Patientenverwaltung & Dokumentation: Digitale Patientenakte mit demografischen Daten, umfassender Anamnese und strukturierter Befunddokumentation. Die Zahnstatus-Kartierung erfolgt nach FDI-Systematik mit übersichtlicher Farbcodierung. Digitale Vor- und Aufklärungsbögen ermöglichen eine papierlose Dokumentation. Ein zentrales Dokumentenmanagement verwaltet alle praxisrelevanten Unterlagen an einem Ort.
Terminmanagement & Patientenkommunikation: Intelligente Terminverwaltung mit integrierter Online-Buchungsfunktion für Patienten. Automatische SMS- und E-Mail-Erinnerungen reduzieren No-Shows messbar. Automatisierte Recall- und Prophylaxe-Workflows erinnern Patienten eigenständig an fällige Untersuchungen. Tele-Dentistry-Funktionen bieten Videosprechstunden und sicheren Dokumentenaustausch.
Diagnostik & Bildgebung: DICOM-Integration für Röntgen, DVT und intraorale Kameras ermöglicht nahtlose Bildverarbeitung. KI-gestützte Karieserkennung analysiert Röntgenbilder automatisch und markiert verdächtige Bereiche. 3D-Volumen-Visualisierung unterstützt komplexe Behandlungsplanungen. Der vollständige DICOM-Viewer mit Archivierungsfunktion deckt alle bildgebenden Verfahren ab.
Abrechnung & Wirtschaftlichkeit: Integriertes Abrechnungstool verarbeitet GOZ/GOÄ und BEMA nach aktuellen Gebührenordnungen. Automatische Validierung gegen Gebührenkataloge verhindert Abrechnungsfehler. Ein KPI-Dashboard visualisiert Umsätze, Praxisauslastung und weitere wirtschaftliche Kennzahlen. Controlling-Funktionen liefern detaillierte Analysen zur Praxisrentabilität.
Praxisorganisation: Material- und Lagerbestandsverwaltung mit automatischen Warnmeldungen bei unterschrittenen Mindestbeständen. Rollenbasierte Aufgabenverwaltung mit Checklisten strukturiert den Praxisalltag. CAD/CAM-Anbindung für Laboraufträge mit STL-Export ermöglicht digitale Fertigung. Mobile App für iOS und Android bietet Zugriff auf zentrale Funktionen von unterwegs.
Echte KI-Integration als Kern-Feature unterscheidet Orgadontic Office von vielen Wettbewerbern. Die selbst entwickelte KI zur Karieserkennung auf Röntgenbildern ist kein nachträglich zugekauftes Tool, sondern integraler Systembestandteil. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration in den diagnostischen Workflow und beschleunigt die Befundung spürbar. Die KI markiert verdächtige Bereiche automatisch, sodass Behandler keine Läsionen übersehen. Besonders bei großem Patientenaufkommen erhöht dies die Diagnosequalität ohne Zeitverlust.
Moderne Cloud-native Architektur bildet das technische Fundament. Im Gegensatz zu vielen etablierten Systemen, die ursprünglich für lokale Server entwickelt und später in die Cloud überführt wurden, entstand Orgadontic Office von Grund auf als Cloud-Lösung. Ohne Legacy-Altlasten ermöglicht dies höhere Performance, automatische Skalierung bei wachsenden Datenmengen und monatliche Feature-Updates statt seltener Großversionen alle paar Jahre. Die containerisierte Microservices-Architektur sorgt für hohe Ausfallsicherheit und schnelle Ladezeiten.
Entwicklung MIT Zahnärzten prägt die Produktphilosophie. Ein aktiver Zahnarzt-Beirat wirkt kontinuierlich an der Weiterentwicklung mit und bringt praktische Anforderungen direkt ein. Die "Dentistry first"-Philosophie zeigt sich in zahlreichen Details wie der FDI-konformen Systematik, spezifischen Workflow-Anpassungen für Prophylaxe-Zyklen oder der intuitiven Gestaltung der Befund-Eingabe. Diese Details fehlen häufig bei generischen Praxisverwaltungssystemen, die für verschiedene Fachrichtungen konzipiert wurden.
