Angebots- und Projektabwicklung: GAEB-Import und -Export in allen gängigen Formaten (GAEB 3.3/90/2000) für automatisierte Angebotsbearbeitung – reduziert Bearbeitungszeit öffentlicher Ausschreibungen um bis zu 40%. VDE-Normdatenbank mit integriertem Prüfprotokoll-Generator für rechtssichere Dokumentation nach VDE 0100/0105 ohne separate Zusatztools. Digitale Materialwirtschaft mit Artikel- und Stücklistenverwaltung sowie automatischen Bestellvorschlägen zur Vermeidung von Fehlbestellungen.
Außendienst und mobile Erfassung: Mobile App mit vollständiger Offline-Funktionalität ermöglicht Zeiterfassung und Aufmaßdokumentation auch ohne Netzempfang – automatische Synchronisation bei wiederhergestellter Verbindung. Digitale Zeiterfassung direkt auf der Baustelle per Smartphone ersetzt händische Stundenzettel vollständig. Mobiles Dokumentenmanagement für Fotos, Pläne und Prüfberichte mit direkter Projektzuordnung vor Ort.
Disposition und Ressourcenplanung: Tourenplanung per Drag & Drop mit Geo-Routing zur Optimierung von Fahrzeiten und Einsatzreihenfolgen. Einsatzplanung mit visueller Ressourcenzuordnung nach Mitarbeiterqualifikation und Verfügbarkeit. Service- und Wartungsmanagement mit automatischer Planung wiederkehrender Prüftermine und Wartungsintervalle.
Kaufmännische Prozesse: Rechnungsstellung mit DATEV-Schnittstelle für nahtlose Übergabe ans Rechnungswesen ohne Doppelerfassung. Integriertes Mahnwesen mit automatischen Zahlungserinnerungen nach definierten Fristen. Echtzeit-Projektkontrolle für laufende Kosten- und Erlösüberwachung zur Vermeidung von Budgetüberschreitungen.
Integration und Datenaustausch: E-CAD-Schnittstelle für direkte Übernahme von Stücklisten aus EPLAN oder WSCAD. UGL/UGS-Anbindung für elektronischen Datenaustausch mit Elektro-Großhändlern. Datanorm-Kompatibilität für automatische Artikeldatenpflege ohne manuelle Eingaben.
Native VDE-Normenintegration bildet ein zentrales Unterscheidungsmerkmal. Die VDE 0100/0105 Normen sind direkt in die Softwarearchitektur eingebaut, nicht als nachträglich eingepflegte Checklisten. Der automatische Prüfprotokoll-Generator erstellt rechtssichere Dokumentation ohne teure Drittanbieter-Lizenzen oder manuelle Übertragungsarbeit. Dieses Feature minimiert nicht nur den Zeitaufwand, sondern reduziert auch Haftungsrisiken erheblich – ein Funktionsumfang, den viele Wettbewerber nur über separate Add-ons oder unzureichende Standardformulare abbilden.
Vollständige GAEB-Kompetenz mit spezieller Ausrichtung auf Elektro-Ausschreibungen unterscheidet die Software von allgemeinen Handwerkerlösungen. ELE-HAND beherrscht alle relevanten GAEB-Versionen mit tiefgreifender Artikeldatenabgleichung, die speziell für Elektro-Spezifika optimiert ist. Die UGL/UGS-Anbindung für die Kommunikation mit Großhändlern ist ausgereifter implementiert als bei branchenunspezifischen Systemen, was Fehlerraten bei Ausschreibungen und Nacharbeit signifikant reduziert.
Robuste Offline-Mobile-Lösung mit lokaler SQLite-Datenbank und intelligenter Synchronisationslogik ermöglicht unterbrechungsfreies Arbeiten auch bei schlechter Netzabdeckung. Die baustellenerprobte Architektur gewährleistet Datenintegrität auch bei längeren Offline-Phasen und komplexen Erfassungsvorgängen. Besonders in Kellern, Tiefgaragen oder ländlichen Bereichen mit schwachem Handyempfang zeigt sich dieser Vorteil gegenüber rein webbasierten Konkurrenzsystemen.
Einschränkungen betreffen primär die Reporting-Flexibilität bei sehr spezifischen Business-Intelligence-Anforderungen. Für tiefgreifende, stark individualisierte Auswertungen jenseits der umfangreichen Standardreports können die BI-Funktionen an Grenzen stoßen. Betriebe mit komplexen Analyse-Anforderungen benötigen möglicherweise ergänzende Spezialtools für dedizierte Business-Intelligence-Fragestellungen.
