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Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann 42DBS?

Automatisierung & KI-Intelligenz

Automatisierte Klauselerkennung & Risikoscores – KI findet Risiken, Klauseln und Verpflichtungen automatisch mit Scoring von 1 bis 100.

Machine-Learning-Klassifikation – System lernt neue Vertragstypen selbstständig und passt sich an unternehmensspezifische Risiken an.

KI-gestützte Vertragsentwürfe – Intelligente Vorschläge für marktübliche Klauseln auf Basis deutschen Rechts (BGB/HGB/DSGVO).

Vertragsmanagement & Organisation

Zentrale Vertrags-Repository – Sichere Ablage mit Metadaten-Tagging und semantischer Volltextsuche mit NLP-Unterstützung.

Smarte Vertragsentwürfe – Anpassbare Vorlagen-Bibliothek mit modernen, flexiblen Formularfeldern für schnelle Erstellung.

Änderungsverfolgung & Redlining – Automatische Versionsvergleiche mit Highlighting; kollaboratives Arbeiten mehrerer Nutzer gleichzeitig.

Fristen- & Compliance-Management

Obligation- & Fristenmanagement – Automatische Fristen-Erinnerungen per E-Mail oder Slack mit definierbaren Eskalationspfaden.

Compliance-Dashboard – Echtzeit-Übersicht über kritische Deadlines, Risikokennzahlen und aktuelle Vertragsstatus.

Mobile App für Fristencheck – Push-Benachrichtigungen und Offline-Zugriff für Vertragsprüfung unterwegs.

Genehmigung & Workflows

Mehrstufige Genehmigungsworkflows – Flexible Freigabeprozesse von Rechtsabteilung über Einkauf bis Geschäftsführung mit automatischem Routing.

No-Code Custom-Rule-Engine – Compliance-Policies ohne Programmierkenntnisse definieren und anpassen.

Integration & Connectivity

MS Office-Integration – Word-Add-in für direkte Bearbeitung und Outlook-Integration für automatisches Einlesen von E-Mail-Anhängen.

Bi-direktionale ERP-Anbindung – SAP S/4HANA via RFC, SharePoint und Docuware mit automatischem Vertragsposting.

E-Signature-Kopplung – Nahtlose Integration von DocuSign, Adobe Sign und internen Signaturlösungen.

Reporting & Transparenz

BI-Dashboards & Standard-Reports – Analyse von Status, Durchlaufzeiten und Risiken mit Export in PDF, Excel und PowerPoint.

Granulares Rollen- & Rechtemanagement – Zugriffskontrolle auf Dokument-, Feld- und Workflow-Ebene für maximale Sicherheit.

🟨 Besonderheiten – Was macht 42DBS einzigartig?

Deutschrechtsspezifische KI-Modelle

42DBS setzt auf KI-Technologie, die gezielt auf deutsches Vertragsrecht trainiert wurde. Die Modelle basieren auf BGB, HGB und DSGVO-Anforderungen, nicht auf anglo-amerikanischen Rechtsstrukturen. Das führt zu deutlich präziserer Erkennung von rechtlichen Risiken bei deutschen Verträgen mit minimal falschen Positiv-Meldungen bei Compliance-Fragen. Die Software erkennt spezifische Klauseln wie Gewährleistungsausschlüsse oder Zahlungsbedingungen zuverlässiger als internationale Standard-Lösungen.

Eine Einschränkung besteht bei internationalen Verträgen. Englischsprachige Dokumente werden verarbeitet, aber die Erkennungsqualität ist für weitere Sprachen unklar. Unternehmen mit umfangreichen Verträgen in Französisch, Italienisch oder Spanisch müssen mit Einschränkungen rechnen.

Echte Hybrid-Deployment-Optionen

42DBS bietet echte Wahlfreiheit zwischen Cloud-Betrieb (SaaS mit ISO 27001-Zertifizierung), vollständiger On-Premise-Installation oder Hybrid-Modellen. Diese Flexibilität ermöglicht maximale Datensouveränität für sensible Vertragsdaten. Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen können kritische Verträge on-premise hosten, während weniger sensible Dokumente in der Cloud verwaltet werden.

