Patientenmanagement & Dokumentation: Digitale Patientenakte mit vollständiger Behandlungshistorie, Befunden und Notizen. Foto- und Röntgenarchiv mit direkter DICOM-Anbindung an Bildgebungssysteme. Digitales Dokumentenmanagement mit E-Signatur-Funktion für papierlose Prozesse. Patientenportal für Online-Anamnese, Check-in und Terminanfragen.
Terminplanung & Praxisorganisation: Intelligente Mehrplatz-Terminplanung mit Ressourcensteuerung für Zimmer, Personal und Geräte. Automatisiertes Recall- und Erinnerungsmanagement per SMS und E-Mail. Behandlungszimmer- und Personalzuordnung in Echtzeit. Dashboard für Praxis-Controlling mit Auslastungs- und Umsatzstatistiken.
Abrechnung & Finanzen: Vollautomatische BEMA- und GOZ/GOÄ-Abrechnung mit integrierter Plausibilitätsprüfung. Heil- und Kostenplan-Erstellung mit automatischer Berechnung. Direkte Anbindung an Abrechnungsdienstleister und Krankenkassen. Privatliquidation und Zahlungsmanagement mit Übersicht offener Posten.
Material & Labor: Integrierte Lagerverwaltung für Verbrauchsmaterialien mit Mindestbestandswarnung. Schnittstellen zu Dentallaboren (LDT/HL7) für digitalen Auftragsaustausch. Abrechnung von Eigenlabor-Leistungen mit Kostenerfassung.
Technische Integration: DICOM-Schnittstelle für alle gängigen Röntgen- und Bildgebungssysteme. GDT-Anbindung für Diagnostikgeräte und Messwerteübernahme. CAD/CAM- und Intraoralscanner-Integration für digitale Abformungen. eGK-Lesegerät und Telematikinfrastruktur-Anbindung (VSDM-konform).
Datensicherheit & Compliance: DSGVO-konforme Datenverschlüsselung (AES-256) und rollenbasierte Zugriffsrechte. Automatisierte, redundante Backup-Funktionen. Audit-Trail für alle Zugriffe auf Patientendaten zur Nachvollziehbarkeit.
Echtes Hybrid-Betriebsmodell unterscheidet die Software von den meisten Wettbewerbern. Anwender entscheiden frei zwischen On-Premise-Installation mit voller Datenkontrolle in der Praxis und Cloud-Betrieb mit ortsunabhängigem Zugriff und automatischen Updates. Der Wechsel zwischen beiden Modellen ist nahtlos möglich, ohne Datenverlust oder Systembruch. Für wachsende Praxen oder bei sich ändernden IT-Strategien bietet diese Flexibilität einen erheblichen Vorteil gegenüber Lösungen, die ausschließlich auf ein Modell festgelegt sind.
Zukunftssichere API mit FHIR/HL7-Standards hebt die Software von vielen Altsystemen ab. Anders als proprietäre Schnittstellen ermöglichen diese offenen, internationalen Healthcare-Standards die problemlose Integration neuer Geräte, KI-Diagnostik-Tools oder Telemedizin-Lösungen. Praxen bleiben unabhängig von Herstellerbindungen und vermeiden den gefürchteten Vendor-Lock-in, der spätere Systemwechsel erheblich erschwert.
Deep-GOZ-Prüfmodul mit Fehlerprävention stellt eine praktische Besonderheit dar. Die automatisierte Plausibilitätsprüfung bei der GOZ/BEMA-Abrechnung erkennt potenzielle Fehler bereits vor dem Rechnungsversand. Laut Anbieterangaben reduziert dies Rückläufer um bis zu 20 Prozent, was weniger Nacharbeit und schnelleren Zahlungseingang bedeutet. Besonders für Praxen mit hohem Privatpatientenanteil ist dies ein relevanter Effizienzgewinn.
Praxisgetriebene Entwicklung mit Zahnärzte-Beirat prägt die Entwicklungsphilosophie. Praktizierende Zahnärzte bewerten und priorisieren Funktionen direkt, statt dass Features im Entwicklerlabor konzipiert werden. Das Ergebnis sind halbjährliche Updates, die echte Praxisprobleme lösen und nicht nur die Feature-Liste verlängern. Dieser direkte Feedback-Kanal führt zu höherer Praxistauglichkeit der implementierten Funktionen.
