gastromatic | Dienstplan-Software | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann gastromatic?

Schichtplanung & Bedarfsprognose

Drag-&-Drop Schichtplanung – Intuitive Wochen- und Monatsansichten ermöglichen schnelle Umplanung ohne Export-Import.

Automatische Schichtvorschläge – Algorithmen generieren Vorschläge basierend auf historischen POS-Umsätzen in Echtzeit.

Konflikterkennung – Das System warnt automatisch bei Überschneidungen, Arbeitszeitgrenzüberschreitungen und Pausenverstößen.

Multi-Standort-Verwaltung – Zentrale Planung für bis zu 10 Standorte mit standortspezifischen Regelwerken.

Verfügbarkeit & Abwesenheit

Digitales Urlaubskonto – Tracking von Resturlaubstagen, Gleitzeitkonten und automatische Abrechnung inklusive.

Krankmeldungs-System – Onlineerfassung mit Benachrichtigungen an Planer und Integration von Arztmeldungen.

Verfügbarkeitsverwaltung – Mitarbeiter hinterlegen Verfügbarkeiten, System warnt bei Planungskonflikten automatisch.

Kommunikation & Self-Service

Mitarbeiter-App (iOS/Android) – Offline-Funktionalität, Push-Benachrichtigungen und intuitive Bedienung auch ohne Internet.

Schichttausch-Portal – Mitarbeiter können Schichten untereinander tauschen mit automatischer oder manueller Genehmigung.

In-App Chatfunktion – Kurzfristige Absprachen zwischen Planer und Mitarbeitern, asynchrone Kommunikation möglich.

Kostenmanagement & Compliance

Echtzeit-Personalkostenprognose – Stundenkosten, Überstundenzuschläge und umsatzbasierte Szenarien im Überblick verfügbar.

Überstunden-/Gleitzeitkonto – Automatische Berechnung, Limits setzen und Ausgleichsmöglichkeiten individuell definieren.

Regelwerk-Vorlagen – Vorkonfigurierte Gastronomie-Tarife wie DEHOGA, einfache Anpassung an eigene Verträge.

DATEV-Exportschnittstelle – Direkte Übernahme in Lohnabrechnung, fehlerfrei und revisionssicher für deutsche Standards.

Reporting & Audit

Standardberichte – Stundenstatistik, Kostenentwicklung und Fehlzeitenanalyse; Export als CSV, PDF oder Excel.

🟨 Besonderheiten – Was macht gastromatic einzigartig?

Echtzeit-POS-Integration für intelligente Personalplanung

gastromatic verbindet sich mit Kassensystemen wie Orderbird, Lightspeed und Gastrofix. Das System analysiert historische Umsatzdaten und generiert automatisch Schichtvorschläge. Wenn etwa Samstagmittag nur 40% des üblichen Umsatzes verzeichnet wird, reduziert das System den Personalbedarf entsprechend. Laut Herstellerangaben lassen sich so bis zu 15% Überstunden und Leerlaufkosten einsparen.

Die Aktivierung dauert rund 5 Minuten. Allerdings funktioniert diese Kernfunktion nur mit unterstützten Kassensystemen. Bei älteren oder nicht integrierten Kassen ist manuelle Prognosearbeit notwendig.

Offline-fähige Mitarbeiter-App – Mobile First im Gastronomie-Alltag

Die gastromatic-App funktioniert auch ohne Internetverbindung. Mitarbeiter können Schichtpläne einsehen, Tauschgesuche vorbereiten und Verfügbarkeiten notieren. Besonders in Kellerbars, bei Catering-Events oder in Räumen mit schlechtem WLAN ist das wertvoll. Die App speichert Daten lokal und synchronisiert beim nächsten Online-Kontakt automatisch.

Nutzer berichten von höherer Mitarbeiterzufriedenheit und schnellerer Einarbeitung durch die intuitive Bedienung. Einschränkung: Nur Lesezugriff ist offline möglich. Änderungen erfordern Internetverbindung zum Speichern.

Monatliche Updates mit Nutzer-Feature-Voting

Die Feature-Roadmap wird aktiv von Kunden mitgestaltet. Neue Funktionen erscheinen typischerweise 4 bis 6 Wochen nach Kundenvorschlag. Release-Notes werden regelmäßig kommuniziert, das Entwicklungsteam ist bei Kundenwebinaren präsent. Während große Wettbewerber wie Papershift oder Planday quartalsweise Updates liefern, reagiert gastromatic deutlich schneller auf Kundenwünsche.

