Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann Staffomatic?

Schichtplanung & Disposition

Drag-&-Drop-Schichtplanung – Intuitive Bedienung im Browser ohne IT-Kenntnisse für alle Planer.

Automatische Schichtvorschläge – System schlägt qualifizierte Mitarbeitende nach Verfügbarkeit und Fähigkeiten vor.

Wiederkehrende Schichtvorlagen – Standardmuster reduzieren manuelle Planungsarbeit um über 50 Prozent.

Verfügbarkeitsmanagement – Mitarbeitende hinterlegen wöchentliche Zeitfenster für optimale Einsatzplanung.

Mitarbeitenden-Kommunikation & Self-Service

Schichttausch-Workflow – Tauschprozess mit Freigabeoption minimiert Planungskonflikte erheblich.

Mobile Apps für iOS und Android – Mitarbeitende verwalten Verfügbarkeiten und Urlaub vom Smartphone.

Push-Benachrichtigungen in Echtzeit – Sofortige Information bei Planänderungen mit E-Mail als Alternative.

Abwesenheits- & Urlaubsverwaltung

Urlaubsplanung mit Genehmigung – Zentrale Verwaltung ersetzt Excel-Listen und Papierformulare komplett.

Abwesenheitsübersicht – Krankmeldungen, Urlaub und Fortbildungen auf einen Blick erkennbar.

Reporting, Controlling & Compliance

Echtzeit-Stunden- und Kostenreporting – Automatische Berechnung bildet Grundlage für präzise Budgetsteuerung.

Compliance-Checks für Arbeitszeitgesetz – System prüft automatisch auf Verstöße gegen Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten.

Excel- und PDF-Export – Flexible Datenexporte für externe Weiterverarbeitung in anderen Systemen.

System & Integration

Rollen- und Rechtemanagement – Granulare Zugriffsrechte für unterschiedliche Hierarchieebenen im Unternehmen.

Multi-Standort-Verwaltung – Zentrale Verwaltung mehrerer Filialen in einer Systemumgebung.

Kalender-Synchronisation – Schichten erscheinen automatisch in Google- oder Outlook-Kalendern.

REST-API und CSV-Schnittstellen – Integration mit HR-Systemen und Lohnbuchhaltung wie DATEV möglich.

🟨 Besonderheiten – Was macht Staffomatic einzigartig?

100 Prozent DSGVO-Konformität mit deutschem Hosting

Staffomatic hostet alle Daten ausschließlich bei Hetzner in Nürnberg. Die Daten verlassen Deutschland nie. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag gehört zum Standard. Diese Ausrichtung unterscheidet Staffomatic von vielen europäischen Wettbewerbern wie Planday oder Papershift. Für Pflegeeinrichtungen, öffentliche Arbeitgeber und compliance-sensible Branchen ist dies oft ein entscheidendes Auswahlkriterium. Versicherungen und Datenschutzbeauftragte akzeptieren die Lösung ohne zusätzliche Prüfungen.

Einschränkung: Staffomatic selbst besitzt keine ISO 27001-Zertifizierung – nur der Hosting-Partner Hetzner. Für Unternehmen mit strikten Zertifizierungsanforderungen kann dies ein Ausschlusskriterium darstellen.

Transparente Flatrate ohne versteckte Modulkosten

Die Preisstruktur beginnt bei 1,90 Euro pro Mitarbeitenden und Monat. Alle Kernfunktionen sind verfügbar, ohne dass teure Zusatzmodule gekauft werden müssen. Ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden zahlt maximal 1.140 Euro pro Jahr im Basic-Tarif. Wettbewerber wie Quinyx oder Workforce.com arbeiten mit gestaffelten Paketen und versteckten Kosten für API-Zugriffe oder Premium-Features.

Einschränkung: Die öffentliche API-Dokumentation ist nur für Enterprise-Kunden vollständig zugänglich. Standard-Kunden haben eingeschränkte API-Nutzungsmöglichkeiten.

