Echtzeit-Lagerbestandsübersicht – Sofortige Verfügbarkeitsprüfung über mehrere Lager mit Serien- und Chargennummern.
Automatische Nachbestellung – Intelligente Meldebestandssteuerung erstellt Bestellvorschläge bei definierten Mindestmengen.
Serien- & Chargenverwaltung – Lückenlose Verfolgung von Produktionschargen für Compliance und Rückverfolgbarkeit.
Wertbewertung nach Standards – FIFO, LIFO oder Durchschnittskalkulation für korrekte Rechnungslegung.
Barcode-/RFID-Erfassung mobil – Mobile App mit integriertem Scanner für direkte Lagerbuchungen am Entnahmeort.
Offline-fähige Mobile App – Funktioniert ohne Netzverbindung, synchronisiert Daten automatisch bei Verbindungsaufbau.
Digitale Picklisten – Priorisierte Kommissionieraufträge mit integrierter Verbrauchsdokumentation für Lageristen.
E-Procurement-Integration – Direkter Zugriff auf Lieferantenkataloge und automatische Bestellvorschläge im System.
Lieferanten- & Konditionsverwaltung – Verwaltung von Preisentwicklungen, Konditionen und Lieferantenpriorität.
Intelligente Lieferanten-Priorisierung – Automatisierte Auswahl optimaler Lieferanten reduziert Beschaffungszeiten messbar.
Dashboard mit Lagerkennzahlen – Übersicht über Umschlagshäufigkeit, Lagerreichweite und langsam drehende Artikel.
Alerts bei Unterbestand – Automatische E-Mail- oder Push-Benachrichtigung bei Unterschreitung kritischer Schwellwerte.
Chargen-Rückverfolgung – Vollständiger Audit-Trail für GMP- und ISO-Compliance sowie Produkthaftungsfragen.
Standard-ERP-Connectoren – Vorkonfigurierte Schnittstellen zu SAP, MS Dynamics, Odoo und Infor.
REST-API für Eigenintegrationen – Flexible Anbindungsmöglichkeit für kundenspezifische Systeme und individuelle Anforderungen.
Mainteny setzt auf dedizierte Mandantentrennung ohne Datenmischung zwischen Kunden. Die Daten liegen ausschließlich in ISO 27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren. Dies gewährleistet höchste DSGVO-Konformität und vollständige Datensouveränität. Großkonzerne und Multi-Cloud-Anbieter bieten diese Ausprägung oft nicht. Die Single-Tenant-Architektur verursacht etwas höhere Betriebskosten als Multi-Tenant-Systeme, ist für datenschutzsensible KMU jedoch häufig unverzichtbar.
Die gesamte Produktlogik ist auf Instandhaltungs- und Ersatzteilprozesse ausgerichtet, nicht nachträglich integriert. Dies ermöglicht schnellere Einführungszeiten von ein bis zwei Wochen für Kernfunktionen, intuitivere Benutzeroberflächen und niedrigeren Change-Management-Aufwand. Während SAP MM oder MS Dynamics SCM breiter aufgestellt sind, fehlt dort oft die MRO-Spezialisierung. Allerdings bietet Mainteny keine umfassende MRP-Planung für Fertigungsmaterialien. Handelsunternehmen mit Distributionsfokus sind daher nicht ideal bedient.
Techniker arbeiten ohne Netzanbindung auf der Baustelle. Erfasste Daten synchronisieren sich automatisch bei Netzrückkehr. Dies verhindert Arbeitsverzögerungen durch Konnektivitätsprobleme und verbessert die Datenqualität, da keine Buchungen vergessen werden. Viele Web-Only-Lösungen erfordern permanente Internetverbindung. Die Offline-Funktionalität hat Grenzen bei komplexen Logiken, und Echtzeit-Verfügbarkeitsprüfungen sind offline naturgemäß nicht aktuell.