Allerdings richtet sich die Priorisierung nach der Gesamtkundenbasis. Sehr nischige Anforderungen können daher länger warten.

Gastronomie-spezifische Compliance aus der Box

Arbeitszeitgesetz, Mindestlohn und DEHOGA-Tarife sind vorkonfiguriert. Das spart zeitaufwendiges Setup. Das System warnt automatisch vor illegalen Arbeitszeiten, etwa bei Pausenverstößen nach 6 Stunden Arbeit. Das verhindert Bußgelder und rechtliche Probleme.

Im Vergleich zu Generalisten wie Papershift oder Shyftplan, die manuelle Konfiguration dieser Regeln erfordern, bietet gastromatic hier einen klaren Vorsprung. Allerdings: Tarifverträge mit Sonderfallregelungen müssen manuell konfiguriert werden. Nicht alle Nischentarife sind unterstützt.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich gastromatic besonders?

Zielgruppen mit Begründung

Inhaber von 5–20-MA-Restaurants profitieren am stärksten. Diese Kern-Zielgruppe kämpft oft mit Excel-Chaos und manueller Planung, die Stunden pro Woche kostet. Der ROI wird hier schnell erreicht. Die Zeitersparnis bei der Dienstplan-Erstellung liegt bei 80%, was sich unmittelbar auf die Produktivität auswirkt.

Duty Manager in 20–100-MA-Ketten finden in gastromatic eine sehr gute Lösung. Die Multi-Standort-Verwaltung, Compliance für Franchise-Partner und zentrale Kostenüberwachung sind genau auf diese Anforderungen zugeschnitten. Standortspezifische Regeln lassen sich individuell konfigurieren.

Catering- und Event-Unternehmen arbeiten mit wechselnden Standorten und Teams. Die kurzfristige Ausfallplanung und die Offline-App bei Events ohne stabiles WLAN sind hier besonders wertvoll. Einzelne Mitarbeiter können für einzelne Events flexibel hinzugefügt werden.

Boutique-Hotels mit F&B-Abteilung nutzen gastromatic gut für kleinere Teams. Die Koordination mit Housekeeping-Schichten funktioniert, ebenso das Kostenmanagement bei saisonalen Schwankungen. Für reine Hotellerie-Anforderungen gibt es allerdings spezialisierte Alternativen.

Großunternehmen mit über 200 Mitarbeitern sollten vorsichtig sein. Komplexe Tarifverträge, Betriebsräte und überregionale Regelungen können die Grenzen der Software aufzeigen. gastromatic ist zu spezialisiert auf Gastronomie-KMU. Hier sind Generalisten oft besser geeignet.

Auswahlkriterien für die Entscheidung

Unternehmensgröße und Struktur: Bis 150 Mitarbeiter und maximal 10 Standorte ist gastromatic optimal dimensioniert. Bei über 200 Mitarbeitern oder Konzernstruktur ist die Software zu spezialisiert.

Aktuelle Schmerzpunkte: Excel-Pläne, hohe Fehlerquoten und viel manuelle Planung sprechen für gastromatic. Der ROI liegt unter 6 Monaten. Wenn ein unterstütztes POS-System vorhanden ist, entstehen zusätzliche Synergien. Wer nur Dienstplanung ohne Kostenmanagement-Anspruch sucht, findet eventuell leichtere und günstigere Lösungen.

IT-Anforderungen und Integration: Cloud-First-Ansatz, DSGVO-Konformität und EU-Hosting sind erfüllt. Die DATEV-Lohnabrechnungsanbindung ist vorhanden. Andere Payroll-Systeme erfordern individuelle Projekte. On-Premise-Installation ist nicht möglich – gastromatic ist eine reine Cloud-Lösung.

Geschwindigkeit und Amortisation: Schnelle Digitalisierung im Personalmanagement ist durch monatliche Updates und agile Roadmap gewährleistet. Die TCO-Amortisation in 3 bis 12 Monaten ist realistisch, bei 80% Zeitersparnis in der Planung. Bei langfristig stabilen Anforderungen ohne Innovationsdruck sind auch statischere Lösungen akzeptabel.