Schneller Go-Live und mobile Akzeptanz

Laut Herstellerangaben ist ein 24-Stunden-Go-Live möglich. In der Praxis benötigen die meisten KMU ein bis drei Wochen für Datenaufbereitung und Konfiguration der Tarifregeln. Die Mobile-First-Architektur sorgt für sofortige Akzeptanz bei Mitarbeitenden. Die Schichttausch-Funktion über die App wird unmittelbar nach der Einführung intensiv genutzt. Diese schnelle Adoption unterscheidet Staffomatic von komplexeren Enterprise-Systemen.

Einschränkung: Der 24-Stunden-Go-Live gilt nur für sehr einfache Szenarien mit unter 20 Mitarbeitenden ohne komplexe Tarifregeln.

Agile Weiterentwicklung mit monatlichen Releases

Staffomatic veröffentlicht monatlich Updates. Das System wird kontinuierlich an neue Arbeitsrecht-Vorgaben und Kundenwünsche angepasst. Diese Agilität sichert langfristige Compliance und Aktualität.

Einschränkung: Eine öffentliche Roadmap existiert nicht. Kundeneinfluss erfolgt meist über Customer Success Manager oder Feature-Voting, was nicht vollständig transparent ist. Zudem fehlt eine KI-basierte Schichtoptimierung, wie sie Papershift oder Quinyx bieten.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Staffomatic besonders?

Zielgruppen mit Begründung

Filialleiter im Einzelhandel mit 10 bis 100 Mitarbeitenden pro Standort profitieren von der einfachen Bedienung ohne IT-Tiefenwissen. Das mobile Verfügbarkeitsmanagement ermöglicht flexible Einsatzplanung. Die zentrale Koordination über die Hauptverwaltung funktioniert über mehrere Standorte hinweg reibungslos. Die intuitive Oberfläche reduziert Schulungsaufwand erheblich.

Gastronomie-Ketten und Quick-Service-Restaurants mit 20 bis 250 Mitarbeitenden bewältigen mit Staffomatic hohe Fluktuation und häufige Schichttausche effizient. Die Echtzeit-Stundenerfassung liefert präzise Daten für die Lohnbuchhaltung. Der DATEV-kompatible Export vereinfacht die monatliche Abrechnung. Push-Benachrichtigungen bei Planänderungen verhindern Ausfälle im Service.

Pflegeeinrichtungen und Homecare-Dienste mit 30 bis 150 Mitarbeitenden erfüllen mit Staffomatic strenge DSGVO-Anforderungen ohne zusätzlichen Aufwand. Die automatischen Compliance-Checks für Arbeitszeitgesetz sind in der Pflege besonders kritisch. Die qualifikationsbasierte Planung stellt sicher, dass nur entsprechend ausgebildetes Personal eingeteilt wird. Die deutschen Server-Standorte erfüllen alle Anforderungen von Pflegekassen und MDK.

Logistik- und Serviceunternehmen mit 50 bis 300 Mitarbeitenden verwalten komplexe Schichtmodelle mit Zuschlägen zentral. Die Multi-Standort-Verwaltung ermöglicht Koordination über mehrere Depots hinweg. Das Echtzeit-Kostenreporting gibt sofortigen Überblick über Personalkosten. Die Verfügbarkeitsplanung optimiert die Ressourcennutzung über verschiedene Schichten hinweg.

Auswahlkriterien

Unternehmensgröße und Wachstumsperspektive: Staffomatic eignet sich für 10 bis 250 Mitarbeitende optimal. Mit Pro- oder Enterprise-Plan ist eine Skalierung bis etwa 500 Mitarbeitende möglich. Unter fünf Mitarbeitenden ist die Software überdimensioniert. Über 500 Mitarbeitende mit globaler Struktur benötigen eine Enterprise-Suite mit tieferer Analytik.

Komplexität der Arbeitszeitmodelle: Standard-Schichtmodelle mit 5-Tage-Woche und einfachen Zuschlägen funktionieren problemlos. Klare Tarifregeln lassen sich gut abbilden. Sehr komplexe Bereitschaftsdienst-Regelungen, Nachtschichten mit Sondervergütungen oder hochflexible Wochenmodelle erfordern manuelle Nacharbeit oder API-Anpassungen.

