Synaptos | Software für Psychotherapeuten | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Patientenverwaltung & Dokumentation:

• Digitale Patientenakte: Vollständige Historie mit Anamnese, Befunden und Behandlungsverlauf an zentralem Ort
• Revisionssichere Archivierung: GoBD-konforme Dokumentation mit 10-jähriger Aufbewahrung für gesetzliche Anforderungen
• Brief- und Rezeptvorlagen: Vorgefertigte Textbausteine reduzieren Dokumentationszeit um bis zu 25%
• Diagnosecodierung: ICD-10/ICD-11-Integration mit Suchfunktion für präzise Verschlüsselung

Terminmanagement:

• Intelligenter Therapiekalender: Übersichtliche Planung für Einzel-, Paar- und Gruppentherapien mit Farbcodierung
• Automatische Erinnerungen: SMS- und E-Mail-Versand an Patienten minimiert No-Show-Rate um bis zu 30%
• Gruppentherapie-Koordination: Parallele Terminverwaltung mit Raum- und Ressourcenübersicht
• Wartelistenmanagement: Priorisierung und automatische Benachrichtigung bei freien Kapazitäten

Teletherapie:

• Integrierte Videositzungen: DSGVO-konforme Videotherapie über eigene WebRTC-Server ohne Drittanbieter-Tools
• Ein-Klick-Zugang: Keine Software-Installation erforderlich – Browser genügt für Patient und Therapeut
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Vollständige Datensicherheit bei allen Videosessions
• Aufzeichnungsfunktion: Optional für Supervisions- oder Dokumentationszwecke (nur mit Einwilligung)

Abrechnung & Finanzen:

• GKV/PKV-Abrechnung: Automatisierte Honorarberechnung nach KBV-Richtlinien und GOÄ
• Direkte KV-Anbindung: Automatischer Datentransfer an Abrechnungszentren mit Fehlerquote unter 2%
• X-Rechnung: Elektronische Rechnungsstellung für öffentliche Auftraggeber und Kostenträger
• Mahnwesen: Automatisierte Zahlungserinnerungen mit konfigurierbaren Fristen

Diagnostik & Outcome-Messung:

• 120+ Fragebogen-Bibliothek: PHQ-9, BDI-II, SCL-90-R, BSI und weitere validierte Instrumente
• Automatischer Versand: Patienten erhalten Fragebögen digital – Ergebnisse fließen direkt in die Akte
• Verlaufsvisualisierung: Grafische Darstellung des Therapiefortschritts für Outcome-Dokumentation
• Normwertvergleiche: Automatische Einordnung der Testergebnisse anhand aktueller Normdaten

Kommunikation:

• Sichere Messaging-Funktion: DSGVO-konformer Chat mit Patienten und Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Dokumentenverwaltung: Zentrale Ablage für Befunde, Arztbriefe und Einverständniserklärungen
• Angehörigen-Zugang: Kontrollierter Informationsaustausch bei Einwilligung des Patienten

Auswertung & Praxismanagement:

• Reporting-Dashboard: Auslastungs-, Umsatz- und Outcome-Statistiken in Echtzeit
• Mobile App: iOS/Android-Zugriff für Terminübersicht, Patientenakte und Teletherapie unterwegs
• Qualitätsmanagement-Tools: Dokumentation von Fortbildungen, Supervisionen und QM-Maßnahmen

Integration & Schnittstellen:

• HL7/FHIR-Kompatibilität: Anbindung an Labordienste und andere Gesundheitsinformationssysteme
• REST-API: Individuelle Erweiterungen für Enterprise-Kunden (OpenAPI/Swagger-Standard)
• TI/ePA-Anbindung: Integration in Telematikinfrastruktur und elektronische Patientenakte in Vorbereitung

🟨 Besonderheiten – Was macht Synaptos einzigartig?

