Patientenverwaltung & Dokumentation:
Terminplanung & Organisation:
Abrechnung & Compliance:
Reporting & Auswertungen:
Digitale Prozesse:
Zusatzfunktionen:
Compliance-Engine mit monatlichen Echtzeit-Updates bildet das Herzstück der Software. Das System prüft jede Heilmittelverordnung bereits vor der Einreichung gegen die aktuellen Richtlinien. Die Regel-Engine wird monatlich aktualisiert, sobald sich Heilmittelrichtlinien ändern. Diese proaktive Fehlerprüfung ist im Therapeuten-Segment außergewöhnlich und schützt Praxen vor Rückforderungen und Regressansprüchen. Konkret reduziert diese Technologie Abrechnungsfehler um etwa 30 Prozent und minimiert Nachfragen von Krankenkassen erheblich.
Native Telematikinfrastruktur-Anbindung ohne Middleware unterscheidet Optica Viva von vielen Wettbewerbern. Als eines der wenigen Systeme verfügt die Software über eine direkte gematik-Zertifizierung. Therapeuten benötigen keine zusätzliche Vermittlungssoftware für KIM oder KV-SafeNet – alle Prozesse laufen integriert in einem System ab. Die direkte Anbindung vereinfacht die IT-Landschaft deutlich, reduziert potenzielle Fehlerquellen und beschleunigt die Kassenübermittlung um durchschnittlich 14 Tage.
Software und Abrechnungsservice aus einer Hand prägen die besondere Entwicklungsphilosophie. Optica betreibt seit 2004 ein eigenes Abrechnungszentrum für Heilberufe. Dieses Praxiswissen aus tausenden realen Abrechnungen fließt unmittelbar in die Softwareentwicklung ein. Die Software versteht dadurch präzise, welche Fehler in der täglichen Abrechnung auftreten können – es handelt sich um ein Werkzeug von Abrechnungsprofis für Therapeuten, nicht um ein theoretisches IT-Produkt. Optional können Praxen den kompletten Abrechnungsservice direkt mitbuchen.
Fokus auf schlanke, therapeutengerechte Bedienung charakterisiert die Benutzerführung. Während viele Marktbegleiter überfrachtete Oberflächen mit hunderten Funktionen bieten, konzentriert sich Optica Viva konsequent auf die wesentlichen Anforderungen im Therapeuten-Alltag. Das Ergebnis sind kürzere Einarbeitungszeiten, weniger Klicks für Standardprozesse und letztlich mehr Zeit für die Patientenbehandlung.
Einschränkungen sollten bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden: Die Software verfügt über kein integriertes Videokonferenz-Modul für Teletherapie, sodass externe Lösungen erforderlich sind. Marketing- und Management-Tools sind weniger umfangreich als bei breit aufgestellten Konkurrenzprodukten. Native Integration besteht nur mit den gängigsten PVS-Systemen – Nischensysteme lassen sich möglicherweise nur über CSV-Import anbinden.
GKV-lastige Praxen mit hohem Abrechnungsvolumen profitieren besonders von der automatischen Fehlerprüfung und der schnellen Kassenanbindung. Therapeuten, die überwiegend gesetzlich versicherte Patienten behandeln und monatlich mehr als 100 Heilmittelverordnungen abrechnen, erzielen den größten Mehrwert. Bei diesem Volumen macht sich die Investition durch vermiedene Rückläufer und schnelleren Geldeingang typischerweise nach etwa sechs Monaten bezahlt.
Wachsende Praxen und Gemeinschaftspraxen mit drei bis 20 Therapeuten finden in der Software einen zuverlässigen Partner für die Teamkoordination. Die Mehrplatz-Fähigkeit, Rollenverwaltung und zentrale Patientendatenhaltung verhindern organisatorisches Chaos bei wachsenden Strukturen. Praxisinhaber behalten jederzeit den Überblick über Auslastung, Umsatz und Leistungserbringung – auch bei mehreren Standorten.
