Terminmanagement & Praxisorganisation:
Patientenverwaltung & Dokumentation:
Abrechnung & Heilmittelmanagement:
Digitale Vernetzung & Telematik:
Reporting & Praxissteuerung:
Von Grund auf für Heilmittelabrechnung entwickelt – Anders als adaptierte Arztpraxissysteme ist iPrax speziell für die komplexen Anforderungen der Heilmittel-Richtlinien konzipiert. Die Software versteht Blankoverordnungen, Hausbesuchszuschläge und therapiespezifische Abrechnungsziffern nicht als nachträglich angefügtes Zusatzmodul, sondern als Kernfunktion. Diese tiefe Integration zeigt sich in der Praxis durch automatische Plausibilitätsprüfungen, die bis zu 15 Prozent weniger Rezeptretouren bewirken können. Der direkte Liquiditätsvorteil entsteht durch schnellere Zahlungszyklen und weniger Verwaltungsaufwand bei Nachbesserungen.
Echte Hybrid-Architektur für maximale Datenhoheit – Die Software ermöglicht den Betrieb des Servers mit Patientendaten im eigenen Haus (On-Premise) bei gleichzeitiger Nutzung moderner Cloud-Dienste wie Online-Terminbuchung oder Teletherapie. Diese Kombination bietet volle Kontrolle über sensible Daten und gleichzeitig den Komfort cloudbasierter Funktionen. Reine Cloud-Lösungen können diese Datenhoheit nicht gewährleisten, reine Desktop-Lösungen bieten nicht die Flexibilität moderner Online-Services. Praxisinhaber entscheiden individuell, welche Daten lokal bleiben und welche Funktionen über die Cloud bereitgestellt werden.
TI-Spezialisierung mit eigenem Entwicklungsteam – iPrax unterhält ein dediziertes Team ausschließlich für Telematikinfrastruktur-Integration. Alle Module sind gematik-zertifiziert und werden intern entwickelt, nicht zugekauft. Wenn neue TI-Pflichten eingeführt werden, erhalten Anwender Updates schneller als bei Anbietern, die TI-Komponenten von Drittanbietern integrieren müssen. Diese Spezialisierung schützt vor gesetzlichen Compliance-Risiken und verkürzt Reaktionszeiten bei gematik-Vorgaben deutlich.
Modularer Baukasten statt Einheitslösung – Die Software folgt einem modularen Konzept, bei dem nur tatsächlich benötigte Funktionen lizenziert oder abonniert werden. Der Start mit Basis-Abrechnung und spätere Erweiterung um Teletherapie, Online-Buchung oder erweiterte Statistik ist ohne Systemwechsel möglich. Dies verhindert Überfrachtung mit ungenutzten Features und ermöglicht kalkulierbare, an die Praxisentwicklung angepasste Kosten.
Einschränkungen – Die Benutzeroberfläche ist funktional solide, wirkt in einigen Bereichen jedoch veraltet. Eine Modernisierung der UI ist laut Hersteller in Arbeit. Die mobilen Apps bieten Basisfunktionen für den Zugriff unterwegs, erreichen aber nicht den Komfort spezialisierter Therapeuten-Apps mit umfangreichen Übungskatalogen. Die Initialinvestition liegt im mittleren Preissegment, was für sehr kleine Solo-Praxen mit geringem Rezeptvolumen ein ungünstiges Kosten-Nutzen-Verhältnis bedeuten kann.
Etablierte Therapiepraxis mit 3-10 Therapeuten – Geeignet für Physiotherapie-, Ergotherapie- oder Logopädie-Praxen mit mehreren Behandlern und täglicher komplexer Heilmittelabrechnung. Diese Praxen digitalisieren ihre Prozesse und möchten die Kontrolle über Patientendaten behalten. Die spezialisierte Heilmittelabrechnung kann wöchentlich mehrere Stunden bei der Rechnungsprüfung einsparen, während die Hybrid-Option Wahlfreiheit beim Hosting bietet. Der Einsatz lohnt sich besonders bei mehr als 50 Rezepten monatlich, wenn Fehlerquoten die Liquidität spürbar beeinflussen.
Wachsendes Therapiezentrum mit 10-20 Mitarbeitern – Passend für größere Zentren mit mehreren Standorten oder Fachbereichen, eventuell mit Gruppentherapien. Diese Einrichtungen benötigen zentrale Verwaltung, standortübergreifende Auswertungen und professionelle TI-Anbindung. Die Multi-Standort-Fähigkeit mit zentraler Datenbank, ausgefeiltes Reporting und die skalierbare Architektur wachsen mit der Praxisentwicklung mit. Die Investition rechtfertigt sich durch effiziente Ressourcennutzung über mehrere Standorte hinweg.
