Mobile Einsatzverwaltung: Vollständige Auftragsabwicklung auch ohne Internetverbindung mit automatischer Synchronisation, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Navigation zu Einsatzorten mit allen relevanten Auftragsdaten direkt auf dem Mobilgerät verfügbar.
Digitale Auftragsabnahme: Rechtssichere Unterschriftenerfassung direkt beim Kunden per Tablet oder Smartphone, inklusive automatischer Dokumentenversendung nach Abschluss.
Disposition & Terminkoordination: Drag-&-Drop-Kalender für intuitive Einsatzplanung mit Echtzeit-Statusanzeige. Techniker und Büro sehen jederzeit den aktuellen Auftragsfortschritt mit automatischen Statusmeldungen.
Intelligente Kundenhistorie: Zentrale Übersicht aller bisherigen Aufträge, installierten Anlagen und durchgeführten Serviceleistungen pro Kunde. Automatische Wartungserinnerungen für fällige Inspektionen wie Heizungswartungen oder Dichtheitsprüfungen.
Angebots- & Rechnungswesen: Vorkonfigurierte Leistungsvorlagen für typische SHK-Arbeiten (Heizungswartung, Rohrbruch, Klimaservice). Erstellung von Angeboten direkt vom Vor-Ort-Termin zum fertigen PDF-Dokument.
Materialverwaltung: Integrierter Bosch-Ersatzteilkatalog mit Echtzeit-Verfügbarkeit und Preisen. Auftragsbezogene Stücklisten mit automatischer Lagerverwaltung und direkter Bestellfunktion aus dem Auftrag heraus.
Dokumentation & Reporting: Normgerechte Wartungsprotokolle und Checklisten für Heizung, Sanitär und Klima. Foto- und Messwertdokumentation direkt am Auftrag mit automatischer Integration in PDF-Berichte.
Zeiterfassung: Automatische Erfassung von Arbeits- und Fahrzeiten direkt am jeweiligen Auftrag für präzise Abrechnungen und Nachkalkulationen.
Hardware-Integration: Automatischer Import von Messwerten aus Bosch-Messgeräten wie Laser-Entfernungsmessern, Thermografie-Kameras und Diagnosegeräten. Auslesen von Heizungsanlagen-Daten aus Connected-Heating-Systemen.
Auswertung & Export: Datenübergabe an Buchhaltungssysteme über CSV- und Excel-Exporte für DATEV, Lexware und andere Finanzsoftware. Übersichtliche Leistungskennzahlen zu Auftragslage, Technikerauslastung und Materialeinsatz.
Einzigartige Bosch-Ökosystem-Integration stellt das zentrale Differenzierungsmerkmal dar. Die Software ist nahtlos mit Bosch-Messgeräten, Diagnosewerkzeugen und dem gesamten Ersatzteilkatalog verzahnt. Messwerte fließen automatisch in Serviceberichte, Ersatzteile können direkt mit Verfügbarkeit und Preis geprüft und bestellt werden. Dieser durchgängige Datenfluss von der Messung bis zur Rechnung erreicht eine Effizienz, die generische Handwerkersoftware nicht bieten kann. Die Kehrseite dieser Integration ist eine deutliche Abhängigkeit vom Bosch-Ökosystem – der volle Mehrwert entfaltet sich nur bei entsprechender Hardware-Ausstattung.
Praxisfertige SHK-Workflows ab dem ersten Tag unterscheiden OfficeOn von adaptierten Standardlösungen. Die Software wurde von Grund auf für Sanitär-, Heizungs- und Klimatechnik-Prozesse entwickelt und bringt vorkonfigurierte Checklisten für Heizungswartungen nach DIN, normgerechte Protokolle für Dichtheitsprüfungen und typische Störungsszenarien mit. Diese branchenspezifische Vorarbeit reduziert die Einrichtungszeit erheblich gegenüber Lösungen, die erst an SHK-Anforderungen angepasst werden müssen. Betriebe können bereits nach wenigen Wochen produktiv arbeiten, da die fachlichen Grundstrukturen bereits vorhanden sind.