Praxisinhaber ohne eigene IT-Abteilung schätzen die wartungsarme Cloud-Lösung. Solo-Selbstständige oder kleine Teams ohne technische Experten im Haus können trotzdem rechtssicher digital arbeiten. Die Cloud-Variante benötigt keinen eigenen Server, Updates erfolgen automatisch, und der Support kommuniziert in Therapeuten-Sprache statt in IT-Jargon.
Compliance-bewusste Praxen mit Fokus auf Rechtssicherheit erhalten durch die monatlich aktualisierte Regel-Engine und die gematik-Zertifizierung maximale Sicherheit bei Prüfungen durch Krankenkassen oder Behörden. Therapeuten, die besonderen Wert auf lückenlose Dokumentation legen und Haftungsrisiken durch Abrechnungsfehler minimieren möchten, finden hier einen verlässlichen Partner.
Weniger geeignet ist die Software für reine Privatpraxen ohne GKV-Abrechnung, da das System stark auf Kassenprozesse optimiert ist. Großkliniken mit eigener IT-Infrastruktur und individuellen ERP-Systemen sowie Praxen, die umfangreiche Marketing-Automation oder integrierte Teletherapie-Funktionen benötigen, sollten alternative Lösungen prüfen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Heilmittel-Spezialist statt universeller Allrounder beschreibt die grundlegende Ausrichtung von Optica Viva präzise. Die Software ist nicht als universelle Praxislösung für alle Gesundheitsberufe konzipiert, sondern gezielt für Physio-, Ergo- und Logotherapeuten entwickelt. Diese Fokussierung zeigt sich in allen Details: Vorlagenbibliotheken, Abrechnungsmasken und Regelwerke sind exakt auf Heilmittelverordnungen zugeschnitten. Diese Spezialisierung macht den entscheidenden Unterschied im Praxisalltag – Therapeuten arbeiten mit einem System, das ihre spezifischen Prozesse versteht, statt ein generisches Tool an ihre Bedürfnisse anpassen zu müssen.
Die technische Basis bildet eine moderne Cloud-Native-Architektur mit Docker-Containern und skalierbaren Microservices. Für Anwender bedeutet dies konkret: keine Ausfallzeiten bei Updates, gleichbleibend schnelle Performance auch bei wachsenden Patientenzahlen und automatische Backups ohne eigenes Zutun. Die Hochverfügbarkeitsarchitektur sorgt dafür, dass die Software auch in Spitzenzeiten – etwa am Monatsende bei der Abrechnung – zuverlässig läuft.
KI-Funktionen befinden sich derzeit in der Entwicklungsphase und sind teilweise im Beta-Status verfügbar. Erste Ansätze gibt es bei KI-gestützten Code-Vorschlägen für die Abrechnung. Die Technologie zeigt vielversprechende Ansätze, ist aber noch nicht flächendeckend ausgerollt. Therapeuten, die an diesen Funktionen interessiert sind, sollten beim Anbieter den aktuellen Entwicklungsstand erfragen.
Abrechnungszentrum mit Software-DNA charakterisiert die Unternehmensgeschichte. Optica Abrechnungszentrum Dr. Güldener GmbH existiert seit 2004 und hat seine Wurzeln in der praktischen Heilmittelabrechnung. Die Software ist aus echten Praxisproblemen heraus entstanden, nicht am Reißbrett eines IT-Dienstleisters. Diese Historie erklärt die ausgeprägte Compliance-Orientierung und das tiefe Verständnis für die täglichen Herausforderungen bei der Kassenabrechnung.
Als mittelständischer Spezialist mit etwa 35 Mitarbeitern im Software- und Support-Bereich ist das Unternehmen groß genug für professionelle Strukturen, aber klein genug für persönlichen Kontakt. Der Hauptsitz in München, die Fokussierung auf den deutschen Markt und enge Partnerschaften mit Kassenärztlichen Vereinigungen sorgen für Stabilität. Die agile Produktentwicklung mit quartalsweisen Releases, monatlichen Compliance-Updates und regelmäßigen User Group Workshops zeigt, dass der Anbieter auf Kundenfeedback hört. Eine Kundenbindungsrate von über 80 Prozent nach zwei Jahren deutet auf hohe Zufriedenheit hin.
