Microtech | Warenwirtschaftssysteme | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann Microtech?

Lagerverwaltung & Bestand

Multi-Warehouse-Management – Verwalten Sie mehrere Lager in Echtzeit mit automatischer Umlagerungsverwaltung zwischen Standorten.

Chargen-/Seriennummern-Tracking – Rückverfolgbarkeit von Waren für Compliance-Anforderungen und schnelle Reklamationsbearbeitung.

Mobile Datenerfassung (MDE) – Scannen Sie Waren mit mobilen Geräten für Wareneingang, Warenausgang und Inventuren.

Automatische Reorder-Vorschläge – Min-Max-Steuerung schlägt Bestellungen vor und reduziert Über- sowie Fehlbestände.

Einkauf & Beschaffung

Workflow-gestützte Bestellung – Digitaler Prozess von der Anfrage bis zum Wareneingang mit lückenloser Dokumentation.

Lieferantenverwaltung – Zentrale Verwaltung von Lieferanten inklusive Konditionen, Leistungskennzahlen und Kontaktdaten.

Rechnungsfreigabe & Abstimmung – Automatischer Abgleich von Rechnungen gegen Bestellungen und tatsächlichen Wareneingang.

Verkauf & Fulfillment

Angebots-zu-Rechnung-Workflow – Durchgängige Abwicklung vom Angebot über Auftrag zu Lieferschein und Rechnung.

EDI- & Marktplatz-Anbindung – Schnittstellen zu Amazon, eBay, Shopware, Magento sowie EDI-Unterstützung für B2B-Prozesse.

Automatisierte Rechnungserstellung – GoBD-konforme Rechnungen mit XRechnung- und ZUGFeRD-Format erstellen.

Weitere Kernprozesse

Stücklisten & Fertigungsauftrag – Mehrstufige Strukturen mit automatischem Materialverbrauch aus dem Lager.

Retouren-/RMA-Management – Komplette Workflows für Reklamationen bis zur Gutschrift oder zum Ersatz.

Inventur (Zyklus-/Stichtag) – Flexible Inventurverfahren mit automatischer Ermittlung von Bestandsdifferenzen.

CRM-Integration – Kundenhistorie, Anfragen und Kontakte zentral verfügbar und mit Warenwirtschaft verknüpft.

KPI-Dashboard & Ad-hoc-Reporting – Überwachen Sie Lagerumschlag, Deckungsbeiträge und Bestandswerte mit frei definierbaren Kennzahlen.

🟨 Besonderheiten – Was macht Microtech einzigartig?

Hybrid-Deployment (On-Premise + Cloud)

Microtech bietet die Wahl zwischen lokaler Installation und Cloud-Betrieb im selben System. Diese Flexibilität erlaubt Unternehmen, entweder volle Kontrolle über ihre Daten vor Ort zu behalten oder die Skalierbarkeit der Cloud zu nutzen. Ein späterer Wechsel ist möglich, erfordert jedoch gute Netzwerk-Planung, da beide Modi nicht in Echtzeit synchronisieren.

Modulare Lizenzierung à la carte

Sie zahlen nur für die Funktionen, die Sie tatsächlich benötigen. Anders als bei Komplettlösungen können Sie einzelne Module wie Warenwirtschaft, CRM oder DMS individuell lizenzieren. Bei starkem Wachstum sollten Sie jedoch beachten, dass sich die Kosten durch Zusatzmodule schnell summieren können.

Integriertes ERP+CRM+DMS aus einer Hand

Die Software vereint alle Systeme in einer Datenbank mit einer einheitlichen Oberfläche. Das reduziert den Administrationsaufwand um etwa 30 Prozent gegenüber separaten Lösungen. Wenn Sie allerdings umfangreiche Anpassungen vornehmen, kann die Komplexität bei späteren Updates steigen.

Deutsche Compliance in der DNA

GoBD-Zertifizierung, XRechnung-Unterstützung und DATEV-Schnittstellen sind standardmäßig integriert. Das spart Beratungs- und Audit-Stunden bei Betriebsprüfungen. Für branchenspezifische Anforderungen wie pharmazeutische Rückverfolgung benötigen Sie jedoch Zusatzmodule.

