Terminmanagement & Patientenkommunikation:
Digitale Patientenverwaltung:
Telemedizin & moderne Versorgung:
Team & Praxisorganisation:
Auswertung & Verwaltung:
Europas größtes Healthcare-Netzwerk als Patientenmagnet
Über 150.000 Gesundheitsdienstleister in Deutschland, Frankreich, Italien und Spanien nutzen die Plattform aktiv. Patienten kennen Doctolib bereits aus anderen medizinischen Kontexten und suchen gezielt nach Therapeuten auf der Plattform. Diese Bekanntheit erleichtert die Neupatientengewinnung erheblich – ein Vorteil, den kleinere regionale Terminbuchungssysteme nicht bieten können. Die Sichtbarkeit in einem etablierten Netzwerk wirkt sich messbar auf die Praxisauslastung aus.
Native Telemedizin ohne Kompromisse
Die Videosprechstunde ist vollständig in die Plattform integriert und erfordert keinen Wechsel zu externen Tools wie Zoom oder Microsoft Teams. Die Lösung ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt, vollständig DSGVO-konform und startet direkt aus dem Terminkalender. Besonders für Psychotherapeuten, Logopäden und Nachbehandlungen in der Physiotherapie bietet diese nahtlose Integration erhebliche Vorteile bei der Umsetzung hybrider Behandlungskonzepte.
Höchste Datensicherheitsstandards mit ISO 27001-Zertifizierung
Doctolib gehört zu den wenigen Anbietern im Gesundheitsmarkt mit vollständiger ISO 27001-Zertifizierung. Alle Daten werden ausschließlich in zertifizierten EU-Rechenzentren in Deutschland und Frankreich gespeichert. Regelmäßige externe Penetrationstests, umfassende DSGVO-Compliance und transparente Auftragsverarbeitungsverträge gehören zum Standard. Dieser Sicherheitsansatz ist besonders relevant für Therapeuten, die mit hochsensiblen Gesundheitsdaten arbeiten.
Zeitersparnis mit messbarem Effekt
Interne Studien des Anbieters belegen durchschnittliche Zeitersparnisse von zwei bis drei Stunden pro Woche an administrativem Aufwand. Die Automatisierung von Terminkoordination, Erinnerungen und Wartelistenmanagement reduziert repetitive Tätigkeiten erheblich. Die Investition amortisiert sich nach Erfahrungswerten typischerweise innerhalb von drei bis sechs Monaten durch gewonnene Behandlungszeit.
Einschränkungen
Die Basis-Abrechnungsfunktionen reichen nicht für komplexe Kassenabrechnung aus. Therapeuten mit gemischten Abrechnungsszenarien zwischen Kassen-, Privat- und Selbstzahlern benötigen ergänzende Praxisverwaltungssoftware. Die vollständige Integration in die deutsche Telematikinfrastruktur ist nicht in dem Umfang gegeben, wie bei spezialisierten Praxisinformationssystemen für Ärzte.
Physiotherapeuten in Einzel- oder Gemeinschaftspraxen
Diese Zielgruppe profitiert besonders von der effizienten Ressourcenplanung für Behandlungsräume und therapeutische Geräte. Die 24/7-Buchbarkeit und automatische Terminkoordination eignen sich ideal für Praxen mit hohem Patientenaufkommen und komplexen Behandlungsplänen. Die intelligente Kalenderverwaltung ermöglicht eine optimale Auslastung auch bei mehreren Therapeuten und unterschiedlichen Behandlungsdauern.
Psychotherapeuten mit Telemedizin-Schwerpunkt
Die nahtlos integrierte, hochsichere Videosprechstunde macht Doctolib zur bevorzugten Lösung für hybride Behandlungsmodelle mit Präsenz- und Online-Sitzungen. Die DSGVO-konforme Umsetzung ohne zusätzliche Software-Installation senkt die technische Hürde für Patienten erheblich. Besonders wertvoll ist die Flexibilität bei der Termingestaltung zwischen verschiedenen Behandlungsformen.
