Angebotserstellung & Kalkulation: Vordefinierte Verbrauchswerte für Farben und Materialien ermöglichen präzise Mengenberechnungen ohne manuelle Nachschläge. Automatische Umwandlung akzeptierter Angebote in Aufträge und Rechnungen eliminiert doppelte Dateneingaben.
Materialwirtschaft: Bestandsführung mit automatischen Nachbestellhinweisen bei Unterschreitung definierter Mindestmengen. Verbrauchserfassung pro Projekt dokumentiert den tatsächlichen Materialeinsatz für jede Baustelle.
Projektmanagement: Status-orientierte Auftragsübersicht zeigt alle laufenden Projekte nach Bearbeitungsstand gegliedert. Terminkalender mit automatischen Erinnerungen für Baustellentermine und Zahlungsfristen unterstützt die Projektsteuerung.
Rechnungswesen: GoBD-konforme Rechnungserstellung mit revisionssicherer Protokollierung aller Buchungsvorgänge. Automatisiertes Mahnwesen führt gestaffelte Mahnläufe durch und berechnet Verzugsgebühren.
Finanzverwaltung: DATEV-Export für nahtlose Übergabe der Buchhaltungsdaten an den Steuerberater. Kostenstellenrechnung ermöglicht Gewinn-Verlust-Analysen pro Baustelle oder Mitarbeiterteam.
Mobile Erfassung: Digitale Auftragsbestätigung mit Unterschriftenfunktion direkt auf Windows-Tablets vor Ort. Fotodokumentation von Baustellensituationen wird projektbezogen archiviert.
Dokumentenverwaltung: Zentrales PDF-Archiv mit Volltextsuche für alle geschäftlichen Dokumente. E-Mail-Versand von Angeboten und Rechnungen direkt aus dem System.
Lieferantenintegration: Direkter Zugriff auf aktuelle Brillux- und Caparol-Artikelkataloge mit Preisdaten. Integration von Herstellerinformationen zu Produkteigenschaften und Verbrauchsangaben.
Kundenverwaltung: CTI-Telefonanbindung zeigt bei eingehenden Anrufen automatisch die vollständige Kundenhistorie mit allen Projekten und offenen Vorgängen an.
Druckausgabe: Anpassbare Dokumentenvorlagen für Angebote, Rechnungen und Lieferscheine mit Integration des eigenen Corporate Designs.
Maler-spezifische Entwicklung prägt die gesamte Software-Architektur. Die Verbrauchskalkulation arbeitet mit hinterlegten Richtwerten für Liter pro Quadratmeter und berücksichtigt unterschiedliche Anstrichsysteme. Diese Spezialisierung verkürzt die Angebotserstellung erheblich, da keine manuellen Berechnungen oder externe Tabellen mehr erforderlich sind. Die Integration von Brillux- und Caparol-Katalogen bringt aktuelle Preise und Artikeldaten direkt ins System – eine Kombination, die in dieser Form selten anzutreffen ist.
Vollständige Datenhoheit unterscheidet die Software fundamental von Cloud-Lösungen. Alle Geschäftsdaten verbleiben auf dem eigenen Server oder Computer, ohne Übertragung an externe Rechenzentren. Diese Architektur eliminiert monatliche Cloud-Gebühren und macht den Betrieb unabhängig von Internetverfügbarkeit. Für datenschutzbewusste Betriebe bedeutet dies maximale Kontrolle über Kundendaten und Projektinformationen, einschließlich der vollständigen Hoheit über Backup-Strategien und Aufbewahrungsfristen.
Integrierte CTI-Telefonfunktion hebt die Software von Standard-Handwerkerlösungen ab. Bei jedem eingehenden Anruf erscheint automatisch die komplette Kundenhistorie mit allen Projekten, offenen Angeboten und letzten Kontakten – ohne dass Mitarbeiter suchen oder zwischen Programmen wechseln müssen. Diese Funktion verkürzt Gesprächszeiten und vermittelt Kunden einen professionellen Eindruck durch sofortige Auskunftsfähigkeit.
Einschränkungen betreffen hauptsächlich die mobile Nutzung. Die Software läuft ausschließlich unter Windows, native Apps für iOS oder Android existieren nicht. Mobile Arbeit ist daher nur mit Windows-Tablets möglich, was die Geräteauswahl einschränkt. Eine integrierte Live-Zeiterfassung für Monteure vor Ort fehlt, sodass separate Workflows für die Arbeitszeitdokumentation etabliert werden müssen.