Details zur Dienstplansoftware

gastromatic ersetzt Excel-Tabellen und Google Sheets durch eine intelligente, mobil-first Plattform. Die Zeitersparnis ist konkret messbar: Die Dienstplan-Erstellung reduziert sich von 10 bis 15 Stunden pro Woche auf 2 bis 3 Stunden. Das entspricht einer Reduktion um 80%. Die Drag-&-Drop-Bedienung benötigt keine IT-Schulung. Mitarbeiter nutzen die App intuitiv.

Jeder Schicht werden Personalkosten sofort berechnet. Überstunden und Zuschläge fließen in Echtzeit ein. Manager sehen den Budget-Impact live. Das System meldet Arbeitszeitgesetz-Verstöße vor Bestätigung der Planung. Die automatische Einhaltung des BAG-Urteils zur Arbeitszeiterfassungspflicht ist gewährleistet. Gastronomie-Tarife wie DEHOGA sind vorkonfiguriert. Manuelle Berechnungen für Zuschläge entfallen.

Self-Service für höhere Mitarbeiterbindung

Das App-basierte Schichttausch-Portal und die Verfügbarkeitsverwaltung reduzieren Kommunikationschaos deutlich. Mitarbeiter erhalten Push-Benachrichtigungen zu Planänderungen. Verpasste Schichten gehören der Vergangenheit an. Die Transparenz über Urlaubs-, Gleitzeit- und Überstundenkonten erhöht das Vertrauen zwischen Management und Team.

Mitarbeiter regeln Urlaubsanträge und Verfügbarkeiten selbst in der App. Das reduziert Anrufe und Nachrichten zu Schicht-Fragen erheblich. Manager gewinnen Zeit für wichtigere Aufgaben. Das System dokumentiert alle Planänderungen mit Audit-Trails. Diese Nachverfolgbarkeit ist bei Konflikten oder Compliance-Prüfungen hilfreich.

Wissenswertes zum Anbieter

Hinter gastromatic steht die vertical cloud solution GmbH, gegründet 2018. Das Unternehmen beschäftigt rund 30 Mitarbeitende. Im Gegensatz zu Universal-Lösungen positioniert sich gastromatic als Gastronomie-Spezialist mit Tiefenkenntnis von Restaurants, Cafés, Catering-Firmen und Hotels. Im deutschsprachigen Raum gilt gastromatic als führend für KMU-Dienstplanung in der Gastronomie. Wettbewerber wie Papershift und Planday sind breiter positioniert.

Die Produktentwicklung folgt einem agilen Ansatz mit Nutzerbeteiligung. Monatliche Updates und Releases sind Standard. Quartalsweise Zyklen, wie bei Wettbewerbern üblich, gibt es hier nicht. Kunden wählen Prioritäten durch Feature-Voting mit. Die Roadmap ist nachverfolgbar. Das Entwicklungsteam bindet Kunden regelmäßig in Webinaren, Surveys und Beta-Tests ein.

Stabilität und Wachstum

Die Philosophie lautet "Von Gastronomen für Gastronomen". Nicht alle Entwickler haben Gastronomie-Hintergrund, aber der Branchenbezug ist stark ausgeprägt. Das Unternehmen wächst seit 2018 organisch. Details zu externen Investoren sind nicht öffentlich verfügbar. Die Kundenbasis wächst stetig. Hohe Kundenzufriedenheit ist in Fallstudien dokumentiert.

Das Risiko eines kurzfristigen Exits oder einer Abschaltung ist gering. gastromatic ist ein etablierter Player in der Nische. Die kontinuierliche Weiterentwicklung und das Kundenfeedback-System sprechen für langfristige Stabilität.

Technische Details & Integration

gastromatic nutzt eine Cloud-Native Infrastruktur auf europäischen Servern. Das Hosting erfolgt über Amazon Web Services (AWS) in der EU-Region, vorrangig Frankfurt. Daten liegen nicht in den USA, was DSGVO-Konformität gewährleistet. Die Architektur basiert auf Microservices statt einem Monolithen. Einzelne Funktionen können unabhängig skaliert und aktualisiert werden.

Die Performance profitiert von automatischer Skalierung bei Last-Spitzen. Wenn viele Planer parallel zur Schichtwechsel-Zeit arbeiten, passt sich das System an. Die Verfügbarkeit liegt über 99,9%. Containerisierung durch Docker und Kubernetes ermöglicht einfache Migration und Erweiterung. Das System ist zukunftssicher aufgestellt.

