Terminmanagement & Patientenzugang:
Dokumentation & Therapieführung:
Abrechnung & Administration:
Telemedizin & moderne Therapieformen:
Praxissteuerung:
Vollständige TI-Integration für den deutschen Markt unterscheidet Henara von vielen Wettbewerbern. Die Software ist gematik-zertifiziert und bietet durchgängige Anbindung an die Telematikinfrastruktur: eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung), eRezept und KIM-Abrechnung sind Kernbestandteile der Plattform, nicht nachträglich hinzugefügte Module. Die Lösung wurde speziell auf die Anforderungen deutscher Kassenärztlicher Vereinigungen zugeschnitten. Praktisch bedeutet dies keine Medienbrüche bei der Abrechnung, direkte Übermittlung an Krankenkassen und einen erheblich schnelleren Geldeingang. Anwenderberichte dokumentieren eine um etwa 15% höhere Abrechnungsgenauigkeit, was bei typischen Praxen mehrere tausend Euro pro Jahr ausmacht.
KI-gestützte No-Show-Prognose mit nachgewiesener Wirkung setzt einen proprietären Algorithmus ein, der speziell für therapeutische Praxen trainiert wurde. Das System analysiert nicht nur offensichtliche Faktoren wie Buchungsverhalten und Terminhistorie, sondern identifiziert komplexe Muster, die auf Ausfallrisiken hinweisen. Therapeuten können dann gezielt bei Risikoterminen nachfassen oder Wartelistenpatienten für kurzfristige Nachbesetzungen einplanen. Dokumentierte Fallstudien zeigen eine Reduktion der No-Show-Rate um 10-20%. Bei einer durchschnittlichen Praxis mit 40 Wochenterminen entspricht dies 4-8 zusätzlichen abrechenbaren Sitzungen pro Woche – ein messbarer wirtschaftlicher Vorteil, der die Softwarekosten deutlich übersteigt.
Validiertes Outcome-Tracking für evidenzbasierte Therapie integriert standardisierte psychometrische Messinstrumente direkt in den therapeutischen Workflow. Patienten können Fragebögen digital vor oder nach Sitzungen ausfüllen, die Ergebnisse werden automatisch ausgewertet und grafisch dargestellt. Dies geht weit über reine Dokumentation hinaus: Therapeuten erhalten objektive Daten zur Therapiewirksamkeit, die als Grundlage für Supervision, Qualitätssicherung und wissenschaftlich fundierte Verlaufsdokumentation dienen. Für Gutachten und Berichte an Krankenkassen stehen sofort belastbare, standardisierte Daten zur Verfügung. Diese Funktionalität ist besonders wertvoll für Praxen mit wissenschaftlichem Anspruch und für die Arbeit mit komplexen Störungsbildern.
Agile Entwicklung mit Nutzereinbindung prägt die Produktentwicklung nachhaltig. Das Team aus Psychotherapeuten, Gesundheitsökonomen und IT-Experten veröffentlicht alle vier Wochen neue Features und Verbesserungen. Kunden werden aktiv in Beta-Programme eingebunden und können über eine öffentliche Roadmap Funktionswünsche einbringen und priorisieren. Diese enge Verzahnung zwischen Entwicklung und Praxisalltag führt zu einer Software, die tatsächliche Bedürfnisse adressiert statt theoretischer Anforderungen. Neue gesetzliche Vorgaben werden typischerweise innerhalb von Wochen umgesetzt, nicht erst nach jahrelangen Entwicklungszyklen wie bei etablierten PVS-Systemen.
Einschränkungen sollten bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden. Henara ist eine reine Cloud-Lösung ohne On-Premise-Option. Praxen ohne stabile Internetverbindung oder mit strikten Anforderungen an lokale Datenhaltung finden hier keine Lösung. Die mobile App befindet sich noch im Ausbau und bietet für Therapeuten aktuell nur eingeschränkte Funktionalität – der Schwerpunkt liegt auf dem Patientenzugang. Eine umfassend dokumentierte offene API für tiefe Integrationen mit Nischen-Tools oder Eigenentwicklungen ist derzeit eine Schwäche der Plattform.