Komplett integrierte Teletherapie ohne Drittanbieter

Die Videotherapie-Funktionalität läuft über eigene WebRTC-Server in deutschen Rechenzentren – ohne Abhängigkeit von Zoom, Microsoft Teams oder anderen externen Diensten. Das eliminiert nicht nur zusätzliche Lizenzkosten von typischerweise 120-180 Euro pro Jahr, sondern beseitigt auch datenschutzrechtliche Unsicherheiten, die mit US-amerikanischen Cloud-Diensten verbunden sind. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist garantiert, ohne sich auf die Datenschutzpraktiken Dritter verlassen zu müssen. Für Therapeuten mit regelmäßigen Online-Sitzungen bedeutet das eine nahtlose Integration in den Workflow: Vom Terminkalender direkt in die Videositzung, ohne Plattformwechsel oder separate Anmeldungen.

Zer-Schlagschlüsselung nach § 203 StGB

Synaptos implementiert ein Verschlüsselungsverfahren, das über Standard-DSGVO-Compliance hinausgeht. Sensible Patientendaten werden so fragmentiert und verschlüsselt, dass selbst bei einem hypothetischen Sicherheitsvorfall niemand – auch nicht Synaptos selbst – ohne die individuellen Verschlüsselungsschlüssel des Therapeuten ein vollständiges Patientenprofil rekonstruieren kann. Dieses technische Konzept trägt den besonderen Anforderungen der ärztlichen Schweigepflicht gemäß § 203 StGB Rechnung und geht deutlich über die Sicherheitsarchitektur vieler Wettbewerber hinaus. Für Therapeuten in sensiblen Bereichen (z.B. forensische Psychotherapie, Traumatherapie) kann dies ein entscheidendes Auswahlkriterium sein.

Ausschließliche Spezialisierung auf ambulante Psychotherapie

Während die meisten Praxissoftware-Anbieter versuchen, verschiedene medizinische Fachrichtungen abzudecken, konzentriert sich Synaptos ausschließlich auf psychotherapeutische Praxen. Diese Fokussierung zeigt sich in zahlreichen Details: Die 120 integrierten psychologischen Testverfahren sind out-of-the-box verfügbar, das Gruppentherapie-Management berücksichtigt spezifische Anforderungen der Psychotherapie-Richtlinien, und die Abrechnungslogik ist exakt auf KBV-Regelungen für Psychotherapeuten zugeschnitten. Die Benutzeroberfläche spiegelt psychotherapeutische Arbeitsabläufe wider statt generischer medizinischer Prozesse. Diese Spezialisierung bedeutet weniger Kompromisse und höhere Praxisrelevanz im täglichen Einsatz.

Transparentes Modul-System ohne Vendor Lock-in

Das Preismodell basiert auf einem klaren Baukastenprinzip: Basis-Lizenz ab 49 Euro pro Monat und Therapeut, jedes weitere Modul (Teletherapie +10 Euro, erweiterte Fragebögen +10 Euro) einzeln zubuchbar. Bei Mehrfachlizenzen greifen automatische Staffelrabatte ab drei Therapeuten. Besonders relevant: Es gibt keine Mindestvertragslaufzeiten – Lizenzen können monatlich angepasst oder gekündigt werden. Ein vollständiger Datenexport in Standardformaten (CSV, PDF) ist jederzeit möglich, sodass keine technische Abhängigkeit entsteht. Für wachsende Praxen oder Therapeuten in Gründungsphase bietet dieses Modell maximale Flexibilität ohne hohe Kapitalbindung.

Einschränkungen

Die Software ist ausschließlich mit deutscher Benutzeroberfläche verfügbar, was für multilinguale Praxen limitierend sein kann. Als reine Cloud-Lösung besteht eine fundamentale Abhängigkeit von stabiler Internetverbindung – die Offline-Funktionalität der mobilen App ist auf grundlegende Lesezugriffe beschränkt. Für große Kliniken mit mehr als 30 Therapeuten oder Einrichtungen mit stationärer Vollversorgung fehlen spezialisierte Funktionen wie Betten-Management oder erweiterte Ressourcenplanung über die ambulante Psychotherapie hinaus. Die geplante TI/ePA-Anbindung befindet sich noch in der Entwicklung, konkrete Verfügbarkeitstermine liegen aktuell nicht vor.