FHIR-zertifizierte offene Schnittstellen ermöglichen echte Systemintegration. Die API folgt internationalen Healthcare-Standards (FHIR, HL7, DICOM) und erlaubt die nahtlose Anbindung von Drittsystemen – von Abrechnungsdienstleistern über spezialisierte Diagnostik-Tools bis zu Laboranbindungen. Dies verhindert Datensilos und ermöglicht flexible Erweiterungen je nach Praxisbedarf. Im Gegensatz zu proprietären Schnittstellen vieler Wettbewerber funktioniert die Integration mit verschiedenen Systemen ohne aufwändige Anpassungen.
Einschränkungen: Als Cloud-Lösung besteht eine zwingende Abhängigkeit von stabiler Internetverbindung – ein Offline-Modus ist derzeit nicht verfügbar. Bei Internetausfall kann die Praxis nicht auf das System zugreifen. Als junges Unternehmen seit 2018 verfügt Orgadontic über einen noch kleineren Marktanteil und eine geringere Referenzbasis als etablierte Platzhirsche wie Charly oder Dampsoft. Für Großkliniken mit mehr als 20 Behandlern sind Skalierungsgrenzen zu berücksichtigen, da die Software primär für kleine bis mittelständische Praxen optimiert wurde.
Moderne Einzel- und Gemeinschaftspraxen mit 1-3 Behandlern profitieren besonders vom integrierten Ansatz. Praxen, die Wert auf digitale Workflows legen und ohne Legacy-Systeme schnell durchstarten möchten, erhalten eine All-in-One-Lösung für alle Kernprozesse. Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht eine kurze Einarbeitungszeit, sodass das Team innerhalb weniger Wochen produktiv arbeiten kann. Besonders für Praxisgründer entfallen hohe Anfangsinvestitionen durch das monatliche SaaS-Modell.
Mittelständische Zahnkliniken mit 4-10 Behandlern nutzen vor allem die automatisierten Prozesse und zentrale Datenverwaltung. Wenn Recall-Management, Abrechnung und Terminkoordination über mehrere Behandler hinweg wichtig sind, bietet das System klare Vorteile. Das rollenbasierte Rechtesystem ermöglicht eine saubere Aufgabentrennung zwischen Ärzten, zahnmedizinischem Fachpersonal und Verwaltung. Die zentrale Patientendatenbank verhindert redundante Eingaben und Informationsverluste beim Behandlerwechsel.
Spezialpraxen mit Fokus auf Diagnostik schätzen die tiefe Integration bildgebender Verfahren. Implantologen, Kieferorthopäden und chirurgisch tätige Zahnärzte profitieren von der DICOM-Integration, der KI-gestützten Diagnostik und der CAD/CAM-Anbindung für präzise Behandlungsplanung. Die 3D-Volumen-Visualisierung unterstützt komplexe Eingriffe, während die Laboranbindung mit STL-Export digitale Fertigungsprozesse ermöglicht. Für diagnostisch anspruchsvolle Behandlungen bietet das System deutlich mehr als grundlegende Praxisverwaltung.
Digital-affine Praxisgründer ohne Verpflichtung auf etablierte Systeme erhalten eine zukunftssichere Plattform. Wer nicht mit einem bestehenden System "verheiratet" ist und Innovationen offen gegenübersteht, nutzt die Vorteile der modernen Architektur von Beginn an. Niedrige Einstiegskosten durch das SaaS-Modell, monatliche Feature-Updates und die mobile App entsprechen den Erwartungen einer jungen, technikaffinen Generation von Zahnärzten. Die Bereitschaft, ein noch wachsendes System mit schnellen Updates zu nutzen, sollte jedoch vorhanden sein.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Bedeutung der KI-Diagnostik: Ist automatisierte Karieserkennung für Ihre Praxis ein relevanter Mehrwert, oder reichen klassische Befundungsmethoden aus?
