Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann orgaMAX ERP?

LAGERVERWALTUNG & BESTAND

Zentraler Artikelstamm – Erfasst EAN, Maße, Gewichte und Stücklisten mit Mehrlagerfähigkeit für komplexe Warenstrukturen.

Echtzeit-Bestandskontrolle – Liefert Soll-Ist-Vergleiche, Meldebestand-Alarme und automatische Bestellvorschläge zur Bestandsoptimierung.

FIFO-Bewertung & ABC-Analyse – Ermöglicht Lagerwertoptimierung und systematische Bestandsklassifizierung nach Wertigkeit.

EINKAUF & BESCHAFFUNG

Anfragemanagement & Bestellwesen – Konsolidiert Mengen, verwaltet Lieferantenkondition und dokumentiert die komplette Einkaufshistorie.

Automatisierte Bestellvorschläge – Generiert Bestellungen bei Unterschreitung von Mindestbeständen unter Berücksichtigung des Lieferantenstamms.

VERKAUF & AUFTRAGSABWICKLUNG

Kompletter Auftragszyklus – Führt von Angebot über Auftrag und Lieferschein bis Rechnung in einer Oberfläche.

Rabatt-/Staffelpreise – Verwaltet kundenspezifische oder gruppenbezogene Konditionen für flexible Preisgestaltung.

Versand & Logistik – Berechnet DHL-Versandkosten und druckt Paketlabel direkt aus dem System.

DOKUMENTEN- & PROZESSMANAGEMENT

Integriertes Dokumentenmanagementsystem – Bietet Scan-to-ERP, Belegerknüpfung und digitale Signatur nach GoBD-Standard.

Automatisches Mahnwesen – Steuert Eskalationsstufen und automatisierte Workflow-Abläufe für Forderungsmanagement.

Barcode & Etikettendruck – Unterstützt USB-Scanner und generiert Etiketten für Lagerverwaltung.

SCHNITTSTELLEN & INTEGRATION

DATEV-Export – Ermöglicht direkte Anbindung an Finanzbuchhaltung und Steuererklärungsprozesse.

E-Commerce-Connectoren – Synchronisiert Bestände automatisch mit Shopware, WooCommerce und Magento.

E-Rechnung & ZUGFeRD – Versendet digitale Rechnungen rechtssicher archiviert nach aktuellen Standards.

Mobile Remote-Zugriff – Bietet iOS- und Android-Apps über Cloud-Connect bei lokaler Desktop-Performance.

🟨 Besonderheiten – Was macht orgaMAX ERP einzigartig?

HYBRID-DEPLOYMENT (Desktop + Cloud-Flexibilität) ⭐

orgaMAX kombiniert lokale Performance eines Windows-Clients mit optionalem Cloud-Connect für Remote-Zugriff. Diese Architektur vermeidet reine SaaS-Abhängigkeit und bietet maximale Flexibilität. Lagerarbeiter profitieren von stabiler Offline-Funktionalität, während Geschäftsführer KPIs mobil abrufen können – ohne Datenverlust oder Cloud-Zwang.

Einschränkung: Der vollständig webbasierte Zugriff fehlt. Kernfunktionen erfordern Windows- oder App-Clients, was reine Browser-Arbeitsplätze ausschließt.

INTEGRIERTE DIGITALE SIGNATUR & DOKUMENTENMANAGEMENT (Out-of-the-Box) ⭐

Das rechtskonforme Dokumentenmanagementsystem ist Standardbestandteil, nicht kostenpflichtiges Add-on. Scan-to-ERP funktioniert ohne Drittanbieter, Rechnungen und Lieferscheine werden digital unveränderbar archiviert. Diese GoBD-konforme Lösung spart externe DMS-Kosten und reduziert den Papierverbrauch erheblich.

Einschränkung: Die Funktionalität beschränkt sich auf Standarddokumente. Komplexe Workflow-Anforderungen mit mehrstufigen Freigabeprozessen benötigen individuelle Anpassungen.

