Shiftbase | Dienstplan-Software | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann Shiftbase?

Planung & Scheduling

Drag-&-Drop-Dienstplanerstellung – Intuitive Schichtplanung per Mausklick mit Live-Übersicht über alle Standorte.

Automatische Unterbesetzungs-Warnungen – Echtzeit-Alerts bei Personallücken minimieren Fehlbesetzungen und Engpässe.

Flexible Schichtvorlagen & Muster – Wiederkehrende Schichtmodelle für verschiedene Branchen und Mehrschichtbetriebe vordefinierbar.

Multi-Standort-Verwaltung – Zentrale Planung mehrerer Filialen oder Locations in einer übersichtlichen Ansicht.

Mitarbeiter-Self-Service

Urlaubsantrag- & Verfügbarkeits-Portal – Mitarbeiter pflegen Verfügbarkeiten eigenständig, Abstimmungsaufwand sinkt deutlich.

Schichttausch & Vertretungs-Workflow – Tausch-Anfragen mit konfigurierbaren Genehmigungsregeln und automatischen Benachrichtigungen.

Mobile App (iOS/Android) – Push-Nachrichten, Schichtbestätigung und Zugriff auf Dienstpläne von unterwegs.

Abwesenheitsmanagement

Integriertes Abwesenheitsmanagement – Urlaub, Krankheit und Sonderfreistellungen zentral verwalten und im Dienstplan berücksichtigen.

Krankmeldungs-Integration – Automatische Benachrichtigung der Planer bei kurzfristigen Ausfällen für schnelle Reaktion.

Zeiterfassung & Kontrolle

Integrierte Zeiterfassung – Digitale Stempeluhr, Timesheets und Arbeitszeitdokumentation in einer Plattform.

Soll-Ist-Abgleich – Automatischer Vergleich geplanter und tatsächlicher Zeiten mit detaillierten Abweichungsberichten.

Überstundenüberwachung – Warnmeldungen bei Grenzwertüberschreitungen, abrechnungsfähige Datenexporte für Lohnsysteme.

Verwaltung & Reporting

Rollen- & Rechteverwaltung – Granulare Berechtigungen für Planer, Teamleiter, HR-Abteilung und Mitarbeiter.

Reporting & Analytics – Vorgefertigte Reports zu Auslastung, Überstunden, Fehlzeiten und Kosten-Pro-Schicht.

Schnittstellen-Integration – REST-API, native Connectoren zu Exact Online, AFAS, Nmbrs, Zapier sowie CSV-Import/Export.

🟨 Besonderheiten – Was macht Shiftbase einzigartig?

Extrem intuitive Bedienung mit hohem Net Promoter Score

Shiftbase erreicht einen NPS-Wert über 50, was auf außergewöhnlich zufriedene Nutzer hinweist. Die Oberfläche ist selbsterklärend gestaltet, sodass Dienstplaner ohne mehrtägige Schulungen produktiv arbeiten können. Die meisten Anwender erlernen die Kernfunktionen innerhalb weniger Stunden eigenständig. Das führt zu Go-Live-Zeiten von Tagen statt Wochen und senkt Implementierungskosten erheblich. Die hohe Akzeptanz reduziert Widerstände bei der Einführung spürbar.

Einschränkung: Die Einfachheit hat Grenzen bei hochspezialisierten Anforderungen. Komplexe Tarifverträge mit Dutzenden Sonderregeln erfordern möglicherweise manuelle Nacharbeiten oder individuelle Anpassungen.

API-First-Ansatz mit ISO 27001-Zertifizierung

Die moderne Architektur basiert auf RESTful APIs, die tiefe Integration in bestehende HR-, ERP- und Lohnsysteme ermöglichen. Unternehmen bleiben flexibel und nicht an eine Monolith-Lösung gebunden. Die ISO 27001-Zertifizierung (seit Herbst 2023) garantiert höchste Sicherheitsstandards für sensible Personaldaten. DSGVO-Konformität, EU-Hosting und verschlüsselte Datenübertragung schaffen Vertrauen bei datenschutzsensiblen Organisationen. Zapier-Integration ermöglicht zusätzlich No-Code-Workflows für weniger IT-affine Nutzer.