Der On-Premise-Betrieb erfordert jedoch eigene IT-Infrastruktur und internes Know-how für Betrieb, Updates und Wartung. Die Total Cost of Ownership steigt dadurch deutlich gegenüber der reinen Cloud-Lösung.

No-Code-Konfiguration für Rechtsabteilungen

Die Custom-Rule-Engine ermöglicht es Juristen ohne Programmierkenntnisse, eigene Compliance-Regeln und Workflows zu definieren. Rechtsabteilungen können eigenständig Genehmigungsprozesse anpassen und Risiko-Schwellenwerte festlegen. Das minimiert die Abhängigkeit von IT-Abteilungen und beschleunigt die Anpassung an neue rechtliche Anforderungen erheblich.

Bei sehr komplexen Logik-Konstrukten kann dennoch manuelle Nachbearbeitung durch IT-Spezialisten erforderlich sein. Die Grenzen der No-Code-Lösung zeigen sich bei verschachtelten Bedingungen mit mehr als fünf Abhängigkeiten.

Native SAP S/4HANA-Integration

42DBS bietet out-of-the-box eine RFC-basierte Anbindung an SAP S/4HANA mit bi-direktionaler Datensynchronisation. Vertragsdaten werden automatisch ins ERP gepostet, Änderungen in beide Richtungen synchronisiert. Das eliminiert Medienbrüche zwischen Vertragsmanagement und Finanzsystemen vollständig und spart erhebliche Zeit bei der manuellen Datenpflege.

Die Vorkonfiguration erfordert initiale Setup-Aufwände. Bei Legacy-SAP-Versionen können zusätzliche Anpassungen notwendig werden. Die Integration funktioniert primär für S/4HANA, ältere R/3-Systeme benötigen individuelle Prüfung.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich 42DBS besonders?

Zielgruppen mit konkreter Begründung

Inhouse Counsel und Legal Operations Manager profitieren von der zentralen Kontrolle über alle Vertragsprozesse. Die KI-gestützte Risikoanalyse entlastet das Team bei Routineprüfungen. Automatisierte Workflows sorgen für konsistente Qualität auch bei steigendem Vertragsvolumen. Legal Ops können Prozessmetriken in Echtzeit überwachen und Engpässe frühzeitig identifizieren.

Konzerne im Mittelstand mit 200 bis 10.000+ Mitarbeitern finden in 42DBS eine skalierbare Lösung für wachsende Anforderungen. Die Hybrid-Deployment-Optionen erfüllen erhöhte Datenschutzanforderungen. Der Return on Investment wird ab etwa 200 Verträgen pro Monat realistisch, da Automatisierungseffekte die Lizenzkosten überkompensieren. Die Lösung wächst problemlos von 50 auf über 1.000 Nutzer mit.

Regulierte Branchen wie Finanzdienstleistung, Pharma oder Automobilindustrie benötigen besondere Compliance-Sicherheit. Die deutschrechtsspezifische KI unterstützt bei DSGVO- und BaFin-Anforderungen. Risikoscores helfen bei der Governance-Dokumentation. Audit-Trails und granulare Rechteverwaltung erfüllen strenge regulatorische Vorgaben. Fristenmanagementsysteme minimieren Compliance-Risiken durch versäumte Deadlines.

ERP-dominierte Organisationen mit SAP S/4HANA nutzen die native Integration optimal aus. Das bi-direktionale Vertragsposting eliminiert doppelte Datenpflege. Medienbrüche zwischen Rechtsabteilung und Controlling entfallen komplett. Der ROI steigt durch eingesparte Abstimmungsaufwände zwischen Systemen deutlich.

Wesentliche Auswahlkriterien

Vertragsvolumen als ROI-Faktor: Ab 200 Verträgen monatlich amortisiert sich 42DBS typischerweise innerhalb von 9 bis 12 Monaten. Bei 50 bis 200 Verträgen sollte eine detaillierte Wirtschaftlichkeitsrechnung erfolgen. Unter 50 Verträgen monatlich bleiben die Lizenzkosten oft eine Belastung ohne messbaren Return.

