Kanban + Dashboard für Dachdecker
Warum Dachdecker morgens 30 Minuten mit Chaos-Management verlieren
Montagmorgen 6:30 Uhr in der Werkstatt: Drei Baustellen sollen heute befahren werden, aber der Geselle Schmidt ist krank, Material X für Baustelle 1 ist noch nicht geliefert, und der Kunde von Baustelle 3 hat gerade angerufen, weil er eine Zusatzleistung wünscht, die nicht im Plan steht. Der Bauleiter tippt seine Tagesliste auf einem Notizzettel zusammen, versucht per Telefon die Materiallieferung zu klären und fragt sich, wer jetzt Schmidts Aufgaben übernehmen kann. Gleichzeitig klingelt das Telefon mit einer Notfallanfrage nach Sturmschaden. Die Übersicht über Personal, Material und offene Kundenwünsche fehlt völlig.
Das Problem: Wichtige, tagesaktuelle Informationen sind in Köpfen, auf Zetteln, in E-Mails und verschiedenen Apps verteilt. Jeden Morgen 30 Minuten reines Chaosmanagement, um den Tag überhaupt starten zu können.
Warum das mehr kostet als Zeit:
Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein System-Problem. Kundenanfragen kommen per WhatsApp, E-Mail und Telefon. Projektinformationen sind im Kalkulationsprogramm, Termine im Kalender, Materiallisten im ERP, aber der Status der Materiallieferung ist oft nur telefonisch. Das manuelle Abgleichen dieser Informationen ist extrem zeitaufwendig und fehleranfällig.
Sie sind nicht unorganisiert. Sie haben nur kein System, das alle Welten zusammenbringt.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools in einem Unternehmen - egal ob Sie allein arbeiten oder Teammitglieder haben - ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben - persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung - Verknüpfung zwischen Aufgaben, Projekten, Dokumenten
- Geräte-unabhängig - identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick - Sie sehen sofort, was heute wichtig ist B. Direkter Zugriff - Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung - Alle Programme und Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen - egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung - dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für Dachdecker:
- Tageseinsatzplanung der Teams prüfen (täglich 6:00 Uhr vor Arbeitsbeginn)
- Materialbestellungen prüfen und nachverfolgen (täglich 8:00 Uhr)
- Neukundenanfragen sichten und priorisieren (täglich 14:00 Uhr)
- Stundenberichte der Mitarbeiter sammeln und prüfen (täglich 17:00 Uhr)
Warum diese Routine-Aufgaben so wichtig sind? Fehlendes Material stoppt Baustellen und verzögert Projekte, was hohe Kosten verursacht. Schnelle Reaktion auf Neuanfragen sichert Neugeschäft, denn dringende Notfälle müssen sofort bearbeitet werden. Stundenberichte sind die Grundlage für korrekte Lohnabrechnung und Projektkalkulation.
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab - nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich "Leben retten", wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung.
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen (wenn Sie sie im Kopf haben), aber den Überblick bewahren über laufende Projekte.
Beispiele für Dachdecker:
- Anfrage: Angebot Dachsanierung EFH Müller, Gartenweg 12
- In Arbeit: Flachdachsanierung Lagerhalle (KW 24)
- Warten auf: Materiallieferung Tonziegel 'Engobe Braun' für Objekt Hauptstr. 5
- Erledigt (Abrechnungsbereit): Sturmschaden-Reparatur Familie Schmidt, Schillerstr. 7
Jede Neuanfrage durchläuft den Prozess von Anfrage bis Angebot. Laufende Großprojekte werden über Stunden, Tage oder Wochen von Teams bearbeitet, dabei sind häufige Wartezeiten auf Material, Gutachten oder Kundenfreigaben unvermeidlich. Abgeschlossene Projekte müssen für die Fakturierung vorbereitet werden.
💡 Tipp für Entscheider:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status.
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für Dachdecker:
- Kalkulationssoftware (PDS Handwerk oder HERO Handwerk) verlinkt - Klick auf Projekt öffnet PDS direkt im richtigen Projekt für Detailansicht
- Google Kalender oder Outlook Kalender als Dashboard-Frame eingebunden - Team-Einsatzpläne und Termine auf einen Blick
- WhatsApp Business als Verlinkung - Schneller Zugriff auf Kunden-Chats und manuelle Übernahme wichtiger Infos in den Dashboard-Task
- E-Mail-Postfach eingebunden
Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Angebote erstellen - Direkt im System, mit Vorlagen
- E-Mail-Postfach einbinden - Im Dashboard-Frame sichtbar
- Seiten teilen - Mit Kunden oder Mitarbeitern live zusammenarbeiten
- Aufgabenverwaltung - Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
- Übersichten & Reports - Automatisch generiert aus Datenbanken
- Tabellen einbinden - Auch als eingebetteter Frame (z.B. Excel, Google Sheets)
- Dokumente einbinden - PDFs, Verträge, Pläne direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren - Automatisierte Daten-Synchronisation
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.
Für Dachdecker:
Notion ersetzt nicht Ihre spezielle Handwerker-Software wie PDS Handwerk, HERO Handwerk oder Dachplaner für Kalkulation, Rechnungsstellung oder Materialverwaltung. Es ist kein CRM im klassischen Sinne oder eine vollwertige HR-Software.
Aber: Notion kann als zentrales Organisations-Dashboard dienen, das alle wesentlichen Informationen bündelt - Projektstatus, Kundenübersicht, Personalplan, Material-Tracking. Sie können Workflows abbilden und Notion als zentrale Verlinkungsstelle zu den Fachprogrammen nutzen.
Die Frage ist: Ist der manuelle Aufwand für die Informationsintegration und Übersicht aktuell höher als der Mehrwert, den ein zentrales Dashboard bieten könnte?
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Dachdecker
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard (Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit)
- Setup-Anleitung (5-Minuten-Video)
- Profession-spezifische Anpassungen für Dachdecker
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen sinnvoll sind
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort (nach Verfügbarkeit)