sevDesk | Dachdecker-Software | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Büro & Verwaltung:

• Mobile Rechnungserstellung direkt auf der Baustelle, funktioniert auch ohne aktive Internetverbindung und synchronisiert automatisch bei Wiederverbindung
• Automatische Angebots-Umwandlung wandelt bestätigte Angebote mit einem Klick in Rechnungen um – alle Positionen, Preise und Kundendaten werden übernommen
• Intelligentes Mahnwesen versendet Zahlungserinnerungen in drei konfigurierbaren Stufen, spart wöchentlich mehrere Stunden manuelle Nachverfolgung
• Banking-Integration ruft Kontoumsätze automatisch ab und gleicht sie mit offenen Rechnungen ab, eliminiert doppelte Dateneingabe

Baustellen-Alltag:

• Mobile Zeiterfassung ermöglicht Monteuren das Ein- und Ausstempeln per Smartphone-App mit automatischer GPS-Zuordnung zum jeweiligen Projekt
• Beleg-Scan mit OCR-Texterkennung erfasst Tankquittungen, Materialrechnungen und Kassenbons durch Abfotografieren – Betrag, Datum und Mehrwertsteuer werden automatisch ausgelesen
• Projekt-Fotodokumentation speichert Baustellenbilder direkt im digitalen Projektordner mit Zeitstempel und Geolokation
• Material- und Artikelverwaltung verwaltet Standardmaterialien wie Dachziegel, Dämmstoffe und Lattungen mit automatischen Benachrichtigungen bei Unterschreitung definierter Mindestbestände

Buchhaltung & Steuer:

• DATEV-Schnittstelle exportiert Buchhaltungsdaten im standardisierten Format für Steuerberater – ohne Zusatzkosten ab Business-Paket
• ELSTER-Anbindung übermittelt Umsatzsteuer-Voranmeldungen direkt aus der Software an das Finanzamt
• Ausgabenverwaltung ordnet alle Betriebsausgaben automatisch den richtigen Kostenstellen und Projekten zu
• GoBD-konforme Archivierung speichert alle Belege revisionssicher nach gesetzlichen Vorgaben mit manipulationssicherer Versionierung

Flexibilität & Erweiterung:

• Offene REST-API ermöglicht die Anbindung spezialisierter Kalkulationssoftware oder individueller Datenbankanbindungen
• Team-Rechteverwaltung steuert granular, welche Mitarbeiter Zugriff auf Zeiterfassung, Rechnungen oder Finanzauswertungen haben
• Mehrsprachige Rechnungsvorlagen erstellen Dokumente auf Deutsch und Englisch für internationale Auftraggeber oder Generalunternehmer

🟨 Besonderheiten – Was macht sevDesk einzigartig?

Komplett-Paket für Steuerberater-Kommunikation

Während Wettbewerber wie Billomat oder lexoffice separate Module oder Aufpreise für DATEV-Export und ELSTER-Integration verlangen, sind diese Funktionen bei sevDesk bereits im Business-Tarif enthalten. Diese Integration spart nicht nur monatliche Zusatzkosten von 10-15 Euro, sondern eliminiert auch zeitaufwendige Konvertierungsprozesse. Steuerberater erhalten die Daten in dem standardisierten Format, das ihre Kanzlei-Software direkt verarbeiten kann. Die direkte ELSTER-Übermittlung aus der Software heraus erspart den Umweg über separate Finanzamt-Portale und reduziert Fehlerquellen bei der manuellen Übertragung.

Echte Mobile-First-Lösung mit vollwertiger Offline-Funktion

Die sevDesk-App unterscheidet sich fundamental von den abgespeckten Mobilversionen klassischer Desktop-Systeme. Sie bietet nicht nur Lesezugriff oder eingeschränkte Funktionen, sondern ermöglicht die vollständige Geschäftsabwicklung vom Smartphone aus. Die integrierte Offline-Funktion synchronisiert Daten automatisch, sobald wieder Internetverbindung besteht. Ein Dachdecker kann auf einer Baustelle ohne Mobilfunkempfang Angebote erstellen, Arbeitszeiten erfassen und Materialbelege scannen – alle Daten werden im lokalen Speicher vorgehalten und beim nächsten Online-Zugang nahtlos in die Cloud übertragen. Diese Architektur unterscheidet sevDesk von browser-basierten Lösungen, die zwingend permanente Internetverbindung erfordern.

