Personio | Dienstplan-Software | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann Personio?

Kernplanung & Schichtverwaltung

Drag-&-Drop-Schichtplaner – Visuelle Planung per Mausklick mit vordefinierten Schichtvorlagen für schnelle Anpassungen.

Rollen- & Skill-Filter – Das System schlägt automatisch nur qualifizierte Mitarbeiter vor und verkürzt die Planungszeit deutlich.

Automatische Konflikt-Erkennung – Prüft Überstunden, gesetzliche Ruhezeiten und Doppelbelegungen vor der Veröffentlichung.

Echtzeit-Deckungsanzeige – Farbcodierte Übersicht zeigt sofort, wo Personallücken oder Überbesetzungen bestehen.

Mitarbeiterkommunikation & Self-Service

Mobile Self-Service-App – Mitarbeiter melden Verfügbarkeiten, tauschen Schichten und übernehmen freie Dienste selbstständig.

Push- & E-Mail-Benachrichtigungen – Automatische Alerts bei Schichtänderungen erreichen das Team in Echtzeit.

Schichttausch-Workflow – Anfragen durchlaufen eine konfigurierbare Genehmigungskette mit voller Transparenz für alle Beteiligten.

Abwesenheitsmanagement

Urlaubs- & Abwesenheitsintegration – Genehmigte Abwesenheiten erscheinen automatisch im Dienstplan ohne manuelle Übertragung.

Pausen- & Overtime-Management – Gesetzliche Pausenregelungen werden automatisch berücksichtigt und Überstunden transparent erfasst.

Daten & Schnittstellen

Kalender-Synchronisation – Bidirektionale Anbindung an Google Calendar und Outlook für persönliche Terminplanung.

Automatisierter Payroll-Export – Direkte Übergabe an DATEV, Lexoffice, ADP oder Sage ohne manuelle Nachbearbeitung.

Reporting & Analytics – Vorgefertigte Berichte zu Personalkosten, Auslastungsquoten und Abwesenheitsmustern.

Automatisierung & Systeme

No-Code Workflow-Engine – Individuelle Genehmigungsprozesse und Betriebsvereinbarungen ohne IT-Kenntnisse konfigurierbar.

Multi-Standort-Support – Zentrale Verwaltung mehrerer Filialen, Länder oder Organisationseinheiten in einem System.

REST- & GraphQL-APIs – Offene Schnittstellen ermöglichen Anbindung an BI-Tools, Zeiterfassungssysteme und Warenwirtschaft.

🟨 Besonderheiten – Was macht Personio einzigartig?

All-in-One HR-Suite statt Insellösung

Personio bietet Core HR, Recruiting, Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Dienstplanung in einer integrierten Plattform. Änderungen im Dienstplan – etwa eine genehmigte Krankmeldung oder ein Schichttausch – fließen automatisch in Lohnabrechnung, Stammdaten und alle Berichte ein. Dies eliminiert manuelle Übertragungen und die typischen Fehlerquellen bei Schnittstellenproblemen zwischen verschiedenen Systemen. Für Unternehmen bedeutet das: Eine einzige Datenbasis, keine Medienbrüche und konsistente Informationen über alle HR-Prozesse hinweg.

Einschränkung: Diese Integration macht nur Sinn, wenn mehrere Module genutzt werden. Wer ausschließlich Dienstplanung benötigt, zahlt möglicherweise für ungenutzten Funktionsumfang.

EU-weite Compliance-Engine für 20+ Länder

Personio hat Arbeitszeitgesetze für Deutschland, Österreich, Schweiz, Frankreich, Spanien, UK und weitere europäische Länder nativ integriert. Das System prüft automatisch Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten, Pausenregelungen und Sonntagsarbeit nach lokalen Vorschriften. HR-Manager müssen keine juristischen Spezialrecherchen betreiben – die Software verhindert Verstöße bereits bei der Planung. Laut Herstellerangaben reduziert dies das Bußgeldrisiko um nahezu 100 Prozent.

