Praxisorganisation & Patientenverwaltung:
Abrechnung & Verwaltung:
Digitale Medizin & Compliance:
Mobilität & Vernetzung:
Cloud-native Architektur statt gehosteter Altlösung synaptos basiert auf moderner Microservice-Technologie mit Docker und Kubernetes und wurde von Grund auf für den Cloud-Betrieb entwickelt. Diese Architektur ermöglicht automatische Updates ohne Unterbrechung des Praxisbetriebs, höchste Verfügbarkeit durch redundante Systeme und eliminiert die Notwendigkeit eigener Server-Hardware. Das Hosting erfolgt ausschließlich in ISO 27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren mit vollständiger DSGVO-Konformität. Im Gegensatz zu vielen Wettbewerbern, die klassische Desktop-Software lediglich per Remotedesktop zugänglich machen, handelt es sich hier um eine native Cloud-Anwendung mit allen damit verbundenen Vorteilen.
API-First-Philosophie für Zukunftssicherheit Während etablierte Praxisverwaltungssysteme häufig auf proprietäre, geschlossene Schnittstellen setzen, verfolgt synaptos konsequent einen offenen Ansatz. Sämtliche Funktionen sind über moderne REST-APIs verfügbar, die native FHIR R4-Unterstützung bereitet die Software auf die vernetzte Medizin der Zukunft vor. Die entwicklerfreundliche API-Dokumentation ermöglicht flexible Erweiterungen und erleichtert die Integration mit anderen Systemen erheblich. Dieser Ansatz reduziert die Abhängigkeit von einzelnen Anbietern und schafft Gestaltungsspielraum für individuelle Anforderungen.
Flexible Modulbuchung statt starrer Komplettlösung synaptos bietet ein Basispaket mit allen Kernfunktionen und ermöglicht die individuelle Zubuchung zusätzlicher Module wie eRezept, Telemedizin oder erweiterte Analytics. Funktionen können flexibel hinzu- oder abgebucht werden, wenn sich Praxisanforderungen ändern oder die Praxis wächst. Dieser Ansatz macht die Software besonders attraktiv für Praxisgründer, die zunächst mit grundlegenden Funktionen starten und das System später ausbauen möchten. Die Kostenstruktur passt sich damit dem tatsächlichen Bedarf an.
Konsumentenorientierte Benutzeroberfläche Im Unterschied zu vielen traditionellen Praxissystemen mit komplexen Menüstrukturen orientiert sich synaptos an der Bedienlogik moderner Verbraucher-Apps. Die intuitive Gestaltung reduziert den Schulungsaufwand für neue Mitarbeiter erheblich und erhöht die Akzeptanz im gesamten Praxisteam spürbar. Selbst weniger technikaffine Anwender finden sich nach kurzer Einarbeitungszeit zurecht, was den Umstieg deutlich erleichtert.
Einschränkungen Die vollständige Cloud-Abhängigkeit bedeutet, dass bei Ausfall der Internetverbindung die Arbeitsfähigkeit stark eingeschränkt ist – ein Aspekt, den alle Cloud-Lösungen teilen. Für große Praxisverbünde ab zehn Ärzten oder komplexe Filialstrukturen mit differenzierten Abrechnungsstrukturen ist die Mehrmandanten-Funktionalität noch nicht optimal ausgebaut. Hochspezialisierte Facharztmodule, etwa für Ophthalmologie-PACS oder umfangreiche Bildarchivierung, sind nur über Partnerlösungen verfügbar, was zusätzliche Integrationsprüfungen erfordert.
Moderne Einzelpraxen und Praxisgründer Besonders geeignet ist synaptos für Ärzte, die eine Praxis neu aufbauen oder von Grund auf digitalisieren möchten. Die Cloud-Lösung eliminiert hohe Anfangsinvestitionen in Server-Hardware und IT-Infrastruktur, während die intuitive Bedienung einen schnellen Start ohne IT-Fachkenntnisse ermöglicht. Praxisgründer profitieren zudem vom flexiblen Lizenzmodell, das mit der Praxis mitwächst und zunächst nur Basisfunktionen erfordert.
