BÜRO & AUFTRAGSVERWALTUNG
MOBILE ARBEIT & BAUSTELLE
PLANUNG & DISPOSITION
MATERIAL & LAGER
CONTROLLING & AUSWERTUNG
VDE-Prüfprotokolle als Kernfunktion – nicht als Add-on
Im Gegensatz zu zahlreichen Wettbewerbern sind die VDE-Prüfprotokolle nach DIN VDE 0105-100 bereits im Standardmodul vollständig integriert. Dies bedeutet konkret: Keine zusätzlichen Lizenzkosten, keine externe Drittanbieter-Integration und keine Medienbrüche im Arbeitsablauf. Die Protokolle werden rechtssicher direkt aus dem System heraus als PDF oder Word-Dokument generiert und sind unmittelbar mit dem jeweiligen Kundenauftrag verknüpft. Diese durchgängige Integration spart Elektrobetrieben erhebliche Zeit bei der Dokumentation normgerechter Prüfungen.
Hybrid-Cloud für echte Datenhoheit
Die Architektur ermöglicht eine Wahlfreiheit zwischen Cloud-Betrieb, Hybrid-Lösung und vollständiger On-Premise-Installation. Elektrobetriebe können entscheiden, ob sensible Betriebsdaten in der Cloud gespeichert werden oder auf eigenen Servern verbleiben. Diese Flexibilität ist im Markt für Handwerkssoftware selten anzutreffen und besonders relevant für Betriebe, die mit kritischer Infrastruktur arbeiten oder strenge Datenschutzauflagen erfüllen müssen. Die Hybrid-Variante kombiniert Cloud-Vorteile mit lokaler Datenkontrolle.
Monatlich anpassbare Lizenzen ohne langfristige Bindung
Die Nutzerlizenzen lassen sich monatlich flexibel anpassen – nach oben wie nach unten. Saisonale Auftragsschwankungen, kurzfristige Projektvergrößerungen oder personelle Veränderungen können dadurch ohne finanzielle Belastung abgebildet werden. Diese Flexibilität minimiert das Investitionsrisiko erheblich und unterscheidet shm von Anbietern mit starren Jahresverträgen oder festen Lizenzpaketen.
Agile Entwicklung mit praktischem Kundenbeirat
Ein Beirat aus aktiven Elektrohandwerksbetrieben steuert die Produktentwicklung mit konkreten Anforderungen aus dem Arbeitsalltag. Vierteljährliche Software-Updates bringen kontinuierlich Verbesserungen, die auf realen Praxisbedürfnissen basieren. Dieser direkte Draht zwischen Entwicklern und Anwendern sorgt dafür, dass die Software mit den tatsächlichen Herausforderungen im Elektro-Handwerk mitwächst und nicht an den Bedürfnissen vorbei entwickelt wird.
Einschränkungen: Die API-Dokumentation weist laut Anwenderfeedback teilweise Lücken auf, was individuelle Schnittstellenprojekte aufwändiger gestalten kann als zunächst angenommen. Business-Intelligence-Funktionen sind begrenzt – tiefgehende Datenanalysen oder Data-Warehouse-Anbindungen wie Power BI fehlen weitgehend. Die ISO 27001-Zertifizierung befindet sich Stand 2025 noch in Vorbereitung, was für Betriebe mit strengen Compliance-Anforderungen relevant sein kann.
Elektromeister in Solo- und Kleinbetrieben mit 1-5 Mitarbeitern
Betriebe dieser Größenordnung benötigen keine komplexe ERP-Infrastruktur, sondern pragmatische Unterstützung für die Kernprozesse: Angebotserstellung, mobile Dokumentation vor Ort und rechtssichere VDE-Protokolle. shm bietet genau diese Funktionen ohne überflüssigen Ballast, mit überschaubarer Einarbeitungszeit und einem Einstiegspreis, der für kleinere Betriebe wirtschaftlich darstellbar ist. Die Möglichkeit, mit wenigen Modulen zu starten und bei Bedarf zu erweitern, passt zur typischen Wachstumsdynamik von Kleinbetrieben.