Einschränkung: Native Connectoren existieren primär für niederländische und internationale Systeme. Deutsche Lohnsysteme wie DATEV sind meist über API oder CSV-Export anbindbar, erfordern aber möglicherweise individuellen Entwicklungsaufwand.

Echtzeit-Updates via WebSocket-Technologie

Alle Änderungen am Dienstplan werden über WebSockets sofort an alle Nutzer übertragen – ohne manuelles Neuladen der Seite. Schichttausch-Anfragen, Krankmeldungen oder Urlaubsgenehmigungen sind instant für alle Beteiligten sichtbar. Das minimiert Missverständnisse, Doppelbuchungen und Koordinationschaos deutlich. Besonders in dynamischen Umgebungen mit häufigen Plan-Änderungen (Einzelhandel, Gastronomie, Callcenter) bringt dies einen spürbaren Effizienzgewinn.

Einschränkung: Die Technologie erfordert stabile Internetverbindung. Offline-Funktionalität ist nicht verfügbar, was in Umgebungen mit schwacher Netzabdeckung Herausforderungen bedeuten kann.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Shiftbase besonders?

Zielgruppen

HR-Manager in KMU mit 20-250 Mitarbeitern profitieren von der schnellen Implementierung und dem reduzierten Verwaltungsaufwand. Hotels, Einzelhandelsketten und Gastronomiebetriebe finden hier eine Lösung, die zwischen Excel-Chaos und überkomplexen Enterprise-Systemen die optimale Balance bietet. Der Self-Service-Ansatz entlastet die HR-Abteilung massiv, da Mitarbeiter Urlaubsanträge und Verfügbarkeiten eigenständig pflegen.

Schichtplaner und Einsatzleiter in Callcentern, Produktionsbetrieben oder Pflegediensten schätzen die Drag-&-Drop-Flexibilität und Echtzeit-Warnungen bei Unterbesetzung. Die mobile App ermöglicht Planungsanpassungen von unterwegs, was in zeitkritischen Situationen entscheidend sein kann. Die visuelle Übersicht reduziert kognitive Belastung und Planungsfehler.

Teamleiter mit Personalverantwortung in Freizeitparks, Sicherheitsdiensten oder Kundenservice-Abteilungen können dezentral ihre Teams verwalten. Sie erhalten Zugriff auf relevante Funktionen, ohne zentrale Planer zu belasten. Diese Autonomie beschleunigt Entscheidungen und erhöht die Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen.

Betriebsleiter mit Kostenoptimierungsziel finden in Shiftbase ein Werkzeug mit nachweisbarem ROI. Messbare Einsparungen bei Überstunden und Fehlbesetzungen amortisieren die Investition oft innerhalb von 3-6 Monaten. Die Transparenz über Ist-Zeiten und Abweichungen schafft die Datenbasis für kontinuierliche Verbesserungen.

Auswahlkriterien

Teamgröße & Skalierbarkeit: Shiftbase ist ideal für 10-250 Mitarbeiter dimensioniert. In diesem Segment bietet die Software das beste Preis-Leistungs-Verhältnis und die passende Funktionstiefe. Bei über 1.000 Mitarbeitern mit hochkomplexen Tarifverträgen sollten Enterprise-Lösungen wie Atoss oder Kronos geprüft werden.

Komplexität der Arbeitszeitregeln: Standard-Tarifverträge, deutsches Arbeitszeitgesetz und flexible Schichtmodelle werden sehr gut abgedeckt. Bei höchst-spezialisierten Regelwerken (kirchliches Arbeitsrecht, komplexe öffentliche Dienst-Tarife) empfiehlt sich eine Vorprüfung mit einem Shiftbase-Consultant.