Klein- und Mittelbetriebe mit 1 bis 20 Mitarbeitern finden in der Software eine ausgewogene Lösung ohne überdimensionierte ERP-Funktionalität. Die Struktur bleibt überschaubar und die Maler-spezifischen Kalkulationshilfen zahlen sich bereits beim ersten Projekt aus. Das Einmallizenz-Modell ermöglicht planbare Investitionskosten ohne dauerhafte Abo-Verpflichtungen.
Datenschutz-orientierte Betriebsinhaber profitieren vom On-Premise-Ansatz mit vollständiger Kontrolle über alle Geschäftsdaten. Für Betriebe, die Cloud-Lösungen aus Datenschutzgründen ablehnen oder in sensiblen Bereichen arbeiten, bietet die lokale Datenhaltung rechtliche und strategische Vorteile. Die GoBD-Konformität wird ohne externe Abhängigkeiten sichergestellt.
Windows-basierte Betriebe mit bestehender IT-Infrastruktur können die Software nahtlos integrieren. Wenn bereits Windows-PCs im Einsatz sind und eventuell Surface-Tablets für mobile Anwendungen verfügbar sind, entfallen Umstellungskosten für neue Betriebssysteme. Die Firebird-Datenbank erfordert keine speziellen Server-Kenntnisse.
Fokussierte Malerbetriebe ohne umfangreiche Zusatzgewerke finden die optimale Funktionstiefe. Betriebe, die sich auf klassische Malerarbeiten konzentrieren und nicht zusätzlich Gerüstbau, Trockenbau oder andere Gewerke in großem Umfang betreiben, nutzen die branchenspezifische Ausrichtung optimal aus.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Faktura versteht sich als spezialisierte Branchenlösung für Malerbetriebe und Stuckateure, nicht als allgemeine Handwerkersoftware mit angepassten Modulen. Diese Ausrichtung zeigt sich in allen Kernfunktionen: Von der Angebotserstellung mit Verbrauchskalkulatoren über die Integration von Farbherstellerkatalogen bis zur projektbezogenen Materialverwaltung. Die Software bildet den vollständigen Auftragsprozess ab – vom ersten Kundenkontakt über die Kalkulation, Auftragsbestätigung und Materialdisposition bis zur Abrechnung und zum Mahnwesen.
Der zentrale Entwicklungsansatz fokussiert auf Praktikabilität im Maleralltag statt auf universelle Anpassbarkeit. Vordefinierte Verbrauchswerte für gängige Anstrichsysteme, standardisierte Arbeitsabläufe und branchentypische Dokumentenvorlagen reduzieren den Konfigurationsaufwand erheblich. Diese Spezialisierung bedeutet gleichzeitig eine klare Begrenzung: Betriebe mit vielfältigen Geschäftsfeldern außerhalb des Malerhandwerks stoßen schneller an funktionale Grenzen als bei modularen ERP-Systemen.
Die technische Basis ruht auf einer klassischen Windows-Architektur mit Firebird-Datenbank. Diese bewährte Kombination erfordert keine komplexen Server-Infrastrukturen und läuft auch auf Einzelplatz-Computern oder einfachen Netzwerken stabil. Die lokale Datenhaltung ermöglicht Arbeiten ohne permanente Internetverbindung – ein Vorteil für Betriebe in Regionen mit schwacher Netzabdeckung oder bei Baustellen ohne zuverlässige Konnektivität.
Scoutsystems Software e.K. entwickelt seit 2005 als inhabergeführtes Unternehmen in Baden-Württemberg Software speziell für Maler- und Stuckateurbetriebe. Die schlanke Unternehmensstruktur mit etwa fünf Mitarbeitern ermöglicht kurze Entscheidungswege und direkten Kundenkontakt. Diese Größe birgt jedoch auch typische Abhängigkeiten von Schlüsselpersonen, die bei Urlaub oder Krankheit die Support-Kapazitäten einschränken können.
Die konsequente Spezialisierung auf wenige Handwerksgewerke unterscheidet den Anbieter von breit aufgestellten Software-Häusern. Statt zahlreiche Branchen parallel zu bedienen, konzentriert sich die Entwicklung auf die spezifischen Anforderungen von Malerbetrieben. Diese Fokussierung schafft Branchenexpertise, bedeutet aber auch begrenzte Ressourcen für Innovationen in Bereichen wie mobile Apps oder moderne Web-Technologien. Die fehlende Venture-Capital-Finanzierung garantiert Unabhängigkeit von Investoren-Interessen, limitiert gleichzeitig aber das Budget für größere technologische Sprünge.