Internetverfügbarkeit garantiert: Verfügt die Praxis über eine stabile, schnelle Internetverbindung als zwingende Voraussetzung für den Cloud-Betrieb?
Innovationsbereitschaft vs. Stabilität: Bevorzugen Sie ein dynamisches System mit schnellen Updates oder ein etabliertes System mit langfristig stabilen Prozessen?
Budgetmodell und Flexibilität: Passt das modulare SaaS-Modell mit planbaren monatlichen Kosten besser als hohe Einmalinvestitionen in On-Premise-Systeme?
Orgadontic Office versteht sich als vollständig integrierte Praxismanagement-Lösung, die den kompletten Behandlungspfad digital abbildet. Vom Online-Termin des Patienten über die KI-gestützte Diagnostik bis zur automatisierten Abrechnung erfolgen alle Schritte ohne Medienbrüche in einem System. Diese durchgängige Digitalisierung unterscheidet die Software von Lösungen, die verschiedene Module nur lose miteinander verbinden. Workflow-Integration bedeutet hier konkret, dass Daten nur einmal erfasst werden und allen Bereichen zur Verfügung stehen – vom Behandlungsstuhl bis zur Verwaltung.
Die zahnmedizinische DNA zeigt sich in zahlreichen fachspezifischen Details. Automatische Prophylaxe-Zyklen berücksichtigen individuelle Recall-Intervalle je nach Parodontalstatus. Die FDI-konforme Zahnstatus-Kartierung mit Farbcodierung ermöglicht eine schnelle visuelle Erfassung des Befunds. Spezifische Recall-Strategien unterscheiden zwischen verschiedenen Behandlungstypen – von der einfachen Kontrolle bis zur Implantat-Nachsorge. Diese Spezialisierung auf Zahnarztpraxen macht die Software zielgerichteter als generische Medizin-Software, die für verschiedene Fachrichtungen angepasst wurde.
Mobile Flexibilität erweitert die Einsatzmöglichkeiten über die Praxisräume hinaus. Mit nativen Apps für iOS und Android können Behandler auch unterwegs auf Patientendaten, Termine und Abrechnungsinformationen zugreifen. Dies erleichtert die Arbeit bei Konsiliaraufträgen in anderen Einrichtungen, ermöglicht die Vorbereitung komplexer Behandlungen von zu Hause aus und unterstützt flexible Arbeitsmodelle. Die App bietet nicht nur Lesezugriff, sondern ermöglicht auch die Eingabe von Befunden und Notizen direkt vom Tablet oder Smartphone.
Die Orgadontic GmbH mit Sitz in Berlin wurde 2018 gegründet und beschäftigt etwa 50 Mitarbeiter. Das Team vereint Zahnärzte, IT-Experten und KI-Forscher unter einem Dach – eine Konstellation, die die Produktphilosophie prägt. Im Gegensatz zu großen, diversifizierten Medizintechnik-Konzernen konzentriert sich Orgadontic ausschließlich auf zahnmedizinische Software, was eine fokussierte Weiterentwicklung ermöglicht.
Die agile Produktphilosophie mit monatlichen Feature-Releases unterscheidet sich deutlich von traditionellen Software-Zyklen etablierter Anbieter. Enger Austausch mit einem Zahnarzt-Beirat sorgt für praxisnahe Weiterentwicklung basierend auf echten Nutzeranforderungen. Eine ISO 27001-Zertifizierung wird angestrebt und soll bis Ende 2024 abgeschlossen sein, was das Sicherheitsniveau auf Enterprise-Standard hebt. Der Status dieser Zertifizierung sollte bei Kaufinteresse direkt beim Anbieter erfragt werden.
Die cloud-native Microservices-Architektur basiert auf Container-Technologie (Docker/Kubernetes) und wird auf führenden Cloud-Plattformen wie AWS, Azure oder Google Cloud betrieben. Diese Architektur ermöglicht automatische Skalierung bei wachsenden Datenmengen und hohe Ausfallsicherheit durch redundante Systeme. Im Gegensatz zu monolithischen Altsystemen können einzelne Komponenten unabhängig aktualisiert werden, ohne das gesamte System offline zu nehmen.