🟩 Empfehlung – Wer sollte Synaptos wählen?

Solo- und Kleinpraxen mit 1-3 Therapeuten

Diese Praxisform profitiert besonders von der intuitiven Bedienbarkeit ohne erforderliche IT-Abteilung. Die niedrigen Einstiegskosten ab 49 Euro pro Monat amortisieren sich bereits bei durchschnittlich 10 Patientenwochenstunden innerhalb von sechs Monaten durch eingesparte Verwaltungszeit und reduzierte No-Show-Raten. Die vollständig integrierte Teletherapie ermöglicht flexible Praxismodelle ohne Zusatzinvestitionen in separate Videokonferenz-Tools. Besonders Neugründer schätzen das monatlich kündbare Modell, das keine langfristige Kapitalbindung erfordert und mit der Praxis mitwachsen kann.

Ambulante MVZ und Gemeinschaftspraxen mit 5-20 Therapeuten

Für diese Größenordnung bietet das modulare Lizenzsystem optimale Skalierbarkeit. Staffelrabatte ab drei Therapeuten senken die Pro-Kopf-Kosten, während die Lizenzen monatlich an tatsächliche Auslastungen angepasst werden können. Die zentrale Ressourcenverwaltung und Gruppentherapie-Planung vereinfachen die Koordination mehrerer Therapeuten erheblich. Ab fünf Lizenzen steht ein persönlicher Customer Success Manager zur Verfügung, der beim Setup und bei der Prozessoptimierung unterstützt. Die Reporting-Dashboards ermöglichen der Praxisleitung einen schnellen Überblick über Auslastung und wirtschaftliche Kennzahlen.

Psychosoziale Beratungsstellen und öffentliche Träger

Die umfangreiche Fragebogen-Bibliothek und systematische Outcome-Messung erfüllen Dokumentationspflichten, die viele Zuwendungsgeber für öffentlich geförderte Beratungsangebote voraussetzen. Die ISO 27001-Zertifizierung und DSGVO-Konformität mit Serverstandort Deutschland genügen höchsten Compliance-Anforderungen öffentlicher Institutionen. Die X-Rechnungsfunktionalität erleichtert die Abrechnung mit öffentlichen Kostenträgern. Für Einrichtungen mit Drittmittelfinanzierung bietet die transparente Datenlage eine solide Grundlage für Evaluationsberichte und Verwendungsnachweise.

Therapeuten mit Teletherapie-Schwerpunkt oder hybriden Praxismodellen

Für Online-Praxen oder Therapeuten, die bewusst auf flexible Arbeitsmodelle setzen, ist die nahtlose Integration der Videotherapie ohne externe Tools ein entscheidender Vorteil. Die mobile App ermöglicht vollwertiges ortsunabhängiges Arbeiten – vom Homeoffice bis zur temporären Zweitpraxis. Die automatischen Termin-Reminder per E-Mail und SMS funktionieren auch bei reinen Teletherapie-Patienten zuverlässig. Therapeuten, die während der Pandemie auf Videotherapie umgestiegen sind und diese beibehalten möchten, finden hier eine professionelle Komplettlösung ohne Kompromisse bei Datenschutz oder Nutzerfreundlichkeit.