Compliance und Datenschutz-Priorität: Wenn DSGVO-Konformität, deutsches Hosting und regelmäßige Arbeitsrecht-Updates absolute Priorität haben, ist Staffomatic die Standard-Empfehlung. Falls jedoch eine ISO 27001-Zertifizierung des Anbieters selbst erforderlich ist, scheidet Staffomatic aus.

Budget und Erwartung an Return-on-Investment: Bei einer Akzeptanz von maximal drei Euro pro Mitarbeitenden monatlich und Fokus auf Effizienzgewinne innerhalb von drei bis sechs Monaten passt Staffomatic ideal. Wenn jeder Euro hinterfragt wird oder Enterprise-Features zwingend erforderlich sind, passt die Lösung nicht.

Details zur Dienstplansoftware

Staffomatic positioniert sich als intuitive Cloud-Schichtplanungslösung mit mobiler Self-Service-App speziell für kleine und mittlere Unternehmen. Laut Kundenangaben spart die Software über 50 Prozent Planungszeit im Vergleich zu Excel-basierten Lösungen. Gleichzeitig berichten Anwender von einer Reduktion der Überstunden um bis zu 20 Prozent durch bessere Planungsgenauigkeit.

Der Fokus liegt auf Branchen mit hohem Schichtplanungsbedarf: Einzelhandel, Gastronomie, Logistik und Pflege. Die Software ist bewusst nicht für innovative Flexwork-Modelle oder extreme Projektplanungsszenarien konzipiert. Diese klare Spezialisierung unterscheidet Staffomatic von breit aufgestellten Workforce-Management-Suiten.

Die zentrale Wertversprechen lautet "Schnell, einfach, DSGVO-sicher". Damit grenzt sich der Anbieter bewusst von komplexen Enterprise-Systemen ab. Pragmatismus steht vor Feature-Überflutung. Die Drag-&-Drop-Oberfläche erfordert keine Schulung für IT-Spezialisten. Manager und Filialleiter können sofort mit der Planung beginnen.

Kern-Funktionalitäten im Überblick

Die automatischen Schichtvorschläge berücksichtigen Mitarbeitenden-Verfügbarkeiten und Qualifikationen. Das System prüft dabei kontinuierlich Compliance-Anforderungen wie maximale Arbeitszeiten und Mindestruhezeiten. Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz werden sofort angezeigt. Diese Funktion ist besonders für Pflegeeinrichtungen und Unternehmen mit strengen Tarifverträgen relevant.

Wiederkehrende Schichtvorlagen reduzieren den administrativen Aufwand erheblich. Ein einmal erstellter Zwei-Wochen-Rhythmus lässt sich per Klick übernehmen und individuell anpassen. Der Schichttausch-Workflow mit Manager-Freigabe verhindert unkontrollierte Tausche. Mitarbeitende sehen in der App nur Kollegen mit passenden Qualifikationen als Tauschpartner.

Das Echtzeit-Reporting liefert aktuelle Zahlen zu geplanten Arbeitsstunden und prognostizierten Lohnkosten. Diese Transparenz ermöglicht Budgetsteuerung während der laufenden Planungsperiode. Exportfunktionen für Excel und PDF sowie DATEV-kompatible Datenformate erleichtern die Weiterverarbeitung in der Lohnbuchhaltung.

Wissenswertes zum Anbieter

Die Staffomatic GmbH wurde 2014 in Berlin gegründet und beschäftigt etwa 50 Mitarbeitende. Das Unternehmen betreut über 2.000 Kunden im deutschsprachigen Raum. Die klare DACH-Spezialisierung unterscheidet Staffomatic von international ausgerichteten Anbietern. Es gibt keine erkennbaren Massenmarkt-Ambitionen mit aggressivem Wachstum auf Kosten der Servicequalität.

Die Unternehmensphilosophie setzt auf Kundennähe und agile Entwicklung. Monatliche Software-Releases integrieren kontinuierlich Kundenfeedback. Die Geschäftsführung um Sebastian Heindorff und Kalle Saas kommuniziert offen über Produktentwicklungen. Dieser direkte Draht zu Entscheidern wird von Kunden als Vorteil gegenüber anonymen Konzernen geschätzt.