Enterprise-Sicherheit eines Weltkonzerns bietet ein Schutzniveau, das kleinere Branchensoftware-Anbieter nicht erreichen. ISO 27001-Zertifizierung, DSGVO-konforme EU-Rechenzentren und regelmäßige externe Penetrationstests gehören zum Standard. Für Betriebe, die betriebskritische Kundendaten, Anlagendokumentation und Vertragsinformationen verwalten, stellt dies einen wichtigen Vertrauensfaktor dar. Die Unternehmenskontinuität ist durch die Zugehörigkeit zum Bosch-Konzern langfristig gesichert – ein Aspekt, der bei kleineren Softwareanbietern durchaus ein Risiko darstellen kann.
Einschränkungen betreffen vor allem die Offline-Funktionalität und Systemoffenheit. Komplexe Aufträge mit umfangreicher Materialbuchung funktionieren ohne Internetverbindung nur eingeschränkt. Die Reporting-Funktionen bleiben auf Basisniveau – anspruchsvolle Business-Intelligence-Auswertungen erfordern Exporte in Drittsysteme. Der volle Nutzen erschließt sich primär für Betriebe mit Bosch-Hardware, während Anwender mit gemischter Markenausstattung den Hauptvorteil nicht ausschöpfen können.
SHK-Servicebetriebe mit 5-100 Mitarbeitern finden in OfficeOn eine passgenau dimensionierte Lösung. Unternehmen, die den Schwerpunkt auf Wartung, Kundendienst und Reparatur legen, profitieren maximal von der mobilen Auftragsabwicklung und den SHK-spezifischen Vorlagen. Die Software skaliert in dieser Größenordnung optimal – kleine Betriebe werden nicht mit überflüssiger Komplexität konfrontiert, größere Unternehmen erhalten ausreichend Funktionstiefe für strukturierte Prozesse. Die Technikerdisposition über den visuellen Kalender und die automatischen Statusmeldungen entfalten ihre volle Wirkung in dieser Betriebsgröße.
Bosch-affine Betriebe erschließen durch OfficeOn erhebliche Effizienzgewinne, die andere Anbieter nicht bieten können. Wer bereits Bosch-Werkzeuge, Messsysteme oder Heizungstechnik im Einsatz hat, profitiert vom automatischen Datenfluss zwischen Hardware und Software. Messwerte müssen nicht manuell übertragen werden, Ersatzteile stehen mit Echtzeitinformationen zur Verfügung, Anlagendaten aus Connected-Heating-Systemen fließen direkt in die Dokumentation. Diese nahtlose Integration rechtfertigt die strategische Entscheidung für das Bosch-Ökosystem und kann die Amortisationszeit der Software deutlich verkürzen.
Digital-orientierte Handwerksbetriebe, die den Übergang von Papier und Excel zur durchgängigen Digitalisierung vollziehen möchten, finden eine moderne Cloud-Lösung mit intuitivem Mobile-First-Ansatz. Die Benutzeroberfläche ist auf Alltagstauglichkeit ausgelegt – Techniker akzeptieren die App erfahrungsgemäß schnell, wenn sie den direkten Nutzen in Form eingesparter Doppelarbeiten und weniger Papierkram erleben. Die cloudbasierte Architektur ermöglicht den Einstieg ohne aufwändige IT-Infrastruktur und macht Updates für alle Nutzer gleichzeitig verfügbar.
Betriebe mit umfangreichem Wartungsgeschäft nutzen besonders die automatische Wiedervorlage von Serviceintervallen und die vorkonfigurierten Wartungschecklisten. Die Kundenhistorie zeigt auf einen Blick alle bisherigen Servicearbeiten und macht wiederkehrende Wartungen planbar. Für Unternehmen mit regelmäßigen Heizungswartungen, Klimaanlagen-Services oder Vertragskundschaft bringt dies eine strukturelle Verbesserung der Servicequalität und Kundenbindung.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Mobile-First-Architektur prägt die gesamte Softwarekonzeption. Native Apps für iOS und Android bieten optimale Performance auf den Endgeräten der Techniker, während die responsive Web-Anwendung für die Bürodisposition ausgelegt ist. Dieser Ansatz entspricht der Realität im SHK-Handwerk, wo der Großteil der wertschöpfenden Arbeit beim Kunden vor Ort stattfindet. Die mobilen Anwendungen wurden konsequent für die Nutzung mit Handschuhen, bei wechselnden Lichtverhältnissen und in zeitkritischen Situationen optimiert.