Weniger geeignet für:

Große Klinikstrukturen mit mehr als 30 Therapeuten und stationärer Versorgung stoßen an funktionale Grenzen, da spezialisierte Funktionen für Vollversorgung fehlen. Multilinguale Praxen mit nicht-deutschsprachiger Klientel können die ausschließlich deutsche Benutzeroberfläche nicht nutzen. Praxen in Regionen mit instabiler Internetverbindung sollten die Cloud-Abhängigkeit kritisch prüfen. Fachärzte außerhalb der psychotherapeutischen Versorgung (z.B. Neurologen mit psychiatrischem Schwerpunkt) finden keine adäquate fachspezifische Unterstützung.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Datenschutz-Priorität: ISO 27001-Zertifikat, Serverstandort Deutschland und Zer-Schlagschlüsselung nach § 203 StGB gewährleisten höchste Sicherheitsstandards – ist Ihnen maximale Datensicherheit wichtiger als Kostenoptimierung?
• Teletherapie-Integration: Die vollständig integrierte Videofunktionalität ohne Drittanbieter-Abhängigkeit spart Kosten und eliminiert Schnittstellenprobleme – benötigen Sie regelmäßige Online-Sitzungen oder ist gelegentliche Nutzung externer Tools ausreichend?
• Flexibles Kostenmodell: Monatlich anpassbare Lizenzen ohne Mindestvertragslaufzeit bieten maximale Planungssicherheit – ist Ihnen finanzielle Flexibilität wichtiger als möglicherweise günstigere Jahresverträge?
• Psychotherapie-Spezialisierung: 120+ integrierte Fragebögen und psychotherapie-spezifische Workflows statt generischer Praxissoftware – wie wichtig sind Ihnen fachspezifische Funktionen gegenüber breiter Einsetzbarkeit?
• Zukunftssicherheit durch Innovation: Aktive Weiterentwicklung mit öffentlicher Roadmap und geplanten KI-Funktionen signalisiert kontinuierliche Modernisierung – spielt langfristige Innovationsfähigkeit eine Rolle in Ihrer Auswahlentscheidung?

Wissenswertes zum Anbieter: Synaptos GmbH

Etablierter Nischenplayer mit fokussiertem Wachstum – die Synaptos GmbH wurde 2016 in Berlin gegründet und beschäftigt aktuell 35 Mitarbeiter. Mit 1.200 aktiven Praxen (Stand 2024) positioniert sich das Unternehmen als spezialisierter Anbieter ausschließlich für ambulante Psychotherapie. Diese bewusste Nischenfokussierung ermöglicht tiefes Branchenverständnis statt oberflächlicher Breite. Die kontinuierliche Wachstumsrate ohne externe Großinvestoren deutet auf solides, organisches Geschäftsmodell hin.

Ein wesentliches Differenzierungsmerkmal ist die eigene Infrastruktur: Synaptos betreibt ein ISO 27001-zertifiziertes Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Diese Entscheidung gegen Public-Cloud-Anbieter wie AWS oder Microsoft Azure garantiert vollständige Kontrolle über Datenschutz, Performance und Verfügbarkeit. Für Therapeuten bedeutet das: keine Abhängigkeit von US-Rechtsräumen oder Drittanbieter-SLAs. Die Kundenzufriedenheit spiegelt sich in einem Customer Satisfaction Score (CSAT) von über 90 Prozent und einer Verlängerungsrate von mehr als 80 Prozent nach zwölf Monaten wider. Auf Bewertungsplattformen wie Jameda und Trustpilot erreicht die Software durchschnittlich 4,6 von 5 Sternen.

Technische Details & Integration

Moderne Cloud-Architektur ohne lokale Installationen – Synaptos basiert auf einer Microservices-Infrastruktur mit Kubernetes-Orchestrierung. Diese technologische Basis ermöglicht automatische Updates alle vier Wochen ohne manuelle Wartungsarbeiten oder Systemunterbrechungen. Therapeuten arbeiten ausschließlich über aktuelle Webbrowser (Chrome, Firefox, Edge), eine lokale Software-Installation ist nicht erforderlich. Die mobile App für iOS 13+ und Android 9+ nutzt dieselbe Backend-Infrastruktur und bietet damit konsistente Datenhaltung über alle Endgeräte hinweg.