Mittelständische Elektroinstallationsbetriebe mit 10-50 Mitarbeitern
Betriebe in dieser Größenordnung erreichen den Punkt, an dem Excel-Listen und manuelle Prozesse an ihre Grenzen stoßen. shm skaliert entsprechend mit: Von der Tourenplanung für mehrere Teams über differenzierte Lagerverwaltung bis zu aussagekräftigem Controlling für die Geschäftsführung. Die modulare Struktur ermöglicht eine schrittweise Einführung – zunächst Büroanwendungen, später mobile Erfassung, schließlich erweiterte Controlling-Funktionen. Dies erlaubt eine kontrollierte Investition ohne "Big Bang"-Umstellung.
Servicetechniker mit hohem Außendienst-Anteil
Elektrobetriebe, deren Techniker überwiegend für Wartungen, Störungsbeseitigungen und Serviceeinsätze unterwegs sind, profitieren besonders vom Offline-Modus der mobilen App. In Kellern, Technikräumen oder abgeschirmten Industrieanlagen ist häufig keine Internetverbindung verfügbar. Die lokale Datenspeicherung ermöglicht trotzdem vollständige Erfassung von Zeiten, Material und Dokumentation, die automatisch synchronisiert wird, sobald wieder Netzverbindung besteht. Dies verhindert Medienbrüche und nachträgliche Büroarbeit.
Betriebe mit erhöhten Datenschutz-Anforderungen
Elektrobetriebe, die für Behörden, kritische Infrastruktur oder sicherheitssensible Kunden arbeiten, müssen oft nachweisen, wo und wie Betriebsdaten gespeichert werden. Die Hybrid-Cloud-Option mit vollständiger On-Premise-Datenhoheit bietet hier ein überzeugendes Argument. Die Möglichkeit, alle sensiblen Daten auf eigenen Servern zu halten und gleichzeitig moderne Cloud-Funktionen zu nutzen, erfüllt strenge Datenschutzauflagen ohne auf Komfort verzichten zu müssen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
✅ VDE-Protokolle gehören zum täglichen Geschäft – und sollen ohne Zusatzkosten oder umständliche Add-ons direkt aus dem System heraus erstellt werden
✅ Mobile Erfassung ist unverzichtbar – Techniker sollen vor Ort sämtliche Informationen dokumentieren können, unabhängig von der Netzabdeckung
✅ Flexibilität hat hohen Stellenwert – bei Lizenzmodellen, Bereitstellungsoptionen und der Möglichkeit zur schrittweisen Erweiterung
✅ Budget ist begrenzt, aber Qualität wichtig – transparente Kostenstruktur ohne versteckte Lizenzfallen bei gleichzeitig professioneller Funktionalität wird erwartet
Branchenspezialist mit durchdachten Prozessen – shm wurde gezielt für das Elektro-Handwerk entwickelt, nicht als angepasste Standard-ERP-Lösung. Dies zeigt sich in zahlreichen Details: Von den integrierten VDE-Formularen über durchdachte Materialkatalog-Anbindungen bis zur Geräte-Historie im CRM-Modul. Die Workflows folgen dem tatsächlichen Arbeitsablauf in Elektrobetrieben, nicht umgekehrt. Diese Branchentiefe erspart erhebliche Anpassungsarbeit und verkürzt die Einarbeitungszeit spürbar.
Moderne Microservices-Architektur als technologisches Fundament – Unter der Benutzeroberfläche arbeitet shm mit Container-basierter Microservices-Architektur. Dies bedeutet praktisch: Hohe Systemstabilität, Updates ohne Ausfallzeiten und die Möglichkeit, neue Funktionen schnell zu integrieren. Die Offline-Fähigkeit der mobilen App funktioniert zuverlässig durch intelligentes lokales Caching. Die technologische Basis ist zeitgemäß und zukunftssicher aufgestellt.
Die Software berücksichtigt Wachstum von Anfang an. Betriebe können mit wenigen Basismodulen starten und schrittweise erweitern – von Bauzeitenplanung über erweiterte Lagerverwaltung bis zu individuellen API-Anbindungen. Das System skaliert ohne großen Migrationsaufwand mit dem Betrieb. Diese Flexibilität gibt Planungssicherheit und schützt die anfängliche Investition auch bei späteren Erweiterungen.
Etablierter Mittelständler mit Handwerks-DNA – Die shm software GmbH & Co. KG wurde 2002 gegründet und beschäftigt 45 Mitarbeiter am Standort Hamburg. Diese Größenordnung positioniert das Unternehmen zwischen Startup-Risiko und anonymem Softwarekonzern. Die Betriebsgröße ermöglicht persönlichen Kontakt zu Kunden und schnelle Entscheidungswege bei Anpassungswünschen, ohne dass die wirtschaftliche Stabilität infrage steht.