Die SHK-Spezialisierung ist nicht nachträglich adaptiert, sondern liegt in der DNA der Software. Anders als Standardlösungen, die für verschiedene Handwerksbranchen angepasst wurden, wurde OfficeOn von Beginn an für die spezifischen Anforderungen von Heizung, Sanitär und Klima entwickelt. Die jahrzehntelange Bosch-Erfahrung als Hersteller von SHK-Komponenten floss direkt in die Prozessgestaltung ein. Wartungschecklisten entsprechen branchenüblichen Standards, Störungsszenarien bilden die Praxis ab, Dokumentationspflichten sind vorgedacht.
Der modulare Aufbau ermöglicht eine bedarfsgerechte Skalierung. Kernfunktionen wie Auftragsabwicklung, Terminkoordination und Dokumentenerstellung stehen allen Nutzern zur Verfügung. Je nach Betriebsgröße und Anforderungen können optionale Erweiterungen hinzugebucht werden. Diese Flexibilität verhindert, dass kleinere Betriebe mit unnötiger Komplexität konfrontiert werden, während wachsende Unternehmen die Software nicht aufgrund fehlender Funktionen wechseln müssen.
Die Robert Bosch Power Tools GmbH gehört zum Bosch-Konzern mit weltweit rund 50.000 Mitarbeitern im Bereich Power Tools. Diese Unternehmensgröße bedeutet maximale Stabilität und langfristige Entwicklungssicherheit für die Software. Während kleinere Branchensoftware-Anbieter durchaus Insolvenz- oder Übernahmerisiken bergen, ist die Kontinuität bei Bosch auf absehbare Zeit gesichert – ein wichtiger Faktor bei der Wahl eines Systems, das zum digitalen Rückgrat des Betriebs wird.
Strategische Ökosystem-Entwicklung steht hinter OfficeOn. Die Software ist kein isoliertes Produkt, sondern Teil der Bosch-Strategie, Handwerksbetriebe ganzheitlich von Hardware über Software bis zu Serviceleistungen zu unterstützen. Diese Integration schafft Synergien, bedeutet aber auch eine gewisse Vendor-Bindung. Das starke Partnernetzwerk mit regional verteilten Bosch-Partnern bietet Onboarding, Schulung und individuellen Support vor Ort – ein praktischer Vorteil gegenüber rein digital agierenden Softwareanbietern.
Cloud-native Microservices-Architektur bildet die technologische Grundlage. Die moderne, skalierbare Infrastruktur läuft auf ISO 27001-zertifizierten EU-Rechenzentren und erfüllt DSGVO-Anforderungen ohne zusätzliche Vertragskonstruktionen. Für Anwender bedeutet dies: keine lokale Installation, keine Wartung eigener Server, automatische Updates ohne Betriebsunterbrechungen. Die Last wird dynamisch verteilt, sodass auch Lastspitzen bei vielen gleichzeitigen Nutzern keine Performance-Einbußen verursachen.
Der API-Schwerpunkt liegt klar auf der Integration des Bosch-Ökosystems. Die Anbindung von Bosch-Messgeräten, Diagnosewerkzeugen und dem Ersatzteilkatalog funktioniert exzellent. Für Drittsysteme stehen primär Export-APIs zur Verfügung – Daten lassen sich problemlos in CSV- oder Excel-Formaten für die Weiterverarbeitung in Buchhaltungssystemen exportieren. Tiefere Integrationen mit ERP-Systemen, Warenwirtschaft oder spezialisierten Branchenlösungen sind projektspezifisch über Partner realisierbar, erfordern aber individuellen Aufwand.
