Abrechnung & Kalkulation:
Finanzmanagement & Controlling:
Integration & Datenaustausch:
Praxisorganisation:
Echtzeit-Gebührenupdates ohne manuelle Pflege stellen ein markantes Unterscheidungsmerkmal dar. Während Wettbewerbslösungen typischerweise quartalsweise oder durch manuelle Eingriffe aktualisiert werden müssen, erfolgen GOZ- und BEMA-Updates bei DentRechner automatisch in Echtzeit. Diese Systematik minimiert Abrechnungsfehler nachweislich um bis zu 15 Prozent und reduziert Haftungsrisiken durch veraltete Gebührenziffern erheblich. Für Praxen bedeutet dies einen messbaren Compliance-Vorteil im täglichen Abrechnungsgeschehen.
Integrierter Dental-Finanzierungsrechner als Kernfunktion unterscheidet sich von nachträglich aufgesetzten Modulen konkurrierender Systeme. Die Finanzierungsfunktion ist von Beginn an in den gesamten Abrechnungsworkflow eingebunden und ermöglicht eine nahtlose Kalkulation von Ratenplänen während der Patientenberatung. Anwenderberichte dokumentieren eine Steigerung der Abschlussquote von Ratenplänen um etwa 20 Prozent sowie eine verbesserte Liquiditätsplanung der Praxis durch bessere Planbarkeit von Zahlungseingängen.
API-First-Architektur für tiefe Systemintegration ermöglicht weit mehr als standardisierte Schnittstellenanbindungen. Die konsequente API-orientierte Entwicklung erlaubt hochgradig individuelle, bidirektionale Datenflüsse zwischen DentRechner und anderen Systemen. Diese Eigenschaft erweist sich besonders für größere medizinische Versorgungszentren mit komplexen IT-Strukturen als wertvoll, da auch spezielle Anforderungen an den Datenaustausch technisch realisierbar sind.
Branchenspezifisches Entwicklungsteam verbindet die Expertise von Wirtschaftsingenieuren, Dentalhygienikern und Softwareentwicklern. Diese fachübergreifende Zusammensetzung gewährleistet, dass neue Funktionen tatsächliche Praxisprobleme adressieren statt generische Business-Software-Ansätze zu adaptieren. Die Einbindung von Dentalhygienikern in agile Entwicklungssprints und ein Beta-Tester-Programm mit praktizierenden Zahnärzten sorgen für praxisnahe Lösungsansätze.
Einschränkungen sollten bei der Bewertung berücksichtigt werden. Das Oberflächendesign wirkt stellenweise veraltet, was die Nutzerakzeptanz insbesondere bei jüngeren Teammitgliedern beeinflussen kann. Bei Datenbeständen über 100.000 Datensätzen können Performance-Schwächen auftreten. Ein offizielles ISO 27001-Zertifikat liegt nicht vor, die Prozesse orientieren sich lediglich an diesem Standard. Die Teamgröße von 10 bis 15 Mitarbeitenden kann während Spitzenzeiten zu längeren Support-Reaktionszeiten führen. KI-gestützte Leistungsempfehlungen und Offline-Funktionalität der mobilen Version fehlen derzeit.
Einzelpraxen mit einem bis drei Behandlern finden in DentRechner eine ausgewogene Lösung, die wesentliche Abläufe automatisiert ohne die Komplexität überladener Komplettsysteme. Die automatisierte HKP-Erstellung spart bis zu 30 Minuten pro Fall und der integrierte Finanzierungsrechner erleichtert Patientengespräche über Behandlungskosten erheblich. Für diese Praxisgröße bietet die modulare Struktur die Möglichkeit, nur benötigte Funktionen zu lizenzieren und bei Bedarf zu erweitern.
Mittelgroße medizinische Versorgungszentren mit fünf bis zwanzig Behandlern profitieren von der Mandantenfähigkeit, dem Echtzeit-Controlling-Dashboard und der tiefen API-Integration in bestehende Praxissoftware. Besonders geeignet zeigt sich die Lösung, wenn Compliance-Sicherheit durch automatische Gebührenpflege und Abrechnungstransparenz durch detaillierte Kennzahlen zentrale Anforderungen darstellen. Die rollenbasierte Rechteverwaltung ermöglicht eine differenzierte Steuerung der Zugriffe in größeren Teams.