Besonders hervorzuheben ist die praktische Kompetenz des Anbieters: shm betreibt eigene Testlabore für VDE-Abnahmen. Das Entwicklerteam kennt die Normen nicht nur aus Spezifikationen, sondern versteht die praktische Anwendung im Tagesgeschäft. Ein Kundenbeirat aus aktiven Handwerksbetrieben steuert die Produktentwicklung konkret mit – vierteljährliche Updates bringen kontinuierlich Verbesserungen aus der Praxis für die Praxis. Die Investition in moderne Technologien, das Streben nach ISO 27001-Zertifizierung und agile Entwicklungsmethodik zeigen eine zukunftsorientierte Ausrichtung, die Sicherheit für langfristige Partnerschaften gibt.
Drei Bereitstellungsmodelle für unterschiedliche Anforderungen – Die Standard-Variante läuft als Cloud-Betrieb über AWS-Server in der EU ohne eigene IT-Infrastruktur. Die Hybrid-Lösung ermöglicht Datenhoheit On-Premise bei gleichzeitiger Cloud-Funktionalität. Die vollständige On-Premise-Installation via Docker-Container gibt absolute Kontrolle, erfordert jedoch grundlegende Server- und Container-Kenntnisse oder einen IT-Dienstleister. Diese Wahlfreiheit ermöglicht passgenaue Lösungen für unterschiedliche Sicherheitsanforderungen.
Standard-Schnittstellen für gängige Systeme – Die direkten Anbindungen zu DATEV, Sage und Lexware funktionieren in der Regel problemlos und decken die wichtigsten Finanzbuchhaltungssysteme ab. Die offene REST-API ermöglicht darüber hinaus individuelle Integrationen, allerdings wird die API-Dokumentation in Anwenderfeedback teilweise als lückenhaft beschrieben. Für komplexere Schnittstellenprojekte sollte daher mehr Zeit oder externer Support eingeplant werden. Standard-Integrationen sind unkompliziert, Sonderlösungen können aufwändiger werden.
Sicherheit als ernstzunehmendes Konzept – TLS 1.3-Verschlüsselung, DSGVO-konforme Datenverarbeitung ausschließlich im EU-Raum und die laufende ISO 27001-Zertifizierung gehen über Mindestanforderungen hinaus. Für die On-Premise-Variante behalten Betriebe vollständige Kontrolle über ihre Daten – ein gewichtiges Argument bei sicherheitssensiblen Projekten oder bei Kunden aus dem Behördenbereich. Die technische Sicherheitsarchitektur entspricht dem aktuellen Stand der Technik.
Transparente Basis-Preise mit realistischer Gesamtkostensicht – Die monatlichen Lizenzkosten betragen Cloud-Basis: 49 EUR pro Nutzer, Cloud-Pro: 99 EUR pro Nutzer bei monatlicher Kündigungsmöglichkeit. Die On-Premise-Variante startet ab 5.000 EUR einmalig zuzüglich 20% jährlicher Wartungspauschale. Diese Preise sind klar kommuniziert und nachvollziehbar. Die tatsächlichen Gesamtkosten über einen Zeitraum von fünf Jahren liegen jedoch deutlich höher: Eine realistische Kalkulation sollte 8.000-10.000 EUR pro Nutzer berücksichtigen – inklusive Schulungen, Datenbereinigung, interne IT-Zeit und Anpassungen.
Versteckte Kosten in der Implementierungsphase – Datenbereinigung aus Altsystemen, Anpassung von Vorlagen und Berichten, Entwicklung individueller Schnittstellen, Schulungszeit für Mitarbeiter und interner Koordinationsaufwand werden häufig unterschätzt. Besonders bei Hybrid- und On-Premise-Varianten ist qualifizierte IT-Unterstützung notwendig, die zusätzlich budgetiert werden muss. Schulungen vor Ort kosten 1.200 EUR pro Tag, Remote-Schulungen sind günstiger. Diese Nebenkosten können je nach Betriebsgröße und Komplexität der Altsysteme erheblich zu Buche schlagen.