Einschränkung: Sehr spezifische Tarifverträge wie TVöD oder branchenspezifische Regelungen im Gesundheitswesen erfordern oft manuelle Nachbearbeitung oder Workarounds.

No-Code Workflow-Engine für individuelle Prozesse

Die konfigurierbare Workflow-Engine ermöglicht es HR-Verantwortlichen, komplexe Genehmigungskaskaden selbst aufzubauen. Betriebsvereinbarungen wie „48 Stunden Ruhezeit zwischen Nachtschichten" oder „faire Wochenendverteilung nach Punktesystem" lassen sich als automatische Regeln hinterlegen. Änderungen sind ohne IT-Abteilung oder externe Agentur möglich. Dies bietet erhebliche Flexibilität für mitbestimmungspflichtige Betriebe mit Betriebsrat.

Einschränkung: Extrem komplexe Berechnungslogiken (etwa mehrschichtige Zuschlagssysteme) stoßen an Grenzen – hier bleiben manuelle Nachberechnungen notwendig.

Moderne Benutzeroberfläche mit hoher Akzeptanz

Die intuitive Oberfläche senkt die Lernkurve erheblich. Basierend auf Nutzerfeedback liegt die durchschnittliche Schulungszeit bei 4-8 Stunden für Administratoren und 1-2 Stunden für Endnutzer. Die Self-Service-Funktionen werden tatsächlich genutzt – ein häufiges Problem bei Legacy-Systemen mit komplizierter Bedienung. G2-Nutzerbewertungen zeigen eine Zufriedenheit von 4,4 von 5 Sternen.

Einschränkung: Power-User, die hochgradig anpassbare Dashboards benötigen, finden sich möglicherweise durch vordefinierte Ansichten eingeschränkt.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Personio besonders?

Ideale Zielgruppen

Filialleiter im Einzelhandel mit 50-200 Mitarbeitern profitieren von der mobilen Flexibilität. Schnelle Schichtanpassungen bei Krankmeldungen, Push-Benachrichtigungen an das Team und die Tauschbörse für Mitarbeiter reduzieren den administrativen Aufwand erheblich. Die Echtzeit-Deckungsanzeige zeigt sofort, ob Stoßzeiten ausreichend besetzt sind.

HR-Koordinatoren in Krankenhäusern mit 300-800 Mitarbeitern benötigen strikte Compliance-Kontrolle. Die automatische Prüfung des Arbeitszeitgesetzes, lückenlose Dokumentation aller Schichtänderungen und transparente Fairness-Mechanismen bei der Wochenend- und Nachtschichtverteilung sind hier zentrale Vorteile. Die Integration mit der Stammdatenverwaltung verhindert Fehler bei der Qualifikationsprüfung.

Gastronomie-Manager von Ketten mit 100-300 Mitarbeitern schätzen die mobile Schichttausch-Funktion und Kostenoptimierung. Flexible Mitarbeiter können kurzfristig einspringen, die Personalkosten werden in Echtzeit transparent gemacht. Die Kalendersynchronisation hilft bei der persönlichen Arbeitsorganisation in schnelllebigen Betrieben.

Produktionsleiter mit 200-500 Mitarbeitern im Schichtbetrieb benötigen nahtlose Integration zwischen Zeiterfassung und Lohnabrechnung. Der automatisierte Payroll-Export spart wöchentlich mehrere Stunden manueller Datenpflege. Die Multi-Standort-Funktion ermöglicht zentrale Planung bei verteilten Produktionsstätten.

Wichtige Auswahlkriterien

Gewünschte Modulkombination prüfen: Personio macht wirtschaftlich Sinn, wenn Core HR, Recruiting oder Lohnabrechnung ebenfalls digitalisiert werden sollen. Als reine Dienstplanlösung ist es möglicherweise überdimensioniert. Unternehmen sollten ihre mittel- bis langfristige HR-Digitalisierungsstrategie berücksichtigen.