Gemeinschaftspraxen bis fünf Ärzte mit Digitalisierungsfokus Ideal für Allgemeinmediziner, Internisten oder Dermatologen, die moderne Arbeitsabläufe schätzen und ihren Patienten digitale Services wie Online-Terminbuchung oder Videosprechstunden anbieten möchten. Die mobile Verfügbarkeit unterstützt flexible Arbeitsmodelle und ermöglicht ortsunabhängigen Zugriff auf Patientendaten. Teams, die Wert auf einfache Bedienung und kurze Einarbeitungszeiten legen, finden hier eine zeitgemäße Lösung.
Praxen mit Telemedizin- oder Mobile-First-Ansatz Perfekt für Ärzte, die regelmäßig Hausbesuche durchführen, mehrere Standorte betreuen oder verstärkt auf Videosprechstunden setzen. Der ortsunabhängige Zugriff auf alle Patientendaten über gesicherte mobile Apps stellt hier einen entscheidenden Vorteil dar. Praxen, die ihren Service-Radius erweitern möchten ohne physische Präsenz zu erfordern, finden in synaptos die technische Grundlage dafür.
Therapeutische Praxen und nicht-ärztliche Heilberufe Auch für Physiotherapeuten, Ergotherapeuten oder Heilpraktiker attraktiv, die ein schlankes, modernes System ohne überdimensionierten medizinischen Funktionsumfang suchen. Die einfache Bedienung und das transparente Preismodell ohne unnötige Zusatzmodule machen synaptos zu einer praktikablen Alternative zu spezialisierten, oft komplexeren Therapie-Softwarelösungen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Modularer Aufbau für bedarfsgerechte Konfiguration synaptos verfolgt einen Baukastenprinzip, bei dem alle Kernfunktionen wie Terminmanagement, elektronische Patientenakte, Abrechnung und eRezept bereits im Basispaket enthalten sind. Erweiterte Funktionen wie Telemedizin, KI-gestützte Dokumentation oder erweiterte Analytics können als optionale Module hinzugebucht werden. Diese Flexibilität ermöglicht es Praxen, mit einem schlanken Setup zu beginnen und das System bei wachsenden Anforderungen schrittweise auszubauen, ohne in ein komplexeres Gesamtsystem migrieren zu müssen.
FHIR-native Entwicklung als Zukunftsinvestition Als eines der wenigen Praxisverwaltungssysteme mit vollständiger FHIR R4-Unterstützung positioniert sich synaptos für die zunehmend vernetzte medizinische Versorgungslandschaft. Der Fast Healthcare Interoperability Resources Standard ermöglicht strukturierten Datenaustausch mit Kliniken, anderen Praxen und Gesundheitseinrichtungen. Diese technologische Ausrichtung macht die Software zukunftssicher für kommende gesetzliche Anforderungen zur Datenportabilität und Vernetzung im Gesundheitswesen.
Kontinuierliche Innovation durch agile Entwicklung Die Software erhält monatliche bis zweiwöchentliche Updates mit neuen Funktionen, Verbesserungen und Anpassungen an geänderte gesetzliche Vorgaben. Durch die Cloud-Architektur erfolgen diese Updates automatisch ohne manuelle Installation oder Ausfallzeiten im Praxisbetrieb. Anwender profitieren kontinuierlich von Produktverbesserungen und neuen Features, ohne sich aktiv um Systemaktualisierungen kümmern zu müssen. Diese Entwicklungsgeschwindigkeit unterscheidet synaptos deutlich von etablierten Anbietern mit jährlichen Update-Zyklen.
Agiles Unternehmen mit Technologiefokus Die synaptos GmbH wurde 2018 in Berlin gegründet und beschäftigt rund 45 Mitarbeiter. Das Unternehmen versteht sich als moderner Technologieanbieter für das Gesundheitswesen und setzt auf agile Entwicklungsmethoden mit Scrum und DevOps-Kultur. Im Gegensatz zu etablierten Anbietern mit jahrzehntelanger Tradition positioniert sich synaptos bewusst als innovative Alternative zu Systemen, die von vielen Anwendern als veraltet empfunden werden.