Psychotherapeutische Praxis mit TI-Anforderungen – Relevant für psychotherapeutische Einzel- oder Gemeinschaftspraxen, die eRezept, KIM und zukünftig ePA gesetzeskonform umsetzen müssen – ohne großes IT-Team im Haus. Die TI-Zertifizierung und das spezialisierte Entwicklungsteam garantieren rechtzeitige Anpassung an gesetzliche Pflichten. Praxen, die Rechtssicherheit bei Telematik-Vorgaben priorisieren, finden hier einen Partner mit nachgewiesener TI-Kompetenz.
Praxisverbund oder MVZ mit Therapieschwerpunkt – Geeignet für Medizinische Versorgungszentren mit integrierten Therapiebereichen, die einheitliche Software für verschiedene Heilmittelerbringer benötigen. Die modulare Struktur erlaubt unterschiedliche Konfigurationen je Bereich, während zentrale Verwaltung und Abrechnung einheitlich bleiben. Die Standardisierung über Fachbereiche hinweg vereinfacht Administration und Controlling erheblich.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Die Software eignet sich besonders bei mehr als 50 Rezepten monatlich und dem Wunsch, Fehlerquoten systematisch zu senken. Praxen, die Wert auf gesetzeskonforme eRezept/KIM-Anbindung mit Zukunftssicherheit legen, profitieren vom spezialisierten TI-Team. Die Hybrid-Option zwischen On-Premise und Cloud oder eine Kombination beider Modelle spricht Einrichtungen an, die Datenhoheit mit Komfort verbinden wollen. Komplexe Gruppen- und Raumplanung für differenzierte Therapieangebote wird nativ unterstützt.
Weniger geeignet ist iPrax für Solo-Praxen mit unter 30 Rezepten monatlich, da das Kosten-Nutzen-Verhältnis ungünstiger ausfällt. Praxen, die primär eine modern designte, intuitive Oberfläche erwarten, werden vom aktuellen UI-Stand enttäuscht sein. Umfangreiche mobile Therapeuten-Apps mit Video-Übungskatalogen gehören nicht zu den Stärken der Software. Ein sehr kleines Budget für reine Basis-Software spricht gegen iPrax, da die Lösung im mittleren Preissegment positioniert ist.
Spezialisierte Abrechnung als Herzstück bildet das Fundament der Software. Anders als Arztpraxissysteme, die nachträglich für Therapeuten adaptiert wurden, versteht iPrax Blankoverordnungen, therapiespezifische Zuschläge und die komplexen Prüfregeln der Heilmittel-Richtlinien von Grund auf. Diese native Integration zeigt sich in deutlich reduzierten Rezeptretouren und schnelleren Zahlungszyklen. Die Entwickler haben die Software mit Praktikern aus Physio-, Ergo- und Logopädie entwickelt, was sich in der präzisen Abbildung branchenspezifischer Abrechnungsprozesse niederschlägt.
Der durchgängige End-to-End-Prozess verbindet alle Arbeitsschritte in einer Oberfläche. Von der Online-Terminbuchung durch Patienten über die strukturierte Behandlungsdokumentation bis zur automatischen Abrechnung mit Krankenkassen arbeiten Therapeuten ohne Medienbrüche. Doppelte Dateneingaben entfallen, Informationen fließen automatisch zwischen Modulen. Ein Therapieplan, der während der Behandlung erstellt wird, speist automatisch die Abrechnungsdaten und umgekehrt validiert die Abrechnungslogik bereits bei der Terminvergabe die Rezeptgültigkeit.
Die modulare Flexibilität ermöglicht individuell angepasste Systemkonfigurationen. Praxen starten typischerweise mit Kernfunktionen wie Terminverwaltung, Patientenakte und Abrechnung. Bei Bedarf erweitern sie das System um Teletherapie-Video, Online-Buchungsportale, erweiterte Statistiken oder Dokumentenmanagement – jedes Modul kann separat lizenziert werden. Diese Skalierbarkeit verhindert initiale Überinvestition und ermöglicht organisches Wachstum der Software-Infrastruktur parallel zur Praxisentwicklung.
Der spezialisierte Mittelständler bringt über 20 Jahre Erfahrung im Therapie-Segment mit. Seit Gründung im Jahr 2000 fokussiert sich iPrax Systems ausschließlich auf Software für Heilmittelerbringer, ohne Diversifizierung in andere Branchen. Diese konsequente Spezialisierung erklärt die Tiefe der Heilmittel-Kompetenz und das detaillierte Verständnis therapeutischer Arbeitsabläufe. Im Unterschied zu großen Softwarehäusern mit breitem Portfolio profitieren Anwender von einem Partner, der Therapiepraxis-Anforderungen nicht als Nischenmarkt behandelt, sondern als Kerngeschäft.