Offene Standards stehen im Zentrum der Integrationsstrategie. Die FHIR-zertifizierte API folgt internationalen Healthcare-Standards und unterstützt zusätzlich DICOM für bildgebende Verfahren sowie HL7 für den Datenaustausch mit anderen medizinischen Systemen. Diese Standardkonformität ermöglicht maximale Interoperabilität mit anderen Systemen im Gesundheitswesen – von Krankenhausinformationssystemen über Abrechnungsdienstleister bis zu spezialisierten Diagnostik-Tools. Die API-Dokumentation sollte vorab eingesehen werden, um die Qualität der Schnittstellen zu bewerten.
Sicherheit auf Enterprise-Niveau umfasst TLS 1.2+ Verschlüsselung für alle Datenübertragungen, DSGVO-konforme Datenhaltung auf europäischen Servern und regelmäßige Security-Audits durch externe Prüfer. Detaillierte Informationen zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) sollten vor Vertragsabschluss angefordert werden. Kritisch zu klären ist die Anbindung an die deutsche Telematik-Infrastruktur (TI) für elektronische Gesundheitskarte, elektronische Patientenakte und Kommunikation im Medizinwesen (KIM) – diese Integration ist für den deutschen Markt zunehmend relevant.
Orgadontic Office folgt einem transparenten SaaS-Preismodell mit monatlichen Abonnements. Die Preisstruktur gliedert sich typischerweise in mehrere Pakete: Basis-Paket ab etwa 79 € pro Monat für grundlegende Funktionen, Professional-Paket ab etwa 149 € pro Monat mit erweiterten Funktionen wie Tele-Dentistry und detailliertem Controlling, sowie Premium-Paket ab etwa 249 € pro Monat mit vollständigem Funktionsumfang. KI-Module für die Karieserkennung werden typischerweise als Add-on für etwa 50 € pro Monat angeboten. Diese Preisangaben sind Richtwerte und sollten direkt beim Anbieter verifiziert werden, da sich Konditionen ändern können.
Die niedrige Einstiegshürde im Vergleich zu On-Premise-Lösungen ist ein wesentlicher Vorteil. Hohe Einmalinvestitionen für Hardware und Softwarelizenzen entfallen vollständig. Die Cloud-Infrastruktur ist in den monatlichen Kosten enthalten, was zu planbaren, transparenten Ausgaben führt. Zusätzlich zu rechnen ist mit einmaligen Kosten für Einarbeitung und Datenmigration in Höhe von etwa 1.500 bis 3.000 €, abhängig von der Komplexität der Altdaten.
Der TCO-Vorteil (Total Cost of Ownership) wird über einen Zeitraum von 3-5 Jahren besonders deutlich. Rechnet man Hardware-Anschaffung, IT-Personal für Systemadministration, Wartungskosten und regelmäßige Updates zusammen, liegen die Gesamtkosten einer On-Premise-Lösung häufig deutlich höher als die monatlichen SaaS-Gebühren. Die automatischen Updates ohne zusätzliche Kosten, die Entlastung von IT-Wartungsaufgaben und die flexible Skalierbarkeit machen das SaaS-Modell wirtschaftlich attraktiv. Eine individuelle TCO-Berechnung sollte jedoch die spezifischen Praxisanforderungen berücksichtigen.
Die realistische Projektdauer für eine Standard-Migration beträgt typischerweise 4-6 Wochen. Dieser Zeitraum umfasst Datenmigration, Systemkonfiguration, Schulung des Praxisteams und eine Testphase im Parallelbetrieb. Bei komplexen Altdatenbeständen oder spezifischen Schnittstellen zu Fremdsystemen kann sich dieser Zeitraum deutlich verlängern. Eine frühzeitige, realistische Zeitplanung verhindert Druck und Fehler während der kritischen Umstellungsphase.
