Praxissteuerung & Controlling:
Terminmanagement & Prozessoptimierung:
Materialwirtschaft & Einkauf:
Abrechnung & Finanzen:
Marketing & Patientenbindung:
Mobile Funktionen & Sicherheit:
Branchenspezifische Praxis-Templates bilden das zentrale Alleinstellungsmerkmal von VISInext. Die Software liefert vorkonfigurierte Dashboards und Auswertungen speziell für Zahnarztpraxen – von Stuhlauslastung über GOZ/BEMA-Analyse bis zur Behandler-Rentabilität. Anders als generische Business-Intelligence-Tools wie DeltaMaster oder QlikView müssen Anwender nicht erst wochenlang Datenmodelle entwickeln, sondern können unmittelbar mit praxisrelevanten Auswertungen arbeiten. Dies reduziert die Implementierungszeit um 8 bis 12 Wochen gegenüber Standard-BI-Lösungen. Ab dem ersten Tag wird sichtbar, welche Behandlungen profitabel sind, wo Terminlücken entstehen und welche Rentabilität einzelne Behandler erzielen.
Hybride Deployment-Optionen mit DSGVO-Garantie unterscheiden VISInext von vielen Cloud-Only-Konkurrenten. Praxen können zwischen drei Betriebsmodellen wählen: On-Premise auf dem eigenen Server, Private Cloud im ISO-27001-zertifizierten deutschen Rechenzentrum oder eine Hybrid-Lösung, die beide Ansätze kombiniert. Für datenschutzsensible Praxen stellt dies einen wesentlichen Vorteil dar – Patientendaten bleiben in Deutschland, die vollständige Kontrolle über sensible Informationen bleibt erhalten. Gerade bei Prüfungen durch Kassenärztliche Vereinigung und KZV bietet diese Flexibilität maximale Rechtssicherheit.
SMB-Fokussierung eines deutschen Mittelständlers prägt die gesamte Produktphilosophie. VISInext stammt von der BDV GmbH aus Münster – seit 1992 am Markt, 80 Mitarbeiter, spezialisiert auf kleine und mittlere Praxen mit 1 bis 20 Behandlern. Das bedeutet: keine überdimensionierten Enterprise-Funktionen, sondern präzise entwickelte Features für den Praxisalltag. Support erfolgt in deutscher Sprache, Entscheidungswege sind kurz, die Weiterentwicklung geschieht in Co-Creation mit Pilotpraxen. Anwender erhalten praxisnahe Funktionen statt Software-Overkill, Ansprechpartner mit echtem Branchenwissen und eine Preisgestaltung, die für kleinere Praxen wirtschaftlich bleibt.
Einschränkungen sollten bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden. Die mobile Funktionalität ist rein webbasiert – eine native App mit Offline-Modus für iPad oder Tablet existiert nicht. Praxen, die unterwegs ohne Internetverbindung arbeiten möchten, stoßen hier an Grenzen. Zudem sind Integrationen zu spezialisierten Laborsystemen wie exocad noch limitiert, wenngleich der Ausbau dieser Schnittstellen in der Produktplanung vorgesehen ist.
Datengetriebene Einzelzahnärzte mit 1-2 Behandlern profitieren besonders von VISInext, wenn sie über reines Bauchgefühl hinaus steuern möchten. Excel-Listen werden diesen Praxen zu unübersichtlich, klare Kennzahlen zu Auslastung, Materialkosten und Behandlungsrentabilität fehlen. Die Software bietet übersichtliche Dashboards ohne Komplexitäts-Overkill, eine schnelle Implementierung innerhalb von 6 bis 8 Wochen und einen Einstiegspreis ab circa 3.500 Euro plus moderate laufende Kosten. Transparenz entsteht sofort, ohne dass eine eigene IT-Abteilung erforderlich wäre.
Wachsende Gemeinschaftspraxen mit 3-5 Behandlern stehen häufig vor der Herausforderung, bei mehreren Zahnärzten und Assistenzen sowie verschiedenen Behandlungsschwerpunkten wie Prophylaxe, Implantologie oder Kieferorthopädie den Überblick zu behalten. Welche Bereiche rentabel sind und wo Optimierungspotenzial steckt, bleibt oft unklar. VISInext ermöglicht eine Kostenstellen-Rechnung pro Behandler, liefert Terminengpass-Alerts für mehrere Stühle und bietet rollenbasierte Zugriffsrechte. Faire Abrechnungen zwischen Behandlern werden möglich, gezielte Investitionsentscheidungen etwa für zusätzliche Prophylaxe-Räume oder DVT-Geräte lassen sich fundiert treffen.
