Patientenmanagement & Praxisorganisation:
Behandlung & Dokumentation:
Abrechnung & Finanzen:
Telematik & E-Health:
Praxismanagement:
Abrechnungskompetenz auf höchstem Niveau zeichnet DS-Win nach über 25 Jahren ausschließlicher Spezialisierung auf Zahnmedizin aus. Die Software entsteht in enger Kooperation mit Kassenzahnärztlichen Vereinigungen und zahnärztlichen Verbänden. Diese tiefe Vernetzung führt zu nahezu fehlerfreien Abrechnungen, die Retaxationen auf ein Minimum reduzieren. Praxen berichten von durchschnittlich 30 Prozent Zeitersparnis in Abrechnungsprozessen gegenüber vorherigen Lösungen.
Hybrid-Architektur für maximale Ausfallsicherheit unterscheidet DS-Win von reinen Cloud-Lösungen. Die Client-Server-Architektur ermöglicht den vollständigen Offline-Betrieb bei Netzausfällen. Während Cloud-Dienste wie elektronische Patientenakte temporär nicht verfügbar sind, bleiben alle lokalen Funktionen – von der Terminplanung über die Behandlungsdokumentation bis zur Abrechnung – ohne Einschränkung nutzbar. Dieser Vorteil erweist sich im Behandlungsalltag als geschäftskritisch.
Tiefenintegration dentaler Spezialprozesse manifestiert sich in zahlreichen Details. Detaillierte Zahnstatusgrafiken mit spezifischen Diagnosemodulen, materialspezifische Verwaltungsfunktionen für zahnärztliche Werkstoffe von Composites bis Implantaten, proprietäre Schnittstellen zu allen gängigen Dentalgeräten und Laborsystemen – DS-Win deckt die Zahnmedizin in einer Prozesstiefe ab, die Generalisten-Software strukturell nicht erreichen kann.
Einschränkungen betreffen primär die technologische Ausrichtung. DS-Win ist keine vollständige Cloud-Lösung, sondern primär eine On-Premise-Installation mit optionaler Cloud-Anbindung. Mobile Apps existieren derzeit ausschließlich für Patienten, nicht für Praxismitarbeiter. Die Benutzeroberfläche wirkt stellenweise konservativ und erfordert eine längere Einarbeitungszeit als modernere Konkurrenzprodukte.
Einzelpraxen mit hohem Abrechnungsaufwand finden in DS-Win eine ideale Lösung. Praxen mit einem bis drei Behandlern, die Wert auf korrekte, revisionssichere GOZ/BEMA-Abrechnung legen und durch automatisiertes Recall-Management ihre Auslastung steigern möchten, profitieren überproportional. Besonders geeignet bei hohem Privatpatientenanteil, wo die präzise Gebührenabrechnung direkte finanzielle Auswirkungen hat.
Zahnärztliche MVZ und Gemeinschaftspraxen nutzen die Mandantenfähigkeit, stabile Mehrplatzsynchronisation und umfassende Controlling-Funktionen optimal aus. Praxisverbünde mit fünf oder mehr Behandlern, die gemeinsame Ressourcen wie Materialbestände, Laboraufträge und Gerätenutzung koordinieren müssen, finden in DS-Win die notwendige organisatorische Tiefe.
Spezialkliniken für Implantologie und Kieferorthopädie benötigen die spezialisierten Module und die Tiefenintegration von CAD/CAM-Systemen sowie Bildgebungsverfahren. Behandlungsschwerpunkte mit komplexen Planungsprozessen, mehrstufigen Behandlungen und intensiver Zusammenarbeit mit Dentallaboren werden durch die dentalen Spezialprozesse optimal unterstützt.
Praxen mit konsequent digitalen Workflows profitieren von umfassenden Schnittstellen zu intraoralen Scannern, digitalen Volumentomographen und Labor-Informationssystemen. Wer den Abschied von physischen Abformungen vollzogen hat oder plant, findet in DS-Win die notwendige technische Integration.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Client-Server-Architektur auf MS SQL Server-Basis bildet das technologische Fundament von DS-Win. Die in C# und .NET entwickelte Software läuft primär im lokalen Praxisnetzwerk und bietet dadurch hohe Performance bei der Verarbeitung großer Datenmengen. Anders als browserbasierte Lösungen nutzt DS-Win dedizierte Windows-Clients, was einerseits Installationsaufwand bedeutet, andererseits eine stabile, schnelle Reaktionsgeschwindigkeit gewährleistet.
Der modulare Aufbau ermöglicht eine bedarfsgerechte Konfiguration. Basismodule decken Patientenverwaltung, Terminplanung und grundlegende Abrechnung ab. Spezialisierte Zusatzmodule für Implantologie, Kieferorthopädie, Endodontie oder Parodontologie erweitern die Funktionalität gezielt. Praxen zahlen ausschließlich für tatsächlich benötigte Module – ein wirtschaftlicher Vorteil gegenüber Komplettlösungen mit ungenutzten Funktionen.