GEPRÜFTE GoBD-KONFORMITÄT (Deloitte-Attest) ⭐

Die externe Prüfung durch einen Big-4-Wirtschaftsprüfer minimiert das Risiko von Finanzamt-Beanstandungen erheblich. Buchhalter und Geschäftsführer profitieren von Rechtssicherheit und vermeiden kostspielige Nachzahlungen durch Dokumentationsmängel. Diese unabhängige Bestätigung unterscheidet orgaMAX von vielen Wettbewerbern.

Einschränkung: Die Konformität erfordert korrekte lokale Konfiguration und Anwendung. Bedienerfehler oder fehlerhaft eingerichtete Systeme können die Compliance gefährden.

PERPETUAL LICENSE + ABO-FLEXIBILITÄT (Im Standard-Modell) ⭐

Kunden wählen zwischen einmaligem Kauf mit jährlicher Wartung (20% des Kaufpreises) oder flexiblem Abo mit monatlicher Kündigungsfrist. Diese Wahlfreiheit vermeidet Vendor Lock-in und ermöglicht passgenaue Finanzierung. Startups profitieren von Abo-Flexibilität, etablierte Betriebe von Investitionssicherheit durch Einmallizenz.

Einschränkung: Einmallizenz-Preise sind nicht öffentlich einsehbar. Konditionen für Upgrade bei Versionswechsel und Migration zwischen Lizenzmodellen bleiben unklar.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich orgaMAX ERP besonders?

ZIELGRUPPEN MIT BEGRÜNDUNG

Handwerksbetriebe (Dachdecker, Klempner, Elektriker) mit 5–30 Mitarbeitern und bis 3 Millionen Euro Umsatz finden in orgaMAX eine einfache Auftrags- und Bestellabwicklung. Die intuitive Bedienung berücksichtigt weniger IT-affine Teams, während die Lagerkomplexität für typische Handwerks-Materialwirtschaft ausreicht.

Einzelhandel & Großhandel mit 10–50 Mitarbeitern und bis 10 Millionen Euro Umsatz profitieren von solider Warenwirtschaft ohne Überengineering. DHL-Versandintegration, E-Commerce-Anbindung und Mehrlagerverwaltung decken die Kernprozesse ab, ohne unnötige Komplexität zu erzeugen.

Dienstleister mit Materialwirtschaft wie Vermieter, Instandhaltungsfirmen oder technische Services mit 5–25 Mitarbeitern nutzen die Bestandsverwaltung für Equipment und Ersatzteile. Automatisierte Bestellprozesse und DATEV-Integration optimieren administrative Abläufe erheblich.

Kleine Hersteller mit 10–40 Mitarbeitern und bis 8 Millionen Euro Umsatz ohne komplexe Chargen-Rückverfolgung finden Basis-Lagerverwaltung, Stücklisten und Einkaufs-/Verkaufsoptimierung. Jedoch eignet sich die Lösung nicht für Pharma- oder Lebensmittelproduktion mit gesetzlichen Tracking-Anforderungen.

WICHTIGE AUSWAHLKRITERIEN

Größe & Komplexität: Ideal für Unternehmen mit 1–50 Mitarbeitern und bis 10 Millionen Euro Umsatz mit Standard-Warenwirtschaft. Bei über 50 Mitarbeitern oder Mehrlagerverwaltung mit mehr als zwei Lagern sind Performance-Tests empfehlenswert. Ungeeignet ab 100 Mitarbeitern, für Multi-Country-Verwaltung oder komplexe Chargen-Rückverfolgung.

Technische Infrastruktur: Optimal bei vorhandenem Windows-Server, SQL-Kenntnissen oder verfügbarem Partner-Support sowie stabilem Netzwerk. Bei ausschließlicher SQL Express-Planung ist ein kostenpflichtiges Upgrade zu erwarten. Ungeeignet für reine macOS-/Linux-Umgebungen oder Cloud-only-Anforderungen ohne lokale Datenhaltung.

Prozessanforderungen: Perfekt für Handelsware oder Service-Material mit DATEV-Anbindung und eventueller Shopware-/WooCommerce-Integration. Serien- und Chargennummernverwaltung funktioniert nur eingeschränkt im Standard mit möglichen Workarounds. Ungeeignet für Pharma/Lebensmittel mit Tracking, EDI-basierte Massenintegration oder SAP-äquivalente Anbindungen.