KI-gestützte Automatisierung mit selbstlernendem System

Die OCR-Texterkennung von sevDesk gehört im direkten Vergleichstest zu den präzisesten am deutschen Markt. Die Software extrahiert nicht nur Standardfelder wie Betrag und Datum, sondern lernt kontinuierlich aus Korrekturen des Nutzers. Nach einer kurzen Anlernphase erkennt das System wiederkehrende Lieferanten automatisch und ordnet Belege eigenständig dem richtigen Projekt zu. Ein Dachdecker, der regelmäßig beim gleichen Baustoffhändler einkauft, muss nach wenigen Wochen keine manuellen Zuordnungen mehr vornehmen. Diese selbstlernende Komponente reduziert den wöchentlichen Verwaltungsaufwand um geschätzte 3-5 Stunden gegenüber statischen Systemen ohne KI-Unterstützung.

Offene API-Architektur für individuelle Workflows

Während viele Konkurrenzprodukte auf geschlossene, proprietäre Systeme setzen, bietet sevDesk eine vollständig dokumentierte REST-API. Diese technische Offenheit ermöglicht es Dachdeckerbetrieben, spezialisierte Branchen-Software für Aufmaße oder Kalkulation über individuelle Schnittstellen anzubinden. Entwickler können über die API auch komplexe Automatisierungen bauen – beispielsweise die automatische Übertragung von Projektdaten aus einem CRM-System oder die Anbindung an Lieferantenportale. Für weniger technisch versierte Nutzer stehen über 5.000 vorgefertigte Zapier-Integrationen zur Verfügung, die ohne Programmierung auskommen.

Einschränkungen

sevDesk ist keine spezialisierte Branchen-Software für das Dachdeckerhandwerk. Die Software enthält keine integrierten Funktionen für Dachflächen-Aufmaße, keine branchenspezifischen Leistungsverzeichnisse nach VOB und keine vorgefertigten Kalkulationsvorlagen für typische Dachdeckerarbeiten. Für die Angebotskalkulation und Materialbedarfsermittlung benötigen Betriebe weiterhin externe Tools oder manuelle Excel-Berechnungen. Auch komplexe Monteureinsatzplanung mit Qualifikationsmatrix oder mehrstufige Projekt-Nachkalkulationen mit Deckungsbeitragsanalysen sind nicht Teil des Funktionsumfangs.

🟩 Empfehlung – Wer sollte sevDesk wählen?

Mobile Einzelunternehmer und Kleinstbetriebe mit 1-3 Mitarbeitern

Dachdecker, die überwiegend auf Baustellen arbeiten und Verwaltungsaufgaben nebenbei erledigen, profitieren von sevDesks konsequenter Mobilausrichtung. Die Möglichkeit, Angebote direkt beim Kundengespräch auf dem Tablet zu erstellen und zu versenden, verkürzt Reaktionszeiten deutlich. Helfer erfassen ihre Arbeitszeiten selbstständig per App, ohne dass der Inhaber Stundenzettel übertragen muss. Die intuitive Bedienung minimiert Schulungsaufwand – nach einem halben Tag Einarbeitung können die meisten Nutzer produktiv arbeiten. Für Betriebe, die bisher mit Papierordnern, Excel-Listen und handschriftlichen Notizen gearbeitet haben, bedeutet der Umstieg eine sofortige Professionalisierung der Außendarstellung.

Wachsende Kleinbetriebe mit 4-10 Mitarbeitern und Büroorganisation

Betriebe in dieser Größenordnung benötigen Transparenz über laufende Projekte, Arbeitszeiten und finanzielle Kennzahlen. sevDesk bietet durch projektbezogene Zeiterfassung und automatischen Zahlungsabgleich diese Übersicht, ohne die Komplexität großer ERP-Systeme mitzubringen. Die differenzierte Rechteverwaltung ermöglicht es, Monteuren nur Zugriff auf ihre eigenen Zeiteinträge zu geben, während die Bürokraft Rechnungen schreibt und der Inhaber alle Finanzauswertungen einsehen kann. Für Betriebe, die erste Schritte in Richtung strukturiertes Controlling gehen wollen, liefert sevDesk aussagekräftige Basis-Auswertungen ohne steile Lernkurve.

Quereinsteiger in der Buchhaltung ohne kaufmännische Vorbildung

sevDesk wurde bewusst für Nicht-Buchhalter konzipiert. Die Software verwendet verständliche Bezeichnungen statt Fachterminologie, führt mit Assistenten durch komplexe Prozesse und bietet zu jedem Schritt Video-Tutorials. Dachdecker, die selbst ihre Büroorganisation übernehmen, oder Familienangehörige ohne kaufmännische Ausbildung können nach kurzer Einarbeitung professionelle Rechnungen erstellen und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater organisieren. Die automatische Kategorisierung von Ausgaben und die vordefinierten Kontenrahmen verhindern typische Anfängerfehler. Trotz der vereinfachten Bedienung liefert die Software am Monatsende alle Daten, die ein Steuerberater für die Finanzbuchhaltung benötigt.