Zahnärztliche MVZ mit bis zu 20 Behandlern benötigen professionelles Controlling, stoßen aber mit vielen BI-Tools an Grenzen – entweder wegen zu hoher Komplexität oder fehlender Zahnarzt-Spezifika. VISInext bietet Mandantenfähigkeit für bis zu 5 Praxen in einer Installation, tiefgehende Controlling-Funktionen und Szenario-Planung für strategische Entscheidungen. Medizinische Versorgungszentren erhalten damit Enterprise-Features zum Mittelstandspreis.
Praxismanager in größeren Einrichtungen tragen die Verantwortung für die betriebswirtschaftliche Steuerung, müssen regelmäßig an Gesellschafter reporten und fundierte Entscheidungsgrundlagen liefern. Automatisierte Report-Generierung, Integration mit Finanzbuchhaltung und Abrechnungssoftware sowie Export-Funktionen für Präsentationen sparen Zeit und erhöhen die Aussagekraft der Analysen erheblich.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Tiefe des Controlling-Bedarfs: VISInext eignet sich für Praxen, die über „Wie viel Umsatz haben wir gemacht?" hinaus verstehen möchten, welche Behandlungen profitabel sind, wo Zeit versickert und wie sich die Liquidität entwickelt. Für reine Basis-Auswertungen wäre die Software überdimensioniert.
Datenschutz-Anforderungen: Praxen, die Wert auf deutsche Serverstandorte, On-Premise-Optionen und ISO-27001-Zertifizierung legen – etwa aus KZV-Compliance-Gründen oder persönlicher Überzeugung – finden in VISInext eine der wenigen spezialisierten Lösungen mit dieser Kombination.
Budget für Implementierung: Die Gesamtinvestition im ersten Jahr beläuft sich auf 20.000 bis 40.000 Euro (Lizenz, Implementierung, Schulung). Liegt das Budget deutlich darunter, könnte eine Einstiegslösung sinnvoller sein. Bei entsprechender Investitionsbereitschaft ist ein ROI in 12 bis 18 Monaten realistisch erreichbar.
Bereitschaft zur Datenqualität-Pflege: VISInext benötigt saubere Daten aus Praxisverwaltungssystem und Finanzbuchhaltung. Bei chaotischen Datenbeständen wird auch die beste BI-Software keine Wunder bewirken. Entscheidend ist die Bereitschaft, vor der Einführung die Datenbasis zu bereinigen und künftig konsequent zu pflegen.
Technologische Basis mit Praxisfokus charakterisiert die grundlegende Architektur von VISInext. Die Software basiert auf einer modernen Client-Server-Architektur mit Microsoft SQL Server ab Version 2017 auf Windows Server ab Version 2016. Das Frontend ist webbasiert und läuft plattformunabhängig in gängigen Browsern. Die Architektur wurde bewusst auf Stabilität und Skalierbarkeit für 1 bis 20 Behandler ausgelegt – nicht auf Großkliniken mit hunderten Behandlern. Diese Fokussierung ermöglicht eine optimierte Performance auch bei begrenzten IT-Ressourcen typischer Zahnarztpraxen.
Tiefe Integration in die Zahnarzt-IT-Landschaft erfolgt über direkte Anbindungen an führende Praxisverwaltungssysteme wie CGM Z1, Charly und Dampsoft – wahlweise über APIs oder Datenbank-Lesezugriff. Zusätzliche Schnittstellen zu Abrechnungszentren, DMS-Systemen und Finanzbuchhaltungen erweitern das Integrationsspektrum. Standard-Protokolle wie CSV, XML, JSON sowie ODBC/JDBC ermöglichen auch individuelle Anbindungen an Spezialsysteme. Die Echtzeit-Synchronisation stellt sicher, dass Controlling-Daten stets aktuell bleiben.