Vorhandene Systeme analysieren: Die Integration mit bestehender Lohnabrechnungssoftware ist entscheidend. Personio bietet Standard-Exporte für DATEV, Lexoffice, Sage und ADP. Individuelle Schnittstellen zu Spezialsystemen verursachen zusätzliche Kosten. Eine Bestandsaufnahme der IT-Landschaft vor der Entscheidung ist unverzichtbar.

Budget und TCO realistisch kalkulieren: Die Gesamtkosten umfassen Lizenzgebühren, Onboarding-Kosten, Integrationen und interne Ressourcen. Für Betriebe unter 100 Mitarbeitern sollte ein monatliches Budget von 800-1.500 Euro eingeplant werden. Die Amortisierung erfolgt laut Herstellerangaben typischerweise nach 6-12 Monaten durch Zeitersparnis und Fehlerreduktion.

Internationalisierungsbedarf berücksichtigen: Unternehmen mit mehreren Standorten in verschiedenen Ländern profitieren von der nativen Unterstützung für 20+ europäische Länder. Die lokalisierte Compliance-Engine und Mehrsprachigkeit sind hier klare Stärken. Rein national agierende Betriebe benötigen diese Funktionen nicht.

Details zur Dienstplansoftware

Das Personio Dienstplanmodul adressiert die drei häufigsten Probleme der traditionellen Schichtplanung. Erstens: Die zeitaufwendige Excel-Planung mit hoher Fehlerquote wird durch visuelle Drag-&-Drop-Planung ersetzt. Laut Herstellerangaben sinkt der Zeitaufwand um bis zu 50 Prozent. Zweitens: Mangelnde Transparenz bei Abwesenheiten entfällt durch zentrale Datenhaltung. Alle relevanten Informationen – Urlaub, Krankheit, Fortbildungen, Home Office – sind im Dienstplan automatisch sichtbar. Drittens: Das Compliance-Risiko wird durch automatische Regelprüfung minimiert.

Ein zentrales Differenzierungsmerkmal ist die tiefe Integration in die HR-Suite. Der Dienstplan ist kein eigenständiges Tool, sondern Teil eines Gesamtsystems. Änderungen im Schichtplan – etwa eine genehmigte Krankmeldung oder ein Schichttausch – fließen automatisch in Lohnabrechnung, Stammdatenverwaltung und alle Berichte ein. Dies eliminiert die typischen Medienbrüche zwischen verschiedenen Systemen. Für Personalverantwortliche bedeutet das: keine doppelte Datenpflege, keine Übertragungsfehler, keine Inkonsistenzen zwischen verschiedenen Datenquellen.

Die Software richtet sich primär an KMU-Betriebe mit Schichtarbeit. Besonders geeignet sind Einzelhandel, Gastronomie, Gesundheitswesen und Produktion mit 50 bis 1.500 Mitarbeitern. In diesem Segment bietet Personio das beste Preis-Leistungs-Verhältnis. Für Enterprise-Konzerne mit mehr als 5.000 Mitarbeitern oder hochspezialisierte Branchen wie Flugverkehr oder Krankenhäuser mit komplexen TVöD-Regelungen sind spezialisierte Workforce-Management-Systeme wie ATOSS oder Quinyx besser geeignet.

Praktische Anwendung im Arbeitsalltag

Die Rollen- und Skill-Filter beschleunigen die Planung erheblich. Das System schlägt nur Mitarbeiter vor, die über die erforderlichen Qualifikationen verfügen und laut Arbeitszeitmodell verfügbar sind. Ein Filialleiter plant eine Frühschicht an der Feinkosttheke – das System zeigt ausschließlich Mitarbeiter mit entsprechender Lebensmittelhygiene-Schulung und ohne Konflikt mit anderen Diensten. Diese intelligente Vorauswahl verkürzt die Planungszeit um bis zu 50 Prozent.