Einschränkungen sollten ebenfalls beachtet werden: KI-gestützte Diagnostik ist nicht im Kernsystem enthalten und muss über externe Tools nachgerüstet werden. Bei sehr großen Bilddatenbeständen über 100.000 Aufnahmen können Performance-Einbußen auftreten. Die fehlende öffentliche Preistransparenz erschwert zudem den direkten Wettbewerbsvergleich vor Kontaktaufnahme.
Solo- und Kleinpraxen mit Digitalisierungsambitionen finden in der Software einen geeigneten Partner. Besonders Praxen, die papierlose Prozesse etablieren und flexibel zwischen Cloud und lokalem Betrieb wechseln möchten, profitieren vom Hybrid-Ansatz. Die intuitive Oberfläche reduziert den Schulungsaufwand erheblich, während die modulare Lizenzierung einen kostengünstigen Einstieg ermöglicht. Gründer können mit Basisfunktionen starten und die Software schrittweise erweitern.
Kieferorthopädie- und Implantologie-Praxen erhalten spezialisierte Erweiterungsmodule für ihre Fachrichtung. Die tiefe CAD/CAM-Integration und nahtlose Anbindung digitaler Abformsysteme unterstützt moderne Behandlungsverfahren. Das automatisierte Recall-Management ist ideal für langfristige Behandlungszyklen mit mehrjährigen Kontrollterminen, wie sie in der Kieferorthopädie üblich sind.
Gemeinschaftspraxen mit 3-5 Behandlern finden in der Mehrplatz-Terminplanung mit Ressourcensteuerung und der rollenbasierten Rechteverwaltung eine auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösung. Verschiedene Behandler arbeiten parallel, ohne sich gegenseitig zu blockieren oder Doppelbuchungen zu riskieren. Die zentrale Patientendatenbank ermöglicht nahtlose Vertretungsregelungen.
Praxisnetzwerke und MVZ-Gründer profitieren von der Mandantenfähigkeit und dem zentralen Controlling-Dashboard, das Management über mehrere Standorte hinweg ermöglicht. Die offene API erleichtert die Integration in bestehende IT-Infrastrukturen und erlaubt die Anbindung standortübergreifender Systeme. Die skalierbare Architektur wächst mit dem Netzwerk mit.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Moderne Client-Server-Architektur auf Basis von Microsoft SQL Server und .NET-Technologie bildet das technische Fundament. Anwender wählen zwischen Windows-Client-Installation für klassischen Desktop-Betrieb oder browserbasiertem Zugriff für ortsunabhängiges Arbeiten. Die RESTful API mit OpenAPI/Swagger-Dokumentation ermöglicht Drittanbieter-Integrationen und erweitert das Funktionsspektrum über das Kernsystem hinaus.
Die Software positioniert sich als Komplettlösung für den zahnärztlichen Praxisalltag mit Fokus auf digitale Prozesse. Von der Terminvereinbarung über die bildgebende Diagnostik bis zur Abrechnung deckt das System alle wesentlichen Workflows ab. Besondere Stärke liegt in der Verknüpfung von Patientenmanagement und Abrechnungsprozessen, die manuelle Doppeleingaben eliminiert und Fehlerquellen reduziert.
Für den praktischen Einsatz bedeutet dies: Befunde, Behandlungsschritte und Materialverbrauch werden einmal erfasst und automatisch in Heil- und Kostenpläne, Abrechnungen sowie Statistiken übernommen. Die DICOM-Integration erlaubt die direkte Anzeige von Röntgenbildern in der Patientenakte ohne Medienbruch. Das System eignet sich gleichermaßen für kassenfokussierte Praxen mit hohem BEMA-Anteil wie für privatärztlich orientierte Behandler mit komplexen GOZ-Abrechnungen.
Die Dentware Computer GmbH ist seit 2005 am Markt und positioniert sich als inhabergeführter, mittelständischer Nischenplayer mit rund 50 Mitarbeitern. Ausschließliche Spezialisierung auf Zahn- und Kieferorthopädie-Praxen unterscheidet das Unternehmen von breit aufgestellten Softwarehäusern mit Lösungen für verschiedene Facharztgruppen. Diese Fokussierung ermöglicht hohe Domänenexpertise in einem spezifischen Marktsegment.