Realistische Einschränkungen

Das System bietet kein Advanced Warehouse Management wie Voice-Picking oder Slotting-Optimierung. Bei mehr als einer Million Datensätzen sind zusätzliche Datenbankoptimierungen erforderlich. Die Desktop-Client-Architektur erfordert lokale Installationen, da der Web-Client nur für spezifische Module verfügbar ist.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Microtech besonders?

Ideale Zielgruppen

Handelsunternehmen im Groß- und Einzelhandel profitieren von der ausgereiften Kern-Warenwirtschaft mit Multi-Warehouse-Fähigkeiten, EDI-Integration und Marktplatz-Anbindungen. Die Lösung passt optimal bis etwa 500 Mitarbeiter, darüber hinaus sollten Sie SAP Business One in Betracht ziehen.

Kleine Fertigungsbetriebe mit Assembling oder leichter Fertigung finden hier Stücklisten, MRP-Basis und Chargen-Tracking vor. Die schnelle Umrüstung zwischen Aufträgen ist gut abgebildet. Für hochkomplexe Fertigungsprozesse in der Automobil- oder Pharmaindustrie sind jedoch spezialisierte Lösungen besser geeignet.

Versandhandel und E-Commerce-Hybridunternehmen schätzen die Marktplatz-Anbindungen, mobile Datenerfassung und professionelles Retouren-Handling. Bei Mega-Volumen über einer Million Positionen pro Jahr sollten Sie vorab Performance-Tests durchführen.

Mittelständische Dienstleister mit Lagerverwaltung nutzen die Projektbestandsverwaltung, flexible Bestandsaufteilung und CRM-Anbindung gewinnbringend. Reine Dienstleister ohne Warenbestände haben jedoch zu viel Funktionalität und zahlen unnötig.

Kritische Auswahlkriterien

Unternehmensgröße und Skalierbarkeit: Die Software eignet sich für 5 bis 250 Mitarbeiter mit einem Umsatz zwischen 1 und 100 Millionen Euro. Konzerne mit über 500 Mitarbeitern oder sehr kleine Handwerksbetriebe sind nicht im optimalen Bereich.

Deutsche Compliance-Anforderungen: Wenn GoBD, XRechnung, DATEV-Anbindung und Revisionssicherheit zentral sind, passt Microtech perfekt. Internationale Konzerne mit eigenen Compliance-Infrastrukturen benötigen diese speziellen deutschen Zertifizierungen meist nicht.

Modularität versus Pauschalansatz: Sie möchten spezifische Module selektiv lizenzieren und haben kein Interesse an einer Full-Suite? Dann ist die modulare Struktur ideal. Bei hart limitiertem Budget und Bedarf vieler Module werden Paketlösungen günstiger.

On-Premise versus Cloud Flexibility: Die Hybrid-Architektur passt, wenn Sie selbst über Datenhaltung entscheiden wollen oder später flexibel wechseln möchten. Für 100 Prozent Cloud-Native-Anforderungen oder strikte On-Premise-Exclusivity gibt es besser geeignete Alternativen.

Details zur Warenwirtschaftssoftware

Microtech deckt den vollständigen Warenwirtschafts-Lifecycle ab. Von der Lieferantenverwaltung über Einkauf und Lagerbestandsverwaltung bis zum Verkauf, der Rechnungserstellung und dem Retouren-Management sind alle Prozesse integriert. Die Multi-Warehouse-Fähigkeit ermöglicht die Verwaltung mehrerer Lager in Echtzeit. Automatische Bestellvorschläge basierend auf Min-Max-Steuerung reduzieren manuelle Eingriffe. Die mobile Scanner-Integration verringert Erfassungsfehler typischerweise um 40 bis 60 Prozent.

Die Software eignet sich besonders für Handel, Leichtfertigung und Versandhandel. Auch Dienstleister mit Bestandsverwaltung profitieren von den Funktionen. Nicht geeignet ist die Lösung für 3PL-Mega-Logistik, Automotive-Tier-1-Zulieferer oder Branchen mit hochspezialisierten Anforderungen wie Pharma-GxP oder Lebensmittel-FSSC-Zertifizierung. Diese Branchen benötigen eigenständige Speziallösungen.

Die Integrations-Philosophie zielt auf die Vermeidung von Datensilos. ERP, CRM und DMS arbeiten in einer Datenbank zusammen. REST- und OData-APIs ermöglichen Verbindungen zu externen Systemen. Schnittstellen zu über 40 Marktplätzen und Diensten sind verfügbar. Der durchgängige Datenaustausch zwischen den Modulen vermeidet Medienbrüche und doppelte Datenpflege.