Ergotherapeuten und Logopäden mit variablen Stundenplänen
Die intelligente Kalenderverwaltung mit automatischen Puffern zwischen Terminen und die Wartelisten-Funktion optimieren die Auslastung auch bei komplexen Terminstrukturen. Die digitalen Anamnesebögen ermöglichen eine strukturierte Vorbereitung der Behandlungen. Therapeuten mit häufig wechselnden Zeitfenstern und unterschiedlichen Behandlungsdauern finden hier eine flexible Lösung.
Wachsende Praxen mit mehreren Standorten
Die Multi-Standort-Verwaltung und zentrale Team-Steuerung ermöglichen professionelle Skalierung ohne proportional steigenden administrativen Aufwand. Die Software wächst problemlos von der Einzelpraxis zur Gemeinschaftspraxis oder zum medizinischen Versorgungszentrum mit. Rollenbasierte Zugriffsrechte und zentrale Auswertungen erleichtern die Steuerung größerer Strukturen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
✅ Reduktion der administrativen Zeit um mindestens 50 Prozent ist prioritär – Die Automatisierung von Terminkoordination, Erinnerungen und Patientenkommunikation zahlt sich täglich aus und schafft mehr Kapazität für die eigentliche therapeutische Arbeit.
✅ Datenschutz hat höchste Priorität in der Praxisführung – ISO 27001-Zertifizierung, ausschließliche EU-Datenspeicherung und regelmäßige externe Sicherheitsaudits bieten maximale Absicherung für sensible Gesundheitsdaten.
✅ Zukunftssichere All-in-One-Lösung wird gesucht – Regelmäßige Updates, stabile Finanzierung durch renommierte Investoren und Marktführerschaft in Europa garantieren langfristige Planungssicherheit ohne Risiko eines Anbieterausfalls.
✅ Neupatientengewinnung ist wichtiger Erfolgsfaktor – Das große Patientennetzwerk mit über 150.000 Anbietern macht die Praxis deutlich sichtbarer als reine Verwaltungstools ohne Patientenportal.
Browserbasierte Cloud-Lösung ohne lokale Installation bildet die technische Basis von Doctolib Pro. Die Software funktioniert auf allen Geräten mit aktuellem Browser – Windows-PCs, Macs, Tablets und Smartphones. Therapeuten benötigen lediglich eine stabile Internetverbindung, keine spezielle Hardware oder IT-Infrastruktur. Diese Geräteunabhängigkeit ermöglicht flexible Arbeitsweisen, ob in der Praxis, im Homeoffice oder bei Hausbesuchen.
Die moderne Microservices-Architektur ermöglicht regelmäßige automatische Updates ohne spürbare Unterbrechungen. Wöchentlich bis monatlich werden neue Funktionen und Verbesserungen eingespielt, ohne dass Therapeuten manuelle Installationen durchführen müssen. Diese kontinuierliche Weiterentwicklung stellt sicher, dass die Software stets dem aktuellen Stand der Technik und den regulatorischen Anforderungen entspricht.
Der Fokus liegt eindeutig auf effizienter Praxisorganisation und Patientenkommunikation. Doctolib Pro ist bewusst als Ergänzung zu spezialisierten Abrechnungssystemen konzipiert, nicht als vollständiges Praxisinformationssystem. Die Stärken liegen in der Automatisierung von Terminprozessen, der professionellen Außendarstellung und der Telemedizin. Therapeuten, die primär ihre administrativen Prozesse verschlanken und die Patientenerfahrung verbessern möchten, finden hier eine durchdachte Lösung.
Doctolib SAS wurde 2013 gegründet und beschäftigt heute über 2.500 Mitarbeiter in mehreren europäischen Ländern. Das Unternehmen hat sich in weniger als zehn Jahren zum europäischen Marktführer für digitale Gesundheitslösungen entwickelt. Der sogenannte Unicorn-Status mit einer Bewertung über einer Milliarde Euro und die stabile Finanzierung durch renommierte Investoren wie General Atlantic und Accel unterstreichen die strategische Bedeutung und Zukunftsfähigkeit des Anbieters.
