Kanban + Dashboard für Maler
Der alltägliche Koordinations-Wahnsinn
Montagmorgen, 6:45 Uhr: Das Telefon klingelt. Der Chef vom Bauamt meldet sich wegen einer Genehmigung für Objekt X. Gleichzeitig vibriert WhatsApp – Ihr Geselle meldet sich krank. Im E-Mail-Postfach warten drei Angebotsanfragen und zwei Änderungswünsche von Bestandskunden. Auf dem Schreibtisch liegt der halbfertige Materialbestellzettel vom Freitag. Und wo genau war noch mal der Fahrplan für die Baustelle in der Musterstraße abgelegt?
Die eigentliche Frage lautet: Wer geht heute wohin, mit welchem Material, und was ist bis Feierabend realistisch zu schaffen? Der Überblick fehlt, bevor der Kaffee überhaupt richtig gewirkt hat.
Das Problem: Ihre Aufgaben leben in fünf verschiedenen Welten. Telefon, WhatsApp, E-Mail, Notizzettel, Excel, Kopf. Jeden Morgen gehen 15 Minuten nur fürs Sortieren drauf. Jeden Tag die Angst, etwas Wichtiges zu übersehen.
Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein System-Problem. Jede Informationsquelle hat ihre eigene Logik – und Sie sind der Übersetzer dazwischen. Das kostet Sie nicht nur Zeit, sondern vor allem mentale Energie.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools in einem Unternehmen – egal ob Sie allein arbeiten oder Teammitglieder haben – ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben - persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung - Verknüpfung zwischen Aufgaben, Projekten, Dokumenten
- Geräte-unabhängig - identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick - Sie sehen sofort, was heute wichtig ist B. Direkter Zugriff - Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung - Alle Programme und Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen – egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung – dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für Maler:
- Tageseinsatzplanung Team (täglich 7:00 Uhr) – Jedes Team weiß, wohin es fährt und welche Materialien es braucht
- Materialbestände prüfen (täglich 14:00 Uhr) – Engpässe vermeiden, Sonderbestellungen rechtzeitig aufgeben
- Kunden-Rückfragen beantworten (täglich 8:30 und 15:00 Uhr) – Schnelle Reaktion sichert Kundenzufriedenheit
- Abrechnungsrelevante Zeiten erfassen (täglich 16:30 Uhr) – Grundlage für korrekte Lohn- und Rechnungsstellung
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab – nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich "Leben retten", wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung.
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen (wenn Sie sie im Kopf haben), aber den Überblick bewahren über laufende Projekte.
Beispiele für Maler:
- Anfrage/Angebot: Angebot "Ladenlokal Hauptstraße 12" erstellen – Jeder neue Auftrag beginnt mit einer Anfrage
- In Planung: Baustellenlogistik "Villa am See" vorbereiten (Material, Personal) – Größere Projekte erfordern umfangreiche Vorbereitung
- In Arbeit: Fassadenanstrich "Einfamilienhaus Familie Schmidt" – Die Kernaufgabe auf den Baustellen
- Abrechnung/Abschluss: Rechnungserstellung "Bürogebäude Citypark" – Kaufmännische Abwicklung abgeschlossener Projekte
💡 Tipp für Entscheider:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status.
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für Maler:
- Handwerkersoftware (TopKontor Handwerk, Plancraft) im Dashboard-Frame verlinkt – Klick auf ein Bauvorhaben öffnet das Projekt direkt zur Detailansicht
- Material-Lieferanten-Portale eingebunden – Schneller Zugriff auf Bestellhistorie oder Produktkataloge
- Outlook oder Google Calendar als Frame integriert – Gesamte Terminübersicht des Teams auf einen Blick, keine separate Kalender-App mehr öffnen
Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Angebote erstellen - Direkt im System, mit Vorlagen
- E-Mail-Postfach einbinden - Im Dashboard-Frame sichtbar
- Seiten teilen - Mit Kunden oder Mitarbeitern live zusammenarbeiten
- Aufgabenverwaltung - Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
- Übersichten & Reports - Automatisch generiert aus Datenbanken
- Tabellen einbinden - Auch als eingebetteter Frame (z.B. Excel, Google Sheets)
- Dokumente einbinden - PDFs, Verträge, Pläne direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren - Automatisierte Daten-Synchronisation
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.
Für Maler:
Notion ersetzt nicht Ihre Handwerkersoftware (TopKontor Handwerk, Plancraft, Craftnote, Streit V.1) für Angebotskalkulation, Zeiterfassung oder Rechnungsstellung.
Aber: Sie können eine zentrale Übersicht für laufende Projekte, Kundenkommunikation, Materialmanagement und Teamkoordination schaffen. Notion visualisiert Aufgaben, setzt Deadlines und verfolgt den Fortschritt, indem es alle relevanten Informationen verlinkt und zusammenführt.
Die Frage ist: Wie viel Zeit verbringen Sie täglich damit, Informationen aus verschiedenen Systemen zu sammeln, um einen Überblick zu bekommen und Entscheidungen zu treffen?
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Maler
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard (Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit)
- Setup-Anleitung (5-Minuten-Video)
- Profession-spezifische Anpassungen für Maler
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen sinnvoll sind
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort (nach Verfügbarkeit)