Wissenswertes zum Anbieter

Die microtech GmbH wurde 1992 gegründet und beschäftigt 200 bis 250 Mitarbeiter. Der Hauptsitz befindet sich in Issigheim in Baden-Württemberg. Das Unternehmen ist eigenfinanziert und nicht von Private-Equity-Gesellschaften oder Konzernen abhängig. Diese Unabhängigkeit ermöglicht eine kontinuierliche Produktentwicklung ohne externe Einflüsse. Etwa 4.000 Kunden im deutschsprachigen Raum vertrauen auf die Lösungen. Über 80 zertifizierte Systemhäuser bilden das Partnernetz.

Im Wettbewerbsvergleich positioniert sich Microtech zwischen Einstiegslösungen und Enterprise-Systemen. Gegenüber SAP Business One ist die Implementierung schlanker und dauert 3 bis 6 Monate statt 12 Monate oder länger. Die modulare Struktur und günstigeren Kosten gehen mit etwas geringerer Funktionsbreite einher. Verglichen mit Dynamics 365 Business Central bietet Microtech einen Desktop-First-Ansatz statt Web-Only und stärkeren Deutschland-Fokus. Die MS-Ökosystem-Integration ist jedoch weniger ausgeprägt. Gegenüber Lexware ist Microtech professioneller, skalierbar bis über 200 Nutzer und verfügt über vollständige APIs, verursacht aber höhere Kosten.

Das Unternehmen verfolgt ein Partner-First-Modell. Support und Implementierung erfolgen primär über zertifizierte Systemhäuser mit lokalem Vor-Ort-Kontakt und Prozessberatung. Second- und Third-Level-Support bietet microtech direkt mit Reaktionszeiten unter 24 Stunden laut Service-Level-Agreements der Partner. Der Vorteil liegt in der Kombination aus lokaler Expertise und Geschäftsprozess-Know-how der Partner.

Technische Details & Integration

Die technische Architektur basiert auf einem Rich Client für Windows 10 und 11. Der Desktop-Client wird lokal installiert und benötigt Windows Desktop 2016 oder höher. Als Server-Datenbank dient Microsoft SQL Server ab Version 2016. Die Datenbank kann entweder on-premise betrieben oder in ISO-27001-zertifizierten Cloud-Rechenzentren gehostet werden. Die Hybrid-Architektur erlaubt die Synchronisation von Daten zwischen lokalen und Cloud-Systemen, was besonders für Multi-Site-Betriebe interessant ist.

Sicherheit und Compliance haben hohe Priorität. TLS-Verschlüsselung schützt die Datenübertragung, rollenbasierte Berechtigungen regeln den Zugriff. Das System ist DSGVO-konform und GoBD-zertifiziert. Beim Hosting in deutschen Rechenzentren gelten ISO-27001-Standards ohne Datenweitergabe an Dritte. Vollständige Audittrails protokollieren alle Änderungen für Finanzbehörden und interne Revision.

Die Schnittstellen-Landschaft umfasst REST- und OData-APIs für Custom-Integrationen. Webhooks ermöglichen Echtzeit-Event-Verarbeitung. Standard-Connectoren verbinden Amazon, eBay, Shopware, Magento, DHL, Hermes, DATEV und HBCI/FinTS. EDI-Unterstützung für EDIFACT und EANCOM ist integriert. XRechnung und ZUGFeRD werden nativ unterstützt, was den Austausch elektronischer Rechnungen vereinfacht.

Kosten & Preismodell

Microtech bietet zwei Lizenzoptionen. Bei der Perpetual License zahlen Sie einmalige Kaufkosten plus jährliche Wartung von 17 bis 22 Prozent der Anschaffungskosten. Die Subscription-Variante kostet 50 bis 100 Euro je User und Monat, abhängig von den gewählten Modulen. Die modulare Staffelung erlaubt die Auswahl einzelner Komponenten wie Warenwirtschaft plus CRM ohne DMS. Genaue Staffelungen sind nicht öffentlich verfügbar und erfordern eine Anfrage beim Partner.