Abrechnungsmanager und Praxisinhaber mit ausgeprägtem Controlling-Anspruch erhalten durch die Kombination aus automatisierter Gebührenpflege, Deckungsbeitragsanalysen und Finanzierungsmanagement echte Steuerungstransparenz. Das Echtzeit-Dashboard liefert entscheidungsrelevante Kennzahlen zur wirtschaftlichen Entwicklung der Praxis und ermöglicht datengetriebene Optimierungen. Diese Zielgruppe schätzt typischerweise die Möglichkeit, wirtschaftliche Zusammenhänge zeitnah zu analysieren.
Praxen mit hohem Integrationsbedarf finden in der API-First-Strategie einen wesentlichen Mehrwert. Wenn bestehende IT-Systeme wie Praxismanagementsoftware, DATEV-Schnittstellen oder externe Tools tief verzahnt werden müssen, bietet DentRechner durch seine technische Architektur bessere Voraussetzungen als viele Wettbewerbslösungen. Die bidirektionale Datenkommunikation ermöglicht auch komplexe Integrationsszenarien.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Praxisnahe Entwicklungsmethodik prägt die Softwareentwicklung von DentRechner grundlegend. Agile Entwicklungssprints werden durch ein Beta-Tester-Programm mit praktizierenden Zahnärzten und die direkte Einbindung von Dentalhygienikern im Entwicklungsteam ergänzt. Diese Konstellation gewährleistet, dass neue Funktionen echte Praxisprobleme adressieren und nicht theoretische Features entstehen, die am Arbeitsalltag vorbei entwickelt wurden. Die enge Rückkopplung mit Anwendern führt zu einer kontinuierlichen Verfeinerung der Software basierend auf tatsächlichen Anforderungen.
Modularer Baukasten statt Alles-oder-Nichts-Ansatz charakterisiert das Lizenzierungskonzept. Das Kernmodul umfasst Abrechnung, HKP-Erstellung und Basis-Controlling ab einem monatlichen Beitrag von 499 Euro. Optionale Add-ons können ab 50 Euro monatlich hinzugebucht werden, sodass Praxen nur für tatsächlich genutzte Funktionalitäten zahlen. Diese Flexibilität eignet sich besonders für schrittweises Wachstum und ermöglicht eine bedarfsgerechte Erweiterung der Systemlandschaft.
Rechtssichere Dokumentation aller abrechnungsrelevanten Vorgänge bildet einen wesentlichen Systembestandteil. Sämtliche HKP-Versionen, Änderungen und Patienteninteraktionen werden revisionssicher mit vollständigem Audit-Trail protokolliert. Offene Posten und Zahlungspläne sind jederzeit nachvollziehbar dokumentiert, was bei Rückfragen von Patienten, Versicherungen oder im Rahmen von Prüfungen durch Kassenzahnärztliche Vereinigungen von erheblichem Wert ist. Die lückenlose Nachvollziehbarkeit unterstützt zudem die DSGVO-konforme Dokumentation von Datenverarbeitungsvorgängen.
Nischenanbieter mit ausschließlichem Dental-Fokus charakterisiert die Dentrechner GbR, die 2018 gegründet wurde. Die konsequente Konzentration auf Zahnarzt-Abrechnung und Finanzmanagement ohne Verwässerung durch andere Branchen ermöglicht eine spezialisierte Produktentwicklung. Aktuell nutzen über 200 aktive Kunden im deutschsprachigen Raum die Software, das Team umfasst 10 bis 15 Mitarbeitende. Diese Fokussierung auf eine Branche erlaubt ein tiefes Verständnis spezifischer Anforderungen, begrenzt jedoch gleichzeitig die Ressourcen im Vergleich zu breiteren Softwareanbietern.
