Angebots- & Auftragsmanagement:
Mobile Baustellenarbeit:
Materialwirtschaft:
Kaufmännische Funktionen:
Planung & Organisation:
AI-basierte Flächenerkennung aus Baustellenfotos stellt ein herausragendes Merkmal dar. Statt zeitaufwendiges manuelles Aufmaß durchzuführen, genügt das Fotografieren der Wandflächen mit dem Smartphone. Die Software erkennt automatisch Flächen und berechnet Quadratmeter eigenständig. In der Praxis reduziert sich der Zeitaufwand für ein Aufmaß von typischerweise 45 Minuten auf etwa 15 Minuten, was gleichzeitig Kalkulationsfehler minimiert.
Echte Offline-Funktionalität unterscheidet ToolTime von vielen Wettbewerbern, die lediglich eingeschränkte Anzeigemöglichkeiten ohne Internetverbindung bieten. Die gesamte mobile App funktioniert vollständig offline – von der Angebotserstellung über Zeiterfassung bis zum Foto-Upload. Alle Daten synchronisieren sich automatisch, sobald wieder Netzverbindung besteht. Auf Baustellen mit schlechtem Mobilfunkempfang entfällt damit jeglicher Frust durch fehlende Konnektivität.
Direkte Lieferantenintegration mit Echtzeit-Preisen ermöglicht einen nahtlosen Bestellprozess. Brillux und Caparol sind mit aktuellen Preisen und Verfügbarkeiten direkt angebunden – Material lässt sich mit einem Klick bestellen, ohne separate Anmeldung in Lieferantenportalen. Dies spart Zeit und verhindert Kalkulationsfehler durch veraltete Preislisten, die in vielen Betrieben noch als Excel-Tabellen gepflegt werden.
Einschränkungen betreffen vor allem internationale Einsätze und spezielle technische Anforderungen. Die Software kalkuliert ausschließlich in Euro, Fremdwährungen werden nicht unterstützt. Eine integrierte Telefonanlage (CTI) fehlt ebenfalls. Bei Migration sehr großer Datenbestände aus Altsystemen kann der Umstellungsprozess komplex werden und zusätzlichen Beratungsaufwand erfordern.
Solo-Selbstständige und Kleinbetriebe mit 1-10 Mitarbeitern profitieren besonders stark von der intuitiven Bedienung und der erheblichen Zeitersparnis bei der Angebotserstellung. Für diese Zielgruppe erweist sich der schnelle Einstieg ohne umfangreiches Projektmanagement oder spezielle IT-Kenntnisse als entscheidender Vorteil. Die Software reduziert den administrativen Aufwand deutlich, ohne dass teure Schulungen erforderlich werden.
Wachsende Malerbetriebe mit 10-50 Mitarbeitern finden in ToolTime eine professionelle Organisationslösung, die mit dem Unternehmen skaliert. Diese Betriebe benötigen strukturiertes Projektmanagement und transparente Kostenkontrolle, möchten aber nicht in komplexe ERP-Systeme mit hohen Investitionskosten einsteigen. Die Software bietet alle relevanten Funktionen für professionelles Auftragsmanagement bei überschaubarem Implementierungsaufwand.
Mobile Teams mit wechselnden Baustellen stellen eine ideale Nutzergruppe dar, insbesondere wenn häufig in Gebäuden mit schlechter Internetverbindung gearbeitet wird. Die umfassende Offline-Funktionalität erweist sich hier als unverzichtbar – von Kellerräumen über Rohbauten bis zu ländlichen Gebieten funktioniert die gesamte App ohne Einschränkungen.
Digital-affine Handwerker, die von analogen Prozessen wegkommen möchten, finden einen sanften Einstieg in die Digitalisierung. Betriebe, die bisher mit Excel-Tabellen und Papierordnern arbeiten, können ohne steile Lernkurve auf eine moderne Lösung umsteigen. Die intuitive Benutzeroberfläche reduziert Widerstände im Team und ermöglicht schnelle erste Erfolge.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Cloud-basierte Architektur mit echter Offline-Funktionalität bildet das technische Fundament von ToolTime. Die Software nutzt AWS-Server in Frankfurt und basiert auf einer modernen Microservice-Architektur. Native Apps für iOS und Android gewährleisten optimale Performance auf mobilen Endgeräten. Im Gegensatz zu vielen webbasierten Konkurrenzlösungen ermöglicht ToolTime die vollständige Nutzung aller Funktionen ohne Internetverbindung – ein technischer Vorteil, der sich im Baustellenalltag als besonders wertvoll erweist.
Die Maler-DNA zeigt sich in jeder Funktion der Software. Von der Flächenberechnung über die branchenspezifische Materialverwaltung bis zu DGUV-konformen Checklisten wurde jedes Feature speziell für die Anforderungen von Malerbetrieben entwickelt. Diese Spezialisierung unterscheidet ToolTime von allgemeinen Handwerkerlösungen, die versuchen, alle Gewerke abzudecken. Besonders die Integration gängiger Farbhersteller wie Brillux und Caparol mit Echtzeit-Preisen zeigt den konsequenten Branchenfokus.