Die Schnittstellenvielfalt umfasst DICOM-Standards für Bildgebung, HL7 für Labordatenaustausch, ORCA für CAD/CAM-Kommunikation sowie zahlreiche proprietäre Konnektoren zu gängigen Dentalgeräten. Von digitalen Röntgensystemen über intraorale Kameras bis zu Prophylaxe-Geräten lassen sich die meisten in deutschen Praxen verbreiteten Systeme direkt anbinden. Die Integration erfolgt über spezifische, vom Hersteller zertifizierte Schnittstellen.
Die DAMPSOFT GmbH aus Lübeck entwickelt seit 1987 ausschließlich zahnärztliche Praxissoftware und gehört zu den drei führenden Anbietern in Deutschland. Als inhabergeführtes, unabhängiges Unternehmen unterliegt DAMPSOFT keinen Quartalszwängen börsennotierter Konzerne oder Private-Equity-Renditezielen. Diese Unabhängigkeit spiegelt sich in der Entwicklungsphilosophie wider: Stabilität und Praxisnähe gehen vor risikoreichen Innovationssprüngen.
Die Kundenbindung von über 90 Prozent nach fünf Jahren deutet auf hohe Zufriedenheit hin. Ein bundesweites Servicenetzwerk geschulter Partner ergänzt die zentrale Hotline. Anders als bei großen IT-Konzernen mit anonymen Ticket-Systemen erhalten Praxen häufig persönliche Ansprechpartner. Die agile Entwicklung erfolgt in engem Austausch mit Anwenderpraxen und Kassenzahnärztlichen Vereinigungen – praktische Rückmeldungen fließen zeitnah in Updates ein.
TI-Vollintegration positioniert DS-Win als Vorreiter bei elektronischen Gesundheitsdiensten. Alle gematik-zugelassenen Komponenten sind implementiert: elektronische Patientenakte (ePA 2.0), elektronisches Rezept (eRezept), elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) und Kommunikation im Medizinwesen (KIM). Die ISO 27001-Zertifizierung und BSI-Konformität dokumentieren professionelle Sicherheitsstandards. Praxen, die Telematikinfrastruktur konsequent nutzen möchten, finden in DS-Win eine technisch ausgereifte Basis.
Das Sicherheitskonzept umfasst mehrstufige Zugriffskontrollen mit rollenbasierten Berechtigungen, Verschlüsselung sensibler Daten, umfassende Audit-Logs zur Nachverfolgung aller Zugriffe und DSGVO-konforme, revisionssichere Archivierung nach GoBD-Richtlinien. Regelmäßige Sicherheitsupdates werden über das Wartungspaket automatisch eingespielt. Für Backup-Strategien bleibt die Praxis bei On-Premise-Installationen selbst verantwortlich – ein Aspekt, der externe IT-Betreuung erforderlich macht.
Die API-Realität unterscheidet sich von modernen Plattformansätzen. DS-Win bietet keine offene REST-API für Drittentwickler. Integrationen erfolgen über spezifische, vom Hersteller zertifizierte Konnektoren. Diese geschlossene Architektur erhöht die Stabilität und Supportfähigkeit, limitiert jedoch die Flexibilität bei individuellen Integrationsanforderungen außerhalb des Standard-Portfolios.
Lizenzstruktur: DS-Win folgt einem klassischen Lizenzmodell mit einmaligen Arbeitsplatzlizenzen zwischen 1.500 und 3.000 Euro pro Arbeitsplatz, abhängig von gewählten Modulen und Funktionsumfang. Hinzu kommt eine jährliche Wartungspauschale von 18 bis 22 Prozent des Lizenzpreises, die Updates, Support und Gesetzesanpassungen abdeckt. Alternativ bietet DAMPSOFT zunehmend auch Cloud-Subscriptions an, deren Preise individuell kalkuliert werden.
Total Cost of Ownership (TCO): Für eine typische Drei-Platz-Praxis summieren sich die Gesamtkosten über fünf Jahre auf circa 25.000 bis 50.000 Euro. Diese Kalkulation umfasst Softwarelizenzen, jährliche Wartung, Server-Hardware oder Cloud-Hosting, initiale Schulungen, TI-Konnektor-Komponenten und laufende IT-Betreuung. Die Spannbreite erklärt sich durch unterschiedliche Modulwahlen, Infrastruktur-Anforderungen und Service-Level.
Versteckte Kosten betreffen mehrere Bereiche: Die TI-Konnektor-Miete schlägt mit 60 bis 90 Euro monatlich zu Buche. Smartcards für Praxisausweis und Heilberufeausweis verursachen jährliche Gebühren. Externe IT-Betreuung für Backup-Strategien, Netzwerk-Administration und Server-Wartung ist bei On-Premise-Installationen unverzichtbar und kostet je nach Region 100 bis 300 Euro monatlich. Datenmigration aus Altsystemen kann bei komplexen Datenbeständen mehrere tausend Euro zusätzlich erfordern.