Wachsende Kleinbetriebe mit 5-15 Mitarbeitern profitieren besonders vom modularen Einstieg in die durchgängige Digitalisierung. Elektroinstallateure, die von Excel-Tabellen und Papierdokumentation auf ein integriertes System umsteigen möchten, finden eine intuitive Lösung mit überschaubarem Schulungsaufwand. Das flexible Preismodell ermöglicht einen kostengünstigen Start mit Kernfunktionen und sukzessive Erweiterung bei Betriebswachstum. Die kurze Einarbeitungszeit von 1-2 Tagen für Basis-User erleichtert den Umstieg im kleinen Team erheblich.
Mittelbetriebe mit Projektgeschäft und 15-50 Mitarbeitern finden in der GAEB-Integration und dem Projektkostencontrolling entscheidende Werkzeuge für effiziente Ausschreibungsbearbeitung. Betriebe, die regelmäßig an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen und komplexere Projekte mit mehreren Monteuren abwickeln, nutzen die Zeitersparnis von bis zu 40% bei der Angebotserstellung optimal aus. Die DATEV-Schnittstelle zahlt sich besonders aus, wenn bereits eine eigene Buchhaltungsstruktur vorhanden ist.
Montage- und Servicebetriebe mit umfangreichem Außendienst gewinnen durch die mobile Zeiterfassung und robuste Offline-Funktion messbare Effizienzsteigerungen. Unternehmen, deren Mitarbeiter überwiegend auf wechselnden Baustellen arbeiten, reduzieren die Büronacharbeit um durchschnittlich 30% durch direkte mobile Erfassung. Die automatische Synchronisation eliminiert manuelle Übertragungsfehler und beschleunigt die Abrechnung spürbar.
VDE-pflichtige Betriebe mit hohem Dokumentationsaufwand minimieren mit der integrierten VDE-Datenbank sowohl Zeitaufwand als auch Haftungsrisiken. Elektrobetriebe, die regelmäßig Prüfungen durchführen und dokumentieren müssen, erreichen den Break-even der Software-Investition bereits ab etwa 10 Prüfungen pro Monat. Die rechtssichere, automatisierte Protokollerstellung ersetzt fehleranfällige manuelle Dokumentationsprozesse.
Entscheidende Auswahlkriterien:
GAEB-Anforderung: Betriebe mit regelmäßiger Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen benötigen die vollständige GAEB-Unterstützung als unverzichtbare Kernfunktion
Mobile Offline-Notwendigkeit: Monteure, die häufig in netzarmen Umgebungen arbeiten (Keller, Tiefgaragen, ländliche Gebiete), profitieren von der robusten Offline-Architektur signifikant
VDE-Dokumentationspflicht: Ab etwa 10 Prüfprotokollen pro Monat rechtfertigt die native VDE-Integration den Mehrwert gegenüber allgemeinen Handwerkerlösungen
Wachstumsperspektive: Die modulare Skalierbarkeit eignet sich besonders für Betriebe mit Expansionsplänen in den nächsten 2-3 Jahren, da Funktionen bedarfsgerecht ergänzt werden können
Spezialisierte Branchentiefe charakterisiert ELE-HAND als dedizierte Elektrohandwerker-Lösung, die von Grund auf für die spezifischen Anforderungen der Branche entwickelt wurde. Anders als angepasste Standard-ERP-Systeme sind elektro-spezifische Standards wie VDE-Normen, UGL/UGS-Protokolle und GAEB-Formate tief in die Softwarearchitektur integriert. Diese native Implementierung ermöglicht Funktionen und Workflows, die bei nachträglich adaptierten Allround-Lösungen oft nur mit Kompromissen oder Zusatzaufwand realisierbar sind.
Der durchgängige digitale Workflow deckt die komplette Prozesskette von der ersten Ausschreibung bis zur finalen Abrechnung ab. Von der GAEB-Ausschreibungsbearbeitung über automatische Materialdisposition und mobile Zeiterfassung bis zur nahtlosen DATEV-Übergabe arbeiten alle Module ohne Medienbrüche zusammen. Diese Integration eliminiert redundante Dateneingaben und minimiert Übertragungsfehler, die bei Insellösungen typischerweise entstehen.