Rechtsform und Stabilität sollten potenzielle Kunden kritisch bewerten. Die Organisation als Gesellschaft bürgerlichen Rechts birgt für größere medizinische Versorgungszentren oder langfristige Verträge gewisse Governance-Risiken im Vergleich zu kapitalgesellschaftsbasierten Anbietern. Eine Umwandlung zur GmbH würde institutionelle Stabilität erhöhen und sollte als Thema in Vertriebsgesprächen angesprochen werden, insbesondere bei mehrjährigen Bindungen oder hohen Investitionsvolumina. Die kundenorientierte Support-Struktur mit 24/5-Hotline und achtstündigem Service-Level-Agreement erhält in Nutzerumfragen 2024 durchschnittlich vier von fünf Sternen. Persönliche Ansprechpartner sorgen für kontinuierliche Betreuung, allerdings führt die kleine Teamgröße während Spitzenzeiten wie im zweiten Quartal zu längeren Reaktionszeiten.
Zukunftsfähige Cloud-Native-Architektur bildet das technische Fundament von DentRechner. Die Implementierung als Microservices mit Docker- und Kubernetes-Orchestrierung gewährleistet Skalierbarkeit und Ausfallsicherheit. Continuous Deployment ermöglicht schnelle Updates ohne aufwendige Installationsprozesse. Die browserbasierte Nutzung über Chrome, Edge oder Firefox erfordert keine lokale Installation und eignet sich optimal für dezentrale Nutzungsszenarien, etwa wenn Praxisinhaber von verschiedenen Standorten oder mobil auf das System zugreifen möchten.
API-First ermöglicht maßgeschneiderte Integrationen über Standard-Schnittstellen hinaus. Vordefinierte Anbindungen für Charly, CGM Z1, Hypersoft sowie DATEV und BMD decken typische Integrationsanforderungen ab. Die konsequente API-First-Strategie erlaubt darüber hinaus individuelle bidirektionale Datenflüsse, die speziell für medizinische Versorgungszentren mit komplexen IT-Landschaften entscheidend sein können. Individualisierte Schnittstellen zu proprietären Systemen oder speziellen Controlling-Tools lassen sich realisieren, erfordern jedoch zusätzlichen Implementierungsaufwand.
Sicherheit mit Klärungsbedarf kennzeichnet die aktuelle Situation. AES-256-Verschlüsselung, TLS 1.3-Transportverschlüsselung, Datenspeicherung auf EU-Servern und DSGVO-Konformität sind implementiert. Allerdings liegt kein offizielles ISO 27001-Zertifikat vor, sondern lediglich Prozesse, die sich an diesem Standard orientieren. Auch eine BSI C5-Zertifizierung ist nicht dokumentiert. Praxen müssen daher eine eigene Sorgfaltsprüfung durchführen und die Auftragsverarbeitungsvereinbarung sorgfältig prüfen. Im Vertriebsgespräch sollten konkrete Sicherheitsmaßnahmen, externe Audits und Penetrationstests thematisiert werden.
Monatliche SaaS-Lizenz mit Skalierungsflexibilität prägt das Preismodell von DentRechner. Das Grundpaket beginnt bei etwa 499 Euro monatlich, wobei die genaue Staffelung nach Nutzerzahl nicht öffentlich transparent dargestellt wird. Optionale Add-ons sind ab 50 Euro monatlich verfügbar. User können flexibel hinzugebucht oder bei Bedarf abgemeldet werden, was im Vergleich zu starren Jahresverträgen Anpassungsflexibilität bei personellen Veränderungen bietet. Details zur Preisstaffelung sollten im Vertriebsgespräch für die konkrete Praxissituation angefragt werden.
Realistische Gesamtbetriebskosten über drei Jahre für eine Praxis mit fünf Nutzern umfassen mehr als die reine Lizenzgebühr. Im ersten Jahr fallen etwa 13.000 bis 16.000 Euro an, die sich aus Lizenzkosten, Implementierungsgebühren und Schulungsaufwand zusammensetzen. Die Jahre zwei und drei verursachen jeweils circa 7.500 Euro, was eine Drei-Jahres-Gesamtbetriebskostensumme von etwa 28.000 Euro ergibt. Versteckte Kostenfallen können Schnittstellenanpassungen an bestehende Systeme, notwendige Datenbereinigungen vor der Migration und spätere Add-on-Erweiterungen darstellen. Eine detaillierte Kostenaufstellung sollte vor Vertragsabschluss angefordert werden.
