Patientenverwaltung & Dokumentation:
Terminplanung & Praxisorganisation:
Abrechnung & Wirtschaftlichkeit:
Therapiequalität & Erfolgsmessung:
Digitale Therapie & Kommunikation:
Integration & Schnittstellen:
KI-gestützte Dokumentation der nächsten Generation unterscheidet Theorg deutlich von herkömmlichen Praxislösungen. Die Technologie geht über einfache Spracherkennung hinaus und erstellt automatisch strukturierte Zusammenfassungen kompletter Therapiesitzungen in Fließtextform. Diese Tiefe der KI-Integration findet sich im Therapeutenmarkt derzeit selten und ermöglicht nach Herstellerangaben eine Reduktion des Dokumentationsaufwands um bis zu 30 Prozent. Die zugrunde liegende Technologie basiert auf einer Kooperation mit der Universität Tübingen im Bereich Natural Language Processing.
Nativ integrierte Outcome-Measurement-Engine hebt die Software von Wettbewerbern ab, die auf externe Lösungen oder Schnittstellen zu Drittanbietern angewiesen sind. Theorg bietet eine direkt eingebaute Erfolgsmessung mit breiter Palette validierter psychometrischer Skalen. Therapeuten können Behandlungsverläufe objektiv nachvollziehen und Therapieansätze evidenzbasiert anpassen, ohne zwischen verschiedenen Systemen wechseln zu müssen. Diese nahtlose Integration von Dokumentation und Outcome-Monitoring ist besonders für Praxen relevant, die Qualitätsmanagement ernst nehmen.
Hybrid-Cloud-Architektur für maximale Datensouveränität bietet einen seltenen Mittelweg zwischen reinen Cloud- und On-Premise-Lösungen. Besonders sensible Patientendaten können bei Bedarf lokal auf eigener Infrastruktur verbleiben, während gleichzeitig Cloud-Vorteile wie automatische Updates, elastische Skalierbarkeit und Zugriff von mehreren Standorten genutzt werden können. Diese Flexibilität adressiert die hohen Datenschutzanforderungen deutscher Therapiepraxen und ermöglicht individuell angepasste Compliance-Strategien.
Eigenes 24/7 Security Operations Center stellt ein außergewöhnliches Sicherheitsniveau für einen spezialisierten Softwareanbieter dar. Während viele Wettbewerber ihre Sicherheit auf externe Dienstleister auslagern, betreibt die SOVDWAER GmbH eine kontinuierliche Überwachung durch eigenes Personal. In Kombination mit der laufenden ISO 27001-Zertifizierung und der wissenschaftlich fundierten Entwicklung entsteht ein Sicherheitsrahmen, der auch für besonders sensible therapeutische Kontexte geeignet erscheint.
Einschränkungen sollten bei der Bewertung berücksichtigt werden: Die mobile App funktioniert aktuell nicht offline, was in Regionen mit schwacher Netzabdeckung oder bei Hausbesuchen Probleme bereiten kann. Die detaillierte Preisstruktur ist nicht öffentlich einsehbar, was die Vergleichbarkeit erschwert und individuelle Anfragen notwendig macht. Zudem befinden sich einige Features für Selbstzahler-Praxen, etwa Online-Zahlungsfunktionen, noch in der Entwicklung.
Wachsende Therapiepraxen mit 2-20 Therapeuten profitieren besonders von der durchgängigen Digitalisierung aller Praxisprozesse. Physiotherapie-, Ergotherapie- oder Psychotherapiepraxen, die vom manuellen oder teildigitalisierten Betrieb auf eine professionelle Gesamtlösung umsteigen möchten, finden hier ein System, das von der Patientenaufnahme bis zur Abrechnung alle Workflows abbildet. Die modulare Struktur ermöglicht flexibles Wachstum, ohne bei Expansion auf eine neue Software wechseln zu müssen. Praxen in dieser Größenordnung können den ROI durch Zeitersparnis und Effizienzgewinne realistisch innerhalb von ein bis zwei Jahren erreichen.