Modularer Aufbau ermöglicht eine bedarfsgerechte Anpassung an unterschiedliche Betriebsgrößen und Spezialisierungen. Betriebe können mit Kernfunktionen für Angebotserstellung und Zeiterfassung starten und bei wachsenden Anforderungen sukzessive Module wie CAD-Anbindung, erweiterte Lagerwirtschaft oder Kundenportale ergänzen. Diese Flexibilität verhindert sowohl überdimensionierte Initialinvestitionen bei kleinen Betrieben als auch funktionale Engpässe bei wachsenden Unternehmen.
Etablierter Mittelständler mit Standorten in München, Hamburg und Leipzig entwickelt und vertreibt die Software seit 1995. Mit etwa 50 Mitarbeitern positioniert sich Schmidt Bürosysteme GmbH im soliden mittelständischen Segment – groß genug für professionelle Produktentwicklung und Support, klein genug für individuelle Kundenbetreuung. Viele Entwickler und Support-Mitarbeiter bringen eigenen Handwerkshintergrund mit, was sich in praxisnahen Lösungen und kundenorientierter Betreuung widerspiegelt.
Organisches Wachstum ohne externe Venture-Capital-Beteiligung kennzeichnet die langfristige Ausrichtung des Unternehmens. Anders als viele Start-ups mit aggressiven Wachstumsstrategien und kurzfristigen Exit-Szenarien setzt Schmidt auf nachhaltige Produktentwicklung und langfristige Kundenbeziehungen. Diese Stabilität reduziert Risiken abrupter Strategiewechsel oder Produkteinstellungen, die bei VC-finanzierten Anbietern häufiger vorkommen. Ein aktiver Kundenbeirat und regelmäßige Anwenderforen sorgen dafür, dass echte Praxisanforderungen aus dem Handwerksalltag direkt in die Produktentwicklung einfließen.
Moderne .NET-Core-Architektur mit zunehmend microservices-orientierter Struktur bildet die technische Basis. Diese Architekturentscheidung ermöglicht flexible Anpassungen einzelner Komponenten und unabhängige Updates ohne Systemstillstände. Die RESTful API nach OpenAPI/Swagger-Standard erlaubt Integrationen mit Drittsystemen und individuellen Erweiterungen – relevant für Betriebe mit spezifischen IT-Landschaften oder besonderen Integrationswünschen.
Deployment-Flexibilität bietet Wahlmöglichkeiten zwischen SaaS-Cloud-Betrieb und On-Premise-Installation. Die Cloud-Variante nutzt ISO-27001-zertifizierte deutsche Rechenzentren (primär Frankfurt) mit vollständiger DSGVO-Konformität und Auftragsverarbeitungsverträgen. On-Premise-Deployment eignet sich für Betriebe mit eigener IT-Infrastruktur oder spezifischen Datenschutzpräferenzen, erfordert jedoch entsprechende interne Ressourcen für Betrieb und Wartung.
Umfassende Schnittstellen zu branchenrelevanten Partnersystemen minimieren manuelle Datenübertragungen. Neben DATEV-Anbindung und E-CAD-Schnittstellen (EPLAN, WSCAD) bestehen direkte Verbindungen zu Elektro-Großhändlern über UGL/UGS-Protokolle und zu Lieferanten über Datanorm-Standards. Diese Integrationen beschleunigen Materialbestellung, Artikelpflege und kaufmännische Prozesse erheblich und reduzieren Fehlerquellen bei manuellen Übertragungen.
SaaS-Cloud-Variante arbeitet mit transparenten monatlichen Abonnementpreisen ab etwa 60-80 € pro Benutzer. Dieses Preismodell umfasst Softwarelizenz, Hosting, automatische Updates und Basissupport. Für einen typischen Betrieb mit 15 Mitarbeitern ergibt sich ein realistischer 3-Jahres-TCO (Total Cost of Ownership) von 30.000-70.000 €, inklusive Implementierung und Schulungen. Die monatliche Zahlungsweise verteilt die Kosten gleichmäßig und vermeidet hohe Initialinvestitionen.
On-Premise-Lizenzierung erfordert einmalige Lizenzkosten von 15.000-50.000 € abhängig von Benutzerzahl und Modulumfang, zuzüglich jährlicher Wartungsgebühren von etwa 20% des Lizenzpreises. Diese Variante eignet sich für Betriebe mit bestehender Server-Infrastruktur und eigenen IT-Ressourcen. Der 3-Jahres-TCO liegt hier bei 50.000-100.000 €, wobei sich das Modell bei langfristiger Nutzung (>5 Jahre) finanziell amortisieren kann.