Die Benutzeroberfläche bewegt sich zwischen Funktionstiefe und Lernkurve. Vorkonfigurierte Dashboards ermöglichen schnelle erste Erfolge, die Fülle an Funktionen kann anfangs jedoch überwältigen. Nutzer mit wenig BI-Erfahrung benötigen intensive Schulung über 2 bis 3 Tage, danach gestaltet sich die Bedienung intuitiv. Manche Anwender empfinden die Benutzeroberfläche als „überladen" – hier hilft eine individuelle Anpassung der Ansichten auf die tatsächlich benötigten Funktionen.
Solider deutscher Mittelständler mit Branchenfokus – so lässt sich die BDV GmbH aus Münster charakterisieren. Das Unternehmen existiert seit 1992, beschäftigt rund 80 Mitarbeiter und ist zertifizierter Microsoft-Partner. Die Positionierung als Spezialist für ERP-, BI- und CRM-Lösungen im SMB-Segment mit Schwerpunkt auf Medizindienstleistern und Handel unterscheidet BDV von generischen Softwareanbietern.
Die Entwicklungsphilosophie basiert auf Kundennähe und agilen Methoden. Quartalsweise Updates und jährliche Major-Releases halten die Software aktuell. Produktentwicklung erfolgt in Co-Creation mit Pilotpraxen und Branchenbeiräten – nicht im Elfenbeinturm isolierter Entwicklerteams. Die aktuelle Roadmap umfasst KI-Module für prädiktive Analysen, deren Einführung für Q4 2025 geplant ist. Die 30-jährige Unternehmensgeschichte und kontinuierliche Weiterentwicklung des Produktportfolios sprechen für langfristige Stabilität. Die Spezialisierung auf Nischenmärkte schützt vor direkter Konkurrenz mit globalen BI-Riesen und sichert die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens.
Flexible RESTful APIs ermöglichen tiefgehende Integrationen auch in komplexere IT-Landschaften. Die moderne REST-Architektur folgt aktuellen Webstandards und bietet detaillierte Dokumentation inklusive Code-Beispielen für Standard-Anwendungsfälle. Dies sichert Zukunftskompatibilität bei wachsenden Anforderungen und ermöglicht die Einbindung zusätzlicher Drittsysteme ohne aufwendige Programmierarbeiten.
Hybride Deployment-Architektur stellt einen strategischen Vorteil dar. Praxen wählen zwischen On-Premise auf eigenem Server, Private Cloud im BDV-Rechenzentrum in Deutschland oder Hybrid-Betrieb mit geteilten Komponenten. Systemvoraussetzungen für On-Premise umfassen Windows Server 2016 oder höher, SQL Server 2017 oder höher, mindestens 16 GB RAM und eine 4-Core CPU. Die Cloud-Variante erfordert keine eigene Hardware-Investition und reduziert den internen IT-Aufwand erheblich.
Datensicherheit auf Enterprise-Niveau wird durch mehrere Ebenen gewährleistet. Die ISO-27001-Zertifizierung des BDV-Rechenzentrums dokumentiert systematisches Informationssicherheits-Management. DSGVO-konforme Datenverarbeitung mit Verschlüsselung sowohl für gespeicherte Daten (in-rest) als auch während der Übertragung (in-transit) schützt sensible Patienteninformationen. Regelmäßige externe Penetrationstests identifizieren potenzielle Schwachstellen proaktiv. Rollenbasierte Berechtigungen bis auf Feldebene stellen sicher, dass jeder Mitarbeiter nur auf die für seine Tätigkeit notwendigen Daten zugreifen kann.
Transparente Lizenzstruktur mit Skalierungsoptionen bildet die Grundlage des Preismodells. Praxen wählen zwischen einer einmaligen Lizenzgebühr ab 3.500 Euro (netto) oder einem SaaS-Modell ab 150 Euro pro Monat und Behandler. Bei Kauflizenz beträgt die jährliche Wartungsgebühr 20 Prozent der ursprünglichen Lizenzgebühr. Das modulare Lizenzmodell ermöglicht einen bedarfsgerechten Einstieg mit späterer Erweiterung um zusätzliche Funktionsbereiche.