Ambulante Rehabilitationszentren mit mehreren Standorten finden in der Multi-Mandanten-Architektur eine praktische Lösung für zentrale Verwaltung bei gleichzeitiger lokaler Datenkontrolle. Rehazentren mit ein bis drei Standorten können standortübergreifend arbeiten, während die Hybrid-Cloud-Option sicherstellt, dass Patientendaten nach individuellen Compliance-Anforderungen verteilt werden können. Das professionelle Reporting und die umfassenden Analysefunktionen unterstützen das Management bei der Steuerung mehrerer Einheiten.
Teletherapie-Anbieter und innovative Praxen, die digitale Behandlungsformen als festen Bestandteil etablieren möchten, erhalten mit der integrierten Videoplattform eine sofort einsatzbereite Lösung. Therapeuten, die evidenzbasierte Erfolgsmessung in den Mittelpunkt ihrer Arbeit stellen, können das native Outcome-Monitoring ohne externe Tools nutzen. Die KI-gestützte Dokumentation ist besonders für Praxen interessant, in denen der administrative Aufwand zulasten der Patientenzeit geht.
Datenschutzsensible Einrichtungen mit besonders hohen Anforderungen an Datensicherheit und -souveränität finden in der Hybrid-Cloud-Option eine Alternative zu rein cloudbasierten Lösungen. Praxen, die aus rechtlichen, ethischen oder strategischen Gründen nicht vollständig auf externe Server setzen möchten, können kritische Patientendaten lokal halten und trotzdem von Cloud-Flexibilität profitieren. Das eigene Security Operations Center und die angestrebte ISO 27001-Zertifizierung unterstreichen das Sicherheitsengagement.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Skalierbarkeit der Lösung: Ist eine Software erforderlich, die mit wachsender Teamgröße und zusätzlichen Standorten mitwachsen kann, ohne Migration auf ein anderes System?
Dokumentationsaufwand: Bindet die Protokollierung von Sitzungen und Befunden übermäßig viel Zeit, die für die Patientenarbeit fehlt? Die KI-gestützte Funktionalität kann hier messbare Entlastung bringen.
Evidenzbasiertes Arbeiten: Wie wichtig ist objektive Erfolgsmessung und systematisches Qualitätsmanagement für die therapeutische Praxis? Native Outcome-Tools unterstützen professionelle Therapieoptimierung.
Datenschutz-Anforderungen: Bestehen spezifische Compliance-Anforderungen oder hohe Sensibilität bezüglich Speicherort von Patientendaten? Die Hybrid-Option ermöglicht individuelle Lösungen.
Durchgängige digitale Workflows kennzeichnen den Grundcharakter der Software. Von der Erstaufnahme eines Patienten über die Befunderstellung und Therapieplanung bis hin zur Dokumentation einzelner Sitzungen und der finalen Abrechnung greifen alle Prozesse nahtlos ineinander. Diese Integration eliminiert Medienbrüche, die in vielen Praxen noch den Alltag prägen – etwa wenn Befunde in einem System erfasst, für die Therapieplanung ausgedruckt und nach der Sitzung in einem weiteren Tool dokumentiert werden müssen. Die durchgängige Datenhaltung reduziert nach Herstellerangaben administrative Kosten um 20 bis 30 Prozent und minimiert Fehlerquellen durch redundante Dateneingaben.
Künstliche Intelligenz als Praxishelfer geht bei Theorg über einfache Diktierfunktionen hinaus. Die KI-Komponenten erstellen nicht nur Transkripte gesprochener Notizen, sondern generieren automatisch strukturierte Zusammenfassungen kompletter Therapiesitzungen in lesbarem Fließtext. Die Outcome-Measurement-Engine analysiert Therapieverläufe und kann Muster identifizieren, die einzelnen Therapeuten möglicherweise entgehen. Diese intelligenten Analysen unterstützen bei der Therapieplanung und helfen, Behandlungsansätze evidenzbasiert zu optimieren. Die zugrunde liegende Technologie entsteht in Zusammenarbeit mit der Universität Tübingen, was auf wissenschaftlich fundierte Methoden hindeutet.