Die automatische Konflikt-Erkennung prüft jeden Schichtvorschlag gegen hinterlegte Regeln. Überschreitet ein Plan die wöchentliche Höchstarbeitszeit, unterschreitet er gesetzliche Ruhezeiten oder entstehen Doppelbelegungen, erscheint sofort eine Warnung. Der Planer kann den Konflikt auflösen, bevor der Plan veröffentlicht wird. Dies verhindert nachträgliche Korrekturen und Diskussionen mit Mitarbeitern oder Betriebsrat.

Wissenswertes zum Anbieter

Personio SE & Co. KG wurde 2015 in München gegründet und beschäftigt mittlerweile über 2.000 Mitarbeiter. Das Unternehmen ist kein US-amerikanischer Software-Gigant, sondern europäisch verwurzelt. Mit mehr als 6.000 Kunden und über 400 Millionen Euro Venture Capital gehört Personio zu den stabilsten HR-Tech-Anbietern Europas. Ein Insolvenzrisiko ist nicht absehbar – ein wichtiger Faktor bei langfristigen Systemeinführungen.

Die europäische Expertise ist eine Kernkompetenz. Personio bietet nativ lokalisierte Lösungen für 20+ EU-Länder mit jeweils spezifischen Arbeitszeitgesetzen, Lohnabrechnungslogiken und Datenschutzanforderungen. Dies ist ein deutlicher Vorteil gegenüber globalen Anbietern, die oft nur generische Standardlösungen anbieten. Die starke Marktpräsenz in DACH, UK, Benelux, Frankreich und Spanien resultiert direkt aus dieser Spezialisierung.

Die Produktentwicklung ist stark kundenorientiert. Die Roadmap wird durch systematisches Kundenfeedback gesteuert. Neue Funktionen werden alle 1-2 Wochen ausgerollt. Im öffentlichen Kundenforum können Nutzer für Features abstimmen. Der Support ist gestaffelt: Basis-Support über Community und Forum ist kostenlos verfügbar, dedizierte Customer Success Manager gibt es ab höheren Lizenzklassen. Die Support-Qualität skaliert damit mit der Unternehmensgröße.

Marktposition und Partnernetzwerk

Personio positioniert sich im mittleren Marktsegment zwischen einfachen Dienstplan-Apps und Enterprise-WFM-Systemen. Die Hauptkonkurrenten sind Sage HR, HR Works und internationale Anbieter wie BambooHR oder Workday (für größere Unternehmen). Im Dienstplanbereich konkurriert Personio mit spezialisierten Tools wie Papershift, Planday oder Shiftbase – allerdings mit dem Vorteil der HR-Integration.

Das Partnernetzwerk umfasst über 150 zertifizierte Implementierungspartner im DACH-Raum. Für Integrationen existieren vorgefertigte Konnektoren zu wichtigen Lohnabrechnungssystemen, Zeiterfassungsterminals und Business-Tools. Der Zapier-Connector eröffnet Zugang zu über 5.000 externen Anwendungen für individuelle Automatisierungen.

Technische Details & Integration

Personio ist als Cloud-Native-Lösung auf Amazon Web Services (AWS) aufgebaut. Die Microservices-Architektur und der API-First-Ansatz ermöglichen hohe Skalierbarkeit. Das System bewältigt problemlos 10.000+ Mitarbeiter über 20 Länder verteilt. Kontinuierliche Updates erfolgen automatisch ohne Ausfallzeiten oder manuelle Installations-Prozesse durch den Kunden.

Die Sicherheitsarchitektur erfüllt höchste Standards. Personio ist ISO 27001 und SOC 2 Type II zertifiziert, vollständig GDPR-konform und nutzt TLS 1.2+ Verschlüsselung. Die Daten werden in EU-Rechenzentren in Frankfurt und Irland gehostet. Regelmäßige externe Penetrationstests und Sicherheitsaudits dokumentieren das Sicherheitsniveau. Es sind keine öffentlich bekannten Datenschutzverstöße dokumentiert.