Das eigene TI-Entwicklungsteam differenziert iPrax Systems von Wettbewerbern, die Telematikinfrastruktur-Komponenten zukaufen. Die dedizierte Mannschaft für TI-Integration ermöglicht schnelle Reaktionen auf gematik-Vorgaben und erklärt die frühe Verfügbarkeit von eRezept und KIM-Integration. Wenn neue gesetzliche Anforderungen wie ePA-Updates oder weitere TI-Dienste kommen, sind interne Entwicklungskapazitäten verfügbar, statt auf externe Zulieferer warten zu müssen.
Der enge Austausch mit der Praxis prägt die Produktentwicklung. Regelmäßige Anwendertage, Kooperation mit Berufsverbänden für Physiotherapie, Ergotherapie und Logopädie sowie direkter Herstellersupport sorgen dafür, dass Kundenfeedback kontinuierlich in neue Versionen einfließt. Die Software entsteht nicht im Entwickler-Elfenbeinturm, sondern in kontinuierlichem Dialog mit Praktikern, die ihre Alltagsanforderungen einbringen.
Die Basis bildet eine bewährte Microsoft-Architektur mit Client-Server-Struktur (.NET Framework, SQL Server), die seit vielen Jahren im produktiven Einsatz ist. Diese etablierte Technologie garantiert Stabilität und ermöglicht gleichzeitig Zukunftsoffenheit durch moderne Erweiterungen. Über eine RESTful API lassen sich Cloud-Module und Drittsysteme anbinden – ein technologischer Brückenschlag zwischen bewährter Kernarchitektur und innovativen Zusatzdiensten. Die Architektur unterstützt sowohl klassische On-Premise-Installation als auch reine Cloud-Deployment oder Hybrid-Szenarien.
TI-Integration auf gematik-zertifiziertem Niveau umfasst alle relevanten Telematikinfrastruktur-Komponenten. Die eRezept-Schnittstelle, KIM-Kommunikation und eGK-Einbindung sind nach gematik-Vorgaben zertifiziert. Die Anbindung erfolgt über zertifizierte TI-Konnektoren mit vollverschlüsselter Kommunikation. Gesetzliche Vorgaben sind nicht nachträglich aufgepfropft, sondern von Anfang an in der Architektur berücksichtigt. Updates der TI-Komponenten werden regelmäßig bereitgestellt, bevor gesetzliche Fristen ablaufen.
Standardschnittstellen decken gängige Integrationsszenarien ab. GDT-Schnittstellen ermöglichen Anbindung von Laborsystemen und bildgebenden Geräten, über KV-Safenet läuft die Kassenabrechnung, HL7-Unterstützung existiert für spezielle Anwendungsfälle in MVZ-Umgebungen. Die wichtigsten Branchenstandards sind implementiert, wobei FHIR-Unterstützung laut Hersteller in der Entwicklungsplanung steht. Export-Funktionen für DATEV erleichtern die Zusammenarbeit mit Steuerberatern.
Die Einstiegsinvestition liegt im mittleren Marktsegment mit initialen Kosten zwischen 3.500 und 8.000 Euro für On-Premise-Lizenzen. Die Spanne ergibt sich aus Nutzeranzahl und gewählten Modulen. Zusätzlich kommt ein jährlicher Wartungsvertrag hinzu, der typischerweise 18 bis 22 Prozent des Lizenzwerts beträgt. Cloud-Module werden separat nach Nutzer und Monat berechnet, mit Preisen zwischen 20 und 70 Euro je nach Funktionsumfang. Diese Struktur erlaubt einen überschaubaren Einstieg mit kalkulierbarer Skalierung.
Die Total Cost of Ownership über drei Jahre für eine Kleinpraxis bewegt sich zwischen 14.000 und 27.000 Euro. In der Einmalrechnung enthalten sind Lizenzen, Server-Hardware, TI-Konnektor, Implementierung und Schulung. Laufende Kosten umfassen Wartungsverträge, optional Cloud-Module, TI-Betriebskosten und IT-Support. Die größten Kostenfallen lauern in unterschätztem Datenmigrations-Aufwand aus Altsystemen und nicht berücksichtigter Hardware-Modernisierung. Praxen sollten zusätzlich 10 bis 15 Prozent Puffer für unvorhergesehene Anpassungen einplanen.
