Patientenverwaltung & Dokumentation: Elektronische Patientenakte mit Multimediadokumentation ermöglicht die zentrale Erfassung von Fotos, Röntgenbildern und vollständiger Behandlungshistorie. Digitale Formulare für Anamnesebögen und Einwilligungen mit rechtssicherer Signaturfunktion ersetzen Papierarchive vollständig. DICOM-Viewer für 2D/3D-Bildgebung inkl. Implantatplanung bietet direkten Zugriff auf Röntgenbilder ohne Systemwechsel.
Terminmanagement & Patientenkommunikation: Online-Terminbuchung mit automatischen Erinnerungen per SMS und E-Mail reduziert No-Shows nachweislich. Automatisches Recall-Management organisiert Kontrolltermine und prophylaktische Behandlungen systematisch. Mobile App für Chairside-Dokumentation ermöglicht die direkte Erfassung von Befunden am Behandlungsstuhl.
Abrechnung & Verwaltung: GOZ/GOP-konforme Abrechnung mit automatischer ICD-10-Kodierung und Gebührensatz-Prüfung minimiert Abrechnungsfehler. Behandlungsplan-Editor mit Vorlagenbibliothek für Standardleistungen beschleunigt die Kostenvoranschlagserstellung erheblich. Reporting-Dashboard zu Umsatz, Auslastung und Liquidität schafft transparente Übersicht für die Praxisführung.
Material- & Labormanagement: Material- und Lagerverwaltung mit automatischer Nachbestellung bei Mindestbestand verhindert Versorgungsengpässe. Integriertes Labor-Clearing über Dental-Labornetzwerk ermöglicht direkten Falltransfer ohne separate Software.
Technische Integration: Schnittstellen zu Intraoralscannern wie 3Shape und iTero sowie CAD/CAM-Einheiten integrieren sich nahtlos in digitale Workflows. Offline-First-Architektur gewährleistet lokale Arbeitsfähigkeit auch bei Internetausfall mit automatischer Synchronisation.
Echte Ausfallsicherheit durch Offline-First-Konzept unterscheidet PRAXIDENT A4 grundlegend von rein cloudbasierten Systemen. Die lokale PostgreSQL-Datenbank ermöglicht uneingeschränktes Arbeiten auch bei kompletten Internetausfällen. Sobald die Verbindung wieder steht, erfolgt die Synchronisation automatisch im Hintergrund – ohne unterbrochene Behandlungen oder Datenverluste. Diese Architektur bietet gerade in Regionen mit instabiler Internetverbindung oder bei kritischen Behandlungen einen entscheidenden Vorteil.
Modulare Microservice-Architektur für individuelle Praxisbedürfnisse ermöglicht eine bedarfsgerechte Zusammenstellung der Software. Praxen zahlen ausschließlich für die Module, die tatsächlich benötigt werden. Updates einzelner Komponenten erfolgen unabhängig voneinander, ohne das Gesamtsystem zu gefährden. Dieses Konzept unterscheidet sich deutlich von monolithischen Konkurrenzprodukten, bei denen ein fehlerhaftes Update das komplette System lahmlegen kann. Die schrittweise Erweiterbarkeit macht PRAXIDENT A4 besonders zukunftssicher.
Garantierter Support mit persönlichem Ansprechpartner hebt sich vom üblichen Callcenter-Modell ab. Die 24/5-Hotline bietet SLA-vertraglich zugesicherte Reaktionszeiten unter vier Stunden. Anwender erhalten direkten Draht zum Inhouse-Entwicklungsteam in Deutschland statt anonymer Ticketsysteme. Bei kritischen Problemen, die den Praxisbetrieb gefährden, macht dieser persönliche Kontakt den entscheidenden Unterschied. Der Ansprechpartner kennt die spezifische Praxiskonstellation und kann gezielt helfen.