Versteckte Kosten sollten realistisch eingeplant werden. Datenmigration aus Altsystemen, Schnittstellenanpassungen an bestehende IT-Landschaften und interner Personalaufwand für Projektbegleitung werden häufig unterschätzt. Für eine professionelle Implementierung sind zusätzlich 5.000-25.000 € je nach Projektkomplexität zu kalkulieren. Schulungsaufwand für 1-2 Tage Basis-Training und 3-5 Tage Power-User-Schulung sollte ebenfalls budgetiert werden. Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist bei konsequenter Nutzung der Kernfunktionen als gut zu bewerten, wobei der Break-even typischerweise nach 9-12 Monaten erreicht wird.
Projektzeitraum variiert erheblich mit Betriebsgröße und Komplexität der IT-Landschaft. Kleinbetriebe mit SaaS-Basic-Paket erreichen den Go-Live meist innerhalb von 1-2 Monaten. Mittelbetriebe mit umfangreicher Datenmigration und mehreren Schnittstellen sollten 3-6 Monate einplanen. Komplexe On-Premise-Projekte mit individuellen Anpassungen und umfangreichen Altdatenbeständen können 9-12 Monate bis zum produktiven Betrieb benötigen.
Datenmigration stellt den kritischen Erfolgsfaktor dar. Die Bereinigung und Überführung historischer Stammdaten – Kunden, Artikel, offene Projekte, Prüfprotokolle – wird in Aufwand und Komplexität häufig unterschätzt. Inkonsistente Altdatenbestände, unterschiedliche Datenformate und fehlende Standardisierung erfordern oft manuelle Nacharbeit. Hier zahlt sich professionelle Unterstützung durch den Anbieter oder erfahrene Implementierungspartner deutlich aus. Realistische Zeitplanung für Datenmigration umfasst 20-40% des gesamten Projektaufwands.
Change Management entscheidet maßgeblich über Nutzerakzeptanz und Projekterfolg. Top-Management-Support, frühzeitige Kommunikation der konkreten Vorteile für jeden Mitarbeiter und rollenspezifische Schulungen sind wichtiger als technische Perfektion. Widerstände entstehen typischerweise nicht durch technische Mängel, sondern durch unklare Mehrwerte und unzureichende Vorbereitung. Pilotphasen mit ausgewählten Anwendern, iterative Einführung nach Gewerken und kontinuierliches Feedback minimieren Akzeptanzprobleme. Der Zeitaufwand für interne Projektbegleitung wird oft unterschätzt – mindestens ein interner Projektverantwortlicher mit 25-50% Zeitkontingent sollte eingeplant werden.
Vorteile:
Messbare Effizienzsteigerung bei Kernprozessen: Zeitersparnis von bis zu 40% bei Angebotserstellung, 30% Reduktion der Büronacharbeit und 25% weniger Abrechnungsfehler sind in Anwenderbetrieben dokumentiert
Native Elektro-Spezifika ohne Kompromisse: VDE-Integration, GAEB-Kompetenz und UGL/UGS-Anbindung bieten Funktionen, die allgemeine Handwerkerlösungen nur mit Zusatzaufwand abbilden können
Robuste mobile Offline-Funktion für unterbrechungsfreies Arbeiten auf Baustellen mit schlechter Netzabdeckung – entscheidender Vorteil gegenüber rein webbasierten Systemen
Modulare Skalierbarkeit ermöglicht bedarfsgerechten Einstieg und sukzessive Erweiterung bei Betriebswachstum ohne Systemwechsel
Durchgängige Integration von GAEB-Ausschreibung bis DATEV-Übergabe eliminiert Medienbrüche und reduziert Doppelerfassungen signifikant
Kurze Einarbeitungszeit von 1-2 Tagen für Basis-User und 3-5 Tagen für Power-User durch intuitive Benutzeroberfläche
Herausforderungen:
Reporting-Grenzen bei komplexen BI-Anforderungen: Für stark individualisierte, tiefgreifende Business-Intelligence-Auswertungen können ergänzende Spezialtools notwendig werden
Initialaufwand für Datenmigration wird häufig unterschätzt – Bereinigung und Überführung von Altdatenbeständen erfordert substanziellen Zeitaufwand
On-Premise-Variante benötigt eigene IT-Ressourcen für Betrieb, Wartung und Updates – nicht für alle Kleinbetriebe wirtschaftlich darstellbar
Investitionsvolumen von 30.000-100.000 € über drei Jahre erfordert solide Finanzplanung, auch wenn sich die Investition typischerweise nach 9-12 Monaten amortisiert
Change-Management-Aufwand für erfolgreiche Mitarbeiter-Akzeptanz wird oft unterschätzt – interner Projektverantwortlicher mit 25-50% Zeitkontingent notwendig
Abhängigkeit von Anbieter-Roadmap bei spezifischen Funktionswünschen – individuelle Sonderanpassungen nur begrenzt wirtschaftlich umsetzbar
Die mobile Anwendung verfügt über eine vollständige Offline-Funktion mit lokaler SQLite-Datenbank. Monteure können Zeiten, Aufmaße und Fotos ohne Netzverbindung erfassen. Sobald wieder Empfang besteht, erfolgt die Synchronisation automatisch im Hintergrund. Die Datenintegrität bleibt auch bei längeren Offline-Phasen oder komplexen Erfassungsvorgängen gewährleistet. Besonders in Kellern, Tiefgaragen oder ländlichen Bereichen zeigt sich dieser Vorteil gegenüber rein webbasierten Konkurrenzsystemen deutlich.