Community-orientierte Produktentwicklung Die Entwicklungsphilosophie basiert stark auf kontinuierlichem Feedback aus der Anwendergemeinschaft. Durch regelmäßige Meetups, Beta-Tests und direkten Austausch mit Praxisteams fließen praktische Anforderungen unmittelbar in die Produktentwicklung ein. Dieser partizipative Ansatz unterscheidet sich vom klassischen Top-Down-Entwicklungsmodell vieler etablierter PVS-Anbieter und führt zu einer höheren Praxistauglichkeit neuer Features.
Microservice-Architektur für Ausfallsicherheit Die Software basiert auf containerbasierter Technologie mit Docker und Kubernetes, was höchste Skalierbarkeit und Ausfallsicherheit ermöglicht. Einzelne Systemkomponenten laufen unabhängig voneinander, sodass ein Problem in einem Bereich nicht das Gesamtsystem beeinträchtigt. Updates können ohne Unterbrechung des Praxisbetriebs eingespielt werden (Zero-Downtime-Updates). Diese Architektur ist typisch für moderne Cloud-native Anwendungen und unterscheidet sich fundamental von monolithischen Desktop-Anwendungen.
Umfassendes Sicherheitskonzept nach deutschen Standards synaptos erfüllt die ISO 27001-Zertifizierung für Informationssicherheit und hostet Daten ausschließlich in deutschen Rechenzentren. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt Patientendaten während der Übertragung und Speicherung, tägliche Backups sichern gegen Datenverlust ab. Die Software verfügt über gematik-Zertifizierungen für elektronische Patientenakte, eRezept und elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Diese Compliance-Aspekte sind essenziell für den rechtskonformen Einsatz im deutschen Gesundheitswesen.
Breite Schnittstellenunterstützung mit Entwicklungspotenzial Die Software unterstützt etablierte Standards wie HL7 v2, FHIR R4, GDT und LDT sowie Schnittstellen zu Kassenärztlichen Vereinigungen und TI-Konnektor-Anbindung für die Telematikinfrastruktur. Allerdings ist die Connector-Bibliothek für hochspezialisierte Medizingeräte oder Nischenlaborsysteme noch ausbaufähig. Praxen mit spezifischen Gerätelandschaften sollten die Kompatibilität vorab mit dem Anbieter klären, während Standardintegrationen gut abgedeckt sind.
Transparente SaaS-Lizenzierung Das Basispaket mit allen Kernfunktionen ist ab 79 Euro pro Nutzer und Monat verfügbar. Zusätzliche Module wie erweiterte Telemedizin oder Analytics können für 10 bis 20 Euro pro Monat hinzugebucht werden. Im Gegensatz zu traditionellen Lizenzmodellen mit einmaligen Kaufpreisen plus Wartungsgebühren zahlt man hier eine monatliche Gebühr, die alle Updates, Support und Hosting umfasst. Für eine Einzelpraxis mit zwei Nutzern (Arzt und MFA) beginnen die Kosten somit bei rund 160 Euro monatlich.
Einmalige Onboarding-Investition Für die initiale Einrichtung und Datenmigration fallen einmalige Kosten zwischen 1.500 und 4.000 Euro an, abhängig von der Praxisgröße und Komplexität des Altsystems. Dieser Betrag deckt die technische Implementierung, Datenmigration, Erstschulung und Konfiguration ab. Praxen mit umfangreichen historischen Datenbeständen oder komplexen Strukturen sollten mit dem oberen Ende dieser Spanne rechnen, während Neugründungen oder einfache Migrationen günstiger abschließen.