Budget & TCO-Akzeptanz: Realistisch sind 300–1.200 Euro jährlich im Abo oder 1.500–3.000 Euro Einmallizenz plus 300 Euro jährliche Wartung, ergänzt um 1–5 Implementierungstage. Bei sehr großen Datenbeständen über 100.000 Artikeln wird ein SQL Express-Upgrade erforderlich. Ungeeignet bei Gesamtbudget unter 500 Euro im ersten Jahr oder fehlender IT-Infrastruktur-Investitionsbereitschaft.

Details zur Warenwirtschaftsoftware

orgaMAX ist eine integrierte Warenwirtschaftslösung für kleine und mittlere Unternehmen, die den gesamten Warenfluss von Beschaffung bis Verkauf abdeckt. Im Zentrum stehen der Artikelstamm mit Mehrlagerverwaltung, automatisierte Bestellvorschläge, der komplette Auftragszyklus von Angebot bis Rechnung, ein Dokumentenmanagementsystem mit digitaler Signatur sowie Schnittstellen zu Buchhaltung und E-Commerce. Der Hybrid-Ansatz kombiniert lokale Desktop-Anwendung mit optionalem Cloud-Connect, während das GoBD-konforme DMS Standardbestandteil ist.

Die Software eignet sich optimal für Handwerk, Handel und Dienstleister mit 5–50 Mitarbeitern und bis circa 10 Millionen Euro Umsatz. Weniger geeignet ist sie für Großunternehmen über 100 Mitarbeiter, Branchen mit kritischer Chargen-Rückverfolgung wie Pharma oder Lebensmittel, reine Cloud- oder Linux-Umgebungen sowie Multi-Country-ERP-Anforderungen. Grenzfälle bilden Serien- und Chargenverwaltung, die nur eingeschränkt verfügbar ist, sowie sehr große Datenmengen, die SQL Server Premium statt kostenlosen Express erfordern.

Der Hauptvorteil gegenüber Konkurrenten liegt in drei seltenen Kombinationen: Hybrid-Deployment für lokale Performance mit Cloud-Remote-Zugriff, integriertes DMS mit digitaler Signatur ohne Drittanbieter sowie Perpetual-License-Flexibilität zwischen Kauf und Abo. Dies macht orgaMAX günstiger und schneller einsatzbereit als SAP Business One, benutzerfreundlicher als Sage 100 und spezialisierter auf deutsche Compliance als JTL-Wawi.

Wissenswertes zum Anbieter

Die deltra Business Software GmbH & Co. KG wurde 1994 gegründet und hat ihren Sitz in Göppingen, Baden-Württemberg. Das inhabergeführte, unabhängige Unternehmen beschäftigt circa 80–120 Mitarbeiter und zeichnet sich durch 30 Jahre Marktpräsenz aus. Organisches Wachstum und eine loyale Kundenbasis im DACH-Raum prägen die Unternehmensgeschichte. Ohne Übernahmegerüchte oder Venture-Capital-Druck konzentriert sich deltra auf nachhaltige KMU-Lösungen. Das Risiko eines Anbieter-Ausfalls ist sehr niedrig.

Die Kernkompetenz liegt im KMU-ERP mit Fokus auf deutsche Compliance und Praktikabilität. Starke Spezialisierung auf DSGVO, GoBD, RKSV für Österreich und E-Rechnung kennzeichnen das Portfolio. Das Kundenforum ist aktiv und transparent mit direkter Entwickler-Interaktion und öffentlicher Feature-Roadmap. Ein flächendeckendes Netzwerk zertifizierter Implementierungspartner deckt den DACH-Raum ab. Einschränkung bleibt die fehlende globale Präsenz oder Multi-Country-Expertise – deltra ist ein regionales, nicht internationales Unternehmen.

Die Entwicklungs-Maxime lautet "Keep it simple for KMU without IT-department" – Pragmatismus steht vor Enterprise-Komplexität. Die aktive Roadmap umfasst Cloud-Hybrid-Ausbau, E-Rechnungs-Standards wie Peppol, KI-gestützte Automatisierung für Belegerkennung und Developer-Connector für Integrationen. Monatliche Patches und jährliche Major Releases prägen den Update-Rhythmus. Das Fazit: zukunftsfähig im KMU-Segment, aber nicht für Großkonzerne ausgelegt.

