Terminmanagement & Patientenkommunikation:
Dokumentation & Patientenverwaltung:
Abrechnung & Finanzen:
Telemedizin & digitale Therapie:
Auswertung & Qualitätssicherung:
Technische Integration:
Vollintegrierte Telemedizin ohne Zusatzkosten stellt ein erhebliches Alleinstellungsmerkmal dar. Im Pro-Paket ist professionelle Videotherapie direkt in der Software enthalten, sodass keine teuren Zoom- oder Teams-Lizenzen erforderlich sind. Die während der Pandemie erprobte Lösung ist vollständig DSGVO-konform und dokumentiert Sitzungen automatisch. Dies spart monatlich 15-30 Euro pro Behandler und vermeidet den störenden Medienbruch zwischen verschiedenen Tools. Therapeuten arbeiten in einer durchgängigen Umgebung, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.
Agile Entwicklung mit Therapeuten-Beirat unterscheidet thevea von traditionellen Anbietern mit starren Entwicklungszyklen. Monatliche Software-Updates basieren auf direkten Rückmeldungen aus der Praxis. Neue gesetzliche Vorgaben und Abrechnungsrichtlinien werden zeitnah umgesetzt, sodass Anwender nicht mit veralteten Funktionen arbeiten müssen. Die Einbindung praktizierender Therapeuten in den Entwicklungsprozess sorgt für praxisnahe Lösungen, die tatsächliche Arbeitsabläufe unterstützen statt zu behindern. Diese Flexibilität übertrifft deutlich Wettbewerber mit jährlichen Release-Zyklen.
Zukunftssichere Cloud-Architektur basiert auf moderner Microservices-Technologie mit Docker und Kubernetes statt veralteter Client-Server-Systeme. Updates laufen automatisch im Hintergrund ohne Praxisausfall, während redundante Systeme höchste Ausfallsicherheit gewährleisten. Die angestrebte ISO 27001-Zertifizierung repräsentiert einen Sicherheitsstandard, den viele Wettbewerber nicht erreichen. Diese technologische Grundlage positioniert thevea überdurchschnittlich im Healthcare-IT-Segment.
Spezialisierte Therapievorlagen für diverse Fachrichtungen wurden in Zusammenarbeit mit Fachexperten entwickelt. Über 50 strukturierte Dokumentationsvorlagen decken Psychotherapie (Verhaltenstherapie, Tiefenpsychologie), Physiotherapie, Ergotherapie und Logopädie ab. Anders als generische Freitextfelder bieten diese Templates therapiespezifische Eingabehilfen, die etablierte Arbeitsweisen unterstützen und gleichzeitig rechtssichere Dokumentation gewährleisten.
Einschränkungen: Die Software steht ausschließlich als Web-Anwendung zur Verfügung, eine Desktop-App existiert nicht. Die Mandantenfähigkeit ist in Basis- und Pro-Paketen eingeschränkt. Besonders kritisch: Die TI-Anbindung (Telematikinfrastruktur) befindet sich laut Anbieter in der Entwicklung. Der genaue Zertifizierungsstatus sollte unbedingt vor Vertragsabschluss geklärt werden, da ohne vollständige TI-Anbindung wichtige Funktionen wie elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, E-Rezept und KIM (Kommunikation im Medizinwesen) nicht nutzbar sind.
Solo-Psychotherapeuten in Privatpraxen finden in thevea eine passende Lösung, wenn sie alleine oder zu zweit arbeiten und Wert auf moderne, intuitive Software legen. Die Telemedizin-Funktion ermöglicht flexibles Arbeiten, während die automatisierte Abrechnung mehr Zeit für Therapie statt Verwaltung verschafft. Besonders geeignet für den Umstieg von Papier oder veralteten Systemen, bei denen der Digitalisierungssprung deutlich spürbar wird.
Gemeinschaftspraxen für Physio- und Ergotherapie mit 2-10 Behandlern profitieren besonders von der koordinierten Terminverwaltung. Die Kalenderübersicht, Online-Buchung und standardisierten Heilmittelvorlagen sparen täglich mehrere Stunden an Abstimmungsaufwand. Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist in dieser Größenordnung besonders attraktiv, da sich die Lizenzkosten auf mehrere Schultern verteilen, während die Effizienzgewinne überproportional steigen.