Der kritische Erfolgsfaktor Datenmigration stellt die größte Herausforderung dar. Die saubere Migration historischer Daten aus etablierten Systemen wie Charly, Dampsoft, Z1 oder anderen Vorgängersystemen erfordert sorgfältige Planung. Patientenstammdaten, Behandlungshistorien, Röntgenbilder und Abrechnungsdaten müssen strukturiert überführt werden. Besonders kritisch sind unterschiedliche Datenstrukturen zwischen Alt- und Neusystem. Empfehlenswert ist eine Testmigration mit repräsentativen Datensätzen, um Probleme frühzeitig zu identifizieren. Der Anbieter sollte detaillierte Informationen zu unterstützten Quelldatenformaten und Migrationserfahrungen bereitstellen.
Change-Management ist mindestens ebenso wichtig wie die technische Migration. Die frühzeitige Einbindung des gesamten Praxisteams, die Benennung von Key-Usern aus allen Bereichen (Behandlung, Assistenz, Verwaltung) und transparente Kommunikation über Änderungen sichern die Akzeptanz. Widerstände gegen neue Software entstehen häufig durch Unsicherheit und mangelnde Einbindung. Ausreichende Schulungszeit, schrittweise Einführung einzelner Module und eine mehrwöchige Support-Phase nach Go-Live erhöhen die Erfolgswahrscheinlichkeit deutlich. Ein Parallelbetrieb beider Systeme über einen begrenzten Zeitraum bietet zusätzliche Sicherheit, verdoppelt jedoch temporär den Arbeitsaufwand.
Vorteile:
Echte KI-Innovation: Selbst entwickelte Karieserkennung als integraler Systembestandteil, nicht nachträglich zugekauft – erhöht Diagnosequalität messbar
Moderne, intuitive Benutzeroberfläche: Kurze Lernkurve durch konsequente UX-Optimierung mit Zahnarzt-Beirat – reduziert Einarbeitungszeit deutlich
Zukunftssichere Cloud-Architektur: Ohne Legacy-Altlasten entwickelt – ermöglicht schnelle Updates und automatische Skalierung
Vollständige Workflow-Integration: Vom Termin bis zur Abrechnung ohne Medienbrüche – eliminiert doppelte Dateneingabe
Offene Schnittstellen nach Standards: FHIR-zertifizierte API – ermöglicht flexible Integration mit Drittsystemen
Transparentes SaaS-Preismodell: Planbare monatliche Kosten ohne hohe Anfangsinvestitionen – besonders für Praxisgründer attraktiv
Herausforderungen:
Abhängigkeit von stabiler Internetverbindung: Kein Offline-Modus verfügbar – bei Verbindungsproblemen ist kein Zugriff möglich
Junges Unternehmen mit kleinerem Marktanteil: Geringere Referenzbasis als etablierte Platzhirsche – erhöht wahrgenommenes Risiko
Komplexe Datenmigration: Transfer aus Altsystemen kann zeitaufwendig und herausfordernd sein – erfordert sorgfältige Planung
Begrenzte Skalierung für Großkliniken: Optimiert für kleine bis mittelgroße Praxen – Grenzen ab etwa 20 Behandlern
TI-Anbindung zu klären: Status der Integration in deutsche Telematik-Infrastruktur sollte vor Entscheidung verifiziert werden
Change-Management erforderlich: Team-Akzeptanz erfordert strukturierte Einführung – nicht nur technische, sondern auch organisatorische Herausforderung
Aktuell bietet Orgadontic Office keinen Offline-Modus an. Eine stabile, schnelle Internetverbindung ist zwingende Voraussetzung für den Betrieb. Bei Verbindungsabbruch kann die Praxis nicht auf das System zugreifen, was in ländlichen Regionen mit schwacher Internetinfrastruktur die größte Schwachstelle darstellt. Vor der Entscheidung sollte die Internetverfügbarkeit realistisch bewertet und gegebenenfalls eine redundante Verbindung (z.B. mobiles Backup) eingeplant werden. Dies ist der kritischste Punkt im Vergleich zu lokal installierten Systemen.