100% deutsche Entwicklung und Hosting mit ISO 27001-Zertifizierung garantiert maximale Datensicherheit. Alle Patientendaten bleiben in deutschen Rechenzentren, das komplette Entwicklungsteam arbeitet in Köln. TÜV-geprüfte DSGVO-Konformität und ISO 27001-Zertifizierung werden nicht nur auf dem Papier versprochen, sondern durch regelmäßige externe Audits bestätigt. Diese nachweisbare Sicherheitsarchitektur ist für Praxen mit hohem Qualitätsanspruch ein wesentliches Entscheidungskriterium.
Einschränkungen sind ebenfalls zu beachten: Die Software bietet keine integrierte Videosprechstunde, diese muss über Drittanbieter realisiert werden. Die Telematikinfrastruktur-Anbindung erfolgt über separate Konnektoren von Drittanbietern. Für Großkliniken mit mehr als 20 Behandlern können Performance-Grenzen erreicht werden. Die KFO-spezifischen Planungsmodule sind weniger ausgeprägt als bei spezialisierten Anbietern.
Digitalisierungsaffine Einzelpraxen mit 1-3 Behandlern finden in PRAXIDENT A4 die technische Basis für eine vollständig papierlose Praxis. Die Software bietet moderne Technologie ohne unnötige Enterprise-Funktionen, die überfordern würden. Die intuitive Oberfläche ermöglicht kurze Einarbeitungszeiten, was gerade für kleinere Teams mit begrenzten Ressourcen wichtig ist. Praxen, die weg vom Papier wollen und Wert auf zukunftssichere Architektur legen, profitieren von der Modularität und können bei Bedarf schrittweise erweitern.
Mehrbehandler-Praxen und kleinere MVZ bis 20 Mitarbeiter profitieren von der mandantenfähigen Struktur und zentralen Materialverwaltung. Die Skalierbarkeit des Modulsystems ermöglicht die sukzessive Anbindung mehrerer Standorte. Besonders MVZ-Strukturen mit Controlling-Anforderungen finden in den umfassenden Reporting-Funktionen wertvolle Steuerungsinstrumente. Die Offline-Fähigkeit gewährleistet auch bei dezentralen Standorten mit unterschiedlicher Infrastrukturqualität zuverlässiges Arbeiten.
Praxen mit hohem Qualitäts- und Sicherheitsanspruch wählen PRAXIDENT A4, wenn Datenschutz, Ausfallsicherheit und Support-Qualität wichtiger sind als der günstigste Preis. Die ISO 27001-Zertifizierung mit regelmäßigen externen Audits bietet nachweisbare Sicherheit statt Marketingversprechen. Praxen in Regionen mit instabiler Internetverbindung schätzen besonders die Offline-First-Architektur, die unterbrechungsfreies Arbeiten garantiert. Die persönliche Ansprechbarkeit des Supports wird zum entscheidenden Faktor, wenn zeitkritische Probleme schnell gelöst werden müssen.
Praxismanager mit betriebswirtschaftlichem Controlling-Fokus erhalten umfassende Reporting-Funktionen und transparente Dashboards für fundierte Steuerungsentscheidungen. Die automatische GOZ-Abrechnung mit integrierter Fehlerprüfung reduziert den Bedarf an externen Abrechnungsdienstleistern. Die Material- und Lagerverwaltung mit automatischer Nachbestellung optimiert die Kapitalbindung. Für wirtschaftlich orientierte Praxisführungen bietet PRAXIDENT A4 die notwendigen Werkzeuge für professionelles Management.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Regulatorische Sicherheit: Vollständige GOZ- und DSGVO-Konformität mit nachweisbarer ISO 27001-Zertifizierung und automatischen Anpassungen bei Gebührenordnungsänderungen sind gewährleistet. Regelmäßige externe Audits bestätigen die Sicherheitsmaßnahmen.
Zukunftssichere Architektur: Die Microservice-Basis ermöglicht schrittweise Erweiterungen ohne System-Neuinstallation. Module können flexibel hinzugebucht werden, neue Technologien lassen sich integrieren, ohne das Gesamtsystem zu gefährden.