Die typischen Total Cost of Ownership über fünf Jahre variieren nach Unternehmensgröße. Eine kleine Instanz mit 10 bis 20 Nutzern und 2 bis 3 Modulen kostet etwa 80.000 bis 120.000 Euro. Eine mittlere Instanz mit 50 Nutzern und 5 Modulen liegt bei 180.000 bis 250.000 Euro. Diese Kosten umfassen Lizenzen, Implementierung mit 100 bis 200 Personentagen, Schulungen, Hardware bei On-Premise-Betrieb und Support. Der Return on Investment liegt laut Herstellerangaben typischerweise bei 6 bis 12 Monaten durch Effizienzgewinne.

Im Preis-Leistungs-Verhältnis liegt Microtech im mittleren Segment. Die Kosten liegen über Lexware und Standardlösungen, aber unter SAP Business One und Dynamics Business Central. Der Vorteil des Pay-for-What-You-Need-Ansatzes ist ideal für KMU mit begrenztem Budget. Das Risiko besteht in einer Kostenexplosion, wenn viele Module mit vielen Usern kombiniert werden. Eine vorausschauende Planung mit dem Partner ist daher wichtig.

Migration & Umstieg

Der Migrationsprozess dauert standardmäßig 3 bis 6 Monate und gliedert sich in vier Phasen. Phase 1 umfasst Analyse und Design über 4 bis 6 Wochen. In Phase 2 erfolgt die Datenbereinigung und das Mapping aus dem Altsystem, was 4 bis 8 Wochen beansprucht und oft unterschätzt wird. Phase 3 ist die Pilot-Phase mit Key-Usern über 2 bis 3 Wochen. Phase 4 beinhaltet Go-Live und Stabilisierung in 1 bis 2 Wochen.

Der interne Ressourcenbedarf ist erheblich. Ein Projektleiter mit Entscheidungsbefugnis und Prozesskenntnis sollte 0,5 bis 0,75 Vollzeitäquivalente einplanen. Pro Fachbereich wie Lager, Einkauf, Verkauf und Buchhaltung benötigen Sie 1 bis 2 Key-User mit 2 bis 4 Tagen pro Woche während des Projekts. Ein IT-Administrator ist bei On-Premise-Installationen erforderlich, bei Cloud-Betrieb reduziert sich dieser Aufwand. Unzureichende interne Ressourcen sind der häufigste Grund für Projektverzögerungen.

Kritische Erfolgsfaktoren bestimmen den Projekterfolg. Top-Management-Commitment ist essenziell, da ohne Unterstützung der Geschäftsleitung etwa 40 Prozent der Projekte scheitern. Die Datenqualität muss vorab gesichert sein. Die Bereinigung von Altbeständen, Duplikaten und Fehlereinträgen spart später Wochen. Change-Management mit Schulungen, Kommunikation und Motivation ist ebenso wichtig wie die technische Umstellung selbst.

Vorteile und Herausforderungen

Konkrete Vorteile im Alltag

Automatische Bestellvorschläge auf Basis von Min-Max-Werten sparen 5 bis 10 Stunden pro Woche für manuelle Bestellungen. Partner-Referenzen aus Handelsbetrieben berichten von 30 bis 40 Prozent weniger Bestellvorgängen. Die mobile Scanner-Inventur verkürzt die Inventurzeit um 50 Prozent bei gleichzeitig über 99 Prozent Genauigkeit. MDE reduziert Erfassungsfehler von typisch 3 bis 5 Prozent auf unter 0,5 Prozent.

Die automatische Rechnungserstellung nach GoBD-Standards entlastet die Buchhaltung um 2 bis 3 Stunden pro Woche. XRechnung-Compliance ist ohne Zusatzprogramm gewährleistet. Die Echtzeit-Multi-Warehouse-Sicht ermöglicht sofortige Verfügbarkeitsprüfungen und verhindert Überverkäufe. Der Lagerbestand lässt sich um 10 bis 15 Prozent optimieren, was Kundenzufriedenheit steigert und Retouren reduziert. Die integrierte CRM-Kundenhistorie macht Vertriebsmitarbeiter schneller orientiert und erleichtert Cross-Selling. Laut Partner-Feedback steigt die Verkäufer-Produktivität um 15 bis 20 Prozent.