Die Integrationsfähigkeit ist umfassend, weist aber Spezialisierungslücken auf. Standard-APIs verbinden Personio mit SAP, DATEV, ADP, Sage und Workday. Der Zapier-Connector ermöglicht Anbindungen an 5.000+ externe Anwendungen. Die REST- und GraphQL-APIs erlauben individuelle Entwicklungen. Es fehlt jedoch eine native Integration für Demand Forecasting aus Kassensystemen oder Warenwirtschaft. Unternehmen, die automatische Bedarfsprognosen aus Verkaufsdaten benötigen, müssen zusätzlich spezialisierte WFM-Software wie Quinyx integrieren.

Mobile Verfügbarkeit und Self-Service

Die mobilen Apps für iOS und Android bieten Mitarbeitern umfassenden Self-Service. Verfügbarkeiten können direkt im Smartphone eingetragen werden. Offene Schichten werden per Push-Benachrichtigung angeboten. Kollegen können Schichttausch-Anfragen stellen, die dann durch einen konfigurierbaren Genehmigungsprozess laufen. Die Kalender-Synchronisation mit Google Calendar oder Outlook erfolgt bidirektional.

Für Führungskräfte bietet die Mobile App Planungsfunktionen. Schichtpläne können unterwegs angepasst, Verfügbarkeiten geprüft und Genehmigungen erteilt werden. Die Echtzeit-Deckungsanzeige zeigt auch mobil, wo Personallücken bestehen. Push-Benachrichtigungen informieren über Krankmeldungen oder Schichttausch-Anfragen.

Kosten & Preismodell

Personio verfolgt eine modulare Preisstruktur. Das Core-HR-Modul kostet ab 5,90 Euro pro Mitarbeiter und Monat bei mindestens 49 Mitarbeitern. Das Dienstplan-Modul ist Teil des „Zeit & Gehalt"-Add-ons, dessen exakter Preis nicht öffentlich ausgewiesen wird. Interessenten benötigen ein individuelles Angebot. Die Mindestabnahme liegt bei 5 Nutzern, die Abrechnung erfolgt jährlich.

Die Total Cost of Ownership amortisiert sich laut Herstellerangaben typischerweise nach 6-12 Monaten. Die Einsparungen resultieren aus drei Faktoren: Erstens reduziert sich die Planungszeit um 50-70 Prozent durch Automatisierung. Zweitens sinken Überstundenkosten durch bessere Planung um bis zu 15 Prozent. Drittens werden Compliance-Risiken und potenzielle Bußgelder praktisch eliminiert. Der interne Aufwand während der Implementierung beträgt typisch 1-2 Personentage pro Modul.

Zusatzkosten müssen eingeplant werden. Das Onboarding umfasst Setup, Datenmigration und Customer Success Management – oft mehrere tausend Euro. Individuelle Integrationsentwicklungen kosten extra. Schulungsressourcen sind intern zu kalkulieren. Add-On-Module und Premium-Support erhöhen die laufenden Kosten. Ein realistisches Budget für einen Betrieb mit 200 Mitarbeitern liegt bei etwa 2.000-3.000 Euro monatlich für die Vollversion mit Dienstplan.

Versteckte Kostenfaktoren

Die Datenmigration aus Altsystemen verursacht oft unterschätzte Kosten. Historische Zeitdaten, Mitarbeiterstammdaten und Qualifikationen müssen bereinigt und formatiert werden. Je nach Datenqualität sind 5-15 Personentage Aufwand realistisch. Personio stellt Templates und Best Practices bereit, die Nacharbeit bleibt jedoch unvermeidlich.

