Kanban + Dashboard für Zahnärzte
Der tägliche Spagat zwischen Behandlung und Praxismanagement
Montagmorgen, 7:30 Uhr: Die erste Patientin steht bereits vor der Tür, obwohl der Termin erst um 8:00 Uhr beginnt. Ihre Assistenz meldet, dass das Röntgengerät seit heute Morgen eine Fehlermeldung anzeigt. Ein Anruf vom Labor kommt rein: Der Zahnersatz für Herrn Meier wird sich zwei Tage verspäten. Sie müssen außerdem noch den Überweisungsbericht für Frau Schmitz fertigstellen, bevor sie zum Facharzt geht. Ist das Bestellsystem für den Monat schon aktualisiert, damit keine Medikamente fehlen? Wo fangen Sie an?
Das ist kein Zeitmanagement-Problem. Das ist ein System-Problem. Ihre Aufgaben, Patientendaten, Gerätestatus und Bestellungen leben in fünf bis sieben verschiedenen Welten. Praxisverwaltungssystem, Laborzettel, E-Mail, Telefonate, Notizzettel vom Vortag, Kopf. Jeden Morgen zwanzig Minuten nur fürs Sortieren und Priorisieren, während der Praxisalltag bereits voll anläuft.
Was fehlt, ist keine bessere Software. Was fehlt, ist ein zentraler Ort, der die Informationen zusammenführt und Ihnen den Überblick zurückgibt.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools in einem Unternehmen – egal ob Sie allein arbeiten oder Teammitglieder haben – ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben – persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung – Verknüpfung zwischen Aufgaben, Projekten, Dokumenten
- Geräte-unabhängig – identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick – Sie sehen sofort, was heute wichtig ist B. Direkter Zugriff – Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung – Alle Programme und Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen – egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung – dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für Zahnärzte:
- Terminplanung und Patientenflussteuerung (ab 07:30 Uhr, fortlaufend)
- Eingang Labor- und Überweisungsberichte prüfen (08:00 Uhr und 13:00 Uhr)
- Materialbestellungen für den nächsten Tag sicherstellen (15:00 Uhr)
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab – nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich Leben retten, wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung.
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen, wenn Sie sie im Kopf haben, aber den Überblick bewahren über laufende Projekte.
Beispiele für Zahnärzte:
- Neue Patientenanfragen: Frau Müller – Zahnschmerzen (Erstkontakt, muss schnell terminiert werden)
- In Behandlung: Herr Schmidt – Implantatversorgung Phase 2 (komplexe Mehrschritt-Behandlung)
- Warten auf: Zahnersatz-Lieferung Patient Meier (Labor-abhängiger Prozess)
- Prophylaxe fällig: Frau Huber (Routine-Erinnerung für präventive Maßnahmen)
💡 Tipp für Entscheider:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status.
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für Zahnärzte:
- Dampsoft oder CGM Z1 (Praxisverwaltungssystem) als Dashboard-Frame – direkter Zugriff auf Patientendaten ohne Programmwechsel
- Doctolib (Online-Terminbuchung) eingebunden – Übersicht über anstehende Termine, manuelle Synchronisierung reduziert
- E-Mail-Postfach als Widget – wichtige Patientenanfragen oder Laborrückmeldungen direkt im Blick
Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Angebote erstellen – Direkt im System, mit Vorlagen
- E-Mail-Postfach einbinden – Im Dashboard-Frame sichtbar
- Seiten teilen – Mit Kunden oder Mitarbeitern live zusammenarbeiten
- Aufgabenverwaltung – Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
- Übersichten & Reports – Automatisch generiert aus Datenbanken
- Tabellen einbinden – Auch als eingebetteter Frame, etwa Excel oder Google Sheets
- Dokumente einbinden – PDFs, Verträge, Pläne direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren – Automatisierte Daten-Synchronisation
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.
Für Zahnärzte:
Notion ersetzt nicht Ihr Praxisverwaltungssystem wie Dampsoft, Solutio Charly, Medistar oder CGM Z1. Es ist auch kein zertifiziertes System für medizinische Dokumentation oder Abrechnung. Es ersetzt nicht Ihre Labor-Kommunikationsschnittstelle.
Aber: Sie können Notion als zentrales Cockpit nutzen, das wichtige Informationen aus verschiedenen Systemen zusammenführt. Sie können Workflows für Praxismanagement-Aufgaben abbilden – etwa Bestellungen, Marketing, Personalplanung. Sie können es als zentrale Wissensdatenbank für Team-Briefings oder Patienteninformationen verwenden. Es kann als Startseite fungieren, die zu Ihren Fachsystemen verlinkt.
Die Frage ist: Wieviel redundante Information halten Sie aktuell in Ihrem Kopf oder in verschiedenen, unverbundenen Listen? Wenn die tägliche Suchzeit mehr als fünfzehn Minuten beträgt, ist ein Dashboard für das Praxismanagement sinnvoll.
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Zahnärzte
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard (Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit)
- Setup-Anleitung (5-Minuten-Video)
- Profession-spezifische Anpassungen für Zahnärzte
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen sinnvoll sind
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort (nach Verfügbarkeit)