Datensouveränität versus Cloud-Flexibilität: Unternehmen mit strikten Datenschutzanforderungen profitieren von Hybrid- oder On-Premise-Optionen. Ist reine Cloud akzeptabel, vereinfacht das die Implementierung erheblich und senkt Betriebskosten. Die Entscheidung sollte mit Datenschutzbeauftragten und IT-Sicherheit abgestimmt werden.

ERP-Landschaft und Integrationsbedarf: SAP S/4HANA-Nutzer erhalten maximalen Mehrwert durch die native RFC-Anbindung. Bei mehreren ERP-Systemen oder älteren Versionen muss die API-Kapazität individuell geprüft werden. Legacy-Systeme können zusätzliche Integrationsaufwände verursachen.

Internationalisierung der Verträge: Organisationen mit ausschließlich deutschem oder englischem Vertragsrecht nutzen die KI optimal. Bei umfangreichen Verträgen in französischer, italienischer oder spanischer Sprache sollte die Roadmap für weitere Sprachen erfragt werden. Globale Konzerne mit 5+ Vertragssprachen müssen Workarounds einplanen.

Details zur Rechtsabteilungs-Software

42DBS adressiert die typischen Herausforderungen moderner Rechtsabteilungen systematisch. Lange Prüfungszyklen verkürzen sich durch Automatisierung um bis zu 40 Prozent. Fristenverschulden wird durch intelligente Erinnerungssysteme minimiert. Inkonsistente Vorlagen gehören durch die zentrale Bibliothek der Vergangenheit an.

Die Software basiert auf drei Säulen. Erstens analysiert KI-Technologie Verträge automatisch auf Risiken, Klauseln und Verpflichtungen. Zweitens sorgen automatisierte Workflows für strukturierte Genehmigungsprozesse von der ersten Prüfung bis zur Unterschrift. Drittens bildet die zentrale Datenverwaltung die Single Source of Truth für alle Vertragsinformationen.

Das Ergebnis sind durchgängig strukturierte, sichere und nachvollziehbare Vertragsprozesse. Jeder Bearbeitungsschritt wird dokumentiert. Statusänderungen sind in Echtzeit für alle Beteiligten transparent. Risikoscores zwischen 1 und 100 geben sofort Orientierung über Handlungsbedarf bei neu eingereichten Verträgen.

Fokus auf deutsches Vertragsrecht

Die KI-Modelle von 42DBS wurden gezielt auf BGB, HGB und DSGVO trainiert, nicht auf anglo-amerikanisches Common Law. Diese Spezialisierung zahlt sich bei der automatischen Risikoerkennung aus. Deutsche Rechtsspezifika wie Gewährleistungsausschlüsse nach § 444 BGB oder Zahlungsbedingungen nach §§ 286ff BGB werden präzise erkannt.

Für deutsche und österreichische Konzerne bedeutet das erheblich bessere Erkennungsquoten als bei internationalen Standard-Lösungen. Die False-Positive-Rate bei Compliance-Fragen sinkt deutlich. Juristen verbringen weniger Zeit mit Korrektur automatischer Analysen und mehr Zeit mit wertschöpfenden Tätigkeiten.

Die Rechtssicherheit steigt, weil das System Klauseln im deutschen Rechtskontext bewertet. Eine Haftungsbeschränkung wird anders eingeordnet als im US-Recht. Datenschutzklauseln werden an DSGVO-Standards gemessen, nicht an kalifornischem CCPA. Diese kontextuelle Intelligenz unterscheidet 42DBS von generischen Lösungen.

Wissenswertes zum Anbieter

Die 42DBS GmbH wurde 2015 in Berlin gegründet und beschäftigt aktuell etwa 80 Mitarbeiter. Das Unternehmen positioniert sich bewusst als regionaler Experte für deutsches und europäisches Vertragsrecht. Anders als globale Generalisten konzentriert sich 42DBS auf die spezifischen Anforderungen des DACH-Raums.

Die Marktposition liegt im oberen Mittelfeld. Preislich ist 42DBS höher angesiedelt als internationale SaaS-Lösungen. Bei Organisationen mit deutschrechtlichen Anforderungen zahlt sich diese Spezialisierung jedoch durch höhere Erkennungsqualität aus. Die Zielgruppe sind etablierte Unternehmen ab 200 Mitarbeitern mit professionellen Rechtsabteilungen.