Technische Details & Integration

orgaMAX nutzt primär einen Windows-Desktop-Client auf WPF-Basis mit On-Premise-Installation. Die Hybrid-Option Cloud-Connect ermöglicht Remote-Zugriff über iOS- und Android-Apps als optionale Lizenzkomponente. Systemvoraussetzungen umfassen Windows 10/11, .NET Framework und SQL Server – Express ist kostenlos, aber bei über 50 Benutzern oder 100.000 Artikeln limitiert. Empfohlen werden mindestens 4 GB RAM und 50 GB Festplatte. Die Architektur setzt auf lokale Datenhaltung nach DSGVO mit optional verschlüsselten Cloud-Backups. Native Linux-/macOS-Versionen und vollwertige Web-Oberflächen für Kernfunktionen fehlen.

Standard-Integrationen umfassen DATEV für Finanzbuchhaltung, E-Commerce-Systeme wie Shopware, WooCommerce und Magento sowie DHL für Versand. Entwickler-Optionen bietet der REST-API-basierte Developer Connector als kostenpflichtige Partner-/Developer-Lizenz für spezialisierte Systemanbindungen. CSV- und Excel-Im-/Export sind möglich, EDI ist eingeschränkt ohne Standard-EDIFACT, SAP-native Anbindung fehlt ebenso wie vollständige Multi-Tenancy. Die Standardintegration ist solide, erweiterte Integration möglich, aber orgaMAX folgt nicht der API-First-Philosophie moderner SaaS-Lösungen.

Die GoBD-Konformität durch externe Deloitte-Prüfung bietet hohes Vertrauen. Digitale Signatur als Standardfeature, Änderungsprotokolle und unveränderbare Datenhaltung gewährleisten Compliance. DSGVO-Konformität entsteht durch lokale Datenspeicherung und Opt-in Cloud-Connect. Eine offizielle ISO-27001-Zertifizierung der Software selbst fehlt, Cloud-Provider verfügen zwar über Zertifikate, aber die Software-Anwendung ist nicht explizit ausgewiesen. Monatliche Patches und Anpassungen an E-Rechnungsstandards sowie gesetzliche Änderungen sind etabliert. Der veraltete Technologie-Stack mit .NET Framework statt .NET 6+ und fehlendem Web-Frontend könnte mittelfristig Wartungsprobleme verursachen, akut besteht kein Risiko.

Kosten & Preismodell

Das Abo-Modell gliedert sich in Start (30 Euro monatlich), Plus (60 Euro monatlich) und Pro (100 Euro monatlich) mit monatlicher Kündigungsfrist. Die Einmal-Lizenz kostet schätzungsweise 1.500–3.000 Euro abhängig von Modulen, öffentliche Preise fehlen, plus jährliche Wartung mit 20 Prozent des Kaufpreises. Ein Drei-Jahres-Vergleich zeigt: Abo Plus kostet 2.160 Euro, während eine Einmal-Lizenz circa 2.400 Euro verursacht. Zusatzkosten entstehen pro weiterem Benutzer, Zusatzmodule wie Banking, Shop-Connector oder mobile Erfassung kosten jeweils 10–30 Euro monatlich.

Die Gesamtkostenbetrachtung über drei Jahre umfasst Lizenzierung (1.200–3.600 Euro), SQL Server-Upgrade aus Express (1.000–3.000 Euro), Server-Hardware oder Virtualisierung (1.000–5.000 Euro), Partner-Implementierung (1.000–5.000 Euro) sowie Schulung und Onboarding (500–1.500 Euro). Insgesamt ergeben sich 4.700–17.100 Euro je nach Ausgangslage. Versteckte Kosten entstehen durch SQL Express-Überlastung ab 10.000 Artikeln oder 10 Benutzern, externe Backup-Dienste bei fehlender IT-Expertise und teure Individualisierungen über Developer Connector. Als Faustregel gilt mit Partnern 1–2 Euro pro Arbeitstag plus Lizenz.