Öffentliche Informationen zur Finanzierung liegen nicht vor. Es sind keine Finanzkrisen oder Übernahmen bekannt. Die stabile Marktposition seit zehn Jahren deutet auf ein nachhaltiges Geschäftsmodell hin. Vermutlich handelt es sich um Bootstrap-Finanzierung oder risikoarme Investitionen. Diese Stabilität ist für Kunden relevant, da Dienstplansoftware langfristig eingesetzt wird.

Marktpositionierung und Wettbewerb

Im Wettbewerbsumfeld positioniert sich Staffomatic zwischen günstigen Einstiegslösungen und teuren Enterprise-Systemen. Die Preisgestaltung unterbietet internationale Anbieter wie Quinyx oder Planday bei vergleichbarer Funktionalität. Gleichzeitig bietet Staffomatic mehr Professionalität als reine App-Lösungen für Kleinstunternehmen.

Das deutsche Hosting und die DSGVO-Konformität sind im Markt ein Alleinstellungsmerkmal. Viele Wettbewerber betreiben Server in Dänemark, Irland oder anderen EU-Staaten. Für compliance-sensible Branchen ist dies oft ein K.O.-Kriterium. Staffomatic nutzt diesen Vorteil gezielt in der Marktbearbeitung.

Die Kundenbindung ist laut Anbieter hoch: Die Renewal-Rate liegt bei etwa 80 Prozent. Unabhängige Verifizierungen dieser Zahl liegen nicht vor. Die hohe Bindung deutet jedoch auf Kundenzufriedenheit und geringe Wechselbarrieren hin. Negative Bewertungen beziehen sich meist auf Migrationsschwierigkeiten oder spezifische Feature-Wünsche.

Technische Details & Integration

Staffomatic basiert auf moderner Cloud-Architektur mit Multi-Tenant-Fähigkeit. Die Microservices-Struktur ermöglicht schnelle Updates ohne Systemausfälle. Continuous Integration und Continuous Deployment (CI/CD) garantieren monatliche Releases mit neuen Funktionen und Sicherheitsupdates. Diese Agilität ist für die Abbildung aktueller Arbeitsrecht-Anforderungen essenziell.

Das Hosting erfolgt zu 100 Prozent bei Hetzner in Nürnberg. Hetzner ist ISO 27001-zertifiziert und erfüllt höchste Sicherheitsstandards. Die Daten werden im Ruhezustand mit AES-256 verschlüsselt. Die Übertragung erfolgt ausschließlich über TLS-gesicherte Verbindungen. Regelmäßige Backups und Disaster-Recovery-Pläne schützen vor Datenverlust.

Die Systemperformance wurde laut Herstellerangaben bis 1.000 Mitarbeitende ohne merkliche Verzögerungen getestet. Unabhängige Performance-Benchmarks liegen nicht vor. Die praktischen Erfahrungen von Kunden im Bereich 200 bis 300 Mitarbeitende zeigen stabile Response-Zeiten. Für Unternehmen über 500 Mitarbeitende fehlen belastbare Referenzen.

Schnittstellen und API-Möglichkeiten

Die REST-API mit Webhooks ermöglicht die Integration in bestehende HR-Systeme. Standard-Integrationen existieren für gängige Lohnbuchhaltungsprogramme. Der CSV-Import und -Export von Stammdaten, Schichten und Berichten funktioniert zuverlässig. Die Kalender-Synchronisation mit Google und Outlook ist im Standard enthalten.

Eine wichtige Einschränkung: Die vollständige API-Dokumentation ist nur für Enterprise-Kunden öffentlich zugänglich. Standard-Kunden haben deutlich begrenzte API-Nutzungsmöglichkeiten. Für tiefgehende Systemintegrationen fallen zusätzliche Kosten an. Genaue Preise für Custom-Development werden nicht öffentlich kommuniziert.

DATEV-kompatible Exporte sind Standard und werden von vielen Steuerberatungskanzleien akzeptiert. Native API-Integration für Echtzeit-Synchronisation gibt es nur im Enterprise-Plan. Alternativ können Middleware-Lösungen wie Zapier oder Make eingesetzt werden. Diese verursachen jedoch zusätzliche Lizenzkosten.