Innovation und Kundenzufriedenheit

42DBS verfolgt einen agilen Entwicklungsansatz mit vierteljährlichen Releases. Ein eigenständiges Data-Science-Team optimiert kontinuierlich die KI-Modelle. Die Renew-Rate von 78 Prozent im Jahr 2024 spricht für hohe Kundenzufriedenheit und Produktreife. Drei von vier Kunden verlängern ihre Verträge.

Universitätspartnerschaften mit der LMU München und TU Berlin sichern kontinuierliche Forschungsimpulse. Neue Entwicklungen wie Blockchain-basierte Audit Trails befinden sich in der Roadmap. Der Support läuft 24/7 mit Mischteams aus Legal-Beratern und IT-Spezialisten. Jedem Kunden wird ein dedizierter Customer Success Manager zugewiesen.

Die Innovationskraft zeigt sich in der No-Code-Rule-Engine. Juristen können ohne IT-Kenntnisse Compliance-Regeln anpassen. Quarterly Business Reviews sorgen für regelmäßigen Austausch zwischen Anbieter und Kunde. Feature-Requests aus der Nutzer-Community fließen direkt in die Produktplanung ein.

Technische Details & Integration

42DBS basiert auf einer modernen Microservices-Architektur mit Docker und Kubernetes. Die Architektur ist horizontal skalierbar und ausfallsicher. Updates können ohne Downtime eingespielt werden. Das macht die Lösung zukunftssicher für wachsende Anforderungen.

Der Technologie-Stack umfasst Java 11+, PostgreSQL 12+ und läuft auf Linux- oder Windows-Servern. Diese bewährten Enterprise-Standards garantieren Stabilität und Verfügbarkeit. Die Datenbank-Layer ist redundant ausgelegt. Tägliche Backups schützen vor Datenverlust.

Sicherheit auf höchstem Niveau

Alle Daten werden mit AES-256 verschlüsselt, sowohl im Ruhezustand als auch während der Übertragung. Die Verbindungen laufen über TLS 1.3. Umfassende Audit-Logs erfüllen ISO 27001-Anforderungen. Jeder Zugriff auf Vertragsdaten wird protokolliert und kann nachvollzogen werden.

Für die Zukunft plant 42DBS Blockchain-basierte Audit Trails. Diese würden die Integrität von Änderungshistorien kryptographisch absichern. Für regulierte Branchen mit höchsten Compliance-Anforderungen wäre das ein weiterer Mehrwert. Der konkrete Zeitplan für diese Funktion ist noch nicht veröffentlicht.

Rollenbasierte Zugriffskontrolle ermöglicht granulare Berechtigungen bis auf Feldebene. Ein Sachbearbeiter kann bestimmte Vertragsfelder einsehen, aber nicht ändern. Geschäftsführung erhält Lesezugriff auf alle Dokumente ohne Bearbeitungsrechte. Diese Flexibilität erfüllt komplexe Governance-Anforderungen.

Nahtlose ERP- und DMS-Integration

Die SAP S/4HANA-Integration über native RFC-Schnittstellen ist eine Kernstärke. Vertragsdaten werden bi-direktional synchronisiert. Neuer Vertrag in 42DBS? Automatisches Posting ins ERP. Änderung der Kreditorennummer im SAP? Update in der Vertragsdatenbank. Dieser Medienbruch-freie Prozess spart erhebliche manuelle Arbeit.

Standard-Connectoren existieren für SharePoint, Docuware und gängige Dokumentenmanagementsysteme. Dokumente lassen sich direkt aus dem DMS in 42DBS importieren. Genehmigte Verträge werden automatisch zurück ins DMS archiviert. Der API-First-Ansatz mit REST-APIs und Webhooks ermöglicht Eigenentwicklungen.

Das Word-Add-in bringt 42DBS-Funktionen direkt in den vertrauten Editor. Klauseln können per Klick eingefügt werden. Änderungen werden automatisch tracked. Die Outlook-Integration liest E-Mail-Anhänge aus und ordnet sie dem richtigen Vertrag zu. Das eliminiert manuelles Kopieren von Dokumenten.