Digitalisierungswillige Traditionsbetriebe mit Umstellungsbereitschaft

Betriebe, die seit Jahren mit bewährten, aber ineffizienten Methoden arbeiten, finden in sevDesk einen praktikablen Digitalisierungseinstieg. Der Umstieg erfordert keine teure Hardware-Investition – ein aktueller Computer und Smartphones für die Montagetrupps genügen. Die monatlichen Kosten sind kalkulierbar und im ersten Jahr steuerlich voll absetzbar. Nach einer überschaubaren Eingewöhnungsphase von 2-3 Wochen, in der parallel zu den alten Prozessen gearbeitet wird, zeigen sich messbare Effizienzgewinne: Schnellere Rechnungsstellung, weniger vergessene Mahnungen, sofortige Übersicht über offene Posten. Für Inhaber, die mehr Zeit auf der Baustelle und weniger Zeit am Schreibtisch verbringen wollen, bietet sevDesk einen realistischen Weg.

Entscheidende Auswahlkriterien:

✓ Cloud-Akzeptanz: Bereitschaft, Geschäftsdaten in einer deutschen Cloud zu speichern statt auf lokalen Servern oder dem Büro-PC
✓ Projektcharakteristik: Überwiegend überschaubare Projekte im Ein- bis Mehrfamilienhaus-Bereich ohne komplexe Teilabrechnungen oder VOB-Anforderungen
✓ Budgetrahmen: Investitionsbereitschaft von monatlich 20-40 Euro anstelle einmaliger Lizenzkäufe im vierstelligen Bereich
✓ Flexibilitätspräferenz: Anpassbare Standard-Software wird höher bewertet als starre, aber hochspezialisierte Branchenlösungen mit langjährigen Wartungsverträgen

Details zur Dachdecker-Software: sevDesk

Verwaltungsautomatisierung als Kernkompetenz

sevDesk positioniert sich als moderne Buchhaltungs- und Verwaltungssoftware, die speziell für kleine und mittlere Handwerksbetriebe optimiert wurde. Die Software digitalisiert primär administrative Prozesse: Angebotserstellung, Rechnungslegung, Zeiterfassung, Ausgabenverwaltung und vorbereitende Buchhaltung. Diese Konzentration auf Verwaltungsautomatisierung unterscheidet sevDesk fundamental von spezialisierten Dachdecker-ERP-Systemen, die auch fachspezifische Prozesse wie Dachflächen-Aufmaße, Materialbedarfsberechnungen oder VOB-konforme Leistungsverzeichnisse abbilden. Für Betriebe, die ihre Kalkulation bereits etabliert haben und primär Effizienzgewinne in der Büroorganisation suchen, bietet diese Fokussierung entscheidende Vorteile: Die Software bleibt übersichtlich, die Einarbeitung kurz, die monatlichen Kosten transparent.

Cloud-native Architektur für moderne Arbeitsweisen

Im Gegensatz zu klassischen Desktop-ERP-Systemen, die ursprünglich für stationäre Büroarbeitsplätze entwickelt und später mühsam um Mobilfunktionen ergänzt wurden, ist sevDesk von Grund auf als Cloud-Lösung konzipiert. Diese Architektur-Entscheidung zeigt sich in der durchgängig modernen Benutzeroberfläche, der echten Plattform-Unabhängigkeit und der nahtlosen Synchronisation zwischen allen Geräten. Automatische Updates erfolgen ohne Installations- oder Wartungsaufwand – neue Funktionen und gesetzliche Anpassungen stehen allen Nutzern gleichzeitig zur Verfügung. Die browserbasierte Nutzung ermöglicht Zugriff von jedem internetfähigen Gerät, ohne dass spezielle Software installiert werden muss. Für Dachdeckerbetriebe bedeutet dies konkret: Der Inhaber kann vom Büro-PC arbeiten, die Bürokraft vom Laptop zu Hause und die Monteure erfassen ihre Zeiten per Smartphone – alle greifen auf denselben aktuellen Datenstand zu.