Grad der gewünschten Automatisierung: Self-Service-Funktionen, automatisierte Workflows und Warnmeldungen sind umfassend vorhanden. KI-gestützte Bedarfsprognosen oder autonome Optimierungsalgorithmen fehlen jedoch – Shiftbase bleibt ein Werkzeug für menschliche Planer, kein vollautomatisches System.

Notwendige Systemintegrationen: Die Anbindung an Exact Online, AFAS, Nmbrs sowie die offene REST-API decken viele Szenarien ab. Deutsche Lohnsysteme wie DATEV sind meist via API oder CSV-Export integrierbar, allerdings nicht als native 1-Click-Lösung. Klären Sie vor Vertragsabschluss die Machbarkeit Ihrer spezifischen Integration.

Details zur Dienstplansoftware

Shiftbase ist eine Cloud-basierte Workforce-Management-Lösung, die speziell für die Bedürfnisse von KMU entwickelt wurde. Die Software kombiniert Dienstplanung, Abwesenheitsmanagement und Zeiterfassung in einer integrierten Plattform. Der besondere Fokus liegt auf Benutzerfreundlichkeit und schneller Implementierung – typische Go-Live-Zeiten liegen bei Tagen bis wenigen Wochen, nicht Monaten.

Die Plattform adressiert konkrete Alltagsprobleme: Excel-basierte Dienstpläne werden durch kollaborative Echtzeit-Planung ersetzt. Schichttausch-Anfragen laufen strukturiert über Workflows statt über E-Mail-Pingpong. Unterbesetzung wird proaktiv durch Warnmeldungen verhindert, nicht erst beim tatsächlichen Einsatz bemerkt. Nach Herstellerangaben reduziert sich der Planungsaufwand um bis zu 30 Prozent – eine Aussage, die sich in Nutzerfeedback weitgehend bestätigt.

Die technische Basis ist modern, aber nicht überkomplex. Die Microservices-Architektur mit WebSocket-Technologie ermöglicht Echtzeit-Updates ohne ständiges Neuladen. Gleichzeitig bleibt die Bedienung intuitiv – jede Funktion hat direkten Nutzen für den Dienstplan-Alltag, ohne Feature-Ballast. Die mobile App erweitert den Zugriff auf unterwegs und erhöht die Mitarbeiterakzeptanz spürbar.

Besonders hervorzuheben ist der Self-Service-Ansatz: Mitarbeiter können Urlaubsanträge stellen, Verfügbarkeiten eintragen, Schichttausch initiieren und ihre Arbeitszeiten einsehen – alles ohne HR-Involvement. Das entlastet administrative Ressourcen erheblich und gibt Mitarbeitern mehr Autonomie. Push-Benachrichtigungen über die mobile App sorgen dafür, dass wichtige Änderungen nicht übersehen werden.

Wissenswertes zum Anbieter

Shiftbase B.V. wurde 2012 in Rotterdam gegründet und konzentriert sich seit über einem Jahrzehnt ausschließlich auf effiziente Dienstplanung für europäische KMU. Mit rund 50 Mitarbeitern – davon etwa 10 in Deutschland – bleibt das Unternehmen bewusst fokussiert. Diese Spezialisierung fördert Produktstabilität und tiefes Domain-Know-how, anders als bei Anbietern, die Dutzende Module über verschiedene HR-Bereiche entwickeln.

Die Unternehmenskultur basiert auf Agilität und Kundennähe. Scrum-Teams entwickeln das Produkt iterativ, die öffentlich einsehbare Roadmap wird quartalsweise mit Nutzer-Input aktualisiert. Die Retention-Rate liegt bei etwa 90 Prozent (Herstellerangabe), was auf hohe Kundenzufriedenheit und kontinuierliche Produktverbesserung hindeutet. Diese Stabilität ist für Unternehmen wichtig, die langfristig planen.