Mainteny verzichtet bewusst auf überladene Features und setzt auf kontinuierliche Releases mit modularem Aufbau. Lagerkosten lassen sich bis zu 15 Prozent reduzieren, Lieferzeiten um 20 Prozent verkürzen. Der Break-even liegt oft nach dem ersten Halbjahr. SAP- oder Oracle-Implementierungen dauern typischerweise 18 bis 36 Monate mit deutlich höheren Kosten. Die Lösung skaliert allerdings nicht für Großkonzerne mit sehr komplexen Anforderungen. Das Reporting ist weniger flexibel als spezialisierte BI-Lösungen.
KMU in Produktion & Fertigung (10–500 Mitarbeiter) profitieren vom MRO-Fokus, der schnellen Umsetzbarkeit und Kosteneffizienz. Für diese Unternehmen ist Instandhaltung ein Kernprozess, keine Nische. Die Lösung passt perfekt zu Betriebsgrößen, wo Standardsoftware zu generisch und ERP-Großprojekte zu aufwendig sind. Großkonzerne mit Multi-Site-Governance und tiefen MRP- oder PLM-Anforderungen sind hingegen nicht optimal bedient.
Facility- und Gebäudemanagement-Dienstleister benötigen mobile Techniker, Multi-Lager-Verwaltung und effiziente Lieferantenlogistik. Die Offline-App ist hier besonders wertvoll. Die meisten Prozesse laufen standardisiert ab, was zur Software-Philosophie passt. Reine Handelsketten oder E-Commerce-Distributeure mit Hochdurchsatzlogistik sind dagegen nicht die Zielgruppe, da der Fokus auf Wartung liegt, nicht auf Distribution.
Energieversorger und Versorgungsbetriebe betreiben kritische Infrastruktur und benötigen zuverlässige Ersatzteilversorgung. Compliance-Anforderungen wie ISO oder GMP sind Standard. Die deutsche DSGVO-Cloud ist für diese Branche häufig Pflicht. Start-ups ohne strikte Compliance-Anforderungen oder Unternehmen ohne dedizierte IT-Infrastruktur finden hier weniger Mehrwert.
Wartungs- und Serviceunternehmen im B2B-Bereich arbeiten außendienst-fokussiert und mobile-first. Kundenprojekte und Gebührenmodelle erfordern transparente Ersatzteilkalkulation. Die mobile Erfassung direkt beim Kunden ist der entscheidende Vorteil. Unternehmen ohne Standardisierung von Materialbestand oder Prozessen sollten dagegen erst ihre Grundstrukturen schaffen.
Automatisierter Nachschub notwendig? Ist die Antwort ja, spielt Mainteny eine Kernstärke aus: Min/Max-Steuerung und intelligente Lieferanten-Priorisierung. Bei manuellen Prozessen reichen einfachere Excel- oder Access-Lösungen.
Mobile Außendienst-Anforderung? Die Offline-App ist ein Killer-Feature für Unternehmen mit Technikern im Feld oder schlechter Netzanbindung. Rein stationäre Betriebe können mit günstigeren Web-Only-Systemen arbeiten.
Datensouveränität kritisch? Für DSGVO-sensitive Unternehmen ist die deutsche Single-Tenant-Cloud ein entscheidender USP. Wer hier weniger strenge Anforderungen hat, findet eventuell günstigere Multi-Tenant-Clouds aus anderen Ländern.
Fokus MRO versus allgemeine Warenwirtschaft? Bei klarem MRO- und Instandhaltungsfokus ist Mainteny ideal spezialisiert. Für Produktion plus Vertrieb plus Distribution benötigen Unternehmen ein universelles ERP wie SAP, Odoo oder Dynamics.
Mainteny ist eine Cloud-basierte Warenwirtschaftssoftware mit klarem Fokus auf Instandhaltung – auch bekannt als MRO: Maintenance, Repair, Operations. Anders als universelle ERP-Systeme spezialisiert sich die Lösung auf tägliche Herausforderungen von Instandhaltern, Lageristinnen und Technikern. Die Kernprozesse umfassen schnelle Verfügbarkeitsprüfung, mobile Erfassung von Teileverbrauch, automatisierte Nachbestellung und Chargen-Rückverfolgung.