Standards statt Insellösung prägen die Integrationsstrategie. Die Software unterstützt GDT-Schnittstellen, HL7 und FHIR für moderne PVS-Anbindungen, DATEV-Export für die Buchhaltung sowie CSV- und Excel-Formate für flexible Datenübergaben. Diese Offenheit verhindert, dass Anwender in einem geschlossenen System gefangen bleiben – ein wichtiger Aspekt für die langfristige Flexibilität.
Die Sicherheitsarchitektur erreicht Zertifikatsniveau mit ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren, gematik-Zertifizierung für die Telematikinfrastruktur und verschlüsselter Datenübertragung über TLS 1.2 oder höher. DSGVO-konforme Auftragsverarbeitungsverträge sind Standard. Bei sensiblen Patientendaten wurden keine Abstriche gemacht – die Infrastruktur erfüllt alle rechtlichen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit im Gesundheitswesen.
Die Systemvoraussetzungen sind praxistauglich: Windows 10 oder höher, ein aktueller Browser und mindestens 10 MBit/s Internetgeschwindigkeit – diese Ausstattung hat jede moderne Praxis. Für die TI-Anbindung benötigen Therapeuten einen Konnektor und eine KIM-Mailbox (etwa 120 Euro jährlich), aber keine exotische Hardware oder spezielle IT-Kenntnisse.
SaaS-Abonnement als Standardmodell ist die übliche Bezahlform. Die Cloud-Lösung kostet etwa 75 bis 120 Euro pro Nutzer monatlich, wobei die genauen Staffelpreise verhandelt werden. Eine Praxis mit drei Therapeuten kalkuliert also mit 225 bis 360 Euro monatlich zuzüglich der KIM-Mailbox. On-Premise-Installationen mit Einmallizenz und 18 Prozent jährlicher Wartung sind möglich, rechnen sich aber meist erst ab zehn oder mehr Arbeitsplätzen. Die fehlende öffentliche Preisliste erschwert zwar den direkten Vergleich, ermöglicht aber individuelle Verhandlungen je nach Praxisgröße und Anforderungen.
Der Return on Investment tritt nach durchschnittlich sechs Monaten ein – zumindest laut Anbieterangaben. Diese Amortisation basiert auf drei Faktoren: weniger Abrechnungsfehler, schnellerer Cashflow durch direkte Kassenanbindung (etwa 14 Tage früher) und eingesparte Verwaltungszeit (circa zwei Stunden pro Woche). Bei Praxen mit hohem GKV-Volumen und mehr als 100 Verordnungen monatlich erscheint diese Kalkulation realistisch. Kleinere Praxen sollten ihre individuelle Situation genauer prüfen.
Versteckte Kosten sollten bei der Gesamtkalkulation berücksichtigt werden: initiale Schulungen schlagen mit 1.000 bis 3.000 Euro zu Buche, eventuelle Schnittstellenanpassungen bei Nischen-PVS-Systemen kosten extra, TI-Hardware muss gegebenenfalls angeschafft werden, und eine leistungsfähige Internetverbindung ist Voraussetzung. Diese Posten können die Gesamtinvestition im ersten Jahr deutlich erhöhen.
Projektlaufzeiten von zwei bis acht Wochen sind für die Umstellung realistisch einzuplanen. Kleine Praxen mit ein bis drei Therapeuten sind typischerweise innerhalb von ein bis zwei Wochen produktiv, mittlere Praxen mit sechs bis zehn Therapeuten benötigen zwei bis vier Wochen, größere Zentren bis zu acht Wochen. Die größte Herausforderung stellt meist die Datenmigration aus dem Altsystem dar – hier sollten Praxen genügend Zeit und interne Ressourcen einplanen. Überstürzte Migrationen führen häufig zu unvollständigen Datenbeständen oder fehlerhaften Mappings.
Die Datenübernahme erfolgt standardmäßig per CSV-Import für Patientenstammdaten und Verordnungs-Templates. Bei größeren Datenbeständen kann Optica unter Umständen direkt auf die alte Datenbank zugreifen, sofern technisch möglich. Ein sauberes Mapping der Altdaten auf neue Strukturen ist zeitkritisch – hier unterstützt der Implementierungsberater des Anbieters. Besonders wichtig ist die korrekte Übernahme laufender Verordnungen und offener Abrechnungspositionen, da hier Fehler zu finanziellen Verlusten führen können.