Reale Support-Qualität: Garantierte Reaktionszeiten unter vier Stunden und persönliche Ansprechpartner unterscheiden PRAXIDENT A4 von anonymen Ticketsystemen. Im Notfall ist der direkte Draht zum Entwicklungsteam für zeitkritische Probleme entscheidend.
Integrationsbedarf für vorhandene Systeme: Die Kompatibilität mit gängigen Scannern, Röntgengeräten und Laborsystemen sollte vorab geprüft werden. PRAXIDENT A4 deckt die Standards ab, exotische oder sehr alte Geräte können Zusatzaufwand bedeuten.
Technologische Grundlage bildet eine Java-basierte Microservices-Architektur mit PostgreSQL-Datenbank, die hohe Performance und Stabilität gewährleistet. Die responsive Weboberfläche basiert auf modernen Frameworks wie Vue.js und React, ergänzt durch native iOS- und Android-Apps für maximale Flexibilität. Diese technische Basis unterscheidet sich von älteren, oft noch auf veralteten Technologien aufbauenden Konkurrenzprodukten und ermöglicht deutlich schnellere Entwicklungszyklen für neue Funktionen.
Arbeitsweise im Praxisalltag zeichnet sich durch eine einheitliche Oberfläche für alle Arbeitsplätze aus, was die Einarbeitungszeit drastisch reduziert. Schnellzugriff auf die Patientenakte direkt am Behandlungsstuhl via Tablet oder Wandmonitor eliminiert den Gang zurück zum Bürorechner. Die automatische Synchronisation zwischen lokaler Datenbank und Cloud-Backup läuft kontinuierlich im Hintergrund, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen. Vorlagenbibliotheken für Standardbehandlungen beschleunigen die Dokumentation um bis zu 20 Prozent – ein messbarer Effizienzgewinn.
Besondere Stärken in der Bedienung werden häufig hervorgehoben: Die intuitive Benutzeroberfläche gilt als moderner und zugänglicher als bei etablierten Wettbewerbern wie DSWIN oder Z1. Die mobile Befunderfassung direkt am Stuhl spart wertvolle Zeit und verbessert die Behandlungsdokumentation, da Befunde sofort erfasst werden können, solange sie noch präsent sind. Die REST-API im Swagger/OpenAPI-Standard ermöglicht Drittanbieter-Integrationen, wobei detaillierte Informationen unter NDA verfügbar sind.
Unternehmenshintergrund der h&k GbR aus Köln zeigt einen spezialisierten Anbieter, der seit 2012 ausschließlich auf Dental-IT fokussiert ist. Mit rund 25 Mitarbeitern hat sich das Unternehmen durch organisches Wachstum etabliert, getragen von Empfehlungen und Kundenzufriedenheit mit über 90 Prozent positiven Support-Bewertungen. Die finanzielle Unabhängigkeit ohne Beteiligung von Investoren ermöglicht langfristige Produktentwicklung ohne kurzfristigen Gewinnzwang.
Entwicklungsphilosophie basiert auf komplett in Deutschland ansässigen Entwicklungsteams von etwa 15 Entwicklern. Agile Scrum-Entwicklung mit direktem Feedback aus einem Pilotpraxen-Netzwerk sorgt für praxisnahe Funktionen. Clean Code und Test Driven Development garantieren hohe Softwarequalität und Wartbarkeit – wichtige Faktoren für die Langlebigkeit der Software und schnelle Fehlerbehebung.
Support-Struktur mit allen drei Support-Levels inhouse hebt sich deutlich von Anbietern ab, die auf externe Callcenter setzen. Persönliche Ansprechpartner kennen die spezifischen Praxisanforderungen und können gezielt beraten. Proaktive Information bei regulatorischen Änderungen und neuen Funktionen verhindert böse Überraschungen und zeigt die partnerschaftliche Ausrichtung des Anbieters.