Integrationen für den Gastronomie-Tech-Stack

Die POS-Anbindung funktioniert mit Orderbird, Lightspeed, Gastrofix und SumUp. Die Integration erfolgt über APIs und Webhooks mit Echtzeitdaten. Für Lohnabrechnung ist DATEV Standard. Die große Mehrheit deutscher Gastronomen nutzt DATEV. Weitere Systeme werden via CSV-Export oder individuelle API-Projekte angebunden.

gastromatic verfolgt einen API-First-Ansatz. Interne Funktionen sind über APIs abrufbar. Integrationspartner haben strukturiert Zugang, teilweise auch Endkunden. Allerdings ist die öffentliche Entwickler-Dokumentation nicht vollständig verfügbar. Integrationsprojekte erfordern Kontakt zum gastromatic-Team. Das sollte bei Spezialanforderungen frühzeitig eingeplant werden.

Datensicherheit und Compliance

gastromatic ist DSGVO-konform. Ein Datenschutzbeauftragter ist vorhanden, Auftragsverarbeitungsverträge werden angeboten. EU-Hosting ist Standard. Die Verschlüsselung erfolgt mit HTTPS/TLS während der Übertragung. Daten werden verschlüsselt auf Servern abgelegt. Regelmäßige Backups sind eingerichtet. Die digitale Arbeitszeiterfassung ist revisionssicher gemäß BAG-Urteil und EuGH-Vorgaben.

Ein wichtiger Hinweis: Es gibt keine ISO 27001-Zertifizierung des Dienstes selbst. Die AWS-Infrastruktur ist zertifiziert, nicht aber gastromatic als Dienst. Bei strikten Compliance-Anforderungen sollte dies vorab geklärt werden. Regelmäßige Penetrationstests durch externe Security-Audits finden statt. Bekannte Datenpannen sind nicht dokumentiert.

Kosten & Preismodell

gastromatic arbeitet mit einem SaaS-Abonnement und modularem Aufbau. Die Preisstruktur richtet sich nach Standort und aktiv genutztem Modul bzw. Mitarbeiter. Pro Standort fallen monatlich etwa 50 bis 150 Euro an. Die genaue Staffelung ist nicht öffentlich verfügbar und muss individuell angefragt werden. Module wie Basis-Dienstplan, Zeiterfassung und Reporting sind einzeln zubuchbar. Das bietet Flexibilität bei wachsender Nutzung.

Die Kosten wachsen linear mit der Mitarbeiterzahl. Das macht die Planung transparent und kalkulierbar. Eine öffentliche Preisliste existiert nicht. Angebote werden nach Unternehmensgröße kalkuliert. Das erschwert den direkten Vergleich, ist aber in dieser Branche üblich.

Einmalkosten für Implementierung

Für Onboarding fällt typischerweise eine Gebühr zwischen 500 und 2.000 Euro an. Die Höhe hängt von Umfang und Integrationskomplexität ab. Schulungen sind oft im Onboarding enthalten. Web-Trainings und Dokumentation gehören zum Standard. Premium-Schulungen vor Ort können optional gebucht werden.

Bei komplexen Payroll-Anbindungen oder spezifischen Regelwerken können zusätzliche Tage anfallen. Spezialisierte Dienstleister rechnen etwa 50 bis 150 Euro pro Stunde ab. Diese Kosten sollten bei der Budgetplanung berücksichtigt werden.

Total Cost of Ownership über 3 Jahre

Ein Beispiel für ein Restaurant mit 25 Mitarbeitern und einem Standort: Die Lizenz kostet im ersten Jahr etwa 1.200 Euro (100 Euro pro Monat mal 12). Über 36 Monate summiert sich das auf 3.600 Euro. Onboarding schlägt mit rund 750 Euro zu Buche. Interne Administrationszeit für Implementierung und laufenden Betrieb beträgt etwa 100 Stunden. Bei 50 Euro Stundensatz entstehen 5.000 Euro interne Kosten.

Die Gesamtkosten über 3 Jahre betragen etwa 9.350 Euro. Das entspricht rund 260 Euro pro Monat. Die Gegenerechnung zeigt die Einsparungen: Zeitersparnis bei der Planung von 10 bis 15 Stunden pro Woche, bewertet mit 30 Euro pro Stunde, über 50 Arbeitswochen jährlich ergibt 15.000 Euro Wertschöpfung pro Jahr. Personalkosten-Optimierung durch weniger Überstunden bringt bis zu 15% Einsparung. Bei 50 Mitarbeitern sind das etwa 5.000 Euro jährlich.