Die Software basiert auf einer nativen Windows-Anwendung mit Firebird-Datenbank als Backend. Diese Architektur läuft wahlweise auf Einzelplatzrechnern oder in lokalen Netzwerken. Die Systemanforderungen bleiben moderat: Windows 10 oder höher, ein Dual-Core-Prozessor und mindestens 4 GB RAM genügen für den stabilen Betrieb. Optional bietet der Anbieter externes Hosting an, die Software bleibt aber grundsätzlich eine On-Premise-Lösung ohne Cloud-Native-Architektur.
Datenaustausch mit Drittsystemen erfolgt über etablierte Standardformate. Der DATEV-Export überträgt Buchhaltungsdaten strukturiert an den Steuerberater, SEPA-XML-Dateien ermöglichen den Import von Bankumsätzen. Eine moderne REST-API für Echtzeit-Integrationen steht nicht zur Verfügung – Anbindungen an moderne Cloud-Tools wie CRM-Systeme oder Projektmanagement-Software erfordern daher individuelle CSV- oder XML-basierte Workflows. Diese Begrenzung reflektiert die Philosophie stabiler, erprobter Technologien statt experimenteller Schnittstellen.
Die GoBD-Konformität ist seit Jahren etabliert und protokolliert alle Buchungsvorgänge revisionssicher. Für die kommende E-Rechnungspflicht (ZUGFeRD/XRechnung ab 2025/2027) sind Updates angekündigt, die konkrete Implementierung ist jedoch noch nicht vollständig dokumentiert. Die CTI-Schnittstelle unterstützt gängige TAPI-fähige Telefonanlagen und verbindet eingehende Anrufe automatisch mit den entsprechenden Kundendatensätzen.
Die Basislizenz beginnt bei etwa 499 Euro einmalig zuzüglich Mehrwertsteuer für einen Einzelarbeitsplatz. Dieses Einmallizenz-Modell unterscheidet sich fundamental von monatlichen Abo-Gebühren. Nach der initialen Investition fallen jährlich etwa 20 Prozent für Updates und Wartung an, was rund 100 Euro pro Jahr entspricht. Ein optionaler Support-Vertrag kostet ab 150 Euro jährlich und umfasst bevorzugte Bearbeitung sowie telefonische Hilfestellung.
Mehrplatzlizenzen erhöhen die Gesamtkosten je nach Anzahl der Arbeitsplätze. Für einen Betrieb mit drei Mitarbeitern liegt die Gesamtinvestition im ersten Jahr bei etwa 1.200 bis 1.500 Euro inklusive Grundschulung. Über einen Drei-Jahres-Zeitraum summieren sich die Kosten auf circa 2.800 bis 3.000 Euro bei Eigeneinrichtung. Mittelbetriebe mit zehn bis fünfzehn Arbeitsplätzen und externer Unterstützung kalkulieren etwa 9.000 Euro über drei Jahre.
Versteckte Kosten sollten in der Gesamtbetrachtung berücksichtigt werden. Windows-Tablets für mobile Nutzung kosten je nach Modell zwischen 500 und 1.200 Euro pro Gerät. Interne Einarbeitungszeit bindet Personalressourcen, insbesondere bei der gründlichen Pflege des Materialstamms mit Verbrauchswerten. Eine eigene Backup-Lösung muss eingerichtet werden, was bei lokaler Datenhaltung in der Verantwortung des Betriebs liegt. Eventuell notwendige Hardware-Upgrades älterer Computer für die Windows-Anforderungen kommen hinzu.
Das Preis-Leistungs-Verhältnis erweist sich für die Zielgruppe als konkurrenzfähig. Die Zeitersparnis durch Maler-spezifische Kalkulationshilfen amortisiert die Investition oft innerhalb von sechs bis zwölf Monaten. Im Vergleich zu Abo-Modellen mit 30 bis 80 Euro monatlich pro Nutzer entstehen langfristig niedrigere Gesamtkosten, sofern keine häufigen Arbeitsplatz-Erweiterungen geplant sind.
Der Einstieg gestaltet sich für Kleinbetriebe mit begrenztem Datenbestand relativ unkompliziert. Wenn Kundenstammdaten in Excel-Tabellen oder einfachen Datenbanken vorliegen, ermöglicht der CSV-Import die Übernahme innerhalb weniger Stunden. Die eigentliche Herausforderung liegt in der sorgfältigen Erfassung des Materialstamms mit präzisen Verbrauchswerten – je gründlicher diese Grundlage erstellt wird, desto genauer funktionieren spätere Kalkulationen. Kleinbetriebe erreichen typischerweise nach ein bis drei Tagen produktive Arbeitsfähigkeit.