Laut Herstellerangaben reduzieren sich manuelle Buchungsschritte um 40 Prozent, Fehlbestände um 20 Prozent. Realistischer Nutzen zeigt sich in Zeitersparnis bei Einkaufs-/Verkaufsprozessen, Lagerbestandsoptimierung, Fehlerreduktion und Mahnkostenersparnis. Die typische Amortisationszeit beträgt 6–18 Monate abhängig von Ausgangssituation und Prozessoptimierung. Erfolgsmessung-KPIs umfassen Lagerumschlag, Durchlaufzeit Angebot bis Rechnung, manuelle Fehlerquote und Forderungsausfallquote.

Migration & Umstieg

Standardquellen wie Excel, CSV, Lexware und Access-Datenbanken können direkt importiert werden. Partner führen Datenübernahme aus Altsystemen für Artikel, Kunden, Lieferanten und offene Posten durch. Der typische Ablauf umfasst Datenexport aus Alt-System, Datenbereinigung und Mapping, Test-Import, Validierung mit Korrektur und Go-Live. Schlechte Altdaten mit Duplikaten, fehlenden Kategorien oder inkonsistenten Preisen blockieren häufig Projekte – oft sind 30–50 Prozent der Projektlaufzeit für Daten-Cleanup erforderlich.

Die Basis-Warenwirtschaft-Implementierung dauert 1–2 Wochen für Installation, Konfiguration, Datenmigration und Basisschulung. Mit E-Commerce oder Banking verlängert sich die Dauer auf 3–6 Wochen. Komplexe Fälle mit vielen Schnittstellen oder Individualisierungen benötigen mehrere Monate. Der Ressourcen-Bedarf umfasst einen internen IT-Admin für Installation und Backup, 1–2 Key-User pro Fachbereich sowie 2–3 Schulungstage pro Person. Inhouse-Schulung dauert 1–2 Tage Basis und 3–5 Tage vertiefend je nach Modulen.

Erfolgsfaktoren sind klares Projektmanagement mit Zeitleiste, Qualität beim Altdaten-Export, intensive Schulung vor und während Go-Live, engagierte Key-User als Multiplikatoren sowie realistische Erwartungen. Typische Hürden umfassen unterschätzte Datenbereinigung, mangelnde User-Adoption wegen fehlender Schulung, Underperformance bei großen Datenmengen mit SQL Express sowie fehlende lokale IT-Expertise für Backup und Betrieb. Change-Management ist kritisch: Offene Kommunikation, Vorteile-Darstellung und Early-Bird-Nutzung durch Pilotgruppen erhöhen die Akzeptanz.

Vorteile und Herausforderungen

Automatische Bestellvorschläge ermöglichen dem Lagerleiter das Setzen von Meldebeständen, das System schlägt Bestellungen vor ohne manuelle Abfragen. Echtzeit-Bestandskontrolle verhindert Überbestände oder Fehlbestände durch Sollvergleich mit mobiler Bestandserfassung. Das integrierte Dokumentenmanagementsystem archiviert gescannte Rechnungen direkt mit digitaler Signatur, Suche und Abruf erfolgen in Sekunden. Der DATEV-Export ermöglicht täglichen Export, direktes Laden in DATEV für Steuererklärungen ohne Doppeleingabe. Die Auftragszyklusverwaltung führt von Angebot über Auftrag und Lieferschein bis Rechnung in einer Oberfläche ohne Medienbrüche.

Rabatt- und Staffelpreise pro Kunde automatisieren Preisberechnungen je Kundengruppe für schnellere Angebote ohne Rechenfehler. Die DHL-Integration automatisiert von E-Commerce-Bestellung über Picking und Label-Druck bis DHL-Versand. Typische Herausforderungen umfassen Performance-Probleme bei über 100.000 Artikeln durch SQL Express-Limitierung, lösbar durch Upgrade zu SQL Server Standard für 1.500–3.000 Euro. Unzureichendes Serien-/Chargen-Tracking ist nicht im Standard für Pharma oder Lebensmittel vorhanden, spezialisierte Addons oder JTL-Wawi als Alternative sind nötig.