Modulare Skalierbarkeit ohne Funktionsüberfrachtung

sevDesk vermeidet die typische Falle vieler ERP-Systeme, Anwender mit Funktionen zu überfordern, die sie nie benötigen werden. Die Software bietet drei klar abgestufte Pakete: Das Starter-Paket für Einzelunternehmer ohne Mitarbeiter, das Business-Paket für typische Kleinbetriebe mit DATEV- und ELSTER-Integration, und das Premium-Paket für Betriebe mit mehreren Nutzern und erweiterten Auswertungsmöglichkeiten. Zusatzmodule wie "Banking Plus" können bei Bedarf hinzugebucht werden, bleiben aber optional. Diese Modularität ermöglicht einen niedrigschwelligen Einstieg mit 9,90 Euro monatlich und erlaubt organisches Wachstum der Software-Nutzung parallel zum Betriebswachstum. Vertragslaufzeiten sind monatlich, Upgrades oder Downgrades jederzeit möglich – ohne Datenverlust oder komplexe Migrationsprozesse.

Wissenswertes zum Anbieter: sevDesk GmbH

Etablierter Mittelständler mit stabiler Marktposition

Die sevDesk GmbH wurde 2013 in Offenburg gegründet und hat sich in den vergangenen Jahren zu einem der führenden Anbieter von Cloud-Buchhaltungssoftware im deutschen Mittelstand entwickelt. Mit rund 100.000 aktiven Nutzern, etwa 70 Mitarbeitern und namhaften Investoren wie SGT Capital und Speedinvest im Rücken bietet das Unternehmen eine solide finanzielle und organisatorische Basis für langfristige Geschäftsbeziehungen. Anders als kurzlebige Startup-Lösungen oder internationale Konzernprodukte kennt sevDesk die spezifischen Anforderungen deutscher KMU: Vom Umgang mit verschiedenen Mehrwertsteuersätzen über die Anforderungen der GoBD bis hin zu den Schnittstellen, die deutsche Steuerberater erwarten. Diese Verankerung im deutschen Markt zeigt sich auch in der Produktentwicklung, die konsequent auf nationale Gesetzgebung und typische Geschäftsprozesse ausgerichtet ist.

"Made in Germany" als strukturelles Qualitätsmerkmal

sevDesk entwickelt, betreibt und supportet seine Software vollständig in Deutschland. Die Server-Infrastruktur steht in AWS-Rechenzentren in Frankfurt am Main und unterliegt damit deutschem Datenschutzrecht ohne Umwege. Der Support arbeitet von deutschen Standorten aus, spricht Deutsch als Muttersprache und kennt die Besonderheiten deutscher Handwerksbetriebe aus hunderten Kundengesprächen. Diese geografische und rechtliche Verankerung bedeutet DSGVO-Konformität nicht nur auf dem Papier, sondern als strukturell verankerte Grundlage der gesamten Architektur. Für Dachdeckerbetriebe, die sensible Kundendaten und Finanzdaten verarbeiten, bietet diese Konstellation ein deutlich höheres Schutzniveau als internationale Cloud-Dienste mit Datenverarbeitung in Drittstaaten.

Technische Details & Integration

Moderne Microservice-Architektur für Stabilität und Geschwindigkeit

sevDesk basiert auf einer Cloud-nativen Microservice-Architektur, die auf der AWS-Infrastruktur betrieben wird. Anders als monolithische Legacy-Systeme, bei denen alle Funktionen in einer großen Software-Einheit verbunden sind, arbeitet sevDesk mit unabhängigen, spezialisierten Diensten für Rechnungserstellung, Zeiterfassung, Banking-Integration und andere Bereiche. Diese Architektur bietet mehrere praktische Vorteile: Einzelne Module können ohne Systemrisiko aktualisiert werden, Lastspitzen bei einem Dienst beeinträchtigen nicht die Gesamtperformance, und neue Funktionen lassen sich schneller integrieren. Die garantierte Verfügbarkeit liegt bei 99,5 Prozent, was etwa 3,6 Stunden maximalem Ausfall pro Monat entspricht – in der Praxis liegt die tatsächliche Uptime deutlich höher.

Offene Schnittstellen für individuelle Erweiterungen

Die vollständig dokumentierte REST-API ermöglicht es Dachdeckerbetrieben, sevDesk mit nahezu jedem anderen System zu verbinden. Spezialisierte Kalkulationssoftware für Dachflächen kann Projektdaten an sevDesk übergeben, CRM-Tools können Kundeninformationen synchronisieren, und eigene Datenbanken lassen sich für spezielle Auswertungen anzapfen. Für Betriebe ohne eigene Entwicklerressourcen bietet die Integration über Zapier Zugang zu über 5.000 vorgefertigten Anbindungen – von E-Mail-Marketing-Tools über Projektmanagement-Software bis zu spezialisierten Handwerker-Plattformen. Die standardmäßig integrierten DATEV- und ELSTER-Schnittstellen arbeiten bidirektional: Daten können exportiert und bei Bedarf auch wieder importiert werden, beispielsweise für Korrekturbuchungen des Steuerberaters.