Mittlere Betriebe mit umfangreicheren Datenbeständen sollten ein bis zwei Wochen für die vollständige Einrichtung einplanen. Die DATEV-Schnittstelle erlaubt die nahtlose Übernahme von Buchhaltungsdaten, sodass keine manuelle Neuerfassung historischer Finanzdaten erforderlich ist. Kritisch ist die Definition standardisierter Arbeitsabläufe für alle Mitarbeiter – einheitliche Prozesse bei Angebotserstellung, Auftragsbestätigung und Rechnungsstellung vermeiden spätere Inkonsistenzen.
Die Parallelphase zwischen alter und neuer Software lässt sich bei durchdachter Planung kurz halten. Eine bewährte Strategie startet neue Projekte ausschließlich in Faktura, während Altaufträge im bisherigen System abgeschlossen werden. Diese Trennung verhindert Doppelpflege und reduziert Fehlerquellen. Schulungen sollten nicht nur die Bedienung, sondern vor allem die neuen Workflows vermitteln – der größte Widerstand entsteht oft nicht durch technische Komplexität, sondern durch Änderungen gewohnter Abläufe.
Vorteile:
Herausforderungen:
Grundlegende Windows-Kenntnisse und kaufmännisches Verständnis genügen für die tägliche Arbeit. Installation und Einrichtung erfordern allerdings minimale Administrator-Rechte auf dem Computer sowie Grundverständnis für Netzwerkfreigaben bei Mehrplatzbetrieb. Die regelmäßige Backup-Erstellung sollte eingerichtet und verstanden werden. Betriebe ohne diese Grundkenntnisse können auf das optionale Hosting-Angebot des Anbieters zurückgreifen, bei dem die technische Betreuung übernommen wird.
Nein, die Software läuft ausschließlich auf Windows-Geräten. Mobile Arbeit ist nur mit Windows-Tablets wie Microsoft Surface oder vergleichbaren Geräten möglich. Für Betriebe, deren Mitarbeiter bereits Android-Smartphones oder iPhones nutzen, bedeutet dies entweder Neuanschaffungen oder den Verzicht auf mobile Funktionen. Die Fotodokumentation und digitale Unterschriftenerfassung funktionieren auf Windows-Tablets allerdings zuverlässig und praxistauglich.
Die Reaktionszeit liegt üblicherweise unter 24 Stunden während der Geschäftszeiten. Bei einfachen Fragen hilft oft bereits die E-Mail-Unterstützung. Mit einem Premium-Support-Vertrag sind auch Telefonsupport und Remote-Zugriff für direkte Problemlösung verfügbar. Die kleine Teamgröße ermöglicht persönliche Ansprechpartner mit Branchenkenntnis, kann aber bei Urlaubszeiten oder Krankheit zu Engpässen führen.
Ja, Kundenstammdaten und Artikellisten lassen sich per CSV-Import übertragen. Die Dateien müssen in einer definierten Struktur vorliegen, die in der Dokumentation beschrieben ist. Eine vollständige Übernahme komplexer Excel-Kalkulationen mit Formeln ist nicht möglich – solche Inhalte müssen als Ergebniswerte importiert oder in der Software neu aufgebaut werden. Der DATEV-Import ermöglicht zusätzlich die Übernahme von Buchhaltungsdaten vom Steuerberater.
Die Software enthält die aktuellen Artikelkataloge beider Hersteller mit Preisen und technischen Daten. Bei der Angebotserstellung können Artikel direkt aus diesen Katalogen ausgewählt werden. Verbrauchswerte pro Quadratmeter sind für gängige Produkte hinterlegt und fließen automatisch in die Mengenkalkulation ein. Updates der Kataloge werden vom Anbieter eingespielt, sobald die Hersteller neue Versionen bereitstellen. Die Integration ersetzt keine Bestellsysteme der Hersteller – Bestellungen müssen weiterhin separat über die üblichen Kanäle erfolgen.
Für Malerbetriebe kommen vor allem Orgasoft.NET und Lexware Handwerk in Betracht. Orgasoft.NET bietet ebenfalls Maler-spezifische Funktionen, setzt aber stärker auf Cloud-Technologie und monatliche Abo-Modelle. Lexware Handwerk spricht eine breitere Handwerker-Zielgruppe an und verzichtet auf tiefe Branchenspezialisierung, bietet dafür aber moderne Web-Oberflächen und Mobile-Apps. Die Entscheidung hängt vor allem von der Präferenz für lokale versus Cloud-Datenhaltung sowie von der Gewichtung zwischen Branchentiefe und moderner Benutzeroberfläche ab.