Kosten & Preismodell

42DBS setzt auf ein transparentes, aber nicht günstiges Lizenzmodell. Die Per-User-Lizenz startet ab 1.200 Euro pro Nutzer und Jahr. Für Enterprise-Kunden mit über 100 Nutzern gibt es Flat-Rate-Modelle, deren Preise auf Anfrage mitgeteilt werden. Diese Staffelung macht die Lösung für große Organisationen kalkulierbarer.

Die Implementierung schlägt mit 50.000 bis 80.000 Euro zu Buche. Dieser Betrag umfasst Anforderungsworkshops, Konfiguration, Datenmigration, Schulungen und Go-Live-Support. Die laufenden Wartungskosten betragen 15 Prozent des jährlichen Lizenzvolumens für Updates, Support und Hotfixes.

Realistische Gesamtkosten im ersten Jahr

Für eine mittelgroße Rechtsabteilung mit 10 Nutzern und SaaS-Betrieb ergeben sich folgende Kosten. Lizenzen: 12.000 Euro. Implementierung: 60.000 Euro. Wartung anteilig: 1.800 Euro. Summe Year 1: 73.800 Euro. Diese Investition muss gegen eingesparte Personalkosten und Effizienzgewinne gerechnet werden.

Bei 50 Nutzern und Enterprise-Flat-Rate verändert sich die Rechnung. Die Flat-Rate liegt typischerweise bei 50.000 bis 70.000 Euro jährlich. Implementierung bleibt im Bereich 60.000 bis 80.000 Euro. Year 1 Total: 110.000 bis 150.000 Euro. Der Vorteil: Skalierung auf 100 Nutzer kostet nicht proportional mehr.

On-Premise-Betrieb verursacht zusätzliche Kosten für Hardware, Betriebssystem-Lizenzen und IT-Personal. Eine realistische TCO-Rechnung muss 0,5 bis 1 FTE für Administration einkalkulieren. Das sind weitere 40.000 bis 80.000 Euro jährlich. Cloud-Betrieb ist günstiger, wenn Datensouveränität nicht kritisch ist.

Return on Investment erreichbar

Die ROI-Hebel sind messbar. Zeiteinsparung durch Automatisierung entspricht 1 bis 2 Vollzeitkräften. Vertragszyklen verkürzen sich um bis zu 50 Prozent. Risikofehler werden durch systematische Prüfung reduziert. Laut LegalTech-Barometer 2024 amortisiert sich die Investition bei über 200 Verträgen monatlich innerhalb von 9 bis 12 Monaten.

Kleine Rechtsabteilungen mit unter 50 Verträgen pro Monat erreichen diesen ROI nicht. Die Lizenzkosten bleiben eine dauerhafte Belastung ohne messbaren Gegenwert. Zwischen 50 und 200 Verträgen liegt die Grauzone. Hier sollte eine individuelle Wirtschaftlichkeitsrechnung mit konkreten Prozesszeiten erfolgen.

Skalierungskosten bleiben durch den modularen Aufbau überschaubar. Erweiterung von 50 auf 200 Nutzer kostet nicht das Vierfache. Holdingstrukturen mit mehreren Tochtergesellschaften profitieren von Multi-Tenant-Mandantenfähigkeit. Jede Gesellschaft erhält isolierte Datenbereiche bei gemeinsamer technischer Plattform.

Migration & Umstieg

Der Umstieg auf 42DBS folgt einem strukturierten Prozessmodell in drei Phasen. Phase eins umfasst Anforderungsworkshops über etwa zwei Wochen. Gemeinsam mit dem Vendor werden Use Cases, Workflows und Integrationsanforderungen definiert. Kritische Erfolgsfaktoren werden identifiziert.

Phase zwei beinhaltet Datenmigration und Schnittstellenentwicklung über vier bis sechs Wochen. Altverträge werden aus Excel, SharePoint oder alten Systemen übernommen. APIs zu ERP und DMS werden konfiguriert und getestet. Workflows werden im System abgebildet und mit Testdaten geprüft.

Phase drei ist Go-Live und Hypercare-Support über eine Woche. Produktivstart erfolgt oft zunächst mit Pilotgruppe. Anwender werden begleitet. Kinderkrankheiten werden sofort behoben. Nach erfolgreicher Stabilisierung erfolgt Rollout auf alle Nutzer. Gesamtdauer: 7 bis 9 Wochen bei standardmäßiger Komplexität.