Realistischer Return on Investment – Referenzkunden berichten von 20-30% Zeitersparnis bei Angebotserstellung und Rechnungsstellung sowie 25% weniger Nacharbeiten durch verbesserte mobile Dokumentation. Bei konsequenter Nutzung und tatsächlicher Prozessumstellung amortisiert sich die Investition in 6-12 Monaten. Diese ROI-Berechnung setzt jedoch voraus, dass die Belegschaft die neuen Prozesse aktiv nutzt und nicht parallel weiter mit alten Systemen arbeitet. Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist für Betriebe, die die Funktionen vollständig ausschöpfen, wirtschaftlich darstellbar.
Migrationsdauer abhängig von Datenqualität – Ein Standard-Import über Excel/CSV ist vorhanden, ein Migrationsassistent unterstützt bei Kunden, Aufträgen und Artikelstammdaten. Kleinere Betriebe mit überschaubaren, bereits gut strukturierten Daten bewältigen den Umstieg in 4-6 Wochen. Mittelständische Betriebe sollten realistisch 2-3 Monate von Vertragsabschluss bis zum vollständigen Go-Live einplanen. Der kritische Faktor ist die Qualität der Altdaten: Duplikate, inkonsistente Bezeichnungen und unvollständige Datensätze müssen vor der Migration bereinigt werden, was erhebliche Zeit kosten kann.
Key-User als unverzichtbare Rolle – Mindestens eine Person im Betrieb muss sich intensiv einarbeiten – idealerweise jemand, der Prozesse kennt, Entscheidungskompetenz hat und später als interner Ansprechpartner für Kollegen fungiert. Für diese Key-User sollten 8-12 Stunden dedizierte Einarbeitungszeit eingeplant werden, zuzüglich Schulungstage beim Anbieter oder als Remote-Session. Diese Person trägt maßgeblich zum Erfolg bei, da sie Brücke zwischen Software-Funktionen und Betriebsabläufen bildet.
Change-Management entscheidet über Akzeptanz – Die beste Software scheitert ohne Akzeptanz der Anwender. Kritische Erfolgsfaktoren sind: Aktive Unterstützung durch die Geschäftsführung, klare Kommunikation des Nutzens für die Mitarbeiter (nicht primär der Kontrollfunktion), eine Pilotphase mit ausgewählten Technikern, die als Multiplikatoren wirken, und Geduld bei der Einführung. Widerstände sind normal und sollten ernst genommen werden. Erfahrungsgemäß dauert es 3-6 Monate, bis neue digitale Prozesse zur Selbstverständlichkeit werden. Diese Übergangsphase erfordert Ausdauer und kontinuierliche Begleitung.
VORTEILE IN DER PRAXIS:
Echte Zeitersparnis bei Verwaltungsaufgaben – 20-30% weniger Aufwand bei Angeboten und Rechnungen sind keine theoretischen Werte, sondern durch Referenzkunden belegte Erfahrungswerte
Deutliche Fehlerreduktion durch Standardisierung – Normgerechte VDE-Protokolle und systematische mobile Fotodokumentation minimieren Missverständnisse und kostspielige Nacharbeiten
Flexible Skalierung ohne Neuinvestition – Monatlich anpassbare Lizenzen und modularer Aufbau ermöglichen Wachstum ohne große Migrationen oder Neuverträge
Mobile Offline-Funktionalität für Baustellen – Zuverlässige Erfassung auch ohne Netzabdeckung verhindert Medienbrüche und nachträgliche Büroarbeit
Branchentiefe statt Anpassungsaufwand – Spezialisierung auf Elektro-Handwerk erspart aufwändige Customizing-Projekte und verkürzt Einarbeitungszeit
Hybrid-Cloud für Datenschutz-Anforderungen – Flexible Bereitstellungsoptionen erfüllen auch strenge Compliance-Vorgaben ohne Komfortverzicht
HERAUSFORDERUNGEN REALISTISCH BETRACHTET:
Implementierungsaufwand wird häufig unterschätzt – Datenmigration, Prozessanpassung und vor allem Change-Management kosten mehr Zeit als ursprünglich kalkuliert
API-Dokumentation mit Lücken – Individuelle Integrationen können aufwändiger werden als erhofft, wenn Standard-Schnittstellen nicht ausreichen
Business-Intelligence-Funktionen begrenzt – Für tiefgehende Auswertungen, Datenanalysen oder externe BI-Tools fehlen teilweise Schnittstellen
Einarbeitungszeit für volle Funktionsnutzung – Die Branchentiefe bringt auch Komplexität mit sich – Key-User müssen substanzielle Zeit investieren
ISO 27001-Zertifizierung noch ausstehend – Für Betriebe mit strengen Compliance-Anforderungen kann dies ein vorübergehendes Hindernis darstellen
Abhängigkeit vom Anbieter bei Cloud-Variante – Wie bei allen Cloud-Lösungen besteht eine gewisse Vendor-Lock-in-Situation, auch wenn Datenexport möglich ist
Nein, nicht zwingend. Die Standard-Cloud-Variante läuft vollständig über shm-Server auf AWS-Infrastruktur in der EU – ohne eigene Hardware-Anforderungen. Nur wenn bewusst die Hybrid- oder vollständige On-Premise-Option gewählt wird – beispielsweise aus Datenschutzgründen bei besonders sensiblen Projekten – wird eigene Server-Hardware mit Docker-Umgebung benötigt. Die meisten Betriebe fahren mit der Cloud-Variante gut und vermeiden eigene IT-Infrastruktur.