Modularer und anpassbarer Aufbau ermöglicht es Praxen, nur die Funktionalität zu lizenzieren, die tatsächlich benötigt wird. Kleine Praxen können mit einem Basispaket für Patientenverwaltung und Dokumentation starten, während größere Einrichtungen die Vollausstattung mit Teletherapie, Multi-Standort-Management und erweiterten Analysefunktionen nutzen. Das System wächst mit den Anforderungen mit, ohne dass grundlegende Systemwechsel notwendig werden. Diese Flexibilität unterscheidet Theorg von monolithischen Lösungen, die entweder überdimensioniert für kleine Praxen oder zu eingeschränkt für wachsende Teams sind.
Spezialisierter Nischenanbieter mit klarem Fokus charakterisiert die SOVDWAER GmbH, die seit ihrer Gründung 2017 ausschließlich ambulante Therapiepraxen adressiert. Mit 45 Mitarbeitern konzentriert sich das Unternehmen auf ein klar abgegrenztes Marktsegment, statt als generischer Anbieter von Arztpraxissoftware breit aufgestellt zu sein. Diese Spezialisierung verspricht tiefes Verständnis für die spezifischen Workflows von Physiotherapeuten, Ergotherapeuten und Psychotherapeuten. Die Produktentwicklung kann sich auf die besonderen Anforderungen dieser Berufsgruppen fokussieren, anstatt Kompromisse für ein breites Kundenspektrum eingehen zu müssen.
Überdurchschnittliche Investition in Innovation zeigt sich in der Forschungs- und Entwicklungsquote von 15 Prozent, die deutlich über dem Branchendurchschnitt liegt. Die Kooperation mit der Universität Tübingen im Bereich Künstliche Intelligenz und Natural Language Processing unterstreicht den Anspruch, nicht nur verwaltende Software bereitzustellen, sondern aktiv an der Zukunft der Therapiedokumentation zu arbeiten. Das eigene 24/7 Security Operations Center repräsentiert ein Sicherheitsniveau, das selbst größere Softwareanbieter häufig nicht intern betreiben, sondern auslagern. Die in Vorbereitung befindliche ISO 27001-Zertifizierung und selbstverständliche DSGVO-Konformität runden das Profil eines sicherheitsbewussten Anbieters ab.
Moderne Microservices-Architektur bildet das technologische Fundament der Software. Die Kubernetes-basierte Infrastruktur ermöglicht hohe Verfügbarkeit und elastische Skalierung, was konkret bedeutet: Das System passt sich automatisch an Lastspitzen an, etwa wenn am Monatsende alle Praxen gleichzeitig Abrechnungen erstellen. Einzelne Komponentenausfälle beeinträchtigen nicht das Gesamtsystem, da Services unabhängig voneinander betrieben werden. Diese moderne Architektur unterscheidet sich grundlegend von monolithischen Altsystemen, bei denen ein einzelner Fehler die gesamte Anwendung lahmlegen kann.
Standardkonforme Schnittstellen gewährleisten Interoperabilität mit anderen Systemen im Gesundheitswesen. Native FHIR- und HL7-APIs ermöglichen den Datenaustausch mit Krankenhausinformationssystemen nach internationalen Standards. Die Konnektor-Anbindung integriert die Software in die deutsche Telematikinfrastruktur, sodass Funktionen wie E-Rezept, elektronische Patientenakte (ePA) und der Kommunikationsdienst im Medizinwesen (KIM) genutzt werden können. Diese standardbasierte Integration ist entscheidend für Praxen, die mit Krankenhäusern oder anderen Gesundheitseinrichtungen zusammenarbeiten.
