Genehmigung oder Ablehnung erfolgt direkt in der App oder im Web-Zugang. Nach Genehmigung wird die Abwesenheit automatisch im Dienstplan berücksichtigt.

Welche Browser und Betriebssysteme werden unterstützt?
Web-Zugriff funktioniert mit aktuellen Versionen von Chrome, Firefox und Edge. Mobile Apps erfordern iOS 13 oder höher beziehungsweise Android 9 oder höher. Dies deckt über 95 Prozent der aktuell genutzten Geräte ab. Ältere Smartphones sollten vor Roll-out geprüft werden.

Gibt es Schulungsmaterialien für neue Mitarbeitende?
Ja, der Anbieter stellt Video-Tutorials, Online-Dokumentation und Quick-Start-Guides bereit. Persönliche Schulungen sind Teil des Onboarding-Prozesses. Für laufenden Betrieb können Key-User als interne Multiplikatoren geschult werden, um neue Mitarbeitende einzuarbeiten.

Wie flexibel ist das System bei Sonder-Schichtmodellen?
Die Regel-Engine ermöglicht die Abbildung komplexer Schichtmodelle mit individuellen Regeln. Rotationsschichten, Bereitschaftsdienste, geteilte Schichten und unregelmäßige Arbeitszeiten sind umsetzbar. Bei sehr speziellen Anforderungen sollte die Machbarkeit im Vorfeld mit dem Anbieter geprüft werden.

Kann ich historische Daten aus dem Alt-System übernehmen?
Ja, über CSV-Import können historische Schichtpläne und Arbeitszeitdaten übernommen werden. Die Datenqualität der Eingangsdaten bestimmt den Aufwand. Für Auswertungen und Vergleiche ist die Übernahme von mindestens 12 Monaten historischen Daten empfehlenswert.