Ein praxisnahes Szenario verdeutlicht den Mehrwert: Ein Techniker benötigt einen Kompressor-Motor auf der Baustelle. Per mobiler App prüft er die Verfügbarkeit, reserviert das Teil, der Lagerist erhält automatisch eine priorisierte Pickliste und stellt das Teil bereit. Das System bucht Lagerbestand und Kostenstelle automatisch. Dieser Prozess dauert Minuten statt Stunden und funktioniert auch ohne Netzanbindung. Die bidirektionale Synchronisation sorgt für aktuelle Daten, sobald Verbindung besteht.
Mainteny amortisiert sich typischerweise innerhalb von sechs bis zwölf Monaten. Die Kombination aus schneller Implementierung von vier bis acht Wochen Gesamtzeit, Echtzeit-Transparenz im Bestand und automatisierter Nachschublogik erzielt messbare Effekte. Die Lagerhaltungskosten sinken um rund 15 Prozent durch optimierte Bestände. Lieferketten verkürzen sich um etwa 20 Prozent durch intelligente Bestellung und weniger Stockouts. Produktivitätsgewinne bei Technikern durch mobile Effizienz sind direkt spürbar.
Die schnelle Wertschöpfung unterscheidet Mainteny deutlich von klassischen ERP-Projekten, die oft 18 bis 36 Monate bis zum produktiven Betrieb benötigen. Besonders KMU mit begrenzten Projektbudgets profitieren vom pragmatischen Ansatz.
Die Mainteny GmbH wurde 2018 gegründet und hat ihren Sitz in München. Das mittelständische Softwareunternehmen beschäftigt rund 25 Mitarbeiter, davon etwa 60 Prozent in Entwicklung und Support. Die Positionierung erfolgt nicht über Unternehmensgröße, sondern über intensive Spezialisierung auf MRO-Prozesse und deutsche DSGVO-Compliance. Das Tiefenwissen in der Nische ist das zentrale Differenzierungsmerkmal.
Die strategische Ausrichtung fokussiert den Ausbau des Integrations-Ökosystems und KI-gestützte Bestandsprognosen auf der Roadmap. Monatliche Community-Calls ermöglichen direktes Kundenfeedback und beeinflussen die Produktentwicklung. Dieser agile Ansatz unterscheidet sich von großen ERP-Anbietern mit längeren Release-Zyklen.
Auf Capterra erreicht Mainteny 4,5 von 5 Sternen, besonders gelobt werden Usability und Support. Trustpilot zeigt 4,2 von 5 Sternen. Zu den hervorgehobenen Stärken zählen die schnelle Implementierung, intuitive Benutzeroberfläche und reaktiver Support. Typische Kritikpunkte betreffen begrenztes Custom-Reporting und Zusatzkosten für spezielle API-Integrationen.
Die Unternehmensstabilität und Investorenstruktur sollten interessierte Unternehmen vor einer Entscheidung klären. Als Nischenanbieter mit wachsendem Kundenstamm bietet der Fokus auf Kernkompetenz strategische Stärke, birgt aber auch Konzentrationrisiko. Referenzkunden und Bonitätsprüfungen geben zusätzliche Sicherheit.
Mainteny nutzt ein Cloud-basiertes SaaS-Modell mit Single-Tenant-Architektur in deutschen ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren. Die technische Basis bildet eine Microservices-Architektur mit Kubernetes-Deployment für hohe Verfügbarkeit und automatische Skalierbarkeit. Die RESTful API dient als Hauptintegrationsmechanismus. Die offline-fähige Mobile App unterstützt iOS 14+ und Android 8+ mit bidirektionaler Datensynchronisation.
Der zentrale Vorteil: Keine Hardware-Investitionen, automatische Updates und hohe Verfügbarkeit ohne administrativen Aufwand. Die Cloud-Architektur ermöglicht flexible Skalierung bei wachsenden Anforderungen. Unternehmen zahlen nur für tatsächlich genutzte Ressourcen.
Standard-Connectoren zu SAP, MS Dynamics, Odoo und Infor sind verfügbar und funktionieren out-of-the-box. Custom-Integrationen über die REST-API ermöglichen Anbindungen an beliebige Systeme. Typische Integrationsszenarien umfassen den Austausch von Stammdaten wie Artikeln und Lieferanten aus dem ERP, Übergabe von Wareneingängen und Lagerbewegungen an die Finanzbuchhaltung sowie Auftragsabruf und Teileverbrauch aus Wartungsmanagementsystemen.