Freiberufliche Psychotherapeuten mit 1-3 Therapeuten profitieren besonders von der Kombination aus schneller Implementierung und sofortiger Entlastung. Solo-Praxen oder kleine Gemeinschaften, die ihre Verwaltung digitalisieren möchten, finden eine Lösung, die keine komplexe IT-Infrastruktur erfordert. Die Einrichtung dauert typischerweise 2-4 Wochen, die intuitive Bedienung ermöglicht den produktiven Einsatz bereits nach wenigen Stunden Einarbeitung. Das integrierte Outcome-Tracking eignet sich hervorragend für die therapeutische Qualitätssicherung und bietet wissenschaftlich fundierte Daten für Supervision und Intervision. Die überschaubaren monatlichen Kosten amortisieren sich schnell durch Zeitersparnis und reduzierte No-Shows.
Gemeinschaftspraxen für Physio- und Ergotherapie mit 5-10 Therapeuten finden in Henara eine Lösung für ihr oft hohes Terminaufkommen und die koordinative Herausforderung mehrerer Behandler. Die Online-Terminbuchung mit KI-gestützter No-Show-Prognose maximiert die Auslastung auch bei komplexen Terminstrukturen mit unterschiedlichen Therapieformen und -dauern. Die zentrale Patientenakte verhindert Informationsverluste und Abstimmungschaos, wenn mehrere Therapeuten denselben Patienten behandeln. Die TI-Abrechnung beschleunigt den Geldfluss erheblich – ein wichtiger Faktor für Praxen mit hohem Kassenanteil und entsprechendem Liquiditätsbedarf.
Medizinische Versorgungszentren mit Therapieschwerpunkt und 10-30 Therapeuten benötigen skalierbare Strukturen für mehrere Standorte und Disziplinen. Henara bietet eine flexibel erweiterbare Benutzer- und Mandantenverwaltung, die zentrale Steuerung mit standortspezifischer Autonomie verbindet. Die umfassenden Analytics ermöglichen fundierte Entscheidungen zur Praxissteuerung auf Basis echter Daten statt Bauchgefühl. Die professionelle Telemedizin-Integration unterstützt hybride Versorgungskonzepte, die zunehmend zum Standard werden. Die Kombination aus betriebswirtschaftlicher Transparenz und medizinischer Dokumentationsqualität macht die Software zur tragfähigen Basis für wachstumsorientierte Gesundheitsdienstleister.
Moderne Praxen mit Fokus auf Digitalisierung und Evidenz finden in Henara einen Partner, der ihre Werte teilt. Therapeuten, die wissenschaftlich fundiert arbeiten möchten, profitieren vom integrierten Outcome-Tracking und der strukturierten Dokumentation nach aktuellen Standards. Praxen, die aktiv an der Gestaltung ihrer Software-Umgebung teilhaben möchten, können sich in die agile Produktentwicklung einbringen. Die vollständige Digitalisierung von der Terminbuchung bis zur Abrechnung ermöglicht zukunftsorientierte Therapiekonzepte und effiziente Arbeitsweisen, die mehr Zeit für die eigentliche therapeutische Arbeit schaffen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Browserbasierte Cloud-Plattform bildet die technische Grundlage von Henara. Die Software vereint alle wesentlichen Praxisprozesse – von der Terminbuchung über die Dokumentation bis zur Abrechnung – auf einer einheitlichen Oberfläche. Es ist keine lokale Installation erforderlich, der Zugriff erfolgt über jeden gängigen Browser auf Desktop, Tablet oder Smartphone. Diese Architektur ermöglicht standortunabhängiges Arbeiten, automatische Updates ohne Systemausfälle und eine konsistente Nutzererfahrung über alle Geräte hinweg.
Die Spezialisierung auf deutsche Therapeuten unterscheidet Henara grundlegend von generischen Praxisverwaltungssystemen. Die Software wurde nicht als internationale Lösung adaptiert, sondern von Grund auf für den deutschen Gesundheitsmarkt entwickelt. Dies zeigt sich in zahlreichen Details: integrierte Therapie-Protokolle nach KVT-Standards, validierte psychometrische Skalen nach deutscher Testpsychologie, Abrechnungslogik nach GOÄ und EBM sowie vollständige Telematikinfrastruktur-Anbindung. Die Benutzeroberfläche spiegelt typische Arbeitsabläufe deutscher Therapiepraxen wider, nicht abstrakte internationale Prozessmodelle.