Flexible Bereitstellung bedient unterschiedliche Präferenzen und Anforderungen. Der Cloud-First-Ansatz ermöglicht sofortigen Zugriff ohne lokale Installation, während die optionale Hybrid- oder vollständige On-Premise-Installation Praxen mit spezifischen Datenschutzanforderungen entgegenkommt. Die webbasierte Oberfläche funktioniert mit allen gängigen Browsern, sodass keine spezielle Client-Software erforderlich ist. Mobile Apps für iOS und Android erweitern den Zugriff auf Terminübersicht und Kurzbefunde für unterwegs – allerdings mit der Einschränkung, dass aktuell kein Offline-Modus verfügbar ist.
Nutzerbasiertes Abo-Modell bildet die Grundlage der Preisgestaltung. Die monatliche Gebühr staffelt sich nach Nutzeranzahl in drei Lizenzstufen: Basic, Professional und Premium. Zusätzliche Module wie Teletherapie, erweiterte Analysefunktionen oder Multi-Standort-Management können flexibel zugebucht werden. Die genaue Preistabelle ist nicht öffentlich einsehbar, was die Vergleichbarkeit mit Wettbewerbern erschwert und individuelle Anfragen beim Anbieter notwendig macht. Diese mangelnde Preistransparenz stellt für einige Interessenten eine Hürde dar, die bereits in frühen Entscheidungsphasen Budgets kalkulieren möchten.
Einmalkosten für Setup und Integration sollten bei der Budgetplanung berücksichtigt werden. Die Setup- und Integrationsgebühr liegt nach verfügbaren Informationen zwischen 1.000 und 3.000 Euro, abhängig von der Komplexität der bestehenden Systemlandschaft. Hinzu kommen Aufwände für Datenmigration und Schulungen, die mit etwa 10 bis 15 Stunden Arbeitszeit pro Praxis veranschlagt werden. Bei Entscheidung für On-Premise-Installation entstehen zusätzlich laufende Wartungskosten für die lokale Infrastruktur, die bei reiner Cloud-Nutzung entfallen. Anpassungen an spezifische Praxisworkflows oder individuelle Schnittstellen können weitere Kosten verursachen.
Return on Investment durch Zeitersparnis kann die Investition mittelfristig rechtfertigen. Die vom Hersteller angegebene Reduktion administrativer Kosten um 20 bis 30 Prozent, beschleunigte Abrechnungszyklen und eine Verringerung von Terminausfällen um 15 Prozent durch automatisierte Erinnerungen summieren sich zu spürbaren Einsparungen. Bei einer mittelgroßen Praxis mit fünf Therapeuten könnte dies einer Zeitersparnis von mehreren Stunden pro Woche entsprechen, die für zusätzliche Patiententermine genutzt werden kann. Die Amortisation der Investition innerhalb von ein bis zwei Jahren erscheint für Praxen dieser Größe realistisch, wobei kleinere Einzelpraxen entsprechend längere Zeiträume einkalkulieren sollten.
Strukturierter 4-Phasen-Prozess charakterisiert die Umstellung auf die neue Software. Die Analysephase erfasst bestehende Daten und Workflows, gefolgt von der Datenübernahme mit individuell angepassten Mappings zwischen Alt- und Neusystem. Ein mehrwöchiger Testbetrieb ermöglicht Parallelbetrieb beider Systeme, bevor der finale Go-Live erfolgt. Der Gesamtprozess dauert typischerweise sechs bis acht Wochen. Die durchschnittliche Datenübernahmequote liegt bei 95 Prozent, was bedeutet, dass etwa fünf Prozent der Altdaten manuell nachgepflegt oder angepasst werden müssen – meist aufgrund struktureller Unterschiede zwischen den Systemen.