Offene Standards für Zukunftssicherheit – die Software implementiert HL7/FHIR-Schnittstellen für Interoperabilität mit anderen Gesundheitssystemen. Typische Anwendungsfälle sind Anbindungen an Labordienste, Übermittlung von Befunden an Überweiser oder Austausch mit anderen Leistungserbringern im Behandlungsverbund. Für Enterprise-Kunden steht eine RESTful API im OpenAPI/Swagger-Standard zur Verfügung, die individuelle Erweiterungen ermöglicht – beispielsweise Integration in externe Buchungssysteme, Anbindung spezialisierter Statistik-Tools oder automatisierte Datenexporte für Forschungsprojekte.

Die geplante Integration in die Telematikinfrastruktur (TI) und elektronische Patientenakte (ePA) ist bestätigt, befindet sich jedoch noch in der Entwicklungsphase. Konkrete Rollout-Termine liegen nicht vor, die technische Vorbereitung ist aber angelaufen. Die Systemvoraussetzungen bleiben bewusst niedrigschwellig: Bestehende PC- oder Tablet-Hardware genügt in der Regel, spezielle Investitionen in Serverhardware oder leistungsstarke Workstations sind nicht erforderlich. Eine stabile Internetverbindung mit mindestens 10 Mbit/s wird für Videotherapie empfohlen, für die reine Dokumentation reichen auch geringere Bandbreiten.

Kosten & Preismodell

Transparente Modul-Preisstruktur – das Basis-Abonnement kostet 49 Euro pro Monat und Therapeut. Dieses Paket umfasst Patientenverwaltung, Terminkalender, Dokumentation, grundlegende Abrechnung und mobile App. Das Teletherapie-Modul (+10 Euro/Monat) schaltet die integrierte Videofunktion frei, das erweiterte Fragebögen-Modul (+10 Euro/Monat) ermöglicht unbegrenzte Nutzung aller 120 Assessments. Weitere Add-ons wie erweiterte Reporting-Funktionen oder API-Zugang kosten je 5-15 Euro zusätzlich. Eine einmalige Einrichtungsgebühr von 299 Euro deckt das initiale Setup, die Datenimport-Unterstützung und die erste Schulung ab.

Staffelrabatte bei Mehrfachlizenzen – ab drei Therapeuten reduzieren sich die monatlichen Lizenzkosten um 5-10 Prozent, ab zehn Therapeuten um 10-15 Prozent pro Lizenz. Für ein MVZ mit fünf Therapeuten bedeutet das beispielsweise: 5 × 49 Euro = 245 Euro/Monat Basis, mit Staffelrabatt etwa 220-230 Euro/Monat. Bei vollständiger Ausstattung (Basis + Teletherapie + Fragebögen) für fünf Therapeuten ergeben sich Monatskosten von etwa 325-350 Euro statt 345 Euro ohne Rabatt.

TCO-Vorteil gegenüber On-Premise-Lösungen – für einen Einzeltherapeuten mit Teletherapie-Modul über drei Jahre: 12 × (49 + 10) Euro × 3 Jahre = 2.124 Euro plus einmalig 299 Euro Einrichtung = 2.423 Euro Gesamtkosten. Keine zusätzlichen Ausgaben für Serverhardware, Wartungsverträge oder IT-Dienstleister. On-Premise-Systeme verursachen über denselben Zeitraum typischerweise das Zwei- bis Dreifache durch Kauflizenzen (oft 2.000-4.000 Euro einmalig), Serverhardware (1.500-3.000 Euro), jährliche Wartungsverträge (15-20 Prozent der Lizenzkosten) und externe IT-Administration (50-100 Euro/Stunde bei Problemen).