Realistische Herausforderungen

Der hohe interne Zeitaufwand in den ersten Projektphasen bindet Key-User 2 bis 3 Monate zu 50 Prozent ihrer Arbeitszeit, was das Tagesgeschäft belastet. Externe Projektleitung und dediziertes Projektmanagement mit Rückhalt der Geschäftsleitung sind erforderlich. Datenmigrationen scheitern oft an schmutzigen Altdaten mit Duplikaten und fehlerhaften Preisen, die die Pilotphase blockieren. Planen Sie 2 bis 3 Wochen für Datenbereinigung und iteratives Testing ein.

Der Schulungszeitraum wird häufig unterschätzt. Während Lizenznehmer oft 2 bis 3 Tage einplanen, werden real 10 bis 20 Schulungstage pro User benötigt. Blended Learning mit Online-Kursen, Webinaren und On-Site-Coaching sowie Key-User als Multiplikatoren helfen. Der Upgrade-Aufwand bei Customizations kann bei Major-Versionssprüngen alle 18 bis 24 Monate 200 bis 400 zusätzliche Personentage kosten. Minimieren Sie Customizations und schließen Sie Lücken über Konfiguration.

Performance-Engpässe treten bei mehr als einer Million Datensätzen auf. SQL-Indizierung, Archivierung von Altdaten und Datenbank-Tuning durch Partner oder Administrator schaffen Abhilfe. Die Lizenz-Kumulation bei Zusatzmodulen kann Kosten verdoppeln, wenn später CRM, DMS und Fertigungsmodul hinzukommen. Definieren Sie vorab klar, welche Module wirklich nötig sind, und stimmen Sie eine Roadmap mit dem Partner ab.

Häufig gestellte Fragen

Passt die Software für mein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern und 50 Millionen Euro Handelsumsatz? Ja, das ist ein ideales Zielgrößen-Profil. Eine typische Implementierung dauert 4 bis 6 Monate. Referenzen in ähnlicher Größenordnung sind vorhanden und können über Partner angefragt werden.

Können wir on-premise starten und später zu Cloud wechseln? Ja, die Hybrid-Architektur erlaubt diesen Wechsel. Die Datenmigration ist jedoch nicht trivial und benötigt 2 bis 3 Wochen. Klären Sie das Vorgehen vorab mit Ihrem Implementierungspartner.

Welche Kosten entstehen pro Jahr nach Go-Live? Bei Perpetual-Lizenzen zahlen Sie Wartung von 17 bis 22 Prozent der Kaufkosten sowie gegebenenfalls Support-Pauschalen und Schulungen für neue Mitarbeiter. Bei Subscription fallen monatliche Zahlungen an, beispielsweise 3.600 Euro monatlich bei 50 Usern mit je 75 Euro.

Unterstützt die Software E-Commerce-Kanäle wie Amazon, eBay und Shopware? Ja, über Standard-Connectoren. Bestandsabgleich erfolgt in Echtzeit. Die Rückintegration von Bestellungen und Stornos ist möglich.

Was passiert, wenn wir Updates nicht spielen? Der Support endet für veraltete Versionen. Major-Versionen sollten alle 12 bis 24 Monate aufgespielt werden. Sicherheits-Patches sind aus Compliance-Gründen Pflicht.

Wie lange bleibt das System nach Kaufabschluss noch vom Anbieter unterstützt? Standard ist 5 bis 7 Jahre nach Major-Release-Ende. Ältere Versionen werden auf Anfrage unterstützt. Perpetual-Lizenzen sind zeitlich nicht begrenzt.

Können Sie uns bei der Datenmigration aus unserem Altsystem helfen? Der Implementierungspartner übernimmt dies. Standardvorgänge sind in Tools automatisiert. Spezialfälle erfordern zusätzliche Personentage, typischerweise 40 bis 80.

Ist die Software DSGVO-konform? Ja, das System bietet Funktionen zur DSGVO-Einhaltung wie Zugriffskontrolle, Audit-Logs und Löschkonzepte. Die Verantwortung für die konkrete Datenverarbeitung liegt beim Kunden, inklusive Datenschutzerklärung und Auftragsverarbeitungsvertrag mit Microtech.

Kann ich mit mehreren Standorten arbeiten? Ja, Mehrmandanten-Fähigkeit und Multi-Site-Betrieb sind vorhanden. Zentrale Bestandsverwaltung über alle Standorte ist möglich.

Welche Browser und Systeme werden unterstützt? Primär Windows 10 und 11 Desktop mit Rich Client. Web-Client und mobile App für iOS und Android existieren für spezifische Module. Linux wird nicht offiziell unterstützt.