Integrationsmöglichkeiten umfassen den DICOM-Standard für bidirektionale Anbindung von Bildgebungsgeräten wie DVT und Röntgen. HL7/FHIR-Export ermöglicht Datenaustausch mit Kliniken, wobei eine tiefere FHIR-Integration für die Zukunft geplant ist. Basiskonnektoren für die Telematikinfrastruktur können angebunden werden, einschließlich eGK-Lesegerät und SMC-B. Diese Standardkonformität gewährleistet Kompatibilität mit den meisten gängigen Systemen im deutschen Gesundheitswesen.
Sicherheitsarchitektur basiert auf Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen. Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) mit optionaler Zwei-Faktor-Authentifizierung verhindert unbefugte Zugriffe. Automatisierte, verschlüsselte Backups mit dokumentierten Löschkonzepten gemäß DSGVO erfüllen alle regulatorischen Anforderungen. Die ISO 27001-Zertifizierung wird durch regelmäßige externe Audits bestätigt, was über bloße Marketingversprechen hinausgeht.
Systemanforderungen sind moderat: Windows Server 2016 oder höher beziehungsweise Windows 10/11 mit mindestens 8 GB RAM und SSD für die Datenbank. Mobile Apps funktionieren ab iOS/Android Version 12. Empfohlen wird ein dedizierter Server bei mehr als drei Arbeitsplätzen, um optimale Performance zu gewährleisten. Diese Anforderungen sind für die meisten Praxen mit aktueller Hardware problemlos erfüllbar.
Lizenzstruktur basiert auf einer monatlichen Subscription von circa 120 bis 150 Euro netto pro Arbeitsplatz. Modulpreise variieren je nach Komplexität – Labor-Workflow-Module sind beispielsweise teurer als einfache Reporting-Dashboards. Eine einmalige Setup-Gebühr von 1.500 bis 3.000 Euro fällt je nach Praxisgröße und Komplexität an. Dieses transparente Modell vermeidet versteckte Kosten und ermöglicht realistische Budgetplanung.
Gesamtkostenbetrachtung für eine 4-Platz-Praxis über 5 Jahre zeigt das vollständige Investitionsbild: Software-Lizenzen summieren sich auf circa 36.000 bis 45.000 Euro. Hardware wie Server, PCs und Tablets schlagen mit 8.000 bis 16.000 Euro zu Buche. Setup, Migration und Schulung kosten zwischen 2.500 und 9.000 Euro. IT-Administration und Support über die Jahre betragen etwa 5.000 Euro. Die Gesamtinvestition beläuft sich auf 50.000 bis 80.000 Euro.
ROI-Faktoren rechtfertigen diese Investition durch messbare Verbesserungen: 5 bis 10 Prozent Umsatzsteigerung durch reduzierte No-Shows sind realistisch. Bis zu 20 Prozent Zeitersparnis bei administrativen Aufgaben entlasten das Team. Der mögliche Wegfall externer Abrechnungsdienstleister spart zusätzlich Kosten. Die Amortisation erfolgt typischerweise in 18 bis 36 Monaten, abhängig von Praxisgröße und Nutzungsintensität.
Basis-Support ist im Lizenzpreis mit 24/5-Verfügbarkeit und 4-Stunden-Reaktionszeit enthalten. Premier-Support mit noch kürzeren Reaktionszeiten kostet etwa 10 bis 15 Prozent Aufpreis. Für Standard-Anfragen fallen keine versteckten Kosten an – ein Vorteil gegenüber Anbietern, die Support-Anfragen einzeln abrechnen.
Typische Projektdauer variiert nach Praxisgröße und Ausgangssituation: Eine kleine Einzelpraxis ohne umfangreiche Altdaten benötigt 3 bis 4 Wochen. Mittlere Praxen mit Migration von ein bis zwei Altsystemen sollten 6 bis 8 Wochen einplanen. MVZ mit mehreren Standorten müssen 10 bis 14 Wochen kalkulieren. Diese realistischen Zeitrahmen ermöglichen sorgfältige Planung ohne Überrumpelung.