GAEB- und Datanorm-Schnittstellen, die in der Baubranche Standard sind, sind nicht explizit dokumentiert. Betriebe, die regelmäßig mit Leistungsverzeichnissen arbeiten oder Artikelstammdaten aus Großhandels-Katalogen importieren möchten, sollten diesen Punkt vor der Kaufentscheidung klären. Die Schwerpunktsetzung auf Service und Wartung legt nahe, dass diese Schnittstellen nicht zur Kernfunktionalität gehören.
OfficeOn arbeitet mit einem nutzenbasierten Abo-Modell, bei dem monatliche Lizenzen pro aktivem Benutzer abgerechnet werden. Diese Struktur ermöglicht flexible Skalierung – bei Geschäftswachstum können Lizenzen hinzugebucht, bei Personalreduktion auch wieder reduziert werden. Konkrete Preise werden nicht öffentlich kommuniziert und müssen individuell angefragt werden. Vergleichbare SHK-Softwarelösungen bewegen sich typischerweise im Bereich von 50-80 Euro pro Nutzer und Monat, abhängig von Funktionsumfang und Nutzerzahl.
Die Total Cost of Ownership (TCO) über drei Jahre bei einem Betrieb mit 10 Mitarbeitern liegt schätzungsweise bei 26.000-37.000 Euro. Diese Kalkulation umfasst Lizenzen, Einrichtung, Schulung und notwendige Hardware (Tablets für Techniker), aber keine individuellen Integrationen oder Anpassungen. Einmalige Einrichtungskosten für Datenimport, System-Konfiguration und Erstschulung sollten mit 3.000-8.000 Euro einkalkuliert werden, abhängig von der Komplexität der Altdaten und gewünschter Betreuungsintensität.
Amortisation ist realistisch innerhalb von 6-12 Monaten erreichbar, wenn die Potenziale voll ausgeschöpft werden. Zeitersparnis in der Verwaltung von bis zu 30 Prozent durch automatisierte Prozesse, reduzierte Fehlerquoten bei der Abrechnung und Materialkostenoptimierung von bis zu 20 Prozent durch bessere Bestandsführung sind dokumentierte Erfahrungswerte aus der Praxis. Die tatsächliche Amortisation hängt stark von der Nutzungsdisziplin und dem konsequenten Einsatz der mobilen Funktionen ab.
Die Standardimplementierung verläuft bei Kleinbetrieben typischerweise in 2-4 Wochen, bei mittleren Betrieben mit komplexeren Strukturen in 1-3 Monaten bis zum vollständig produktiven Einsatz. Diese Zeitspanne umfasst Datenimport, System-Konfiguration, Schulung und eine Begleitphase. Die vorkonfigurierten SHK-Workflows verkürzen die Einrichtungszeit deutlich gegenüber generischen Lösungen, die erst aufwändig parametrisiert werden müssen.
Kritische Erfolgsfaktoren liegen weniger in der technischen Komplexität als im organisatorischen Change-Management. Die Datenqualität der Altdaten entscheidet maßgeblich über einen reibungslosen Start – unvollständige oder inkonsistente Kundendaten, fehlende Anlagendokumentation oder unstrukturierte Wartungshistorien müssen vor oder während der Migration bereinigt werden. Management-Commitment ist unverzichtbar, damit Techniker die neue Arbeitsweise auch tatsächlich leben und nicht parallel weiter mit Papier arbeiten.
Die größte Stolperfalle ist eine unterschätzte Datenmigration kombiniert mit unzureichender Techniker-Schulung. Techniker müssen den persönlichen Mehrwert direkt erleben – weniger Papierkram, schnellere Auftragsabwicklung, keine Doppelerfassung. Wenn die ersten Wochen frustrierend verlaufen, weil Daten fehlen oder die Bedienung nicht sitzt, entsteht Widerstand, der das gesamte Projekt gefährden kann. Ausreichend Schulungszeit und intensive Betreuung in der Anfangsphase sind daher kein Nice-to-have, sondern entscheidend für den Projekterfolg.