Sicherheit als Kernwert prägt die gesamte Unternehmensphilosophie. Der "Security by Design"-Ansatz integriert Datenschutz und Sicherheit von Beginn an in alle Entwicklungsprozesse. In der gesamten Unternehmensgeschichte gab es keine größeren Datenschutzskandale oder Sicherheitsvorfälle – ein wichtiger Vertrauensfaktor im sensiblen Gesundheitsmarkt. Eigene Forschungs- und Entwicklungszentren mit agilen Entwicklungsmethoden sorgen für kontinuierliche Innovation bei gleichbleibend hohem Sicherheitsniveau.
ISO 27001-Zertifizierung mit regelmäßigen externen Audits bildet das Fundament der Sicherheitsarchitektur. Diese international anerkannte Zertifizierung für Informationssicherheits-Managementsysteme wird nur nach umfassenden Prüfungen vergeben. Doctolib gehört damit zu den wenigen Anbietern im deutschen Gesundheitsmarkt mit diesem Zertifizierungsniveau. Die vollständige DSGVO-Konformität umfasst transparente Auftragsverarbeitungsverträge, das Recht auf Datenportabilität und die Möglichkeit zur vollständigen Datenlöschung.
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Videokonsultationen und Verschlüsselung aller Daten sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung gehören zum technischen Standard. Regelmäßige Penetrationstests durch externe Sicherheitsunternehmen identifizieren potenzielle Schwachstellen, bevor sie relevant werden können. Die Datenspeicherung erfolgt ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland und Frankreich – eine bewusste Entscheidung für maximale Rechtssicherheit und Datensouveränität.
Die RESTful API mit umfassender Dokumentation ermöglicht die Anbindung an bestehende Praxisverwaltungssysteme. HL7-Standard-Unterstützung erleichtert den Datenaustausch mit größeren Systemen. CSV-Import und -Export stehen für Patientendaten und Abrechnungsinformationen zur Verfügung. Ein wichtiger Hinweis: Die vollständige Integration in die deutsche Telematikinfrastruktur entspricht nicht dem Niveau spezialisierter Krankenhausinformationssysteme – der Fokus liegt auf Terminvergabe, Patientenkommunikation und Telemedizin.
Cloud-native Architektur mit automatischer Skalierung sorgt für hohe Verfügbarkeit auch bei Lastspitzen. Continuous Deployment-Prozesse ermöglichen Updates ohne merkliche Ausfallzeiten. Die Systemperformance bleibt auch bei wachsenden Anforderungen und steigenden Patientenzahlen konstant hoch.
Monatliches Abonnement pro Therapeut oder Kalender liegt im Bereich von 79 bis 129 Euro zzgl. Mehrwertsteuer. Die konkrete Höhe hängt vom gewählten Funktionsumfang und der Vertragslaufzeit ab. Längere Vertragsbindungen von sechs oder zwölf Monaten werden üblicherweise mit Rabatten vergütet. Die einmalige Onboarding-Gebühr beträgt typischerweise zwischen 100 und 300 Euro, wobei Aktionsangebote oder Paketlösungen diese oft reduzieren oder einschließen.
SMS-Kontingente für automatische Erinnerungen kosten etwa 0,09 bis 0,12 Euro pro Nachricht. Bei intensiver Nutzung können sich hier monatlich zusätzliche Kosten von 10 bis 30 Euro ergeben. Eine strategische Kombination aus E-Mail-Erinnerungen und selektiver SMS-Nutzung hilft, diese Kosten zu optimieren. Zusatzmodule für erweiterte Telemedizin-Funktionen oder Premium-Analytics sind gegen Aufpreis verfügbar.
Ein Rechenbeispiel für eine Einzelpraxis über fünf Jahre ergibt folgende Gesamtkosten: Abonnement etwa 6.000 Euro, Onboarding 300 Euro, SMS bei moderater Nutzung circa 1.200 Euro – insgesamt rund 7.500 Euro. Diese Investition relativiert sich durch die Zeitersparnis von zwei bis drei Stunden pro Woche, die für zusätzliche Behandlungen genutzt werden können.