ROI-Betrachtung – bei durchschnittlich 10 Patientenwochenstunden amortisieren sich die Lizenzkosten nach etwa sechs Monaten. Die Zeitersparnis von 25 Prozent bei der Dokumentation entspricht bei Vollauslastung etwa 3-4 Stunden pro Woche, die für zusätzliche Therapiesitzungen genutzt werden können. Die Reduktion der No-Show-Rate um 30 Prozent durch automatische Reminder erhöht die Auslastung spürbar. Abrechnungsfehler sinken von typischerweise 5 Prozent bei manueller Abrechnung auf unter 2 Prozent durch die automatisierte KV-Anbindung.

Migration & Umstieg auf Synaptos

Strukturierter Go-Live-Prozess – Einzelpraxen starten typischerweise innerhalb von ein bis zwei Wochen mit dem Produktiveinsatz, MVZs bis 15 Therapeuten benötigen drei bis sechs Wochen. Der Migrationsprozess gliedert sich in fünf Phasen: Remote-Kick-off-Workshop (2-3 Stunden) zur Klärung der Anforderungen und Prozesse, automatisches Basis-Setup der Praxisstruktur durch Synaptos, Datenimport von Patientenstammdaten und Abrechnungsinformationen, individuelle Konfiguration von Vorlagen und Workflows sowie abschließende Schulung von 4-8 Stunden pro Therapeut.

Datenmigration mit verschiedenen Importwegen – Patientenstammdaten (Name, Geburtsdatum, Versichertendaten, Kontaktinformationen) werden vollständig aus Altsystemen übernommen. Die meisten gängigen Praxissoftware-Systeme erlauben CSV- oder Excel-Export, den Synaptos automatisiert einliest. Für Papier-Dokumentation bietet sich OCR-gestützte Digitalisierung an, wobei die Erkennungsrate bei etwa 80 Prozent liegt – manuelle Nachbearbeitung ist erforderlich. Der kritische Erfolgsfaktor liegt in der Datenqualität vor der Migration: Bereinigung von Dubletten, Standardisierung von Adressformaten und Prüfung der Versichertendaten erhöhen die Erfolgsquote deutlich. Historische Behandlungsdokumentation kann als PDF-Anhänge in die digitale Akte übernommen werden.

Minimaler Ressourcenbedarf – der Praxisinhaber oder ein dedizierter Praxismanager investiert etwa 8-16 Stunden für Projektkoordination und Datenvorbereitung. Jeder Therapeut benötigt 4-8 Stunden für Schulung und Einarbeitung, abhängig von digitaler Vorerfahrung. Spezielle IT-Kenntnisse sind nicht erforderlich – umfangreiche Videotutorials, schriftliche FAQs und persönlicher Support per Telefon oder Videokonferenz erleichtern die Einarbeitung erheblich. Die größte Herausforderung liegt häufig nicht in der Technik, sondern im Change Management: Widerstände einzelner Teammitglieder gegen neue Arbeitsweisen erfordern klare Kommunikation des Mehrwerts und ausreichende Geduld in der Umstellungsphase. Praxen berichten, dass eine designierte "Software-Patin" oder ein "Software-Pate" im Team als erster Ansprechpartner die Akzeptanz deutlich erhöht.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

• Erhebliche Zeitersparnis im Praxisalltag: Automatisierte Termin-Reminder, vorgefertigte Dokumentationsvorlagen und integrierte KV-Abrechnung reduzieren den administrativen Aufwand nachweislich um bis zu 25 Prozent – bei Vollauslastung entspricht das mehreren Stunden pro Woche, die für therapeutische Arbeit statt Bürokratie genutzt werden können.

• Höchste Rechtssicherheit und Compliance: ISO 27001-Zertifizierung, Zer-Schlagschlüsselung nach § 203 StGB, DSGVO-konformer Serverstandort Deutschland und revisionssichere 10-Jahres-Archivierung erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen und minimieren Haftungsrisiken bei Prüfungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen.

• Integrierte Teletherapie ohne Drittanbieter: Die vollständig eingebettete Videofunktion über eigene deutsche Server spart externe Lizenzkosten von 120-180 Euro pro Jahr und eliminiert datenschutzrechtliche Unsicherheiten durch US-Cloud-Dienste – besonders relevant für Therapeuten mit regelmäßigen Online-Sitzungen.