Kleine Therapiezentren mit Digitalisierungsfokus bis 20 Mitarbeiter nutzen thevea optimal, wenn sie bewusst auf moderne Cloud-Technologie setzen und keine eigene IT-Infrastruktur betreiben wollen. Das Dashboard gibt der Praxisleitung fundierte Steuerungsinformationen zur Auslastung und Wirtschaftlichkeit. Mit dem Enterprise-Paket lassen sich mehrere Standorte und differenzierte Berechtigungen abbilden, was zentrale Verwaltung bei dezentraler Leistungserbringung ermöglicht.
Logopädie- und Heilpraktikerpraxen mit Abrechnungsvielfalt finden Unterstützung bei der Abrechnung mit verschiedenen Kostenträgern wie Kassen, Privatpatienten und Berufsgenossenschaften. Die strukturierten Vorlagen und Exportfunktionen erleichtern die Kommunikation mit Krankenkassen und Steuerberatern erheblich. Besonders für Praxen, die bisher mit manuellen Prozessen oder Excel-Listen gearbeitet haben, bedeutet dies eine deutliche Qualitätssteigerung.
Weniger geeignet ist thevea für Großkliniken mit über 50 Standorten und hochindividuellen Prozessen, für Praxen mit zwingenden On-Premise-Anforderungen aus Compliance-Gründen sowie für Teams mit sehr geringer digitaler Affinität, die ausschließlich mit Desktop-Software arbeiten möchten.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Vollständige Ausrichtung auf ambulante Therapieberufe prägt den Charakter der Software grundlegend. thevea wurde ausschließlich für Physiotherapeuten, Ergotherapeuten, Logopäden, Psychotherapeuten und verwandte Heilberufe entwickelt, nicht für Ärzte oder Kliniken. Diese Fokussierung resultiert in einer schlanken, übersichtlichen Oberfläche ohne medizinischen Ballast, der bei allgemeinen Praxisverwaltungssystemen oft stört. Therapeuten finden nur die Funktionen, die sie tatsächlich benötigen, was die Einarbeitungszeit deutlich verkürzt.
Der durchgängige Arbeitsablauf bildet den Kern der Software-Philosophie. Von der ersten Online-Terminbuchung durch den Patienten über die strukturierte Therapiedokumentation während der Behandlung bis zur automatisierten Abrechnung am Monatsende arbeiten Anwender in einem integrierten System. Dieser durchgängige Prozess vermeidet den Medienbruch zwischen verschiedenen Tools, der in vielen Praxen noch Alltag ist – etwa zwischen Papierkalender, Excel-Patientenliste und separater Abrechnungssoftware. Die Datenkonsistenz steigt, während Übertragungsfehler praktisch eliminiert werden.
Standardisierte Workflows mit begrenzten Anpassungsmöglichkeiten charakterisieren die Software in den Basis- und Pro-Paketen. thevea verfolgt einen Best-Practice-Ansatz, der bewährte Arbeitsabläufe abbildet, aber wenig Raum für individuelle Prozessabweichungen lässt. Erst im Enterprise-Paket stehen umfangreichere Individualisierungsoptionen zur Verfügung. Diese Standardisierung beschleunigt zwar die Implementierung und senkt Schulungsaufwände, kann aber für Praxen mit etablierten Spezialworkflows eine Einschränkung darstellen.
Die thevea GmbH wurde 2018 in Berlin gegründet und beschäftigt aktuell rund 50 Mitarbeiter. Das Unternehmen konzentriert sich ausschließlich auf Healthcare-IT für therapeutische Berufe, was eine hohe Fachexpertise in diesem Segment ermöglicht. Als Mid-Size-Player positioniert sich thevea zwischen großen Konzernen mit breitem Portfolio und kleinen Nischenanbietern. Seit Gründung sind keine Datenschutzvorfälle bekannt geworden, die stabile Wachstumskurve deutet auf solide Geschäftsentwicklung hin.
Die Entwicklungsphilosophie basiert auf agilen Sprints mit monatlichen Updates. Ein aktiver Therapeuten-Beirat liefert kontinuierlich praxisnahes Feedback, das direkt in die Produktentwicklung einfließt. Diese Reaktionsgeschwindigkeit übertrifft deutlich traditionelle Anbieter mit jahrzehntelanger Marktpräsenz, die oft starren Release-Zyklen folgen. Als jüngeres Unternehmen fehlt thevea zwar die jahrzehntelange Marktpräsenz etablierter Platzhirsche, kompensiert dies aber durch moderne Technologie und flexible Anpassungsfähigkeit an sich ändernde regulatorische Anforderungen.