Modulare Skalierung ermöglicht bedarfsgerechte Erweiterung. Jeder zusätzliche Arbeitsplatz kostet 300 bis 800 Euro einmalig bei On-Premise-Installation oder 30 bis 80 Euro monatlich im Cloud-Modell. Funktionsmodule wie Teletherapie, erweiterte Statistiken oder spezialisierte Dokumentenvorlagen können einzeln dazugebucht werden. Diese Granularität verhindert Überinvestition und erlaubt organisches Wachstum der Software-Infrastruktur parallel zur Praxisentwicklung. Downgrade-Optionen existieren, falls Module nicht mehr benötigt werden.
Realistische Projektzeiträume variieren nach Praxisgröße deutlich. Kleinpraxen mit bis zu fünf Therapeuten benötigen typischerweise vier bis acht Wochen vom Projektstart bis zum produktiven Betrieb. Mittelgroße Zentren mit 5 bis 20 Therapeuten sollten acht bis 16 Wochen einplanen. Die größten Zeitfresser sind Datenmigration aus Altsystemen und interne Change-Management-Prozesse. Parallel-Betrieb von Alt- und Neusystem für zwei bis vier Wochen ist empfehlenswert, um kritische Funktionen abzusichern, verlängert aber die Gesamtdauer.
Die Datenmigration entscheidet über Projekterfolg oder -verzögerung. Die Übernahme von Patientenstammdaten, Behandlungshistorien und offenen Posten funktioniert über GDT-Schnittstellen oder strukturierte Excel-Importe. Die Qualität der Altdaten bestimmt den Aufwand maßgeblich – bei sauber strukturierten Daten läuft die Migration in wenigen Tagen weitgehend automatisiert. Inkonsistenzen, Dubletten oder Formatfehler in Altsystemen führen zu manueller Nachbearbeitung, die schnell einige Wochen binden kann. Ein Budget von 500 bis 2.500 Euro sollte explizit für diesen kritischen Prozess eingeplant werden.
Schulung und Change-Management beeinflussen die Nutzerakzeptanz entscheidend. Standardmäßig sind zwei bis drei Tage Vor-Ort-Schulung vorgesehen, aufgeteilt in Administration und Anwenderschulung. Ergänzend stehen Webinare und eine E-Learning-Plattform zur Verfügung. Die teils veraltete Benutzeroberfläche kann initiale Widerstände erzeugen – frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter und konsequente Fokussierung auf funktionale Vorteile wie Zeitersparnis und Fehlerreduktion sind erfolgskritisch. Erfahrungsgemäß sind Mitarbeiter nach zwei bis vier Wochen mit Basisfunktionen vertraut, vollständige Routine stellt sich nach zwei bis drei Monaten ein.
Vorteile:
Reduzierte Abrechnungsfehler durch automatisierte Heilmittel-Richtlinien-Prüfung senken Rezeptretouren um bis zu 15 Prozent. Dies bedeutet direkten Liquiditätsvorteil durch schnellere Zahlungseingänge und weniger Verwaltungsaufwand bei Nachbesserungen.
Zeitersparnis bei Abrechnungszyklen von bis zu 30 Prozent ergibt sich aus automatisierten Prozessen (Herstellerangabe). Die manuelle Prüfung jedes Rezepts entfällt weitgehend, Plausibilitätschecks laufen im Hintergrund.
Zukunftssicherheit durch TI-Zertifizierung und eigenes Entwicklungsteam garantiert schnelle Anpassung an gesetzliche Vorgaben. Neue gematik-Anforderungen werden zeitnah umgesetzt, Compliance-Risiken minimiert.
Datenhoheit durch Hybrid-Architektur ermöglicht lokale Speicherung sensibler Patientendaten bei gleichzeitiger Nutzung von Cloud-Komfort für unkritische Module.
Modulare Kostenstruktur verhindert Überinvestition – nur tatsächlich benötigte Funktionen werden lizenziert, Erweiterung erfolgt bedarfsgerecht.
Spezialisierung auf Heilmittelerbringer statt generischer Medizin-Software bedeutet tiefes Verständnis therapeutischer Workflows und Abrechnungslogik.
Herausforderungen:
UI-Modernisierung noch in Arbeit – Die Benutzeroberfläche wirkt in Teilen veraltet, was initiale Nutzerakzeptanz beeinträchtigen kann. Eine Überarbeitung ist angekündigt, aber noch nicht vollständig umgesetzt.
Mobile Apps mit Aufholbedarf gegenüber spezialisierten Therapeuten-Lösungen – Basis-Funktionen sind verfügbar, aber kein Vergleich zu Apps mit umfangreichen Video-Übungskatalogen.