Die Amortisation erfolgt in 3 bis 6 Monaten. Der Breakeven liegt nach etwa 3 bis 4 Monaten. Der ROI nach einem Jahr beträgt rund 10.650 Euro Gewinn (20.000 Euro Einsparungen minus 9.350 Euro Kosten über 3 Jahre anteilig).

Versteckte Kostenfallen vermeiden

Stammdaten-Cleanup wird oft unterschätzt. Es kann einige Tage Administratorzeit kosten, bestehende Daten zu bereinigen. Wenn verfügbare Automatisierungen nicht genutzt werden, verfallen TCO-Vorteile. Beispiel: POS-Integration ist aktiviert, aber Pläne werden weiterhin manuell erstellt. Support-Eskalationen bei unzureichender Schulung können Premium-Support schnell teuer machen.

Migration & Umstieg

Die Implementierungsdauer variiert nach Unternehmensgröße. Ein Einzelstandort mit bis zu 50 Mitarbeitern benötigt 1 bis 3 Wochen. Das umfasst Kick-off, Datenmigration, Systemkonfiguration, Schulung und Go-Live. Multi-Standort-Setups mit bis zu 100 Mitarbeitern dauern 3 bis 6 Wochen. Zusätzliche Koordination und standortspezifische Regeln verlängern den Prozess.

Größere Projekte mit bis zu 150 Mitarbeitern und komplexer Integration benötigen 6 bis 12 Wochen. Typischerweise läuft ein Parallelbetrieb von Alt- und Neusystem über 2 bis 3 Wochen. Das minimiert Fehlerrisiken und gibt Teams Zeit zur Gewöhnung.

Erforderliche Ressourcen beim Kunden

Projektleitung benötigt 0,1 bis 0,2 FTE. Meist übernimmt der Geschäftsführer oder Restaurantleiter mit Entscheidungskompetenz diese Rolle. Regelmäßige Abstimmungen sind notwendig. Ein Key User oder Administrator investiert im ersten Monat 0,5 FTE, danach 0,1 bis 0,2 FTE. Meist ist das ein Schichtleiter oder eine HR-Person. Diese Person ist verantwortlich für Datenpflege, erste Tests und Mitarbeiter-Support.

Technische Expertise ist nur bei komplexen Integrationen nötig. Wenn POS-Anbindung oder Payroll-Schnittstelle konfiguriert wird, braucht es eventuell technischen Support. Die Schulung aller Nutzer dauert 1 bis 2 Stunden pro Mitarbeiter in der App. Meist erfolgt das via Online-Training.

Typische Herausforderungen bei der Umstellung

Stammdatenqualität ist die kritischste Herausforderung. Inkonsequente oder fehlerhafte Mitarbeiterdaten aus Excel oder Altsystemen sind der größte Zeitfresser. Arbeitszeiten, Verträge und Verfügbarkeiten müssen vor dem Import bereinigt werden. Change Resistance ist ein weiteres Thema. Mitarbeiter, die an alte Excel-Pläne gewöhnt sind, können skeptisch sein. Klare Kommunikation der Vorteile hilft: Offline-App, Schichttausch, Transparenz.

Fehlende interne Kommunikation erhöht Frustration und Support-Last. Unklare Verantwortlichkeiten oder schlechte Vorabinformation wirken sich negativ aus. Integrationskomplexität betrifft besonders sehr spezielle oder veraltete Lohnsysteme. Veraltete DATEV-Versionen können mehrere Tage Spezialist-Zeit erfordern.

Der psychologische Faktor sollte nicht unterschätzt werden. Wenn das alte System lange vertraut war, braucht neue Software Zeit für Akzeptanz. Geduld und aktive Change-Management-Maßnahmen sind entscheidend.

Erfolgskriterien für die Umstellung

Management-Buy-in ist essentiell. Die Geschäftsführung muss klar kommunizieren: "Wir wechseln zur digitalen Planung, das spart Zeit und Kosten." Ausreichend Schulung und Support sind nötig. gastromatic stellt Onboarding-Webinare bereit. Interne Key User fungieren als erste Ansprechperson.

Daten sollten vor der Migration bereinigt werden. Excel-Listen müssen aufgeräumt, Duplikate entfernt und fehlende Angaben nachgetragen werden. Frühe Erfolgserlebnisse motivieren. Die erste Schicht über die App austauschen zu lassen und Kosteneinsparungen im ersten Monat zu kommunizieren, stärkt die Akzeptanz.