Compliance und Sicherheit

Die Compliance-Checks für das Arbeitszeitgesetz werden monatlich aktualisiert. Das System prüft automatisch Höchstarbeitszeiten, Mindestruhezeiten und Pausenregelungen. Warnungen erscheinen direkt in der Planungsansicht. Diese Funktion verhindert kostspielige Verstöße und Bußgelder.

Die DSGVO-Konformität ist durch deutsches Hosting und Auftragsverarbeitungsvertrag gewährleistet. Mitarbeitende können jederzeit Auskunft über gespeicherte Daten verlangen. Die Löschung von Daten nach Vertragsende ist standardisiert. Datenschutzbeauftragte bestätigen die rechtskonforme Umsetzung.

Eine ISO 27001-Zertifizierung von Staffomatic selbst liegt nicht vor. Nur der Hosting-Partner Hetzner ist zertifiziert. Für Unternehmen mit strengen Compliance-Vorgaben kann dies problematisch sein. Branchenspezifische Zertifizierungen für Pflege, Gastronomie oder Logistik fehlen ebenfalls.

Kosten & Preismodell

Die Preisstruktur von Staffomatic ist transparent und skaliert linear mit der Mitarbeiterzahl. Der Basic-Tarif kostet 1,90 Euro pro Mitarbeitenden und Monat bei einem Minimum von 29 Euro monatlich. Ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden zahlt somit 95 Euro monatlich oder 1.140 Euro jährlich. Diese Kostensicherheit unterscheidet Staffomatic von modulbasierten Preismodellen.

Der Pro- und Enterprise-Plan liegt bei etwa drei Euro pro Mitarbeitenden monatlich. Genaue Preise werden individuell verhandelt. Typische Jahreskosten für kleine Unternehmen beginnen bei 3.000 bis 5.000 Euro. Im Enterprise-Plan sind dedizierte Customer Success Manager, erweiterte API-Zugriffe und SLAs enthalten.

Zusatzkosten entstehen für Schulungen (ab 295 Euro pro Tag) und intensive Migrations-Unterstützung. CSV-Import-Support ist oft im Pro-Paket enthalten. Custom-Entwicklungen für spezielle Integrationen werden separat berechnet. Die Preise dafür sind nicht öffentlich verfügbar und werden projektspezifisch kalkuliert.

Total Cost of Ownership

Die TCO-Berechnung über drei Jahre für ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden im Basic-Tarif zeigt folgendes Bild: Lizenzkosten belaufen sich auf 3.420 Euro (1.140 Euro jährlich). Einmalige Implementierungskosten liegen bei etwa 1.500 Euro für Datenaufbereitung und Konfiguration. Die Gesamtkosten betragen somit rund 4.920 Euro über drei Jahre.

Dem stehen erhebliche Einsparungen gegenüber. Die Reduktion der manuellen Planungsarbeit um 50 Prozent spart bei einer Vollzeitkraft circa 20 Stunden monatlich. Bei einem internen Stundensatz von 40 Euro entspricht dies 9.600 Euro jährlich. Die Reduktion von Überstunden um 20 Prozent bringt zusätzliche Einsparungen. Der Return on Investment ist typischerweise nach drei bis sechs Monaten erreicht.

Versteckte Kosten sind minimal. Es gibt keine Lizenzgebühren für Mobile Apps. Updates sind im Preis enthalten. Die monatliche Kündigungsfrist verhindert lange Vertragsbindungen. Bei Wachstum skalieren die Kosten linear ohne Preissprünge bei Mitarbeitergrenzen.

Vergleich mit Wettbewerbern

Im Vergleich zu Planday liegt Staffomatic etwa 20 bis 30 Prozent unter dem Preisniveau. Planday verlangt für vergleichbare Funktionen meist 2,50 bis 3,50 Euro pro Mitarbeitenden. Quinyx ist deutlich teurer und fokussiert auf größere Unternehmen ab 200 Mitarbeitende. Workforce.com liegt preislich ähnlich, bietet aber weniger DACH-spezifische Compliance-Features.