Change-Management-Kosten entstehen durch Schulungen und Kommunikationsmaßnahmen. Die Personio Academy bietet E-Learning-Module, der Zeitaufwand liegt bei 4-8 Stunden für Administratoren und 1-2 Stunden für Endnutzer. Die intuitive Oberfläche fördert schnelle Adoption. Entscheidend ist, den Mehrwert der Self-Service-Funktionen aktiv zu kommunizieren, um Widerstände gegen das neue System abzubauen.

Migration & Umstieg

Die Implementierungsdauer für das Core-HR-Modul beträgt 2-6 Wochen. Das Dienstplan-Modul erfordert zusätzliche 4-8 Wochen für die Abstimmung von Arbeitszeitmodellen, Schichtrastern und Tarifvorgaben. Großprojekte mit mehr als 1.000 Mitarbeitern können 3-6 Monate benötigen. Erfolgsfaktoren sind eine detaillierte Ist-Analyse und hohe Datenqualität in den Quellsystemen.

Die Datenqualität entscheidet maßgeblich über den Projekterfolg. Historische Zeitdaten, Mitarbeiterstammdaten und Qualifikationen müssen vor der Migration bereinigt werden. Duplikate, veraltete Einträge und inkonsistente Formate führen zu Fehlern im neuen System. Personio stellt Migration-Templates und Best Practices bereit. Dennoch ist manuelle Nacharbeit in den meisten Projekten erforderlich. Das Projektteam sollte mindestens 1-2 HR-Fachexperten und einen IT-Ansprechpartner umfassen.

Das Change Management ist kritisch für die Akzeptanz. Die Personio Academy bietet strukturierte E-Learning-Pfade. Der Schulungsaufwand liegt bei 4-8 Stunden für Administratoren und 1-2 Stunden für Endnutzer. Die intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Einarbeitung erheblich. Wichtig ist, den konkreten Mehrwert zu kommunizieren: Mitarbeiter gewinnen Flexibilität durch Self-Service, Führungskräfte sparen Zeit durch Automatisierung, HR erhält Compliance-Sicherheit.

Typischer Projektablauf

Phase 1 (Wochen 1-2): Kick-off, Anforderungsworkshop, Ist-Analyse der Prozesse und Datenqualität. Definition der Arbeitszeitmodelle, Schichtraster und Genehmigungsprozesse. Festlegung der Integrations-Schnittstellen.

Phase 2 (Wochen 3-6): System-Setup, Konfiguration der Workflows, Einrichtung der No-Code-Regeln für Betriebsvereinbarungen. Datenmigration in mehreren Iterationen mit Qualitätsprüfung. Aufbau der Schnittstellen zur Lohnabrechnung.

Phase 3 (Wochen 7-10): Pilotbetrieb mit ausgewählten Abteilungen oder Standorten. Schulung der Administratoren und Key-User. Anpassung der Konfiguration basierend auf Praxisfeedback. Kommunikationskampagne für alle Mitarbeiter.

Phase 4 (Wochen 11-12): Rollout auf alle Bereiche, paralleler Betrieb mit Altsystem für 2-4 Wochen zur Absicherung. Intensiv-Support in den ersten Wochen. Nachschulungen bei Bedarf. Übergang in den Regelbetrieb.

Vorteile und Herausforderungen

Klare Vorteile im Überblick

Die All-in-One-Integration eliminiert Medienbrüche vollständig. Abwesenheiten, Stammdaten und Lohnabrechnung sind konsistent in einem System abgebildet. Änderungen werden automatisch in alle Module übertragen. Dies reduziert manuelle Fehler um bis zu 90 Prozent.

Die EU-Compliance-Sicherheit ist außergewöhnlich. Arbeitszeitgesetze für 20+ Länder sind automatisiert integriert. Die automatische Prüfung bei jeder Schichtplanung verhindert Verstöße bereits im Vorfeld. Das Bußgeldrisiko sinkt gegen null.