Monatliche Updates sorgen für kontinuierliche Weiterentwicklung basierend auf Kundenfeedback. Neue Funktionen werden automatisch bereitgestellt, ohne dass manuelle Installationen oder zeitaufwendige Wartungsfenster erforderlich werden. Dieser moderne SaaS-Ansatz garantiert, dass alle Nutzer stets mit der aktuellsten Version arbeiten und von Verbesserungen unmittelbar profitieren.
Seit 2016 am Markt etabliert beschäftigt ToolTime mittlerweile rund 50 Mitarbeiter und konzentriert sich auf den D-A-CH-Raum. Diese Größe positioniert das Unternehmen zwischen agilen Startups und anonymen Softwarekonzernen – groß genug für Stabilität und kontinuierliche Weiterentwicklung, klein genug für direkte Kundennähe und flexible Anpassungen. Das typische Startup-Risiko der Frühphase besteht nicht mehr, gleichzeitig bleiben die Entscheidungswege kurz.
Das User Voice Program ermöglicht Kunden, aktiv bei der Priorisierung neuer Features mitzubestimmen. Diese partnerschaftliche Entwicklungsphilosophie führt dazu, dass tatsächliche Praxisanforderungen aus dem Malerhandwerk in die Software einfließen, statt dass ein isoliertes Entwicklerteam Features nach theoretischen Überlegungen konzipiert. Ein 20-köpfiges Support-Team in Deutschland garantiert schnelle Hilfe auf Deutsch mit Reaktionszeiten unter 24 Stunden – für ein Unternehmen dieser Größe ein bemerkenswerter Service-Standard.
ISO 27001 und 27018 Zertifizierungen belegen die Einhaltung höchster Sicherheitsstandards für Kundendaten. Die Software erfüllt alle DSGVO-Anforderungen, Server stehen ausschließlich in Deutschland. Tägliche Backups und redundante Datenhaltung schützen vor Datenverlust. Für datenschutzsensible Betriebe, die häufig in Privatwohnungen arbeiten und personenbezogene Kundendaten verwalten, stellt dies ein wichtiges Auswahlkriterium dar.
Eine REST-API mit OpenAPI-Dokumentation ermöglicht technisch versierten Nutzern und Entwicklern die Integration in bestehende Systemlandschaften. Vorgefertigte Schnittstellen existieren zu DATEV, Lexware, Microsoft Dynamics und Zapier. Diese Konnektoren reduzieren Medienbrüche und ermöglichen automatisierte Workflows zwischen verschiedenen Geschäftsanwendungen. Die Synchronisation mit Buchhaltungssystemen erfolgt in Echtzeit, was den manuellen Übertragungsaufwand eliminiert.
Fehlende GAEB-Unterstützung sollte bei der Systemauswahl berücksichtigt werden. Der GAEB-Standard (Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen) wird vorwiegend bei größeren öffentlichen Ausschreibungen benötigt. Für typische Maler-Privataufträge im Wohnbereich spielt dieser Aspekt keine Rolle, wachsende Betriebe mit Ambitionen im öffentlichen Sektor könnten hier jedoch auf Grenzen stoßen.
Monatliche Lizenzgebühren bewegen sich je nach Funktionsumfang zwischen 39 und 79 Euro pro Nutzer. Dies positioniert ToolTime im mittleren Preissegment für Handwerkersoftware. Zusätzlich fallen einmalige Einrichtungskosten zwischen 1.500 und 3.000 Euro an, die Setup, Datenmigration und initiale Schulung abdecken. Die konkreten Kosten hängen von der Betriebsgröße und dem Umfang der zu migrierenden Altdaten ab.
Wichtiger Klärungsbedarf besteht beim Preismodell: In verschiedenen Unterlagen finden sich widersprüchliche Angaben zu "unbegrenzten Nutzern" einerseits und "Pro-Nutzer-Abrechnung" andererseits. Interessenten sollten im Verkaufsgespräch die exakte Preisstruktur schriftlich bestätigen lassen, um unerwartete Kostenentwicklungen beim Wachstum des Betriebs zu vermeiden. Besonders bei geplanter Mitarbeiteraufstockung kann dieser Unterschied erhebliche finanzielle Auswirkungen haben.
ROI-Berechnungen für typische Malerbetriebe zeigen eine Amortisation nach 4-6 Monaten. Diese Schätzung basiert auf dokumentierten Zeitersparnissen von etwa 30% bei der Angebotserstellung und Materialeinsparungen von rund 15% durch reduzierten Verschnitt und optimierte Bestellmengen. Für Betriebe mit hohem Auftragsvolumen und häufigen Angebotsprozessen erscheinen diese Werte realistisch, kleinere Betriebe mit wenigen Aufträgen pro Monat sollten eine individuelle Wirtschaftlichkeitsrechnung durchführen.