Agile Entwicklung in interdisziplinären Teams mit kurzen Iterationszyklen prägt die Produktentwicklung. Ein Zahnärzte-Beirat bewertet und priorisiert Feature-Requests aus der Praxis, was zu halbjährlichen Major-Releases mit praxisrelevanten Neuerungen führt. Monatliche Patches sorgen für regulatorische Anpassungen, etwa bei Änderungen der Gebührenordnung oder Kassenrichtlinien. Das mehrstufige Support-Modell mit persönlichem Kundenbetreuer, Hotline-Reaktionszeiten unter vier Stunden laut Nutzerfeedback sowie Remote-Support und Onsite-Workshops bildet die Service-Struktur.
ISO 27001-Zertifizierung für das Informationssicherheits-Managementsystem belegt formalisierte Sicherheitsprozesse. AES-256-Verschlüsselung schützt alle patientenbezogenen Daten, DSGVO-konforme Prozesse mit Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) erfüllen rechtliche Anforderungen. Regelmäßige Penetrationstests durch externe Sicherheitsauditoren identifizieren potenzielle Schwachstellen präventiv.
Die FHIR-konforme API ermöglicht moderne Healthcare-Integrationen wie Telemedizin-Plattformen oder externe KI-Diagnostik-Tools. HL7-Nachrichtenübertragung für Laborbefunde und standardisierte LDT-Schnittstelle für Dentallabor-Anbindungen decken etablierte Kommunikationsstandards ab. Für Nicht-IT-Experten bedeutet dies: Die Software kommuniziert in den "Sprachen", die andere Medizingeräte und Systeme verstehen, ohne aufwendige Sonderanpassungen.
Systemvoraussetzungen für On-Premise-Betrieb umfassen Windows Server 2019 oder höher, 4-Kern-CPU, 16 GB RAM und SSD-Speicher. Im Cloud-Betrieb hostet der Anbieter primär auf Microsoft Azure mit redundanter Infrastruktur. Lokale Clients benötigen Standard-Windows-PCs (Windows 10/11) mit mindestens 8 GB RAM. Automatisierte tägliche Backups mit 30-Tage-Aufbewahrung sichern Datenbestand. Im Cloud-Betrieb garantiert der Anbieter 99,5 Prozent Verfügbarkeit, On-Premise wird die bewährte 3-2-1-Backup-Strategie (lokal plus extern) empfohlen.
Die Lizenzierung erfolgt über zwei grundsätzliche Modelle. Einmalkauf mit Wartungsabo erfordert initial 5.000 bis 15.000 Euro je nach Modulumfang und Anwenderzahl, anschließend fallen 15 bis 20 Prozent des Kaufpreises als jährliche Wartungsgebühr an. SaaS-Subscription berechnet 150 bis 400 Euro pro Arbeitsplatz und Monat ohne Upfront-Kosten, dafür sind Updates und Support inklusive.
Für eine mittlere Praxis mit drei Arbeitsplätzen über fünf Jahre Nutzungsdauer ergibt sich folgende TCO-Schätzung: On-Premise-Betrieb summiert sich auf circa 36.500 Euro inklusive Hardware, Installation, Wartung und IT-Support. Cloud/SaaS-Betrieb liegt bei etwa 57.000 Euro Gesamtkosten, erfordert jedoch keine Hardware-Investition und reduziert den internen IT-Aufwand erheblich. Als Faustformel gilt: On-Premise lohnt bei geplanter Nutzungsdauer über fünf Jahren, SaaS bei kürzeren Zyklen oder Präferenz für planbare monatliche Kosten.
Modulare Erweiterungen wie KFO-Modul, Implantologie-Erweiterung oder Business-Intelligence-Paket sind einzeln buchbar. Zu beachten sind versteckte Kostenfaktoren: Spezielle Geräte-Schnittstellen außerhalb DICOM/GDT-Standard erfordern individuelle Entwicklung. Nachschulungen über das Basispaket hinaus, notwendige Netzwerk-Infrastruktur-Upgrades (schnelles Internet, moderne Router) sowie Datenbereinigung bei Migration aus Altsystemen sollten in die Gesamtkalkulation einfließen.
Der Migrationsprozess richtet sich nach Praxisgröße und Datenvolumen. Solo- und Kleinpraxen mit ein bis zwei Behandlern benötigen vier bis acht Wochen, mittlere Praxen mit drei bis fünf Behandlern acht bis 16 Wochen. MVZ und Praxisverbünde sollten drei bis sechs Monate je nach Standorten und Datenvolumen einplanen.