Individuelle API-Integrationen verursachen oft unterschätzte Zusatzkosten für Beratung, Entwicklung und Testing. Eine frühzeitige Klärung der Integrationsstrategie ist entscheidend für realistische Budgetplanung. Die Kosten können zwischen 10.000 und 30.000 Euro variieren, abhängig von Komplexität und Umfang.
Die Verschlüsselung erfolgt sowohl at-rest als auch in-transit nach aktuellen Standards. DSGVO-Konformität wird durch Single-Tenant-Architektur ohne Datenmischung und standardmäßige Auftragsverarbeitungsverträge gewährleistet. Ein vollständiger Audit-Trail protokolliert alle Lagerbewegungen für GMP- und ISO-Anforderungen. Automatisierte Backups und Redundanz in deutschen Rechenzentren sichern die Datenverfügbarkeit.
Die GoBD-Konformität für revisionssichere Dokumentation sollte für Spezialfälle individuell geprüft werden. Branchenspezifische Compliance wie Pharma GxP oder Automotive TISAX ist teilweise abdeckbar und sollte im Einzelfall mit dem Anbieter geklärt werden.
Mainteny nutzt ein transparentes nutzungsbasiertes Lizenzmodell pro Modul und User. Das Basis-Abo für das Lager-Modul kostet etwa 50 Euro pro User und Monat. Zusatz-Module wie Wartung oder Einkauf verursachen jeweils weitere Gebühren von circa 20 bis 30 Euro pro User. Die einmalige Einrichtungsgebühr liegt zwischen 2.000 und 10.000 Euro, abhängig von Umfang und Integrationskomplexität. Support und Hosting sind im Abo enthalten, gestaffelt nach Service Level Agreements.
Der zentrale Vorteil ist flexible Skalierung: Lizenzen lassen sich monatlich hinzufügen oder entfernen, ohne überflüssige Verträge. Unternehmen zahlen nur für tatsächlich genutzte Kapazitäten. Saisonale Schwankungen oder Wachstumsphasen sind problemlos abbildbar.
Für 20 User mit drei Modulen entstehen monatliche Abo-Kosten von 4.500 bis 6.000 Euro, hochgerechnet 270.000 bis 360.000 Euro über fünf Jahre. Die einmalige Einrichtung schlägt mit 5.000 bis 10.000 Euro zu Buche. Schulung und Change Management kosten 10.000 bis 20.000 Euro. API-Integrationsaufwand variiert stark zwischen 10.000 und 30.000 Euro. Das Gesamtbudget über fünf Jahre liegt bei 300.000 bis 420.000 Euro.
Im Vergleich kosten On-Premise-ERP-Module oft 50.000 bis 150.000 Euro allein für Software, Hardware und Administration. Mainteny ist gesamtkosteneffektiver und spart erhebliche Investitionen.
Datenbereinigung wird häufig unterschätzt. CSV-Import erfordert vorherige Normalisierung der Stammdaten. API-Integrationen sind bei Standard-Connectoren günstig, eigene Entwicklungsarbeiten können 50 bis 200 Euro pro Stunde kosten. Bei unerwartetem User-Wachstum steigen Kosten linear. Volumen-Rabatte sollten vorab erfragt werden.
Premium Support mit 24/7-Verfügbarkeit oder dedizierte Customer Success Manager verursachen Zusatzkosten. Die Ausstiegsstrategie sollte geklärt sein: Kosten für Datenexport bei späterem Systemwechsel gehören vorab in den Vertrag. Wer diese Punkte frühzeitig adressiert, vermeidet böse Überraschungen.
Die typische Implementierung dauert vier bis acht Wochen. Die Vorbereitung und das Kick-off nehmen ein bis zwei Wochen für Projekt-Setup, Anforderungsanalyse und Ressourcenplanung in Anspruch. Die Datenmigration erstreckt sich über ein bis drei Wochen. Artikel-, Lieferanten- und Bestandsdaten werden über CSV-Templates importiert. Die Datenqualitätsprüfung ist entscheidend für den Erfolg.