Kostenvorteil gegenüber On-Premise-Lösungen liegt in den wegfallenden Investitionen für Hardware, Server-Wartung und IT-Dienstleister. Keine Software-Lizenzen für Betriebssysteme oder Datenbanken sind erforderlich. Die monatlichen Kosten bleiben planbar ohne versteckte Infrastrukturausgaben für Backup-Systeme, Sicherheitsupdates oder Notfall-Support.
Preis-Leistungs-Verhältnis ordnet sich im oberen Mittelfeld des Marktes ein. Die höheren Kosten im Vergleich zu lokalen Alternativen wie Terminheld oder Arzttermine.de werden durch das große Patientennetzwerk, die tiefe Telemedizin-Integration und die umfassenden Sicherheitsstandards gerechtfertigt. Für Praxen, die professionelle Außenwirkung und effiziente Prozesse priorisieren, stellt die Investition einen vertretbaren Gegenwert dar.
Standardimplementierung für eine Einzel- oder Kleinpraxis dauert typischerweise ein bis drei Wochen vom Vertragsabschluss bis zur produktiven Nutzung. Größere Gemeinschaftspraxen oder medizinische Versorgungszentren mit mehreren Standorten und komplexen Strukturen sollten vier bis sechs Wochen einplanen. Ein dedizierter Onboarding-Manager begleitet den gesamten Prozess und sorgt für strukturierte Umsetzung.
Der Ablauf beginnt mit einem Kickoff-Termin zur Erfassung der Anforderungen. In Konfigurationsworkshops von zwei bis vier Stunden werden Verfügbarkeiten, Leistungskataloge, Räume und therapeutische Ressourcen eingerichtet. Die Datenmigration bestehender Patientendaten erfolgt per CSV-Import – entweder durch das Praxisteam selbst oder durch spezialisierte Dienstleister. Team-Schulungen über Webinare und Tutorials nehmen etwa ein bis zwei Stunden pro Person in Anspruch. Nach einer Testphase mit Feinabstimmung erfolgt die Live-Schaltung mit begleitendem Support.
Personalbedarf für die Implementierung ist überschaubar. Ein praxisinterner Ansprechpartner mit grundlegenden PC-Kenntnissen reicht aus – IT-Spezialkenntnisse sind nicht erforderlich, außer bei komplexen API-Integrationen mit bestehenden Systemen. Der Zeitaufwand liegt bei acht bis sechzehn Stunden über den gesamten Implementierungszeitraum, primär für Koordination und interne Abstimmungen.
Kritische Erfolgsfaktoren sind aktives Change Management durch die Praxisleitung, klare Kommunikation der Vorteile an das gesamte Team und umfassende Schulung aller Nutzer. Erfahrungen zeigen, dass nicht alle Mitarbeiter sofort offen für neue Prozesse sind. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Einstellungen nach dem Go-Live optimieren die Nutzung kontinuierlich. Praxen, die diesen Wandel strukturiert begleiten, erreichen die angestrebte Zeitersparnis schneller.
Stärken im Therapeuten-Alltag:
✅ Massive Zeitersparnis: Dokumentierte Reduktion um zwei bis drei Stunden pro Woche an administrativem Aufwand durch Automatisierung repetitiver Aufgaben.
✅ Patientenakquise: Größtes europäisches Healthcare-Netzwerk macht die Praxis deutlich sichtbarer für Neupatienten als isolierte Buchungssysteme.
✅ No-Show-Reduktion: Automatische Erinnerungen senken Terminausfälle um bis zu 40 Prozent und verbessern die Planbarkeit der Auslastung.
✅ Professionelles Image: Moderne digitale Patientenkommunikation und Online-Buchung steigern die Wahrnehmung als innovative Praxis.
✅ Skalierbarkeit: Die Software wächst problemlos von der Einzelpraxis zur Multi-Standort-Struktur ohne Systemwechsel oder grundlegende Neuimplementierung.