Moderne Microservices-Architektur gewährleistet hohe Verfügbarkeit und Skalierbarkeit. Die einzelnen Funktionsbereiche – Terminmanagement, Dokumentation, Abrechnung – sind als unabhängige Dienste implementiert, die über standardisierte Schnittstellen kommunizieren. Dadurch können Updates einzelner Module durchgeführt werden, ohne das Gesamtsystem zu beeinträchtigen. Das Hosting erfolgt ausschließlich in ISO 27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren, was sowohl Datenschutz nach deutschem Standard als auch niedrige Latenzzeiten sicherstellt. Die technische Basis ermöglicht die agilen Entwicklungszyklen mit neuen Features alle vier Wochen.
Die henara GmbH wurde 2020 in Berlin gegründet und beschäftigt etwa 30 Mitarbeiter. Interdisziplinäre Teamzusammensetzung prägt die Unternehmenskultur: Psychotherapeuten, Gesundheitsökonomen und IT-Experten arbeiten gleichberechtigt an der Produktentwicklung. Diese Kombination verhindert, dass die Software entweder technisch ausgereift, aber praxisfern oder umgekehrt praxisnah, aber technisch unzureichend ist. Entscheidungen über neue Features werden unter Einbeziehung aller drei Perspektiven getroffen.
Strategische Fokussierung auf den DACH-Markt zeigt sich in der aktiven Zusammenarbeit mit Psychotherapeuten-Verbänden und der Teilnahme an gematik-TI-Testlaboren. Das Unternehmen konzentriert sich bewusst auf die spezifischen Anforderungen deutscher, österreichischer und Schweizer Gesundheitsmärkte statt globaler Expansion. Diese Strategie ermöglicht tiefe Expertise in den relevanten regulatorischen Anforderungen und enge Beziehungen zu den Entscheidungsträgern im Gesundheitssystem. Die Kundenbindungsrate von etwa 90% pro Jahr und durchgehend positive Bewertungen (G2: 4,6/5, Capterra: 4,5/5) sprechen für hohe Zufriedenheit. Besonders gelobt werden die intuitive Bedienung, der persönliche Support und das Onboarding mit dediziertem Success-Manager in den ersten drei Monaten.
TI-Anbindung über TIaaS-Anbieter (TI-als-Dienst) realisiert die Verbindung zur Telematikinfrastruktur. Diese Anbieter stellen die erforderliche Konnektor-Infrastruktur bereit, sodass Praxen nicht selbst Hardware installieren müssen. Henara ist für eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung), eRezept und KIM (Kommunikation im Medizinwesen) gematik-zertifiziert – ein belastbarer Nachweis für die vollständige Erfüllung aller Sicherheits- und Funktionsanforderungen der Telematikinfrastruktur. Die Zertifizierung wird regelmäßig erneuert und an neue TI-Komponenten angepasst.
Mehrschichtige Datensicherheit schützt sensible Patientendaten auf verschiedenen Ebenen. Die Datenübertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt via TLS 1.2 oder höher. Zwei-Faktor-Authentifizierung ist für alle Nutzer verfügbar und kann verpflichtend aktiviert werden. Patientendaten werden nicht nur während der Übertragung, sondern auch im Ruhezustand verschlüsselt gespeichert (encryption at rest). Das ISO 27001-zertifizierte Rechenzentrum in Deutschland unterliegt strengen physischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen. Die Software erfüllt DSGVO-Anforderungen vollständig, inklusive umfassendem Consent-Management für alle Datenverarbeitungen und automatisierter Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse.
Integrationen und Schnittstellen konzentrieren sich primär auf den internen Workflow und spezifische Partner. Die Anbindung an Krankenkassen und Abrechnungsdienstleister über die TI-Infrastruktur funktioniert nahtlos. Standardisierte Exporte für Buchhaltungssoftware und Steuerberater sind vorhanden. Eine offene, umfassend dokumentierte API für Eigenentwicklungen oder die Integration mit Nischen-Tools ist allerdings aktuell noch eine Schwäche. Praxen mit speziellen Anforderungen an Drittanbindungen sollten die konkreten Möglichkeiten vorab klären, da die Flexibilität hier begrenzt ist.