Eine Pilot-Gruppe hilft. Mit einem Standort oder einer Schicht starten, Bugs fixen, dann ausrollen. Dieser iterative Ansatz minimiert Risiken und ermöglicht schnelles Lernen.

Vorteile und Herausforderungen

Vorteile in der Praxis

Zeitersparnis bei der Planung ist messbar. Bis zu 80% weniger manuelle Arbeit pro Woche entsprechen 10 bis 15 Stunden Ersparnis. Das betrifft alle Nutzergruppen. Die automatische Personalkosten-Prognose bietet Live-Sichtbarkeit von Stundenkosten pro Schicht. Bis zu 15% weniger Überstunden durch Umsatzoptimierung sind möglich. Manager und Geschäftsführung profitieren direkt.

Compliance-Automation verhindert illegale Arbeitszeiten. Pausenverstöße werden automatisch erkannt. Das Bußgeldrisiko sinkt erheblich. Besonders Betriebe mit Betriebsrat profitieren. Die Mobile-First-Architektur funktioniert auch offline. Mitarbeiter sehen den Plan und tauschen Schichten ohne Internet. Die Offline-Synchronisation beim nächsten Online-Kontakt ist praktisch für Events und Catering.

Selbstbedienung reduziert Kommunikationsaufwand. Weniger Anrufe und Nachrichten zu Schicht-Fragen entlasten Manager. Mitarbeiter regeln Urlaub und Verfügbarkeit selbst in der App. Transparente Audit-Trails dokumentieren alle Planänderungen. Nachverfolgbarkeit von Wer, Wann und Warum ist bei Konflikten oder Compliance-Prüfungen hilfreich.

Die schnelle Integration zu POS-Systemen ist ein weiterer Vorteil. Bei Orderbird, Lightspeed und Gastrofix sind Schichtvorschläge aus echten Umsatzdaten in etwa 5 Minuten aktiv. Restaurants mit POS profitieren maximal. Die agile Roadmap mit regelmäßigen Updates und Kunden-Voting auf Features passt sich an sich ändernde Anforderungen an. Innovationsorientierte Betriebe schätzen diese Flexibilität.

Herausforderungen ehrlich betrachtet

Es gibt keine On-Premise-Option. Für sehr sicherheitsorientierte Betriebe oder bei fehlender Internetanbindung ist gastromatic nicht nutzbar. Cloud-Lösungen sind Branchenstandard. EU-Hosting reduziert Risiken, eliminiert sie aber nicht vollständig. Nur DATEV wird nativ unterstützt. Nicht-DATEV-Lohnabrechnung erfordert CSV-Export oder individuelle Integrationsprojekte. Diese sind kosten- und zeitaufwändig.

Für 80% der deutschen Gastronomie ist das kein Problem. Alternativ funktioniert manuelle Übernahme der Zeitdaten. Das Reporting erreicht keine BI-Tiefe. Für Ad-hoc-Analysen wie Power BI-Integration sind Datenexporte notwendig. Dynamische Dashboards zu Liveabfragen fehlen. Standardreporte sind für die meisten Use Cases ausreichend. Bei Bedarf helfen Excel-Export und Pivot-Tabellen.

Die Spezialisierung auf Gastronomie ist Stärke und Schwäche zugleich. Für Branchen außerhalb der Gastronomie wie Pflege, Industrie oder Einzelhandel ist gastromatic nicht optimiert. Bei Mehrbranchenfokus sind andere Lösungen besser. Großunternehmen mit über 200 Mitarbeitern stoßen an Grenzen. Komplexe, überregionale Tarifverträge und Betriebsrat-Mitbestimmung können die Konfigurierbarkeit überfordern. Papershift oder Shyftplan sind für Konzerne besser geeignet.

Die API-Dokumentation ist limitiert. Individuelle Integrationsprojekte erfordern direkten Kontakt oder Professional Services. Selbst-Implementierung ist nicht möglich. Für Standard-Integrationsfälle ist das unproblematisch. Bei Spezialanforderungen sollten Kosten frühzeitig kalkuliert werden.