✅ Zukunftssicherheit: Stabile Finanzierung, regelmäßige Updates und Marktführerschaft in Europa minimieren das Risiko eines Anbieterausfalls.
Herausforderungen & Grenzen:
⚠️ Premium-Preispositionierung: Höhere monatliche Kosten als manche lokale Alternativen wie Terminheld oder Arzttermine.de – relevanter Faktor bei knappen Budgets.
⚠️ Abrechnungslücke: Keine vollständige Integration für komplexe Kassenabrechnung – Therapeuten mit gemischten Patientenstrukturen benötigen ergänzende Praxisverwaltungssoftware.
⚠️ SMS-Kostenfalle: Bei intensiver Nutzung automatischer SMS-Erinnerungen können sich die Kommunikationskosten summieren – strategische Planung erforderlich.
⚠️ Einarbeitungsaufwand: Das Team muss etablierte Prozesse umstellen – nicht alle Mitarbeiter sind sofort offen für Veränderungen im Arbeitsalltag.
⚠️ Nicht für Großstrukturen: Kliniken mit mehr als 50 Standorten oder hochspezialisierte Abrechnungssysteme mit komplexen Anforderungen sind besser mit Speziallösungen bedient.
⚠️ Eingeschränkte TI-Anbindung: Die Integration in die deutsche Telematikinfrastruktur entspricht nicht dem Niveau vollständiger Praxisinformationssysteme für Ärzte.
Ja, die Software skaliert flexibel und eignet sich ausdrücklich auch für Einzelpraxen. Die Abrechnung erfolgt pro Kalender, sodass zunächst nur für einen Therapeuten Kosten anfallen. Bei Bedarf lässt sich das System später problemlos um weitere Therapeuten oder Standorte erweitern. Gerade kleinere Praxen profitieren erheblich von der Zeitersparnis bei der Terminkoordination, da hier oft keine dedizierte Verwaltungskraft zur Verfügung steht.
Das Recht auf Datenportabilität nach DSGVO garantiert die vollständige Herausgabe aller Daten bei Vertragsende. Doctolib stellt einen Export aller Patientendaten, Termine und Dokumente im CSV-Format zur Verfügung. Diese Daten können in andere Systeme importiert oder für eigene Archive genutzt werden. Eine Datensperrung oder -zurückhaltung ist rechtlich ausgeschlossen.
Nein, IT-Kenntnisse sind nicht erforderlich. Ein dedizierter Onboarding-Manager führt Schritt für Schritt durch den Einrichtungsprozess. Grundlegende PC-Kenntnisse und die Fähigkeit, sich in neue Software einzuarbeiten, reichen vollständig aus. Die meisten Praxen sind nach ein bis drei Wochen produktiv. Webinare und Tutorial-Videos unterstützen beim Einstieg.
Ja, Patienten müssen keinen Account anlegen, um Termine zu buchen. Die Terminreservierung ist auch für Erstnutzer ohne Registrierung möglich. Patienten können jedoch freiwillig einen persönlichen Account erstellen, was die Verwaltung aller Termine über verschiedene Doctolib-Anbieter hinweg komfortabler macht. Diese Flexibilität senkt die Hürde für die Terminbuchung erheblich.
Die Videosprechstunde startet direkt aus dem Terminkalender heraus. Sowohl Therapeut als auch Patient erhalten einen individuellen Link zum virtuellen Behandlungsraum. Keine separate Software-Installation ist erforderlich – ein aktueller Browser genügt. Die Verbindung ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt und vollständig DSGVO-konform. Die Abrechnung erfolgt wie bei regulären Präsenzterminen über die gewohnten Abrechnungswege.
Die Standard-Verträge sind typischerweise monatlich kündbar. Bei längeren Laufzeiten von sechs oder zwölf Monaten gewährt Doctolib üblicherweise Rabatte auf die monatliche Gebühr. Die konkreten Kündigungsfristen und Vertragsbedingungen sind im individuellen Angebot einsehbar. Therapeuten sollten die verschiedenen Laufzeitoptionen hinsichtlich Flexibilität und Kostenersparnis abwägen.