Vorteile:
Herausforderungen:
Die mobile App bietet Offline-Funktionalität für Basisaufträge – Techniker können Termine einsehen, Arbeitszeiten erfassen, Fotos dokumentieren und Unterschriften einholen auch ohne Internet. Die Daten werden automatisch synchronisiert, sobald wieder Verbindung besteht. Komplexere Funktionen wie umfangreiche Materialbuchungen aus dem Bosch-Katalog, Angebotserstellung mit Echtzeit-Preisen oder der Zugriff auf die vollständige Kundenhistorie benötigen eine Internetverbindung. Für die typische Servicearbeit vor Ort reicht die Offline-Funktionalität in den meisten Fällen aus.
OfficeOn selbst ist kein Finanzbuchhaltungssystem und muss daher keine GoBD-Konformität erfüllen. Die Rechtskonformität wird durch den Export der Rechnungsdaten in zertifizierte Buchhaltungssoftware wie DATEV, Lexware oder andere GoBD-konforme Systeme sichergestellt. Die Exportfunktionen unterstützen gängige Formate (CSV, Excel) für die Übergabe. Die revisionssichere Archivierung und steuerrechtliche Aufbewahrung erfolgt dann im jeweiligen Buchhaltungssystem. Betriebe sollten sicherstellen, dass ihr Steuerberater mit den Export-Formaten arbeiten kann.
OfficeOn ermöglicht einen vollständigen Datenexport über Standard-Formate. Kundendaten, Auftragsinformationen, Dokumente und Zeiterfassungen können als CSV- oder Excel-Dateien exportiert und in andere Systeme importiert werden. Verloren gehen bei einem Wechsel jedoch die Bosch-spezifischen Integrationen – der direkte Zugriff auf Messwerte aus Bosch-Geräten oder die nahtlose Ersatzteilbestellung aus dem Bosch-Katalog. Ein Anbieterwechsel ist technisch möglich, bedeutet aber den Verlust des Hauptvorteils der Software und sollte daher als langfristige strategische Entscheidung betrachtet werden.
Die Lagerverwaltung fokussiert sich auf auftragsbezogene Materialbuchungen mit Schwerpunkt auf Bosch-Ersatzteilen. Das System ermöglicht die Zuordnung von Material zu Aufträgen, einfache Bestandsführung und die Nachbestellung aus dem integrierten Bosch-Katalog. Für umfangreiche Multi-Lager-Verwaltung, detaillierte Inventurfunktionen oder komplexe Artikelstammdaten-Verwaltung über Bosch-Produkte hinaus ist die Funktionalität begrenzt. Betriebe mit hochkomplexen Lageranforderungen sollten prüfen, ob der Funktionsumfang ausreicht oder eine Integration mit spezialisierten Warenwirtschaftssystemen erforderlich ist.
Für Techniker sind typischerweise 2-4 Stunden praktische Schulung ausreichend, um die mobile App sicher zu bedienen. Die intuitive Benutzeroberfläche ist für Anwender ohne IT-Vorkenntnisse konzipiert. Entscheidend ist, dass die Schulung am realen Arbeitsablauf orientiert ist – vom Tagesstart mit Tourenübersicht über die Auftragsabwicklung beim Kunden bis zur Dokumentation und Unterschrift. Büromitarbeiter benötigen umfangreichere Schulung für Disposition, Angebotserstellung und Verwaltung, typischerweise 1-2 Tage. Bosch-Partner bieten regionale Schulungen an, alternativ sind Online-Trainings und Selbstlernmaterialien verfügbar.
OfficeOn ist grundsätzlich auch ohne Bosch-Hardware nutzbar – die Kern-Funktionen für Auftragsverwaltung, Disposition, Zeiterfassung und Dokumentation funktionieren unabhängig von der verwendeten Hardware-Marke. Der größte Mehrwert und die schnellste Amortisation entstehen jedoch bei Nutzung des Bosch-Ökosystems. Betriebe, die vorrangig mit anderen Werkzeug- oder Heizungstechnik-Marken arbeiten, sollten prüfen, ob der verbleibende Mehrwert die Investition rechtfertigt oder ob herstellerneutrale SHK-Software wie fielddata.io oder Planno besser zur Hardware-Strategie passt.