Total Cost of Ownership im Vorteil Bei der Gesamtkostenbetrachtung entfallen bei synaptos Ausgaben für Server-Hardware (typischerweise 3.000 bis 8.000 Euro Anschaffung plus regelmäßige Erneuerung), Server-Wartung, IT-Personal für Administration und manuelle Updates. Für eine Einzelpraxis über drei Jahre gerechnet ergeben sich oft niedrigere Gesamtkosten als bei klassischen on-premise-Lösungen, insbesondere wenn man eingesparte Arbeitszeit für IT-Verwaltung berücksichtigt. Das Modell ist besonders vorteilhaft für kleinere Praxen ohne eigene IT-Expertise.
Realistischer Zeitrahmen je nach Praxisgröße Für Einzelpraxen sollte ein Migrationszeitraum von vier bis acht Wochen eingeplant werden, Gemeinschaftspraxen benötigen typischerweise acht bis 16 Wochen. Die Projektdauer hängt wesentlich von der Qualität und Struktur der Altdaten sowie der Komplexität bisheriger Workflows ab. Parallelbetrieb von Alt- und Neusystem während der Übergangsphase ist möglich, erhöht aber den Dokumentationsaufwand temporär. Eine sorgfältige Projektplanung mit definierten Meilensteinen ist erfolgskritisch.
Datenmigration als zentrale Herausforderung synaptos bietet Standardtools für den Import aus CSV-, Excel- und GDT-Formaten. Die Qualität der Altdaten bestimmt jedoch maßgeblich den Migrationsaufwand – inkonsistente Stammdaten, unstrukturierte Freitextfelder oder veraltete Kodierungen erfordern manuelle Nacharbeit. Bei komplexen Altsystemen oder proprietären Datenformaten kann die Datenmigration aufwendig werden. Empfohlen wird eine Testmigration mit repräsentativen Datensätzen, um den tatsächlichen Aufwand realistisch abzuschätzen.
Interne Projektverantwortung erforderlich Für einen erfolgreichen Umstieg sollte intern ein Projektverantwortlicher benannt werden – typischerweise der Praxismanager oder eine engagierte medizinische Fachangestellte. Eine dedizierte IT-Fachkraft ist nicht erforderlich, jedoch sollte die verantwortliche Person Zeit für Abstimmungen, Datensichtung und Schulungskoordination haben. Change-Management im Team ist ein oft unterschätzter Erfolgsfaktor: Offenheit für neue Arbeitsabläufe und aktive Einbindung aller Mitarbeiter erhöhen die Akzeptanz erheblich.
Vorteile:
Maximale Ortsunabhängigkeit: Vollständiger Zugriff auf alle Funktionen und Patientendaten von jedem Ort mit Internetverbindung, ideal für Hausbesuche oder Mehrstandortbetrieb
Minimaler IT-Administrationsaufwand: Keine Server-Wartung, keine manuelle Installation von Updates, kein Backup-Management – die technische Infrastruktur wird vollständig vom Anbieter betrieben
Schnelle Anpassung an Gesetzesänderungen: Neue rechtliche Anforderungen wie eRezept-Pflicht werden zeitnah durch automatische Updates umgesetzt, ohne Zutun der Praxis
Intuitive Bedienung reduziert Schulungsaufwand: Moderne Benutzeroberfläche orientiert sich an Verbraucher-Apps und ermöglicht kurze Einarbeitungszeiten auch für weniger technikaffine Mitarbeiter
Flexible Skalierung: Module können bei Bedarf hinzu- oder abgebucht werden, das System wächst mit den Anforderungen der Praxis ohne Systemwechsel
Zukunftssichere API-Architektur: Offene Schnittstellen und FHIR-Standard ermöglichen problemlose Integration neuer Tools und bereiten auf vernetzte Versorgung vor
Herausforderungen:
Internetabhängigkeit: Bei Ausfall der Breitbandverbindung ist die Arbeitsfähigkeit stark eingeschränkt, ein Notfallmodus bietet nur Basisfunktionen
Change-Management erforderlich: Umstellung von gewohnten Abläufen und Bedienkonzepten erfordert Offenheit im Team und aktive Begleitung der Umstellungsphase
Datenmigrations-Komplexität: Übernahme von Altdaten kann je nach Quellsystem aufwendig sein und manuelle Nachbearbeitung erfordern
Eingeschränkte Mehrmandanten-Fähigkeit: Für große Praxisverbünde oder komplexe Filialstrukturen noch nicht optimal ausgelegt
Begrenzte Spezialisierung: Hochspezialisierte Facharztfunktionen nur über Partnerlösungen verfügbar, was zusätzliche Schnittstellen erfordert
Abhängigkeit von Anbieter-Kontinuität: Als junges Unternehmen fehlt die jahrzehntelange Marktpräsenz etablierter PVS-Anbieter
Alle Daten werden ausschließlich in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert und verlassen deutsches Territorium nicht. Die Übertragung erfolgt mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, tägliche Backups sichern gegen Datenverlust. synaptos erfüllt alle Anforderungen der DSGVO und verfügt über gematik-Zertifizierungen für den Einsatz in der Telematikinfrastruktur. Die Datensicherheit entspricht damit den höchsten Standards im deutschen Gesundheitswesen.