Ein wichtiger Hinweis: Es gibt keine ISO 27001-Zertifizierung. Bei regulierten Branchen oder strengen Audit-Anforderungen kann dies ein Showstopper sein. Klärung im Due-Diligence-Prozess mit gastromatic ist notwendig. Meist reichen DSGVO und Penetrationstests. Die Support-Geschwindigkeit ist auf Werktage 8 bis 18 Uhr begrenzt. Für kritische Probleme nachts gibt es keinen garantierten Support. Premium-Support 24/7 ist optional buchbar. Für kleine Restaurants ist das oft nicht nötig.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Können wir von Excel oder Google Sheets direkt in gastromatic übernehmen?
Ja, via CSV-Import. Es wird empfohlen, Daten vorher zu bereinigen. Duplikate und fehlende Angaben sollten entfernt werden. Das gastromatic-Team unterstützt bei der Vorbereitung. Typisch sind 1 bis 2 Tage Setup-Zeit.

Wie funktioniert die Offline-App genau?
Mitarbeiter laden die gastromatic-App herunter. Beim ersten Online-Start speichert die App den aktuellen Schichtplan lokal. Später kann die App ohne Internet den Plan anzeigen, Schichttauschgesuche erfassen und Verfügbarkeiten notieren. Beim nächsten Online-Kontakt synchronisiert die App automatisch. Echte Änderungen wie neu erstellte Schichten synchronisieren nur online.

Wie sicher sind unsere Mitarbeiterdaten?
Daten liegen in EU-Rechenzentren, konkret AWS Frankfurt. Verschlüsselung erfolgt in Transit via HTTPS/TLS und im Ruhezustand. DSGVO-Konformität ist gegeben. Regelmäßige Backups und Penetrationstests durch externe Sicherheitsunternehmen finden statt. Wichtiger Hinweis: Es gibt keine ISO 27001-Zertifizierung des Dienstes selbst. Nur die AWS-Infrastruktur ist zertifiziert. Bei strengen Compliance-Anforderungen sollte dies vorab geklärt werden.

Unterstützt gastromatic unser spezifisches Tarifwerk?
gastromatic hat DEHOGA-Tarife, Mindestlohn und Standard-Arbeitszeitgesetze vorkonfiguriert. Spezialregelungen wie Hotel-Tarife mit besonderen Zuschlägen oder regionale Besonderheiten lassen sich meist konfigurieren. Das erfordert aber Setup-Zeit. Im Kick-off-Gespräch wird geklärt, ob das Regelwerk umsetzbar ist.

Was kostet die Umstellung insgesamt?
Für ein kleines Restaurant mit 25 Mitarbeitern und 1 Standort: Lizenz im ersten Jahr etwa 1.200 Euro, Onboarding circa 750 Euro, interne Admin-Zeit 2.000 bis 3.000 Euro. Gesamt im ersten Jahr 4.000 bis 5.000 Euro. Bei 80% Zeiteinsparung amortisiert sich das in 2 bis 3 Monaten.

Können Mitarbeiter über die App ihre Verfügbarkeiten selbst eintragen?
Ja, das ist eine Kernfunktion. Mitarbeiter öffnen die App und markieren beispielsweise "nächste Woche Dienstag nicht verfügbar". Der Planer sieht die Verfügbarkeitsmatrix in Echtzeit und vermeidet Konflikte.

Was passiert, wenn wir den Vertrag kündigen?
Datenexport ist möglich als CSV oder PDF. Typisch ist eine 30-Tage-Kündigungsfrist. Daten können in andere Systeme oder Excel übernommen werden. Der Ausstiegsplan sollte vorab geklärt werden, besonders bei Multi-Standort-Setups.

Funktioniert gastromatic auch für Catering und Events mit wechselnden Teams?
Ja, ideal. Schnelle Schichterstellung für Ad-hoc-Buchungen, Offline-App für Events ohne stabiles WLAN und Kostenberechnung pro Event funktionieren gut. Einzelne Mitarbeiter können für einzelne Events flexibel hinzugefügt und wieder entfernt werden.

Wie lange dauert die Schulung?
1 bis 2 Stunden Online-Training pro Mitarbeiter. gastromatic stellt standardisierte Webinare für Planer und Mitarbeiter bereit. Zusätzlich gibt es eine FAQ-Datenbank, Video-Tutorials und Live-Support in den ersten 2 Wochen. Nach 2 Wochen sind die meisten Teams fit.

Kann ich Schichten mit Überstunden automatisch kappen lassen?
Ja, via Regelwerk. "Max. 40 Stunden pro Woche pro Mitarbeiter" wird definiert. Das System warnt bei Überschreitung oder blockiert automatisch, wenn gewünscht.