Ressourcenbedarf sollte realistisch geplant werden, da erfolgreiche Umstellungen mehr als nur technische Migration erfordern. Ein dedizierter Projektleiter in der Praxis, ein IT-Ansprechpartner für technische Fragen und mindestens ein Key-User pro Standort sind notwendig, um den Prozess zu steuern und als Multiplikatoren für das Team zu fungieren. Die Einarbeitung umfasst einen zweitägigen Workshop sowie laufende Webinare für verschiedene Nutzergruppen. Die Erfahrung zeigt, dass nicht die technische Komplexität die größte Herausforderung darstellt, sondern das Change-Management und die Akzeptanz im Team. Frühzeitige Einbindung aller Beteiligten und transparente Kommunikation über Vorteile und Veränderungen sind entscheidend für den Erfolg.
Unterstützung während der Umstellungsphase bietet der Anbieter durch verschiedene Kanäle. Ein Onboarding-Portal mit Video-Tutorials ermöglicht Selbstlernen in eigenem Tempo. Die Hotline ist Montag bis Freitag von 8 bis 18 Uhr erreichbar, optional kann ein 24/7-SLA-Support gebucht werden. Praxen berichten, dass die Qualität des Supports mit einer Kundenzufriedenheit von 93 Prozent (Herstellerumfrage) überwiegend positiv bewertet wird. Realistische Erwartungen sind wichtig: Die ersten Wochen nach dem Go-Live erfordern Geduld, und die Produktivität kann vorübergehend sinken, bevor die Effizienzgewinne zum Tragen kommen.
Vorteile:
Effizienzgewinn durch KI-Unterstützung: Bis zu 30 Prozent Zeitersparnis bei der Dokumentation durch automatische Sitzungszusammenfassungen und 20 bis 30 Prozent bei administrativen Tätigkeiten durch durchgängige Workflows
Bessere Therapiequalität: Evidenzbasiertes Arbeiten wird durch integriertes Outcome-Monitoring mit validierten psychometrischen Skalen systematisch unterstützt
Zukunftssichere Technologiebasis: Moderne Microservices-Architektur, kontinuierliche Innovation durch 15 Prozent F&E-Quote und mehrjährige Produkt-Roadmap
Flexibilität bei Wachstum: Modularer Aufbau ermöglicht Start mit Basisfunktionalität und schrittweise Erweiterung ohne Systemwechsel, Hybrid-Cloud-Option kombiniert Datensouveränität mit Cloud-Vorteilen
Überdurchschnittliche Sicherheit: Eigenes 24/7 Security Operations Center, angestrebte ISO 27001-Zertifizierung und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bieten hohes Schutzniveau
Integrierte Teletherapie: Datenschutzkonforme Videoplattform ohne externe Tools oder Medienbrüche direkt in der Patientenverwaltung verfügbar
Herausforderungen:
Einarbeitungsaufwand: Umfangreiche Funktionalität erfordert initialen Investment an Zeit und Schulungsressourcen, Produktivität kann vorübergehend sinken
Kostentransparenz: Fehlende öffentliche Preisstruktur erschwert Vergleichbarkeit und Budgetplanung in frühen Entscheidungsphasen
Offline-Limitierung: Mobile App ohne Offline-Modus problematisch in Regionen mit schwacher Netzabdeckung oder bei Hausbesuchen ohne stabile Internetverbindung
Komplexität für Minimalisten: Für Einzeltherapeuten mit geringem Digitalisierungsbedarf möglicherweise Overhead, einfachere Lösungen könnten ausreichen
Unvollständige Selbstzahler-Features: Funktionen für Privatpraxen wie Online-Zahlungen oder Patient-Self-Service-Portal noch in Entwicklung
Begrenzte unabhängige Verifizierung: Wenige externe Tests oder Reviews verfügbar, Effizienzgewinne und Kundenzufriedenheit basieren auf Herstellerangaben
Die Software setzt mehrere Sicherheitsebenen ein: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen, ein eigenes 24/7 Security Operations Center zur kontinuierlichen Überwachung und DSGVO-konforme Datenhaltung. Die ISO 27001-Zertifizierung befindet sich in Vorbereitung. Besonders sensible Patientendaten können bei Bedarf durch die Hybrid-Cloud-Option lokal auf eigener Infrastruktur verbleiben, während weniger kritische Daten in der Cloud gehalten werden. Die Konnektor-Anbindung erfüllt die Anforderungen der deutschen Telematikinfrastruktur.