Bei Ausfall der Internetverbindung steht ein Notfallmodus mit eingeschränktem Funktionsumfang zur Verfügung. Grundlegende Funktionen wie die Anzeige vorab zwischengespeicherter Patientendaten sind möglich, die Dokumentation erfolgt offline und wird nach Wiederherstellung der Verbindung synchronisiert. Vollständige Abrechnung und Zugriff auf das gesamte Datenarchiv erfordern jedoch aktive Internetverbindung. Eine stabile Breitbandverbindung mit mindestens 16 Mbit/s wird daher dringend empfohlen.
Der Umstellungsaufwand hängt stark von der Qualität der Altdaten und der Komplexität des bisherigen Systems ab. Für Einzelpraxen mit gängigen PVS-Systemen liegt der typische Zeitrahmen bei vier bis acht Wochen. Die kritische Phase ist die Datenmigration – gut strukturierte Daten aus Systemen mit Standardschnittstellen lassen sich relativ reibungslos übernehmen, während proprietäre Formate oder inkonsistente Datenbestände manuelle Nacharbeit erfordern. Eine Testmigration vorab gibt Klarheit über den tatsächlichen Aufwand.
Die meisten Anbieter von Praxisverwaltungssystemen bieten Teststellungen oder Demoversionen an. Es empfiehlt sich, direkt beim Anbieter nach einer zeitlich begrenzten Testphase mit Beispieldaten zu fragen. Alternativ können Demo-Präsentationen vereinbart werden, in denen die Software mit praxisnahen Szenarien vorgeführt wird. Ein Test mit eigenen, anonymisierten Daten gibt den besten Eindruck von der praktischen Eignung.
synaptos eignet sich besonders für Allgemeinmedizin, Innere Medizin, Dermatologie und andere Fachrichtungen mit standardisierten Dokumentations- und Abrechnungsanforderungen. Für hochspezialisierte Bereiche wie Ophthalmologie mit umfangreichen Bildarchiven, Radiologie oder Labormedizin können Partnerlösungen erforderlich sein. Therapeutische Praxen (Physiotherapie, Ergotherapie) finden ebenfalls eine passende Funktionsbasis. Bei speziellen Anforderungen sollte die Kompatibilität mit benötigten Geräten und Schnittstellen vorab geprüft werden.
Neben den monatlichen Lizenzgebühren (ab 79 Euro pro Nutzer) fallen keine versteckten Kosten für Server, Wartung oder IT-Support an – diese sind im SaaS-Preis inkludiert. Optionale Module verursachen Zusatzkosten von 10 bis 20 Euro monatlich. Einmalig sind 1.500 bis 4.000 Euro für Onboarding und Datenmigration einzuplanen. Kosten für Hardware (Arbeitsplatzrechner, Tablets), Internetanbindung und eventuell benötigte externe Dienstleister (z.B. Abrechnungszentren) kommen hinzu, sind aber unabhängig von der PVS-Wahl erforderlich.
