WinWorker | Malersoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Aufmaß & Kalkulation: Digitales Aufmaß mit Foto und Skizze direkt auf der Baustelle per Tablet, mit Kopplung von Laser-Messgeräten (Bosch, Leica) und automatischer Flächenberechnung für präzise Mengenermittlung

Malerspezifische Kalkulation: Vorgefertigte Leistungsverzeichnisse mit aktuellen Material- und Lohnkosten, integrierte RAL-Farbpalette und Untergrundbewertung für realistische Kalkulationsansätze

GAEB-Schnittstelle: Nahtloser Datenaustausch mit Architekten und Generalunternehmern über den Baustandard in allen aktuellen Versionen

Angebotserstellung: Vom Aufmaß direkt zum professionellen PDF-Angebot mit automatischer Materialkalkulation und branchenüblichem Layout

Rechnungswesen: Komplette Faktura inklusive Teilrechnungen, Abschlagsrechnungen, automatischem Mahnlauf und Online-Kundenportal für transparente Projektübersicht

DATEV/Lexware-Export: Direkte Übergabe an Buchhaltungssoftware ohne Doppelerfassung und manuelle Nachbearbeitung

Mobile Zeiterfassung: Digitale Stempeluhr auf dem Smartphone für Mitarbeiter zur Erfassung von Arbeitszeiten direkt auf der Baustelle

Foto-Dokumentation: Baufortschritt und Mängel mit digitaler Unterschrift festhalten, Leistungen sofort bestätigen lassen für rechtssichere Nachweise

Offline-fähige App: Vollständige Arbeitsfähigkeit auch ohne Internetverbindung mit automatischer Synchronisation bei verfügbarer Verbindung

Baustellen- und Terminplanung: Übersichtlicher Kalender mit Ressourcen- und Personalzuweisung für mehrere Teams und Projekte parallel

Lager- und Materialwirtschaft: Automatische Verbrauchserfassung, Bestandsübersicht und intelligente Bestellvorschläge zur Vermeidung von Materialengpässen

Mängelprotokoll: Strukturierte Abnahme-Dokumentation mit Checklisten für rechtssichere Nachweise und professionelle Übergabe

RAL-Farbmanagement: Integrierte Farbdatenbank mit über 2.000 Farbtönen für präzise Kundenberatung und eindeutige Materialbestellung

DATANORM-Import: Aktuelle Preislisten der Lieferanten direkt ins System importieren für realistische Kalkulation mit tagesaktuellen Preisen

🟨 Besonderheiten – Was macht WinWorker einzigartig?

Echte Maler-Spezialisierung zeigt sich in jedem Detail der Software. Seit 2003 entwickelt die WinWorker GmbH ausschließlich für Maler und Stuckateure, nicht für das Handwerk allgemein. Die Leistungsverzeichnisse werden kontinuierlich aktualisiert und berücksichtigen realistische Ansätze für unterschiedliche Untergründe, Beschichtungssysteme und Spezialtechniken. Die RAL-Integration reicht bis in die Materialkalkulation hinein, wo automatisch passende Grundierungen und Zwischenanstriche vorgeschlagen werden. Diese Branchentiefe erreichen Allzweck-Handwerkerlösungen trotz breiterem Funktionsumfang nicht.

Marktführende Offline-Funktionalität unterscheidet WinWorker von den meisten Cloud-Konkurrenten. Die auf Xamarin basierende App läuft vollständig ohne Internetverbindung, alle Funktionen stehen lokal zur Verfügung. Aufmaß, Fotos, Zeiterfassung und digitale Unterschriften werden auf dem Gerät gespeichert und synchronisieren automatisch, sobald wieder Netz verfügbar ist. Besonders auf dem Land oder in Altbauten mit schlechtem Empfang bedeutet dies einen erheblichen Produktivitätsvorteil gegenüber reinen Web-Anwendungen, die bei Verbindungsproblemen nicht nutzbar sind.