• Kostentransparenz ohne Vendor Lock-in: Monatlich kündbare Lizenzen, modulare Zubuchung und transparente Staffelpreise ermöglichen maximale Flexibilität bei Praxiswachstum oder strukturellen Veränderungen – besonders für Neugründer attraktiv durch niedrige Einstiegshürde ohne hohe Kapitalbindung.

• Psychotherapie-spezifische Spezialisierung: 120 integrierte validierte Testverfahren, gruppentherapie-optimierte Workflows und exakte KBV-Abrechnungslogik statt generischer Medizinsoftware – das reduziert Anpassungsaufwand und erhöht die Praxisrelevanz im täglichen Einsatz.

• Kontinuierliche Innovation: Vierwöchige Update-Zyklen, öffentliche Roadmap mit Community-Voting und aktive Entwicklung von KI-Dokumentationshilfen signalisieren zukunftsorientierte Weiterentwicklung statt Stagnation etablierter Legacy-Systeme.

Herausforderungen:

• Abhängigkeit von stabiler Internetverbindung: Als reine Cloud-Lösung ist Synaptos auf zuverlässiges Internet angewiesen – bei Verbindungsausfällen steht nur eingeschränkter Zugriff über die mobile App zur Verfügung, was für Praxen in Regionen mit schlechter Netzinfrastruktur ein K.O.-Kriterium sein kann.

• Limitierungen für Großstrukturen: MVZs oder Kliniken mit mehr als 30 Therapeuten, komplexen Organisationshierarchien oder stationärer Versorgung stoßen an funktionale Grenzen – spezialisierte Klinik-IT-Systeme mit Betten-Management und erweiterten Ressourcen-Planungstools sind besser geeignet.

• Eingeschränkte Offline-Funktionalität: Die mobile App bietet im Offline-Modus nur Lesezugriff auf zuletzt geöffnete Patientenakten – vollständige Dokumentation oder Terminänderungen erfordern Internetverbindung, was bei Hausbesuchen oder Außenterminen ohne mobile Datenverbindung problematisch sein kann.

• Change Management erfordert Teambereitschaft: Der Umstieg von Papier-basierter Dokumentation oder etablierter Altsoftware erfordert Offenheit für neue Arbeitsweisen – Widerstände einzelner Therapeuten können die Einführung verzögern und erfordern klare Kommunikation des Mehrwerts sowie ausreichende Schulungsressourcen.

• TI/ePA-Integration noch nicht verfügbar: Die Anbindung an Telematikinfrastruktur und elektronische Patientenakte ist zwar in Vorbereitung, konkrete Verfügbarkeitstermine liegen aber nicht vor – Praxen mit zeitkritischem Bedarf an diesen Funktionen müssen Alternativen prüfen oder Verzögerungen einkalkulieren.

• Nur deutsche Benutzeroberfläche: Für multilinguale Praxen mit nicht-deutschsprachiger Klientel oder internationalen Kooperationspartnern fehlen Mehrsprachen-Optionen – das schränkt die Nutzbarkeit in grenznahen Regionen oder bei speziellen Zielgruppen ein.

Häufig gestellte Fragen zu Synaptos

Ist meine Praxis für Synaptos geeignet?

Die Software passt optimal zu ambulanten psychotherapeutischen Praxen mit 1-30 Therapeuten, die über stabile Internetverbindung verfügen und Wert auf DSGVO-Konformität legen. Besonders vorteilhaft ist Synaptos für Praxen mit Teletherapie-Angeboten, regelmäßiger Gruppentherapie und systematischer Outcome-Messung. Weniger geeignet ist die Lösung für große Kliniken mit stationärer Vollversorgung, multilinguale Praxen mit ausländischer Klientel, Einrichtungen ohne zuverlässiges Internet sowie Fachärzte außerhalb der Psychotherapie (z.B. Neurologen, Psychiater mit primär medikamentöser Behandlung).