Zeitlicher Implementierungsaufwand variiert deutlich nach Betriebsgröße. Kleinbetriebe mit bis zu 10 Mitarbeitern benötigen typischerweise 1-4 Wochen, während Mittelbetriebe mit komplexeren Strukturen 4-8 Wochen einplanen sollten. Der SaaS-Ansatz und die intuitive Benutzeroberfläche reduzieren die technische Komplexität erheblich im Vergleich zu traditionellen On-Premise-Installationen.
Hauptaufwand entsteht bei Datenmigration und Prozessanpassung. Kundenstammdaten, Angebotsvorlagen und Preislisten müssen initial in das neue System übertragen und gepflegt werden. Die Qualität der Altdaten bestimmt maßgeblich den Migrationsaufwand – gut strukturierte Excel-Listen lassen sich wesentlich einfacher überführen als historisch gewachsene Papierarchive oder inkonsistente Datensätze. Ein systematisches Datenbereinigungsprojekt vor der Migration zahlt sich erfahrungsgemäß aus.
Change-Management ist erfolgskritisch für die Softwareeinführung. Ohne aktiven Rückhalt der Geschäftsleitung und konsequentes Vorleben der neuen Prozesse scheitern viele Digitalisierungsprojekte – nicht an technischen Unzulänglichkeiten der Software, sondern an mangelnder Akzeptanz im Team. Bewährte Praktiken umfassen frühzeitige Einbindung künftiger Anwender, transparente Kommunikation der Vorteile und geduldige Begleitung während der Umstellungsphase. Mitarbeiter, die jahrelang mit Papier und Excel gearbeitet haben, benötigen Zeit und Unterstützung beim Wechsel zu digitalen Workflows.
Vorteile:
Herausforderungen:
Ja, die mobile App bietet vollständige Offline-Funktionalität. Alle Kernfunktionen von der Angebotserstellung über Zeiterfassung bis zur Fotodokumentation lassen sich ohne Internetverbindung nutzen. Die erfassten Daten synchronisieren sich automatisch, sobald wieder Netzverbindung besteht. Diese Architektur unterscheidet ToolTime von Wettbewerbern, die lediglich eingeschränkte Ansichtsmöglichkeiten ohne aktive Bearbeitungsfunktionen im Offline-Modus bieten.
Die Datensicherheit entspricht höchsten Standards mit ISO 27001 und 27018 Zertifizierung. Alle Server stehen ausschließlich in Frankfurt, Deutschland, die Software erfüllt vollständig die DSGVO-Anforderungen. Tägliche Backups mit redundanter Datenhaltung schützen vor Datenverlust. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt, Zugriffsprotokolle dokumentieren alle Systemzugriffe für Compliance-Nachweise.
Für Grundfunktionen genügt typischerweise ein Schulungstag. Die Benutzeroberfläche orientiert sich an vertrauten Smartphone-Mustern, was die Lernkurve deutlich abflacht. Häufiges Feedback von Anwendern lautet: "Einfacher als gedacht". Fortgeschrittene Funktionen wie Deckungsbeitragsanalyse oder komplexe Auswertungen erfordern zusätzliche Einarbeitung, die alltäglichen Arbeitsprozesse lassen sich jedoch schnell erlernen.
Die Migration vorhandener Vorlagen ist grundsätzlich möglich, erfordert jedoch manuelle Anpassung an das ToolTime-Format. Textbausteine, Stundensätze und Materialpreise können übertragen werden, das Layout wird jedoch durch die Software vorgegeben. Individuelles Corporate Design wie Logo und Farbschema lässt sich integrieren. Der initiale Aufwand für die Vorlagenerstellung amortisiert sich durch die spätere Zeitersparnis bei jedem neuen Angebot.
Das Support-Team in Deutschland reagiert laut Angaben innerhalb von 24 Stunden. Bei temporären Sync-Problemen speichert die App alle Daten lokal und versucht die Synchronisation automatisch, sobald stabile Verbindung besteht. Anwenderberichte aus Foren deuten auf gelegentliche Sync-Verzögerungen bei sehr schwachem Mobilfunknetz hin, Datenverluste wurden jedoch nicht dokumentiert. Kritische Geschäftsprozesse sollten nicht ausschließlich auf mobile Synchronisation in Echtzeit angewiesen sein.
Die konkreten Vertragsbedingungen sollten im individuellen Angebot geprüft werden, da sich diese zwischen verschiedenen Lizenzmodellen unterscheiden können. Typisch für SaaS-Lösungen sind monatliche oder jährliche Laufzeiten mit Kündigungsfristen von einem bis drei Monaten. Längere Vertragsbindungen werden häufig mit Preisnachlässen kombiniert. Vor Vertragsabschluss empfiehlt sich die schriftliche Klärung von Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und Preisanpassungsklauseln.