Vollständige GAEB- und DATANORM-Integration macht WinWorker anschlussfähig für öffentliche Ausschreibungen und professionelle Bauprojekte. Die Software beherrscht beide Branchenstandards in allen aktuellen Versionen bidirektional, ermöglicht also Import und Export ohne Datenverlust. Dies öffnet den Zugang zu Großprojekten mit Architekten und Generalunternehmern, bei denen digitaler Datenaustausch ohne manuelle Nachbearbeitung vorausgesetzt wird. Gleichzeitig reduzieren tagesaktuelle Lieferantenpreislisten über DATANORM den Kalkulationsaufwand erheblich.

Hybrid-Bereitstellung bietet eine im Markt seltene Flexibilität. Betriebe können zwischen Cloud-Hosting in DSGVO-konformen deutschen Rechenzentren und On-Premise-Installation auf eigenen Servern wählen. Diese Option ist relevant für Unternehmen mit besonderen Datenschutzanforderungen oder bestehender IT-Infrastruktur, die sie weiterverwenden möchten. Die meisten modernen Wettbewerber bieten ausschließlich Cloud-Lösungen an.

Einschränkungen zeigen sich bei CRM-Funktionen und Business Intelligence. WinWorker konzentriert sich auf Auftragsabwicklung und Kalkulation, verfügt aber über kein integriertes System zur aktiven Neukundengewinnung oder Lead-Verwaltung. Auch die Reporting- und Analyse-Funktionen beschränken sich auf Standard-Auswertungen ohne umfangreiche Dashboard-Konfiguration oder KI-gestützte Insights. Betriebe mit diesen Anforderungen müssten ergänzende Werkzeuge einsetzen.

🟩 Empfehlung – Wer sollte WinWorker wählen?

Der wachsende Kleinbetrieb mit 3 bis 10 Mitarbeitern profitiert besonders vom durchgängigen Prozess. Betriebe, die aktuell noch mit Zetteln, Excel-Listen und separaten Programmen für verschiedene Aufgaben arbeiten, gewinnen durch WinWorker erhebliche Effizienz. Die App ermöglicht es Vorarbeitern, selbstständig Aufmaße zu erstellen und Zeiten zu erfassen, was Rückfragen reduziert und die Büroarbeit entlastet. Die Einarbeitungszeit ist überschaubar, sodass auch technisch weniger versierte Mitarbeiter nach kurzer Schulung produktiv arbeiten können.

Der etablierte Mittelständler mit 10 bis 30 Mitarbeitern erhält mit WinWorker die notwendige Transparenz für mehrere parallel laufende Projekte. Die Echtzeit-Übersicht über Baustellen, Material und Liquidität ermöglicht fundierte Entscheidungen zur Ressourcenplanung. Die professionellen Schnittstellen zu DATEV und Lieferanten automatisieren zeitraubende Routineaufgaben. Besonders wertvoll ist die Software für Betriebe, die regelmäßig mit Architekten, Wohnungsgesellschaften oder öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten und dabei auf standardisierte Datenaustausch-Formate angewiesen sind.

Betriebe im ländlichen Raum finden in der Offline-Funktionalität einen entscheidenden Vorteil. Baustellen mit schlechtem oder fehlendem Mobilfunkempfang führen bei reinen Online-Lösungen zu Arbeitsunterbrechungen und Frustration. WinWorker ermöglicht unterbrechungsfreies Arbeiten, alle Daten fließen automatisch ins Büro, sobald wieder Netzverbindung besteht. Dies steigert nicht nur die Produktivität, sondern erhöht auch die Akzeptanz bei Mitarbeitern, die auf verlässliche Werkzeuge angewiesen sind.

GAEB-affine Profis mit regelmäßigen Ausschreibungen benötigen die umfassende Standard-Unterstützung. Betriebe, die öffentliche Aufträge kalkulieren oder als Nachunternehmer für Generalunternehmer tätig sind, sparen erhebliche Zeit durch die nahtlose GAEB-Integration. Manuelle Konvertierungen oder Nachbearbeitungen entfallen, Kalkulationen können direkt aus empfangenen Ausschreibungen erstellt werden.