Kritische Erfolgsfaktoren beginnen mit dem aktiven Commitment der Praxisführung und ausreichender Ressourcenbereitstellung. Ein Key-User, oft der Praxismanager, sollte 5 bis 10 Stunden pro Woche Projektzeit einplanen. Die Datenqualität der Altsysteme muss vorab geprüft werden – inkonsistente Daten verzögern die Migration erheblich. Eine umfassende Testphase mit allen Mitarbeitern vor dem Echtstart verhindert Überraschungen im laufenden Betrieb.
Change-Management spielt eine zentrale Rolle für erfolgreiche Implementierung. Die Bildung interner Super-User als erste Ansprechpartner entlastet den externen Support. Frühzeitige Kommunikation der Vorteile ans Team – weniger Papierkram, schnellere Abläufe – fördert die Akzeptanz. Eine 2-tägige Key-User-Schulung plus Online-Webinare und Video-Tutorials bereiten das Team systematisch vor. Der Widerstand gegen neue Arbeitsweisen, besonders bei langjährigen Mitarbeitern, sollte nicht unterschätzt werden und erfordert Geduld und Unterstützung.
Datenmigration aus sehr alten Systemen, insbesondere DOS-basierten Lösungen, kann herausfordernd sein. Hardware-Investitionen werden oft unterschätzt – leistungsschwache Server bremsen das System aus und führen zu Frustration. Eine realistische Einschätzung dieser Faktoren und entsprechende Vorbereitung erhöhen die Erfolgswahrscheinlichkeit deutlich.
Klare Stärken:
Offline-Fähigkeit bietet Ausfallsicherheit, die cloudbasierte Systeme grundsätzlich nicht leisten können. Unterbrechungsfreies Arbeiten bei Internetproblemen verhindert Behandlungsunterbrechungen.
Microservice-Architektur ermöglicht risikoarme, schrittweise Updates ohne Gefährdung des Gesamtsystems. Neue Funktionen können gezielt eingeführt werden.
Exzellenter Support mit persönlicher Ansprechbarkeit hebt sich deutlich von anonymen Ticketsystemen ab. Garantierte Reaktionszeiten unter vier Stunden bieten Planungssicherheit.
100% Spezialisierung auf deutsche Zahnarztpraxen zeigt tiefes Verständnis für GOZ und DSGVO. Regulatorische Änderungen werden proaktiv umgesetzt.
Intuitive Benutzeroberfläche reduziert Einarbeitungszeiten im Vergleich zu älteren Systemen deutlich. Moderne Bedienkonzepte erleichtern den Arbeitsalltag.
Nachweisbare Sicherheitsarchitektur mit ISO 27001-Zertifizierung und regelmäßigen externen Audits bietet mehr als Marketingversprechen.
Realistische Einschränkungen:
Kein integriertes Telemedizin-Modul für Videosprechstunden erfordert Drittanbieter-Lösungen. Dies bedeutet zusätzliche Integrationsaufwände.
Finanzbuchhaltung nur über CSV/DATEV-Export verfügbar, keine direkte Live-Schnittstelle. Für eng integrierte Buchhaltungsprozesse suboptimal.
KFO-spezifische Planungsmodule weniger ausgeprägt als bei spezialisierten Kieferorthopädie-Anbietern. Praxen mit KFO-Schwerpunkt sollten Funktionsumfang vorab testen.
TI-Anbindung über Drittanbieter-Konnektoren bedeutet zwei separate Support-Ansprechpartner bei Problemen. Koordinationsaufwand kann entstehen.
Begrenzte Skalierung für Großkliniken über 20 Behandler – Performance-Grenzen können erreicht werden. Sehr große Einrichtungen sollten Lastszenarien vorab prüfen.