Die Konfiguration dauert ein bis zwei Wochen für Benutzerrollen, Workflows, Bestandsbewertung wie FIFO oder LIFO sowie Definition von Meldebeständen. Die Integration zu bestehenden Systemen wird oft unterschätzt und benötigt zwei bis vier Wochen. Standard-Connectoren oder REST-API-Entwicklung zu ERP und Finanzbuchhaltung erfordern intensive IT-Abstimmung. Schulung und Go-Live umfassen ein bis zwei Wochen mit E-Learnings, Webinaren, Key-User-Trainings und finalen Systemtests.
Intern werden ein bis zwei IT-Admins für Zugang und technischen Support benötigt. Ein Projektleiter koordiniert Aktivitäten und verantwortet Change Management. Zwei bis drei Key User bringen Prozessexpertise ein und fungieren später als interne Multiplikatoren. Extern unterstützen optional Implementierungspartner bei ERP-Anbindung und Customizing sowie Datenbereinigungsservices.
Change Management ist erfolgsentscheidend. Der Umstieg von Excel oder Altlösungen erfordert intensive Kommunikation und Schulung. Ohne Top-Management-Support scheitern Projekte oft. Die Datenqualität sollte bereits in Phase 1 geklärt werden – schlechte Stammdaten führen zu erheblichen Verzögerungen.
Lange Integrationsphasen entstehen, wenn ERP-Anbindungen komplexer sind als geplant. Frühe IT-Architektur-Klärung und gegebenenfalls externe Integration-Expertise helfen. Schlechte Datenqualität aus Altlasten erfordert zwei bis vier Wochen zusätzliche Bereinigungszeit. Nutzer akzeptieren neue Systeme nicht, wenn Change Management fehlt. Key-User-Training, Erfolgsstories und intensiver Go-Live-Support erhöhen die Akzeptanz.
Unterschätzter Schulungsaufwand resultiert aus verschiedenen Nutzerprofilen wie Technikern, Lageristen und Einkäufern. Rollenbasierte Schulungskonzepte kombinieren E-Learning, Webinare und Inhouse-Workshops für nachhaltige Kompetenzentwicklung.
Echtzeit-Bestandstransparenz ermöglicht Lagermitarbeitern sofortige Verfügbarkeitsprüfung. Techniker verpassen keine Arbeitsschritte durch fehlende Teile. Mobile Offline-Fähigkeit sichert Arbeit auch bei schlechtem Netz. Daten synchronisieren automatisch ohne Doppelbuchungen. Automatisierte Nachbestellung verhindert Stockouts durch vergessene Bestellungen. Intelligente Lieferanten-Priorisierung spart Zeit.
Die schnelle Einführung von ein bis zwei Wochen kommt KMU ohne Budget für mehrjährige ERP-Projekte entgegen. Mainteny ist agil und pragmatisch. Die deutsche DSGVO-Cloud bietet Datensicherheit für deutsches Mittelstand ohne Datentransfer in die USA. Chargen- und Serien-Verfolgung gewährleistet Compliance mit ISO und GMP sowie schnelle Rückverfolgbarkeit bei Reklamationen. Die Mobile App mit Offline-Sync verbessert Datenqualität gegenüber manuellen Excel-Listen und reduziert Tippfehler.
Mainteny bietet kein umfassendes MRP für Fertigungsmaterialplanung. Unternehmen mit diesem Bedarf benötigen Zusatz-Tools wie Odoo MRP oder eigenständige ERP-Systeme. Begrenztes Custom-Reporting erfordert bei komplexen Kennzahlen die Anbindung von BI-Tools wie Power BI oder Qlik View über die API.
Zusatzkosten für Integrationen entstehen bei eigener API-Entwicklung trotz vorhandener Standard-Connectoren. Frühzeitige Architekturklärung und gegebenenfalls externe Beratung vermeiden Überraschungen. Die kleine Anbieterbase von 25 Mitarbeitern birgt Risiken bei Unternehmensstabilität. Kundenreferenzen und finanzielle Stabilitätsprüfung vor Vertragsabschluss schaffen Sicherheit.