Initialinvestition im mittleren Preissegment kann für sehr kleine Solo-Praxen mit unter 30 Rezepten monatlich ein ungünstiges Kosten-Nutzen-Verhältnis bedeuten.
Lernkurve bei Erstkontakt – Die Fülle an Funktionen erfordert strukturierte Einarbeitung, Quick-Wins für unerfahrene Anwender sind nicht sofort offensichtlich.
Datenmigration kann aufwändig werden – Bei inkonsistenten oder schlecht strukturierten Altdaten verlängert sich die Umstellung deutlich.
Hardware-Anforderungen für On-Premise – Eigener Server oder leistungsfähige Workstation erforderlich, was zusätzliche IT-Kenntnisse oder Dienstleister voraussetzt.
Ja, iPrax bietet optional reine Cloud-Hosting-Modelle an, bei denen die gesamte Infrastruktur beim Hersteller oder einem zertifizierten Rechenzentrumspartner liegt. Die meisten Kunden wählen jedoch das Hybrid-Modell, bei dem der Datenbank-Server mit Patientendaten lokal in der Praxis steht und Cloud-Module wie Online-Buchung oder Teletherapie dazugeschaltet werden. Diese Kombination ermöglicht maximale Datenhoheit bei gleichzeitigem Komfort cloudbasierter Zusatzdienste.
Standard sind zwei bis drei Tage Vor-Ort-Schulung, aufgeteilt in Administration für Praxisinhaber oder IT-Verantwortliche und Anwenderschulung für Therapeuten. Zusätzlich stehen Webinare zu Spezialthemen und eine E-Learning-Plattform mit Video-Tutorials zur Verfügung. Erfahrungsgemäß sind Mitarbeiter nach zwei bis vier Wochen mit Basisfunktionen wie Terminvergabe und Dokumentation vertraut, während fortgeschrittene Funktionen wie Statistiken oder komplexe Abrechnungsszenarien weitere vier bis acht Wochen Praxiserfahrung erfordern.
iPrax migriert Patientenstammdaten, Behandlungshistorien und offene Posten über GDT-Schnittstellen oder strukturierte Excel-Importe. Die Qualität der Altdaten bestimmt den Aufwand – bei sauber strukturierten Daten aus modernen Vorgängersystemen läuft die Migration weitgehend automatisiert in wenigen Tagen. Bei inkonsistenten Daten, Dubletten oder exotischen Altformaten ist manuelle Nachbearbeitung nötig. Für diesen kritischen Prozess sollten 500 bis 2.500 Euro budgetiert werden, abhängig von Datenvolumen und -qualität.
Die Software ist primär für etablierte Praxen ab drei Therapeuten oder Einzelpraxen mit hohem Rezeptvolumen (mehr als 50 monatlich) konzipiert. Bei sehr kleinen Solo-Praxen mit unter 30 Rezepten monatlich kann das Kosten-Nutzen-Verhältnis ungünstig ausfallen, da die Initialinvestition und laufenden Kosten sich erst ab einer bestimmten Größenordnung durch Effizienzgewinne amortisieren. Nach oben gibt es keine Grenzen – MVZ mit 20 bis 30 Therapeuten nutzen iPrax ebenso wie Praxisverbünde mit mehreren Standorten.
Vollständig integriert und gematik-zertifiziert sind eRezept-Empfang und -Verarbeitung, KIM (Kommunikation im Medizinwesen) für sicheren E-Mail-Austausch mit Ärzten und Kassen sowie eGK-Einlesen über qualifizierte Kartenlesegeräte. Die Anbindung erfolgt über zertifizierte TI-Konnektoren, die entweder lokal in der Praxis oder als Cloud-Variante (TI-Gateway) betrieben werden können. ePA (elektronische Patientenakte) befindet sich in der Entwicklung und soll zeitnah verfügbar sein, sobald die finale gematik-Spezifikation für Heilmittelerbringer vorliegt.
Der Hersteller bietet telefonischen Support während der Geschäftszeiten sowie E-Mail-Support mit verschiedenen Service-Level-Agreements. Im Basistarif liegt die Response-Zeit bei vier Stunden für kritische Probleme, die den Praxisbetrieb beeinträchtigen. Premium-Support-Verträge garantieren Reaktion innerhalb einer Stunde und beinhalten erweiterte Erreichbarkeit. Zusätzlich steht eine Online-Wissensdatenbank mit Lösungen für häufige Fragen zur Verfügung. Anwender berichten überwiegend von kompetentem Support mit fundiertem Heilmittel-Fachwissen, nicht nur allgemeiner IT-Expertise.