Die Benutzerfreundlichkeit zeigt sich in hohen Zufriedenheitswerten. Mit 4,4 von 5 Sternen auf G2 liegt Personio über dem Branchendurchschnitt. Die moderne Oberfläche und geringe Lernkurve fördern schnelle Adoption. Self-Service-Funktionen werden tatsächlich genutzt – ein häufiges Problem bei Legacy-Systemen.

Die moderne Architektur ist zukunftssicher. Der API-First-Ansatz, Microservices und Cloud-Native-Design ermöglichen flexible Anpassungen. Kontinuierliche Updates erfolgen ohne manuelle Eingriffe. Das System skaliert mit dem Unternehmenswachstum.

Der starke Support umfasst mehrere Ebenen. Community-Forum und Wissensdatenbank sind frei verfügbar. Enterprise-Kunden erhalten dedizierte Customer Success Manager. Kundenfeedback fließt systematisch in die Roadmap ein.

Ehrliche Herausforderungen

KI-gestützte Optimierung fehlt aktuell. Es gibt kein automatisches Demand-Forecasting aus Verkaufsdaten oder intelligentes Schicht-Matching wie bei Quinyx. Unternehmen mit komplexen Optimierungsanforderungen benötigen externe WFM-Tools.

Das Reporting ist nicht frei anpassbar. Vordefinierte Berichte decken Standardanforderungen ab, individuelle BI-Analysen erfordern externe Tools. Power-User mit speziellen Auswertungswünschen stoßen an Grenzen.

Branchenspezifische Regelwerke sind begrenzt umgesetzt. TVöD, Krankenhaus-Tarifvergütung oder komplexe Zuschlagssysteme erfordern oft Workarounds oder manuelle Berechnungen. Hochspezialisierte Branchen benötigen möglicherweise Zusatzlösungen.

Die reine Cloud-Lösung schließt bestimmte Szenarien aus. Es gibt kein On-Premise-Modell für Unternehmen mit strikten Datenschutzanforderungen oder ohne stabile Internetverbindung.

Zusatzkosten können sich summieren. Module, Integrationen, Premium-Support und Implementierungskosten erhöhen die Total Cost of Ownership. Eine genaue Budgetplanung mit Puffer ist erforderlich.

Häufig gestellte Fragen

Kann Personio komplett manuell geplante Betriebe auf Automatisierung umstellen?

Ja, der Umstieg ist möglich und empfehlenswert gestuft. Im ersten Schritt sollte die Self-Service-Tauschbörse für Mitarbeiter eingeführt werden, kombiniert mit automatischer Konfliktprüfung. Dies bringt sofort 30-40 Prozent Effizienzgewinn ohne große Prozessumstellung. Anschließend können sukzessive Rollen-Filter, Skill-Matching und automatische Benachrichtigungen aktiviert werden. Eine Big-Bang-Umstellung ist riskant und führt oft zu Akzeptanzproblemen.

Funktioniert die Zeiterfassung mit Stechuhr oder Terminal in Personio?

Personio hat keine native Zeiterfassungs-Hardware-Integration. Separate Terminals werden benötigt, die Daten via API oder CSV-Export an Personio übertragen. Empfohlene Partnerprodukte sind ChronoSheets, Workfort und Clockodo. Diese Tools bieten vorkonfigurierte Personio-Anbindungen. Die Investition in Hardware-Terminals beträgt typisch 200-500 Euro pro Standort.

Was kostet die Umstellung eines 500-Personen-Betriebes von Excel auf Personio?

Grobe Kalkulation: Monatliche Lizenzkosten bei 500 Mitarbeitern liegen schätzungsweise bei 5.000-7.500 Euro (10-15 Euro pro Mitarbeiter für Zeit & Gehalt, exakte Preise nur auf Anfrage). Einmalige Onboarding-Kosten betragen 5.000-15.000 Euro für Setup, Migration und Schulung. Der Return on Investment tritt typisch nach 6-9 Monaten durch Zeitersparnis ein. Zusätzlich sind interne Personalressourcen für Projektmanagement zu kalkulieren.