Mandantengrenzen bei Skalierung sind bis 200 gleichzeitige User getestet. Für Großkonzerne sollte der Skalierungspfad mit dem Anbieter besprochen werden. Distributionslogistik liegt nicht im Fokus. Handelsketten mit High-Throughput-Lagern sind besser mit reinen Lagerverwaltungssystemen bedient.
Für wen ist Mainteny nicht geeignet? Großkonzerne mit komplexer Fertigungs-MRP fahren mit SAP oder Oracle besser. Handelsketten mit Distributionsfokus benötigen spezialisierte Warehouse-Management-Systeme. Unternehmen ohne Standardisierung von Materialbeständen sollten erst Grundstrukturen schaffen. Organisationen außerhalb Europas mit strengeren Datenschutz-Anforderungen als DSGVO müssen Alternativen prüfen.
Wie schnell ist ein Umstieg vom bisherigen System möglich? Im Idealfall dauert der Gesamtumstieg vier bis acht Wochen. Kernfunktionen sind nach ein bis zwei Wochen live. Kritische Faktoren sind Qualität vorhandener Stammdaten, Komplexität der ERP-Anbindung sowie Größe und Schulungsbedarf der Nutzergruppe. Bei komplexen Multi-System-Anbindungen können auch zwölf Wochen oder mehr notwendig sein.
Welcher ROI ist realistisch? Der Break-even liegt bei sechs bis zwölf Monaten. Effekte umfassen 10 bis 15 Prozent Lagerkosteneinsparung durch optimierte Bestände, 15 bis 20 Prozent kürzere Beschaffungszyklen durch intelligente Bestellung und Produktivitätssteigerung von circa 10 Prozent bei kürzeren Wartungszeiten pro Techniker. Der genaue ROI hängt stark von bestehenden Prozessen ab. Schlecht organisierte Lager profitieren am meisten.
Funktioniert die Mobile App auch ohne Internet? Ja, die App arbeitet vollständig offline und synchronisiert Daten bidirektional bei Netzrückkehr. Dies ist ideal für Baustellen, Außendienst oder schlechte Netzabdeckung.
Wie sicher sind meine Daten bei Mainteny? Die Sicherheit ist sehr hoch durch Single-Tenant-Cloud ohne Datenmischung, deutsche Rechenzentren mit ISO 27001-Zertifizierung, DSGVO-Konformität mit Standard-AVV, Verschlüsselung at-rest und in-transit sowie automatisierte Backups und Redundanz. Die finanzielle Stabilität des Anbieters sollte vorab geklärt werden, um Langzeitsicherheit zu garantieren.
Kann ich Mainteny mit unserem aktuellen ERP verbinden? Standard-Connectoren existieren für SAP, MS Dynamics, Odoo und Infor. Für andere Systeme ist die REST-API nutzbar, erfordert aber IT-Know-how oder externe Beratung mit zusätzlichen Kosten. Klären Sie früh, welche Daten fließen müssen. Dies beeinflusst Projektzeit und Kosten erheblich.
Was passiert mit meinen Daten bei Kündigung? Der Anbieter sollte transparente Vereinbarungen zum Datenexport-Format wie CSV oder XML, zum Zeitfenster für Datenverfügbarkeit nach Kündigungsfrist und zu Kosten für Datenextraktion anbieten. Diese Punkte gehören vor Vertragsunterzeichnung geklärt und im Vertrag festgehalten.
Wie häufig wird die Software aktualisiert? Mainteny nutzt einen vierteljährlichen Release-Zyklus mit monatlichen Community-Calls für Feedback. Dies ist modern und agil. Updates erfolgen ohne Downtime dank Cloud-Vorteil. Neue Features sind schnell verfügbar, aber häufigere UI-Änderungen können Umstellung erfordern.
Holen Sie sich ein kostenfreies Tool, um den Überblick über alle Programme und Vorgänge zu behalten.
Über 99 kostenfreie Hausverwalter-Seiten zur Auswahl – wir übernehmen die Anpassung ohne monatliche Kosten.
Optimieren Sie Ihre Hausverwaltung mit unserem Online-Schulungsvideo.