Realistische TCO-Betrachtung über 5 Jahre sollte bei der Budgetplanung berücksichtigt werden:
Jahr 1 Gesamtinvestition: 21.500 bis 37.500 Euro
Wiederkehrende Kosten: Wartung 700 bis 2.000 Euro pro Jahr, bei SaaS-Modell monatliche Gebühren statt Wartung
Total Cost of Ownership über 5 Jahre: 25.000 bis 50.000 Euro zuzüglich interner Personalaufwand für Administration und Datenpflege
ROI-Potenzial durch operative Verbesserungen entsteht durch mehrere Faktoren. Herstellerangaben nennen einen Break-Even nach 12 bis 18 Monaten. Einsparungen ergeben sich durch Materialkosten-Reduktion von bis zu 15 Prozent, höhere Stuhlauslastung durch optimierte Terminplanung, bessere Liquiditätsplanung mit reduzierten Finanzierungskosten und Zeitersparnis im Reporting von bis zu 30 Prozent. Diese Ziele sind realistisch erreichbar bei konsequenter Nutzung der Software und sauberer Datenbasis.
Strukturierter Implementierungsprozess in 5 Phasen prägt den typischen Projektverlauf:
Die Gesamtdauer für Standard-Setups beträgt 8 bis 12 Wochen, komplexere Konfigurationen benötigen 10 bis 16 Wochen. Diese Zeitspanne liegt deutlich unter den 20 bis 30 Wochen, die generische BI-Tools typischerweise erfordern.
Datenqualität als kritischer Erfolgsfaktor kann nicht genug betont werden. Die häufigste Ursache für Projektverzögerungen sind unsaubere oder fehlende Daten in Praxisverwaltungssystem und Finanzbuchhaltung. VISInext bietet zwar Validierungsregeln und Plausibilitätsprüfungen, kann jedoch keine chaotische Datenbasis heilen. Eine gründliche Datenbereinigung vor dem Import ist essentiell. Praxen sollten 5 bis 10 Arbeitstage für diese Datenaufbereitung einkalkulieren – Zeit, die sich durch bessere Analyseergebnisse vielfach amortisiert.
Change Management sollte nicht unterschätzt werden. Die Einführung einer Business-Intelligence-Software verändert etablierte Arbeitsweisen grundlegend. Ausreichende Zeit für Schulungen – 2 Tage für Key-User, 1 Tag für Endanwender – und frühzeitige Kommunikation des Nutzens sind erfolgskritisch. Widerstand entsteht oft, wenn Mitarbeiter den Mehrwert nicht erkennen oder sich von der Funktionsvielfalt überfordert fühlen. Pilotphasen mit ausgewählten Anwendern und kontinuierliches Feedback helfen, Akzeptanz aufzubauen.
Vorteile:
Sofortiger Praxisnutzen durch Branchen-Templates: Vorkonfigurierte Dashboards für Zahnarztpraxen ermöglichen den produktiven Start ohne wochenlange Datenmodell-Entwicklung wie bei generischen BI-Tools
Maximale Datensouveränität: Deutsche Serverstandorte, On-Premise-Option und ISO-27001-Zertifizierung bieten höchste Datenschutzstandards für sensible Patientendaten
Ganzheitliches Controlling: Integration von Finanzen, Material, Personal und Prozessen in einer einheitlichen Lösung eliminiert Medienbrüche und Datensilos
Flexibilität durch modularen Aufbau: Bedarfsgerechter Einstieg mit nur benötigten Modulen und schrittweise Erweiterung bei wachsenden Anforderungen optimiert die Investition
Deutscher Support mit Branchenwissen: 8x5 Hotline, persönliche Ansprechpartner mit Zahnarzt-Expertise und Service-Level-Agreements bis 24 Stunden Response-Zeit sichern zuverlässigen Betrieb
Hybride Deployment-Optionen: Wahlfreiheit zwischen Cloud, On-Premise oder Hybrid-Betrieb passt sich individuellen IT-Strategien und Compliance-Anforderungen an
Herausforderungen:
Hohe initiale Lernkurve für Nicht-BI-Affine: Die Funktionstiefe kann anfangs überfordern, intensive Schulung über mehrere Tage ist notwendig für effektive Nutzung
Eingeschränkte mobile Funktionalität: Nur webbasierter Zugriff ohne Offline-Modus für iPad oder Tablet limitiert die Nutzbarkeit unterwegs ohne Internetverbindung
Datenqualität als Voraussetzung: Bei schlechter Datenbasis in Quellsystemen bleibt der Nutzen stark limitiert – die Software kann keine chaotischen Daten heilen
Limitierte Laborsystem-Integrationen: Spezialsysteme wie exocad sind noch nicht nativ angebunden, wenngleich der Ausbau in der Roadmap vorgesehen ist
Interner Ressourcenbedarf: 2 bis 3 interne Personentage pro Monat für Updates, Ad-hoc-Analysen und Datenpflege sollten nicht unterschätzt werden
Investitionsvolumen: Die Gesamtkosten von 20.000 bis 40.000 Euro im ersten Jahr stellen für kleinere Einzelpraxen eine bedeutende Investition dar
VISInext lohnt sich für Einzelpraxen, wenn Sie über Basis-Reporting hinaus steuern möchten. Ab dem Punkt, wo Excel-Listen unübersichtlich werden und fundierte Entscheidungen zu Investitionen, Materialkosten oder Terminplanung getroffen werden sollen, zahlt sich die Investition aus. Die vorkonfigurierten Dashboards bieten auch kleinen Praxen sofortigen Mehrwert. Für reine „Wie viel habe ich verdient?"-Fragen wäre die Software tatsächlich überdimensioniert – hier würde ein einfaches Reporting-Tool aus dem Praxisverwaltungssystem genügen.