Transparentes Abo-Modell bildet die Preisgrundlage. Das Basispaket kostet 49 Euro netto pro Monat und Nutzer und umfasst Terminmanagement, Patientenakte, Dokumentation und Standard-Abrechnung. Zusatzmodule erweitern den Funktionsumfang: Telemedizin kostet 15 Euro, AI-Analytics 25 Euro zusätzlich pro Monat. Eine einmalige Onboarding-Gebühr von 299 Euro deckt die initiale Einrichtung, Datenmigration und Schulung ab. Für eine typische Gemeinschaftspraxis mit fünf Therapeuten und allen Modulen ergibt sich ein monatlicher Betrag von etwa 350-400 Euro netto.
Gesamt-TCO über drei Jahre liegt bei ungefähr 18.000-20.000 Euro inklusive Onboarding, laufender Schulungen und optionalem Service-Level-Agreement. Im Vergleich zu On-Premise-Lösungen entfallen Kosten für Server-Hardware, Datensicherung, regelmäßige Updates, Wartung durch IT-Dienstleister und Software-Lizenzen – diese Leistungen sind in der Abo-Gebühr bereits enthalten. Die tatsächlichen Gesamtkosten traditioneller Systeme werden häufig unterschätzt, da versteckte IT-Kosten und Arbeitszeit für Administration nicht konsequent erfasst werden.
ROI und Amortisation erfolgen typischerweise innerhalb des ersten Jahres. Die dokumentierte No-Show-Reduktion um 10-20% entspricht bei einer durchschnittlichen Praxis mit 40 Wochenterminen etwa 200-400 zusätzlichen abrechenbaren Sitzungen pro Jahr. Die Zeitersparnis von durchschnittlich drei Stunden pro Woche bei administrativen Tätigkeiten kann für zusätzliche Behandlungen oder Freizeit genutzt werden. Die höhere Abrechnungsgenauigkeit von etwa 15% vermeidet Umsatzverluste durch fehlerhafte Kodierung. Diese messbaren Vorteile übersteigen die Softwarekosten deutlich und schaffen einen belastbaren Business Case für die Investition.
Strukturierter Implementierungsprozess beginnt mit einem Kick-off-Termin zur Bedarfsanalyse. Das henara-Team erfasst die spezifischen Anforderungen der Praxis, bestehende Datenstrukturen und gewünschte Anpassungen. Die Datenübernahme aus Excel-Listen oder bisherigen Praxisverwaltungssystemen erfolgt über CSV-Import, wobei die Datenqualität vorab bereinigt werden sollte. Nach einer Testphase, in der die Praxis parallel mit alter und neuer Software arbeiten kann, erfolgt der Go-Live. Für Einzel- und kleine Gemeinschaftspraxen dauert dieser Prozess typischerweise 2-4 Wochen, bei komplexeren MVZs mit mehreren Standorten 6-8 Wochen.
Überschaubarer Schulungsaufwand erleichtert die Einführung. Administratoren benötigen 8-16 Stunden initiales Training für die vollständige Systemkonfiguration, Benutzerverwaltung und erweiterte Funktionen. Therapeuten kommen mit 2-4 Stunden Einführung aus, da die Benutzeroberfläche bewusst intuitiv gestaltet wurde. Das Schulungskonzept kombiniert verschiedene Formate: Online-Handbuch für Nachschlagen, Video-Tutorials für häufige Aufgaben, wöchentliche Live-Webinare für Fragen und in den ersten drei Monaten einen persönlichen Success-Manager als direkten Ansprechpartner. Diese intensive Begleitung in der kritischen Anfangsphase erhöht die Akzeptanz deutlich.