Cloud-native Architektur auf Basis moderner Microservices bildet das technologische Fundament. thevea nutzt Docker und Kubernetes für die Containerisierung und Orchestrierung, was automatische Updates ohne Ausfallzeiten ermöglicht. Diese Technologie ist überdurchschnittlich modern für die Healthcare-IT-Branche, in der viele Wettbewerber noch auf veralteten Monolithen aufbauen. Die Skalierbarkeit der Infrastruktur wächst automatisch mit steigenden Anforderungen, ohne dass Praxen sich um Server-Kapazitäten kümmern müssen.
Die Datenhaltung erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren, vermutlich im Raum Frankfurt. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt sensible Patientendaten während Übertragung und Speicherung. Die Software ist vollständig DSGVO-konform konzipiert, mit standardmäßigem Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV). Die angestrebte ISO 27001-Zertifizierung würde einen Sicherheitsstandard bedeuten, den viele kleinere Wettbewerber nicht erreichen – der aktuelle Status sollte vor Kaufentscheidung erfragt werden.
Integrationsmöglichkeiten umfassen eine REST-API für Individualentwicklungen, einen Zapier-Connector für Standardautomatisierungen sowie einen DATEV-Export für die Buchhaltung. Die TI-Anbindung befindet sich in der Entwicklung, was für kassenärztliche Praxen kritisch ist. Geplanter FHIR-Support (Fast Healthcare Interoperability Resources) würde zukünftig standardisierte Schnittstellen zu anderen Healthcare-Systemen ermöglichen. DSL-Verbindungen mit mindestens 100 Mbit/s werden für flüssiges Arbeiten empfohlen, wobei die mobile Web-App begrenzte Offline-Funktionen für Hausbesuche bietet.
Die Preisstruktur folgt einer transparenten Staffelung nach Nutzeranzahl und Funktionsumfang. Das Basis-Paket kostet 25 Euro pro Nutzer und Monat und umfasst Kernfunktionen wie Terminverwaltung, Patientenakte, grundlegende Abrechnung und Online-Buchung. Das Pro-Paket für 40 Euro pro Nutzer und Monat erweitert dies um integrierte Videotherapie, erweiterte Vorlagen, Praxis-Dashboard und priorisierte Support-Leistungen. Das Enterprise-Paket mit 60 Euro pro Nutzer und Monat richtet sich an größere Einrichtungen und bietet Mehrmandantenfähigkeit, dedizierte Account-Manager, individuelle Anpassungen und SLA-Garantien.
Einmalige Implementierungskosten variieren je nach Paket zwischen 500 und 2.000 Euro und decken Ersteinrichtung, Datenmigration (CSV-Import) und Basis-Schulung ab. Optionale Schulungen kosten etwa 150 Euro pro Stunde. Für kassenärztliche Praxen entstehen zusätzlich Kosten für TI-Hardware wie Konnektor und Kartenterminals in Höhe von 1.000 bis 1.500 Euro, sofern diese noch nicht vorhanden sind. Bei der Staffelung gibt es keine versteckten Kosten bei Standardnutzung, allerdings sollten vor Vertragsabschluss eventuelle Datenspeicherlimits und Aufschläge für Zusatzleistungen geklärt werden.
Beispielrechnung für eine Gemeinschaftspraxis mit zwei Behandlern im Pro-Paket über drei Jahre: Lizenzkosten von 80 Euro monatlich (2 × 40 Euro) ergeben 2.880 Euro über drei Jahre, hinzu kommen 1.000 Euro Onboarding, optional 300 Euro für Schulungen und geschätzt 1.200 Euro für TI-Hardware. Die Gesamtkosten (TCO) belaufen sich somit auf etwa 5.400 Euro über drei Jahre. Verglichen mit On-Premise-Lösungen, die Serverhardware, Wartungsverträge und IT-Administration erfordern, liegt thevea deutlich günstiger. Die eingesparten Administrationskosten durch Automatisierung – etwa 0,5 Vollzeitstellen entsprechend rund 15.000 bis 20.000 Euro jährlich – amortisieren die Software-Investition innerhalb weniger Monate.
Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist besonders für kleine bis mittlere Praxen attraktiv. Die Kombination aus All-in-One-Funktionalität, integrierter Telemedizin im Pro-Paket und modernem Support rechtfertigt die Preispositionierung im mittleren Segment. Größere Einrichtungen sollten jedoch prüfen, ob Rabatte oder Staffelpreise ab bestimmten Nutzeranzahlen verfügbar sind, und Jahresverträge mit Preisnachlässen verhandeln.