Theorg bietet FHIR- und HL7-Schnittstellen, die die Anbindung an gängige Krankenhausinformationssysteme und andere Gesundheitssoftware ermöglichen. Die Integration in die Telematikinfrastruktur über einen Konnektor erlaubt die Nutzung von E-Rezept, elektronischer Patientenakte und KIM. Individuelle Schnittstellen zu Spezialsoftware sind grundsätzlich möglich, können aber zusätzliche Entwicklungskosten verursachen. Die Vollständigkeit der Integration hängt von den spezifischen Altsystemen ab – eine detaillierte Analyse in der Vorphase ist empfehlenswert.
Die Standard-Hotline ist Montag bis Freitag von 8 bis 18 Uhr erreichbar und wird nach Herstellerumfrage mit 93 Prozent Kundenzufriedenheit bewertet. Für Praxen mit höheren Verfügbarkeitsanforderungen kann ein 24/7-SLA-Support optional gebucht werden. Das Onboarding-Portal bietet Video-Tutorials für häufige Fragen zur Selbsthilfe. Die Microservices-Architektur minimiert das Risiko von Komplettausfällen, da einzelne Services unabhängig voneinander laufen. Bei Cloud-Hosting sorgt die elastische Skalierung für Stabilität auch bei Lastspitzen.
Die Einarbeitungszeit variiert nach Vorkenntnissen und genutztem Funktionsumfang. Ein zweitägiger Workshop bildet die Basis, ergänzt durch fortlaufende Webinare für verschiedene Nutzergruppen. Erfahrungsgemäß benötigen Key-User etwa zwei bis drei Wochen intensive Beschäftigung, um sicher mit dem System zu arbeiten. Weitere Teammitglieder können nach guter Einführung durch die Key-User innerhalb einer Woche grundlegende Funktionen beherrschen. Die vollständige Ausnutzung fortgeschrittener Features wie dem Outcome-Monitoring erfordert mehrere Monate praktische Anwendung. Ein vorübergehender Produktivitätsrückgang in den ersten Wochen sollte eingeplant werden.
Die Software ist primär für wachsende Praxen mit mehreren Therapeuten konzipiert. Einzelpraxen mit minimalem Digitalisierungsbedarf könnten die Funktionalität als überdimensioniert empfinden, während ambitionierte Einzeltherapeuten mit Wachstumsplänen von der Skalierbarkeit profitieren. Entscheidend sind die individuellen Anforderungen: Wer evidenzbasierte Erfolgsmessung, KI-gestützte Dokumentation oder Teletherapie in den Mittelpunkt stellen möchte, findet auch als Einzelpraxis Mehrwert. Bei ausschließlicher Suche nach einfacher Terminplanung und Basis-Abrechnung könnten schlankere Alternativen wirtschaftlicher sein. Das modulare Preismodell ermöglicht den Einstieg mit Basisfunktionalität.
Neben der nutzerbasiertes monatlichen Lizenzgebühr (gestaffelt in Basic, Professional, Premium) entstehen einmalige Setup-Kosten zwischen 1.000 und 3.000 Euro. Zusätzliche Module wie Teletherapie oder Multi-Standort-Management verursachen Aufpreise. Bei On-Premise-Installation kommen Wartungskosten für die lokale Infrastruktur hinzu, bei reiner Cloud-Nutzung entfallen diese. Individuelle Anpassungen oder Spezialschnittstellen können weitere Kosten verursachen. Die genaue Preisstruktur ist nur auf Anfrage verfügbar, was frühzeitige Budgetplanung erschwert. Langfristig sollten auch Kosten für regelmäßige Schulungen bei Personalwechsel berücksichtigt werden.