Günstigere Alternativen wie Shiftbase oder Papershift starten bei etwa 1,50 Euro pro Mitarbeitenden. Diese verzichten jedoch oft auf deutsche Server oder haben weniger ausgereifte Mobile Apps. Die Entscheidung hängt von den Prioritäten ab: Wer maximale Kostensenkung sucht, findet günstigere Optionen. Wer Wert auf DSGVO-Konformität und Benutzerfreundlichkeit legt, erhält bei Staffomatic ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Migration & Umstieg

Der Migrationsprozess beginnt mit der Vorbereitung der Stammdaten. Staffomatic stellt CSV-Templates für Mitarbeitende, bestehende Schichtpläne und Abwesenheiten bereit. Die Datenqualität der Quellsysteme ist entscheidend für den Erfolg. Fehlerhafte oder unvollständige Excel-Listen verursachen die meisten Probleme bei der Migration.

Die Import- und Validierungsphase dauert typischerweise zwei bis drei Tage. Das System prüft die Daten auf Konsistenz und meldet Fehler zurück. Die Konfiguration der Schichtmodelle und Arbeitszeitgesetz-Regeln nimmt weitere drei bis fünf Tage in Anspruch. Diese Phase erfordert genaue Kenntnis der Tarifverträge und internen Regelungen.

Ein Pilotlauf mit ein bis zwei Filialen oder Abteilungen läuft über etwa zwei Wochen. In dieser Phase testen Key-User die Funktionen im Echtbetrieb. Feedback wird gesammelt und die Konfiguration optimiert. Nach erfolgreichem Pilot erfolgt der schrittweise Vollrollout über alle Standorte.

Ressourcenbedarf und Zeitplan

Der interne Ressourcenbedarf liegt bei etwa 0,5 FTE aus IT oder HR für ein bis zwei Wochen. Diese Person koordiniert die Datenmigration, konfiguriert Schichtmodelle und schult Key-User. Ohne dedizierte Projektverantwortung verzögert sich die Einführung oft erheblich.

Die Schulung der Key-User dauert etwa vier Stunden. Diese Personen – meist Filialleiter oder Schichtplaner – geben ihr Wissen dann an die Teams weiter. Für Mitarbeitende reicht meist eine einstündige Einweisung per E-Learning oder Video. Die Mobile App ist so intuitiv, dass viele Funktionen selbsterklärend sind.

Kritische Erfolgsfaktoren sind die Datenqualität der Altsysteme, die vollständige Definition aller Tarifregeln vor dem Start und aktives Change-Management. Die ersten zwei Wochen nach Go-Live sind entscheidend. In dieser Phase müssen Konfigurationsfehler schnell behoben werden. Staffomatic bietet im Pro-Plan dedizierte Unterstützung in den ersten 90 Tagen.

Typische Stolpersteine

Der häufigste Fehler ist ein zu ambitionierter Zeitplan. Die angepriesenen 24 Stunden Go-Live funktionieren nur bei sehr einfachen Szenarien. Realistische Projekte benötigen zwei bis vier Wochen von Vertragsabschluss bis zum produktiven Betrieb. Wer diesen Zeitraum unterschätzt, riskiert Chaos in der laufenden Schichtplanung.

Unvollständige Datenmigration führt zu Problemen bei der ersten Lohnabrechnung. Fehlende Mitarbeitenden-Stammdaten, nicht übertragene Urlaubskontingente oder falsch gemappte Schichtmodelle verursachen Mehrarbeit. Eine gründliche Datenvalidierung vor dem Import spart später viel Ärger.

Widerstand im Team wird oft unterschätzt. Mitarbeitende, die jahrelang mit Excel gearbeitet haben, sehen zunächst keinen Mehrwert. Führungskräfte müssen den Nutzen der Mobile App – insbesondere Schichttausch und Urlaubsanträge – aktiv kommunizieren. Positive Erfahrungen der Early Adopters helfen bei der Überzeugung der Skeptiker.