In der Marktposition gilt Shiftbase als "Hidden Champion" des europäischen KMU-Segments. Die Software ist nicht so bekannt wie SAP SuccessFactors oder Oracle HCM, unter Praktikern jedoch hoch angesehen für das Preis-Leistungs-Verhältnis. Starke Präsenz besteht in Benelux und Deutschland, mit wachsendem Engagement in Skandinavien und Großbritannien. Die Referenzliste umfasst zahlreiche Einzelhandels-, Gastronomie- und Dienstleistungsunternehmen.

Technische Details & Integration

Die Cloud-native Multi-Tenant-Architektur mit Microservices bietet technische Flexibilität bei gleichzeitig einfacher Bedienung. Seit Herbst 2023 ist Shiftbase ISO 27001-zertifiziert, was professionelles Informationssicherheits-Management nach internationalem Standard bestätigt. DSGVO-Konformität, TLS-Verschlüsselung und Hosting in der EU sind selbstverständlich. Tägliche Backups und Zero-Trust-Security-Prinzipien schützen sensible Personaldaten.

Die REST-API ist gut dokumentiert und ermöglicht tiefe Integration in bestehende Systemlandschaften. Native Connectoren existieren für Exact Online, AFAS und Nmbrs – vorwiegend in den Benelux-Ländern verbreitete Systeme. Über CSV-Import/Export oder SFTP lassen sich auch andere Systeme wie DATEV anbinden, allerdings mit individuellem Entwicklungsaufwand. Die Zapier-Integration eröffnet zudem No-Code-Möglichkeiten für Automatisierungen.

Die Systemvoraussetzungen sind minimal: Ein moderner Browser (Chrome, Edge, Safari) und Internetzugang genügen. Die mobile App unterstützt iOS ab Version 12 und Android ab Version 8. IT-Teams ohne spezielle Expertise können die Software problemlos administrieren. Updates erfolgen transparent im Hintergrund als SaaS-Standard, ohne Downtime oder manuelle Eingriffe. Diese Einfachheit senkt die Total Cost of Ownership erheblich.

Kosten & Preismodell

Die Preisgestaltung ist transparent und linear skalierbar. Basis-Planung startet bei etwa 2,50 Euro pro Mitarbeiter und Monat, die Full Suite mit Zeiterfassung und erweiterten Reporting-Funktionen liegt bei circa 7,00 Euro pro Mitarbeiter monatlich. Es gibt keine versteckten Grundgebühren, allerdings können Zusatzkosten für Premium-Support, individuelles Consulting oder erweiterte Connectoren anfallen. Die monatliche Kündigungsmöglichkeit bietet Flexibilität für saisonale Teams oder Wachstumsphasen.

Die ROI-Rechnung ist für KMU attraktiv: Keine Hardware-, Wartungs- oder Server-Kosten durch die Cloud-Lösung. Die Amortisation innerhalb von 3-6 Monaten ist realistisch durch Einsparungen bei Überstunden, reduzierten Fehlbesetzungen und gesunkenen Verwaltungsstunden. Messbare Erfolgsmetriken belegen typischerweise 30 Prozent weniger Planungszeit, 15 Prozent weniger Fehlbesetzung und höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Für KMU ist dies oft die ROI-stärkste Alternative zu Excel und manuellen Prozessen.

Die finanzielle Vorhersehbarkeit ist ein weiterer Vorteil: Die Kosten skalieren linear mit der Mitarbeiterzahl, ohne Überraschungen. Kleine KMU zahlen deutlich weniger als bei Enterprise-Lösungen, die oft über 20 Euro pro Mitarbeiter monatlich kosten. Neue Mitarbeiter lassen sich problemlos hinzufügen, die Abrechnung passt sich automatisch an. Diese Budget-Freundlichkeit macht Shiftbase besonders für wachsende Unternehmen attraktiv.