Bei Standard-Setup und sauberer Datenbasis beträgt die Implementierungsdauer 8 bis 12 Wochen vom Kick-Off bis zum Go-Live. Davon entfallen circa 2 bis 3 Wochen auf interne Ressourcen für Datenbereitstellung, Workshop-Teilnahme und Schulung. Nach dem Go-Live steht sofortiger Zugriff auf vorkonfigurierte Dashboards zur Verfügung. Volle Routine in der Bedienung entwickelt sich typischerweise 4 bis 8 Wochen nach dem Start, wenn die wichtigsten Funktionen regelmäßig genutzt werden.
Bei Cloud-Betrieb liegen die Daten im ISO-27001-zertifizierten BDV-Rechenzentrum in Deutschland. Die Datenverarbeitung erfolgt DSGVO-konform mit Verschlüsselung sowohl für gespeicherte Daten als auch während der Übertragung. Mit dem Anbieter wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen, der Ihre Rechte als Verantwortlicher sichert. Bei On-Premise-Installation bleiben sämtliche Daten auf Ihrem eigenen Server, die BDV GmbH hat dann keinen Zugriff auf Ihre Patientendaten.
VISInext bietet native Integrationen zu führenden Praxisverwaltungssystemen wie CGM Z1, Charly und Dampsoft. Die Anbindung erfolgt wahlweise über APIs mit Echtzeit-Synchronisation oder über Datenbank-Lesezugriff. Für andere PVS-Systeme stehen Standard-Protokolle wie CSV-Import, XML-Schnittstellen oder ODBC/JDBC-Verbindungen zur Verfügung. Bei der Evaluierung sollte geprüft werden, ob Ihr spezifisches PVS direkt unterstützt wird oder ob eine individuelle Schnittstelle entwickelt werden muss.
Die BDV GmbH bietet interessierten Praxen die Möglichkeit zu individuellen Produkt-Demonstrationen, bei denen die Software mit beispielhaften Praxisdaten vorgeführt wird. Einige Pilotpraxen erhalten zeitlich begrenzte Test-Installationen mit eigenen anonymisierten Daten. Ein öffentlich verfügbares Demo-System existiert aufgrund der Komplexität der Software nicht. Interessenten sollten direkt Kontakt mit dem Anbieter aufnehmen, um eine auf ihre Praxissituation zugeschnittene Präsentation zu vereinbaren.
Nach der initialen Implementierung fallen bei Kauflizenz jährliche Wartungsgebühren in Höhe von 20 Prozent der Lizenzgebühr an (typischerweise 700 bis 2.000 Euro pro Jahr). Diese umfassen Updates, Patches und telefonischen Support während der Geschäftszeiten. Beim SaaS-Modell sind diese Leistungen in der monatlichen Gebühr ab 150 Euro pro Behandler enthalten. Zusätzlich sollte interner Personalaufwand von 2 bis 3 Personentagen pro Monat für Datenpflege, Anpassungen und erweiterte Analysen eingeplant werden. Individuelle Anpassungen oder zusätzliche Schulungen werden separat nach Aufwand abgerechnet.