Vorteile und Herausforderungen

Die intuitive Benutzeroberfläche ist der größte Vorteil von Staffomatic. Keine Administratoren-Vorkenntnisse sind erforderlich. Filialleiter können nach kurzer Einweisung eigenständig planen. Diese Niedrigschwelligkeit beschleunigt die Einführung erheblich. Im Vergleich zu komplexen ERP-integrierten Lösungen spart dies Wochen an Schulungszeit.

Die Mobile App fördert sofortige Akzeptanz bei Mitarbeitenden. Der direkte Zugriff auf Schichtpläne, Verfügbarkeiten und Tauschoptionen wird als Mehrwert wahrgenommen. Push-Benachrichtigungen bei Planänderungen reduzieren Missverständnisse. Die App-Bewertungen in den Stores liegen durchweg über vier von fünf Sternen.

Das deutsche Hosting beseitigt Compliance-Sorgen vollständig. Datenschutzbeauftragte müssen keine risikoanalyse für Drittlandsübermittlungen durchführen. Betriebsräte stimmen der Einführung ohne langwierige Prüfungen zu. Diese Planungssicherheit ist besonders für regulierte Branchen wie Pflege oder öffentliche Einrichtungen wertvoll.

Herausforderungen in der Praxis

Die Datenqualität bei der Migration ist die größte praktische Herausforderung. Jahrelang gewachsene Excel-Listen enthalten oft Inkonsistenzen, Sonderzeichen oder veraltete Informationen. Die Bereinigung dieser Daten vor dem Import erfordert Zeit. Wer diesen Schritt überspringt, kämpft wochenlang mit Fehlermeldungen.

Sehr komplexe Tarifverträge stoßen an Grenzen. Sonderregelungen für bestimmte Mitarbeitendengruppen, komplizierte Zuschlagsberechnungen oder branchenspezifische Arbeitszeitmodelle erfordern manuelle Prüfungen. Die Standard-Compliance-Checks decken nicht alle Sonderfälle ab. Hier ist zusätzliche Sorgfalt der Planer nötig.

Die Reporting-Tiefe reicht nicht für umfassende Business-Intelligence-Anforderungen. Wer mehrdimensionale Analysen über Standorte, Kostenstellen und Zeiträume benötigt, muss Daten exportieren und extern auswerten. Native BI-Tools oder Dashboards fehlen. Für strategisches Workforce-Management sind Zusatzlösungen erforderlich.

Fehlende Features im Vergleich

Eine KI-basierte Schichtoptimierung bietet Staffomatic nicht. Wettbewerber wie Papershift oder Quinyx nutzen Machine Learning für Bedarfsprognosen und automatische Optimierung. Bei Staffomatic müssen Planer Schichten manuell verfeinern. Für Unternehmen mit hochdynamischen Anforderungen ist dies ein Nachteil.

Die fehlende On-Premise-Option schließt bestimmte Zielgruppen aus. Unternehmen mit strikten Firewall-Policies oder Anforderungen an lokale Datenhoheit können Staffomatic nicht nutzen. Auch Offline-Fähigkeiten für Standorte mit instabiler Internetverbindung fehlen komplett.

Change-Management-Widerstände werden oft unterschätzt. Die technische Einführung ist einfach – die kulturelle Transformation nicht. Langjährige Mitarbeitende halten an gewohnten Prozessen fest. Führungskräfte müssen aktiv den Wandel moderieren. Staffomatic bietet hier wenig Unterstützung über Standard-Schulungen hinaus.

Häufig gestellte Fragen

Eignet sich Staffomatic für Unternehmen mit 500 Mitarbeitenden?

Bedingt. Bis 250 bis 300 Mitarbeitende ist der Pro- oder Enterprise-Plan erprobt. Darüber hinaus gibt es wenige Referenzen. Performance-Fragen und Komplexität der Mehrmandanten-Verwaltung können relevant werden. Die Empfehlung lautet: Beginnen Sie mit einem Pilot für ein bis zwei Filialen. Nach erfolgreicher Testphase treffen Sie die Skalierungsentscheidung auf Basis echter Erfahrungswerte.

Welcher Support-Level ist für unser Unternehmen angemessen?