Interne Ressourcen als Erfolgsfaktor

Der Projekterfolg hängt stark von internen Kapazitäten ab. Erforderlich sind mindestens ein IT-Administrator intern, ein Legal Lead aus der Fachabteilung und ein Projektleiter vom Vendor. Der IT-Admin kümmert sich um Schnittstellen und Infrastruktur. Der Legal Lead definiert Workflows und Compliance-Regeln.

Schulungsaufwand liegt bei 3 bis 5 Tagen vor Ort oder virtuell. Eine E-Learning-Plattform mit Zertifizierung ergänzt das Training. Power User sollten intensiver geschult werden, da sie später als Multiplikatoren fungieren. Regelmäßige Refresher-Trainings halten das Wissen aktuell.

Die größte Herausforderung ist oft die Altdaten-Qualität. Word- und PDF-Verträge müssen geparst und strukturiert werden. Automatisches Parsing erreicht 70 bis 85 Prozent Genauigkeit. Die restlichen 15 bis 30 Prozent erfordern manuelle Nachbearbeitung. Schlechte Datenqualität kann den Zeitplan um 50 bis 100 Prozent verlängern.

Change Management darf nicht unterschätzt werden. Anwender müssen neue Prozesse verstehen und akzeptieren. Widerstände gegen Systemwechsel sind normal. Der dedizierte Customer Success Manager unterstützt bei Adoption-Strategien. Frühzeitige Einbindung von Key Usern schafft Akzeptanz.

Vorteile und Herausforderungen

42DBS bietet substanzielle Vorteile für die richtige Zielgruppe. Die Automatisierung der Vertragsanalyse spart bis zu 40 Prozent Bearbeitungszeit. Juristen können sich auf komplexe Einzelfälle konzentrieren, während Routine-Checks automatisiert ablaufen. Die KI-Modelle für deutsches Recht liefern präzisere Ergebnisse als generische Lösungen.

Hybrid-Deployment ermöglicht echte Datensouveränität. Kritische Verträge bleiben on-premise unter voller Kontrolle. Unkritische Dokumente können in der Cloud verwaltet werden. Diese Flexibilität erfüllt höchste Datenschutzanforderungen bei gleichzeitig skalierbarer Infrastruktur.

Die native SAP S/4HANA-Integration eliminiert Medienbrüche vollständig. Vertragsdaten fließen automatisch zwischen Systemen. Doppelte Datenpflege entfällt. Das spart Zeit und reduziert Fehler bei der manuellen Übertragung.

Realistische Einschränkungen beachten

Die hohen initialen Kosten von 50.000 bis 80.000 Euro Implementierung stellen eine Hürde dar. Kleine Rechtsabteilungen können diese Investition oft nicht rechtfertigen. Der ROI ist erst ab etwa 200 Verträgen monatlich realistisch erreichbar.

Aktuell werden nur Deutsch und Englisch vollständig unterstützt. Die Roadmap für weitere Sprachen ist nicht veröffentlicht. Globale Konzerne mit Verträgen in fünf oder mehr Sprachen müssen Workarounds einplanen oder manuelle Übersetzung vornehmen.

On-Premise-Betrieb erfordert eigene IT-Infrastruktur und Betriebspersonal. Hardware, Betriebssystem-Lizenzen, Backup-Systeme und Administratoren verursachen laufende Kosten. Die Total Cost of Ownership übersteigt Cloud-Betrieb deutlich, wenn diese Option nicht aus Datenschutzgründen zwingend ist.

Bei komplexen Legacy-Systemen steigt der Integrationsaufwand erheblich. Alte SAP-R/3-Versionen benötigen individuelle Anpassungen. Proprietäre DMS-Systeme ohne Standard-APIs erfordern Custom Development. Das kann Implementierungszeiten und -kosten verdoppeln.

Die KI ersetzt nicht die finale Rechtsprüfung durch qualifizierte Juristen. Automatische Analysen sind Hilfsmittel, keine abschließende Rechtsberatung. Die Verantwortung für Vertragsabschlüsse bleibt beim Menschen. Diese Grenze muss allen Anwendern klar sein.