Mehrschichtige Sicherheitskonzeption nach Bankenstandard

sevDesk ist nach ISO 27001 zertifiziert, dem internationalen Standard für Informationssicherheits-Management-Systeme. Alle Datenübertragungen zwischen Endgeräten und Servern erfolgen über TLS-Verschlüsselung mit mindestens 256-Bit-Schlüssellänge. Passwörter werden ausschließlich als Salted Hash gespeichert und sind selbst für Systemadministratoren nicht im Klartext einsehbar. Automatische Backups laufen mehrmals täglich und werden in geografisch getrennten Rechenzentren gespeichert. Die Software erfüllt alle Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung elektronischer Bücher) und ist damit für Betriebsprüfungen des Finanzamts vollständig konform. Besonders relevant für Dachdecker: Belege können nach dem Import nicht mehr manipuliert werden – jede Änderung wird mit Zeitstempel und Benutzerkennung protokolliert.

Kosten & Preismodell

Transparente Paketstruktur ohne versteckte Zusatzkosten

sevDesk arbeitet mit drei festen Leistungspaketen, die sich klar nach Betriebsgröße und Anforderungen unterscheiden. Das Starter-Paket für 9,90 Euro pro Monat richtet sich an Einzelunternehmer ohne Mitarbeiter und umfasst Basisfunktionen für Angebote, Rechnungen und einfache Zeiterfassung. Das Business-Paket für 19,90 Euro monatlich wird für die meisten Dachdeckerbetriebe empfohlen: Es enthält DATEV-Export, ELSTER-Anbindung, unbegrenzte Nutzer und erweiterte Auswertungen. Das Premium-Paket für 29,90 Euro bietet zusätzlich API-Zugang, Mehrfachnutzerverwaltung mit detaillierten Rechten und priorisierten Support. Das optionale Modul Banking Plus kostet 4,90 Euro zusätzlich und automatisiert den Zahlungsabgleich vollständig. Alle Preise verstehen sich inklusive der gesetzlichen Mehrwertsteuer und sind monatlich kündbar – bei jährlicher Zahlung gewährt sevDesk etwa 20 Prozent Rabatt.

Realistische Amortisationsrechnung für Kleinbetriebe

Die Gesamtkosten über drei Jahre belaufen sich beim empfohlenen Business-Paket mit Banking Plus auf etwa 890 Euro (24,80 Euro × 36 Monate, abzüglich Jahresrabatt). Hinzu kommen einmalig etwa 500-800 Euro für die Einarbeitung, Datenimport und Prozessanpassung – entweder als interne Arbeitszeit oder als externe Beratung. Die realistische Zeitersparnis durch automatisierte Belegerfassung, Banking-Abgleich, Mahnwesen und digitale Ablage liegt für typische Dachdeckerbetriebe bei 10-20 Stunden monatlich. Bei einem konservativ gerechneten internen Verrechnungssatz von 50 Euro pro Stunde entspricht dies einer Ersparnis von 500-1.000 Euro monatlich. Die Software amortisiert sich damit realistisch bereits im ersten Quartal – selbst wenn nur die Hälfte der theoretischen Zeitersparnis tatsächlich realisiert wird.

Kalkulierbare Skalierung ohne Kostenfallen

Anders als bei klassischen ERP-Systemen mit Lizenzmodellen, Wartungsverträgen und Version-Upgrade-Kosten bleiben die Ausgaben bei sevDesk langfristig planbar. Wächst der Betrieb von 5 auf 10 Mitarbeiter, fallen keine zusätzlichen Nutzerlizenzen an – das Business-Paket erlaubt unbegrenzte Mitarbeiter-Accounts. Werden zusätzliche Funktionen benötigt, kann jederzeit ins Premium-Paket gewechselt werden – die Mehrkosten von 10 Euro monatlich sind überschaubar. Keine versteckten Kosten entstehen für Updates, Sicherheits-Patches oder gesetzliche Anpassungen wie die kommende E-Rechnungspflicht. Einzig der monatliche Abopreis und gegebenenfalls externe Beratung bei komplexen Anpassungen fallen an. Für Betriebe, die bisher On-Premise-Software mit jährlichen Wartungskosten im vierstelligen Bereich genutzt haben, bedeutet sevDesk eine deutliche Kostenreduktion bei gleichzeitig höherem Funktionsumfang.