Entscheidende Auswahlkriterien:

✅ Mehr als 10 Aufträge pro Monat – bei geringerem Volumen amortisiert sich die Investition kaum

✅ Bedarf an mobiler Arbeit mit mehreren Teams – die App-Funktionalität entfaltet hier ihren größten Nutzen

✅ Schnittstellen zu DATEV, Lieferanten oder Architekten erforderlich – WinWorker deckt alle relevanten Standards ab

✅ Umstieg von Papier auf Digital ohne eigene IT-Abteilung – die Software ist für Nicht-IT-Experten konzipiert

❌ Nicht geeignet bei Bedarf an vollumfänglichem CRM-System für strukturiertes Lead-Management

❌ Nicht optimal für Betriebe mit komplexen BI-Anforderungen und umfangreichen Controlling-Dashboards

❌ Weniger passend für sehr große Betriebe über 50 Mitarbeiter mit internationalen Projekten

Details zur Malersoftware: WinWorker

WinWorker verfolgt konsequent den Ansatz einer echten Branchenlösung statt einer für viele Gewerke angepassten Standardsoftware. Diese Fokussierung zeigt sich in der Tiefe der malerspezifischen Funktionen: Leistungsverzeichnisse berücksichtigen nicht nur Quadratmeter, sondern auch Untergrundbeschaffenheit, erforderliche Vorarbeiten und materialspezifische Verarbeitungszeiten. Die RAL-Integration ist keine nachträglich hinzugefügte Farbdatenbank, sondern durchzieht das gesamte System von der Beratung über die Kalkulation bis zur Materialbestellung.

Der durchgängige Prozess bildet den kompletten Workflow eines Malerbetriebs ab. Vom ersten Kundenkontakt mit Terminvereinbarung über das Aufmaß vor Ort, die automatische Angebotserstellung, Auftragsbestätigung, Materialbestellung, Zeiterfassung auf der Baustelle bis zur Abrechnung und Nachkalkulation arbeiten alle Module nahtlos zusammen. Medienbrüche entfallen, Daten müssen nicht mehrfach erfasst werden. Was auf der Baustelle gemessen wird, fließt direkt in die Kalkulation ein. Was kalkuliert wurde, steht automatisch für die Materialbestellung bereit.

Die Mobile-First-Strategie ist keine Marketing-Floskel, sondern technische Realität. Die App stellt keine reduzierte Version der Desktop-Software dar, sondern bietet vollen Funktionsumfang speziell für die Anforderungen auf der Baustelle. Aufmaß mit Foto-Dokumentation, Laser-Messgeräte-Kopplung, Zeiterfassung und digitale Unterschriften laufen vollständig auf dem mobilen Gerät. Die Offline-Fähigkeit basiert auf einer ausgereiften lokalen Datenbank mit intelligenter Konfliktauflösung bei der Synchronisation, nicht auf simpler Zwischenspeicherung von Formulardaten.

Wissenswertes zum Anbieter: WinWorker GmbH

Die WinWorker GmbH entwickelt seit 2003 ausschließlich Software für Maler- und Stuckateurbetriebe und beschäftigt etwa 50 Mitarbeiter. Diese bewusste Nischenstrategie sichert die Branchenkompetenz und ermöglicht Produkttiefe, die Anbieter mit breiterem Gewerke-Portfolio nicht erreichen. Mit über 5.000 Kunden im deutschsprachigen Raum gehört das Unternehmen zu den etablierten Anbietern im Malerhandwerk. Die Vertragsverlängerungsrate von 85 Prozent und durchschnittliche Bewertungen von 4,7 von 5 Sternen auf Branchenportalen sprechen für Kundenzufriedenheit über den Verkaufsprozess hinaus.

Regionale Nähe zum Handwerk zeigt sich in der Zusammenarbeit mit Handwerksinnungen und regionalen Implementierungspartnern. Der deutschsprachige Support wird von Mitarbeitern mit Handwerkshintergrund geleistet, die branchenspezifische Fragen ohne lange Erklärungen verstehen. Diese Kundenorientierung unterscheidet mittelständische Spezialanbieter häufig von großen Software-Konzernen mit internationalen Callcentern. Die kontinuierliche Produktentwicklung orientiert sich an Rückmeldungen aus der Anwenderbasis, nicht an abstrakten Markttrends.