Wie sicher sind meine Patientendaten bei Synaptos?

Das System implementiert höchste Sicherheitsstandards: ISO 27001-zertifiziertes Rechenzentrum in Frankfurt am Main, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller Datenübertragungen, Zer-Schlagschlüsselung nach § 203 StGB (sodass selbst Synaptos ohne Therapeuten-Schlüssel keinen Zugriff auf vollständige Patientenprofile hat), obligatorische Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Nutzer und regelmäßige externe Penetrationstests durch unabhängige Sicherheitsexperten. Seit Gründung 2016 sind keine Datenschutzvorfälle bekannt geworden. Die vollständige Serverinfrastruktur befindet sich auf deutschem Boden und unterliegt deutschem Datenschutzrecht.

Was passiert, wenn ich das System wechseln möchte?

Synaptos vermeidet bewusst Vendor Lock-in: Die monatliche Kündigungsfrist ermöglicht schnellen Ausstieg bei Bedarf. Alle Patientendaten können jederzeit in Standardformaten (CSV für Stammdaten, PDF für Dokumentation) exportiert werden – die vollständige Datenhoheit liegt beim Therapeuten. Bei Vertragsende werden sämtliche Daten gemäß DSGVO-Vorgaben ordnungsgemäß gelöscht, auf Wunsch wird vorher ein vollständiges Backup zur Verfügung gestellt. Für den Import in neue Systeme stehen die Exportdateien in gängigen Formaten zur Verfügung, die von den meisten Praxissoftware-Lösungen verarbeitet werden können.

Wie funktioniert der Support bei technischen Problemen?

Der Support ist telefonisch und per E-Mail von Montag bis Freitag 8-18 Uhr erreichbar, die durchschnittliche Reaktionszeit liegt unter vier Stunden. Für dringende Probleme steht eine Hotline zur Verfügung. Ab fünf Lizenzen erhält die Praxis einen persönlichen Customer Success Manager als festen Ansprechpartner. Zusätzlich stehen umfangreiche Selbsthilfe-Ressourcen zur Verfügung: Video-Tutorials zu allen Hauptfunktionen, durchsuchbare FAQ-Datenbank, Webinar-Aufzeichnungen zu Updates und neuen Features. Die Support-Qualität spiegelt sich in einem Customer Satisfaction Score von über 90 Prozent wider.

Kann ich Synaptos vor dem Kauf testen?

Ja, Synaptos bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase an, bei der alle Funktionen inklusive Teletherapie-Modul uneingeschränkt nutzbar sind. Eine Kreditkarteneingabe ist für den Test nicht erforderlich. Während der Testphase steht der Support vollumfänglich zur Verfügung, auf Wunsch wird ein persönliches Onboarding-Gespräch angeboten. Die Testdaten können bei späterer Buchung in die Vollversion übernommen werden, alternativ erfolgt automatische Löschung nach Ablauf der Testphase ohne weitere Verpflichtungen.

Welche Kosten entstehen langfristig und gibt es versteckte Gebühren?

Die monatlichen Kosten sind transparent: Basis-Lizenz 49 Euro pro Therapeut, optionale Module je 10 Euro (Teletherapie, erweiterte Fragebögen), einmalige Einrichtungsgebühr 299 Euro. Staffelrabatte ab drei Therapeuten reduzieren die monatlichen Kosten um 5-15 Prozent. Es gibt keine versteckten Gebühren für Updates, Support oder Standardfunktionen. Zusatzkosten entstehen nur bei optionaler Nutzung von SMS-Benachrichtigungen (0,07 Euro pro SMS) oder individuellen Entwicklungsleistungen für API-Integration bei Enterprise-Kunden. Die Abrechnung erfolgt monatlich per Lastschrift, eine Anpassung der Lizenzanzahl ist jederzeit zum Folgemonat möglich.