Datenqualität bei Migration aus sehr alten Systemen kann aufwändige Bereinigung erfordern. Inkonsistente Altdaten verzögern die Umstellung.
Key-User sind nach der 2-tägigen Schulung grundsätzlich arbeitsfähig und können einfache Routineaufgaben selbstständig ausführen. Team-Mitglieder benötigen etwa 1 bis 2 Wochen, bis die wichtigsten Funktionen zur Routine werden. Die intuitive Oberfläche verkürzt die Lernkurve im Vergleich zu älteren Systemen wie DSWIN oder Z1 deutlich. Allerdings sollte für komplexere Funktionen wie Implantatplanung oder spezifische Abrechnungsszenarien zusätzliche Einarbeitungszeit eingeplant werden.
Die Praxis arbeitet bei Internetausfall lokal weiter – alle Funktionen bleiben verfügbar. Patientenakten können aufgerufen, Befunde dokumentiert und Termine verwaltet werden. Sobald die Verbindung wieder steht, erfolgt automatische Synchronisation aller lokal erfassten Daten. Dies ist ein entscheidender Vorteil gegenüber rein cloudbasierten Lösungen, bei denen die Arbeit komplett stillsteht. Gerade in ländlichen Regionen oder bei instabiler Infrastruktur ist diese Ausfallsicherheit Gold wert.
Das Hosting erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren mit ISO 27001-Zertifizierung und TÜV-geprüfter DSGVO-Konformität. Regelmäßige externe Audits bestätigen die implementierten Sicherheitsmaßnahmen – nicht nur Marketingversprechen auf dem Papier. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt Datenübertragungen, rollenbasierte Zugriffskontrolle verhindert unbefugte Einsichtnahmen. Automatisierte, verschlüsselte Backups mit dokumentierten Löschkonzepten erfüllen alle regulatorischen Anforderungen. Die Entwicklung und der Betrieb erfolgen komplett in Deutschland ohne ausländische Subunternehmer.
Gängige Systeme wie 3Shape, iTero und DICOM-kompatible Röntgengeräte sind problemlos anbindbar. Die Software unterstützt die Standardschnittstellen, die von den meisten modernen Geräten verwendet werden. Bei exotischen oder sehr alten Geräten empfiehlt sich eine Kompatibilitätsprüfung vor Vertragsabschluss. Der Anbieter kann im Rahmen eines Vorgespräches die Geräteliste prüfen und konkrete Aussagen zur Integration treffen. In seltenen Fällen können Adapter oder Zwischenlösungen erforderlich sein.
Basis-Support mit 24/5-Verfügbarkeit und 4-Stunden-Reaktionszeit ist im Lizenzpreis enthalten. Für Standard-Anfragen zu Bedienung, Konfiguration oder kleineren Problemen fallen keine zusätzlichen Kosten an. Premier-Support mit noch kürzeren Reaktionszeiten und erweiterten Servicezeiten kostet etwa 10 bis 15 Prozent Aufpreis auf den Lizenzpreis. Wichtig: Es gibt keine versteckten Kosten für einzelne Support-Anfragen – ein klarer Vorteil gegenüber Anbietern, die nach Ticketanzahl oder Zeitaufwand abrechnen.
Die TI-Anbindung erfolgt über zertifizierte Konnektoren von Drittanbietern, die mit PRAXIDENT A4 kompatibel sind. Das eGK-Lesegerät und die SMC-B werden über diese Konnektoren eingebunden. In der Praxis bedeutet dies, dass bei TI-spezifischen Problemen zwei Ansprechpartner koordiniert werden müssen – der Konnektor-Anbieter und h&k GbR. Die Basis-Integration funktioniert standardmäßig, tiefere Integrationen wie KIM oder ePA-Zugriff befinden sich in unterschiedlichen Entwicklungsstadien und sollten bei Bedarf konkret erfragt werden.