Break-even bei zehn Heil- und Kostenplänen monatlich lässt sich bei einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 30 Minuten pro Fall und internen Kosten von 40 Euro pro Stunde kalkulieren. Dies entspricht 200 Euro monatlicher Einsparung ausschließlich durch Zeitgewinn. Zusätzliche wirtschaftliche Effekte entstehen durch etwa 15 Prozent weniger Retaxationen, rund 20 Prozent höhere Abschlussquoten bei Finanzierungen und die potenzielle Vermeidung externer Abrechnungsdienstleister. Die individuelle Amortisationszeit hängt vom Behandlungsspektrum und der Fallzahl der jeweiligen Praxis ab.
Realistischer Projektzeitraum von zwei bis vier Wochen sollte für eine professionelle Migration eingeplant werden. Der Prozess beginnt mit einem Kick-off-Workshop, gefolgt vom Datenimport per CSV-Upload oder API-Schnittstelle mit einer Verarbeitungsgeschwindigkeit von etwa 1.200 Datensätzen täglich. Nach umfassenden Tests in einer Testumgebung erfolgt der Go-Live, idealerweise zu einem abrechnungstechnisch günstigen Zeitpunkt. Der kritischste Erfolgsfaktor ist die Datenqualität der Altsysteme, da inkonsistente oder unvollständige Stammdaten die häufigste Ursache für Verzögerungen darstellen.
Interner Ressourcenbedarf umfasst verschiedene Rollen während der Umstellungsphase. Ein Projektmanager aus der Praxisleitung sollte 0,1 Vollzeitäquivalente investieren, ein Key User aus dem Abrechnungsmanagement 0,25 bis 0,5 Vollzeitäquivalente. Bei komplexen IT-Integrationen kann zusätzlich 0,5 Vollzeitäquivalent IT-Support erforderlich werden. Zweitägige Administratorschulungen und jeweils eintägige Anwenderschulungen pro Person bilden die Grundlage für den erfolgreichen Systemstart. Diese Ressourcenbindung sollte in der Praxisplanung berücksichtigt werden.
Change-Management stellt eine Pflichtkomponente für den Migrationserfolg dar. Das Oberflächendesign wird teilweise als veraltet empfunden, was die Akzeptanz im Team beeinflussen kann. Proaktive Kommunikation der messbaren Zeitersparnis von 30 Minuten pro Fall und die Einbindung von Early Adopters als Multiplikatoren erweisen sich als entscheidend für die Teamakzeptanz. Ein ausführlicher Test während einer Pilotphase mit ausgewählten Nutzern kann Vorbehalte abbauen und frühzeitiges Feedback für Anpassungen liefern.
Vorteile:
Messbare Effizienzsteigerung zeigt sich in mehreren Bereichen: 30 Prozent weniger Zeit für HKP-Erstellung, 15 Prozent weniger Abrechnungsfehler und etwa 20 Prozent höhere Abschlussquoten bei Finanzierungsangeboten dokumentieren konkrete Verbesserungen im Praxisalltag.
Compliance-Sicherheit durch Echtzeit-Updates schützt vor Haftungsrisiken durch veraltete Gebührenziffern und minimiert Retaxationen durch automatische Plausibilitätsprüfungen. Die revisionssichere Dokumentation unterstützt die rechtskonforme Nachweisführung.
Wirtschaftliche Transparenz durch Echtzeit-Dashboard ermöglicht datengetriebene Entscheidungen auf Basis aktueller Kennzahlen zu Deckungsbeiträgen pro Leistung, Auslastung und Liquiditätsentwicklung.
Tiefe Systemintegration durch API-First-Architektur erlaubt maßgeschneiderte Anbindungen an bestehende IT-Landschaften und bidirektionale Datenflüsse für komplexe Anforderungen.
Modulare Skalierbarkeit ermöglicht bedarfsgerechte Erweiterungen ohne Investition in ungenutzte Funktionen und unterstützt schrittweises Wachstum der Praxis.
Spezialisierte Branchenexpertise durch interdisziplinäres Entwicklungsteam mit Dentalhygienikern gewährleistet praxisnahe Lösungen statt generischer Business-Software.