Migration & Umstieg

Die Implementierungsdauer hängt von der Unternehmensgröße ab. Kleine KMU mit unter 50 Mitarbeitern erreichen oft innerhalb von wenigen Tagen bis zwei Wochen den Go-Live. Mittlere Unternehmen mit 50-250 Mitarbeitern und komplexeren Integrationen benötigen typischerweise 2-4 Wochen. Shiftbase bietet Self-Service-Onboarding mit Assistenten und branchenspezifischen Templates für Schichttypen und Abwesenheiten. Der Datenimport dauert 1-2 Tage für Stammdaten, manuelle Nacharbeiten bei komplexen Strukturen sind normal.

Der Personalaufwand bleibt überschaubar: Ein interner Projekt-Koordinator mit 1-2 Tagen Aufwand, ein IT-Kontaktpunkt für technische Fragen und die Einbindung zukünftiger Planer für frühes Feedback reichen meist aus. Schulungen erfolgen über Video-Tutorials, Webinare und das Helpcenter – viele Mitarbeiter lernen die App eigenständig. IT-Expertise ist nicht erforderlich, grundlegende Computer-Kenntnisse genügen vollständig.

Kritische Erfolgsfaktoren sind ein klares Kick-off mit definierten Zielen, geprüfte Datenqualität der Stammdaten vor Import und frühe Einbindung der Dienstplaner für erfolgreiches Change-Management. Transparente Kommunikation an alle Mitarbeiter über die Vorteile – bessere Planbarkeit, Self-Service-Urlaub, mobile Verfügbarkeit – erhöht die Akzeptanz. Typische Risiken sind unrealistische Zeitvorgaben, mangelnde Datenqualität und Widerstände gegen digitale Zeiterfassung, die durch proaktive Kommunikation minimiert werden sollten.

Vorteile und Herausforderungen

Die Benutzerfreundlichkeit zählt zu den herausragenden Stärken. Mit einem NPS über 50 liegt Shiftbase deutlich über dem Branchendurchschnitt. Minimale Schulungszeit und schnelle Akzeptanz bei Anwendern beschleunigen die Implementierung spürbar. Die Zeitersparnis von durchschnittlich 30 Prozent beim Planungsaufwand entlastet HR-Abteilungen deutlich. Self-Service-Funktionen verlagern administrative Aufgaben zu den Mitarbeitern selbst.

Echtzeit-Transparenz durch Live-Abdeckungschecks und Warnungen bei Unterbesetzung minimiert Planungsfehler erheblich. Die flexible Integration durch API-First-Ansatz erlaubt Anpassung an bestehende Systemlandschaften ohne teure Komplettumstellung. Die Skalierbarkeit von 10 bis 250 Mitarbeitern deckt das gesamte KMU-Segment ab. Sicherheit und Compliance durch ISO 27001, DSGVO-Konformität und europäisches Hosting schaffen Vertrauen. Der TCO-Vorteil gegenüber On-Premise-Lösungen ist für KMU erheblich.

Herausforderungen bestehen bei hochkomplexen deutschen Tarifverträgen – Standardregeln werden gut abgebildet, sehr spezifische Regelwerke erfordern möglicherweise Workarounds. KI-gestützte Optimierung oder autonome Bedarfsprognose fehlen, Shiftbase bleibt ein Werkzeug für menschliche Planer. Die Reporting-Flexibilität ist bei Standard-Reports gut, Custom-Reports erfordern eventuell API-Entwicklung. Change-Management ist wichtig, da manche Mitarbeiter gegen digitale Zeiterfassung resistent sind.

Für Großkonzerne mit über 1.000 Mitarbeitern ist Shiftbase möglicherweise zu simpel, hier sind Enterprise-Suiten wie Atoss oder SAP SuccessFactors besser geeignet. Der Standard-Support (E-Mail, Chat) ist nur werktags verfügbar, Premium-Support mit Telefon-Hotline kostet extra. Das Vendor-Lock-in-Risiko ist durch offene API und CSV-Export mitigiert, dennoch bleibt es eine Cloud-only-Lösung ohne Offline-Funktionalität.