Kritische Erfolgsfaktoren für eine gelungene Migration sollten nicht unterschätzt werden. Das Commitment der Praxisleitung ist essentiell – wenn die Führung hinter der Umstellung steht, folgt das Team. Sorgfältige Datenvorbereitung vor der Migration spart Zeit und Frustration: Dubletten bereinigen, veraltete Datensätze archivieren, einheitliche Namenskonventionen etablieren. Die Qualität der Altdaten entscheidet oft über die Migrationsdauer. Offenheit des Teams für neue Arbeitsweisen und aktive Nutzung der Support-Angebote beschleunigen die Eingewöhnung. Praxen sollten den Umstieg nicht in besonders stressige Phasen legen und ausreichend Zeit für die parallele Testphase einplanen.
Vorteile aus Anwendersicht:
Herausforderungen in der Praxis:
Henara hostet ausschließlich in ISO 27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren. Alle Daten werden sowohl bei der Übertragung (TLS 1.2+) als auch im Ruhezustand verschlüsselt gespeichert. Die Software ist vollständig DSGVO-konform mit umfassendem Consent-Management für alle Datenverarbeitungsvorgänge. Die gematik-Zertifizierung für die TI-Module bestätigt höchste Sicherheitsstandards nach gesetzlichen Vorgaben. Zwei-Faktor-Authentifizierung kann verpflichtend aktiviert werden. Die Datensicherheit entspricht deutschen Bankenstandards und erfüllt alle Anforderungen der Berufsordnungen für Therapeuten.
Da Henara eine reine Cloud-Lösung ist, können Sie bei Internetausfall nicht auf die Software zugreifen. Für Notfälle sollten Praxen einen Backup-Internetzugang bereithalten, beispielsweise einen mobilen Hotspot über das Smartphone. Die Daten selbst sind durch redundante Server-Infrastruktur mehrfach gesichert und gehen nicht verloren. Nach Wiederherstellung der Internetverbindung steht die Software sofort wieder vollständig zur Verfügung. Praxen in Gebieten mit häufigen Verbindungsproblemen sollten diese Einschränkung bei der Entscheidung berücksichtigen.
Für Einzelpraxen und kleine Gemeinschaftspraxen typischerweise 2-4 Wochen vom Kick-off bis zum produktiven Einsatz. Die Datenübernahme aus Excel oder bisherigen Praxisverwaltungssystemen erfolgt meist problemlos per CSV-Import. In den ersten drei Monaten steht ein persönlicher Success-Manager zur Seite, der bei Fragen unterstützt. Die Einarbeitungszeit liegt bei 2-4 Stunden für Therapeuten, 8-16 Stunden für Administratoren. Bei größeren MVZs mit mehreren Standorten kann die Implementierung 6-8 Wochen dauern. Eine parallele Testphase minimiert Risiken während der Umstellung.
Für die Software selbst nur einen Computer oder Tablet mit aktuellem Browser und Internetzugang – mindestens 8 Mbit/s werden empfohlen für flüssiges Arbeiten mit der Videotherapie-Funktion. Für die TI-Anbindung benötigen Sie ein Kartenlesegerät und die entsprechenden Karten (SMC-B für die Praxis, eHBA für den Therapeuten). Diese Kosten fallen jedoch bei jeder TI-Integration an, nicht spezifisch für Henara. Viele Praxen nutzen TI-als-Dienst (TIaaS), wodurch die Hardware-Anforderungen minimal bleiben.
Henara bietet Interessenten die Möglichkeit, die Software in einer persönlichen Demo kennenzulernen. Dabei wird das System anhand der spezifischen Anforderungen Ihrer Praxis vorgestellt. Die genauen Konditionen für Testversionen oder zeitlich begrenzte Pilotphasen sollten direkt mit dem Vertriebsteam besprochen werden, da diese individuell vereinbart werden können. Viele Praxen nutzen die Demo-Phase intensiv, um die Passgenauigkeit für ihre spezifischen Arbeitsabläufe zu prüfen.
Bei Vertragsende können Sie Ihre Daten in standardisierten Formaten exportieren. Henara unterstützt gängige Exportformate, die sich in andere Systeme importieren lassen. Die genauen Modalitäten für Datenexport und Kündigungsfristen sollten vor Vertragsabschluss geklärt werden. Die hohe Kundenbindungsrate von etwa 90% deutet darauf hin, dass Wechsel selten vorkommen. Dennoch empfiehlt sich die Klärung des Exit-Szenarios als Teil einer umsichtigen Entscheidungsfindung.