Für KMU bis 150 Mitarbeitende reicht der Basic-Support meist aus. E-Mail- und Chat-Support von Montag bis Freitag zwischen 8 und 18 Uhr mit Reaktionszeit unter 24 Stunden ist Standard. Ab 150 Mitarbeitenden empfiehlt sich der Pro- oder Enterprise-Plan wegen des dedizierten Customer Success Managers. Dieser unterstützt proaktiv bei Optimierungen und reagiert schneller bei kritischen Problemen.

Wie funktioniert die Integration mit unserer DATEV-Lohnbuchhaltung?

Der CSV-Export ist standardmäßig DATEV-kompatibel. Die meisten Steuerberatungskanzleien akzeptieren dieses Format problemlos. Sie exportieren monatlich die Stundendaten und importieren diese in DATEV. Native API-Integration für Echtzeit-Synchronisation gibt es nur im Enterprise-Plan. Diese erfordert oft Custom-Development, dessen Kosten projektspezifisch kalkuliert werden. Alternativ können Sie Middleware-Lösungen wie Zapier einsetzen, was jedoch zusätzliche Lizenzkosten verursacht.

Ist der Wechsel von Excel oder einem älteren System risikoreich?

Das Risiko ist minimal, wenn Sie Daten vor dem Umstieg validieren. Typische Risikofaktoren sind unvollständige Altdaten, falsches Mapping der Schichtmodelle und zu schneller Rollout ohne Pilotphase. Mit strukturiertem Migrationsplan und zweiwöchigem Pilotbetrieb ist das Risiko beherrschbar. Staffomatic unterstützt mit CSV-Templates und Validierungstools. Planen Sie realistisch vier bis sechs Wochen für den kompletten Umstieg ein.

Welche Schulungen bietet Staffomatic an?

Das Standard-Onboarding umfasst ein eintägiges Webinar für Key-User. Video-Tutorials und wöchentliche Live-Webinare zu Spezialthemen sind verfügbar. Im Pro-Plan unterstützt Sie ein dedizierter Customer Success Manager die ersten 90 Tage intensiv. Für größere Teams empfiehlt sich eine externe Schulung vor Ort, die 295 Euro pro Tag kostet. Diese vermittelt praxisnah alle Funktionen und beantwortet unternehmensspezifische Fragen direkt.

Was passiert bei einem erneuten Systemwechsel?

Staffomatic vermeidet Vendor-Lock-in. Datenexport via CSV ist jederzeit ohne Einschränkungen möglich. Sie erhalten Mitarbeitenden-Stammdaten, historische Schichtpläne und Abwesenheiten in standardisierten Formaten. Die monatliche Kündigungsfrist ermöglicht flexiblen Ausstieg. Kosten für die Umstellung auf ein anderes System tragen Sie intern. Die meisten Anbieter akzeptieren CSV-Importe, sodass der technische Aufwand überschaubar bleibt.

Wie aktuell sind die Compliance-Checks für Arbeitszeitgesetz?

Die Compliance-Regeln werden monatlich aktualisiert. Bei Änderungen im Arbeitszeitgesetz oder relevanten Urteilen passt Staffomatic die Prüflogik zeitnah an. Die automatischen Checks decken Höchstarbeitszeiten, Mindestruhezeiten und Pausenregelungen ab. Sehr spezielle Tarifvertrags-Regelungen oder branchenspezifische Sonderregelungen müssen Sie zusätzlich manuell prüfen. Für 95 Prozent der Standardfälle bietet die automatische Prüfung ausreichende Sicherheit.

Gibt es Einschränkungen bei der API-Nutzung im Basic-Tarif?

Ja, erhebliche. Die vollständige API-Dokumentation und uneingeschränkter API-Zugriff sind Enterprise-Kunden vorbehalten. Im Basic-Tarif haben Sie eingeschränkte API-Möglichkeiten primär für CSV-Import und -Export. Für tiefgehende Systemintegrationen mit HR-Software oder ERP-Systemen benötigen Sie den Enterprise-Plan. Die genauen Kosten werden projektspezifisch verhandelt und sind nicht öffentlich verfügbar.