Eingeschränkte mobile Zugriffe durch fehlendes Web-Frontend, nur App über Cloud-Connect – ideal für Full-Remote, aber suboptimal für Gelegenheitszugriffe. Integration zu Drittsystemen fehlt out-of-the-box ohne REST-API im Standard, Developer Connector ist kostenpflichtig mit externen Entwickler-Leistungen. Skalierung auf über 50 Benutzer treibt Kosten für Lizenzen und Hardware linear, bei mehreren Standorten ist Partner-Unterstützung für Netzwerkarchitektur nötig. Fehlende internationale Features durch DACH-Fokus mit begrenzter Multi-Währung – ideal für lokale Betriebe, global tätige Firmen benötigen Workarounds.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert die Einführung? Basis-Setup benötigt 1–2 Wochen für Installation, Konfiguration, Datenmigration und erste Schulung. Mit E-Commerce oder Integrationen verlängert sich die Dauer auf 3–6 Wochen. Datenqualität und interne Ressourcen sind der größte Timing-Treiber.

Kann ich von meiner aktuellen Warenwirtschaft wechseln? Ja, Lexware, Access und Excel-Daten können importiert werden. SAP Business One ist komplex und erfordert Partner. Als Faustregel sollten 20–30 Prozent der Projektzeit für Datenmigration und Validierung eingeplant werden.

Ist orgaMAX auch mobil nutzbar? Ja, mit Cloud-Connect bieten iOS- und Android-Apps Remote-Zugriff für Bestandserfassung oder Auftragsabruf. Aber nicht alle Funktionen sind mobil verfügbar, der Desktop-Client bleibt Hauptarbeitsmittel.

Was kostet die Software wirklich? Die Drei-Jahres-Spanne liegt realistisch bei 4.700–17.100 Euro inklusive Lizenz, Hardware, Implementierung und Schulung. Abo-Einstieg kostet 30–100 Euro monatlich plus Implementierungspartner-Kosten von circa 1.000–5.000 Euro. Das Start-Budget sollte etwa 2.000–3.000 Euro für die ersten 12 Monate betragen.

Ist orgaMAX DSGVO-konform? Ja, durch lokale Datenhaltung nach deutschem Standard, vorhandene Datenschutzerklärung und Opt-in Cloud-Connect. GoBD-Konformität ist durch Deloitte geprüft. Der Kunde trägt Verantwortung für Backup, Zugriffskontrolle und regelmäßige Updates.

Welche Alternativen gibt es? Nach Größe und Anforderung: Günstiger ist Lexware Warenwirtschaft Pro mit weniger Integration. Komplexer sind SAP Business One und Sage 100 mit höheren Kosten und längerer Implementierung. E-Commerce-fokussiert ist JTL-Wawi besser für Marktplätze. SaaS-Hybrid bieten Odoo und Dolibarr mit weniger GoBD-Spezialisierung.

Wie ist der Support beschaffen? Standard umfasst Telefon und E-Mail zu Geschäftszeiten, Online-Handbuch und FAQ. Premium-Support ist kostenpflichtig mit schnellerer Reaktion und dedizierten Ansprechpartnern. Das Kundenforum ist sehr aktiv mit schnellen Lösungen durch Community und deltra-Mitarbeiter.

Kann ich die Software nach Kundenwunsch anpassen? Begrenzt sind Konfigurationen über UI möglich für Felder und Workflows. Individuelle Entwicklung erfolgt über Developer Connector mit REST-API durch externe Entwickler oder deltra-Partner – kostenpflichtig und erfordert Expertise.

Wie sieht es mit der Datensicherheit aus? Lokal ist die Sicherheit kundenseitig verantwortet auf Windows-Server mit Backup. Cloud-Connect nutzt SSL/TLS-Verschlüsselung. Eine ISO-27001-Zertifizierung der Software ist nicht explizit ausgewiesen, Cloud-Provider haben Zertifikate. Für höchste Sicherheitsanforderungen ist weitere Prüfung mit dem Anbieter nötig.

Kann ich zwischen Lizenzmodellen wechseln? Theoretisch ist ein Wechsel zwischen Abo und Einmal-Lizenz möglich. Genaue Konditionen sind nicht transparent auf der Webseite. Empfehlung: Mit Vertrieb klären vor Vertragsabschluss, um Vendor Lock-in zu vermeiden.