Migration & Umstieg auf sevDesk

Überschaubarer Aufwand für typische Kleinbetriebe

Für Dachdeckerbetriebe mit bis zu 10 Mitarbeitern beträgt die durchschnittliche Einrichtungszeit 1-3 Tage aktive Arbeit, verteilt über 2-3 Wochen Kalenderzeit. Kundendaten können per CSV-Import aus Excel oder Vorgängersystemen übernommen werden – sevDesk bietet Importvorlagen und erkennt automatisch Standardfelder wie Name, Adresse und Kontaktdaten. Artikel und Materialstämme lassen sich ebenfalls per CSV-Datei hochladen, wobei Beschreibung, Preis und Mehrwertsteuersatz zugeordnet werden müssen. Die Bankkonten-Anbindung erfolgt über FinTS/HBCI direkt im Setup-Assistenten – nach einmaliger Autorisierung mit den Online-Banking-Zugangsdaten ruft sevDesk automatisch Kontobewegungen ab. Video-Tutorials begleiten jeden Schritt, das umfangreiche Hilfecenter beantwortet typische Einsteiger-Fragen, und der E-Mail-Support reagiert in der Regel innerhalb von 24 Stunden. Externe Berater sind für Standard-Migrationen nicht erforderlich.

Datenqualität als kritischer Erfolgsfaktor

Die häufigste Herausforderung beim Umstieg sind nicht technische Probleme, sondern die Qualität der Altdaten. Excel-Listen mit inkonsistenten Kundenadressen, fehlenden Postleitzahlen oder doppelten Einträgen müssen vor dem Import bereinigt werden. sevDesk importiert die Struktur und Inhalte, kann aber keine semantischen Fehler korrigieren. Erfahrungswerte zeigen: Betriebe sollten realistisch 1-2 zusätzliche Tage für Datenbereinigung einplanen. Besonders relevant für Dachdecker: Projektzuordnungen aus Vorsystemen lassen sich oft nicht automatisch übertragen – hier empfiehlt sich ein sauberer Neustart mit allen zukünftigen Projekten in sevDesk, während alte Projekte im Altsystem für Archivzwecke verbleiben. Offene Posten können manuell als Rechnungen angelegt werden, wobei sevDesk automatisch prüft, welche bereits bezahlt wurden, sobald die Banking-Integration aktiv ist.

Change Management entscheidet über langfristigen Erfolg

Die technische Umstellung ist in wenigen Tagen bewältigt – die nachhaltige Integration in die Arbeitsabläufe erfordert aktives Change Management. Mitarbeiter, die jahrelang mit Papier-Stundenzetteln gearbeitet haben, müssen die Vorteile der digitalen Zeiterfassung verstehen und akzeptieren. Bewährt hat sich eine Pilotphase von 2-3 Wochen, in der zunächst nur ein oder zwei Projekte parallel im alten und neuen System geführt werden. Dies ermöglicht Fehlerkorrektur ohne Risiko und gibt dem Team Zeit zur Eingewöhnung. Klare Kommunikation der Vorteile ist essenziell: "Keine Zettelwirtschaft mehr", "Rechnungen erreichen den Kunden schneller", "Ihr wisst sofort, welche Stunden ihr schon erfasst habt". Die intuitive Bedienung von sevDesk erleichtert die Akzeptanz erheblich, ersetzt aber nicht die aktive Begleitung durch Inhaber oder Bürokraft in den ersten Wochen.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

Massive Zeitersparnis im Büroalltag: Der automatische Bankabgleich eliminiert die manuelle Übertragung von Zahlungseingängen, OCR-Belegscan ersetzt das Abtippen von Rechnungen, die Angebot-zu-Rechnung-Funktion verhindert Neuerstellung identischer Dokumente, und das automatische Mahnwesen erspart händische Erinnerungen im Kalender – in der Summe sparen Dachdecker-Betriebe realistisch 10-20 Stunden pro Monat an reiner Verwaltungsarbeit.

Deutlich verbesserte Liquidität durch beschleunigte Prozesse: Rechnungen werden direkt auf der Baustelle nach Fertigstellung geschrieben und per E-Mail versendet, nicht erst Tage später im Büro erfasst – dies verkürzt die Zahlungsziele um durchschnittlich 5-7 Tage. Automatische Zahlungserinnerungen in konfigurierbaren Intervallen verhindern vergessene Mahnungen bei säumigen Kunden. Die permanente Transparenz über offene Posten ermöglicht proaktives Liquiditätsmanagement statt reaktives Krisenmanagement.