Change-Management ist erfolgskritisch für eine gelungene Implementierung. Die beste Software nützt nichts, wenn das Team nicht mitarbeitet. Praxisinhaber sollten etwa acht bis 16 Stunden Schulung pro Nutzer einplanen, Mitarbeiter frühzeitig in den Entscheidungsprozess einbinden und die konkreten Vorteile klar kommunizieren. Ein interner Software-Verantwortlicher als Ansprechpartner für Kollegen beschleunigt die Akzeptanz erheblich. Erfahrungsgemäß dauert es drei bis vier Monate, bis alle Mitarbeiter die Software routiniert nutzen.
Vorteile:
Herausforderungen:
Eine Demoversion oder ein Testzeitraum sollte beim Anbieter erfragt werden. Viele SaaS-Anbieter ermöglichen 30-Tage-Tests, allerdings ist dies bei sensiblen Abrechnungssystemen nicht immer Standard. Eine ausführliche Demo mit eigenen Beispieldaten aus der Praxis ist auf jeden Fall empfehlenswert. Therapeuten sollten dabei konkrete Alltagsszenarien durchspielen – von der Patientenaufnahme über die Dokumentation bis zur Abrechnung – um die Praxistauglichkeit realistisch einschätzen zu können.
Therapeuten behalten die Hoheit über ihre Patientendaten. Ein CSV-Export ist jederzeit möglich, bei größeren Datenbeständen unterstützt Optica auch strukturierte Datenübergaben in andere Formate. Wichtig ist, Exportformate und Übergangsprozesse bereits vor Vertragsabschluss zu klären. Die Archivierungspflichten für medizinische Dokumentation bleiben bestehen – auch nach einem Anbieterwechsel müssen Therapeuten sicherstellen, dass sie zehn Jahre lang auf Behandlungsdaten zugreifen können.
Die Hotline ist werktags von 8 bis 18 Uhr erreichbar, Remote-Support steht zur Verfügung. In Nutzerforen wird die Support-Qualität mit durchschnittlich 4,2 von 5 Sternen bewertet. Bei zeitkritischen Abrechnungsfehlern – etwa am Monatsende – sollten Therapeuten die garantierten Reaktionszeiten im Service-Level-Agreement prüfen. Manche Supportverträge bieten priorisierte Bearbeitung für Notfälle an.
Bei der Cloud-SaaS-Variante ist keine eigene IT-Infrastruktur erforderlich. Updates, Backups und Wartung übernimmt Optica zentral. Therapeuten benötigen lediglich eine stabile Internetverbindung und aktuelle Browser. Die On-Premise-Variante würde eigene IT-Betreuung erfordern und lohnt sich in den meisten Fällen nicht. Selbst bei technischen Problemen hilft der Remote-Support schnell weiter – tiefgehende IT-Kenntnisse sind nicht nötig.
Die Software ist mandantenfähig und unterstützt mehrere Praxisstandorte unter einem Dach. Therapeuten können zwischen einer zentralen Patientendatenbank für alle Standorte oder getrennten Mandanten mit separaten Datenbeständen wählen – je nach organisatorischem Modell. Die Mehrplatz-Fähigkeit ermöglicht dabei auch standortübergreifende Terminplanung und konsolidierte Auswertungen für den Praxisinhaber.
Neue Mitarbeiter benötigen etwa acht bis 16 Stunden strukturierte Schulung für die Grundfunktionen. Die vollständige Routine im Alltagsbetrieb stellt sich erfahrungsgemäß nach drei bis vier Monaten ein. Die intuitive Benutzeroberfläche erleichtert den Einstieg, dennoch sollten Praxisinhaber realistische Einarbeitungszeiträume einplanen. Ein interner Ansprechpartner, der bereits gut mit der Software vertraut ist, beschleunigt die Einarbeitung neuer Kollegen deutlich.