Technische Details & Integration

WinWorker basiert auf bewährter Microsoft-Technologie mit .NET-Backend und MS SQL-Datenbank. Diese solide Architektur garantiert Stabilität, Skalierbarkeit und gute Integration in Windows-Umgebungen, wie sie in vielen Handwerksbetrieben bereits vorhanden sind. Die Cloud-Variante läuft in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland mit TLS-Verschlüsselung und erfüllt alle DSGVO-Anforderungen. Bei On-Premise-Installation verbleiben alle Daten auf den eigenen Servern des Betriebs.

Die Schnittstellenlandschaft deckt alle relevanten Standards des Malerhandwerks ab. GAEB in den Versionen 90, 2000 und XML ermöglicht bidirektionalen Datenaustausch mit Architekten und Ausschreibungsplattformen. DATANORM-Import bringt aktuelle Lieferantenpreislisten ins System. Die DATEV- und Lexware-Schnittstellen übergeben Rechnungsdaten automatisch an die Finanzbuchhaltung. Eine REST-API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung, etwa für Anbindungen an Warenwirtschaftssysteme oder unternehmenseigene Datenbanken.

Die mobile App nutzt Xamarin-Technologie für plattformübergreifende Entwicklung bei nativer Performance. Lokale Datenhaltung auf dem Gerät ermöglicht vollständige Offline-Funktionalität ohne Leistungseinbußen. Die Synchronisation erfolgt differenziell, überträgt also nur geänderte Daten, was Datenvolumen spart und Synchronisationszeiten minimiert. Für Betriebe mit eigenen Servern sind VPN-Verbindungen oder DirectAccess-Konfigurationen möglich.

Kosten & Preismodell

WinWorker positioniert sich im mittleren Preissegment mit transparenter Kostenstruktur. Das Mietmodell beginnt bei etwa 49 Euro pro Monat und Nutzer für die Basiskonfiguration mit Kalkulation, Angebotserstellung und Rechnungswesen. Zusatzmodule wie Zeiterfassung, Lagerverwaltung oder erweiterte mobile Funktionen kosten jeweils 10 bis 20 Euro zusätzlich pro Nutzer. Eine einmalige Einrichtungspauschale zwischen 800 und 1.500 Euro deckt Grundkonfiguration, Datenimport und Basisschulung ab. Diese Mietstruktur vermeidet hohe Anfangsinvestitionen und ermöglicht planbare monatliche Kosten.

Alternativ bietet der Anbieter Einmalkauf mit jährlichem Wartungsvertrag an. Die Lizenz kostet etwa 1.800 bis 2.500 Euro pro Arbeitsplatz, der Wartungsvertrag schlägt mit rund 20 Prozent der Lizenzkosten jährlich zu Buche und umfasst Updates sowie Support. Diese Variante eignet sich für Betriebe, die langfristig planen und keine monatlichen Abogebühren wünschen. Nach etwa drei Jahren liegt die Gesamtkostenbelastung beider Modelle gleichauf.

Realistische Gesamtkostenbetrachtung für einen Betrieb mit drei Nutzern über drei Jahre: Mietmodell etwa 6.300 Euro (Miete) plus 1.200 Euro (Einrichtung) plus 800 Euro (Schulung) plus 1.200 Euro (Hardware wie Tablets) ergibt rund 9.500 Euro. Der größte Kostenfaktor wird häufig unterschätzt: Die Datenbereinigung und Prozessanpassung vor der Migration bindet eigene Personalressourcen im Wert von mehreren tausend Euro. Die Amortisation erfolgt laut Herstellerangabe und Anwenderberichten typischerweise innerhalb von 6 bis 9 Monaten durch schnellere Angebotserstellung, weniger Materialverluste und verbesserte Liquidität durch automatisches Mahnwesen.

Migration & Umstieg auf WinWorker

Die technische Implementierung nimmt bei Standardkonfigurationen vier bis acht Wochen in Anspruch. Nach Installation der Software oder Einrichtung der Cloud-Zugänge erfolgt die Anpassung an betriebsspezifische Abläufe: Hinterlegung von Leistungsverzeichnissen, Einrichtung von Kostenarten, Konfiguration von Dokumentenvorlagen. Der Import von Kundendaten, Artikelstammdaten und offenen Angeboten aus bestehenden Systemen ist technisch unkompliziert, erfordert aber vorbereitete, bereinigte Datenquellen.