Standard-Datenmigrationen über CSV-Import verlaufen bei etwa 80 Prozent der Kunden problemlos und sind innerhalb von 1-2 Tagen abgeschlossen. Patientenstammdaten, grundlegende Behandlungshistorien und Abrechnungsinformationen lassen sich in gängigen Formaten übernehmen. Der Anbieter stellt Vorlagen und Importassistenten zur Verfügung, die den Prozess weitgehend automatisieren. Für Praxen mit strukturierten Daten in modernen Vorgängersystemen stellt der Umstieg keine wesentliche Hürde dar.
Komplexere Migrationsszenarien entstehen bei proprietären Altsystemen mit geschlossenen Datenformaten oder speziellen KV-Abrechnungshistorien, die nicht standardisiert exportiert werden können. In solchen Fällen kann die Datenmigration 2-4 Wochen beanspruchen und erfordert zusätzlichen Beratungsaufwand durch thevea oder Drittdienstleister. Praxen sollten vor Vertragsabschluss eine Testmigration mit repräsentativen Datensätzen durchführen, um den tatsächlichen Aufwand realistisch einzuschätzen. Besonders kritisch sind individuelle Dokumentationsstrukturen, die sich nicht 1:1 auf theveas Vorlagensystem abbilden lassen.
Change Management und Einarbeitung erfordern etwa 5-10 Stunden pro Mitarbeiter. Die intuitive Oberfläche ermöglicht schnelles Zurechtkommen für digital affine Anwender, während weniger technikversierte Mitarbeiter von strukturierten Schulungen profitieren. Bewährt hat sich ein gestaffelter Rollout: Zunächst Quick Wins wie Online-Buchung und automatische Erinnerungen nutzen, um Akzeptanz zu fördern, dann schrittweise komplexere Funktionen wie strukturierte Dokumentation und erweiterte Abrechnung einführen. Eine Parallelphase von 2-4 Wochen, in der beide Systeme laufen, minimiert Risiken und gibt dem Team Zeit zur Gewöhnung. Der thevea-Support bietet während der Umstellungsphase priorisierten Zugang und begleitet kritische Prozesse aktiv.
Vorteile:
All-in-One-Lösung: Reduziert administrativen Aufwand um etwa 30 Prozent, was konkret etwa 0,5 Vollzeitstellen in der Verwaltung einspart und mehr Zeit für therapeutische Kernaufgaben schafft
Integrierte Videotherapie: Spart monatlich 15-30 Euro pro Behandler an externen Lizenzen und vermeidet Medienbrüche zwischen verschiedenen Systemen für nahtlose digitale Behandlung
Schnellere Liquidität: Automatisierte Abrechnung beschleunigt den Zahlungseingang um 1-2 Wochen, was den Cash-Flow spürbar verbessert und Liquiditätsengpässe reduziert
Intuitive Benutzeroberfläche: Verkürzt die Einarbeitungszeit auf 5-10 Stunden pro Mitarbeiter dank therapiespezifischer Gestaltung ohne medizinischen Ballast
Monatliche Updates: Neue gesetzliche Vorgaben werden zeitnah umgesetzt, sodass Anwender stets mit aktuellen Abrechnungsrichtlinien arbeiten ohne manuelle Anpassungen
Moderne Cloud-Architektur: Automatische Updates ohne Praxisausfall, keine lokale IT-Infrastruktur erforderlich, Zugriff von überall mit Internetverbindung
Herausforderungen:
Internetabhängigkeit: Als reine Cloud-Lösung ohne Desktop-Installation funktioniert die Software nur mit stabiler Internetverbindung, Offline-Funktionen sind begrenzt
TI-Anbindung in Entwicklung: Für kassenärztliche Praxen kritischer Punkt, da ohne vollständige Telematikinfrastruktur-Zertifizierung wichtige Funktionen wie E-Rezept und KIM fehlen
Begrenzte Individualisierung: Standardisierte Workflows bieten in Basis- und Pro-Paketen wenig Raum für hochindividuelle Prozessanpassungen, umfangreiche Customization nur im Enterprise-Paket
Jüngerer Anbieter: Keine jahrzehntelange Marktpräsenz wie etablierte Platzhirsche, langfristige Stabilität weniger bewiesen als bei traditionellen Anbietern
Eingeschränkte Mandantenfähigkeit: In kleineren Paketen nur begrenzte Mehrmandantenfähigkeit, was für Praxisverbünde oder Zentren mit komplexen Strukturen limitierend wirkt
Migrationsaufwand bei Altsystemen: Umstieg von proprietären oder sehr alten Systemen kann 2-4 Wochen dauern und erheblichen Beratungsaufwand erfordern
Die mobile Web-App bietet begrenzte Offline-Funktionen für Hausbesuche oder bei Verbindungsunterbrechungen. Grundlegende Funktionen wie das Ansehen bereits geladener Patientenakten bleiben verfügbar. Neue Einträge werden lokal gespeichert und synchronisieren sich automatisch, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Für zentrale Funktionen wie Online-Terminbuchung, Abrechnung und Videotherapie ist jedoch eine stabile Internetverbindung erforderlich. Empfohlen wird eine DSL-Verbindung mit mindestens 100 Mbit/s. Praxen sollten eine Backup-Verbindung einplanen, etwa über mobiles Internet als Ausfallsicherung.