Change-Resistance bei Anwendern ist eine häufige Herausforderung. Gewohnte Prozesse werden aufgebrochen. Neue Workflows müssen erlernt werden. Manche Juristen befürchten Kontrollverlust durch Automatisierung. Aktives Change Management ist kritischer Erfolgsfaktor.

FAQ – Häufige Fragen zu 42DBS

Eignet sich 42DBS für kleinere Rechtsabteilungen? Die Software lohnt sich bedingt. Bei unter 50 Verträgen monatlich ist der Return on Investment schwach. Die Lizenzkosten ab 12.000 Euro jährlich übersteigen oft den Nutzen. Zwischen 50 und 200 Verträgen sollte eine detaillierte Kosten-Nutzen-Rechnung erfolgen. Ab 200 Verträgen monatlich wird die Investition wirtschaftlich interessant durch messbare Zeitersparnis.

Ist On-Premise-Betrieb zwingend erforderlich? Nein. Sie wählen zwischen Cloud-Betrieb als SaaS, vollständiger On-Premise-Installation oder Hybrid-Modellen. Cloud ist schneller zu implementieren und verursacht geringere Betriebskosten. On-Premise bietet maximale Datenkontrolle für hochsensible Verträge. Die Wahl hängt von Ihren Datenschutzanforderungen und IT-Kapazitäten ab.

Wie lange dauert der Umstieg von bestehenden Systemen? Typischerweise 7 bis 9 Wochen inklusive Anforderungsanalyse, Migration und Go-Live. Komplexe Integrationen mit Legacy-Systemen können das verlängern. Der kritische Faktor ist Altdaten-Qualität. Schlecht strukturierte Verträge in Word oder PDF erfordern erhebliche manuelle Nachbearbeitung und können die Projektdauer verdoppeln.

Funktioniert die Software mit mehreren Sprachen? Aktuell werden Deutsch und Englisch vollständig unterstützt. Die KI-Modelle sind auf diese Sprachen optimiert. Weitere Sprachen sind laut Anbieter geplant, aber ohne veröffentlichte Roadmap. Verträge in Französisch, Italienisch oder Spanisch erfordern manuelle Übersetzung oder Nachbearbeitung. Englische Verträge funktionieren gut, andere Sprachen nur eingeschränkt.

Ist 42DBS DSGVO-konform? Ja. Die SaaS-Cloud-Variante ist ISO 27001 und DSGVO-zertifiziert. Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO sind verfügbar. Bei On-Premise-Installation liegt die DSGVO-Compliance in Ihrer Verantwortung als Betreiber. Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen und Audit-Logs erfüllen typische Compliance-Anforderungen.

Wie funktioniert die ERP-Integration konkret? Für SAP S/4HANA existiert eine native RFC-Anbindung mit bi-direktionaler Synchronisation. Neue Verträge in 42DBS werden automatisch ins ERP gepostet. Änderungen an Kreditorendaten im SAP fließen zurück in die Vertragsdatenbank. Andere ERP-Systeme werden über REST-APIs angebunden. Das detaillierte Schnittstellen-Setup erfolgt in der Implementierungsphase gemeinsam mit Ihren IT-Spezialisten.

Was passiert bei wachsenden Nutzerzahlen? Die modulare Architektur ermöglicht kostengünstige Skalierung. Erweiterung von 50 auf 200 oder 1.000 Nutzer erfolgt ohne Neuimplementierung. Bei Enterprise-Flat-Rates sind Nutzerzahlen oft schon abgedeckt. Holdingstrukturen mit mehreren Tochtergesellschaften nutzen Multi-Tenant-Mandantenfähigkeit. Jede Gesellschaft erhält isolierte Bereiche bei gemeinsamer technischer Basis.

Wo liegt der größte praktische Mehrwert? Erstens Rechtssicherheit durch spezialisierte KI für deutsches Recht mit präziser Risikobewertung. Zweitens massive Zeiteinsparung durch Automatisierung von Routine-Checks um 40 Prozent. Drittens Risikominderung durch strukturierte Workflows und zentrale Kontrolle mit lückenloser Dokumentation. Die Kombination dieser drei Faktoren macht 42DBS für deutsche Rechtsabteilungen wertvoll.