Die größte Herausforderung liegt nicht in der Technik, sondern in den Daten selbst. Excel-Listen mit uneinheitlichen Kundendaten, fehlende Artikelbeschreibungen, nicht aktualisierte Preise und inkonsistente Bezeichnungen verursachen mehr Aufwand als die Softwareinstallation. Betriebe sollten mehrere Wochen für systematische Datenbereinigung einplanen, bevor der technische Import beginnt. Diese Investition zahlt sich doppelt aus: Sie ermöglicht nicht nur erfolgreiche Migration, sondern schafft auch die Datenbasis für künftige Auswertungen und Analysen.

Change Management entscheidet über Erfolg oder Misserfolg häufiger als technische Faktoren. Widerstand gegen Veränderung ist die häufigste Ursache für scheiternde Digitalisierungsprojekte. Die Geschäftsführung muss vorangehen und die neue Software konsequent nutzen, nicht bei Schwierigkeiten zu alten Methoden zurückkehren. Mitarbeiter sollten frühzeitig eingebunden werden, ihre Bedenken ernst genommen und Vorteile sichtbar gemacht werden. Schrittweise Einführung, beginnend mit wenigen Pilotanwendern, reduziert Überforderung und ermöglicht Lernen aus Fehlern vor dem Rollout im gesamten Betrieb.

Die praxisgerechte Schulung umfasst typischerweise zwei Tage Basistraining plus einen Tag Vertiefung pro Modul. WinWorker setzt auf intuitive Bedienung mit logischem Aufbau statt komplexer Handbücher. Die meisten Anwender arbeiten nach dieser Schulung selbstständig, regionaler Support hilft bei Anlaufschwierigkeiten telefonisch oder per Fernwartung. Erfahrungsgemäß dauert die produktive Nutzung der mobilen App nur wenige Stunden Einarbeitung, während Bürofunktionen wie Kalkulation oder Nachkalkulation mehr Übung erfordern.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Überzeugende Stärken:

Passgenaue Maler-Funktionen unterscheiden WinWorker von generischen Handwerkerlösungen durch malerspezifische Leistungsverzeichnisse, RAL-Integration und untergrundbezogene Kalkulationslogik

Robuste Offline-App ermöglicht unterbrechungsfreies Arbeiten auf Baustellen ohne Mobilfunkempfang mit vollständiger Funktionalität und automatischer Synchronisation

GAEB/DATANORM-Vollintegration macht Betriebe anschlussfähig für öffentliche Ausschreibungen und professionelle Bauprojekte ohne manuelle Nachbearbeitung

Deutscher Mittelstandsanbieter mit regionalem Support, branchenkundigen Ansprechpartnern und enger Zusammenarbeit mit Handwerksinnungen

Durchgängiger Workflow von Aufmaß bis Nachkalkulation ohne Medienbrüche und Doppelerfassungen für effiziente Prozesse

Hybrid-Deployment-Option gibt Betrieben die Wahl zwischen Cloud-Komfort und eigener Datenhaltung je nach Sicherheitsanforderungen

Realistische Herausforderungen:

Fehlendes integriertes CRM erfordert separate Lösung für systematisches Lead-Management und Neukundengewinnung jenseits der Auftragsverwaltung

Basis-Reporting-Funktionen ohne umfangreiche Dashboard-Konfiguration oder Business-Intelligence-Features für komplexe Controlling-Anforderungen

Initiale Investition von mehreren tausend Euro ist für Kleinbetriebe spürbar, Amortisation dauert mindestens ein halbes Jahr

Datenbereinigung unterschätzt – Vorbereitung der Altdaten vor Migration kostet mehr Zeit und Ressourcen als die technische Installation

Mitarbeiter-Akzeptanz muss aktiv erarbeitet werden, Change-Management-Aufwand sollte nicht unterschätzt werden

Fehlende BIM-Anbindung könnte bei künftigen Großprojekten mit Building Information Modeling zum limitierenden Faktor werden

Häufig gestellte Fragen zu WinWorker

Funktioniert die App wirklich vollständig ohne Internet?