Über die REST-API und Standard-Exportfunktionen können Betriebsdaten jederzeit exportiert werden. Die wichtigsten Stamm- und Bewegungsdaten lassen sich in gängigen Formaten (CSV, XML) ausgeben. Bei der Cloud-Variante sollten die konkreten Modalitäten und Fristen für Datenexporte vertraglich geklärt werden. Bei der On-Premise-Installation gehören die Daten ohnehin physisch dem Betrieb, ein Anbieterwechsel ist hier unkomplizierter. Ein vollständiger Datenexport inklusive aller Anhänge und Dokumentationen sollte vor Vertragsabschluss konkret geregelt werden.
Ein motivierter Solo-Elektriker mit IT-Grundkenntnissen kann nach 1-2 Wochen Einarbeitung die Basisfunktionen für Angebote, Rechnungen und mobile Erfassung nutzen. Für einen mittelständischen Betrieb mit 20 Mitarbeitern sollten realistisch 2-3 Monate von Vertragsabschluss bis zum vollständigen Go-Live eingeplant werden – inklusive Datenmigration, Key-User-Schulung, Pilotphase und schrittweiser Rollout. Die Einarbeitungszeit hängt stark von der IT-Affinität der Anwender und der Qualität der Altdaten ab.
Ja, die VDE-Prüfprotokolle nach DIN VDE 0105-100 sind im Standardmodul enthalten – ohne Aufpreis, ohne separate Add-ons und ohne Drittanbieter-Integration. Dies unterscheidet shm von mehreren Wettbewerbern, bei denen solche Prüfprotokolle als kostenpflichtige Zusatzmodule angeboten werden. Die Protokolle werden rechtssicher als PDF oder Word-Dokument direkt aus dem System generiert und sind unmittelbar mit dem Kundenauftrag verknüpft.
Ja, die mobile App verfügt über einen vollwertigen Offline-Modus. Arbeitszeiten, Materialverbrauch, Fotos, Mängelbeschreibungen und Kundenunterschriften können auch ohne Internetverbindung erfasst werden. Die Daten werden lokal auf dem Mobilgerät gespeichert und synchronisieren sich automatisch, sobald wieder Netzverbindung besteht. Dies funktioniert zuverlässig durch intelligentes Caching und verhindert Medienbrüche bei Einsätzen in abgeschirmten Gebäudeteilen oder ländlichen Gebieten mit schwacher Netzabdeckung.
Ja, die monatlich anpassbare Lizenzierung ermöglicht genau dies. Betriebe können mit zwei oder drei Nutzern starten und bei Bedarf – beispielsweise durch neue Mitarbeiter oder saisonale Auftragsspitzen – weitere Lizenzen hinzubuchen. Ebenso ist eine Reduzierung bei geringerem Bedarf möglich. Diese Flexibilität ohne langfristige Mindestvertragslaufzeiten minimiert das Investitionsrisiko erheblich und ermöglicht einen schrittweisen Einstieg. Auch funktional können einzelne Module nachträglich hinzugebucht werden, wenn der Betrieb wächst oder neue Anforderungen entstehen.