Ist Personio DSGVO-konform für deutsche Betriebsräte?

Ja, Personio erfüllt alle technischen DSGVO-Anforderungen. ISO 27001 und SOC 2 Type II Zertifizierungen liegen vor. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wird standardmäßig abgeschlossen. Daten werden in EU-Rechenzentren gehostet. Dies ersetzt jedoch nicht die Mitbestimmung des Betriebsrats nach BetrVG. Betriebsvereinbarungen zur Nutzung des Systems müssen separat geschlossen werden.

Kann ich Personio für Freelancer und Subunternehmer nutzen?

Ja, über ein separates User-Modell für externe Mitarbeiter. Diese „Externen Nutzer" sind günstiger lizenziert als Vollzeit-Mitarbeiter und können über die App Verfügbarkeiten eintragen und Schichten einsehen. Dies ist ideal für Gastronomiebetriebe mit wechselndem Personal oder Produktionsbetriebe mit saisonalen Aushilfen. Die Rechteverwaltung kann differenziert konfiguriert werden.

Wie lange dauert ein Rollout auf 10 Länder?

Personio vereinfacht internationale Einführungen durch lokalisierte Compliance-Engine. Pro zusätzlichem Land sind 1-2 Wochen für Lokalisierung, länderspezifische Tarifvorgaben und Spracheinstellungen zu kalkulieren. Ein strukturierter Rollout über 10 Länder benötigt typisch 6-12 Wochen. Die zentrale Administration bleibt dabei erhalten – lokale HR-Teams müssen nicht parallel verschiedene Systeme pflegen.

Was muss ich tun, wenn mein Betriebsrat sehr strenge Regeln hat?

Die No-Code Workflow-Engine ist hier ein entscheidender Vorteil. Alle Betriebsvereinbarungen können als automatische Regeln konfiguriert werden: 48 Stunden Ruhezeit zwischen Schichten, maximale Wochenend-Häufigkeit, faire Verteilung unbeliebter Dienste nach Punktesystem. Diese Regeln werden vom System automatisch geprüft. Verstöße sind technisch nicht möglich – dies schafft Vertrauen beim Betriebsrat und verhindert Konflikte.

Welche Zeiterfassungssysteme lassen sich anbinden?

Personio bietet vorkonfigurierte Integrationen zu über 40 Zeiterfassungssystemen. Dazu gehören ChronoSheets, Workfort, Clockodo, TimeTac und Zeiterfassung24. Die Anbindung erfolgt via REST-API mit bidirektionalem Datenaustausch. Erfasste Arbeitszeiten fließen automatisch in den Dienstplan und die Lohnabrechnung. Individuelle Schnittstellen zu proprietären Systemen sind gegen Aufpreis entwickelbar.

Gibt es branchenspezifische Vorlagen für Einzelhandel oder Gastronomie?

Ja, Personio bietet Templates für typische Schichtmodelle verschiedener Branchen. Für Einzelhandel existieren Vorlagen für Früh-/Spät-/Nachtschicht mit typischen Besetzungen. Gastronomie-Templates bilden Service-/Küchen-/Bar-Schichten ab. Gesundheitswesen-Vorlagen berücksichtigen 24/7-Betrieb und Bereitschaftsdienste. Diese Templates sind Ausgangspunkt und können individuell angepasst werden.

Wie funktioniert die Urlaubsplanung im Zusammenhang mit dem Dienstplan?

Urlaubsanträge werden im Self-Service gestellt und durchlaufen einen konfigurierbaren Genehmigungsprozess. Genehmigte Urlaubstage erscheinen automatisch als Abwesenheit im Dienstplan. Das System warnt bei Personalengpässen durch Urlaubshäufungen. Resturlaubstage und Ansprüche werden automatisch berechnet und sind für Mitarbeiter jederzeit einsehbar. Die Integration verhindert Planungskonflikte zwischen Urlaubs- und Schichtplanung.