thevea speichert alle Daten ausschließlich in deutschen Rechenzentren mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand. Die Software ist vollständig DSGVO-konform konzipiert, mit standardmäßigem Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Die angestrebte ISO 27001-Zertifizierung würde einen international anerkannten Sicherheitsstandard bedeuten – der aktuelle Status sollte beim Anbieter erfragt werden. Seit Gründung 2018 sind keine Datenschutzvorfälle bekannt geworden. Regelmäßige Backups und redundante Systeme schützen vor Datenverlust.
Die Anpassungsmöglichkeiten variieren je nach gewähltem Paket. Im Basis-Paket sind individuelle Anpassungen begrenzt auf Auswahl und Kombination der über 50 vorgefertigten Vorlagen. Das Pro-Paket bietet erweiterte Möglichkeiten zur Modifikation bestehender Templates und Ergänzung eigener Textbausteine. Umfangreiche individuelle Anpassungen, etwa vollständig neue Dokumentationsstrukturen oder praxisspezifische Workflows, sind im Enterprise-Paket über kostenpflichtige Dienstleistungen realisierbar. Die Standardisierung beschleunigt zwar die Implementierung, kann aber für Praxen mit hochspezialisierten Dokumentationsanforderungen eine Einschränkung darstellen.
Die Eignung hängt vom aktuellen Status der TI-Anbindung ab, der vor Kaufentscheidung unbedingt beim Anbieter zu erfragen ist. Die Software unterstützt grundsätzlich Abrechnungen nach Heilmittelrichtlinien und KV-Vorgaben mit direkten Kassenschnittstellen. Die Telematikinfrastruktur-Anbindung befindet sich laut Anbieter in der Entwicklung. Ohne vollständige TI-Zertifizierung fehlen jedoch essenzielle Funktionen wie elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, E-Rezept und KIM für sicheren Dokumentenaustausch. Für kassenärztliche Praxen sollte daher der konkrete Zeitplan zur vollständigen TI-Integration geklärt werden, bevor eine Kaufentscheidung getroffen wird.
Neben den monatlichen Lizenzkosten (25-60 Euro pro Nutzer je nach Paket) fallen einmalige Implementierungskosten von 500-2.000 Euro für Einrichtung, Datenmigration und Basis-Schulung an. Optionale Intensiv-Schulungen kosten etwa 150 Euro pro Stunde. Für kassenärztliche Praxen ohne vorhandene TI-Infrastruktur kommen 1.000-1.500 Euro für Hardware wie Konnektor und Kartenterminals hinzu. Bei Standardnutzung gibt es keine versteckten laufenden Kosten. Zu klären sind vor Vertragsabschluss mögliche Datenspeicherlimits, Aufschläge für zusätzliche Funktionen oder Premium-Support sowie eventuelle Rabatte bei Jahresverträgen oder größeren Nutzeranzahlen.
Bei Standard-Migrationen mit strukturierten CSV-Daten ist die technische Umstellung in 1-2 Tagen abgeschlossen. Die Einarbeitung der Mitarbeiter dauert etwa 5-10 Stunden pro Person. Bewährt hat sich eine Parallelphase von 2-4 Wochen, in der sowohl das alte als auch das neue System laufen, um Risiken zu minimieren und dem Team Gewöhnungszeit zu geben. Bei komplexeren Szenarien mit proprietären Altsystemen oder umfangreichen Datenbeständen kann die Migration 2-4 Wochen beanspruchen. Ein gestaffelter Rollout – beginnend mit Quick Wins wie Online-Buchung, dann schrittweise Erweiterung um Dokumentation und Abrechnung – fördert die Akzeptanz und verteilt den Lernaufwand. Die Gesamtdauer vom Vertragsabschluss bis zum vollständigen Produktivbetrieb beträgt realistisch 4-8 Wochen.