Rechtssicherheit und Steuerberater-Freundlichkeit: GoBD-konforme Archivierung erfüllt automatisch alle Anforderungen bei Betriebsprüfungen, der vollständige DATEV-Export liefert Steuerberatern exakt die Datenstruktur, die sie aus ihrer Kanzlei-Software kennen, und die integrierte ELSTER-Anbindung ermöglicht Umsatzsteuer-Voranmeldungen ohne Medienbrüche – das Ergebnis sind entspannte Jahresabschlüsse und reduzierte Steuerberater-Kosten durch weniger Nacharbeit.

Professioneller Außenauftritt mit minimalem Aufwand: Einheitlich gestaltete, moderne Angebots- und Rechnungsvorlagen mit automatischer Nummerierung und Logo-Integration heben Kleinbetriebe auf das Niveau großer Unternehmen. Kunden erhalten ordentliche PDF-Dokumente per E-Mail mit Zahlungslink statt handgeschriebener Zettel – dies steigert die Zahlungsbereitschaft messbar und reduziert Rückfragen zu unleserlichen Positionen.

Nahtlose mobile Nutzung ohne Medienbrüche: Die vollwertige Smartphone-App ermöglicht Geschäftsabwicklung komplett ohne stationären Arbeitsplatz – vom Angebot beim Kunden über Zeiterfassung auf der Baustelle bis zur Rechnungsstellung am Abend. Die Offline-Funktion stellt sicher, dass auch in Funklöchern oder Kellern ohne Empfang produktiv gearbeitet werden kann, mit automatischer Synchronisation bei Wiederverbindung.

Herausforderungen:

Fehlende integrierte Fachkalkulation für Dachdeckerarbeiten: sevDesk kann keine Dachflächen anhand von Grundrissen berechnen, keine automatischen Materialbedarfslisten für Dachsanierungen generieren und keine VOB-konformen Aufmaße erstellen – für die Angebotskalkulation bleiben Dachdecker auf externe Spezialsoftware, Excel-Tabellen oder Erfahrungswerte angewiesen. Die API-Integration solcher Tools ist technisch möglich, erfordert aber Entwicklerressourcen oder kostenpflichtige Middleware.

Limitiertes Projekt-Controlling für detaillierte Nachkalkulation: Zwar können Arbeitszeiten erfasst und Projekten zugeordnet werden, doch tiefgreifende betriebswirtschaftliche Auswertungen wie automatische Soll-Ist-Vergleiche pro Gewerk, Deckungsbeitragsanalysen nach Projektphasen oder Budget-Warnungen bei Kostenüberschreitung fehlen – für detailliertes Controlling benötigen wachsende Betriebe zusätzliche Excel-Auswertungen oder spezialisierte Projektmanagement-Tools mit sevDesk-Anbindung.

Cloud-Abhängigkeit mit Internetverbindung als Voraussetzung: sevDesk ist primär eine Cloud-Lösung – für Arbeiten am Büro-PC wird Internet benötigt, längere Provider-Ausfälle oder Rechenzentrum-Störungen blockieren den Zugriff komplett. Die Smartphone-App bietet zwar einen Offline-Modus für Basisfunktionen, doch umfangreiche Auswertungen oder Systemkonfigurationen setzen Online-Zugang voraus. Betriebe mit zwingenden On-Premise-Anforderungen aus Datenschutz- oder IT-Sicherheitsgründen können sevDesk nicht nutzen.

Eingeschränkte Anpassbarkeit für hochindividuelle Workflows: Die Standardisierung, die sevDesk so benutzerfreundlich macht, begrenzt gleichzeitig die Anpassungsmöglichkeiten – individuelle Formularfelder, spezielle Workflow-Automatisierungen oder branchenspezifische Auswertungen erfordern Workarounds oder externe Tools. Betriebe mit sehr speziellen Prozessen, die über Standard-Handwerksbetriebe hinausgehen, stoßen an Grenzen der Konfigurierbarkeit.