Die KI-Module sollten als Medizinprodukt nach der Medical Device Regulation (MDR) CE-zertifiziert sein, da sie diagnostische Unterstützung bieten. Der genaue Zertifizierungsstatus sollte direkt beim Anbieter erfragt werden, einschließlich der Klassifizierung und eventueller wissenschaftlicher Validierungsstudien. Für den Einsatz in der Praxis ist diese Zertifizierung rechtlich relevant und sollte dokumentiert vorliegen. Unabhängige wissenschaftliche Publikationen zur Genauigkeit der KI-Diagnostik erhöhen zusätzlich die Vertrauenswürdigkeit.
Die Integration in die deutsche Telematik-Infrastruktur (TI) für elektronische Gesundheitskarte (eGK), elektronische Patientenakte (ePA) und Kommunikation im Medizinwesen (KIM) ist für deutsche Zahnarztpraxen zunehmend relevant. Der konkrete Status dieser Anbindung, technische Details der Implementation und eventuelle zusätzliche Kosten müssen vor einer Kaufentscheidung geklärt werden. Da TI-Anbindung gesetzlich vorgeschrieben wird, ist dies ein kritischer Punkt. Der Anbieter sollte einen klaren Zeitplan für die vollständige TI-Integration vorlegen können.
Orgadontic Office sollte redundante Backup-Strategien auf mehreren geografisch getrennten Rechenzentren implementieren. Typischerweise erfolgen automatische Backups täglich oder häufiger, mit verschlüsselter Speicherung nach DSGVO-Anforderungen auf europäischen Servern. Details zu Recovery Time Objective (RTO) und Recovery Point Objective (RPO) sollten in den Service Level Agreements (SLAs) definiert sein. Entscheidend ist auch die Frage, was bei einer Anbieterinsolvenz mit den Daten geschieht und ob eine Herausgabe in standardisierten Formaten garantiert ist.
Support-Umfang und Reaktionszeiten variieren typischerweise nach Paket-Variante. Basis-Pakete bieten meist E-Mail-Support mit Reaktionszeit innerhalb von 24 Stunden an Werktagen, während Premium-Pakete telefonischen Support mit kürzeren Reaktionszeiten und erweiterten Servicezeiten umfassen. Kritisch ist die Verfügbarkeit deutschsprachigen Supports und die Erreichbarkeit zu Praxisöffnungszeiten. Konkrete SLAs mit garantierten Reaktions- und Lösungszeiten sollten vertraglich fixiert sein, besonders für geschäftskritische Ausfälle.
Unabhängige Kundenbewertungen auf neutralen Plattformen wie Google Reviews, Capterra oder in zahnmedizinischen Fachforen bieten wertvollen Einblick in reale Erfahrungen. Der Anbieter sollte Referenzkunden nennen können, bei denen eine direkte Kontaktaufnahme möglich ist. Besonders hilfreich sind Case Studies mit verifizierbaren Effizienzgewinnen und konkreten Migrationsdauern. Die Bereitschaft des Anbieters, Referenzen zu vermitteln, ist ein Qualitätsindikator. Kritische Bewertungen sollten nicht ignoriert, sondern als realistische Einschätzung genutzt werden.
Zusammenfassung: Orgadontic Office positioniert sich als moderne, KI-gestützte Cloud-Lösung für zukunftsorientierte Zahnarztpraxen. Die Stärken liegen in der echten Innovation durch integrierte KI-Diagnostik, der modernen Architektur ohne Legacy-Altlasten und der konsequenten Entwicklung mit Praktikern. Die Herausforderungen betreffen hauptsächlich die zwingende Internetabhängigkeit und die noch begrenzte Marktpräsenz als junger Anbieter. Für digital-affine Praxen mit stabiler Internetverbindung, die Wert auf Innovation und moderne Workflows legen, stellt die Software eine attraktive Alternative zu etablierten Systemen dar. Vor der Entscheidung sollten jedoch kritische Punkte wie TI-Anbindung, Datenmigration und Zertifizierungen direkt mit dem Anbieter geklärt werden.