Ja, die WinWorker-App arbeitet vollständig offline mit allen Funktionen. Aufmaß, Fotos, Zeiterfassung und digitale Unterschriften werden lokal auf dem Gerät gespeichert und synchronisieren automatisch, sobald wieder Internetverbindung besteht. Diese Offline-Fähigkeit basiert auf Xamarin-Technologie mit lokaler Datenbank, nicht auf simpler Zwischenspeicherung. Besonders auf Baustellen im ländlichen Raum oder in Altbauten mit schlechtem Mobilfunkempfang zeigt sich dieser Vorteil gegenüber reinen Web-Anwendungen, die ohne Verbindung nicht nutzbar sind.

Kann ich meine bestehenden Excel-Listen und Kundendaten übernehmen?

Grundsätzlich ja, WinWorker unterstützt Import aus Excel und CSV-Dateien. Die Herausforderung liegt jedoch in der Datenqualität: Uneinheitliche Schreibweisen, fehlende Informationen, veraltete Preise und inkonsistente Kategorisierungen müssen vor dem Import bereinigt werden. Der technische Import selbst ist unkompliziert, die Datenbereinigung erfordert aber realistische Zeitplanung von mehreren Wochen. Diese Investition lohnt sich doppelt, da bereinigte Daten nicht nur erfolgreiche Migration ermöglichen, sondern auch Grundlage für aussagekräftige Auswertungen bilden.

Wie lange dauert die Einarbeitung für meine Mitarbeiter?

Die mobile App können die meisten Mitarbeiter nach ein bis zwei Stunden produktiv nutzen, da die Benutzeroberfläche intuitiv gestaltet ist. Wer ein Smartphone bedienen kann, kommt mit der App zurecht. Für Bürofunktionen wie Kalkulation, Angebotserstellung und Rechnungswesen sind zwei Tage Basisschulung üblich, mit einem zusätzlichen Tag für vertiefende Module wie Nachkalkulation oder Lagerverwaltung. WinWorker setzt bewusst auf einfache Bedienung statt umfangreiche Handbücher. Nach der Schulung arbeiten Anwender selbstständig, regionaler Support hilft bei spezifischen Fragen telefonisch oder per Fernwartung.

Was passiert mit meinen Daten bei einem späteren Anbieterwechsel?

WinWorker ermöglicht Export über Standardformate wie Excel, CSV und GAEB jederzeit ohne technische Einschränkungen. Eine Vendor-Lock-in-Strategie durch proprietäre Datenformate gibt es nicht. Kundendaten, Artikel, Angebote und Rechnungen lassen sich vollständig exportieren und in andere Systeme überführen. Bei der Cloud-Variante gehören die Daten dem Kunden, nicht dem Anbieter. Nach Vertragsende oder auf Wunsch werden alle Daten zum Download bereitgestellt, anschließend erfolgt DSGVO-konforme Löschung aus den Systemen des Anbieters.

Benötige ich einen IT-Mitarbeiter oder externe IT-Betreuung?

Bei der Cloud-Variante ist kein IT-Personal erforderlich. Updates, Backups und Wartung übernimmt der Anbieter, Zugang erfolgt über Browser oder App ohne lokale Installation. Bei On-Premise-Installation auf eigenen Servern werden Grundkenntnisse in Windows-Server-Administration, Datenbankwartung und Netzwerkkonfiguration benötigt. Die meisten Kleinbetriebe wählen deshalb die Cloud-Variante, während größere Unternehmen mit bestehender IT-Infrastruktur und eigenem IT-Personal die On-Premise-Option in Betracht ziehen.

Ersetzt WinWorker meine Buchhaltungssoftware komplett?

Nein, WinWorker ist keine Finanzbuchhaltungssoftware. Die Software erstellt Angebote und Rechnungen, übergibt diese Daten dann aber über Schnittstellen an DATEV oder Lexware, wo die eigentliche Buchhaltung mit Kontenführung, Umsatzsteuervoranmeldung und Jahresabschluss erfolgt. Diese Arbeitsteilung ist sinnvoll: WinWorker konzentriert sich auf die malerspezifischen Prozesse, während spezialisierte Buchhaltungsprogramme die steuerlichen Anforderungen abdecken. Der automatische Datenaustausch verhindert Doppelerfassung und Übertragungsfehler.