Herausforderungen:
Performance-Grenzen bei großen Datenbeständen können bei Datensätzen über 100.000 Einträgen zu spürbaren Verzögerungen führen, was für sehr große medizinische Versorgungszentren problematisch werden kann.
Fehlende Zertifizierungen wie ISO 27001 oder BSI C5 erhöhen den eigenen Prüfaufwand bei DSGVO-Compliance und können bei strengen Governance-Anforderungen zum Ausschlusskriterium werden.
Veraltetes Oberflächendesign kann die Nutzerakzeptanz hemmen, besonders bei jüngeren Teammitgliedern mit Erfahrung moderner Consumer-Software.
Begrenzte Teamgröße des Anbieters von 10 bis 15 Mitarbeitenden kann während Spitzenzeiten zu längeren Support-Reaktionszeiten führen.
Rechtsform als GbR birgt für langfristige Verträge gewisse Governance-Risiken im Vergleich zu kapitalgesellschaftsbasierten Anbietern.
Fehlende KI-Funktionen wie intelligente Leistungsempfehlungen oder Mustererkennung in Abrechnungsdaten bleiben derzeit ungenutzte Potenziale.
Die strukturierte Schulung umfasst zwei Tage Intensivtraining für Administratoren und jeweils einen Tag für Anwender. Erfahrungsberichte von Praxen zeigen, dass die Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse bereits nach zwei bis drei Wochen Praxiseinsatz spürbar greift. Die initiale Lernkurve wird durch die intuitive Strukturierung der Hauptfunktionen unterstützt, wobei das etwas veraltete Design gelegentlich längere Eingewöhnungszeiten erfordert.
Das Echtzeit-Update-System verspricht automatische Anpassungen der Gebührenordnungen ohne manuelle Eingriffe der Praxis. Bei größeren Gesetzesänderungen wie einer umfassenden GOZ-Novellierung bietet DentRechner zusätzliche Webinare zur Erläuterung der Änderungen und deren Auswirkungen auf die Abrechnung. Diese proaktive Kommunikation unterstützt Praxen dabei, Änderungen korrekt umzusetzen und Übergangsfristen zu berücksichtigen.
Die technische Absicherung umfasst AES-256-Verschlüsselung, TLS 1.3-Transportverschlüsselung, Datenspeicherung auf EU-Servern und DSGVO-konforme Prozesse. Eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung wird bereitgestellt. Allerdings liegt kein offizielles ISO 27001-Zertifikat vor, die Prozesse orientieren sich lediglich an diesem Standard. Praxen sollten im Vertriebsgespräch konkrete Nachweise über externe Sicherheitsaudits, Penetrationstests und Datenschutz-Folgenabschätzungen erfragen.
Standard-Schnittstellen existieren für gängige Praxismanagementsysteme wie Charly, CGM Z1 und Hypersoft sowie für Buchhaltungssoftware wie DATEV und BMD. Die API-First-Architektur ermöglicht darüber hinaus individuelle Schnittstellenentwicklungen für proprietäre Systeme oder spezielle Anforderungen. Der Aufwand und die Kosten für maßgeschneiderte Integrationen sollten im Vorfeld detailliert kalkuliert werden.
Details zu Testphasen oder Demo-Versionen sollten direkt beim Anbieter erfragt werden. Eine ausführliche Testphase mit realistischem Datenvolumen empfiehlt sich dringend, um die UI-Akzeptanz im Team zu prüfen, Performance mit praxisnahen Datensätzen zu evaluieren und die Qualität der Schnittstellen zur vorhandenen Praxissoftware konkret zu testen. Idealerweise werden mehrere Teammitglieder in den Test einbezogen, um verschiedene Perspektiven zu erfassen.
Die Lösung eignet sich primär für Einzelpraxen mit einem bis drei Behandlern sowie mittelgroße medizinische Versorgungszentren mit fünf bis zwanzig Behandlern. Sehr große Klinikverbünde mit über 50 Mitarbeitenden könnten an Performance-Limitierungen bei großen Datenbeständen stoßen. Die modulare Struktur und Skalierbarkeit unterstützen wachsende Praxen, sofern die technischen Grenzen des Systems nicht erreicht werden.