Automatisierte Migration aus gängigen Systemen wie Charly, DampSoft oder CGM Z1 ist implementiert. Eine strukturierte Datenbereinigung vor dem Import reduziert spätere Probleme erheblich – inkonsistente Altdaten verursachen sonst Folgeprobleme im Produktivbetrieb. Die Testmigration mit Datenabgleich vor Produktivsetzung ist obligatorisch, um Vollständigkeit und Korrektheit zu verifizieren.
Der Ressourcenbedarf umfasst praxisseitig einen Projektleiter (fünf bis zehn Stunden pro Woche) und Key-User (zehn bis 20 Stunden pro Woche) für Tests und Schulung. Externe Unterstützung durch DENTWARE-Projektmanager, Technik-Consultant und Schulungsteam ist im Implementierungspaket enthalten. Bei On-Premise-Installation ist gegebenenfalls ein lokaler IT-Dienstleister für Server-Setup erforderlich.
Kritische Erfolgsfaktoren sind klares Projektmanagement mit definierten Meilensteinen, frühzeitige Einbindung aller Mitarbeiter (Change Management), Pilotbetrieb mit Testgruppe vor Vollbetrieb sowie realistische Erwartungen: Die ersten zwei bis vier Wochen im Produktivbetrieb sind Einarbeitungsphase mit reduzierter Effizienz.
Vorteile:
Herausforderungen:
Die Software eignet sich gut für Gründer, besonders durch niedrige Einstiegskosten im SaaS-Modell ohne hohe Anfangsinvestition. Die intuitive Bedienung reduziert Schulungsaufwand in der Startphase. Die modulare Lizenzierung ermöglicht den Start mit Basisfunktionen und spätere bedarfsgerechte Erweiterung, wenn die Praxis wächst. Gründer vermeiden so Überinvestitionen in ungenutzten Funktionsumfang.
DENTWARE ist gematik-zertifiziert und unterstützt alle TI-Services einschließlich VSDM, KIM und ePA. Die technische Anbindung erfolgt über den Konnektor, der die Praxis mit der Telematikinfrastruktur verbindet. Support beim Setup ist im Standard-Implementierungspaket enthalten, sodass keine externe IT-Expertise erforderlich ist. Die eGK-Abgleiche laufen im Hintergrund während des normalen Praxisbetriebs.
Der Wechsel ist möglich und bildet ein Kernversprechen des Hybrid-Modells. Ein Wechsel ist mit Datenmigration verbunden, verläuft aber ohne Systembruch – alle Daten bleiben erhalten und müssen nicht neu erfasst werden. Der zuständige Kundenbetreuer plant den Prozess inklusive Zeitfenster und technischem Ablauf. Typischerweise erfolgt der Wechsel an einem Wochenende oder praxisfreien Tag.
Die Software bietet einen Offline-Modus mit lokaler Zwischenspeicherung für Notfallbetrieb. Grundfunktionen wie Patienteneinsicht und Dokumentation bleiben verfügbar. Sobald die Internetverbindung wiederhergestellt ist, erfolgt automatische Synchronisation aller zwischengespeicherten Daten. Für Praxen mit kritischen Verfügbarkeitsanforderungen ist On-Premise-Betrieb mit Backup-Internetleitung zu überlegen.
Laut Nutzerfeedback liegt die durchschnittliche Reaktionszeit unter vier Stunden während der Geschäftszeiten. Bei kritischen Ausfällen, etwa wenn das System nicht erreichbar ist, erfolgt sofortige Eskalation zum 2nd-Level-Support mit höherer Priorität. Remote-Zugriff ermöglicht schnelle Fehleranalyse ohne Vor-Ort-Termin. Für planbare Anfragen steht der persönliche Kundenbetreuer als fester Ansprechpartner zur Verfügung.
Sehr alte Röntgensysteme ohne DICOM-Standard oder exotische Spezialgeräte ohne GDT-Schnittstelle lassen sich nicht standardmäßig integrieren. In Einzelfällen sind individuelle Schnittstellenentwicklungen gegen Aufpreis möglich, was jedoch Kosten und Implementierungszeit erhöht. Eine genaue Kompatibilitätsprüfung aller vorhandenen Geräte sollte vor Vertragsabschluss erfolgen. DENTWARE bietet Vorab-Checks an, bei denen die technische Kompatibilität der Praxisausstattung geprüft wird.