Projektzeiträume variieren erheblich nach Praxisgröße: Kleine Einzelpraxen benötigen ein bis zwei Monate, mittlere Praxen zwei bis vier Monate, MVZ vier bis sechs Monate oder mehr. Diese Zeiträume umfassen Datenmigration, Systemkonfiguration, Testphasen und Mitarbeiterschulungen. Realistische Planung berücksichtigt Urlaubszeiten, saisonale Behandlungsspitzen und notwendige Parallelbetriebsphasen.
Kritische Erfolgsfaktoren bestimmen den Migrationserfolg maßgeblich. Professionelles Projektmanagement durch den DAMPSOFT-Partner oder einen erfahrenen IT-Dienstleister strukturiert den Ablauf und minimiert Betriebsunterbrechungen. Eine ausreichend dimensionierte Testphase mit Echtdaten deckt Probleme vor dem Go-Live auf. Intensive Mitarbeiterschulungen – nicht nur kurze Einweisungen – reduzieren Produktivitätsverluste nach der Umstellung erheblich.
Datenmigration erfolgt über spezifische Tools für gängige Altsysteme wie Chemasoft, Turbident oder CGM-Vorgängerversionen. Die Qualität der Altdaten bestimmt den manuellen Nacharbeitsaufwand: Inkonsistente Abrechnungsdaten, fehlende Standardisierungen oder veraltete Diagnoseschlüssel erfordern manuelle Korrekturen. Bildarchive mit proprietären Formaten benötigen teilweise Konvertierungen. Ein realistischer Migrations-Testlauf mit Stichproben minimiert Überraschungen im Produktivbetrieb.
Vorteile:
Herausforderungen:
Ja, die Hybrid-Architektur ermöglicht vollständigen Offline-Betrieb bei WAN-Ausfällen. Alle lokalen Funktionen – Terminplanung, Patientenverwaltung, Behandlungsdokumentation, Abrechnung – bleiben ohne Einschränkung verfügbar. Lediglich Cloud-Dienste wie elektronische Patientenakte, Online-Terminbuchung oder KIM-Kommunikation sind temporär nicht nutzbar. Nach Wiederherstellung der Internetverbindung erfolgt die automatische Synchronisation.
Bei konsequenter Nutzung der Recall-Funktionen und effizienter Abrechnung typischerweise innerhalb von einem bis drei Jahren. Praxen berichten von 20 bis 30 Prozent gesteigerter Terminauslastung durch automatisiertes Recall-Management. Die minimierte Retaxationsquote und Zeitersparnis in der Abrechnung tragen zusätzlich zur Wirtschaftlichkeit bei. Die Amortisationsdauer hängt wesentlich von Praxisgröße, Patientenstruktur und bisheriger Prozesseffizienz ab.
Grundsätzlich ja, aber die Investition lohnt sich primär bei nennenswertem Abrechnungsaufwand. Ab circa 50 Behandlungen monatlich und relevantem Privatpatientenanteil rechtfertigen die Abrechnungssicherheit und Prozesseffizienz die höheren Kosten gegenüber Einstiegslösungen. Sehr kleine Praxen mit überwiegend kassenärztlicher Versorgung sollten das Preis-Leistungs-Verhältnis kritisch gegen schlankere Alternativen abwägen.
Für On-Premise-Installationen wird ein dedizierter Windows-Server (physisch oder virtuell) mit mindestens 16 GB RAM, Quad-Core-Prozessor und SQL Server-Lizenz benötigt. Die Arbeitsstationen erfordern Windows 10/11 mit 8 GB RAM. Bei Cloud-Hosting entfallen diese Anforderungen – nur aktuelle Windows-PCs mit stabiler Internetverbindung sind notwendig. Die Investition in Server-Hardware beträgt 2.000 bis 5.000 Euro, abhängig von Leistungsanforderungen und Redundanzkonzepten.
Die Schulungsdauer variiert nach Vorkenntnissen. Erfahrene Mitarbeiter mit Praxissoftware-Kenntnissen benötigen zwei bis drei Tage Intensivschulung plus zwei bis vier Wochen Einarbeitungszeit mit reduzierter Produktivität. Quereinsteiger oder Auszubildende sollten fünf Tage Schulung plus vier bis acht Wochen Einarbeitung einplanen. DAMPSOFT und Servicepartner bieten modulare Schulungen – von Basisschulungen bis zu Spezialmodulen für Abrechnung oder Praxismanagement.
DS-Win unterstützt alle aktuellen TI-Dienste vollständig. Einschränkungen ergeben sich nicht aus der Software, sondern aus der TI-Infrastruktur selbst: Die Performance von ePA-Zugriffen hängt von den gematik-Servern ab, nicht von DS-Win. Für die TI-Nutzung sind Smartcards (Praxisausweis, Heilberufeausweis), ein TI-Konnektor und Kartenlesegeräte erforderlich – diese Komponenten verursachen laufende Kosten unabhängig von der gewählten Praxissoftware.