Die Software erfüllt vollständig die DSGVO-Anforderungen. Bei der SaaS-Cloud-Variante stehen die Rechenzentren ausschließlich in Deutschland (primär Frankfurt), mit ISO-27001-Zertifizierung. Standardmäßig werden Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) bereitgestellt. Die Datenübertragung erfolgt durchgängig SSL/TLS-verschlüsselt. Bei On-Premise-Installation verbleiben alle Daten auf den eigenen Servern des Betriebs. Regelmäßige externe Sicherheitsaudits und Update-Zyklen gewährleisten aktuelle Sicherheitsstandards.
Basis-User wie Monteure oder Bürokräfte benötigen typischerweise 1-2 Schulungstage für die täglichen Routineaufgaben wie Zeiterfassung, Materialentnahme oder einfache Dokumentation. Power-User wie Disponenten, Projektleiter oder Kalkulator brauchen 3-5 Schulungstage für erweiterte Funktionen wie GAEB-Bearbeitung, Projektkontrolle oder Tourenplanung. Die intuitive Benutzeroberfläche mit kontextbezogenen Hilfen erleichtert den Einstieg deutlich. Kontinuierliche interne Nachschulungen für neue Mitarbeiter sollten eingeplant werden.
Eine Datenmigration aus Altsystemen ist grundsätzlich möglich, erfordert jedoch sorgfältige Planung. Stammdaten wie Kunden und Artikel lassen sich meist über standardisierte Importformate (CSV, Excel) übernehmen. Komplexere Strukturen wie laufende Projekte, historische Prüfprotokolle oder Wartungsverträge erfordern oft individuelle Migrationskonzepte. Der Anbieter und Implementierungspartner unterstützen bei der Datenmigration, wobei die Bereinigung inkonsistenter Altdaten typischerweise den größten Aufwand darstellt. Für professionelle Migration sollten 5.000-15.000 € zusätzlich eingeplant werden.
ELE-HAND bietet direkte UGL/UGS-Anbindung für elektronischen Datenaustausch mit den meisten Elektro-Großhändlern. Über Datanorm-Schnittstelle können Artikeldaten vieler Lieferanten automatisch importiert werden. Die E-CAD-Integration ermöglicht Übernahme von Stücklisten aus EPLAN oder WSCAD. Zur DATEV-Schnittstelle erfolgt nahtlose Übergabe von Rechnungsdaten ans Rechnungswesen. Spezifische Anbindungen an weniger verbreitete Systeme sollten im Vorfeld individuell mit dem Anbieter geklärt werden, da nicht alle denkbaren Schnittstellen standardmäßig verfügbar sind.
Schmidt Bürosysteme bietet üblicherweise Teststellungen mit vollem Funktionsumfang für 30 Tage an. Für realistische Evaluierung empfiehlt sich die Einrichtung mit eigenen Stammdaten und Durchspielen typischer Workflows. Der Anbieter unterstützt während der Testphase mit Schulungen und technischem Support. Für fundierte Bewertung sollten mindestens 2-3 Mitarbeiter verschiedener Rollen (Büro, Kalkulation, Monteur) die Software parallel testen. Vorab-Workshops zur Anforderungsanalyse helfen, die Evaluierung auf die entscheidungsrelevanten Funktionen zu fokussieren.