Häufig gestellte Fragen

Kann Shiftbase komplexe Tarifverträge abbilden? Für Standard-Szenarien nach deutschem Arbeitszeitgesetz und einfache Zulagenregeln ist Shiftbase gut geeignet. Bei höchst-spezialisierten Verträgen wie Funktionstarifverträgen oder kirchlichem Arbeitsrecht empfiehlt sich eine Vorprüfung mit einem Shiftbase-Consultant. Custom-Fields oder Workarounds helfen oft weiter, eine 100-Prozent-Garantie gibt es jedoch nicht.

Wie schnell kann ich mit Shiftbase live gehen? Kleine Teams mit unter 50 Mitarbeitern erreichen den Go-Live typischerweise in 3-5 Tagen. Mittlere KMU mit Lohnanbindung benötigen 2-4 Wochen. Das Self-Service-Onboarding beschleunigt den Prozess erheblich. Zeitfresser sind meist Datenaufbereitung und interne Abstimmung, nicht die Software selbst.

Können alte Dienstpläne und Zeitdaten importiert werden? Ja, CSV-Import oder manuelle Migration sind möglich. Historische Dienstpläne sind nicht zwingend erforderlich – aktuelle Daten sind wichtiger. Zeiterfassungsdaten sollten jedoch bereinigt sein, bevor sie in die Lohnabrechnung fließen.

Ist die mobile App wirklich notwendig? Für Self-Service-Funktionen wie Urlaub, Schichttausch und Schichtbestätigung ist die App sehr empfehlenswert. Die Adoption steigt mit App um etwa 40 Prozent gegenüber reiner Web-Nutzung. Für viele Mitarbeiter ist die App die primäre Schnittstelle. Push-Benachrichtigungen sind in modernen Dienstplan-Lösungen Gold-Standard.

Übernimmt Shiftbase die Lohnabrechnung? Nein, aber die Software exportiert zeitkorrekte Daten an Ihre Lohnabrechnung wie Exact, AFAS, Nmbrs oder DATEV via API oder CSV. Die Lohnabrechnung bleibt ein separates Spezial-Tool. Shiftbase ist der vorgelagerte Daten-Provider für korrekte Zeiterfassung.

Wie gut ist der Kundensupport? Standard-Support (inklusiv) umfasst E-Mail, Chat, Helpcenter und Webinare werktags. Premium-Support bietet Telefon-Hotline, schnellere Service-Level-Agreements und dedizierte Ansprechpartner gegen Aufpreis. Verbindliche SLAs gibt es nur im Enterprise-Tarif.

Ist Shiftbase DSGVO-konform und sicher? Ja, Shiftbase ist ISO 27001-zertifiziert, DSGVO-konform und bietet TLS-Verschlüsselung sowie EU-Hosting. Auftragsverarbeitungsverträge sind verfügbar. Es gibt keine bekannten Datenpannen oder Compliance-Vorfälle in der Unternehmenshistorie.

Kann ich Shiftbase wieder kündigen und meine Daten mitnehmen? Ja, die Software ist monatlich kündbar ohne Kündigungsfrist. Datenexport erfolgt via CSV oder API. Beachten Sie jedoch gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Zeiterfassungsdaten von drei Jahren in Deutschland.

Funktioniert Shiftbase offline? Nein, als reine Cloud-Lösung ist Internetzugang erforderlich. Offline-Planung ist nicht möglich. Dieser Kompromiss ermöglicht die Cloud-First-Architektur mit automatischen Updates und Echtzeit-Synchronisation.

Welche Lohnsysteme lassen sich anbinden? Native Connectoren existieren für Exact Online, AFAS und Nmbrs. Deutsche Systeme wie DATEV sind über API oder CSV-Export integrierbar, erfordern aber möglicherweise individuellen Entwicklungsaufwand. Klären Sie vor Vertragsabschluss die konkrete Machbarkeit Ihrer Integration.