Häufig gestellte Fragen zu sevDesk

Kann ich sevDesk ausführlich testen, bevor ich mich für ein Abo entscheide?

sevDesk bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase ohne Kreditkarten-Angabe oder automatische Verlängerung. In dieser Zeit steht der komplette Funktionsumfang aller Pakete zur Verfügung – Sie können eigene Kundendaten importieren, echte Rechnungen erstellen, die mobile App mit mehreren Geräten testen und alle Integrationen ausprobieren. Nach Ablauf der Testphase entscheiden Sie aktiv, ob Sie ein kostenpflichtiges Abo abschließen möchten. Ihre Testdaten bleiben erhalten, wenn Sie sich für ein Abo entscheiden, und werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht, wenn Sie nicht verlängern.

Was geschieht mit meinen Geschäftsdaten, wenn ich sevDesk kündige?

Sie behalten jederzeit volle Kontrolle über Ihre Daten. Vor oder nach der Kündigung können Sie alle Informationen – Kundenstammdaten, Artikellisten, Rechnungen, Belege, Zeiterfassungen – als CSV- oder PDF-Dateien exportieren und lokal speichern. Nach Vertragsende gewährt sevDesk noch 30 Tage Lesezugriff auf Ihr Konto, damit Sie in Ruhe alle relevanten Dokumente herunterladen können. Anschließend werden Ihre Daten gemäß DSGVO-Vorschriften und gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht. Es gibt keine "Datengeisel"-Situation – Sie können jederzeit mit Ihren Daten zu einem anderen Anbieter wechseln.

Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit mit meinem Steuerberater konkret?

sevDesk ist speziell auf die Zusammenarbeit mit Steuerberatern ausgelegt. Sie haben zwei Optionen: Entweder exportieren Sie monatlich oder quartalsweise Ihre Buchhaltungsdaten im DATEV-Format, das praktisch alle deutschen Steuerkanzleien verarbeiten können. Oder Sie richten Ihrem Steuerberater einen eingeschränkten Nutzer-Zugang ein, mit dem er direkt in sevDesk auf alle relevanten Finanzdaten zugreifen kann – ohne Export-Import-Prozesse, immer mit aktuellem Datenstand. Viele Steuerberater schätzen diese direkte Integration, da sie Rückfragen schneller klären können und Medienbrüche vermieden werden.

Funktioniert sevDesk auch auf Baustellen ohne Mobilfunk-Empfang?

Ja, die sevDesk-App bietet einen vollwertigen Offline-Modus. Sie können ohne Internetverbindung Angebote und Rechnungen erstellen, Arbeitszeiten erfassen, Belege fotografieren und Projektnotizen anlegen. Alle Daten werden lokal auf dem Smartphone oder Tablet gespeichert und synchronisieren sich automatisch, sobald wieder eine Internetverbindung besteht – über WLAN oder mobiles Netz. Die Synchronisation erfolgt im Hintergrund, ohne dass Sie eingreifen müssen. Einzige Einschränkung: Banking-Abgleich und umfangreiche Auswertungen benötigen Online-Zugang, da diese auf den zentralen Servern berechnet werden.

Welche Hardware benötige ich für sevDesk?

sevDesk ist bewusst hardwareunabhängig konzipiert. Für die Büroarbeit genügt ein aktueller Computer (Windows, Mac oder Linux) mit einem modernen Browser – Chrome, Firefox, Safari oder Edge. Spezielle Software muss nicht installiert werden. Für die mobile Nutzung benötigen Ihre Mitarbeiter Smartphones oder Tablets mit Android ab Version 8 oder iOS ab Version 13. Ein professioneller Scanner ist nicht zwingend erforderlich – die Smartphone-Kamera reicht für Belegerfassung vollständig aus, dank der integrierten OCR-Texterkennung. Für Betriebe, die große Belegmengen digitalisieren, kann ein dokumentenechter Scanner die Effizienz steigern, ist aber keine Voraussetzung.

Bietet sevDesk Unterstützung bei der Einrichtung und Datenmigration?

sevDesk stellt umfangreiche Selbsthilfe-Ressourcen bereit: Video-Tutorials für jeden Einrichtungsschritt, detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen im Hilfecenter, CSV-Importvorlagen für Kunden- und Artikeldaten, und einen E-Mail-Support, der in der Regel innerhalb von 24 Stunden antwortet. Für die meisten Kleinbetriebe reichen diese Ressourcen aus, um die Migration eigenständig durchzuführen. Falls Sie persönliche Unterstützung bevorzugen, vermittelt sevDesk zertifizierte Partner-Berater, die gegen Honorar bei komplexen Migrationen, individuellen Anpassungen oder Schulungen vor Ort helfen. Die Kosten hierfür liegen typischerweise bei 500-1.500 Euro, abhängig vom Umfang der Datenmigration und dem gewünschten Schulungsaufwand.